Chuyên đề Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng tại Công ty tư vấn xây dựng thuỷ lợi Hà Tây

n vốn còn hạn chế nên ngay lập tức Công ty không thể đồng thời thực hiện ngay việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng nhưng thời gian sắp tới Công ty sẽ từng bước thực hiện việc này . Điều này sẽ tạo nhiều thuận lợi hơn cho Công ty trong việc tìm đối tác làm ăn, tăng uy tín với khách hàng,và điều quan trọng nhất là Công ty tạo được một văn hoá chất lượng, một phương pháp quản lý hiệu quả,khoa học và tạo được những sản phẩm chất lượng cao thoả mãn khách hàng. 2.3. Hoạt động Quản lý chất lượng của Công ty 2.3.1.Về chất lượng sản phẩm của Công ty Do Công ty thực hiện kinh doanh ở nhiều lĩnh vực sản phẩm khác nhau nên trong một khoảng thời gian chưa nhiều tôi chưa thể tìm hiểu một cách đầy đủ về tình hình chất lượng từng mặt hàng của Công ty. Tuy nhiên, chất lượng sản phẩm của Công ty có thể được phản ánh bằng mức độ thoả mãn của khách hàng. Đã có khoảng 18% khách hàng có yêu cầu điều chỉnh sản phẩm, có một số những khiếu nại, phàn nàn. Con số này có sự dao động không nhiều trong những năm vừa qua. Nhưng yêu cầu điều chỉnh này không hoàn toàn do vấn đề chất lượng gây ra mà còn do đặc thù về sản phẩm.Do là lĩnh vực tư vấn xây dựng nên có sự điều chỉnh trong quá trình thi công để phù hợp với những biến động về môi trường và sự biến động của thị trường là điều hết sức bình thường. Bảng 7:Sản lượng và doanh thu năm 2005-2008 (Đơn vị: tr đ) tt Tên sản phẩm Doanh số 2005 Doanh số 2006 Doanh số 2007(dự kiến) Doanh số 2008(dự kiến) 1 Tư vấn lập dự án 200 350 400 500 2 Tư vấn thiết kế 1000 1500 2000 2000 3 Tư vấn khảo sát 200 350 500 500 4 Thi công 1000 900 1500 2000 5 Dịch vụ khác 100 90 100 120 Tổng cộng 2500 3220 4500 5120 Ta thấy rất rõ hoạt động Tư vấn xây dựng luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu các sản phẩm của Công ty. Doanh thu do hoạt động Tư vấn xây dựng đem lại luôn có xu hướng năm sau tăng hơn năm trước. Công ty cũng luôn xác định đây là lĩnh vực hoạt động chủ đạo, là cơ sở và là thế mạnh để Công ty phát triển ngày càng vững mạnh. Do ở đây xin chỉ xem xét vấn đề chất lượng tư vấn xây dựng tại Công ty là chính. Do đặc thù của sản phẩm Tư vấn xây dựng là sản phẩm vô hình, sản phẩm tư vấn không có tiêu chuẩn kĩ thuật, chuẩn mực rõ ràng để thẩm định và nghiệm thu. Sản phẩm mang hàm lượng chất xám cao, đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, có tư duy sáng tạo, có khả năng nắm bắt xu thế và phải có đạo đức nghề nghiệp. Sản phẩm của hoạt động tư vấn không chỉ tác động đến khách hàng mà còn có tính xã hội cao. Mặc dù tư vấn là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Nhưng cũng thấy một số vấn đề, đó là khách hàng phản ánh rằng không có nhiều hình thức để lựa chọn. một số dịch vụ phụ thực hiện chưa thực sự hài lòng như có những hợp đồng chưa đảm bảo đúng thời gian hợp đồng. 2.3.2 Về hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty Hiện nay, Công ty thực hiện hoạt động quản lý chầt lượng một cách có hệ thống, như đã có sự phân chia trách nhiệm với đối với chất lượng sản phẩm. Công ty đã thực hiện một cách có qui trình cụ thể đối với một số hoạt động, tuy nhiên còn chưa đầy đủ và chưa được cụ thể. Có một số văn bản chất lượng đã được xây dựng, nhưng số lượng còn ít, tính cụ thể của qui trình chưa cao. Giám đốc Trưỏng phòng công trình Trưởng phong kỹ thuât Các tổ thi công Sơ đồ 2:Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng *Ban giám đốc : Ban giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất đôi với hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty CP tư vấn xây dựng thuỷ lợi HT. Giám đốc cũng là người kiểm tra chất lượng cuối cùng trước khi giao sản phẩm cho khách hàng và là đại diện cho Công ty chịu trách nhiệm trước khách hàng về đảm bảo chất lượng. *Phòng kĩ thuật: -Chịu trách nhiệm thiết kế xây dựng, thực hiện việc tư vấn với khách hàng về những vấn đề họ quan tâm, thực hiện đánh giá tác động môi trường, khảo sát xây dựng, giám sát thi công, thẩm định hồ sơ dự án, thiết kế,...Các nhân viên phòng kĩ thuật phải chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và ban giám đốc về chất lượng các bản vẽ thiết kế, các kết quả kiểm tra, các thông tin đưa ra với khách hàng *Phòng Công trình: Chịu trách nhiệm giám sát thi công công trình, đảm bảo tiến độ thời gian, giám sát đảm bảo công trình xây dựng đúng kĩ thuật, đảm bảo chất lượng. Nhìn chung Công ty đã ý thức được tầm quan trọng của chất lượng. Tuy nhiên, việc quản lý chất lượng mới chỉ được công ty nhìn nhận ở bề nổi của tảng băng chìm mà thôi. Công ty mới chỉ chú trọng đến vấn đề chất lượng của những hoạt động tác nghiệp, những sản phẩm hữu hình, những thông số kĩ thuật. Còn vấn đề chất lượng dịch vụ, chất lượng quản lý, chất lượng về thời gian lao động,...thì Công ty vẫn chưa coi trọng. Mà trong tình hình cạnh tranh như hiện nay thì chính những yếu tố phần mềm của sản phẩm mới lại là thứ tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Đặc biệt với sản phẩm là tư vấn xây dựng- sản phẩm dịch vụ thì đòi hỏi Công ty cần có sự nhìn nhận lại vấn đề quản lý chất lượng một cách đúng đắn hơn, với tư duy và triết lý hiện đại về quản lý chất lượng. 2.4 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng tại Công ty 2.4.1 Để nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty Trong bối cảnh toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng thêm gay gắt. Khách hàng ngày càng nhiều sự lựa chọn hơn, không chỉ có các Công ty tư vấn xây dựng trong nước mà cả những Công ty nước ngoài. Trong tình hình đó, Công ty phải có được những sản phẩm tốt, tạo được uy tín với khách hàng, dịch vụ tốt thì mới có thể có chỗ đứng trên thị trường.Do đó đòi hỏi xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao năng lực hoạt động quản lý, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín trước khách hàng. Và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 là bộ tiêu chuẩn phù hợp với hoạt động Tư vấn xây dựng của Công ty. Thông qua việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2000 Công ty sẽ có bằng chứng với khách hàng là sản phẩm của họ phù hợp với chất lượng họ cam kết. Khi đời sống ngày càng được nâng cao, khoa học công nghệ ngày càng phát triển thì chất lượng sản phẩm, dịch vụ là yêú tố quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Hơn nữa, Công ty CP tư vấn xây dựng Hà Tây là một công ty mới chuyển từ một Công ty Nhà nước sang công ty Cổ phần, có nhiều sự biến đổi trong nhân sự và với hình thức quản lý, thời gian chuyển đổi chưa nhiều ( mới chỉ có 2 năm) Công ty. Vì vậy việc tạo dựng và khẳng định chỗ đứng trên thị trường hiện nay là một việc làm rất quan trọng. Để làm được điều đó thì Công ty phải đáp ứng được nhu cầu ngày cang cao của khách hàng, lấy được lòng tin của khách hàng. Hơn thế nữa, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tạo ra tính năng động, linh hoạt trong quản lý. Trong môi trường luôn biến động như hiện nay thì tính linh hoạt cũng hết sức quan trọng để Công ty phù hợp với hoàn cảnh, đây cũng là một yếu tố quan trọng tạo dựng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Thực hiện hệ thống ISO giúp Công ty vận hành một cách nhanh chóng do “ làm đúng ngay từ đầu”, tiết kiệm thời gian sửa chữa do mắc sai lầm. Trong thời dại công nghệ thông tin như ngày nay thì yếu tố thời gian là một lợi thế cạnh tranh, đôi khi còn là yếu tố quyết định đến việc Công ty có trúng thầu không, vì trong xây dựng thì đảm bảo đúng tiến độ là cực kì quan trọng. 2.4.2 Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Thực hiện hoạt động quản lý chất lượng theo ISO giúp Công ty làm đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ từng qui trình, phát hiện ngay được khâu nào yếu kém làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Tư vấn. Do đó làm giảm sự lãng phí về thời gian, tiết kiệm nhân lực, vật lực, chi phí để sửa chữa và chi phí kiểm tra cho cả Công ty và khách hàng. Đặc biệt, Tư vấn xây dựng là một lĩnh vực đặc biệt, chỉ sai hỏng ở một chi tiết nhỏ có thể ảnh hưởng tới toàn các bộ khâu sau đó phải thực hiện lại từ đầu, điều này làm ảnh hưởng đến thời gian hợp đồng qui định và rất nhiều chi phí phát sinh. Do đó hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 sẽ làm tăng năng suất, giảm chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặt khác sản phẩm tư vấn là vô hình, do đó một số khâu không thể để sai lầm xảy ra vì nó sẽ làm mất lòng tin của khách hàng vào chất lượng của Công ty, tạo ấn tượng không tốt đối với khách hàng là một tổn thất lớn lao nhất đối với một Công ty Tư vấn. Nhờ sự kiểm soát chặt chẽ trong từng khâu, từng giai đoạn làm việc giúp công việc được thực hiện một cách trơn tru, nhanh chóng, giúp Công ty thu về lợi nhuận cao hơn, đời sống cán bộ công nhân viên trong ty được nâng cao. Điều này làm cho người lao động trong Công ty làm việc hăng hái hơn, hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng được nâng cao. Đặc biệt áp dụng hệ thống quản lý chất lượng còn đề cao tính năng động, sáng tạo của người lao động, tạo điều kiện phát huy sáng kiến cải tiến của công nhân viên trong Công ty, đây là một điểm quan trọng giúp Công ty thoả mãn một cách ngày càng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đây cũng là một động lực cho người lao động trong công việc, và là điểm để Công ty thu hút nhiều nhân lực có trình độ về làm việc tại Công ty. Mà đối với hoạt động tư vấn thì yếu tố nhân lực là yếu tố quyết định đến sức mạnh của Công ty. 2.4.3 Giúp Công ty hoạt động một cách chuyên nghiệp hơn Hiện nay, mặc dù Công ty đã có sự phân công công việc nhưng dường như nhiều công việc vẫn còn bị chồng chéo. Nếu áp dụng thành công hệ thống ISO9001:2000 thì Công ty sẽ có một đội ngũ làm việc một cách chuyên nghiệp hơn, các công việc được phân công một cách rõ ràng, mọi người làm việc có hứng thú, tập trung hơn, không quá bị áp lực vì phải làm cùng lúc quá nhiều công việc. Họ có thể chuyên tâm vào công việc và nhờ vậy công việc sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả công việc cao. Nếu áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 thì các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các yêu cầu tiêu chuẩn, các hướng dẫn công việc, các qui trình thực hiện công việc được văn bản hoá, được đào tạo, hướng dẫn tới từng thành viên. Vì vậy vấn đề chất lượng được toàn thể mọi người trong công ty cùng tham gia. Tạo một thể thống nhất trong Công ty, mọi người cùng làm việc theo mục tiêu chung của Công ty. 2.4.5 Xã hội sẽ có những sản phẩm chất lượng cao Sản phẩm của hoạt động tư vấn không những ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng sản phẩm đó, mà sản phẩm trong lĩnh vực xây dựng còn ảnh hưởng tới cộng đồng, đến xã hội. Do đó khi Công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 sẽ góp phần tạo được những công trình có chất lượng tốt tức là cộng đồng cũng có được lợi ích nhất định. 2.4.6 Cơ sở để Công ty phát triển một cách bền vững Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đòi hỏi Công ty thực hiện một cách có hệ thống, tạo một cơ sở vững chắc để Công ty phát triển một cách bền vững do đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng những sản phẩm chất lượng tốt. Hơn nữa, yêu cầu cải tiến liên tục để sản phẩm phù hợp với nhu cầu luôn thay đổi và ngày càng cao của khách hàng là một yêu cầu quan trọng của bộ tiêu chuẩn. Do đó Công ty sẽ luôn theo kịp được xu thế cạnh tranh trên thị trường và luôn có sự điều chỉnh thích hợp với sự biến đổi của thị trường. 2.5 Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng khi triển khai áp dụng hệ thống QLCL ISO9001:2000 trong hoạt động tư vấn xây dựng tại Công ty 2.5.1 Thuận lợi * Do môi trường bên ngoài Công ty đem lại -Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công hệ thống QLCL ISO9001:2000. Trong lĩnh vực xây dựng cũng đã khá nhiều các doanh nghiệp đã thực hiện áp dụng hệ thống này, và kết quả cho thấy sự chuyển biến sâu sắc trong cung cách quản lý, làm việc và điều quan trọng nhất là tạo được những sản phẩm thực sự chất lượng cao. Công ty CP tư vấn xây dựng thuỷ lợi HT là doanh nghiệp đi sau nên có thể học hỏi kinh nghiệm từ những doanh nghiệp đi trước. Công ty có nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận, thu thấp thông tin, trao đổi kinh nghiệm. - Nhà nước quan tâm nhiều hơn với vấn đề chất lượng. Nhà nước ban hành các tiêu chuẩn Việt Nam, khuyến khích các doanh nghiệp nâng cao chất lượng hiệu quả, áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với loại hình kinh doanh và điều kiện của doanh nghiệp mình. Nhà nước cũng có những cuộc thi nhằm tôn vinh các doanh nghiệp có sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao như: Giải thưởng chất lượng Việt Nam, Giải thưởng hàng Việt Nam chất lượng cao,... Bên cạnh đó thì các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng như Tổng cục TCĐLCL, trung tâm Năng suất chất lượng, các cơ quan quản lý của từng ngành luôn có sự hỗ trợ về thông tin cần thiết giúp các doanh nghiệp tiếp cận một cách nhanh nhất với các bộ tiêu chuẩn. Những yêu cầu của quốc tế về vấn đề chất lượng hàng hoám. dịch vụ. Do đó giúp doanh nghiệp có ứng dụng nhanh, hiệu quả. Ngoài ra, những khoá đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, các buổi hội thảo về vấn đề chất lượng cũng được mở ra giúp doanh nghiệp áp dụng thành công, dễ dàng nhanh chóng hơn và tiết kiệm được những chi phí không cần thiết. Doanh nghiệp có thể trao đổi kinh nghiệm về quản lý chất lượng, được tiếp xúc với những chuyên gia về chất lượng và nhận được từ họ nhiều lời khuyên bổ ích. -Tính cạnh trạnh trên thị trường ngày càng gay gắt, nhất là khi Việt Nam đã gia nhập WTO. Do đó đòi hỏi Công ty phải khắt khe hơn với chính mình thì mới có thể đứng vững trên thị trường. Chính điều đó là một thách thức nhưng cũng là động lực thôi thúc Công ty phải thực hiện việc áp dụng hệ thống QLCL ISO9001:2000 và triển khai thực hiện một cách nhanh hơn. * Do môi trường bên trong Công ty - Ban lãnh đạo trong Công ty đã ý thức được rõ sự cần thiết phải áp dụng hệ thống QLCL ISO9001:2000. Đây là một điều kiện hết sức thuận lợi vì yêu cầu về sự cam kết của lãnh đạo là yêu cầu đầu tiên và hết sức quan trọng, có được sự cam kết của lãnh đạo thì các bước tiếp theo mới có thể thực hiện được. Giám đốc Công ty là người hơn ai hết ủng hộ việc xây dựng hệ thống ISO9001:2000 tại Công ty bởi ông nhận thấy rõ việc áp dụng này đem lại rất nhiều lợi thế và tác dụng to lớn đối với Công ty. -Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý chất lượng tuy chưa được hoàn hảo nhưng đa có sự phân công lao động.Cấp dưới tuân theo sự chỉ đạo của cấp trên, cấp trên lắng nghe ý kiến của mọi người dưới trong Công ty. Điều đó tạo điều kiện dễ dàng khi áp dụng ISO9001:2000. Công ty đã có môt số qui trình được văn bản hoá, có sự kiểm tra chất lượng theo các qui trình đó. 2.5.2 Khó khăn *Khó khăn do bên ngoài Công ty - Việc áp dụng ISO 9001:2000 trong lĩnh vực tư vấn xây dựng còn ít.Mà lĩnh vực tư vấn xây dựng lại đòi hỏi những yêu cầu kĩ thuật cao, tỉ mỉ. Do đó đòi hỏi các chuyên gia tư vấn ISO phải là người hiểu biết khá sâu sắc không những chỉ là những kiến thức về chất lượng mà còn phảicó kiến thức khá vững chắc về qui trình xây dựng nói chung và kiến thức về các hoạt động tư vấn xây dựng nói riêng. Nhưng hiện nay ở Việt nam các chuyên gia tư vấn chất lượng còn có nhiều hạn chế trong vận dụng tốt nghiệp vụ chuyên môn vào công việc thực tế của doanh nghiệp để triển khai một cách đúng đắn và hiệu quả. Các tư vấn chưa đi sâu vào thực tế nội dung hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp nên việc đưa ra các qui trình hoạt động chưa được thực sự cụ thể. -Mặc dù Nhà nước đã chú trọng tới việc đào tạo những cán bộ về chất lượng nhưng số lượng đào tạo còn ít, chưa đủ đáp ứng yêu cầu của đất nước. Hơn nữa, trong quá trình đào tạo thường chỉ chú trọng đào tạo về lý thuyết, ít thực tế nên dễ rơi vào tình trạng rập khuôn máy móc theo lý thuyết. Đội ngũ tư vấn chưa thực sự đủ mạnh, thiếu kinh nghiệm, chia tách theo cơ chế thị trường. - Các tài liệu hướng dẫn, tra cứu do các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng còn ít các mô hình, ví dụ cụ thể minh hoạ nên còn khó khăn cho các doanh nghiệp có cái nhìn một cách rõ ràng và thực tế hơn khi đối với trường hợp áp dụng vào doanh nghiệp của mình. - Lĩnh vực tư vấn xây dựng là lĩnh vực dịch vụ nên khó đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. * Khó khăn do bên trong Công ty - Người lao động trong Công ty chưa nhận thức rõ hoặc là hiểu sai về ISO, họ chỉ coi đó đơn giản là một chứng chỉ các công ty khác có thì chắc Công ty mình cũng dễ dàng có được mà thôi. Nhưng thực tế để đạt được những yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 là cực kì khó khăn. Vì vậy nếu tồn tại tư duy chủ quan thì không thể thực hiện thành công được. - Sự quản lý chưa thực sự hiệu quả thể hiện ở chỗ chưa thực sự có sự liên kết một cách chặt chẽ giữa các các bộ phận phòng ban, thường phòng ban nào thực hiện đúng nhiệm vụ của mình nhưng khi các phòng ban khác có yêu cầu cung cấp thông tin liên quan trợ giúp thì thường thiếu tính hợp tác. - Về thị trường: Công ty chưa thực sự chủ động tìm kiếm khách hàng. Khâu nghiên cứu thị trường, marketing còn chưa được chú trọng. Dịch vụ khách hàng còn kém, chưa có ý thức và chính sách chăm sóc khách hàng. - Về lao động trong Công ty thì còn thiếu cán bộ chuyên môn về chất lượng, thường mới chỉ là những người trực tiếp làm công tác kĩ thuật kiêm luôn quản lý các vấn đề chất lượng nên thiếu sự chuyên nghiệp trong công tác chất lượng, chưa có được cái nhìn tổng quát các vấn đề chất lượng trong toàn Công ty, mới chỉ có cái nhìn ở bộ phận mình mà thôi, và như vậy trọng lượng và uy tín của họ nhiều khi không được coi trọng, gây khó khăn cho công tác quản lý chất lượng. - Trang thiết bị trong Công ty nhiều cái đã lạc hậu, cần mua sắm thêm để nâng cao hiệu quả làm việc và để đáp ứng được yêu cầu của hệ thống. Từ những khó khăn và thuận lợi trên cho thấy Công ty có rất nhiều điều kiện để áp dụng thành công hệ thống QLCL ISO9001:2000 tuy nhiên trước mắt Công ty phải khắc phục những khó khăn của mình. CHƯƠNG III: CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG ISO 9001:2000 TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY 3.1 Lên kế hoạch để tiến hành các bước thực hiện ISO9001:2000 Với 15 bước trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000 có thể chia làm 4 giai đoạn và thời gian thực hiện như sau: Dự kiến thời gian thực hiện từ 1/9/2007 đến 8/2008: -Giai đoạn chuẩn bị:Từ bước 1 đến bước 3(thời gian 2 tuần) - Giai đoạn lập kế hoạch: Từ bước 4 đến bước 8 ( thời gian 6 tuần) - Giai đoạn áp dụng : Từ bước 9 đến bước 12( thời gian 32 tuần) - Giai đoạn chứng nhận: Từ bước 13 đến bước 15( thời gian 4 tuần) Sơ đồ 3: KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH ÁP DỤNG HTQLCL ISO 9001:2000 bước Năm 2007 Năm 2008 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Các bước để thực hiện ISO 9001:2000 là: *Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị: 3.1.1. Bước 1: Cam kết của lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất của Công ty phải cung cấp bằng chứng( bằng văn bản cụ thể) về sự lãnh đạo của mình đối với việc xây dựng và quản lý hệ thống chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống đó bằng cách + Truyền đạt cho Công ty về tầm quan trọng của của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định. + Giám đốc Công ty phải tổ chức một cuộc họp để cho mọi người trong Công ty thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng ISO và Công ty sẽ quyết tâm xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng đó. Và tất cả nhân viên của Công ty đều có tác động đến chất lượng, đến việc thực hiện dự án này, mọi người đều phải hiểu, thực thi và duy trì qui trình này. + Lãnh đạo Công ty phải xác định và thành lập văn bản về: Chính sách chất lượng. các mục tiêu và thể hiện sự cam kết của của lãnh đạo đối với quá trình chất lượng(phải xác định Công ty phải làm gì để đáp ứng khách hàng, trong đó thu thập những ý kiến phản hồi của khách hàng). + Chuẩn bị các nguồn lực sẵn sàng cho dự án này. Để thực hiện được thì Công ty cần có sự phân tích tình hình quản lý hiện tại và đưa ra định hướng phát triển tương lai trong hoạt động tư vấn xây dựng của Công ty. Dự kiến hoạt động cam kết của lãnh đạo sẽ được thực hiện trong tuần đầu tiên của kế hoạch xây dựng ISO 9001:2000 trong hoạt động tư vấn. 3.1.2. Bước 2: Thành lập ban chỉ đạovà chỉ định người đại diện lãnh đạo Công ty phải thành lập ban chỉ đạo ISO và phải cử ra người lãnh đạo phụ trách vấn đề chất lượng. Người này có trách nhiệm roc ràng để duy trì và phát triển không ngừng hệ thống chất lượng để đáp ứng các yêu cầu của ISO 900. Người này cũng có trách nhiệm định kì báo cáo với lãnh đạo về tình trạng chất lượng và phải giới thiệu để mọi người biết để tìm gặp các vấn đề liên quan đến chất lượng.Cụ thể tại Công ty là Giám đốc Công ty. Dự kiến ban ISO của Công ty gồm: Giám đốc Công ty (ông Phùng Minh Lượng)- trưởng ban ISO, Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp(ông Nguyễn Viết Sản), Trưởng phòng kĩ thuật(ông ), Trưởng phòng kinh doanh(ông), trưởng phòng công trình (ông ). Ban ISO có nhiệm vụ: -Lập chính sách chất lượng - Lập kế hoạch tổng thể dự án ISO - Lựa chọn nhà tư vấn -Phân công công việc thực hiện dự án cho các bộ phận -Theo dõi kiểm tra dự án Với người đứng đầu phụ trách vấn đề có các nhiệm vụ: - Thường trực việc triển khai dự án -Xác định, phân phối nguồn lực triển khai cho dự án -Tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ -Làm công tác đôi ngoại về các vấn đề chất lượng: liên hệ các tổ chức tư vấn ISO, các cơ quan quản lý Nhà nước về chất lượng, liên hệ học hỏi kinh nghiệm với các công ty đã xây dựng thành công ISO9001,... - Là cầu nối giữa lãnh đạo với ban chỉ đạo ISO và toàn thể nhân viên liên quan đến hoạt động tư vấn xây dựng trong Công ty. Hoạt động này được thực hiện song song với bước 1 của dự án ISO9001,ngay trong tuần đầu tiên của dự án. 3.1.3. Bước 3 :Lựa chọn nhà tư vấn Ở Việt Nam,Các tổ chức áp dụng ISO hầu hết phải thuê tư vấn. Tư vấn. Tư vấn sẽ cho công ty biết phải làm những gì để đạt được những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO9001:2000.Vì vậy Công ty phải lựa chọn nhà tư vấn thích hợp với Công ty mình. Tư vấn là người lên kế hoạch những việc mà Công ty cần làm, hướng dẫn cách thức làm và Công ty phải thực hiện những công việc cụ thể đó. -Ban chỉ đạo cần tìm nhà tư vấn phù hợp với Công ty của mình. Hiện nay có rất nhiều tổ chức tư vấn trong nước và quốc tế. Công ty có thể tham khảo trên mạng, báo chí, các cơ quan Nhà nước về QLCL hoặc theo lời giới thiệu của các doanh nghiệp đã áp dụng ISO9001. -Khi tổ chức tư vấn được mời về Công ty, dựa trên tình hình thực tế của Công ty thì họ sẽ đưa ra cách thức làm thế nào để đạt được những yêu cầu của hệ thống QLCL ISO 9001:2000 sao cho tiết kiệm được thời gian, chi phí, nguồn lực cho Công ty, và những lợi ích, hiệu quả mà hệ thống này đem lại. Thời gian dự kiến thực hiện bước 3 sẽ trong vòng 2 tuần. * Giai đoạn 2:Giai đoạn lập kế hoạch 3.1.4. Bước 4:Lên kế hoạch sơ bộ Công ty cần lên kế hoạch tổng quát quá trình áp dụng : thời điểm bắt đầu áp dụng, những công việc tiến hành thứ tự như thế nào, thời gian tiến hành trong bao lâu - Dự định sẽ tiến hành xây dựng hệ thống QLCL ISO9001:2000 vào ngày 1/9/2007 và quá trình xây dựng đến khi dành được chứng chỉ là 11 tháng. -Các công việc chia làm 15 bước : Bước 1 đến bước 3 : chuẩn bị(2tuần) Buớc 4 đến 8 : Lập kế hoạch(6 tuần) Bước 9 đến 12: Áp dụng(6 tháng) Bước 13 đến 15: Chứng nhận(1 tháng) Bước 4 này được thực hiện ngay trong tuần đầu tiên của giai đoạn 2 3.1.5. Bước 5: Đào tạo nhận thức Đào tạo nhận thức là một bước hết sức quan trọng, nó quyết định đến việc thành bại của dự án cũng như tiến độ thực hiện dự án. Khi công nhân viên trong Công ty hiểu được cái hay, cái đúng và tầm quan trọng của việc xây dựng ISO9001:2000 đối với sự phát triển của Công ty và của chính bản thân họ trong đó như thế nào thì việc thực hiện mới có thể thành công được. -Công ty cần phải đánh giá nhu cầu đào tạo: mọi người trong Công ty hiện nay rất cần hiểu rõ về hệ thống QLCL ISO9001:2000 này như thế nào, trình tự thực hiện công việc để đạt được điều đó và họ đóng vai trò, trách nhiệm gì trong việc thực hiện mục tiêu chung đó.Do qui mô công ty nhỏ, lượng nhân viên không nhiều do đó Công ty có thể tổ chức đào tạo tập trung do chuyên gia đến trực tiếp đến giảng dạy. Hoặc có thể lựa chọn hình thức đào tạo theo hình cây: ban chỉ đạo được đào tạo sau đó họ sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp những người cấp dưới mình. - Đánh giá đào tạo:Các tiêu thức đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo dựa trên cơ sở: + Phản ứng của người được đào tạo với nội dung đào tạo, qui trình đào tạo. + Kiến thức thu lượm được qua chương trình đào tạo. + Những thay đổi hành vi nhờ chương trình đào tạo Bước đào tạo nhận thức sẽ được thực hiện trong vòng 2 tuần đầu tiên của giai đoạn 2. 3.1.6.Bước 6: Khảo sát hệ thống hiện có Công ty sẽ phải thực hiện một cuộc khảo sát đánh giá thực tế đối với tất cả các công việc hiện có của Công ty liien quan đến hoạt động tư vấn xây dựng. Công việc này được giao cho trưởng mỗi bộ phận, sau đó sẽ được báo cáo lên giám đốc. Những báo cáo này đòi hỏi phải trung thực thì hoạt động đánh giá mới thực sự hiệu quả. Mục đích của cuộc khảo sát là xác định xem Công ty đang làm gì, đã làm được gì,... để chuẩn