Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện quốc gia Việt Nam

g rãi cho mọi đối tượng sử dụng theo quy định của nhà nước và của Bộ văn hoá Thông tin” Pháp lệnh thư viện thông qua ngày 28/12/2000 quy định về nhiệm vụ của Thư viện quốc gia Việt Nam như sau: - Thu nhận xuất bản phẩm trong nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biên soạn và xuất bản thư mục quốc gia - Thu nhận luận án tiến sĩ của các nhaf khoa học Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước - Thu nhận các loại hình tài liệu của nước ngoài bằng các hình thức: mua, trao đổi, nhận biếu tặng - Xử lý tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin, tổ chức cho người sử dụng thư viện khai thác tài liệu tại chỗ và trong cả nước thông qua việc phối hợp liên thư viện và mạng thông tin - Thực hiện thông tin khoa học, văn hoá, nghệ thuật - Nghiên cứu thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện Hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện trong cả nước - Hợp tác, trao đổi với các thư viện và trung tâm thông tin-tư liệu trong nước và nước ngoài theo định hướng của Bộ Văn hóa-thông tin - Quản lý công chức, tài sản, tài chính của cơ quan theo quy định của Nhà nước và của Bộ Văn hoá-thông tin. 1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Theo quyết định số 579 ngày 17/3/1997, bộ máy tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam bao gồm : - Về lãnh đạo : 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và thư ký hội đồng khoa học, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Văn hoá Thông tin. - Về tư vấn khoa học : Hội đồng khoa học. - Bộ máy tổ chức gồm 11 phòng chức năng : - Phòng hành chính tổng hợp. - Phòng quan hệ quốc tế. - Phòng lưu chiểu. - Phòng bổ sung và trao đổi tài liệu quốc tế. - Phòng phân loại – biên mục. - Phòng tin học. - Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ. - Phòng đọc sách. - Phòng đọc báo, tạp chí. - Phòng tra cứu. - Phòng bảo quản. CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Vài nét về phòng bảo quản Công tác bảo quản vốn tài liệu là công việc chung của thư viện. Tuy nhiên vì Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện có chức năng thu thập và tàng trữ đời đời vốn tài liệu dân tộc, thu thập có chọn lọc và bảo quản lâu dài tài liệu nước ngoài có giá trị. Do vậy mà công tác bảo quản tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng cần có một bộ phận chuyên về bảo quản tài liệu. Đó là lý do mà phòng bảo quản tài liệu đã có từ những ngày đầu thư viện mới ra đời. Phòng bảo quản ra đời với chức năng : xây dựng chiến lược, kế hoạch về công tác quản lý, tổ chức hệ thống kho tài liệu, bảo quản, giữ gìn và tổ chức, cung cấp, khai thác,sử dụng tài liệu. Nghiên cứu, đề xuất giải pháp phòng chống các tác nhân huỷ hoại tài liệu. Nhiệm vụ cơ bản của phòng bảo quản bao gồm : - Tổ chức làm vệ sinh tài liệu, kho tàng, tu sửa, đóng bìa cứng, mềm cho các loại tài liệu, dán chỉ từ cho tài liệu phục vụ trong kho mở. - Nghiên cứu các hình thức, phương pháp mới về bảo quản vốn tài liệu thư viện, áp dụng các phương pháp kỹ thuật tiên tiến vào việc chống và hạn chế ảnh hưởng của ác tác nhân đối với sự huỷ hoại và tự huỷ hoại của các tài liệu thư viện. - Nghiên cứu lý luận, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu. - Lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc theo phiếu yêu cầu và phòng đọc tài liệu quý hiếm Hiện nay phòng bảo quản có 16 cán bộ, 01 trưởng phòng và 02 phó phòng. Tất cả đều chưa qua lớp chính quy về công tác bảo quản, chỉ một số cán bộ mới qua lớp tập huấn ngắn hạn hay hội thảo về bảo quản tài liệu. 2.2. Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu Quá trình bảo quản tài liệu luôn phụ thuộc vào thực trạng, loại hình tài liệu được bảo quản và trong bất cứ trường hợp nào việc kéo dài tuổi thọ cho tài liệu luôn là vấn đề mấu chốt nhất. Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đang lưu giữ một số lượng tài liệu lớn với vốn sách, báo-tạp chí theo số liệu thống kê tháng 2 năm 2007 cụ thể như sau: - Sách Việt: 374477 bản - Sách ngoại: 65497 bản - Sách Hán- Nôm: 5205 bản - Sách Hoa: 44541 bản - Sách Pháp: 45677 bản - Sách quỹ Châu Á: 4500 bản - Sách Nga: 268070 bản - Kho sách Đông Dương: 53901 bản - Sách Nhật và Triều Tiên: 4374 bản - Sách nhạc: 21329 cuốn - Tranh: 3073 cuốn - Bản đồ: 2235 - Kho tài liệu nghiệp vụ: hơn 3000 bản (tiếng Việt, tiếng nước ngoài), trong đó có 32 tên tạp chí chuyên ngành. - Kho lưu chiểu: 207034 tên sách Kho báo-tạp chí bao gồm: - Báo-tạp chí tiếng Việt: 1530 tên - Báo-tạp chí tiếng Pháp: 978 tên - Báo-tạp chí tiếng Anh:2150 tên - Báo-tạp chí tiêng Nga: 750 tên - Báo-tạp chí tiếng Trung: 500 tên - Kho báo-tạp chí nghiên cứu: 1718 tên - Kho báo-tạp chí nước ngoài khác: 840 tên Hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có những biện pháp, một số trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ công tác bảo quản tài liệu. Tuy nhiên vốn tài liệu đang ở trong tình trạng báo động, nhiều sách, báo-tạp chí bị rách nát, hư hỏng nặng, đặc biệt là những tài liệu xuất bản trước năm 1945 như kho sách Hán-Nôm, kho sách Đông Dương, báo-tạp chí nghiên cứu… bị ố vàng, mốc, mờ chữ, mối mọt, giòn, dễ mục nát. Vốn tư liệu bị hư hỏng như vậy phải kể đến một số nguyên nhân chủ yếu sau: - Sự tự huỷ hoại của bản thân tài liệu: dù cho tài liệu được giữ gìn cẩn thận nhưng sau một thời gian tài liệu vẫn bị huỷ hoại và không thể tránh khoi do trong quá trình tạo ra giấy người ta sử dụng nhiều hoá chất, đặc biệt axit để tẩy trắng giấy, dưới tác động của độ ẩm trong không khí giấy rất dễ bị phân huỷ. Còn đối với tài liệu từ tính sau một thời gian từ tính giảm nên thông tin lưu giữ trong chúng bị ảnh hưởng, chất lượng giảm có khi còn bị hư hỏng không sử dụng được. - Sự xâm hại của các loại côn trùng, đặc biệt là mối mọt, gián, con dài đuôi và chuột làm cho kho sách báo bị hư hại. - Môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật: Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị cồng lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủn nát do giấy hut ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ ẩm thấp giấy bị khô giòn. Còn khi độ ẩm thay đổi thường xuyên gây các biến dạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo giấy nhanh bị rách nát. Do vậy mà độ ẩm là nhân tố gây huỷ hoại tài liệu nguy hiểm nhất. Ánh sáng cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với tài liệu, ánh sáng tự nhiên chiếu vào tài liệu co hơi nóng làm giảm độ ẩm tương đối trong không khí, đẩy mạnh quá trình oxy hoá làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ. ánh sáng nhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại như ánh sáng tự nhiên nhưng cũng bị ảnh hưởng: các bóng đèn tròn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang tuy nhiệt độ thấp nhưng lại phát ra nhiều tia cực tím phá huỷ những liên kết hóa học trong giấy làm cho giấy dễ bị rách. Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thuỷ phân trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng . Nhiệt độ thấp, không khí ẩm ướt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển , tài liệu mủn nát, ố mốc, phim ảnh bị co lại. Nhiệt độ lên xuống thất thường sẽ dẫn đến hiện tượng co bóp các cơ sợi theo hướng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm độ bền cơ học. Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu có tác hại làm bào mòn tài liệu, sự co giãn của tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy. Trong bụi có lẫn nhiều tế bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng do vậy nếu gặp điều kiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng. - Do sự sử dụng quá tải của con người đối với một số tài liệu quý hiếm và ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc chưa cao, hiện tượng cắt xé, đánh dấu tài liệu vẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo-tạp chí, sách bị gấp nếp… Cán bộ thư viện nhiều khi không kiểm soát hết được bạn đọc nên đã không kịp thời nhắc nhở bạn đọc, không kiểm tra tài liệu trước khi cho bạn đọc mượn và sau khi bạn đọc trả Nhiều tài liệu đem đi photocopy, nhiệt độ nóng của máy photocopy cũng làm cho tài liệu bị hư hỏng. - Ngày trước khi phong kiến phương Bắc và thực dân Pháp sang xâm lược nước ta cũng đã mang về nước nhiều tài liệu quý hiếm - Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản còn hạn chế … Với thực trạng vốn tài liệu như hiện nay, để hạn chế sự huỷ hoại của tài liệu nhằm bảo quản tốt vốn tài liệu dân tộc và tài liệu có giá trị của nước ngoài đồng thời phục vụ bạn đọc một cách đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả Thư viện quốc gia Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp 2.1.1. Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ bảo quản thích hợp - Kho lưu chiểu - Kho Đông Dương - Kho Hán- Nôm - Kho báo-tạp chí nghiên cứu - Kho luận án - Kho vi phim - Tổng kho… Đối với kho luận án được thư viện bảo quản theo một chế độ riêng. Luận án tiến sĩ của cá nhân là người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước ngoài phải nộp một bản cho cơ quan nơi công tác còn nộp một bản cho Thư viện Quốc gia Việt Nam vì đây là vốn tài liệu, nội dung có hàm lượng thông tin khoa học cao nên cần được lưu trữ và phục vụ bạn đọc một cách thật tốt. Mỗi một luận án tiến sĩ bao gồm một bản chính, một bản tóm tắt, một bản dịch tóm tắt luận án đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài được đặt trong một hộp bìa cát tông cứng nhằm bảo vệ luận án tránh sự lan truyền axit từ các bản luận án khác và giảm bớt tác hại của môi trường xung quanh như bụi, nấm mốc, ánh sáng…Hiện nay thư viện có hơn 13000 luận án, tất cả đều đã được đóng bìa cát tông. Báo-tạp chí là một loại hình tài liệu rất quan trọng của thư viện, chúng luôn gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ trong mọi thời đại, được xếp vào dạng tài liệu gọi là ấn phẩm định kỳ. Đây cũng là nguồn thông tin khoa học nhiều , nhanh nhất, thông tin cập nhật, mang tính khoa học cao nhưng cũng chóng bị lỗi thời. Do tính chất như vậy phòng báo-tạp chí được tổ chức như một thư viện thu nhỏ từ khâu nhận tài liệu từ phòng Lưu chiểu và phòng Bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tàng và phục vụ bạn đọc Còn đối với kho phim, do phim dễ bị hỏng không sử dụng được trong điều kiện môi trường không đạt tiêu chuẩn, kho phim cũng là kho lưu trữ những tài liệu quý hiếm do vậy mà sau khi sao thành hai bản âm bản (Microfilm Negative) và dương bản (Microfilm Positive) đều được lưu giữ trong các hộp nhôm. Các bản microfiche được lưu trữ trong các hộp bằng gỗ. Tất cả đều được bảo quản trong đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14-17°C, độ ẩm 65-76%)… Như vậy Thư viện Quốc gia Việt Nam mới chỉ có kho báo-tạp chí và kho vi phim là đạt tiêu chuẩn về môi trường bảo quản (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm). 2.2.2. Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác Do tác động của nhiều nhân tố gây huỷ hoại tài liệu, phần lớn các tài liệu bằng giấy sau thời gian dài sử dụng đã bị ố vàng, nấm mốc, rách nát…Số tài liệu này nếu tiếp tục đưa vào sử dụng có thể làm hư hỏng, rách nát hơn. Đặc biệt là tài liệu qúy hiếm, đáng chú ý nhất là cuốn sách của Alecxandre de Rhodes xuất bản từ năm 1552, cuốn Marchand 1- Africain của C. Castellani xuất bản năm 1603…và hàng chục ngàn cuốn sách có hàng trăm năm tuổi, báo-tạp chí xuất bản trước năm 1954 như Gia Định báo- tờ báo chữ quốc ngữ đầu tiên, xuất bản năm 1865, tờ Le Courrier de Haiphong xuất bản năm 1886… Để hạn chế sử dụng những tài liệu gốc có giá trị nhưng có nguy cơ hư hỏng, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã đưa vào sử dụng các loại tài liệu đó dưới dạng vi phim gồm microfilm và microfiche nhằm thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản. Bộ phận microfilm được thành lập năm 1967 nhưng chỉ từ sau năm 1976 thì công việc này mới được tiến hành nhờ các trang thiết bị hiện đại do Cộng hoà dân chủ Đức giúp đỡ gồm 2 máy chụp, 4 máy đọc và một số thiết bị chuyên dụng khác. Cán bộ thư viện cũng được Đức giúp đỡ đào tạo làm microfilm. Thư viện Quốc gia hiện có 10000 tên sách sao lưu dưới dạng Microfiche do Thư viện Quốc gia Pháp tặng. Thư viện cũng có một bộ phận cán bộ làm công tác sao lưu tài liệu dưới dạng Microfilm Công tác sao chụp tài liệu hiện nay vẫn đang được tiến hành có một bộ phận chuyên trách thực hiện. Một số phim sao chụp hồi đầu không được bảo quản tốt nên không dùng được tuy nhiên điều kiện bảo quản hiện tại ở phòng phim đã đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Một tài liệu sau khi chụp gồm hai bản âm bản (Microfilm Negative) được giữ lại và dương bản (Microfilm Positive) đem ra phục vụ bạn đọc.Thư viện Quốc gia hiện có: - Microfilm Positive: - Báo Việt: 231 tên - Baó ngoại: 111 tên - Sách ngoại: 878 tên - Sách Nga: 46 tên - Sách Hán: 97 tên - Sách Việt:1047 hộp - Microfilm Negative: - Báo Việt: 287 cuộn - Báo Nga: 132 cuộn - Sách Nga: 549 cuộn - Sách Hán: 127 cuộn - Sách Việt: 715 cuộn Nhìn chung công việc sao chụp tài liệu bằng giấy sang dạng tài liệu vi phim hiện nay vẫn đang được tiến hành và thu được kết quả tốt . 2.2.3. Số hoá tài liệu Để phục vụ hiệu quả cho bạn đọc một cách đông đảo và hiệu quả thư viện đã thực hiện số hoá tài liệu bao gồm 3 CSDL sau: - CSDL CD-BA: gồm 910 tên các loại (băng radio, CD, e-book…) về các lĩnh vực khoa học cơ bản - CSDL toàn văn trực tuyến: - AROGA: dữ liệu toàn văn từ 918 tạp chí khoa học của 107 nước gồm 4 ngôn ngữ (Anh, Pháp, Ả Rập, Tây Ban Nha) về lĩnh vực nông nghiệp, công nghiệp sinh học, ngành liên quan đến sanh vật, môI trường và xã hội học. - ABSCO: hiện có trên 15000 tài liệu chuyên ngành có uy tín trên thế giới với 11 CSDL. - SYNERGY BLACKWELL: trên 863000 bài trích từ trên 873 tpj chí chuyên ngành - WILSON: gồm 299 tên tạp chí từ năm 1983 đến nay - CSDL số hoá toàn văn - Luận án tiến sĩ hiện có 6405 bản thông tin tóm tắt và 1500 bản tiếng Việt Công việc số hoá tài liệu hiện nay được giao cho phòng tin học đảm nhiệm 2.2.4. Dùng hoá chất để diệt côn trùng Thư viện Quốc gia với diện tích kho khá lớn và hệ thống kho phân bố không cùng một nơi do vậy việc dùng hoá chất để tiêu diệt tất cả các loại côn trùng gây huỷ hoại tài liệu là khó, hơn nữa dung hoá chất vừa gây hại cho người lại vừa gây hại cho tài liệu nên chỉ dùng khi cần thiết và khi sử dụng phải cẩn thận để giảm gây hại cho người. Để giảm thiệt hại do mối mọt gây ra thư viện đã thay thế hầu hết các giá sách gỗ bằng các giá sách nhôm. Thư viện sử dụng thuốc Cọc đông TC 250 hoặc Ciknin của Agrevro với phương pháp phun phòng để chống mối. Đối với sách bị nấm mốc thư viện sử dụng cồn công nghiệp pha với pentaclorua phenolat natri từ 3-5% chải lên các tài liệu bị mốc…Kho lưu chiểu là kho bị chuột cắn phá nhiều nhất do có ít người vào, cán bộ thư viện đã dùng bẫy giảm được phần nào tác hại do chuột gây ra. Để khử trùng thư viện đã dùng loại alyminium phophide 56% min của Ấn Độ với liều lựơng 2-3 viên/m² sàn kho trong 3=5 ngày. Công việc này được phòng bảo quản đảm nhiệm cho tất cả các kho trong thư viện và được làm định kì 1năm/1lần. Tuy nhiên phương pháp dùng hoá chất gâyhại đến sức khoẻ con người và làm giảm tuổi thọ của tài liệu, nó chỉ có tác dụng nhất thời diệt côn trùng. Cách tốt nhất là đảm bảo môI trường bảo quản tài liệu đạt tiêu chuẩn bằng các trang thiết bị hiện đại. 2.2.5. Đảm bảo môi trường bảo quản Hiện nay hệ thống kho tàng của thư viện được xây dựng nhất quán và đạt tiêu chuẩn cho bảo quản tài liệu lâu dài. Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo thư viện rất quan tâm đến môi trường kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng tránh tình trạng cháy nổ, các kho đều được trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động và bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều được bọc dây an toàn và có đầu tiếp đất an toàn. Các bóng đèn huỳnh quang đựơi I trường kho, đỡ lamg tổn hại đến sách. Thư viện đã đưa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu của từng loại tài liệu. Tuy nhiên điều hoà không khí không phải lúc nào cũng được bật 24/24 giờ trừ phòng vi phim. Các kho đều được lắp kính màu và rèm để giảm cường đọ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu. Công tác vệ sinh kho sách cũng được thư viện tiến hành định kỳ 1 tháng/ 1 lần vào ngày thứ bảy tuần cuối cùng của tháng như hút bụi, lau chùi giá sách…Đối với kho mở công tác nội dịch được tiến hành thường xuyên hơn, kho sách, báo-tạp chí tự chọn được sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hư hỏng để sửa chữa. Tuy nhiên, nếu nói về môi trường bảo quản thì chỉ co kho báo-tạp chí được xây dựng lại theo đúng tiêu chuẩn kho sách do chuyên gia kiến trúc thiết kế: sàn kho không kín mà có nhiều lỗ thông từ tầng này sang tầng kia, các giá sách được đặt ngay trên các lỗ đó tạo nên sự thông gió hiệu qủa giữa các tầng kho. 2.2.6. Phục chế, đóng bìa tài liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam có những tài liệu quý hiếm hàng trăm năm tuổi được lưu giữ trong các kho Hán –Nôm, kho Đông Dương, kho báo- tạp chí …Trong số những tài liệu này có những tài liệu bị rách nát, hư hỏng rất nhiều cần phải phục chế lại. Với những trang bị rách rời khỏi gáy sách dùng băng dán nilông màu trắng để dán chúng lại với nhau. Đối với những trang bị rời phải dùng băng dính diện rộng dán các trang liền nhau. Nhiều trang bị rời cùng một chỗ phải dùng kim khâu lại. Đối với những trang mục nát mà việc sửa chưã một số chỗ không giải quyết được thì có thể sử dụng màng nilông mỏng mầu trắng dán lên toàn bộ cả trang. Chỉ dán một mặt của trang để tránh độ dày quá cho cuốn sách. Có những tài liệu bị rách nát thư viện phải mang đi tu sửa, đóng bìa, bìa ở đây thường là bìa bằng bìa cáttông có phủ một lớp vải bên ngoài. Đối với báo-tạp chí thư viện đóng bìa theo từng tháng, quý, năm để vừa tiện sử dụng cho bạn đọc, xếp kho vừa bảo vệ báo-tạp chí không bị rách nát, thất lạc. Trên gáy thường khi tên sách hoặc tên báo- tạp chí, số, năm. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu quý hiếm dù đã được đóng bìa nhưng do tính chất tự huỷ hoại theo thời gian của bản thân tài liệu nên tài liệu vẫn bị giòn, dễ bị rách nát. Hàng năm Thư viện quốc gia đóng được khoảng 10000 cuốn sách, báo-tạp chí. Đây được coi như một phương pháp bảo quản tài liệu hữu hiệu góp phần làm giảm độ rách nát của tài liệu và góp phần bảo vệ chung khỏi bị hư hỏng thêm. 2.2.6. Ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào việc bảo quản tài liệu Các phương pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế được phần nào các tác nhân gây huỷ hoại tài liệu nhưng thường mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hưởng tới sức khoẻ con người, giảm tuổi thọ của tài liệu nếu dùng nhiều hoá chất. Do vậy việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào bảo quản là cần thiết và đã đạt được kết quả cao. Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, thư viện đã tổ chức kho mở nhằm tạo ra một giao diện thân thiện với người dùng tin. Tuy nhiên công tác bảo quản trong kho mở khó khăn hơn nhiều so với kho đóng do lượng người vào nhiều, môi trường chứa tài liệu bị chi phối bởi các yếu tố bên ngoài nhiều, tài liệu không được xếp ngay ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàu…Để bảo vệ tài liệu không bị mất do sự cố tình hay vô ý của độc giả, với lượng bạn đọc quá đông mà cán bộ thư viện không thể kiểm soát hết được, thư viện quốc gia đã trang bị hệ thống máy quay camera đựơc gắn trong phòng và màn hình được đặt tại bàn thủ thư để tiện theo dõi bạn đọc. Sách trước khi đưa vào phục vụ bạn đọc được dán chỉ từ, nhờ vậy mà mỗi khi bạn đọc mang sách ra khỏi phòng thiết bị cổng từ được đặt ở cửa ra vào sẽ kêu báo cho cán bộ thư viện biết kịp thời xử lý. Bắt đầu từ tháng 3 năm 2003 thư viện đã áp dụng hình thức quét mã vạch ở cuốn sách và thẻ đọc nhằm gắn trách nhiệm cho bạn đọc khi mượn sách đồng thời biết đựơc loại tài liệu bạn đọc hay sử dụng để có chính sách bổ sung hợp lý Đối với vốn tài liệu quý hiếm và báo-tạp chí nghiên cứu trước năm 1954 nếu đem ra phục vụ sẽ làm cho tài liệu rách nát thêm nên thư viện đã chuyển hoá sang dạng vi phim để bạn đọc tiện sử dụng và bảo vệ được tài liệu gốc . 2.2.7. Giáo dục ý thức bảo quản cho bạn đọc Mặc dù được trang bị những thiết bị nhằm bảo quản tài liệu nhưng tài liệu vẫn bị mất, báo-tạp chí vẫn bị cắt xé, đánh dấu, nhàu nát, lộn xộn…Điều đó cho thấy công tác giáo dục bạn đọc là rất quan trọng và cần thiết nếu như thư viện muốn tàng trữ đời đời vốn tài liệu dân tộc. Vì vậy tại các phòng đọc thư viện đều có bảng nội quy bằng hai thứ tiếng Việt, Anh dành cho bạn đọc. Nếu bạn đọc vi phạm vào những quy định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc, phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình sự Riêng đối với quy định phạt tiền, căn cứ vào nghị định 31/2001 NĐ-CP của chính phủ về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hoá- thông tin, Thư viện quốc gia quy định như sau: - Đối với hành vi mang tài liệu ra khỏi phòng đọc của thư viện khi không được phép của người có trách nhiệm, xử phạt “lần thứ nhất 100000 đồng, lần thứ hai 100000 đồng , thu thẻ đọc và thông báo về cơ quan, trường học” - “ Xử phạt gấp 3 lần giá trị tài liệu” đối với hành vi làm hư hại tài liệu (làm giàu, rách nát tài liệu) - Phạt tiền gấp 5 lần giá trị tài liệu, thu thẻ đọc và thông báo về cơ quan, trường học đối với hành vi cắt xé tài liệu. 2.3. Đánh giá kết quả chính của công tác bảo quản Nhờ có sự quan tâm của ban lãnh đạo Thư viện Quốc gia Việt Nam, nhận thấy được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu mà thư viện đã thực hiện tốt chức năng giữ gìn di sản thành văn của dân tộc, những tài liệu có giá trị của nước ngoài Thư viện quốc gia có một phòng chuyên trách về lĩnh vực bảo quản đã đề ra được những chính sách , kế hoạch bảo quản hợp lý do vậy mà công tác bảo quản đã thực hiện khá tốt, tài liệu ít bị mất và phục vụ bạn đọc một cách tối ưu nhất. Những tài liệu bị rách nát hư hỏng phần nhiều đã được phát hiện kịp thời và đem đi sửa chữa nhằm phuc vụ bạn đọc nhanh chóng Công việc lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc tài liệu theo phiếu yêu câù và phòng đọc tài liệu quý hiếm hiện nay được giao cho phòng bảo quản thuận tiện hơn rất nhiều do lúc ra kho và lúc nhập kho đều do phòng bảo quản đảm nhiệm nên tài liệu được bảo quản tốt hơn, tránh bị thất lạc tài liệu, không mất nhiều khâu trung chuyển tài liệu, kịp thời phát hiện ra những hư hỏng để sửa chữa… Việc vi phim hoá những tài liệu quý hiếm đã giúp cho thư viện gìn giữ được vốn tài liệu quý giá của mình đồng thời vẫn phục vụ được bạn đọc. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công mà công tác bảo quản của Thư viện Quốc gia Việt Nam đã đạt được thì công tác bảo quản vẫn còn một số khó khăn: - Kinh phí dành cho công tác bảo quản còn hạn chế: đối với một vốn tài liệu quý hiếm, nhiều như Thư viện Quốc gia đáng lẽ kinh phí đầu tư cho bảo quản cũng phải nhiều .. - Trang thiết bị dành cho công tác bảo quản còn ít ỏi và lạc hậu, chỉ có mấy cái máy hút bụi, xô, máy xén dấu - Trình độ của cán bộ bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu công việc, chưa được đào tạo chuyên sau về …Do vậy mà công tác bảo quản chưa đạt được kết quả như mong muốn. Với việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại và công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu thì việc bảo quản tài liệu sẽ trở nên tốt hơn, giảm được những hao tổn về thời gian, công sức, tiền bạc mà con bảo quản tài liệu ở trạng thái tốt nhất. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 3.1. Nhận xét một số ưu điểm, hạn chế của công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Nhìn chung do tính chất đặc thù của thư viện quốc gia là nhận lưu chiểu xuất bản phẩm trong cả nước và gìn giữ đời đời vốn di sản thành văn của dân tộc nên công tác bảo quản tài liệu rất được coi trọng . Trong những năm gần đây cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật của thư viện đã được nâng cấp, sửa chữa, thay thế. Một số kho được xây mới đạt tiêu chuẩn kỹ thuật về kho tàng như kho báo tạp chí được xây dựng ra một khu riêng biệt với những ô trên cao tạo sự thông thoáng cho kho với nhiệt độ, độ ẩm thích hợp. Các kho đều được trang bị hệ thống điện an toàn, hệ thống báo cháy, các bình cứu hoả… Hàng loạt các giá sách bằng gỗ được thay thế bằng giá nhôm giúp hạn chế được môi trường sinh sống thuận lợi cho mối mọt. Hệ thống giá nén cũng được đưa vào sử dụng tiết kiệm diện tích kho và bảo vệ tài liệu khỏi những tác nhân của môi truờng bên ngoài. Nhờ có hệ thống máy quay camera, quản lý bạn đọc trên máy tính qua hệ thống mã vạch, thiết bị cổng từ hiện tượng mất sách trên kho tự chọn tầng 3 và tầng 4 hầu như không có so với những năm trước đây. Thư viện đã hạn chế được việc sử dụng trực tiếp các ấn phẩm chỉ có 1 bản thay vào đó là việc sử dụng các tài liệu đã được chuyển sang dạng microfilm. Những tài liệu trước năm 1945 đã được chuyển sang dạng microfilm để phục vụ bạn đọc. Hoạt động sửa chữa, đóng bìa, dán, vá tài liệu vẫn đựơc tiến hành. Sách, báo-tạp chí ngay khi phát hiện ra bị rách hay hư hỏng sẽ được chuỷên đi sửa chữa hoặc đóng bìa để tránh hư hại hơn. Riêng đối với kho báo-tạp chí việc đóng bìa cứng cho báo-tạp chí vẫn tiến hành thường xuyên, định kỳ và công việc đóng bìa Công tác nội dịch được thư viện thực hiện đều đặn và thường xuyên hơn so với trước kia Công tác giáo dục cán bộ thư viện và bạn đọc cũng được quan tâm qua nội quy thư viện ở các phòng đọc giúp mọi người có ý thứ