Chuyên đề Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn Việt Nam

ô nhỏ Giám đốc Phó giám đốc P. Điều hành sản xuất P. Kinh doanh P. Tài vụ P. Nội chính Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa Giám đốc Phòng tài vụ Phòng nội chính Phòng tổng hợp Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng điều hành SX Phòng giám đốc kinh doanh Phòng giám đốc sản xuất 6 Một số phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phân xưởng, tổ sản xuất: a Phương pháp tương tự: Là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trước, nay có những yếu tố tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp tranh luận để xác định sự tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp để xác định sự tương tự là sự phận loại các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn như: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ…) tính đồng nhất về các chức năng quản trị được tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là khuynh hướng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi. b Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phương pháp khoa học được phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này có thể chia ra làm 3 giai đoạn: - Giai đoạn 1 là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định những kết quả những tình chất nguyên tắc của cơ cấu. - Giai đoạn 2 là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy. Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận. - Giai đoạn 3 là xác định các đặc trưng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều lệ, nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn này thường xảy ra 2 trường hợp sau: + Trường hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiêm cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó người ta biểu thị cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện. + Trường hợp 2: Là trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới. Trong trường hợp này sẽ diễn ra các bước trình tự như sau: Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hướng dẫn của cơ quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy này. Kết quả thực hiện bước một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị. Bước 2: Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy. Nội dung cơ bản của bước này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức năng và chưong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng như quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy. Bước 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao. Trên đây là hai phưong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phương pháp và nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất.Nhưng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phương pháp đó mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra những cách, những phương pháp phù hợp nhất. 7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay: Chúng ta có thể nói một câu rằng:”Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất tiền nhưng nó lại làm ra tiền “.Với trọng trách như vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng biến động và phát triển đi lên. Đất nước Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự đào thải của cơ chế thị trường mà lý do chủ yếu cũng chỉ gói gọn trong ba chữ “không hợp lý”. Thời gian qua mới chỉ là bước đầu của sự đào thải, cơ chế thị trường này sẽ còn tiếp tục đào thải nếu không thích ứng, không phù hợp. Mà thực tế các doanh nghiệp hiện nay hầu hết bộ máy quản lý cồng kềnh, tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số công nhân viên là cao từ 20% đến 25%, trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế. Với tình hình này các doanh nghiệp, để có thể tồn tại đựơc trong cơ chế mới như hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưỏng, tổ sản xuất của mình sao cho gọn nhẹ về số lượng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công nhân viên xuống còn 10% là hợp lý, và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy không bao giờ được nghĩ là xong mà phải ngày càng hoàn thiện nó cho nó hoàn mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại.Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ maý doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. PHần II Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty in công đoàn I. Lịch sử hình thành và một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của công ty đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: 1 Sự ra đời và phát triển của Công ty in Công Đoàn: Công ty in công đoàn trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, nguyên là nhà máy in lao động. Thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc để in Báo Lao Động và các tài liệu sách báo, văn kiện cho tổng liên đoàn. Năm 1966 công ty đã được Tổng liên đoàn cho phép đầu tư hai máy in cuốn để in baó bằng nguồn viện trợ của Tổng Cảng Hội Trung Quốc, nhưng đến năm 1972 do Đế Quốc Mĩ mở rộng chiến tranh phá hoại miền Bắc, thực hiện ném bom B.52 vào Hà Nội, Hải Phòng và một số khu vực công nghiệp. Trước tình hình đó công ty được sơ tán tạm thời về Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc. Thời kỳ này công ty gặp nhiều khó khăn về mọi mặt máy móc, kỹ thuật, trang thiết bị và phương tiện vận tải. Vì vậy chất lương in không cao, số lượng trang in, sản phẩm làm ra bằng ký thuật đơn giản, màu sắc chưa phong phú. Năm 1994 Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam có quyết định số 466/ TLĐ ngày 14/5/1996 phê duyệt luận chững kinh tế, kỹ thuật đầu tư mở rộng công ty và theo quyết định 3988/ QĐ - UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 10/9/1997 về việc đổi tên xí nghiệp in Công Đoàn thành công ty in Công Đoàn, được giao toàn quyền tự chủ sản xuất kinh doanh có trụ sở chính của công ty là 191 Tây Sơn - Đống Đa - Hà nội. Đầu tiên chỉ là đơn vị sản xuất in ấn, kinh doanh thì phụ thuộc vào cơ chế bao cấp. Nay chuyển sang cơ chế mới tuy vẫn thuộc Tổng liên đoàn Lao Động nhưng công ty phải tự hạch toán kinh doanh. Và cạnh tranh để có sự tín nhiệm với khách hàng và đứng vững trên thị trường. Vì trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên còn hạn chế và trang thiết bị còn lạc hậu nên công ty đã mạnh dạn vay vốn của nhà nước để đàu tư đổi mới trang thiết bị áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho các công nhân viên, cán bộ. Với sự phấn đấu không ngừng công ty đã có đủ khả năng in ra những sản phẩm đạt được chất lượng cao, đa dạng và phong phú về thể loại và chất lượng. Năm 1993 Công ty có hơn 70 người thì đến nay có 176 người người thuộc các phòng ban và công nhân trực tiếp sản xuất. Số đầu sách tăng bình quân là 18,8%/ năm. Doanh thu thu năm 1993 là 2.415.070.000 VNĐ thì đến năm 2000 doanh thu của công ty là 13.809.900.361 VNĐ. Từ thực tế đó cho thấy công ty in Công Đoàn đã có hướng đi đúng đắn, tạo cho mình một vị trí quan trọng trong môi trường kinh tế thị trường hiện nay, phục vụ tốt cho nhu cầu thị trườngtạo được công ăn việc làm ổn định và thu nhập cho cán bộ công ty. Đồng thời còn thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị xã hội của tổng công đoàn liên đoàn và nhà nước. 2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty: Công ty in Công Đoàn là một doanh nghiệp nhà nước cho Tổng Liên Đoàn Lao Động đầu tư và quản lý với tư cách là chủ sở hữu. Mục tiêu chủ yếu của công ty là gia công in ấn các loại văn hoá phẩm phục vụ cho công tác tư tưởng văn hoá xã hội. Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh, giải quyết mọi quan hệ lợi ích của công ty, người lao động và xã hội. Nhiệm vụ cơ bản của công ty là xây dựng và hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các mặt hàng đã được đăng ký nhằm đạt hiệu quả cao. Sau đây là một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật, lao động của công ty in Công Đoàn Việt Nam. 2.1 Đặc điểm về Lao Động – Trình độ kỹ thuật. Nhân tố con người luôn được công ty coi trọng đặti ưu tiên hàng đầu vì con người vừa là nguồn lực, vừa là mục tiêu phát triển công ty. Đảm bảo số lượng, chất lượng lao động trong công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao được công ty xác định là nhiệm vụ hàng đầu Với tổng số lao động là 176 người trong đó nam là 106 người chiếm 60% và nữ là 70 người chiếm 40%. Trong đó có 18 người trình độ đại học chiếm 10,3%, trung cấp 70 người chiếm 40% và còn lại là tốt nghiệp phổ thông trung học. Số lao động gián tiếp là 43 người chiếm 24% tổng số lao động công ty. Bậc thợ trung bình của công nhân trong công ty là 4/7 Biểu1: Sự phận bổ lao đông trong công ty Năm Tổng số Trình độ Bậc thợ Đại học CĐ - TC Nam Nữ SL % SL % 2 3 4 5 6 7 2000 105 70 18 10,3 70 40 15 20 20 20 8 4 2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất: Quy trình công nghệ Chế bản In offset, Tipo Đóng sách Quy trinh công nghệ của công ty qua nhiều công đoạn phức tạp, chính vì vậy việc nâng cao chất lượng sản phẩm phải chú ý đi vào từng khâu của quá trình sản xuất làm như vậy mới đáp ứng được nhu cầu của khách hàng bằng chiến lược sản phẩm. Phấn đấu hạ giá thành trên cơ sở đạt đến hiệu quả và độ uy tín cao của công ty. Bởi quá trình sản xuất phải qua hiều công đoạn phức tạp nên công ty phải xắp xếp có một mặt bằng sản xuất hợp lý với tổng diện tích 2500 m2 trong đó. - Một dãy nhà 3 tầng đặt 6 máy in. Tầng 2 đặt văn phòng, tầng 3 dùng làm kho dự trữ. - Kho nguyên vật liệu. - Phân xưởng in - Một hệ thống điện với biến áp 250 Kw riêng - Một ô tô phục vụ cho công tác, hai ô tô chở báo - Hệ thống xử lý rác. Như vậy ta thấy rằng cơ sở vật chất tương đối đầy đủ đảm bảo không gian lao động, bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường khá tốt. Tuy nhiên máy móc thiết bị trên dây chuyền vẫn chưa được đồng bộ đã cũ lạc hậu (hầu hết đều đã khấu hao hết hoặc nửa giá trị). Các máy móc được nhập chủ yếu từ cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Trung Quốc được sản xuất từ những năm 1980 và đã được qua sử dụng khi mua về. Bảng kê khai thác máy móc của công ty in Công Đoàn TT Tên thiết bị Số mẫu SL Khuôn khổ Năm SX Nước SX Ghi chú I 1 2 3 4 Máy in -Máy in cuốn Toshiba -Máy in rời Speedmaster -Máy in 8 trang -Máy in 4 trang 4 5 1 1 1 1 3 3 91 x 34,8 72 x 102 42 x 64 39 x 27 1982 1982 1980 1982 Nhật Đức Nhật Nhật Cũ Cũ Cũ Cũ II 1 2 3 Chế bản -Máy phơi -Máy sấy -Máy vi tính 2 1 1 72 x 100 1983 1983 Nhật + Đức Việt Nam Cũ Mới III 1 2 3 4 5 6 Đóng sách -Máy sén giấy -Máy gấp stalth -Máy đóng thép -Máy khâu chỉ -Máy sén 3 mặt -Máy vào bìa nhiệt 3 1 4 1 1 1 1.500 mm 64 x 84 36 x 26 1992 1994 1994 1996 Đức + TQ TQ TQ TQ TQ TQ Cũ Cũ Mới Mới Mới Mới Qua danh mục thiết bị máy móc trên của công ty cho thấy tất cả đều đã cũ , vậy mà tất cả các sản phẩm Báo Lao Động, sách khác vẫn đạt chất lượng cao và chính xác về thời gian đó là những cố găéng của công ty. Trong các loại sách báo tạp chí,.. Sản lượng trang in vẫn đạt trên 3 tỷ trang 1 năm. Mặt khác , công việc in đòi hỏi chính xác về thời gian mà công ty có trang thiết bị đã cũ sản xuất từ nhiều năm nay do đó tình trạng hỏng hóc đã khó tránh khỏi. Cho nên việc đảm bảo chắc chắn cho vấn đề sản xuất là chưa đạt yêu cầu. 3 - Phương thức tổ chức sản xuất của công ty in công đoàn . Trước đây trong cơ chế cũ công ty chủ yếu thực hiên jnhiệm vụ in sách báo, tạp chí,... phục vụ cho nhu cầu của tổng liên đoàn lao động Việt Nam. Các chỉ tiêu in ấn đều do cấp trên giao cho, công ty không phải đi tìm nguồn công việc và bạn hàng. Nhưng kể từ khi chuyển đổi nền kinh tế công ty chuyển sang là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, công ty phải đi tìm nguồn hàng các mối quan hệ giữa ban hầng cũ không đơn thuần chỉ là mối quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc tổng liên đoàn mà giừ đây là giữa các đơn vị tổ chức hạch toàn độc lập với nhau nên yêu cầu kết quả, hiệu quả kinh doanh đặt lên hàng đầu. Mặt khác trong một số năm trở lại đây, sự cạnh tranh trong nghành in cũng diễn ra gay gắt từ những đòi hỏi trên công ty đã có chủ trương đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn, tổ chức sản xuất hợp lý hơn ít tốn kém, thất thoát không có sự chồng chéo luôn hoạt động theo một dây chuyền ngắn gọn, giảm chi phí trong sản xuất và vận chuyển.Công ty có 3 phân xưởng chính và một kho thành phẩm để phục vụ sản xuất. 3.1 Phân xưởng chế bản: Phân xưởng này có tầm quan trọng rất lớn, đây là khâu đầu tiên của quá trình in, công việc của phân xưởng đòi hỏi đọ chính xác cao và tỷ mỉ. Mộu mã sản phẩm cuối cùng phụ thuộc chủ yếu vào công việc chế bản, phân xưởng này quản lý hai phòng nhỏ đó là: + Phòng vi tính : Có nhiệm vụ chế bản in trên máy tính, dà soát, kiểm tra, sắp xếp theo đúng kích cỡ, rồi cho vào máy laze. + Phòng bình bản : Sắp xếp lại mẫu mã sau khi sửa chữa và rời bình lên tờ giấy can theo đúng khuôn khổ, sản phẩm của giai đoạn này được phơi trên bản kẽm. 3.2 Phân xưởng in : Sau khi có được bản mẫu từ phân xưởng chế bản đưa sang, phân xưởng n cá nhiệm vụ in ấn ra hàng loạt sản phẩm thông qua hai phân xưởng nhỏ. + Phân xưởng TOSHIBA + Phân xưởng máy mầu. 3.3 Phân xưởng sách: Là phân xưởng có số lao động đông nhất chiếm 40 % lao động trong công ty. Là phân xưởng thực hiện công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm hoàn thiện và đóng gói. Công ty thực hiện hợp đồng dài hạn từ các đối tác: - Sách của nhà xuất bản lao động Sản phẩm hoàn thiện và đóng gói Công ty thực hiện hợp đồng dài hạn từ các đối tác: - Sách của nhà xuất bản lao động - Sách của nhà xuất bản Hà Nội - Sách của nhà xuất bản y học - Sach của nhà xuất bản Giáo dục - Sách của nhà xuất bản Kim Đồng - Sách của nhà xuất bản Mỹ Thuật Sản phẩm chủ yếu của Công ty năm 2000 đạt trên 3,5 tỷ Trong đó: Tập sau 10% Văn hoá phẩm 10% Sách và sách giáo khoa 20% Báo các loại 60% Các sản phẩm chi tiết mà Công ty in công đoàn đã và đang sản xuất theo những hợp đồng dài hạn STT Tên sản phẩm Số lượng Khổ Số mẫu Số trang Số trang in (13x19) 1 Báo lao động 42.500 tờ 41 x 54 4/1 8 64 Quảng cáo, Báo xuân Lao động 42.000 27 x 39 4/1 112 488 2 Báo văn nghệ trẻ 12.000 27 x 39 4/1 24 96 3 Báo Nông thôn ngày nay 12.000 27 x 39 4/1 12 48 4 Báo người làm vườn 14.000 27 x 39 2/2 12 80 5 Tạp chí BHLĐ 6.000 19 x 27 2/2 40 80 6 Tạp chí công đoàn dầu khí 2000 19 x 27 4/2 40 80 7 Tạp chí công đoàn xây dựng 2000 19 x 27 4/2 40 64 8 Tạp chí kiểm soát 7000 19 x 27 4/1 32 809 9 Tạp chí thanh tra 25.000 19 x 27 2/2 40 80 10 Tạp chí dân vận 6000 19 x 27 2/2 40 80 11 Tạp chí người Kinh Bắc 4000 19 x 27 2/2 60 120 12 Tạp chí người Xứ Lạng 4000 19 x 27 2/2 40 80 13 Tạp chí khuyến nông TW 2000 19 x 27 2/2 40 120 14 Tạp chí khuyến nông HP 2000 19 x 27 1 36 72 15 Tạp chí VH các dân tộc 4000 19 x 27 2/2 24 48 16 Tạp chí khuyến nông Hà Tây 8000 19 x 27 2/2 44 88 17 Tạp chí BHYTế 12000 19 x 27 2/2 44 64 18 Tạp chí nghiên cứu giáo dục 12000 19 x 27 2/2 32 56 19 Tạp chí sinh viên 3000 19 x 27 2/2 28 64 20 Tạp chí Đại học 3000 19 x 27 2/2 32 96 21 Tạp chí kiến trúc 6000 19 x 27 2/2 48 72 22 Tạp chí dân số nghệ an 1000 19 x 27 2/2 36 40 23 Tạp chí lý luận thông tin 5000 19 x 27 1 20 48 24 Tạp chí tuổi xanh 5000 19 x 27 2/2 24 72 25 Tạp chí Hàng Hải 8000 19 x 27 2/2 36 48 26 Tạp chí Y Tế Dự phòng 1000 19 x 27 2/2 29 24 27 Tạp chí Dinh Dưỡng 15000 19 x 27 2/2 12 48 28 Báo văn hoá 5.500 27 x 39 4/1 12 48 4. Một số kết quả hoạt động sản xuất của Công ty Với số vốn 60.000 USD đồng thời trong thời gian vừa qua công ty đã đầu tư mua thêm số máy in mới hiện đại công ty đã nhanh chóng tổ chức sản xuất có hiệu qủa, đội ngũ công nhân đã hoàn toàn làm chủ được thiết bị máy móc công nghệ tiên tiến. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty một số năm gần đây như sau. Đơn vị. 1000 Chỉ tiêu Năm 1998 1999 2000 1. Sản lượng (trang) 2000.000 3000.000 3.200.000 2. Doanh thu (đ) 7.937.214 12.123.778 13.809.900 3. Chi phí (đ) 7.721.300 11.686.804 13247707 4. Thuế (đ) 20.850 75.881 106.821 5. Thuế thu nhập doanh nghiệp 39.405 152940 196.767 6. Lợi nhuận 115.913 436.973 562.193 Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty (năm 1998 – 2000) II. Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty in công đoàn. 1. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty đang áp dụng Tổ chức khoa học bắt nguồn từ việc chọn kiểu cơ cấu quản lý cho phù hợp với yêu cầu đối tượng quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và năng suất lao động của lao động quản lý. Giám đốc Phó giám đốc P. Tổ chức P. Kế hoạch P. Kỹ thuật P. Kế toán PX. Chế bản PX. In PX. Gia công Kho thành phẩm Phòng Vi tính PX ToShiBa Phòng bình bản PX Mầu Tổ sách 1 Tổ sách 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý củ công ty in Công đoàn Qua sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty in Công Đoàn là một cơ cấu theo kiểu trực tuyến – Chức năng. Thực hiện chế độ một thủ trưởng và trách nhiệm cáo nhân. Cụ thể trong ban lãnh đạo của Công ty có một giám đốc và phó giám đốc . Dưới giám đốc và phó giám đốc là các trưởng phòng, phó phòng ban chức năng. Quản đốc phân xưởng tổ chức bộ máy của doanh nghiệp theo nguyên tắc khép kín gọn nhẹ không có phòng ban trung gian. Hiện nay kiểu cơ cấu này phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty có tăng cường mối quan hệ giưã hệ thống quản lý và hệ thống được quản lý, từ đó các thông tin nhanh chóng được xử lý. Chính xác kịp thời đáp ứng được yêu cầu của sản xuất kinh doanh liên tục hiệu quả, năng suất cao. Bộ máy chỉ huy điều hành sản xuất của công ty in Công đoàn. - Ban lãnh đạo Công ty chỉ có một giám đốc là người chịu mọi trách nhiệm trước nhà nước và cấp trên, là người đại diện cho công ty về mặt các hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác giám đốc là người có quyền cao nhất ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giám đốc phân công của phần công việc từng mặt quản lý cho các phòng ban. Hoặc thông qua các phòng ban đưa ra mệnh lệnh xuống các phân xưởng thông qua các quản đốc. Dưới giám đốc là các phòng ban kết hợp với giám đốc để đưa ra những quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra và chỉ đạo việc thực hiện các tiến độ sản xuất, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Các phòng ban. Có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhưng không có quyền quyết định đến nhau. 2. Các phòng ban chức năng của Công ty in Công Đoàn 2.1. Phòng tổ chức hành chính a. Cơ cấu của phòng Phòng tổ chức bao gồm 3 người chiếm 5,8% trong tổng số cán bộ công nhân viên của công ty. Trong đó có 1 trưởng phòng 1 phó phòng và 1 nhân viên. b. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Phòng tổ chức – hành chính. Là một bộ phận tham mưu cho giám đốc với những chức năng nhiệm vụ. - Quản lý, tuyển dụng và đào tạo lao động trong Công ty thi nâng bậc thợ, bậc lương thực hiện Công ty thi đua khen thưởng. - Xây dựng và quản lý định mức lao động, quản lý đơn giá sản phẩm, quản lý quỹ tiền lương. - Tham mưu giúp giám đốc trong việc xây dựng bộ máy quản lý đề bạt cán bộ, tổ chức sản xuất. - Xây dựng nội quy, quy chế đối với người lao động Thực hiện các mặt đời sống của công nhân như y tế, bảo hiểm. c. Tình hình bố trí và sử dụng lao động của phòng Chức năng S lượng Trình độ Thời gian công tác (năm ĐH CĐ Tcấp < 5 5 á 25 > 25 -Trưởng phòng 1 1 0 0 1 - Phó phòng 1 0 1 0 1 Nhân viên 1 0 0 0 1 Tổng số 3 1 1 0 2 1 Quản lý trên ta thấy rằng số lao động của phòng (3 người) chủ yếu từ thợ bậc cao và thời gian công tác lâu năm đảm nhận mà thông qua trường lớp, nghiệp vụ quản lý nào. Do vậy đây là vấn đề mà ban lãnh đạo Công ty cần lưu ý bởi đây là phòng đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn nghiệp vụ quản lý. Công ty cần phải đưa nhân viên của phòng học nâng cao. 2.2. Phòng kế hoạch Phòng kế hoạch: Gồm 10 người chiếm 17,5% tổng số lao động của Công ty. Trong đó gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên. b. Chức năng nhiệm vụ của phòng Phòng kế hoạch là một bộ phận giúp giám đốc công ty thực hiện nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Do nguyên nhân vật liệu trên cơ sở khả năng của Công ty và đáp ứng của thị trường để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Phòng kế hoạch có các chức năng nhiệm vụ: - Phòng kế hoạch là nơi trực tiếp quan hệ với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm. - Có nhiệm vụ xác định và ban hành các tiêu chuẩn về chất lượng và ra các định mức về vật tư xây dưngj kế hoạch, bảo dưỡng máymóc thiết bị, kho tàng cho các bộ phận sản xuất đồng thời phải theo dõi quá trình sản xuất. - Phòng kế hoạch phụ trách 3 phân xưởng sản xuất chính của Công ty và mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh Công ty. - Điều độ sản xuất đúng tiến độ - Trình giám đốc của phương án kế hoạch sản xuất. - Tìm nguyên vật liệu trên thị trường cung cấp cho quá trình sản xuất của Công ty. c. Tình hhình bố trí và sử dụng cán bộ trong phòng Việc bố trí và sử dụng cán bộ của phòng như vậy là phù hợp và sát với chức năng nhiệm vụ của phòng không có sự chồng chéo trong công việc. Trong thời gian qua phòng và các nhân viên trong phòng hoạt động có hiệu quả trong việc tìm thị trường cũng như bạn hàng từ đó góp phần chung vào quá trình tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty d. Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng Chức năng S.L Chuyên môn Trình độ T.gian công tác (năm) ĐH CĐ T. Cấp < 5 5 á 25 > 25 Trưởng phòng 1 Kinh tế 1 1 Phó phòng 1 Kỹ thuật 1 1 Nhân viên 8 KT – KT 3 5 1 1 1 Cộng 10 5 5 1 3 1 Qua khảo sát nhận thấy công nhân viên trong phòng phần lớn nhân viên thuộc đội ngũ lao động trẻ năng động trong công tác phản ứng nhanh nhậy trước biến động nhu cầu của thị trường kết hợp với trưởng phòng và phó phòng có kinh nghiệm lâu năm và trình độ chuyên môn từ đó nhận thấy phòng có khả năng thực hiện mọi nhiệm vụ và chức năng của mình. c. Mối quan hệ của phòng kế hoạch * Mối quan hệ dọc Phòng kế hoạch phải thường xuyên báo cáo với ban lãnh đạo trực tiếp báo cáo với giám đốc về việc xây dựng kế hoạch sản xuất cũng như những khó khăn trong việc cung ứng nguyên vật liệu để ban lãnh đạo kịp thời có những biện pháp xử lý. * Mối quan hệ ngang Phòng kế hoạch có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác để lên kế hoạch sản xuất cũng như xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật để thực hiện 2.3. Phòng kỹ thuật a. Cơ cấu tổ chức của phòng Phòng gồm 5 người chiếm 3,045% tổng số lao động trong công ty gồm: 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 2 nhân viên. Chuyên ngành b. Chức năng nhiệm vụ của phòng - Phòng kỹ thuật là bộ phận trợ giúp giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất, đánh giá chất lượng sản phẩm. Có nhiệm vụ tìm phương án và quy trình công nghệ tối ưu cho sản xuất. - Phòng có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện định mức lao động ở phân xưởng khi áp dụng các tiến bộ kỹ thuật. Nâng cao năng suất,