Cơ sở lý luận về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau. Đây cũng là mô hình phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Toàn xí nghiệp có một giám đốc, ba phòng ban, và các phân xưởng sản xuất. Bộ máy quản lý là giám đốc, các trưởng phòng, quản đốc, tổ trưởng. Có thể khái quát bộ máy của xí nghiệp qua sơ đồ sau (sơ đồ số 10) Sơ đồ 10: Bộ máy tổ chức của xí nghiệp Giám đốc Phòng kế hoạch sx Phòng kế toán tài vụ Phòng tổng hợp Vi tính PX chế bản tạo mẫu Phân xưởng in PX hoàn thiện In Ruột In Bìa Bình bản Phơi bản Gấp, khâu (ghim) Đóng bìa, cắt xén nnnnn Ghi chú Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban như sau: - Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong toàn xí nghiệp, trực tiếp chỉ đạo, quản lý các phòng ban, các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, đồng thời là người đại diện xí nghiệp trong mọi giao dịch với cấp trên, với khách hàng,... ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia hội họp, tham gia đấu thầu,... - Phòng tổng hợp: phòng có hai nhiệm vụ chính là: + Marketing: Tăng cường các mối giao lưu để quảng bá chất lượng sản phẩm của công ty, tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng kinh tế để mở rộng thị trường, đồng thời tìm hiểu thị hiếu khách hàng, đánh giá khai thác thị trường, tham mưu cho giám đốc về phương hướng kinh doanh, tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm theo hướng đáp ứng tối ưu nhu cầu khách hàng. + Tổ chức hành chính: Có trách nhiệm về các mặt nhân sự, sắp xếp, bố trí lao động hợp lý trong công ty, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các phong trào văn nghệ, thi đua, khen thưởng, làm thêm ca... - Phòng kế toán, tài vụ: Đảm nhiệm công tác kế toán tài chính của công ty, phản ánh tổng hợp, chính xác chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, hạch toán tiêu thụ, tính ra lãi lỗ và lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo định kỳ...Bộ phận kế toán phải đảm bảo thông tin liên tục, đầy đủ, chính xác, giúp giám đốc quản lý quá trình sản xuất chặt chẽ, hiệu quả, và từ đó đề ra phương hướng kinh doanh, phương hướng đầu tư đúng đắn, kịp thời,... - Phòng kế hoạch sản xuất: Đây là phòng ban có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về các mặt của sản xuất như kế hoạch mua nguyên vật liệu, dự trữ vật tư cho sản xuất, tiến độ sản xuất, lưu kho,...đồng thời phòng cũng trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn, giúp đỡ các phân xưởng, phân công, điều hành công việc hợp lý, khoa học cho các phân xưởng. Giữa phòng kế hoạch sản xuất và phòng kế toán tài vụ có mối liên hệ mật thiết với nhau, thông tin qua lại lẫn nhau: Phòng kế hoạch sản xuất là nơi chuyển những thông tin kỹ thuật của sản phẩm cho kế toán, làm căn cứ cho kế toán ghi sổ. Ngược lại, phòng kế toán phản hồi các thông tin kế toán cần thiết cho phòng kế hoạch sản xuất: ví dụ như thông tin về tỷ trọng các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm, thông tin về định mức nguyên vật liệu,... - Phân xưởng chế bản tạo mẫu: Phân xưởng này có ba bộ phận chính là : Vi tính, bình bản, phơi bản Nhiệm vụ chính của phân xưởng là đánh máy vi tính, căn chỉnh, sắp chữ điện tử, tạo ra mẫu in, sau đó phân màu theo từng yêu cầu của khách hàng, sau đó chụp lên bản kẽm, phơi bản. - Phân xưởng in : Đây là phần công việc chính, quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất. Các mẫu in sẽ được phân xưởng tạo mẫu chuyển xuống và được in theo đúng tiêu chuẩn công nghệ quy định, theo từng chủng loại nhất định. Phân xưởng in lại tách ra hai tổ riêng là tổ in bìa và tổ in ruột sản phẩm. Tuy nhiên hai công việc này thường được tiến hành song song với nhau để đảm bảo sản phẩm đồng bộ và phối hợp công việc hợp lý hơn. Sản phẩm sau khi in phải được kiểm tra chặt chẽ về mức đồng đều, đẹp mắt. - Phân xưởng hoàn thiện: Sau khi in, các sản phẩm phải hoàn thiện các công việc như gấp sách (gấp 1vạch, 2 vạch, 3 vạch), khâu sách hoặc dập ghim, sau đó được đóng bìa và tiến hành cắt xén, tạo ra sản phẩm hoàn thành. Tuy chia làm ba phân xưởng nhưng phân xưởng tạo mẫu,chế bản, phân xưởng in, phân xưởng hoàn thiện có mối quan hệ mật thiết với nhau, sản phẩm của phân xưởng này là đầu vào của phân xưởng kia. Do vậy tổ chức quản lý trong ba phân xưởng phải phối hợp đồng bộ, hiệu quả, đảm bảo sản xuất liên tục, đúng quy trình công nghệ và có chất lượng cao. 3.2 Quy trình công nghệ và đặc điểm sản phẩm, thị trường Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực in ấn nên sản phẩm của đơn vị chủ yếu là các ấn phẩm văn hóa như sách báo, tạp chí,..Quy trình sản xuất liên tục, khép kín, để có sản phẩm cuối cùng phải qua nhiều giai đoạn công nghệ khác nhau, thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Quy trình sản xuất trong xí nghiệp Kế hoạch sản xuất Tạo mẫu,chế bản(bình bản) Đơn đặt hàng (mẫu tài liệu) Phơi bản In ấn phẩm Hoàn thiện (Gấp, khâu, ghim, cắt xén,bao gói) Khi nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành tạo mẫu, chế bản: đánh máy, trình bày, tách màu điện tử, sắp đặt tranh ảnh...Bộ phận bình bản sẽ bố trí các loại chữ, hình ảnh, đặt trang in phù hợp, và cho hiện hình ảnh lên các bản kẽm, các bản này sẽ được phơi bằng máy, gọi là phơi bản, sau đó sẽ chuyển cho các máy in để in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. Sau khi in, phân xưởng hoàn thiện sẽ tiến hành các công việc như gấp, đóng ghim, khâu, cắt xén, bao gói để được sản phẩm hoàn thành. Doanh nghiệp chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng. Thị trường chính của doanh nghiệp là Hà nội và các tỉnh phía Bắc. Khách hàng quen thuộc của doanh nghiệp là các nhà xuất bản, các tổng cục, các đơn vị và cá nhân khác. Trong những năm qua, doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo được uy tín đối với khách hàng. 4. Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của xí nghiệp 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ máy kế toán được tổ chức đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến. Cấp dưới theo sự chỉ đạo của cấp trên trực tiếp, giúp cho thông tin thống nhất, nhanh chóng. Bộ máy kế toán được khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ số 12: Tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán lao động, tiền Lương TSCĐ Kế toán thanh toán, vật tư, thành phẩm Thủ quỹ Thủ kho Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: * Trưởng phòng kế toán: Trưởng phòng kế toán bao quát toàn bộ công tác kế toán trong công ty, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên trong bộ máy kế toán, phân công, sắp xếp công việc cho từng người. Trưởng phòng kế toán tổng hợp số liệu, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo định kỳ. * Kế toán thanh toán: thực hiện các phần hành kế toán về thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả, và các phần hành vê vật tư, thành phẩm... * Kế toán lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ tính toán chính xác, kịp thời tiền lương, BHXH và các khoản phải trả khác cho người lao động căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá lương và hệ số lương, đồng thời thực hiện các phần hành kế toán về TSCĐ và một số công việc liên quan khác. * Thủ quỹ, kiêm thủ kho: Quản lý tiền của đơn vị, làm các công việc liên quan đến tiền như thu quỹ, chi quỹ, các dịch vụ chuyển đổi giữa tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và ngược lại,...Thủ quỹ còn thực hiện các nhiệm vụ của thủ kho như nhập, xuất kho, ghi thẻ kho, phiếu giao nhận hàng,. 4.2 Tổ chức hạch toán kế toán Chế độ kế toán: Xí nghiệp in I thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và các thông tư sửa đổi số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997, số 120/1999/TT-BTC ngày 07/10/1999, số 105/2003/TT-BTC ngày 24/11/2003. Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 * Hệ thống chứng từ: tuân thủ theo mẫu của Bộ Tài chính ban hành, ngoài ra còn sử dụng một số mẫu do doanh nghiệp tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm riêng của xí nghiệp: ví dụ phiếu giao việc, phiếu giao hàng... * Hệ thống tài khoản sử dụng: doanh nghiệp sử dụng khoảng một nửa số tài khoản do Bộ Tài chính ban hành: không sử dụng các tài khoản liên quan đến ngoại tệ, dự phòng, đầu tư tài chính,...trong các tài khoản ngoài bảng thì chỉ sử dụng tài khoản 009 để theo dõi nguồn vốn khấu hao, tài khoản 002 để theo dõi nguyên vật liệu (giấy) do khách hàng gửi đến * Hệ thống sổ sách tại xí nghiệp Phù hợp với đặc điểm sản xuất, quy mô và yêu cầu quản lý, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Đây là hình thức có đặc trưng cơ bản là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, đặc biệt là nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sổ sách của doanh nghiệp bao gồm sổ nhật ký chung (không dùng nhật ký đặc biệt), sổ cái các tài khoản và sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ nhật ký chung được ghi thường xuyên, theo trình tự thời gian, sổ cái được ghi định kỳ một tháng một lần. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái được kiểm tra, đối chiếu và lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính. Sơ đồ số 13: Trình tự ghi sổ tại xí nghiệp in I Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá: Ghi sổ theo giá gốc (Gồm giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua vận chuyển) Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Giá bình quân cuối kỳ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên II . Đặc điểm chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm Đặc điểm chung về chi phí sản xuất trong giá thành sản phẩm tại xí nghiệp Xét trong mối quan hệ với giá thành sản phẩm thì chi phí sản xuất, kinh doanh được chia thành 5 khoản mục chi phí. Trong đó, giá thành sản xuất (giá thành phân xưởng) được hình thành trên 3 khoản mục chi phí sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Các yếu tố chi phí này, tuỳ theo đặc điểm ngành nghề, quy trình công nghệ, tổ chức sản xuất mà sẽ có đặc điểm khác nhau, cơ cấu khác nhau từ đó đòi hỏi công tác quản lý, hạch toán, phân tích chi phí khác nhau. Tại xí nghiệp in I, một xí nghiệp chuyên về lĩnh vực in ấn, sản phẩm chủ yếu là sách báo, tạp chí .. Quy trình công nghệ được bố trí thành các bước rõ ràng, sản phẩm mang tính đặc thù riêng, lại được sản xuất qua nhiều công đoạn khác nhau và được thực hiện khép kín trong phân xưởng sản xuất từ khâu đầu đến khâu cắt xén, đóng gói, và cuối giai đoạn tạo ra sản phẩm. Điều đó tạo ra những nét đặc thù riêng trong chi phí, giá thành sản phẩm, cụ thể: * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu,.. tham gia trực tiếp vào qúa trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong xí nghiệp in chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm (đến 80%). Bao gồm các loại chi phí về giấy in, mực in các màu, bản kẽm, xăng, nhớt, dầu hoả,...Trong đó chi phí về giấy in là lớn nhất (chiếm đến 85% trong tổng số chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp) * Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương,.. Trong giá thành sản phẩm, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng khoảng 6 đến 7%. * Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí phát sinh trong phạm vi toàn phân xưởng ngoài hai khoản chi phí trên: bao gồm chi phí về nhân viên phân xưởng, nhiên liệu, động lực, điện nước, khấu hao, dịch vụ mua ngoài... Trong tổng giá thành sản xuất thì chi phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng khoảng 12% Ta có thể thấy sự biến đổi cơ cấu ba khoản mục chi phí trên trong tổng giá thành sản xuất qua bảng phân tích sau: Bảng 1: cơ cấu chi phí Chỉ tiêu Quý 3- 2003 Quý 4-2003 Chênh lệch Chi phí NVL TT 81,5 % 80,05 % - 1,45 % Chi phí NCTT 6,5 % 7,15 % + 0,65 % Chi phí SXC 12 % 12,8 % + 0,8 % (nguồn: phòng kế toán tài vụ) Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm Đối tượng hạch toán chi phí Một vấn đề quan trọng trong lý luận và thực tiễn của tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm là xác định đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành sản phẩm, đây là bước công việc đầu tiên mà các nhà quản lý phải làm nhằm hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh tính giá thành sản phẩm đúng đắn, chính xác, kịp thời. Xác định đối tượng hạch toán chi phí chính là việc xác định giới hạn tập hợp chi phí mà thực chất là việc xác định nơi phát sinh chi phí và nơi chịu chi phí Tại xí nghiệp in I, quy trình công nghệ phức tạp, chu trình sản xuất ngắn, khép kín, và liên tục, sản xuất hàng loạt theo các đơn đặt hàng với số lượng, chủng loại yêu cầu mẫu mã, thẩm mỹ khác nhau. Do đó, doanh nghiệp xác định đối tượng hạch toán chi phí là các đơn đặt hàng riêng biệt. Tuy nhiên, không phải mọi đơn đặt hàng đều được tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, một số đơn đặt hàng nhỏ lẻ, số lượng không nhiều hoặc không có yêu cầu đặc biệt về mẫu mã, chất liệu, quy cách (chất liệu giấy, màu in, tranh ảnh) thì không được lập thẻ tính giá thành mà đối tượng tập hợp chi phí lúc này là toàn bộ phân xưởng, do đó đối tượng tính giá thành là các trang in tiêu chuẩn hoặc được quy về các trang in tiêu chuẩn (khổ 13 cm x 19 cm) Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm . Phương pháp hạch toán chi phí là một phương pháp hay hệ thống các phương pháp được sử dụng để phân loại và tập hợp chi phí sản xuất trong giới hạn của đối tượng hạch toán chi phí . ở đây, xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí là các đơn đặt hàng, nội dung chủ yếu của phương pháp hạch toán chi phí là: kế toán mở thẻ, sổ chi tiết cho từng đơn đặt hàng, phản ánh các chi phí liên quan đến các đơn đặt hàng đó. Cuối mỗi tháng, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm cho các đơn đặt hàng đă hoàn thành, những đơn đặt hàng chưa hoàn thành, thì coi như chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. Thực chất của phương pháp tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp in I là sự kết hợp giữa phương pháp trực tiếp (tính chi phí trực tiếp cho từng đơn đặt hàng) và phương pháp tổng cộng chi phí (tập hợp chi phí của các bộ phận, các công đoạn sản xuất). Do đó trình tự hạch toán có thể được thể hiện qua các bước sau: B 1: Tập hợp chi phí có liên quan trực tiếp đến từng đơn đặt hàng B 2: Tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đơn đặt hàng có liên quan (theo tiêu thức là chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp) B 3: Xác định đơn đặt hàng hoàn thành, tính giá thành sản phẩm, đơn đặt hàng chưa hoàn thành coi là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. III. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Đặc điểm và phân loại Là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, chuyên về lĩnh vực in ấn, sản phẩm là các ấn phẩm văn hoá nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn, hơn nữa xí nghiệp sản xuất theo các đơn đặt hàng với yêu cầu khác nhau của khách hàng về thẩm mỹ, cách thức, mẫu mã, chất lượng, điều đó đòi hỏi xí nghiệp phải có nguồn nguyên vật liệu đa dạng phong phú về chủng loại, kích cỡ màu sắc, chất lượng...Cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý tốt chi phí nguyên vật liệu nhằm tập hợp chính xác, đầy đủ, chi phí nguyên vật liệu trong việc tính giá thành sản phẩm đồng thời tìm ra các biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu được chia ra các loại như sau: * Nguyên vật liệu chính: Giấy in, mực in các màu: Trên thực tế, nguyên vật liệu giấy của xí nghiệp rất đa dạng và phong phú về chủng loại: Giấy couche, giấy Bãi Bằng, giấy Tân mai, giấy indo trắng, giấy offset, Giấy poluye, các loại bìa... Mỗi loại giấy lại khác nhau về định lượng và khuôn khổ. Ví dụ như giấy couche - Giấy couch 230 g/m2 , khổ 79 x 109 cm - Giấy couch 150 g/ m2 , khổ 92x 86 cm - Giấy couch 115 g/ m2, khổ 65x 88 cm .. v.. v.. Việc lựa chọn nguyên liệu giấy để sản xuất phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng về chất lượng, tính chất kỹ thuật, màu sác..đồng thời phải phù hợp với chi phí , sao cho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật vừa có giá thành hợp lý. Về mực in, cũng có rất nhiều loại: mực của Đức, Anh, Trung Quốc,..với các màu sắc như màu đen, màu xanh, màu đỏ cánh sen, mực trắng đục,màu vàng.. Nguyên vật liệu chính được hạch toán trên tài khoản 152.1 với tên gọi “nguyên vật liệu chính” * Vật liệu phụ: Gồm có bản kẽm, phim, axit, axeton, dầu pha, cao su...Đây là nguyên vật liệu góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng kỹ thuật của của sản phẩm. Bản kẽm cũng có nhiều loại đa dạng, phong phú : ví dụ bản Trung Quốc, Bản Domina, bản goto, lại chia nhỏ ra thành kẽm 4, kẽm 8, kẽm 16,...Loại kẽm và số lượng sử dụng phải căn cứ vào kích cỡ và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm. * Nhiên liệu, động lực: Dùng cung cấp cho việc vận hành, bảo quản, lau chùi máy móc. Gồm các loại như dầu Diezen, dầu nhờn, xăng, dầu hoả... * Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết máy móc, thiết bị dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa, thay thế, như vòng bi, lưỡi dao, mũi khoan... * Phế liệu thu hồi: Giấy in hỏng, giấy rối, giấy vụn khi cắt xén... Để hạch toán các loại vật liệu ngoài vật liệu chính doanh nghiệp sử dụng chung tài khoản 152.2 với tên gọi “Vật liệu phụ” Một số công cụ dụng cụ như bóng điện dùng để sấy giấy, công cụ dụng cụ văn phòng cũng được doanh nghiệp hạch toán vào tài khoản 152. 2 mà không hạch toán trên tài khoản 153 “công cụ dụng cụ” và phân bổ vào tài khoản 627 hoặc 642 như chế độ kế toán mà phân bổ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Điều này làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm. Như vậy tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu được theo dõi trên tài khoản 152 với 2 tài khoản chi tiết là 1521 (dùng cho giấy in và mực in) và 1522 (các loại vật liệu khác). Phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phục vụ việc tính giá thành sản phẩm,xí nghiệp sử dụng tài khoản 621 “ chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này được chi tiết cho từng đơn đặt hàng riêng biệt. Trình tự hạch toán Khi tổ chức hạch toán ban đầu, kế toán trưởng thống nhất với các bộ phận liên quan như phòng vật tư, kho ... để phân công trách nhiệm cho những người liên quan về lập chứng từ vật tư, tổ chức quy định việc luân chuyển chứng từ đó từ bộ phận nào về bộ phận nào và cuối cùng về đâu. Khi ký kết hợp đồng, nhận đơn đặt hàng của khách hàng với đầy đủ yêu cầu về chủng loại, đặc tính kỹ thuật, mẫu mã... giám đốc ký lệnh sản xuất trong đó đã bao hàm các yếu tố về số lượng, chủng loại, quy cách vật tư...Từ đó, phòng kế hoạch sản xuất sẽ viết “phiếu giao việc” giao công việc cụ thể cho từng đội sản xuất, từng máy in, đồng thời chỉ rõ loại vật tư cần lĩnh, số lượng bao nhiêu. Căn cứ vào vào phiếu giao việc và lệnh sản xuất, người của phân xưởng sản xuất sẽ xin lĩnh vật tư tại phòng vật tư, tại đây, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư theo lệnh sản xuất và phiếu giao việc, đưa đến cho bộ phận kho, yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu. Khi xuất kho, thủ kho và người lĩnh vật tư phải cùng ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần: (bảng 3) Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Thủ kho giữ và ghi vào thẻ kho sau đó giao lại cho kế toán để ghi sổ Liên 3: Lưu tại phân xưởng nhận vật tư Phiếu xuất kho được thủ kho chuyển 15 ngày lên một lần, khi giao phiếu thủ kho và kế toán phải cùng ký tên xác nhận đã giao nhận chứng từ, sau đó phiếu này cùng với phiếu nhập kho được sử dụng để vào sổ chi tiết vật liệu, sổ tổng hợp chi tiết (cột đơn giá và thành tiền trên phiếu xuất kho do kế toán tính vào cuối kỳ theo phương pháp bình quân cả kỳ). Ví dụ : Trong tháng 3/2004 xí nghiệp hoàn thành 4 đơn đặt hàng S010, S011, S012, S013 với yêu cầu của đơn đặt hàng S012 được trích dẫn như sau Bảng 2 : Trích mẫu đơn đặt hàng S 012 Tên sản phẩm Đặc điểm Số lượng Đơn giá Thành tiền Sách“Lập trình pascal cơ bản” Khổ 17 x 22 cm Bìa couche, in 4 màu, ruột giấy trắng inđo, cán láng 2 mặt Cán mờ 1200 14.783,75 17.740.500 Bảng 3: Công ty nhiếp ảnh và Diafim Phiếu xuất kho Số 25 Xí nghiệp in I Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Nợ TK: 621 Có TK: 1521 Họ tên người nhận hàng: Anh Hải Bộ phận : Phân xưởng in Lý do xuất kho: In sách “lập trình pascal cơ bản” Xuất tại kho: Kho số 2: nguyên vật liệu Stt Tên nhãn hiệu quy cách Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền YC TX 1 Giấy indo (79x109) G1 1 Tờ 1.2560 1.2560 618,4 7.721.888 2 Giấy couche’ 58 G 4 Tờ 625 625 956 597.500 3 Mực TQ đen M 3 Kg 0,3 0,3 52.042 15612,6 4 Mực vàng M 7 Kg 0,1 0,1 62.530 6.253 5 Mực đỏ sen M 8 Kg 0.1 0,1 62.530 6.253 6 Mực xanh M 9 Kg 0,2 0,2 65.000 13.000 Tổng cộng 8.360.506,6 Xuất ngày 20 tháng 3 năm 2004 Thành tiền: Tám triệu ba trăm sáu mươi nghìn năm trăm linh sáu đồng. Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận Thủ kho (nguồn: phòng kế toán tài vụ) Vật liệu dùng trong sản xuất của xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) được tính toán, kê khai, nộp hàng tháng theo phương pháp khấu trừ, do đó giá trị thực tế vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT trên hoá đơn cộng thêm chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, lưu bến bãi (không thuế GTGT) Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, xí nghiệp dùng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Nghĩa là, giá xuất kho chỉ tính được vào cuối tháng. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho trong kỳ để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu rồi lấy số liệu trên sổ này, tính ra giá nhập, xuất nguyên vật liệu dùng trong kỳ và giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Ví dụ: Tính giá trị xuất dùng của Giấy trắng Indo loại 58 g/m2, khổ 79x109 cm trong tháng 3 năm 2004. Biết giá trị dư đầu tháng là 380.673, tổng giá nhập trong tháng là 9.725.000, số lượng tồn đầu tháng là 613 tờ, số lượng mua là 15.736 tờ, số lượng xuất trong kỳ là 15.750 Cuối tháng, tính được đơn giá bình quân của giấy trắng indo là: Đơn giá bình 380.673 + 9.725.000 bình quân giấy indo = = 618,14 58, 79 x 109 cm 613 + 15.736 (đồng/tờ) Giá trị NVL giấy indo xuất kho = 15.750 x 618,14 = 9.735.705 trong kỳ cho sx = 380.673 + 9.725.000 - 9.735.705 = 370.266 Giá trị giấy indo tồn cuối kỳ là Số lượng tồn cuối kỳ = 613 + 15.736 - 15.750 = 599 (Tờ) Sau khi tính được đơn giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán ghi vào phiếu xuất kho. Trên phiếu xuất kho có ghi đầy đủ mục đích sử dụng cho đơn đặt hàng nào, chủng loại, số lượng vật tư ra sao, đây là căn cứ để hoàn thành sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật tư, cũng là căn cứ hoàn thành sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng. (bảng 4 và bảng 5) Tương tự như nguyên vật liệu giấy, các loại vật tư khác như: mực, chỉ khâu, bản nhôm, băng dính ,...đều được tính giá trị xuất kho dùng cho sản xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán dựa trên số liệu cộng cuối tháng của sổ chi tiết vật liệu để vào sổ tổng hợp chi tiết. Mẫu sổ tổng hợp chi tiết của tháng 3 năm 2004 được trích ở bảng 6 Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho ngành in rất đa dạng phong phú, lại rất sẵn có trên thị trường nên trên thực tế, xí nghiệp chỉ dự trữ một số lượng rất nhỏ nguyên vật liệu trong kho, số còn lại là mua dùng trực tiếp cho sản xuất; khi đó, giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là giá mua không có thuế GTGT cộng thêm chi phí thu mua, vận chuyển (không thuế GTGT) Các khoản chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp được kế toán trên tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Ngoài ra, các khoản chi phí về công cụ dụng cụ xuất dùng cho các mục đích ở phân xưởng và chi dùng cho quản lý cũng được hạch toán vào tài khoản này, như vậy sẽ làm khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm tăng lên. Sau đó các chi phí này sẽ được kết chuyển sang tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” dùng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm theo từng đơn đặt hàng. Sau đó kế toán xí nghiệp lấy số liệu trên các chứng từ nhập xuất để vào sổ nhật ký chung và sổ cái, cụ thể sổ cái 621 như sau: Bảng 7: Sổ cái TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 3 năm 2004 Chứng từ Diễn giải Đã ghi TK ĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ Có X13 03/03 XK couch cho sx 12789325 X14 08/03 XK giấy cho sx 1521 8256328 X15 15/03 XK giấy, mực cho sx 1521 1347028 X17 17/03 XK kẽm, đề can 1522 568852 X15 17/03 XK dầu, xăng cho sx 1522 120260 X19 18/03 XK băng dính và bột hồ 1522 520600 X20 20/03 XK mực đỏ sen cho sx 1521 8065000 X25 20/03 XK giấy mực cho sx 1521 7721888 ...V...V KC chi phí NVLTT 154 290253500 Cộng số phát sinh 290253500 290253500 Ngày 31 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp 2.1.Đặc điểm và tài khoản sử dụng: Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất gồm lương chính, lương phụ, thưởng, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Trong giá thành sản phẩm thì chi phí nhân công trực tiếp là một yếu tố cấu thành cơ bản. Quả