Chuyên đề Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu khai thác số liệu chấp hành ngân sách nhà nước

; Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ nghiên cứu trình Bộ ban hành hệ thống các chỉ tiêu thống kê thuộc các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ, các biểu mẫu, chế độ thông tin, báo cáo phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của Bộ; Chủ trì phối hợp với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ xây dựng và trình Bộ ban hành hệ thống bảng phân loại thống kê (mã số ) sử dụng thống nhất trong ngành tài chính và quản lý thống nhất các bảng mã ; đầu mối tham gia với bộ, ngành khác trong việc nghiên cứư xây dựng các bộ mã chung trong cả nước. Chịu trách nhiệm về biên soạn, xuất bản Niên giám thống kê tài chính và cung cấp các số liệu, phân tích dự báo tổng hợp Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ triển khai thực hiện quy định của Nhà nước và của Bộ về hoạt động thống kê Tài chính. Chủ trì tổ chức và phối hợp với các đơn vị trong Bộ thực hiện các hoạt động thống kê tài chính (điều tra, báo cáo, tổng hợp, phân tích, dự báo và công bố thông tin…) theo luật định và yêu cầu của Bộ. Chủ trì phối hợp với Trung tâm CSDL tổ chức công tác báo cáo thống kê tài chính định kỳ theo yêu cầu của Bộ. Chủ trì đề xuất và hợp tác với các đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế về trao đổi thông tin, kinh nghiệm và đào tạo về công tác thống kê, phân tích dự báo. Phòng Phát triển ứng dụng công nghệ tin học: Chủ trì hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phụ vụ cho các đơn vị trong khu vực Bộ, các Sở Tài chính; các ứng dụng tin học: Tin học dung chung và tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành; các ứng dụng phục vụ CSDL Quốc gia tài chính ngân sách; ứng dụng phục vụ công tác thống kê tài chính, Trang điện tử và Website tài chính. Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên. Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi, thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học dung chung và các ứng dụng tích hợp giữa các hệ thống trong toàn ngành. Phòng hành chính tổng hợp: 2.5.1. Công tác tổ chức, hành chính: Giúp lãnh đạo Cục trong công tác tổ chức cán bộ và quản lý nội bộ Quản lý văn thư, lưu trữ. 2.5.2. Công tác tổng hợp: Tổng hợp báo cáo hoạt động định kỳ của Cục. Giúp Lãnh đạo Cục điều phối hoạt động chính của Cục theo kế hoạch và đôn đốc thực hiện. 2.5.3. Công tác tài vụ quản trị: Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, thu quỹ tập trung cho toàn bộ các hoạt động hành chính, sự nghiệp của Cục đảm bảo quản lý thu, chi theo đúng chế độ nhà nước quy định. Trực tiếp làm việc với các đơn vị quản lý cấp trên đảm bảo việc cấp phát kinh phí trên cơ sở kế hoạch ngân sách được duyệt, kịp thời phục vụ cho hoạt động cuả toàn Cục, làm báo cáo quyết toàn tháng, quý, năm. Quản lý mọi tài sản của Cục, bao gồm các trang thiết bị, vập tư và tài liệu nghiệp vụ chuyên ngành cũng như các tài liệu tạp chí thông tin khoa học kỹ thuật. Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Cục và đảm bảo mọi công việc có liên quan đến công tác hậu cần. 2.5.4. Công tác đối ngoại: Tổ chức các đoàn ra Thu xếp và theo dõi các buổi tiếp khách nước ngoài của Cục 2.6. Trung tâm Cơ sở dữ liệu: 2.6.1. Xây dựng và vận hành CSDL quốc gia tài chính ngân sách: Chủ trì đưa ra các yêu cầu về nội dung đưa ra các yêu cầu về nội dung dữ liệu và quy trình xử lý khai thác để từ đó phối hợp với các bộ phận trong Cục và các đơn vị liên quan tổ chức xây dựng CSDL quốc gia tài chính ngân sách. Vận hành và quản lý khai thác CSDL quốc gia tài chính ngân sách 2.6.2. Tổ chức thu thập và cập nhật dữ liệu cho CSDL: Tổ chức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin, báo cáo theo yêu cầu quản lý của Bộ. Cung cấp dữ liệu phục vụ công tác Thống kê tài chính.  2.6.3. Quản lý nội dung và biên tập tin cho Trang điện tử nội bộ và Website Bộ tài chính: 2.6.4. Quản lý sử dụng và cung cấp hệ thống bảng phân loại thống kê ( mã số) thống nhất đối với các chương trình ứng dụng và CSDL trong ngành tài chính. Thực hiện cấp mã số trong ngành theo sự phân công của Bộ. 2.6.5. Tổ chức dịch vụ thông tin về tài chính ngân sách: 2.7. Trung tâm Chuyển giao Công nghệ và Hỗ trợ Kỹ thuật: 2.7.1. Triển khai, đào tạo ứng dụng tin học: Tổ chức, thực hiện đào tạo, tập huấn và triển khai các ứng dụng tin học trong ngành tài chính Đề xuất kỹ thuật trong việc triển khai tin học cho các đơn vị địa phương trong hệ thống tài chính. 2.7.2. Hỗ trợ kỹ thuật: Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì các ứng dụng tin học đã triển khai cho các đơn vị. Bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị máy tính trong cơ quan Bộ và các thiết bị do Bộ Tài chính cung cấp cho các đơn vị trong ngành tài chính. Phối hợp với Vụ Tài vụ quản trị trong hoạt động thu hồi, điều chuyển và thanh lý thiết bị. 2.7.3. Dịch vụ cung cấp các ứng dụng tin học: Cung cấp, đào tạo, chuyển giao và hỗ trợ các ứng dụng tin học cho các đơn vị trong và toàn ngành tài chính có nhu cầu. 2.8. Trung tâm Cơ sở dữ liệu dự phòng: Vận hành cơ sở dữ liệu dự phòng: đảm bảo an toàn dữ liệu và chức năng dự phòng của bản sao CSDL quốc gia tài chính ngan sách. Quản trị, vận hành Trung tâm miền nam của Hạ tầng truyền thông ngành Tài chính. Hỗ trợ vận hành các Trung tâm tỉnh của Hạ tầng truyền thông ngành Tài chính tại địa bàn các tỉnh phía nam. Quản trị vận hành mạng nội bộ của Cơ quan đại diện Bộ Tài chính tại TP Hồ Chí Minh. Hỗ trợ các đơn vị Tài chính các tỉnh phia nam (các Sở Tài chính trong việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý tại địa phương. Triển khai, chuyển giao các chương trình ứng dụng của ngành tại địa bàn các tỉnh phía Nam Hỗ trợ sau triển khai các chương trình ứng dụng của ngành tại địa bàn các tỉnh phía nam Tổ chức đào tạo chuyển giao và tham gia các chương trình đào tạo do Cục tổ chức cho các đơn vị thuộc địa bàn tỉnh, thành phố phía nam. Quản lý phòng máy tính “Huấn luyện chuyển giao”. Lập kế hoạch khai thác, đề xuất lãnh đạo Cục phê duyệt để tạo nguồn thu cho Trung tâm. Phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị của Cục tại Hà Nội để thực hiện, tham gia thực hiện các công tác có liên quan đến các đơn vị thuộc địa bàn các tỉnh phía nam. Đầu mối thường trực các mặt công tác của Cục Tin học và Thống kê tài chính đối với các tỉnh thành phố phía nam. 2.9. Tạp chí Tin học Tài chính Chịu trách nhiệm biên tập, xuất bản và phát hành tạp chí Tin học Tài chính với mục đích: + Chuyển tải các thông tin chỉ đạo hướng dẫn điều hành thực hiện các nhiệm vụ trong hệ thống tin học của ngành Tài chính. + Tạo diễn đàn trao đổi nghiệp vụ, kinh nghiệm qua thực tế hoạt động của lĩnh vực tin học trong và ngoài hệ thống; cung cấp thông tin trong và ngoài nước có liên quan tới tiến bộ trong việc ứng dụng tin học vào việc phục vụ trong ngành tài chính, từ đó tư vấn cho các nhà lãnh đạo trong việc hoạch định cơ chế chính sách, cũng như vận dụng vào quá trình quản lý, điều hành thông qua hệ thống tin học tài chính của Việt Nam. + Là cầu nối giữa tin học tài chính với các doanh nghiệp, các nhà đầu tư và tới bộ phận quần chúng có quan hệ trực tiếp và gián tiếp tới hệ thống tin học tài chính (cần thông tin về các lĩnh vực như đầu tư, thuế, doanh nghiệp, bảo hiểm và các dịch vụ tài chính khác). Tuyên truyền, giới thiệu khả năng và mức độ cần thiết ứng dụng tin học tài chính đến với lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội, đồng thời cũng cho thấy những bất cập cần hoàn thiện của hệ thống tin học tài chính. Đối tượng phục vụ của Tạp chí là: + Các cán bộ nghiệp vụ ngành Tài chính. + Các cán bộ lãnh đạo các cấp, ngành Tài chính. + Những đối tượng ngoài ngành bao gồm các doanh nghiệp, các đối tượng nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước, những người quan tâm đến tin học tài chính CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT I. HỆ THỐNG THÔNG TIN: 1. Hệ thống thông tin (HTTT ) và các bộ phận cấu thành HTTT: *Hệ thống thông tin (HTTT ): là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Đích Phân phát Mô hình hệ thống thông tin 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: 2.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thông tin thường sử dụng các công nghệ khác nhau, nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này, có 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS(Trasaction Processing System ): Các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hang, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hang, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System ): Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược, chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần ra, thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Hệ thống chuyên gia ES(Expert System ): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage ): Là những hệ thống thông tin được sử dụng như một sự trợ giúp chiến lược 2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin: Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý trong: Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật: đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dung để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật… 4. Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt: Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cấu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế, thậm chí làm hại cho doanh nghiệp. Tính thích hợp và dễ hiểu: HTTT phải thích hợp và dễ hiểu, thông tin phải thích ứng với người nhận, phải được bố trí hợp lý của các phần tử thông tin. Nếu không sẽ dẫn đến việc tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết. Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng nhu vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. II. PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Phương pháp phát triển HTTT: Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, nó hoà hợp được vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung: Sử dụng các mô hình Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang vật lý khi thiết kế Các công đọan của phát triển hệ thống: Phương pháp này có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm các công đoạn được liệt kê kèm theo: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của hệ thống thông tin đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Gồm những công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình này bao gồm: Thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý ) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs ). Mô hình logic sẽ được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Gồm các công đoạn sau: Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (Vào/ ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về phần này cung cấp các tài liệu như: các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển tử hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Các thành viên của dự án: - Những người ra quyết định Những nhà quản lý Phân tích viên và thiết kế viên Người sử dụng cuối Người sử dụng – thao tác viên Những người sử dụng gián tiếp Các lập trình viên Các hướng dẫn viên 3. Các công cụ mô hình hoá: Sơ đồ chức năng( BFD: Business Function Diagram ): Sơ đồ này nhằm xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin nghiên cứu, nó được bàn tới và làm rõ trong giai đoạn phân tích chức năng: đó là tất cả những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện, mà chưa cần quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. Sơ đồ này cho chúng ta cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện. Sơ đồ này có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. Sơ đồ luồng thông tin(IFD: Information Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thống tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin: Tài liệu - Điều khiển: Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các dạng thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thong tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý…sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Sơ đồ luống dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram ) Sơ đồ luồng dữ liệu dung để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin như trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Tên người / bộ phận phát / nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thong tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0…Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dung kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, sơ đồ mức 1… 4. Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin: Mục đích: Sau khi sử dụng các công cụ phân tích chi tiết hệ thống thông tin hiện tại và đưa ra được câu trả lời cho câu hỏi có tiếp tục phát triển hệ thông thông tin này không? Chúng ta phải tiến hành thiết kế nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống thống tin này cần làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ những giai đoạn trước mà vẫn đảm bảo được những ràng buộc của môi trường. Xây dựng mô hình logic cho hệ thống thong tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có hiểu biết một cách sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức logic và cần am hiểu một cách tinh tế những khái niệm của cơ sở dữ liệu. Cần phải có một phương pháp thực hiện các công việc thiết kế logic một cách có cấu trúc. Việc thiết kế nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin đang thiết kế, nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện. Như vậy, việc phát triển hệ thống thông tin được xác định rõ ràng. Sau đây là các bước của giai đoạn này: 2.0. Thiết kế các giao diện và hội thoại 3.0. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic Hồ sơ dự án Lựa chọn vật mang cho đầu vào / ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo 1.0. Thiết kế biểu mẫu và báo cáo Đầu vào/ ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình Các thực đơn, biểu tượng,…, giao diện và đặc tả hội thoại Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các mẫu Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-R, các đầu vào/ra Các quan hệ đa chủân hoá Các bước của giai đoạn thiết kế HTTT Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào (Inputs). Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình logic. Thiết kế CSDL Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Bao gồm các bước chi tiết sau: Bước 1: Xác định các đầu ra: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra: Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành danh sách, đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác, những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở. + Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các phần tử thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở + Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp (Repeatable) + Ký hiệu (S) là đánh dấu thuộc tính thứ sinh (Secondary) Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1(1.NF): + Chuẩn hoá mức 1(1NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý . + Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF): + Chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộ