Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng

u trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ - Trường dữ liệu (field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. - Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. - Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu. - Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn thường dùng: + Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language) + Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example) - Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể thức có thể sử dụng được. Nhìn chung báo cáo là những dữ liệu được tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đa ra dưới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình. - Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để kết nối các bảng: + Mô hình phân cấp. + Mô hình mạng lưới. + Mô hình quan hệ. 2.2.1.2 CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ: Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu câu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1 . Lập kế hoạch đánh gia yêu cầu. 2. Làm rõ yêu cầu. 3. Đánh giá khả năng thực thi. 4. Báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 3. Nghiên cứu hệ thống thực tại. 4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp . 5. Đánh giá lại tính khả thi. 6. Thay đổi đề xuất dự án. 7. Báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ xản sinh ra, nội dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhâp vào. Gồm các công đoạn sau: 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2. Thiết kế sử lý 3 . Thiết kế các luồng dữ liệu vào. 4 . Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 5 . Hợp thức hoá cho mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hinh logic đó. Mỗi giải pháp là một mô phác hoạ của mô hình vật lý ngoài. ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: 1. Xác định các dàng buộc tin học và các giang buộc tổ chức. 2. Xây dựng các phương án của giải pháp. 3. Đánh giá các phương án của giải pháp. 4. Báo cáo các giai đoạn đó. Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài. Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Gồm những công đoạn chính sau: 1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 2. Thiết kế chi tiết các giao diện. 3. Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá. 4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5. Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: tin học hoá hệ thống thông tin.Các công đoạn chính của giai đoạn này gồm: 1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 2. Thiết kế vật lý trong 3. Lập trình 4. Thử nghiệm hệ thống. 5. Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống: đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1. Lập kế hoạch cài đặt. 2. Chuyển đổi. 3. Khai thác và bảo trì. 4. Đánh giá. 2.Phương án giải quyết Trong thời đại ngày nay, thông tin kinh tế là vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà cần phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó, hệ thống mới phải cơ chế kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ. Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 2.2.2 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.2.2.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp 2.2.2.2 NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lí kinh doanh. Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng. Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt. Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu.. Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan. Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả. 2.2.3 GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.3.1.YÊU CẦU VỚI CÁC MODUL NHẬP ĐẦU VÀO. Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải: Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa. - Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu. Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu. Tổ chức thông tin khoa học, lưu trữ hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật, tiết kiệm bộ nhớ. 2.2.3.2 YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL TRA CỨU. Tra cứu phải rõ ràng. Tốc độ xử lý nhanh. Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác. 2.2.3.3.YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL BÁO CÁO. Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị. Các mẫu báo cáo phải được thiết kế phù hợp với từng yêu cầu, đảm bảo tính nhất quán, giúp người tra cứu có được thông tin đầy đủ không có thông tin thừa. Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được. Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh. Đảm bảo tính bảo mật, tính an toàn của báo cáo, ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan, không theo quy định của hệ thống. 2.2.3.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI MODUL HƯỚNG DẪN TRỢ GIÚP Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ. Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống. 2.2.4 TÍNH KHẢ THI VÀ KHẢ NĂNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG. Phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị tham gia hoạt động kinh doanh trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Nhìn chung, việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao. Về mặt tổ chức: Việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự. Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho việc chương trình hoá. Về mặt tài chính: Hệ thống không đòi hỏi kinh phí xây dựng vì đây là đề tài thực tập tốt nghiệp của sinh viên. Về mặt thời gian: Hệ thống không bị giàng buộc về thời gian bởi đây là chương trình thử nghiệm chưa đưa vào hoạt động. Hơn nữa, hệ thống cũ đã và đang có thể đáp ứng được tình hình kinh doanh của đơn vị. CHƯƠNG III : XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH NGUYỄN HOÀNG 3.1 NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN - Những vấn đề về quản lý. Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều người cũng nhưư nhiều mục đích quản lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời. - Sự thay đổi của công nghệ. Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng được những thành tựu công nghệ mới đó. -Sự thay đổi sách lược chính trị. Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới sự ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi người quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình. Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng . Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. Công ty máy tính Nguyễn Hoàng kinh doanh các loại máy tính nhưng với phương pháp thủ công bằng các phiếu xuất nhập, giấy tờ , sổ sách . Chính vì vậy cần có hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho phù hợp. Nhược điểm của phương pháp thủ công Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. Nếu mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được. Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3.2 CHỨC NĂNG CƠ BẢN NHẤT CUA HỆ THỐNG Dữ liệu vào: Dữ liệu vào là thông tin về nhà sản xuất, khách hàng , hàng hóa, nhân viên.Dữ liệu vào còn là các hóa đơn bán hàng thủ công nay được chuyển đổi thanh thao tác nhập liệu vào hóa đơn xuất Các thiết bị nhập dữ liệu vào là máy tính cụ thể là bàn phím và phần mềm quản lý bán hàng máy vi tính . Thông tin ra: Thông tin ra là các báo cáo về các loại hàng hóa còn lại trong kho , nhân viên bán hàng. Doanh thu tính theo ngày…Chương trình cung cấp khả năng tìm kiếm tên hàng hóa , nhân viên . Vì vậy rất thuận tiện để tìm hàng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào bằng Microsoft Office Access, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý bằng các query , report của chương trình Microsoft Office Access Thời gian xử lý tương đối nhanh vì cơ sở dữ liệu của công ty con tương đối ít. Nhân viên xử lý chỉ cần thành thạo tin học văn phòng vì chương trình đã dựng sẵn chỉ thực hiện theo các nút. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế là các report , form đều để ở dạng mở chưa khóa nên người sử dụng không chú ý sẽ thay đổi được giao diện của chương trình , nặng hơn nữa là cả phần code của chương trình đó chính là các query Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu của bài toán khá hoàn chỉnh nếu muốn nâng cấp phần mềm hoàn toàn có thể dùng cơ sở dữ liệu cũ cho các ngôn ngữ mạnh hơn như VB chẳng hạn Sơ đồ chức năng QUẢN LÝ BÁN HÀNG Cập nhật Chứng từ Báo cáo Tìm kiếm Hệ thống 3.3 SƠ LƯỢC CÁCH TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS Hiện nay, Microsoft Access là hệ cơ sở dữ liệu cú nhiều ưu điểm nhất. Trong Access cú 7 loại cụng cụ: Tables, Query, Forms, Reports, Macros, Moduls, Pages. Ta thường xuyờn dựng bảng vỡ bảng là nơi chứa dữ liệu. Bảng là một tập hợp nhiều bản ghi, mỗi bản ghi gồm cú nhiều trường. Cỏc bản ghi phải được liờn kết với nhau để ta truy cập cỏc mẩu tin cú liờn quan. Như vậy, ta phải biết thiết kế một cỏch cú Logic để cỏc bảng cú mối liờn hệ với nhau. Bạn gừ tờn vào File Name rồi Click vào nỳt Create. Cửa sổ Database bạn tạo sẽ cú hỡnh dạng như sau: Từ Menu Start chọn Program/ Microsoft Access, trong Access bạn chọn Menu File, chọn New Database. Hộp thoại New sẽ hiện ra, bạn chọn Blank database và Click OK, cửa sổ hiện ra : Trong hỡnh trờn, Table đang được chọn, trước khi tạo cỏc Table bạn vào Menu Tools, chọn Options, hộp thoại Option xuất hiện: Bạn chọn Tab Datasheet. Trong mục Default Font, bạn chọn kiểu và Cỡ chữ. Chọn Apply rồi OK Cách tạo bảng : Muốn tạo một bảng trước tiờn bạn phải phỏc hoạ cấu trỳc của nú, trong bảng cú bao nhiờu Field, cú tờn là gỡ? Kớch thước và kiểu dữ liệu của từng Field, Field nào là Field khoỏ. Field khoỏ là gỡ? Với bất kỳ hai mẫu tin trong Table thỡ Field của hai mẫu tin này sẽ cú giỏ trị khỏc nhau. Nếu bạn vụ ý nhập trựng với giỏ trị đó cú thỡ mỏy sẽ bỏo lỗi và yờu cầu bạn nhập lại. Một bảng gồm cú cấu trỳc ba cột như sau: Cột Field Name: Dựng để khai bỏo tờn trường. Cột Data Type: Mụ tả kiểu dữ liệu của vựng. Cột Description: Dựng để ghi chú - Cách tạo mối liên hệ giữa các bảng Để tạo mối liờn hệ giữa cỏc bảng, bạn chọn Tool/ RelationShips, cửa sổ Show Table xuất hiện . Bạn Click để chọn cỏc bảng cần tạo mối liờn hệ, mỗi lần chọn bạn Click vào nỳt Add, bảng vừa chọn sẽ cú mặt ở trong cửa sổ RelationShips, ta tiến hành liờn kết như sau: Vớ dụ: Bạn Click chuột vào MaHD ở bảng Hoadon và Drag chuột đến trường cú tờn MaHD ở bảng ChitietHD cho đến khi xuất hiện hỡnh chữ nhật thỡ nhả chuột. Bạn Click chọn mục Enforce Refcrential Integrity, rồi chọn tiếp Cascade Update Related Field, rồi chọn mục Cascade Delete Related Field, và click vào nỳt Create. Cứ tiếp tục như vậy ta tạo cho cỏc bảng khỏc. Cuối cựng ta sẽ cú cửa sổ kết nối như hình dưới gồm 10 thực thể và mối quan hệ giữa chúng Muốn huỷ bỏ hay sửa đổi mối quan hệ mà bạn tạo ra, bạn đưa trỏ chuột vào sợi dõy nối hai bảng và bạn Click chuột phải thỡ sẽ xuất hiện Menu hai mục như sau: Edit RelationShips: Giỳp bạn quy định lại cỏch quan hệ như trờn nếu cần chỉnh sửa quan hệ. Delete: Cắt đứt mối quan hệ giữa hai bảng mà bạn đó tạo ra trước đú. - Khái niệm một số liên kết 1@N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. + Khả năng chọn liên kết Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết. + Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất