Cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) - Cuối tháng lập bảng thanh toán lương. - Hàng tháng lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. - Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338 - Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh được tập hợp (các bảng phân bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho NVL và công cụ, bảng tính lương của kế toán tiền lương...), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng kế toán tính giá thành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất. Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết tài khoản 154, 155 - Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 - Thẻ tính giá thành * Kế toán ở các phân xưởng sản xuất. Có nhiệm vụ thực hiện việc tập hợp các chứng từ phát sinh hàng ngày sau đó chuyển các chứng từ đó cho phòng kế toán công ty theo định kỳ, để phòng kế toán thực hiện việc hạch toán các hoạt động. 4. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến. Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, căn cứ vào điều kiện thực tế về tổ chức kinh doanh, trình độ chuyên môn và khả năng vận dụng của nhân viên kế toán, Công ty đã thống nhất áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. a. Hệ thống chứng từ kế toán đang sử dụng Hiện nay Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến đang sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và theo Thông tư 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998. Hệ thống chứng từ được sử dụng hiện nay của Công ty. Hệ thống chứng từ được sử dụng hiện nay của Công ty được liệt kê ở bảng dưới đây: TT Tên chứng từ Số hiệu I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 - LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LĐTL 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03 - LĐTL 4 Bảng thanh toán BHXH 04 - LĐTL 5 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 06 - LĐTL II Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01 - VT 2 Phiếu xuất kho 02 - VT 3 Thẻ kho 06 - VT 4 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá 08 - VT III Bán hàng 1 Hoá đơn GTGT 01.GTGT-3LL IV Tiền Tử 1 Phiếu thu 01 - TT 2 Phiếu chi 02 - TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04 - TT 5 Bảng kiểm kê quỹ 07 - TT V Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ 2 Thẻ TSCĐ 02 - TSCĐ 3 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ 4 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 04 - TSCĐ Luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến bao gồm các giai đoạn sau: *Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty được tiến hành thường xuyên đầy đủ theo số liên quy định. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực, khách quan theo thời gian và địa điểm phát sinh. Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc của chứng từ kế toán. * Kiểm tra chứng từ Khi chứng từ ban đầu được lập và chuyển đến Phòng Kế toán, Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ. Chứng từ sau khi được kiểm tra mới được dùng làm căn cứ để ghi sổ. * Ghi sổ kế toán Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ được ghi sổ kế toán theo quy định. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. * Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ Kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ được tiến hành theo hệ thống nên khi cần có thể tìm được nhanh chóng. b. Hệ thống tài khoản kế toán Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, căn cứ vào Thông tư số 10/TC/CĐKT và Thông tư số 100/1998/TC/BTC đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý tài chính cảu chính mình công ty đã xây dựng được danh mục các tài khoản áp dụng từ ngày 01/01/2000 để có thể ghi chép, phản ánh được toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và cung cấp được các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty gồm 61 tài khoản cấp I, 105 tài khoản cấp II và 03 tài khoản ngoài bảng. Để đáp ứng được yêu cầu về quản lý, Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp III. Các tài khoản cấp III này có thể được mở thêm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phát sinh. c. Hệ thống sổ sách: Công ty kinh doanh và Chế biến lương thực Việt Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. - Nhật ký chung: đây là quyển sổ tổng hợp, chủ yếu ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian và là căn cứ ghi sổ cái. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán và được dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh. Tất cả các tài khoản có phát sinh trong niên độ kế toán đều được Công ty mở một sổ cái để ghi chép. - Các sổ hạch toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Công ty mở các sổ chi tiết sau: + Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm + Sổ chi tiết cho các đối tượng thanh toán + Sổ chi tiết theo dõi tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng khác nhau + Các tài khoản cấp II đều được Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi. * Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung. Sau đó từ Nhật ký chung chuyển từ số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Các nghiệp vụ nào Công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, ghi sổ Cái các nghiệp vụ được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng này được dùng để lập Báo cáo Tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung của Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến được thể hiện qua sơ đồ: Chứng từ kế toán Hạch toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo Bảng cân đối phát sinh Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d. Hệ thống báo cáo kế toán. Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến luôn thực hiện đầy đủ chế độ Báo cáo Kế toán theo qui định của Nhà nước và yêu cầu của ngành. Từ năm 1996 đến năm 2000, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được lập dựa trên hệ thống báo cáo kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141/TCAĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998. Từ năm 2001, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được lập theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/12/2000. Báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 - DN) II. Thực trạng hạch toán kế toán tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực việt tiến. 1. Đặc điểm vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đôn đặt hàng, nên chủng loại sản phẩm rất phong phú... mỗi đơn đặt hàng có đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm. Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất ở công ty đều có sẳn trên thị trường, giá cả ít dao động . Bên cạnh đó , do cơ chế cạnh tranh của thị trường là một điều kiện thuận lợi cho công ty , không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho, mà khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật liệu mua về là có ngay. Vật liệu của công ty thường được nhậo kho theo hình thức sau: - Vật liệu do công ty mua ngoài. Vật liệu do cần đổi chủng loại, do chưa sử dụng hết. Phế liệu thu hồi. Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài của công ty chủ yếu là từ các công ty có quan hệ mua bán lâu daì với công ty như : Công ty Hà bình , công ty boa bì nhựa Tân tiến, công ty lương thực thành phố Hồ Chí Minh, công ty hồng dương... Ngoài ra vật liệu có thể được bộ phận vật tư muatừ thị trường nổi và tát cả vật tư mua về có thể thanh toán ngay bằng ngân phiếu, séc, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc có thể nợ mà chưa thanh toán. a. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu. Mỗi loại vật liệu do có tính chất lý học , hoá học riêng, chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên việc dự trữ bảo quản ở kho của công ty được sắp xếp theo từng kho riêng: Kho để bột mỳ Kho chứa dầu short Kho để hương liệu,muối Kho để dầu FO Kho để phụ tùng thay thế như vòng bi , dây curoa, lược đồng, động cơ. Kho để phế liệu. Hệ thống kho tàng của công ty được quản lý chặt chẽ, chỉ có một thủ kho.Do đặc điểm vật liệu dể bị ẩm , cháy cho nên kho được bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy chữa cháy như bình cứu hoả. b. Phân loại vật liệu. Nhìn chung vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, quy cách, đơn vị tính khác nhau cho nên được phân thành nhiều loại khác nhau. Việc phân loại vật liệu ở công ty được dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối voứi quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các loại mỳ thành phẩm gồm các loại sau: + Bột mỳ: bột mỳ bình đông, bột mỳ hà bình , bột mỳ trung quốc... + Dầu Pam, dầu short để chiên mỳ,dầu để nấu sa tế. Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động, không cấu thành nên thực thể sản phẩm chung, vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các sản phẩm gồm: + Vật liệu phụ sử dụng thường xuyên như Ribotide, gum, bột mầu súp gà , súp bò,tinh dầu gà nước... Nhiên liệu của công ty không nhiều gồm than để đốt lò hơi, dầu FO để đốt lò chiên... Phụ tùng thay thế: Có rất nhiều phụ tùng thay thế khác nhau như chi tiết của các máy móc thiết bị(vòng bi,lược đồng, dao cắt, dây curoa, )và các vật liệu điện như dây điện , bóng dèn. Phế liệu thu hồi: Bao gồm lõi giấy, vỏ thùng hỏng, vỏ thùng dầu, túi nilon rách, vỏ thùng phi đựng dầu được thu hồi để bán . Căn cứ phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho , ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký tên vào từng liên. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện thấy vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho vào từng liên . trong trường hợp kiểm nhiệm phát hiện vật liệu thiéu hoặc thừa , không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bảnhiệm vụà báo ngay cho phiongf kinh doanh biết. Phiếu sau khi có chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, chủ kho giao cho người giao hàngmột liên kèm với hoá đơn bán hàng làm thủ tục thanh toán. một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa( thieu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Các mặt hàn sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa.Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đối với trường họp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thàng sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật tư và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của vật liệu. Vật liệu nhập kho dược sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. ở Công ty Việt Tiến chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng. Bảng danh mục vật tư được cài đặt trên máy vi tính, sử dụng một bộ mã vật tư thống nhất A,B,C,D,M tiện cho việc theo dõi từng loại,từng thứ vật tư. c. Đánh giá vật liệu. Tại Công ty Việt Tiến, các nghiệp vụ nhập liệu không diễn ra thường xuyên liên tục, số liệu và giá trị phát sinh không lớn. Còn nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục nhưng số lượng và giá trị vật liệu xuất ra cũng không lớn . Cho nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh gía vật liệu. * Giá thực tế vật liệu nhập kho. + Giá thực tế vật liệu mua ngoài ở Công ty có 6 xe vận tải, nhưng 6 xe này chủ yếu là xe vận chuyển sản phẩm của Công ty giao cho khách hàng. Nên vật liệu của Công ty mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này được cộng luôn vào giá mua hoặc có khi vận chuyển do Công ty thuê ngoài, chi phí này không cộng vào giá mua, mà kế toán hoạch toán vào chi phí sản xuất chung. Như vậy giá thực tế của vật liệu mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn bán hàng. Ví dụ: Trên chứng từ số 205 ngày 14 tháng 12 năm 2001 (xem biểu số 2 trang) Công ty mua của Công ty lương thực Thành phố HCM 29,75 tấn bột mỳ Bình Đông .Giá mua ghi trên hoá đơn là 3.213 đồng / 1kg, giá mua này đồng thời là giá trị thực tế của lượng bột mỳ vừa mua, kế toán sẽ ghi số liệu này vào cột ''Tiền'' của cột nhập trong sổ chi tiết vật liệu. + Giá thực tế vật liệu nhập liệu kho do cần đổi chủng loại Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho dưới hình thức này được xác định đúng bằng gía trị thực tế xuất kho của chúng khi trước. *. Giá thực tế vật liệu xuất kho Tại Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt tiến, tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền của từng lần nhập, căn cứ trên sổ chi tiết của từng số vật liệu. + + Giá thực tế VL tồn trước khi nhập kho. = Số lượng VL tồn trước khi nhập kho ´ Số lượng VL xuất kho Giá thực tế VL tồn trước khi nhập kho. Số lượng vật liệu nhập kho Giá thực tế VL xuất kho trong tháng theo từng lần nhập Ví dụ 132: Trên phiếu xuất kho số 2221 ngày 21/12/2001 xuất cho anh Lâm bộ phận chiên mỳ 12 tấn dầu short, kế toán căn cứ vào ngày nhập vật tư gần nhất (14/12/2001) để xác định đơn giá bình quân. Căn cứ vào giá trị thực tế và số lượng dầu short tồn kho đầu kỳ của loại dầu này trên sổ chi tiết vật liệu, tính đơn giá thực tế xuất kho của loại vật liệu này: Đơn giá bình quân dầu short 7.166.987 +6.250.000 294 + 250 = = 24.663 Giá trị thực tế của 12 tấn dầu short xuất kho là 24663 ´ 12 = 295.956(ngđ) 2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến than Việt Tiến. 2.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu. 2.1.1. Thủ tục nhập vật liệu. a) Thủ tục nhập vật liệu do mua ngoài. Phòng kế hoạch vật tư cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho. Nếu có nhu cầu cần phải mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho cán bộ vật tư đi mua. ở Công ty không có ban kiểm nghiệm vật tư, do đó không sử dụng "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" mà vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ vật tư mua vật tư về cho Công ty thì xảy ra hai trường hợp sau: * Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng Kế hoạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán để thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi số lượng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhân với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn, nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu người giao vật tư, xác định số lượng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Sau đó kế toán giao cả 3 liên cho người giao vật tư, thủ kho, thủ trưởng đơn vị trên phiếu nhập, khi ký nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thành toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết vật liệu. Sau khi nhận được hoá đơn bán hàng của Công ty lương thực thành phố HCM (xem biểu số 2) cùng với số bột đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật tư của Công ty viết phiếu nhập kho (xem biểu số 3). Biểu 2. hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Số : 718225 (Liên 2 giao cho khách hàng) - Họ và tên người mua: Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội - Xuất tại kho : Chi nhánh Công ty Lương thực thành phố HCM. - Địa chỉ : số 6 Trương Định - Hình thức thanh toán : Tiền gửi ngân hàng. Số TT Tên quy cách sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ kg 29750 3240 96390000 Cộng 29750 96390000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Chín sáu triệu ba trăm chín mươi ngàn đồng Người mua Ngườiviết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3. phiếu nhập kho Số : 205 - Tên người nhập : Trần Hồng Tuyến - Theo chứng từ số : 718225 - Nhập vào kho : Phượng (Đơn vị :1000 đ) Số TT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ kg 29750 3240 96390000 Cộng 29750 96390000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín sáu triệu ba trăm chín mươi ngàn đồng Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Đã KS và nhận đủ Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Biểu 4. hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Số : 631296 (Liên 2 giao cho khách hàng) - Họ tên người mua : Công ty KD và CBLT Việt tiến - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm - Hà Nội - Xuất tại kho : DNTN Minh Thoa - Hình thức thanh toán : Tiền gửi Ngân hàng. Số TT Tên quy cách sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú B C 1 2 3 D 1 Dầu short Kg 15000 7500 11.250.000 Cộng 15000 11.250.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Mười một triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 5. phiếu nhập kho Số : 2057 Tên người nhập : Trần Hồng Tuyến Theo chứng từ số : 631296 Nhập vào kho : Liên Số TT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Dầu Short Kg 15000 7500 11.250.000 Cộng 15000 11.2540.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ):Mười một triệu hai trăm năm mươi đồng chẵn Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Đã KS và nhận đủ Thủ kho Người giao Kế toán Thủ trưởng đơn vị * Trường hợp hàng về trước hoá đơn: Khi vật liệu về kho, bộ phận vật tư báo cho chủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực tế nhập để ghi số lượng thực tế và phiếu nhập. Kế toán giao cả 3 liên cho thủ kho, người giao vật tư ký nhập. Sau khi ký nhận đầy đủ, thủ kho giữ lại 1 liên, còn 2 liên giao cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư chờ khi hoá đơn về (hoá đơn báo giờ về trong tháng), lấy giá trên hoá đơn để ghi vào cột "Giá đơn vị" nhân với số lượng nhập để ghi vào cột "Thành tiền" tên phiếu nhập, sau đó giao cho kế toán thanh toán, còn 1 liên vào sổ chi tiết mẫu phiếu nhập trong trường hợp này giống phiếu nhập trong trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. b) Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng do cần đổi lại loại vật tư. Khi vật tư xuất ra không đáp ứng được nhu cầu sản xuất một hợp đồng nào đó, quản đốc phân xưởng báo cho phòng kế hoạch vật tư để đổi lại chủng loại vật tư cho phù hợp với nhu cầu sản xuất đó. Phòng kế hoạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập số vật liệu đó. Sau đó kế toán vật tư viết phiếu nhập kho thành 2 liên, khi đã ký nhận đầy đủ giao 1 liên cho thủ kho, 1 liên để vào sổ chi tiết. c) Đối với phế liệu thu hồi. ở Công ty không thể thực hiện các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân được cử từ phân xưởng thành phẩm thu gom lại cho vào kho phế liệu thu hồi, không qua một hình thức kiểm tra, cân đếm nào. Như vậy có nghĩa là ở Công ty không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.1.2. Thủ tục xuất vật liệu. a) Thủ tục xuất vật liệu vào sản xuất. Căn cứ vào các hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng Kinh doanh chuyển các hợp đồng đến cho phòng Kế hoạch vật tư. Căn cứ vào các hợp đồng đó phòng Kế hoạch vật tư tính toán lượng vật tư cần thiết để sản xuất cho các hợp đồng đó để giao kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất thực hiện sản xuất. Và các bộ phận sản xuất nhận kế hoạch được giao đồng thời quản đốc phân xưởng làm phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất (xem biểu số 6) và chuyển lên phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư xác định số phải cấp cho các bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất, cột số lượng thực cấp, giao lại cho bộ phận sản xuất đến kho lĩnh vật tư. Phiếu yêu cầu cấp vật tư thể hiện vật liệu chính là bột mỳ, dầu short dùng sản xuất cho mỗi hợp đồng cụ thể. Đối với giấy bóng kính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuất cho từng phân xưởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng. Biểu số 6. phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Bộ phận sử dụng : Lâm - Bộ phận cán trộn Lý do xuất : Xuất lại kho : Liên Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng xin cấp Số lượng thực cấp Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5.445 5.445 Cộng 5.445 5.445 Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Biểu số 7: phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Bộ phận sử dụng : Lâm - Bộ phận cán trộn Lý do xuất : Xuất tại kho : Liên Số TT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng xin cấp Số lượng thực cấp Ghi chú 1 Dầu Short Tấn 1,2 1,2 Cộng 1,2 1,2 Phụ trách bộ phận sử dụng Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Đồng thời phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp vật tư (xem biểu số 8) thành 2 liên và trình giám đốc Công ty ký duyệt. Sau đó 1 liên lưu lại phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư để làm phiếu xuất kho vật tư thành 2 liên, trên phiếu xuất kho, kế toán ghi vào cột "số lượng" còn cột "giá đơn vị" và cột "thành tiền" vật liệu xuất kho. Kế toàn giao cả 2 liên đó cho người lĩnh vật tư và cùng phiếu yêu cầu cấp vật tư đến thủ kho để nhận vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng, thủ kho và người nhận ký vào phiếu yêu cầu cấp vật tư và phiếu xuất kho. Khi đã ký nhận đầy đủ trên phiếu xuất kho, thủ kho giữ lại 1 liên vào thẻ kho, còn 1 liên giao cho kế toán vật tư vào sổ chi tiết. Biểu số 8. Đơn vị: Công ty KD & CBLT Việt Tiến Bộ phận:................................................. Phiếu cấp vật tư Số 1560 KH/SX Theo đề nghị của đồng chí làm bộ phận cán trộn Nay: Kế toán sản xuất và vật tư cấp vật tư. STT Quy cách Đơn vị tính Số lượng thực xuất Trong đó có bù hao Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5,445 Cộng 5445 Ngày 19 tháng 12 năm 2002 Cán bộ thực hiện định mức vật tư Kế hoạch sản xuất thực hiện Thủ trưởng đơn vị Biểu số 9. Đơn vị: Công ty KD&CBLT Việt tiến Bộ phận:................................................ Phiếu cấp vật tư Số 1562 KH/SX Theo đề nghị của đồng chí làm bộ phận chiên mỳ Nay: Kế hoạch sản xuất và vật tư cấp vật tư. STT Quy cách ĐVT Số lượng thực xuẫt Trong đó có bù hao Ghi chú 1 Bột mỳ BĐ Tấn 5,445 Cộng 5,445 Ngày 21 tháng 12 năm 2002 Cán bộ thực hiện định mức vật tư Kế hoạch sản xuất thực hiện Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10 a phiếu xuất kho vật tư Số 2217 Bộ phận sử dụng : Lâm Đơn vị : Cán trộn Đối tượng sử dụng : Xuất tại kho : Liên Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Bột mỳ BĐ Tấn 5445 3346 18218970 Xuất ngày 19 tháng 12 năm 2002 Người nhận Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Biểu số 10b phiếu xuất kho vật tư Số 2221 Bộ phận sử dụng : Lâm Đơn vị : Xuất tại kho : Liên Tên vật liệu Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Dầu Short kg 1200 7399 8878800 Xuất ngày 21 tháng 12 năm 2002 Người nhận Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị b) Thủ kho xuất vật liệu để bán. Khi có khách hàng đến mua vật tư, phòng Kế hoạch vật tư thấy lượng vật tư trong kho còn lớn và vật tư đó không dùng đến để sản xuất sản phẩm, nếu phòng Kế hoạch vật tư chấp thuận thì viết phiếu cấp vật tư thành 2 liên (như trường hợp xuất vật liệu vào sản xuất và chuyển cho phòng Kế toán 1 liên. Trên cơ sở đó kế toán vật tư xuất kho về mặt lượng và đồng thời lập hoá đơn và mang hoá đơn cho thủ trưởng ký và đóng dấu trên hoá đơn (xem biểu số 12) kế toán chuyển cả phiếu xuất và hoá đơn cho khách hàng để đến kho nhận vật tư. Sau khi nhận đủ vật tư, người nhận và thủ kho ký nhận hoá đơn và phiếu xuất kho vật tư. Thủ kho xuất 1 liên đó cho khách hàng, 1 liên phiếu xuất kho giữ lại để vào thẻ kho, 1 liên xanh của hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán