Chuyên đề Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong công ty LGIS-VINA

sản xuất lắp ráp Tủ điện trung hạ thế, Tủ điều khiển và bảo vệ. Sản xuất lắp ráp, cung ứng vật tư, các sản phẩm thiết bị điện, khí cụ điện và lắp đặt trạm điện. 1.1.2.Quá trình xây dựng và hoạt động của công ty Thành lập ngày 03 tháng 4 năm 1997, ngay sau khi có giấy phép Công ty đã tập trung xây dung nhà xưởng, nhà làm việc, lắp đặt thiết bị. Ngày 31 tháng 8 năm 1998 Công ty hoàn thành công việc xây dung và đI vào họat động sản xuất kinh doanh. Từ nhận thức đầy đủ vai trò của thị trường, Công ty đã xác định rõ phương châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là chìa khóa của mọi thành công. Công ty không ngừng phấn đấu để xứng đáng là một trong những nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Việt Nam, nhằm đóng góp một phần nhỏ bé vào sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa của đất nước. Ngay sau khi đI vào hoạt động Công ty đã tập trung xây dung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, Tháng 01 năm 1999 Công ty đã nhận được chứng chỉ quốc tế ISO 9001, phiên bản 1994 do tổ chức TUV-CERT của Cộng hòa liên bang Đức cấp. Tháng 2 năm 2002 Công ty được đánh giá và cấp lại chứng chỉ ISO 9001, phiên bản 2000. Năm 2002 sau một năm đI vào sản xuất Công ty đã có chỗ đứng trong thị trường sản xuât- kinh doanh Tủ bảng điện, Công ty bắt đầu có lãI hoạt động sản xuất kinh doanh. Đến hết tháng 5 năn 2001 Công ty đã bù lỗ hết của những năm trước.Tính lũy kế( từ ngày hoạt động) đến 03/4/2003 sau sáu năm thành lập và bốn năm rưỡi hoạt động, Công ty đã có lãI lũy kế hoạt động là: 8,967,000,000VNĐ. Đặc biệt cho đến cuối năm 2004, Công ty dẫ cung cấp cho thị trường Việt Nam hàng trăm đự án cho ngành Điện lực Việt Nam, ngành tàu thủy Việt Nam, các khu công nghiệp … với những sản phẩm chính sau: Tủ điện hợp bộ trung thế:762 Tủ điện hợp bộ hạ thế: 2025 Tủ điều khiển và bảo vệ: 701 Xuât khẩu( Xuất khẩu nội địa- thay thế hàng nhập khẩu): Ba năm sản xuất kinh doanh Công ty đã thực hiện xuất khẩu nội địa: 7,500,000 USD.Với những thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho người lao động, Công ty đã được Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội tặng thưởng 3 bằng khen về hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất khẩu. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp chuyên về sản xuất các sản phẩm tủ điện trung hạ và cao thế cùng các dịch vụ lắp đặt các trạm biến áp. Các sản phẩm của công ty được sản xuất trực tiếp tại phân xưởng theo thiết kế của phòng kỹ thuật. Đối với những sản phẩm đòi hỏi các thiết bị đặc biệt mà phòng kỹ thuật cũng như khả năng cung ứng của doanh nghiệp không thể đáp ứng thì công ty sẽ nhập từ công ty mẹ. Đăc điểm về tiêu thụ sản phẩm: Các sản phẩm của công ty sản xuất thường có giá trị lớn và được sản xuất theo các đơn đặt hàng thông qua hoạt động đấu thầu dự thầu các dự án , công trình.Chính vì vậy thị trường tiêu thụ sản phẩm là khá rộng lớn. Không chỉ cung ứng trong nước mà doanh nghiệp còn mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước bạn: Trung Quốc, Lào, Campuchia, Hàn Quốc…Mục tiêu của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở đây mà tiến xa hơn doanh nghiệp còn phấn đấu trở thành nhà sản xuất tủ điện hàng đầu tại Đông Dương và không ngừng mở rộng thị trường xuất khẩu sang các nước Châu Phi và Đông Âu. Đặc điểm về trang thiết bị máy móc (MMTB). Theo báo cáo ngày 31/12/2003 thì Công ty LGIS-VINA có khoảng 30 chủng loại máy móc thiết bị các loại với tổng giá trị theo nguyên giá là khoảng 19.4 tỉ đồng. Tổng TSCĐ hữu hình của công ty là 33.7 tỉ đồng, như vậy có thể thấy doanh nghiệp đã tích cực đầu tư vào máy móc thiết bị nâng cao trình độ tự động hóa cũng như nâng cao năng suất của lao động. Đây là yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng. Tất cả máy móc thiết bị sử dụng tại công ty đều mới được đầu tư khi nhà máy đI vào hoạt động thời hạn sử dụng thường là 8 đến 15 năm. Trong những năm qua cùng với việc đầu tư cảI tiến máy móc thiết bị công ty cũng hết sức quan tâm đến công tác bảo dưỡng sửa chữa kịp thời để kéo dài tuổi thọ và nâng cao hiệu suất hoạt động của máy; giảm tối đa thời gian ngừng nghỉ giữa các ca máy; phối hợp sử dụng tốt nguồn nhân lực trong công ty. Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trực tiếp về hiện trạng sử dụng máy móc thiết bị. Công việc kiểm tra hàng ngày và phối hợp thông tin họat động từ phân xưởng sản xuất đến bộ phận quản lý được thực hiện một cách nhanh chóng nhịp nhàng tạo điều kiện khắc phục những sai hỏng và có biện pháp sửa chữa kịp thời. 1.3.Tổ chức bộ máy quản lý CƠ cấu thành viên Hội đồng quản trị và ban giám đốc đã điều hành công ty trong suôt những năm qua như sau: Hội đồng quản trị: Ông Hà Đình Minh Chủ tịch Ông Young Ho Youn Phó chủ tịch (miễn nhiẹm ngày 1/1/2003) Ông Sung Teub Park Phó chủ tịch (bổ nhiệm ngày 1/1/2003) Ông Jae Hoon Han Thành viên Ông Dong Won Park Thành viên Ông Byung Tae Kim Thành viên Ông Vũ Văn Vân Thành viên Cơ cấu bộ máy quản lý: Tổng giám đốc Phó TGĐ GĐ kỹ thuật GĐ kinh doanh Trưởng phòng quản lý chất lượng Trưởng phòng quản lý sản xuất Trưởng phòng thiết kế Trưởng phòng kinh doanh Hà Nội GĐ tài chính và hành chính Trưởng phòng hành chính Kế toán trưởng Trưởng phòng tổng hợp Trưởng phòng kinh doanh TPHCM Tổng giám đốc: Ông Sung Teub Park Giám đốc tài chính: Ông Tae Yu Roh Phó Tổng giám đốc: Ông Lê Vĩnh Hoàn Giám đốc kỹ thuật: Ông Seong Ryong Jo Giám đốc kinh doanh: Ông Seok-Bae Park Công ty được tổ chức theo cơ cấu chức năng với tám phòng ban và các trợ lý giám đốc. Với kiểu tổ chức này các cá nhân trong công ty được phân công nhiệm vụ rất rõ ràng phù hợp với lĩnh vực mà họ được đào tạo. Không những thế trong quá trình thực hiện công việc, các cá nhân có thể dễ dàng được đào tạo chuyên sâu dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của người khác. Ưu điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức trong công ty chính là sự gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả thể hiện ở chỗ: Số lượng nhân viên trong một phòng rât ít nhưng có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ và đảm bảo chất lượng công việc. Bất cứ một cá nhân nào trong mỗi phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp từ trưởng phòng và phảI báo cáo công việc với phó tổng giám đốc phụ trách bộ phận. Sự phân chia trách nhiệm như vậy không những đã nâng cao ý thức tự giác của mỗi người mà còn giúp cho cấp quản lý có thể theo sát mọi hoạt động diễn ra hàng ngày và có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình mới. Không có một thành viên nào có cổ phần trong số vốn pháp định của công ty. Công ty cũng không có bất cứ thỏa thuận nào nhằm mục đích giúp các thành viên được góp vốn vào công ty hay vào bất cứ một bên nào khác. Ngoài lương và các khoản phụ cấp theo lương, không một thành viên nào có bất kỳ một khoản thu nhập nào khác từ một hợp đồng ký với Công ty hay một bên nào khác. 1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty LGIS-VINA những năm gần đây. Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 I%(02-01) I%(03-02) Doanh thu 91,924,633 95,803,645 125,312,350 4.22 30.80 Chi phí 67,052,183 73,608,509 101,295,458 9.78 37.61 Lợi nhuận 8,716,245 1,809,808 6,157,846 -79.24 240.25 Doanh lợi doanh thu 0.09 0.02 0.05 -80.077 160.126 Tổng vốn 82,940,389 100,306,998 124,107,269 20.94 23.73 Số vòng quay tổng vốn 1.11 0.96 1.01 -13.82 5.72 Doanh lợi tổng vốn 0.11 0.02 0.05 -82.83 175.00 Qua bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh nghiệp của doanh nghiệp trong những năm vừa qua có thể thấy doanh nghiệp đã đạt được những thành quả nhất định. Điều này thể hiện ở chỗ: Doanh thu của doanh nghiệp trong bốn năm không ngừng tăng lên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ và mở rộng thị trường trên khắp cả nước. Đặc biệt, sau khi ổn định việc tổ chức, đến năm 2001, hai năm sau khi đI vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đã dạt được tốc độ tăng trưởng rất cao: 34%. Đến năm 2003, tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp cũng đạt 31%. Chi phí sản xuất kinh doanh trong bốn năm qua đều tăng lên nhưng tốc độ tăng thì ngày càng giảm, thể hiện khả năng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lợi nhuận: Tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận không đều. Từ năm 2000 đén năm 2001, lợi nhuận tăng khá cao 68%. Riêng năm 2002 lợi nhuận của doanh nghiệp giảm đáng kể, đó là do ảnh hưởng của các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm: chi phí vận chuyển, chi phí lãI vay cũng như ảnh hưởng của các khoản điều chỉnh lợi nhuận cho hoạt động đầu tư, chi phí lưu kho sản phẩm …Nhưng ngay năm sau doanh nghiệp đã khắc phục được tình trạng này và phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm mở rộng quy mô tiêu thụ cũng như tích cực tham gia công tác dấu thầu dự thầu để đem lại cho doanh nghiệp những hợp đồng cung cấp, lắp đặt các sản phẩm tủ, bảng điện. Kết quả đã đẩy tốc độ tăng lợi nhuận lên 270%. Điều này đã góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thể hiện ở chỗ doanh lợi doanh thu năm 2003 so với năm 2002 đã tăng lên 160.126%. Quy mô vốn: Qua số liệu trên có thể thấy doanh nghiệp đã không ngừng mở rộng quy mô vốn hoạt động, tạo điều kiện đáp ứng nhanh các nhu cầu về sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết, góp phần nâng cao uy tín doanh nghiệp. Đây là kết quả của việc mở rộng sản xuất, chủ động tìm kiếm khách hàng cũng như việc nâng cao hiệu quả của các bộ phận thành phần trong doanh nghiệp. Quy mô vốn hoạt động của doanh nghiệp tăng lên cũng do doanh nghiệp đã tìm được nguồn cho vay thích hợp. Tuy nhiên điều này cũng ảnh hưởng lớn đến cơ cấu vốn của doanh nghiệp làm cho đòn cân nợ tăng lên. Kết quả doanh nghiệp phảI chịu chi phí lãI vay hàng năm khá cao. Chính vì không có sự cân đối trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp( tỷ suất nợ trong tổng vốn của doanh nghiệp các năm gần đây đều cao hơn so với năm 2001) làm giảm khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán đều không thỏa mãn yêu cầu chung. Như vậy doanh nghiệp khó có thể giảI quyết được các khoản nợ đến hạn nếu như không có sự trợ giúp từ tập đoàn LG cũng như của các bên liên doanh tham gia góp vốn vào công ty. Cùng với việc phát triến sản xuất, mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty cũng luôn luôn hoàn thành các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước như thuế GTGT thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nhiệp cũng như thuế thu nhập cá nhân. Đó là một phần đóng góp vào quá trình xây dựng phát triển đất nước cũng như đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Trong những năm qua thu nhập bình quân của người lao động Việt Nam cũng tăng lên đáng kể. Công ty không chỉ đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động mà còn quan tâm đến công tác động viên khen thưởng khích lệ tinh thần lao động vì tập thể cho mọi người. Đời sống của người lao động trong công ty không ngừng được cảI thiện. Đó là kết quả cũng như thành quả của sự hiệp tác lao động, phù hợp với mục tiêu phát triển sản xuất, mở cửa hội nhập nền kinh tế, phù hợp với công cuộc Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, xây dựng đất nước ngày càng văn minh giàu đẹp hơn. II. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh tại công ty LGIS - VINA. 2.1. Quá trình điều chỉnh Để đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như phối hợp tốt mọi hoạt động, cung ứng cho khách hàng những sản phẩm hoàn hảo, LGIS - VINA luôn luôn đề thực hiện công tác kiểm tra, phát hiện các sai lệch và điều chỉnh một cách thích hợp. Dĩ nhiên để có một quyết định điều chỉnh chính xác công ty đã xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Thông tin được thu thập từ mọi kênh, từ những tổ đội sản xuất nhỏ, phân xưởng, khách hàng cho đến thông tin từ bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Không chỉ thu thập thông tin nội bộ, doanh nghiệp còn phải nắm chắc những thông tin từ môi trường bên ngoài như: thông tin khoa học công nghệ, những tiến bộ kỹ thuật mới, thông tin về đói thủ cạnh tranh cũng như thông tin về các chính sách quản lý của nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Được trang bị các phương tiện quản lý hiện đại cùng đội ngũ cán bộ quản trị hoạt động rất hiệu quả, công tác thu thập thông tin trong công ty được thực hiện một cách nhanh chóng chính xác phục vụ đắc lực cho ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định điều chỉnh. Thông thường bất cứ khi nào có một sai lệch trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ cho khách hàng, thông tin này được chuyển ngay đến bộ phận quản lý thích hợp để kịp thời đưa ra các quyết định điều chỉnh. Quá trình ra các quyết định điều chỉnh bao giờ cũng được căn cứ trên những thông tin thu được ở mọi lĩnh vực để đối chiếu so sánh với mục tiêu, kế hoạch đặt ra trong từng thời kỳ của doanh nghiệp. Đăc biệt là một công ty chuyên về các hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ với giá trị các hợp đồng rất lớn buộc doanh nghiệp phải hết sức thận trọng khi đưa ra bất cứ một quyết định điều chỉnh nào đó. Nghiên cứu quá trình ra các quyết định điều chỉnh trong công ty LGIS - VINA có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ ra các quyết định điều chỉnh sản xuất kinh doanh Hạng mục Tiến trình Quá trình Kinh doanh Thiết kế Mua bán Sản xuất Quản lý chất lượng Bảo hành Khách hàng Nhập kho bảo quản Dự báo nhu cầu khách hàng N Y Thiết kế Vật tư Bản vẽ Đầu ra thiết kế Dơn mua hàng Đặt hàng Đơn hàng Nhận vật tư Kiểm tra hàng nhận Lập kế hoạch sản xuất Yêu cầu xuất hàng / OFM Tiếp nhận hợp đồng Contract receive N Y Y Y Đấu thầu Hợp đồng Dự tính báo giá Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra P Kế hoạch Lập kế hoạch thiết kế N Y N Y Y Kiểm tra quá trình Khách hàng kiểm tra Kiểm tra lần cuối Kết quả kiểm tra Đóng gói Kiểm tra đóng gói Lắp ráp Gia công O Thực hiện Giao hàng Lắp đặt và chạy thử Khách hàng phàn nàn Điều chỉnh và ngăn chặn C A Điều chỉnh dự kiến Qua sơ đồ trên có thể thấy việc thu thập thông tin cho quá trình ra các quyết định điều chỉnh có ở mọi khâu, mọi bộ phận và các phòng chức năng trong doanh nghiệp. Với nguyên tắc tự kiểm tra, cá nhân tự kiểm tra công việc của mình, cán bộ qủan lý bộ phận kiểm tra việc thực hiện công việc của các nhân viên trong phòng cũng như xem xét tính phù hợp của các đầu vào được lưu chuyển trong doanh nghiệp để phát hiện các sai lệch và phối hợp với các bộ phận liên quan điều chỉnh lại theo mục tiêu, kế hoạch đặt ra. Đối với nhưngx sai lệch ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc chung của doanh nghiệp thì quyết định điều chỉnh sẽ do ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét và điều chỉnh. Thông tin ban đầu được thu thập từ phía khách hàng. Với phương châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo, Chất lượng sản phẩm dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Không như những ngành sản xuất hàng tiêu dùng thường ngày, các sản phẩm của công ty được sản xuất theo đơn đặt hàng, giá trị sản phẩm lớn. Chính vì vậy, việc thu thập, nghiên cứu thông tin về đặc tính sản phẩm ma khách hàng yêu cầu là một điều rất quan trọng. Đó chính là thông tin cơ sở dẫn dắt mọi hoạt động của các bộ phận khác có liên quan. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập nguồn thông tin này cũng như thông tin đến khách hàng đưa về bộ phận thiết kế và bộ phận sản xuất. Không chỉ thu thập thông tin ban đầu làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ theo dõi khách hàng và những phản ứng của họ đối với sản phẩm để có những điều chỉnh kịp thời trong quá trình sản xuất, lắp ráp cung ứng và bảo dưỡng. Tất cả những thông tin về đặc tính sản phẩm và những yêu cầu của khách hàng về những điểm chưa hợp lý của sản phẩm sẽ được chuyển qua phòng thiết kế. Thông tin cho việc hiệu chỉnh thiết kế không chỉ lấy từ phía khách hàng mà còn được thu thập trực tiếp trong quá trình sản xuất, lắp ráp sản phẩm. Tất cả những sai lệch đó sẽ do phòng sản xuất và phòng quản lý chất lượng đưa đến phòng thiết kế để hiệu chỉnh lại. Sau khi có thông tin về đăc tính sản phẩm, phòng thiết kế chịu trách nhiệm dự trù các nguyên vật liệu cân thiết cho quá trình sản xuất rồi chuyển qua phòng tông hợp. Bộ phận mua bán vật tư sẽ xem xét toàn bộ các hạng mục chi phí và nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm đồng thời phối hợp với phòng thiết kế để kiểm chứng lại tính chính xác, tính phù hợp của các đặc tính sản phẩm. Nếu quá trình kiểm tra được công nhận, bộ phận mua bán vật tư cùng với phòng kế toán dựa trên số liệu về định mức hao phí vật tư cũng như chi phí cho việc sản xuất, hoàn thành sản phẩm để dự trù tính giá cho sản phẩm. Bộ phận báo giá trong phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lại sự phù hợp của giá bán dự tính so với khả năng chấp nhận của khách hàng cũng như giá bán phổ biến trên thị trường. Nếu giá bán phù hợp, mọi tài liệu về khả năng cũng như tình hình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, thống kê giá thành sản phẩm sẽ được gửi đến khách hàng để tham gia đấu thầu. Ngược lại nếu có bất cứ điểm nào không hợp lý về giá bán dự tính sản phẩm thì phòng kinh doanh phải thông báo cho lại cho các phòng khác để điều chỉnh lại nhằm đảm bảo khả năng thắng thầu cho doanh nghiệp. Sau khi báo giá được khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh sẽ trực tiếp tiếp nhận hợp đồng và lập yêu cầu xuất hàng gửi cho bộ phận sản xuất và bộ phận thiết kế. Khi có được đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất, bộ phận thiết kế sẽ lập kế hoạch thiết kế, tién hành thiết kế sản phẩm. Kết quả của bộ phận thiết kế phải cho ra được danh sách vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất, các bản vẽ thiết kế và đơn đặt hàng mua nguyên vật tư. Phong tổng hợp chịu trách nhiệm phát các đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành kiểm tra nhà cung cấp và thanh toán hợp đồng mua hàng. Vật tư mua về sẽ do phòng quản lý chất lượng nhận hàng, kiểm tra hàng nhận. Quá trình kiểm tra đảm bảo quy cách, số lượng vật tư sẽ được nhập kho bảo quản phục vụ cho quá trình sản xuất. Nếu vật tư không đảm bảo quy cách chất lượng thì phòng quản lý chất lượng phải thông báo cho phòng tổng hợp để có biện pháp xử lý, đièu chỉnh cho kịp tiến độ dự án. Biện pháp điều chỉnh có thể buộc nhà cung cấp thực hiện đúng yêu cầu hợp đồng, có thể phải tìm nhà cung cấp khác nếu cần thiết. Theo kế hoạch sản xuất, vật tư mua về sẽ được đưa vào chế biến, gia công. Bộ phận quản lý chất lượng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các hoạt động sản xuất. Công tác kiểm tra được tiến hành ở mọi khâu, đảm bảo tối thiểu hoá các sai lệch so với thiết kế cũng như đảm bảo chất lượng quá trình gia công. Sản phẩm cuối cùng hoàn thành ở bộ phận sản xuất sẽ qua công đoạn kiểm tra cuối cùng do phong quản lý và khách hành tiến hành. Nếu tất cả các đặc tính của sản phẩm đều đạt yêu cầu chất lượng thì sản phẩm được đóng gói và chuyển qua bộ phận kiểm tra quy cách đóng hàng theo yêu cầu của khách hàng. Sản phẩm sau khi qua khâu kiểm tra cuối cùng, chuyển đến tay khách hàng nhưng công ty vẫn chịu trách nhiệm cả việc lắp đặt và chạy thử, tiến hành các dịch vụ bảo hành cho sản phẩm. Sau khi lắp đặt và chạy thử mà nhận được bất kỳ thông tin phản hồi nào từ phía khách hàng thì bộ phận quản lý chất lượng và bảo hành phải chịu trách nhiệm xem xét, ghi nhận và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Những thông tin phản hồi từ phía khách hàng là cơ sở thông tin cho các quyết định điều chỉnh việc sản xuất kinh doanh cũng như kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong thời kỳ tới. Như vậy quá trình ra các quyết định điều chỉnh của công ty được thực hiện ở mọi khâu dựa trên những thông tin thu thập từ tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thông tin thu thập được từ phía khách hàng. Để hiểu rõ hơn việc ra các quyết định điều chỉnh có thể xem xét sơ đồ điều chỉnh kế hoach sản xuất trong công ty LGIS - VINA. Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất trong công ty LGIS - VINA xảy ra khi: Trường hợp tải trọng sản xuất lớn hơn năng lực sản xuất. Thực tế cho thấy đôi khi doanh nghiệp nhận cung ứng các dự án với thời hạn giao hàng nhanh, khả năng sản xuất của công ty không đáp ứng nổi, khi đó bộ phận sản xuất phải có trách nhiệm thông báo sự hạn chế về nguồn lực cho giám đốc tài chính và hành chính biết đồng thời phối hợp với phòng hành chính để đưa ra các phương án điều chỉnh về số lượng công nhân tham gia sản xuất, khối lượng nguyên vật liệu cũng như công suất của máy móc thiết bị . Thông thường trong những trường hợp này, giám đốc công ty thường đưa ra các phương án điều chỉnh sau; - Gia tăng sản xuất bằng cách làm thêm giờ, làm thêm vào ngày nghỉ. - Thuê thêm một số lao động tạm thời. Khi thực hiện dự án Thành Hưng - Cao Lãnh, để kịp tiến độ giao hàng công ty không chỉ huy động công nhân làm thêm ca mà còn tiến hành tuyển dụng thêm 10 lao dộng tạm thời và yêu cầu bên liên doanh Là công ty Chế tạo thiết bị điện VIHEM điều động thêm công nhân sang LGIS- VINA. - Cùng với các biện pháp điều chỉnh trên, công ty còn gia tăng năng lực sản xuất bằng cách đầu tư thêm máy móc thiết bị. - Tiến hành điều chỉnh công việc cho các dự án phù hợp với thời gian giao hàng. Có thể ngừng thực hiện việc sản xuất cung ứng cho một dự án chưa đến thời hạn giao hàng để tập trung cho dự án cần hoàn thành gấp, đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. - Trong trường hợp đã khắc phục bằng nhiều phương án mà vẫn không giải quyết được thì công ty sẽ tiến hành thương lượng với khách hàng để điều chỉnh thời gian giao hàng. Điều chỉnh kế hoạch sản xuất Tiến hành sản xuất Lãnh đạo Kiểm tra Phòng sản xuất Phong mua bán Phòng thiết kế Phòng kinh doanh Khách hàng Thông tin Kế hoạch Khả năng sản xuất thực tế No Yes QĐ điều chỉnh 2.2. Nhận xét về công tác ra quyết định điều chỉnh của công ty LGIS - VINA. Thực tế hoạt động của doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt với những thay đổi thường xuyên diễn ra của môi trường kinh doanh cũng như các điều kiện sản xuất bên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty coi việc ra các quyết định điều chỉnh là một điều tất yếu. Điều chỉnh không có nghĩa là công ty phải chấp nhận một sai lầm trong quá trình sản xuất kinh doanh, trái lại điều chỉnh giúp cho công ty ngày càng thích ứng với môi trường hoạt động bên ngoài cũng như đảm bảo sự phù hợp giữa kế hoạch, mục tiêu của doanh nghiệp với khả năng đáp ững sẵn có của các nguồn lực. Với phương châm làm hài lòng khách hàng thông qua sản xuất sản phẩm hoàn hảo, chất lượng sản phẩm, dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, chính vì vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như cung ứng dịch vụ ra bên ngoài, công ty luôn luôn đề cao công tác kiểm tra dự phòng những sai sót có thể xảy ra và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Công tác điều chỉnh không chỉ xảy ra đối với ban giám đốc công ty mà xảy ra ở mọi bộ phận, mọi khâu sản xuất. Bất kỳ một sai sót nào cũng nhanh chóng được thông báo đến bộ phận quản lý và đưa đến ban giám đốc công ty để có quyết định thích hợp. Đó chính là kết quả của việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ và việc cập nhật thu thập thông tin bên ngoài đặc biệt là thông tin phản hồi từ phía khách hàng - nơi khởi nguồn của mọi kế hoạch, quyết định sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không chỉ là việc hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp, các quyết định điều chỉnh của ban giám đốc công ty có được hiệu lực và hiệu quả cũng nhờ vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức nhỏ gọn linh hoạt, phối hợp đồng đều giữa các khâu, các bộ phận và sự liên kết giữa các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc của mình. Mọi sai lệch xuất phát từ việc cung ứng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, lao động, thiết bị máy móc kỹ thuật, vốn đầu tư được kiểm soát ngay từ khâu cung ứng, lựa chọn nhà cung cấp, vận chuyển, nhập kho cho đến khi được đưa vào sản xuất. Trong quâ trình sản xuất kinh doanh, nếu có bất kỳ một trục trặc nào xảy ra ảnh hưởng đến kế hoạch, chất lượng sản phẩm dịch vụ thì đều được phân tích để tìm ra nguyên nhân của sự sai hỏng và đưa ra biện pháp điều chỉnh thích hợp. Công việc này đòi hỏi sự tham gia giám sát kiểm tra của mọi cá nhân cũng như hiệu quả các hoạt động quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Phòng quản lý chất lượng chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng khác để đảm bảo chất lượng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Qua công tác kiểm tra, điều chỉnh các quyết định tại công ty LGIS _ VINA, có thể nhận thấy rõ sự liên kết, phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp. Đó chính là hiệu quả của cung cách quản lý mới: phân công , chuyên môn hoá nhiệm vụ đến từng cá nhân đồng thời ban giám đốc công ty vẫn kiểm soát được mọi hoạt động, đảm bảo nắm chắc thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Đây chính là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đững vững và ngày càng phát triển, sẵn sàng đối phó với mọi thách thức thay đổi từ môi trường bên ngoài. III. Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh tại công ty LGIS - VINA. Để đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như đo lường việc thực hiện các quyết định sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì