Chuyên đề Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

hủ tục gắn vào form hay report đó cũng sẽ di chuyển theo Tạo hàm theo ý mình: VB có thể tạo hàm theo ý mình để tính những giá trị theo những công thức hay qui trình phức tạp Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB có thể giúp phát hiện lỗi của người dùng, hiện những lỗi thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự động sửa lỗi Tạo và điều khiển các đối tượng : VB cho phép điều khiển tất cả các đối tượng trong CSDL và cả bản thân CSDL nữa Xử lý bản ghi : có thể dùng VB để lần lượt xử lý từng bản ghi trong một tập hợp nào đó Truyền tham số đến các thủ tục: VB cho phép truyền tham số tới các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm tham số. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG 2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt. Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2.2.2 Luồng thông tin vào. Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 2.2.3 Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 2.2.4 Quy trình quản lý. Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ . 2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau : + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. + Lập sổ sách báo cáo. 2.3.2 Cập nhật thông tin động. Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. 2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết. 2.3.4 Lập sổ sách báo cáo. Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ. 2.4 Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau. 2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển. 2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể. Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này. 2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào. 2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau. 2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án. Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2.5.2 Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý. Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau: 2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin. Đây là giai đoạn phức tạp vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu: Kế hoạch công việc Kế hoạch thời gian Kế hoạch nhân lực Kế hoạch tài chính Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện Danh mục các sản phẩm cần thu được 2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường. Gồm có 2 môi trường cần xem xét: + Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý. Xu thế của ngành. Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh… + Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,… Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội dụng tìm hiểu bao gồm: Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những mục tiêu nào? Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất. Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến. Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý. Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu. Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết). 2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin. 2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh. 2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu. Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1- Xác định yêu cầu. 2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin. Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin. 2.5.3 Phân tích chức năng 2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng - Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp. Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức. - Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm: + Tên chức năng + Mô tả về chức năng + Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra + Sơ đồ liên kết chức năng 2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức. Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện. Ký hiệu sơ đồ BFD: + Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ). + Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng. 2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó. 2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin. Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới. Chúng bao gồm: Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong. Khách hàng Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong Giám đốc Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong Lập báo cáo tài chình Báo cáo Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong Hồ sơ khách hàng Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh Hoá đơn bán hàng Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp. Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu. Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1 Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy 2.5.4 Thiết kế tổng thể. Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công. Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây: + Thiết kế logic + Thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế vật lý trong * Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin. + Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu, mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin. + Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật. * Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp đặt chi tiết. + Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài. + Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin, bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra. + Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống. * Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả. Thiết kế vật lý trong gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin + Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. + Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình. + Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống. 2.5.5 Thiết kế chi tiết. + Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. + Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính. + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu. + Chạy thử chương trình. + Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình. 2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau: + Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó. + Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế. + Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy. + Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức. * Mã hoá dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Một số phương pháp mã hoá cơ bản: + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. + Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. * Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu. Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được. Vì người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt. Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra: Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau: + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc tính. Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp. - Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở. - Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. - Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. + Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. + Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc Z phụ hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. + Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính. Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại để tạo ra chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó. Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể. Những tệp nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó. Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. * Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể. Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó. Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực thể có trong tổ chức. Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… được các nhà quản lý nói tới. Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp đồng, nhận xét… Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể. Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng trang mô tả hoạt động của tổ chức. Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau. Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể. Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ với thực thể khác thì chưa đủ. Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ. Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định được qua các bước trên. - Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh. - Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên trong và các thuộc tính của nó nếu có. Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực thể thuộc quan hệ đó. - Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối. Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu. Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt độn