Chuyên đề Xây dựng hệ chương trình quản lý tiền vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam

ính cấp thiết của đề tài Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) - cánh cửa kinh tế Việt Nam đã rộng mở cho sự phát triển hợp tác quốc tế. Như một xu thế tất yếu, ngành tài chính ngân hàng buộc phải phát triển mạnh hơn nữa, cả về số lượng và chất. Khi hội nhập, các khách hàng của hệ thống ngân hàng cũng như bản thân các ngân hàng sẽ được hưởng nhiều cơ hội nhưng thực tế, không ít khó khăn đang chờ đợi ở phía trước vì năng lực cạnh tranh của các ngân hàng thương mại Việt Nam còn yếu, đặc biệt là vốn, nhân lực, công nghệ, quản lý và điều hành, dịch vụ ngân hàng và thị trường. Bên cạnh đó, sản phẩm, dịch vụ của các ngân hàng thương mại còn nghèo nàn, đơn điệu, rườm rà thủ tục, chất lượng dịch vụ thấp. Trên thực tế, các dịch vụ phi tín dụng của ta còn yếu; môi trường kinh doanh tín dụng còn nhiều rủi ro, rủi ro tín dụng và thanh khoản của các tổ chức tín dụng lớn. Một loạt các dịch vụ ngân hàng hiện đại như ngân hàng điện tử, môi giới kinh doanh, nghiệp vụ ngân hàng đầu tư, tư vấn... mới chỉ bắt đầu hoặc đang trong giai đoạn thử nghiệm. Đặc biệt, yếu tố công nghệ ngân hàng rất lạc hậu, chưa thiết lập được hệ thống quản lý rủi ro hữu hiệu, hệ thống thanh toán nội bộ yếu, hệ thống kiểm tra, kiểm toán chưa có hiệu quả, chưa thiết lập được hệ thống quản lý tập trung và hệ thống kế toán- quản lý tài chính phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Điều đáng lo là, hệ thống kế toán còn thiếu minh bạch và không xác định được chính xác tình trạng chất lượng tín dụng cũng như hiệu quả kinh doanh. Như vậy, mối lo về khả năng các ngân hàng nước ngoài sẽ nắm quyền kiểm soát các tổ chức tín dụng bằng cách "hè" nhau mua cổ phần, hùn vốn đầu tư hay liên kết kinh doanh cũng như các tổ chức tín dụng của Việt Nam sẽ bị phá sản do cạnh tranh yếu hoặc không kiểm soát được toàn bộ rủi ro là một thách thức lớn. Techcombank là một trong những ngân hàng đi đầu về công nghệ của Việt Nam với việc đã nối mạng trực tuyến toàn hệ thống với phần mềm Globus. Globus là một hệ thống tin học được sử dụng cho hạch toán, quản trị ngân hàng một cách toàn diện nó có rất nhiều các tính năng ưu việt tuy nhiên khi áp dụng vào Việt Nam sẽ gặp những khó khăn do quy trình gia hạn tương đối phức tạp, việc điều chỉnh lãi suất diễn ra khá thường xuyên. Các tiêu chí phân loại hợp đồng để làm căn cứ tính lãi suất ở Việt Nam cũng thay đổi một cách linh hoạt theo chính sách tài khóa của Ngân hàng Nhà nước. Nhận thức được vấn đề trên, cùng với những định hướng của Thầy Nguyễn Văn Thư em đã lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ chương trình quản lý tiền vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam”. CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN VAY 2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt dộng của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỷ trọng lớn và có tầm quan trọng lớn, vì vậy mục tiêu giảm chi phí, tăng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin đang là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. 2.2 Hệ thống thông tin 2.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiên hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Phân phát Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý dữ liệu, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. a. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (transaction processing system). Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Cấu trúc: Vào - Từ các giao dịch Chương trình - Nhập - Sửa đổi - Tìm kiếm - Sắp xếp - Báo cáo Ra - Báo cáo đơn giản - Người tìm kiếm - Thông tin phản hồi cho người sử dụng. CSDL xử lý giao dịch - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System). Là những hệ thống trợ giúp các họat động quản lý của tổ chức, các họat động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của cá doanh nghiệp trong cùng một ngành công nhiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch. hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. Cấu trúc : Vào - CSDL giao dịch - CSDL ngoài - Yêu cầu thông tin của nhà quản lý Chương trình - Tổng hợp - Lọc - Sắp xếp - Phân tích Ra - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo theo yêu cầu CSDL quản lý - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cá phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đố. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diến. có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. Cấu trúc : Vào - CSDL - Mẫu suy luận - Thao tác dữ liệu Chương trình - Đánh giá phù hợp mẫu - Mô tả động Ra - Khuyến nghị - Lời khuyên CSDL DSS CSDL Tin tức - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược( vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. b. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân loại này thì có các hệ thống: - Hệ thống thông tin tài chính. - Hệ thống thông tin Marketing. - Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất. - Hệ thống thông tin nguồn nhân lực. - Hệ thống thông tin văn phòng. 2.2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng với quan điểm của người mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giao dịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền ở hốc trả tiền ). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đố như một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó như một thực thể cấu thành từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó. Mỗi một người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin trình bày trong giáo trình này. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “ cái gì?”và “để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: cái gì? Ai? ở đâu? Và khi nào? một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc cảu các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. mô hình giải đáp câu hỏi: như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hóa ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vạt lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.3 Quy trình xây dựng chương trình cho hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 các phương pháp thu thập thông tin * Phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức: Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. * Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: - Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. - Các phiếu mẫu sử dụng trong các hoạt động của tổ chức. - Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. * Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dung tới phiếu đièu tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ rang, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: - Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. - Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. - Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thỏa mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng có từ 2 năm công tác trở lên… - Phân thành các nhóm ( Lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và có một số cau hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gủi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhân phiếu. * Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn. Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích. 2.3.2 Mã hóa dữ liệu Mã hóa dữ liệu là một công việc rất cần thiết khi xây dựng hệ thống thông tin. Việc mã hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích : Giúp ta phân biệt, nhận diện các đối tượng Chẳng hạn trong tập tin về khách hàng, nếu mỗi khách hàng được nhận diện chỉ bởi cái tên thì sẽ có khả năng xẩy ra sự nhầm lẫn khi có nhiều khách hàng trùng tên hoặc có nhiều tên hay viết không chính xác tên khách hàng. Do đó cần phải gán cho mỗi khách hàng một thuộc tính định danh, còn gọi là mệnh danh mang tính duy nhất, chẳng hạn như một con số. Mô tả nhanh chóng các đối tượng. Chẳng hạn một tên công ty thường rất dài, khó nhớ và khó viết vì vậy sẽ làm chậm việc nhập mỗi lần làm việc với tên công ty đó. Nếu được vào qua một số ký hiệu ngắn gọn, rồi truy tìm trong bản mã hóa để lấy ra tên đầy đủ của công ty thì sẽ nhanh hơn và chính xác. Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Chẳng hạn trong một tập tên khách hàng ta muốn làm việc với những khách hàng thuộc các tỉnh, thành phố khác nhau. Nếu trong mã hóa có bao hàm những ký hiệu thể hiện khía cạnh phân nhóm trước như vì vậy làm việc với chúng sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng. 2.3.3 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin * Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý: Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá toàn phần - Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá - Dòng thông tin: - Điều khiển: Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đổ.Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ hình dạng của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này.Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Luồng Phích Kho DL Phích Sơ đồ luồng thông tin Xử lý Phích IFD (IFD) Điều khiển Phích Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống * Mô hình hoá logic DFD Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. - Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Nguyên tắc : + Các luồng dữ liệu phải có tên. + Đặt tên chung cho nhiều dữ liệu trên một tuyến. + Mỗi xử lý phải có số liệu. + Các luồng dữ liệu không cắt nhau. + Tên của các luồng xử lý phải là động từ. + Đảm bảo cho xử lý phải có ít nhất một luồng vào và một luồng ra. Luồng vào khác luồng ra Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. 2.4 Lựa chọn công cụ triển khai Sử dụng 2 công cụ là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. 2.4.1 Những tính năng của visual basic 6.0 VB 6.0 là ngôn ngữ lập trình phổ biến được ưu chuộng hiện nay. Nó có các ứng dụng kiểu giao diện với người dùng bằng đồ hoạ nên rất thân thiện, dễ sử dụng. Nó cung cấp các công cụ có sẵn để thực hiện nhiều công việc khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. * Các điều khiển của VB 6.0 VB 6.0 cung cấp một hệ thống điều khiển ActiveX tương đối hoàn chỉnh. Một số điều khiển mới so với các phiên bản trước như Image Combo, Image List... Ngoài những điều khiển được ứng dụng trên máy tính các nhân độc lập, còn những điều khiển dành cho các đề án truy cập dữ liệu trên diện rộng. * Các đối tượng hình thành tập tin Trong VB 6.0 việc lấy ra thông tin của hệ thống tập tin hoặc thi hành các tác vụ trên hệ thống tập tin (ghi vào tập tin hay thay dổi thư mục...) trở nên ngắn gọn hơn nhiều nhờ đối tượng mới File System Object (đối tượng hệ thống tập tin là một phần của VB Scripting Library). Vì vậy nghiên cứu đối tượng này ta có thể chuyển sang viết kịch bản trong Internet Exploer hay IIS để lập trình hệ thống. Các đối tượng của File System Object cung cấp các thuộc tính và phương thức để làm việc với tập tin, thư mục và khả năng làm việc với ổ đĩa của bộ hay ổ đĩa mạng. VB 6.0 khắc phục trở ngại của các phiên bản trước trong việc tạo các điều khiển động là có ít nhất một điều khiển hiện ra trên biểu mẫu và ta có thể tạo ra những cái khác tự động. Với VB 6.0 ta dùng chương trình để tạo điều khiển lúc thi hành chương trình bằng cách sử dụng phương thức Add của tập hợp controls. * Ứng dụng Internet VB có thế mạnh trong việc phát triển ứng dụng trên Internet. Ta có thể dùng VB Scrip để viết các ứng dụng cho Desktop với Internet Explorer. Hơn thế nữa VB Scrip còn có thể dùng ở máy chủ để làm việc với IE. VB 6.0 rất nhạy bén trong việc phát triển các ứng dụng Internet, nó mở rộng khả năng xây dựng các ứng dụng phía máy chủ cho IIS của Microsoft bằng cách giới thiệu đề án với IIS Applications (ứng dụng của IIS). Ngoài ra VB 6.0 còn mở rộng và đơn giản hóa DHTML (ngôn ngữ được tất cả các trình duyệt web sử dụng) bằng cách đưa ra kiểu đề án mới khác ứng dụng DHTML. * Khả năng dữ liệu của VB 6.0 VB 6.0 cung cấp cá đối tượng dữ liệu Active X, Active Data Object – ADO. Trong các phiên bản trước của VB, truy cập dữ liệu thông qua DAO (Đối tượng truy cập dữ liệu – Data Access Object) và RDO (Đối tượng tổng hợp hơn và có thể thay thế các kỹ thuật này. ADO đơn giản, dễ dùng hơn và có tầm hoạt động rộng hơn. Ta có thể dùng ADO để kết nới với cơ sở dữ liệu của một máy để bàn bạc hoặc một máy chủ chứa cơ sở dữ liệu từ xa. Hơn nữa ADO cho phép bạn truy cập nhiều kiểu dữ liệu. Kỹ thuật ADO của VB 6.0 được chứa trong điều khiển dữ liệu ADODC cho phép kết nối với các tập tin cơ sở dữ liệu để bàn hay các máy chủ ODBC trên mạng, hoặc ta có thể tạo một kết nối đến các cơ sở dữ liệu khác. Ngoài ADO, VB 6.0 còn có một bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn. Trình thiết kế môi trường dữ liệu (Data Enviroment) cho phép xem và thao tác dữ liệu trong cơ sở dữ liệu khác nhau. Bởi vì bản thân môi trường dữ liệu là những đối tượng ta có thể sử dụng chúng như một điều khiển dữ liệu hay gắn nó với các điều khiển khác như hộp văn bản hay nhãn. * Khả năng tạo giao diện của VB 6.0 Trình thiết kế Data Enviroment có thể chia sẻ qua nhiều ứng dụng vì vậy ta có thể dễ dàng lập trình trong ứng dụng ràng buộc dữ liệu với mức tái sử dụng cao hơn. Trên thực tế Data Enviroment với khả năng hỗ trợ kéo thả nên việc rằng buộc dữ liệu sẽ nhanh hơn và tiện hơn nhiều so với điều khiển rằng buộc dữ liệu (với điều khiển rằng buộc dữ liệu ta phải buộc từng điều khiển riêng rẽ với nguồn dữ liệu). Như vậy ta thấy rằng VB 6.0 rất mạnh mẽ, có khả năng cho phép làm việc với môi trường dữ liệu và thiết kế nên những chương trình hoàn hảo, giao diện thân thiện dễ sử dụng. 2.4.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mền Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ (Toolbar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi (Nhập/ xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, SQL server, HTML... cũng rất thuận tiện. Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu. Access cũng rất tiện dùng để phát triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những