Chuyên đề Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292Tây Sơn- Hà Nội

ến các ràng buộc về môi trường. Một hệ thống thông tin có thể là mỹ mãn đối với cơ quan này nhưng lại kém hiệu quả khi đem cài đạt cho một cơ quan khác. trong suốt quá trình phát triển hệ thống thông tin, phân tích viên phải rất chú ý tới những yêu cầu riêng của tổ chức mà hệ thống thông tin sẽ được cài đặt. Nếu kinh nghiệm thu được của các phân tích viên trong quá khứ phân tích thật là vô cùng quý báu thì nó cũng không bao giờ đủ cho phân tích viên không phải xem xét lại các đặc trưng riêng có của hệ thống thông tin đang xét. Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình logíc nhưng lại không còn đúng với mô hình vật lý. Một mô hình logíc có thể được chấp nhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏi một cách thức cụ thể hoá khác nhau. đó là những ràng buộc về tổ chức như việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, các nhân viên và cán bộ, tình hình tài chính, quy mô của tổ chức, ... Những ràng buộc ấy có tầm quan trọng bậc nhất khi đề xuất các phương án giải pháp vì vậyphân tích viên phải dành sự chú ý đặc biệt cho chúng. Xây dựng các phương án của giải pháp. Trong đa số các trường hợp, chúng ta đều có thể tìm được giải pháp tin học phù hợp nhất cho việc giả quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuy nhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi như: sự phân công trách nhiệm, thay đổi phương thức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phương án cho giải pháp. việc xây dựng một phương án của giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính: xác định biên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho sử lý. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chhi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính sác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có: Trước hết là một tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện vơí những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và của những trương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các trương trình máy tính, thử nghiệm các trương trình, các mô đun và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Kết quả quan trọng của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật của hệ thống là như sau: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị và trình báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn VII: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá IV. những vấn đề lý luận chung về quản lý bán hàng Nói chung tất cả các cửa hàng kinh doanh, từ quy mô lớn đến quy mô vừa và nhỏ muốn kinh doanh có lãi và tồn tại lâu dài thì các nhà quản lý hay các ông chủ cửa hàng đều cần có một kế hoạch, một chương trình quản lý sao cho có thể kiểm soát được các công việc bán hàng trong cửa hàng. Việc quản lý bán hàng là rất quan trọng nó giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động của cửa hàng từ đó có thể điều chỉnh việc bán hàng của cửa hàng một cách hợp lý và thấy ra những điểm yếu để khắc phục đồng thời cần phát huy những điểm mạnh đang có, thí dụ như nó giúp cho họ biết được những mặt hàng nào là bán chạy trên thị trường để từ đó nhập thêm để tăng cường bán mặt hàng đó, những mặt hàng nào bán chậm thì hạn chế không nhập thêm nữa, biết được số lượng hàng còn tồn đọng trong kho dưới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa để thực hiện các quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tổ chức các công việc khác một cách dễ dàng nhanh chóng.... Từ những lý luận trên đây thí quản lý bán hàng là công việc rất cần thiết đối với các cửa hàng kinh doanh hàng hoá, đồng thời giúp cho nhá quản lý có thể kiểm soát tốt được các hoạt động mua bán hàng và tình hình doanh thu của cửa hàng, khắc phục những sai sót để có được một hệ thống thông tin hoàn thiện hơn cho công việc quản lý bán hàng. V. Tổng quan về ngôn ngữ sử dụng - Visual Basic Ngôn ngữ lập trình Visual Basic ngày càng được sử dụng nhiều trong các chương trình, các đề án của các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Visual Basic là một công cụ lập trình hướng đối tượng rất mạnh. Lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programing-OOP) giúp lập trình dễ dàng hơn. Nó rất phù hợp khi được dùng để phát triển các ứng dụng khách. Bất chấp phê phán trong các giai đoạn đầu, Visual Basic đã được nhìn nhận rộng rãi trong cộng đồng kinh doanh là thích ứng tốt trong việc phát triển các ứng dụng khách. Một số phê phán cho rằng Visual Basic không được biên dịch thành mã cấp máy, như C hay C++. Thay vì thế, nó được biên dịch thành P_code, cần 1 trình biên dịch thời gian thực hiện VBRUN500.DLL. Giờ đây, đúng thực chúng ta có thể biên dịch các ứng dụng Visual Basic của mình, theo thiển ý, Visual Basic là ngôn ngữ tốt nhất trên thị trường để phát triển rất nhanh các ứng dụng khách hay tự hành. Visual Basic có một bản chất toàn diện nên việc sử dụng và liên hợp với các tính năng của Office trở nên dễ dàng hơn, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và Access. Từng sản phẩm này tác động như một OLE Server xuất khẩu một số tính chất, phương pháp và sự kiện sẵn cho thế giới bên ngoài. Visual Basic có thể sử dụng công năng này. Cách đây nhiều năm, mỗi công ty thường dùng một kiểu cơ sở dữ liệu. Khi các cơ sở dữ liệu trở nên cơ động hơn và các công ty cần kết nối dữ liệu ở qui mô xí nghiệp, thì bắt đầu nảy sinh nhu cầu cần có một cơ sở dữ liệu mã để có thể truy xuất nhiều cơ sở dữ liệu. Vì thế ODBC được sáng chế. Nó cho phép nhà phát triển viết một ứng dụng có thể truy xuất nhiều kiểu cơ sở dữ liệu . Visual Basic vận dụng ODBC thông qua phương pháp Opendatabase, sẽ trả về một tham chiếu đến một đối tượng database. Visual Basic đã phát triển qua rất nhiều phiên bản, Basic là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc. Basic hầu như không còn được sử dụng trong suốt một thời gian dài vì ngôn ngữ không có cấu trúc chặt chẽ nhưng sau đó được hồi sinhvới sự xuất xuất hiện ồ ạt của máy vi tính. Cho đến nay Visual Basic đã ra phiên bản Visual Basic 6. Nó có rất nhiều tính năng mới so với các phiên bản khác. Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của office 2000 và trình duyệt WEB Internet Explorer. Không nhất thiết phải có một Instance của điều khiển trên biểu mẫu, VB6 cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và ta có thể tạo ra các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh. Ta cũng có thể viết các ứng dụng phía máy chủ (Server-Side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động của Internet information Server. Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập dữ liệu ở tầm vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet. Trong thế giới lý tưởng, mọi người sử dụng sẽ có một máy tính với bộ xử lý chạy nhanh nhất, bộ nhớ dồi dào, không gian đĩa không giới hạn, và nối mạng nhanh chóng. Thực tế cho thấy rằng đối với hầu hêt mọi ứng dụng, khả năng thi hành thực sự của một ứng dụng sẽ bị ràng buộc bởi một hay nhiều nhân tố. Khi ta tạo ra các ứng dụng ngày càng lớn và tinh vi, lượng bộ nhớ mà ứng dụng cần dùng và tốc độ để chúng thi hành càng trở nên quan trọng hơn. Ta có thể tối ưu hoá ứng dụng bằng cách làm cho nó trở nên nhỏ hơn và tăng tốc độ tính toán và hiển thị. Trong khi thiết kế và lập trình ứng dụng, có rất nhiều kỹ thuật khác nhau được dùng để tối ưu hoá khả năng hoạt động. Một số kỹ thuật làm cho ứng dụng chạy nhanh hơn; một số khác làm cho ứng dụng nhỏ hơn.Visual Basic chia sẻ hầu hết các tính năng ngôn ngữ với Visual Basic for Application, một trình ứng dụng chứa trong Microsoft office và nhiều ứng dụng khác. Visual Basic, scripting edition hay còn gọi là VBScript, là một ngôn ngữ dùng cho các kịch bản Internet, nó cũng là một tập hợp con của ngôn ngữ Visual Basic. Nếu đã từng làm việc với Visual Basic for Application hay VBScript, ta có thể chia sẻ một số đoạn chương trình giữa các ngôn ngữ này. Ngoài ra Visual Basic còn một số ưu điểm cụ thể sau: Làm cho cơ sở dữ liệu dễ bảo trì hơn. Khi dùng Visual Basic, ta có thể tạo ra các hàm theo ý mình để tính ra một giá trị theo những công thức hay qui trình phức tạp. Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: Visual Basic có thể giúp ta phát hiện lỗi của người dùng, hiện ra những thông báo dễ hiểu (bằng tiếng Việt) và đôi khi có thể tự động sửa lỗi. Tạo và điều khiển các đối tượng: dùng Visual Basic, ta có thể điều khiển tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu và cả bản thân cơ sở dữ liệu nữa. Tiến hành các hành động ở mức hệ thống: Với Visual Basic, ta có thể kiểm tra xem một tệp có thể tồn tại trong hệ thống hay không, có thể giao lưu với các ứng dụng khác như Excel thông qua Automation (một cách giao tiếp với các ứng dụng của một ứng dụng từ những ứng dụng khác) hay Dynamic Data Exchange (DDE-một giao thức để trao đổi dữ liệu giữa hai ứng dụng dựa trên Windows) và có thể dùng các hàm trong Dynamic-Link Libraries (DLLs-thư viện liên kết động: tập hợp các chương trình con có thể gọi được từ các thủ tục Visual Basic rồi nạp và kết nối với các ứng dụng khi thực hiện). Khi dùng Visual Basic ta có thể thiết kế giao diện của chương trình rất đa dạng, phong phú và thân thiện với người sử dụng vì nó có thể giao lưu với rất nhiều các ứng dụng khác. Tuy vậy ngoài những ưu điểm trên thì Visual Basic cũng tồn tại một số nhược điểm như sau: Hạn chế của đề án: Một đề án duy nhất có thể chứa lên đến 32000 định danh, bao gồm không hạn chế các biểu, điều khiển, Mô-đun, biến, hằng, thủ tục, hàm và đối tượng. Tên biến trong Visual Basic có thể không dài hơn 255 ký tự, và tên biểu mẫu (form), điều khiển, Mô-đun và lớp không thể dài hơn 40 ký tự. Visual Basic không hạn chế số lượng thực sự các đối tượng riêng biệt trong một đề án. Hạn chế của điều khiển: Mỗi một điều khiển không phải đồ họa (nghĩa là tất cả các điều khiển hình dạng, đoạn thẳng, điều khiển ảnh và nhãn) sử dụng một cửa sổ. Mỗi một cửa sổ sử dụng tài nguyên hệ thống nên nó hạn chế số cửa sổ tồn tại ở một thời điểm. Giới hạn chính xác tùy thuộc vào tài nguyên hệ thống hiện có và loại điều khiển đang sử dụng. Để giảm sự tiêu tốn tài nguyên hệ thống , dùng các điều khiển hình ảnh, đoạn thẳng, nhãn và điều khiển ảnh thay cho các điều khiển hộp hình để tạo hoặc hiển thị đồ hoạ. Tổng số điều khiển: Số điều kiển tối đa cho phép trên một biểu mẫu duy nhất tuỳ thuộc vào loại điều khiển được dùng và các tài nguyên hiện có. Tuy nhiên, có một giới hạn cố định là 254 tên của điều khiển trên một biểu mẫu. Một mảng điều khiển chỉ tính là một đối với giới hạn này bởi vì tất cả các phần trong một mảng dùng cùng một tên. Giới hạn trên chỉ mục của mảng điều khiển là từ 0 đến 32767 đối với tất cả các phiên bản. Nếu ta xếp chồng các điều khiển lên nhau, như là sử dụng một vài điều khiển khung lồng nhau, Visual Basic nói chung chỉ chấp nhận không nhiều hơn 25 lớp. Từ những ưu điểm trên của Visual Basic thì tôi đã đi đến quyết định chọn ngôn ngữ sử dụng để viết chương trình là Visual Basic6.0 và cơ sở dữ liệu Microsoft Access trong môi trường Windows98. Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại của hàng sách 292-Tây Sơn Phân tích hệ thống Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Trước hết để có thể thực hiện được công việc thiết kế thì cần phải xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thông thông tin quản lý bán hàng. Trong giai đoạn phân tích chức năng này chúng ta cần phải xác định một cách rõ ràng từng chức năng mà chưa cần quan tâm tới phương pháp và công cụ thực hiện các chức năng ấy. Sau đây là các sơ đồ chức năng của hệ thông thông tin : Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của cửa hàng sách bao gồm 3 chức năng chính sau: Chức năng quản lý danh mục Chức năng quản lý giao dịch Chức năng Lập báo cáo tổng hợp và chi tiết Quản lý bán hàng Quản lý giao dịch Lập báo cáo Quản lý danh mục Sơ đồ chức năng nghiệp vụ(BFD) mức cao nhất của hệ thống thông tin ql bán hàng Tiếp tục phân rã sơ đồ chức năng trên thành các sơ đồ chức năng phân rã mức1 như sau: Phân rã chức năng Cập nhật cho các tệp danh mục (như danh mục hàng hoá, danh mục người bán, nhóm hàng,.. ) thành các chức năng cụ thể hơn: - Chức năng quản lý DM nhóm hàng cho các tệp danh mục - Chức năng quản lý DM người bán trong các tệp danh mục - Chức năng quản lý DM hàng tồn kho trong các tệp danh mục Được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây: Quản lý danh mục Quản lý DM nhóm hàng Quản lý DM tòn kho Quản lý DM người bán Quản lý DM hàng hóa Phân rã chức năng Quản lý giao dịch thành các chức năng cụ thể hơn: Chức năng quản lý hoá đơn bán hàng Chức năng quản lý phiếu nhập kho Được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây: Quản lý giao dịch Quản lý hoá đơn bán hàng Quản lý phiếu nhập kho Cập nhật hoá đơn Cập nhật lại tồn kho Cập nhật phiếu nhập mới Cập nhật lại tồn kho Phân rã chức năng Lập báo cáo thành các chức năng cụ thể hơn như: Chức năng Báo cáo tổng hợp Chức năng Báo cáo chi tiết Được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây: Báo cáo chi tiết Báo cáo tổng hợp Lập báo cáo phân tích luồng thông tin Trong hệ thông thông tin quản lý bán hàng ta chia luồng thông tin thành 3 giai đoạn đó là : Dữ liệu đầu vào ( Quá trình cập nhật dữ liệu ) Quá trình xử lý dữ liệu Thông tin đầu ra ( Quá trình in thông tin báo cáo ) Các giai đoạn này được mô tả bằng mô hình phác thảo luồng thông tin trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng như sau: Các dữ liệu về người bán, hàng nhập, kho hàng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Các báo cáo Kho dữ liệu Thông tin ra Dữ liệu vào 2.1. Các dữ liệu đầu vào Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt thì việc thu thập dữ liệu đầu vào là rất quan trọng và cần thiết để giúp cho công tác phân tích và thiết kế chương trình sau này, vì vậy ta cần phải xác định cụ thể dữ liệu đầu vào chính cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Có thể tóm tắt nội dung như sau: Dữ liệu về yêu cầu mua hàng của khách: + Tên hàng mua + Số lượng hàng mua + ... Dữ liệu về phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp: + Ngày nhập + Người nhập + Mã hàng nhập + Số lượng hàng nhập + ..... Dữ liệu về nhân viên bán hàng: + Mã người bán + Tên mgười bán + Điện thoại liên lạc + ... Dữ liệu về hàng hoá: + Tên sản phẩm + Đơn giá + Đơn vị tính + .... Các dữ liệu khác có liên quan .... Mẫu biểu của hóa đơn bán hàng : Hoá đơn bán hàng Ngày..... Tháng.... Năm..... Số hoá đơn: ... Họ tên nhân viên bán hàng: ............................................................ Mã Số NV: ............ Số tài khoản ........................ Địa chỉ : ................... Điện thoại: ................. Họ tên người mua: .......................................................................... Số TT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 001 A B x y Z=x*y ... ..... ..... ..... ...... ..... ... Tổng số tiền bán hàng: ................................................... Nhân viên bán hàng Ký tên, đóng dấu ........ Mẫu biểu của phiếu nhập hàng : Phiếu nhập hàng Ngày..... Tháng.... Năm..... Số chứng từ: ... Tên người cung cấp: .................................................................... Địa chỉ người nhập: .................... Số điện thoại: ............................. Số TT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 001 A B x y Z=x*y ... ..... ..... ..... ...... ..... ... Tổng số tiền mua hàng: ................................................... Nhà cung cấp Nhân viên bán hàng Ký tên, đóng dấu Ký tên, đóng dấu ........ ........ 2.2. Thông tin đầu ra Các thông tin đầu ra là các thông tin đã được xử lý và tổng hợp từ các dữ liệu đầu vào. Do đó những thông tin đầu ra là những thông tin có độ chính xác cao và đáp ứng theo đúng yêu cầu của người quản lý. Vì vậy thông tin đầu ra là những thông tin kết quả. Các thông tin này cho biết những kết quả tức thời như: báo cáo tổng hợp theo từng loại hoá đơn(Bán hàng, tồn kho, Hàng nhập ... ) tổng hợp hàng phát sinh trong ngày, các thông tin mang tính chất định kỳ: tổng hợp hàng bán theo ngày, theo tháng, ... . Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Tổng hợp báo cáo hàng bán Báo cáo HB Sách Nhân viên bán hàng Người QL cửa hàng Yêu cầu mua hàng Hàng mua được chấp nhận Hoá đơn bán hàng Kiểm tra yêu cầu Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động bán hàng tại các thời điểm Khách hàng Lập hóa đơn Tổng hợp báo cáo hàng mua Báo cáo hàng mua Sách Nhà cung cấp Nhân viên bán hàng Người QL cửa hàng Phiếu nhập hàng Hàng nhập được chấp nhận Hoá đơn mua hàng Kiểm tra hàng nhập Lập hóa đơn sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình nhập hàng theo các thời điểm Để thể hiện rõ hơn cho sơ đồ luồng thông tin bán hàng và nhập hàng theo các thời điểm thì chúng ta sử dụng các phích sử lý vì chúng là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng(Format) của các thông tin vào ra, thủ tục sử lý, phương tiện thực hiện sử lý ... sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Sau đây nó được thể hiện bằng ba loại phích như: Phích dòng thông tin Tên tài liệu : Phiếu nhập hàng. Mô tả : Phiếu có ghi các thông tin về hàng hóa cần nhập, đang thiếu. Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động nhận hàng nhập của HTTTQL Vật mang : Thông qua giấy . Hinh dạng : Chữ viết . Nguồn : Nhà cung cấp( Cá nhân, Bộ phận sản suất ..) Đích : NV nhận hàng của cửa hàng. Tên tài liệu : Hoá đơn. Mô tả : Hoá đơn bán hàng Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động bán hàng của HTTTQL Vật mang : Thông qua giấy Hinh dạng : Chữ viết Nguồn : Nhân viên bán hàng Đích : Khách hàng, bộ phận QL Phích kho dữ liệu Tên kho dữ liệu : sách Mô tả : Kho lưu trữ dữ liệu về sách HTTTQLBH Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động bán hàng của HTTTQLBH Chương trình hoặc người truy nhập : Chương trình quản lý bán hàng Phích sử lý Tên sử lý : Tổng hợp các báo cáo Mô tả : Tổng hợp báo cáo xuất, nhập hàng tại các thời điểm Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động xuất, nhập hàng của HTTTQL Phương tiện thực hiện : Giao tác trên máy vi tính. Sự kiện khởi sinh : Cuối ngày, cuối tháng Chu kỳ : Hàng ngày Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các sử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. 3.1. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Khách hàng Khách hàng Người quản lý của hàng Người quản lý cửa hàng Luồng vào Luồng ra Nhà cung cấp Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Yêu cầu mua hàng Phiếu nhập hàng Yêu cầu báo cáo Các báo cáo Nhà cung cấp Yêu cầu nhập hàng Hoá đơn bán hàng Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi sâu vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Dựa vào sơ đồ này để ta thực hiện công việc xây dựng một DFD. Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1....nó được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây: 3.2. Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin ql bán hàng 1.0 Quản lý giao dịch 2.0 Quản lý thu chi 3.0 Tổng hợp báo cáo Người quản lý cửa hàng Ngân quỹ Nhà cung cấp Khách hàng Nhà cung cấp Hàng hóa Báo cáo Yêu cầu mua hàng Phiếu thu chi Hóa đơn bán hàng Yêu cầu nhập hàng Phiếu nhập hàng Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên bao gồm : 3 tiến trình xử lý: Tiến trình Quản lý giao dịch (1.0) Tiến trình Quản lý thu chi (2.0) Tiến trình Tổng hợp báo cáo (3.0) 3 nguồn và đích thông tin: Khách hàng Nhà cung cấp Người quản lý cửa hàng Phân rã các tiến trình trên ta được sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng. 3.3. Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin ql bán hàng Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý giao dịch của hệ thống thông tin quản lý bán hàng được thể hiện như sau: + Gồm 3 tiến trình sử lý: Tiến trình Kiểm tra yêu cầu của khách hàng(1.1). Tiến trình Kiểm tra hàng nhập(1.3). Tiến trình Lập hóa đơn(1.2). + Gồm 2 nguồn thông tin: Khách hàng. Nhà cung cấp. + Gồm 2 đích: Khách hàng. Nhà cung cấp. Toàn bộ tiến trình này được thể hiện bằng sơ đồ sau: Khách hàng Nhà cung cấp 1.1 Kiểm tra yêu cầu khách hàng 1.3 Kiểm tra hàng nhập Yêu cấu mua hàng Phiếu nhập hàng Hàng nhập được chấp nhận Yêu cầu được chấp nhận Ngân quỹ Hàng hóa 1.2 Lập hóa đơn Nhà cung cấp Hóa đơn bán hàng Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý giao dịch(1.0) Phiếu thanh toán Phân rã tiến trình Quản lý thu chi trong sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng ta được sơ đồ phân rã mức 1. Sơ đồ này gồm : + 2 tiến trình sử lý. Cập nhật thu chi (3.1). Tính doanh thu (3.2). + 2 nguồn đích thông tin. Bộ phận bán hàng. Người quản lý. Toàn bộ tiến trình này được thể hiện bằng sơ đồ sau: Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý thu chi(2.0) Khách hàng, nhà cung cấp Phiếu thu chi 2.1 Cập nhật thu chi Ngân quỹ 2.2 Tính doanh thu Tiến trình Tổng hợp báo cáo trong sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng được thực hiên như : Trước tiên sự kiện phát sinh đó là người quản lý yêu cầu báo cáo về tình hình bán hàng, báo cáo về tình hình nhập hàng, báo cáo về công nợ phải trả, công nợ phải thu.... của cửa hàng, từ những sự kiên này nhân viên bán hàng cần phải tổng hợp thông tin từ các kho dữ liệu để lập báo cáo và quá trình này được thể hiện như sau: Người quản lý cửa hàng 3.0 Tổng hợp báo cáo Hàng hoá Nhà cung cấp Ngân quỹ Yêu cầu báo cáo Báo cáo Ngoài việc thể hiện bằng sơ đồ các luồng dữ liệu, thì chúng ta có thể dùng phích logíc ( giống như phích vật lý) để hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống như mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Nó được thể hiện bằng các phích logíc mẫu sau: Phích xử lý logic Phích 1.1 Tên xử lý : Kiểm tra yêu cầu Mô tả : Kiểm tra yêu cầu của khách hàng Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0) Các luồng dữ liệu vào : Dữ liệu về yêu cầu mua hàngcủa KH Các luồng dữ liệu ra : Yêu cầu được chấp nhận Kho dl mà xử lý sử dụng : hàng hóa Mô tả logic xử lý : Nếu có yêu cầu của KH thì nhân viên tiến hành kiểm tra yêu cầu của KH thông qua kho hàng hóa. Phích 1.3 Tên xử lý : Kiểm tra hàng nhập Mô tả : Kiểm tra hàng nhập từ nhà cung cấp Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0) Các luồng dữ liệu vào : Phiếu nhập hàng Các luồng dữ liệu ra : Hàng nhập được chấp nhận Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : hàng hóa, nhà cung cấp Mô tả logic xử lý : Khi nhà cc nhập hàng cho cửa hàng thì nv quản lý cần kiểm tra thông tin về người nhập và hàng nhập thông qua kho hàng hóa và kho nhà cung cấp.  Phích 1.2 Tên xử lý : Lập hóa đơn Mô tả : Thực hiện cv lập HĐ bán, mua hàng Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0) Các luồng dữ liệu vào : Dữ liệu về hàng mua, hàng nhập Các luồng dữ liệu ra : Hóa đơn bán, mua hàng Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : ngân quỹ Mô tả logic xử lý : Khi yêu cầu mua, nhập hàng được chấp nhận thì nhân viên tiến hành lập hóa đơn thông qua kho Ngân quỹ để QL số tiền bán hàng, nhập hàng Phích 2.1 Tên xử lý : Cập nhật thu chi Mô t