Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu được nhập vào. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lùa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phưong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này phải đưa ra được hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác, cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc chuyển đổi này cần được thực hiện với những va chạm Ýt nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.1. Khảo sát hệ thống 2.1.1. Các phương pháp nghiên cứu hệ thống Phương pháp hộp đen: Được sử dụng khi biết đầu vào, đầu ra nhưng không biết rõ hoặc không thật sự quan tâm tới Cấu trúc của hệ thống. Với mỗi đầu vào thuộc một tập hợp đã xác định trước, ta sẽ nhận được đầu ra tương ứng. Việc nghiên cứu hệ thống là quá trình phân tích nhằm làm rõ quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Một kỹ thuật được áp dụng là mượn tạm Cấu trúc của một hệ thống khác có hoạt động tương tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầu vào, đầu ra tương tự để từ đó có thể rót ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệ thống hiện tại. Phương pháp mô hình hoá : Được sử dụng rộng rãi để nghiên cức hệ thống. Các bước chính cần thực hiện: Nghiên cức sơ bộ hệ thống; Lập mô hình hệ thống; Xử lý, thử nghiệm mô hình; Thực hiện điều hành; Phương pháp tiếp cận hệ thống: Mét trong những kĩ thuật thường dùng là phân rã hệ thống thành các phân hệ có kích thước nhỏ hơn có quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Mặt khác, cũng cần nghiên cứu hệ thống ở dạng mở, có nghĩa là đặt nó vào trong một hệ thống khác lớn hơn nó, chứa nó. 2.1.2. Khảo sát hệ thống 2.1.2.1. Khảo sát sơ bộ Việc khảo sát sơ bộ diễn ra trên ba phạm vi, khảo sát về công việc chức năng, khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng dữ liệu, cách thức lưu trữ dữ liệu, khảo sát về người sử dụng trong hệ thống. Các thông tin dữ liệu thu thập được phải đầy đủ, có tính thực tiễn và tính hệ thống. 2.1.2.2. Khảo sát chi tiết Mục tiêu là thu thập các thông tin, dữ liệu để có thể giúp cho nhóm chuyên gia về toàn bộ các thao tác đang được thực hiện trong hệ thống. Với mỗi phân hệ trong hệ thống cần phải đánh giá được mức độ cần thực hiện, xác định được các chi phí, tìm ra những giải pháp tối ưu về kĩ thuật, tài chính và thời gian. Các vấn đề cần xem xét chi tiết: Nghiên cứu những ứng dụng của hệ thống trong các lĩnh vực. Xem xét lại các nguồn thông tin đã thu được và lập kế hoạch khảo sát thêm. Phân tích dữ liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu. Nhiệm vụ của phân tích viên là phải xác định xem mỗi đối tượng có ý nghĩa gì đối với hệ thống, thông tin chứa trong nó có cần thiết đối với hệ thống hay không và có thể cấu trúc hoá để lưu trữ trên các phương tiện tin học hay không. 2.2. Phân tích hệ thống Mục đích chính của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm được điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. 1.0 X¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu hÖ thèng 2.0 CÊu tróc ho¸ yªu cÇu 3.0 T×m vµ lùa chän gi¶i ph¸p Hå s¬ dù ¸n X©y dùng kÕ ho¹ch HTTT LÞch ph©n tÝch HT, yªu cÇu dÞch vô cña hÖ thèng. Ghi chÐp pháng vÊn kÕt qu¶ kh¶o s¸t quan s¸t c¸c mÉu C¸c yªu cÇu hÖ t hèng M« t¶ vª HT hiÖn t¹i vµ HT míi M« t¶ vª HT míi ChiÕn l­îc ®Ò xuÊt cho HT míi C¸c b­íc cña giai ®o¹n ph©n tÝch hÖ thèng Công cụ mô hình hoá 1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) : Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của IFD : - Xử lý : Xử lý thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu : Thủ công Tin học hoá Tin häc ho¸ - Dòng thông tin : - Điều khiển - §iÒu khiÓn Tµi liÖu -Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mòi tên chỉ hướng. -Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Thời điểm Nguồn Xử lý Đích Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý... sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: Phích luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu, Phích xử lý. Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu Tên tài liệu: Mô tả : Tên IFD có liên quan : Vật mang : Hình dạng : Nguồn : Đích: Phích luồng thông tin có mẫu Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan : Vật mang : Chương trình hoặc người truy nhập : Phích kho chứa dữ liệu Loại thứ ba : Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả : Tên IFD có liên quan : Phân ra thành các IFD con : Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Phích xử lý LuồngPhích PhÝch Kho dữ liệuPhích PhÝch Sơ đồ luồng thông tin Xử lýPhích PhÝch IFD Điều khiểnPhích PhÝch Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống. 2- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lưu trữ dữ liệu , nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì. CÁC KÝ PHÁP DÙNG CHO SƠ ĐỒ DFD : Nguồn hoặc đích : Yếu tố bên ngoài biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào Tªn ng­êi/ bé phËn ph¸t/nhËn th«ng tin Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chức năng. Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp. Trong thực tế thông tin nghiệp vụ có thế được vận chuyển qua các công văn giấy tờ và bằng các phương tiện vận chuyển truyền thông nhưng các dòng dữ liệu và tên được gắn cho chúng phải ra được thông tin lôgic tương ứng chứ không chỉ là tên các tài liệu vật lý. TÖp d÷ liÖu Tªn tiÕn tr×nh xö lý Tªn ng­êi/bé phËn ph¸t/nhËn tin Tiến trình xử lý : là quá trình biến đổi thông tin Tiến trình xử lý Kho dữ liệu: thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tin trên đĩa. Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chỉ tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0 Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1... Các phích lô gíc Giống như phích vật lý, phích lô gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích lô gíc. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. -Mẫu phích xử lý logic Tên xử lý Mô tả Tên DFD liên quan : Các luồng dữ liệu vào : Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả logic của xử lý: Phích xử lý logic Tên luồng : Mô tả : Tên DFD liên quan : Nguồn : Đích : Các phần tử thông tin : Phích luồng dữ liệu Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép : Phích phần tử thông tin Tên kho: Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các xử lý có liên quan : Tên sơ đồ Cấu trúc dữ liệu có liên quan : Phích kho dữ liệu Tên tệp: Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các phần tử thông tin : Khối lượng (Bản ghi, ký tù): Phích tệp dữ liệu Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý lô gíc trên phích xử lý Ngôn ngữ này chứa các động từ như: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện... Các phép toán số học và lô gíc thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: 1.Tiếp theo (Sequence) 2.Nếu...thì... 3.Nếu...thì...Nếu không thì... 4.Trong khi mà... 5.Cho đến khi 6.Câu phức hợp Bắt đầu...Kết thúc. 7.Theo các trường hợp Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế. Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do..., Các phép toán số học và lô gíc thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu 1.Tiếp theo (Sequence 2.If...Then... 3.If...Then...Else 4.While...Do... 5.Repeat...Until... 6.Câu phức hợp Begin...End. 7.Case...Of Một sè quy ước và quy tắc liên quan tới DFD 1.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2.Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể chỉ tạo ra một luồng duy nhất. 3.Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau 5.Tên cho xử lý phải là một động từ. 6.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối việc phân rã DFD 7.Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiểm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 8.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. 9.Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. 10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. 11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có thêm nhiều phần mêm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT Động Tĩnh Vật lý IFD ( Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích vật lý. Lô gíc DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống. Các phích lô gíc 2.3. Thiết kế hệ thống 2.3.1. Thiết kế lôgíc C¸c b­íc cña giai ®o¹n ph©n tÝch hÖ thèng 1.0 ThiÕt kÕ biÓu mÉu vµ b¸o c¸o 2.0 ThiÕt kÕ c¸c giao diÖn vµ héi tho¹i 3.0 ThiÕt kÕ CSDL l«gic Hå s¬ dù ¸n C¸c dßng d÷ liÖu, c¸c m« h×nh E-R, c¸c MÉu b¸o biÓu Lùa chän vËt mang cho ®Çu vµo/ra, khu«n d¹ng c¸c biÓu MÉu vµ b¸o c¸o §Çu vµo/ra, c¸c m« h×nh d÷ liÖu, m« h×nh tiÕn tr×nh C¸c thùc ®¬n, biÓu t­îng, giao diÖn vµ c¸c ®Æc t¶ héi tho¹i C¸c dßng dl, kho dl, s¬ ®å e-r, c¸c ®Çu vµo/ra C¸c quan hÖ ®a chuÈn ho¸ Sản phẩm đưa ra của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống. Việc thiết kế lôgíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới. Cách tiếp cận như vậy bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó sẽ được nhập vào và lưu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ được thực hiện. Phương pháp sẽ thiết kế các bộ phận HTTT mới theo trật tự sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. Với mỗi nhiệm vụ trên cần bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lôgic. 2.3.1.1. Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin ra Bước1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT( Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chóng ) Bước2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra đó. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khái danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong mét danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF) Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong mét danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắc cầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF Công việc 5: Mô tả các tệp Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên. Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân. Bước3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra mét CSDL Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước4:Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định khối lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Bước5:Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mòi tên hai chiều, nếu có quan hệ một – nhiều thì vẽ hai mòi tên về hướng đó. Biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp: 2.3.1.2. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hoá Phương pháp này có một số khái niệm cơ bản: Thực thể: Trong mô hình lô gic dữ liệu được dùng để biểu hiện những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Vấn đề quan trọng là phải hiểu khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng chứ không phải là một đối tượng riêng biệt. Liên kết: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết Liên kết loại Một – Mét (1@1): Mét lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Liên kết loại Một – Nhiều (1@N): Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết duy nhất một lần của thực thể A. Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@N): Mét lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. 2.3.1.3. Thiết kế lôgíc xử lý Các khái niệm cơ sở: Sự kiện: Việc thực thi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác. Đồng bé: một điều kiện lôgíc kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc. Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởi sinh. Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một công việc. Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc. Kết quả có chung một bản chất như sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện một công việc khác. Do đó, phần thiết kế xử lý lôgíc chỉ bàn đến các mô hình Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu một Mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ sản sinh các đầu ra hay không, Mặt khác nó phát triển một phần lôgíc xử lý để tạo các thông tin ra. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải được cập nhật thường xuyên đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. 2.3.2. Thiết kế Vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lùa chọn ở giai đoạn trước đây. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: Phân tích viên lùa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Thiết kế chi tiết vào/ra Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dùa vào những yếu tố vào/ra này. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá. Mét HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in Ên báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữ liệu...Thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm. Chính bằng cách thông qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá. + Giao tác bằng tập hợp lệnh. + Giao tác bằng các phím trên ban phím. + Giao tác qua thực đơn. + Giao tác dùa vào các biểu tượng. Chương 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY TNHH HANOTEX. Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu công ty TNHH Hanotex. -Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống là các loại chứng từ: Bộ chứng từ giao hàng, Tờ khai xuất nhập khẩu, Bản đăng ký định mức thực tế sản xuất... §Çu vµo ( Inputs ) cña hÖ thèng lµ c¸c lo¹i chøng tõ: Bé chøng tõ giao hµng, Tê khai xuÊt nhËp khÈu, B¶n ®¨ng ký ®Þnh møc thùc tÕ s¶n xuÊt... -Nguồn ( Sources ) của hệ thống: Nguån ( Sources ) cña hÖ thèng: Bên trong : Bộ phận xuất nhập khẩu Phân xưởng sản xuất Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Bên ngoài : Khách hàng ( Bên thuê gia công ) Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp ) -Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp đồng được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) lµ c¸c b¸o c¸o vµ hå s¬ thanh kho¶n hîp ®ång ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých hoÆc cËp nhËt vµo kho d÷ liÖu. -Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệ thống §Ých ( Destination ) lµ c¸c bé phËn cã nhu cÇu th«ng tin tõ hÖ thèng Bên trong: Giám đốc Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận kế toán tài vụ Bên ngoài: Hải quan Khách hàng Bạn hàng -Kho ( Storage ) là nơi lưu giữ dữ liệu. Kho ( Storage ) lµ n¬i l­u gi÷ d÷ liÖu. Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ được thu thập trong suốt quá trình từ khi nhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống và các kho dữ liệu đã lưu trữ từ trước, đưa ra kết quả, chuyển kết quả tới đích hoặc các kho dữ liệu. -Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập khẩu của công ty. Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý xuÊt nhËp khÈu cña c«ng ty. Những vấn đề về quản lý: Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lượng hàng gia công ngày càng lớn, lưu lượng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lưu trữ ngày càng phức tạp. Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học, tuy vậy vẫn cần một lực lượng đông đảo để quản lý các hoạt động xuất nhập khẩu. Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấp trong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độ quản lý cũng khác nhau. Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhập khẩu mặt hàng gia công: Yêu cầu tự động hoá việc lưu dữ dữ liệu. Kiểm tra thường xuyên và đột xuất. Sù thay đổi của công nghệ: Sù ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử. Sù ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu tư – gia công tự động. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu công ty TNHH Hanotex. Khảo sát hệ thống Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu bắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công. Giới thiệu bài toán: Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các “Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thương nhân nước ngoài. Những điều khoản tiêu biểu trong một Hợp đồng gia công hàng may mặc xuất khẩu: Thoả thuận giữa Bên thuê gia công – Thương nhân nước ngoài và Bên nhận gia công – Công ty Việt Nam ( Hanotex) 1.Bên công ty Việt Nam nhận sản xuất hàng may mặc xuất khẩu cho bên thuê gia công. Bªn c«ng ty ViÖt Nam nhËn s¶n xuÊt hµng may mÆc xuÊt khÈu cho bªn thuª gia c«ng. 2.Hàng hoá gia công sẽ được đề cập trong các Phụ lục hợp đồng: Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Đơn giá, Tổng trị giá, thời hạn giao nguyên phụ liệu và thời hạn giao hàng. Hµng ho¸ gia c«ng sÏ ®­îc ®Ò cËp trong c¸c Phô lôc hîp ®ång: Tªn hµng, Ký m· hiÖu, Sè l­îng, §¬n gi¸, Tæng trÞ gi¸, thêi h¹n giao nguyªn phô liÖu vµ thêi h¹n giao hµng. 3.Bên thuê gia công giao hồ sơ chứng nhận nguyên phụ liệu trước khi tàu cập cảng. Và gửi nguyên phụ liệu cho bên nhận gia công theo điều kiện C.I.F Bªn thuª gia c«ng giao hå s¬ chøng nhËn nguyªn phô liÖu tr­íc khi tµu cËp c¶ng. Vµ göi nguyªn phô liÖu cho bªn nhËn gia c«ng theo ®iÒu kiÖn C.I.F Bên nhận gia công có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến công ty mình và hạch toán SX – KD theo chế độ quy định của Việt Nam. Nguyên phụ liệu do bên Thuê cung cấp bao gồm cả %hao phí thống nhất trong bản định mức. 4.Bên thuê cung cấp cho Bên nhận Mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình... Bªn thuª cung cÊp cho Bªn nhËn MÉu, pattern, b¶ng phèi mµu, quy tr×nh... Bên nhận có trách nhiệm may đúng quy định bên Thuê đã đưa ra. Bên nhận thông báo cho bên thuê biết số lượng nguyên phụ liệu thiếu thừa so với P