Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc Thiên

ày của Công ty; + Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty + Ban hành Quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Ký hợp đồng nhân danh công ty + Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty; + Tuyển dụng lao động; + Các quyền khác được quy định tại điều lệ công ty. Giám đốc có nghĩa vụ sau đây: + Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của Công ty; + Không lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật của Công ty. + Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả thì phải thông báo tình hình tài chính của Công ty cho tất cả các thành viên của Công ty và chủ nợ biết; phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với chủ nợ do không thực hiện các quy định tại điểm này; kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty. + Thực hiện các nghĩa vụ khác do pháp luật và điều lệ Công ty quy định. Phó giám đốc: Là người tham mưu, trợ giúp cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh của Công ty, do Giám đốc Công ty giới thiệu, đề nghị và được đa số các thành viên trong Công ty nhất trí. Phó giám đốc có quyền thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty khi Giám đốc vắng mặt. Phó giám đốc phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước Giám đốc và các thành viên trong Công ty. Phòng lao động tiền lương ü Bảo đảm quyền lợi, trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người lao động thực hiện theo đúng hợp đồng lao động, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và luật lao động hiện hành. ü Cung ứng và phát triển nguồn nhân lực. Tổ chức nguồn nhân lực hoạt động hiệu quả nhất. ü Tiến hành hoạt động tuyển dụng và đào tạo. ü Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên công ty. ü Tiến hành ký kết hợp đồng lao động với người lao động. ü Quản lý và thực hiện BHXH, BHYT, BHTN. ü Cùng với ban giám đốc xây dựng chính sách công ty, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và thực hiện đúng chính sách, nội quy đề ra. ü Cùng với ban giám đốc xây dựng sơ đồ tổ chức chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. ü Cùng với ban giám đốc xây dựng hệ thống lương, thực hiện trả lương. Đánh giá cán bộ công nhân viên hàng tháng, hàng năm để trình ban giám đốc xem xét khen thưởng hoặc kỷ luật theo đúng nội quy công ty và luật lao động. ü Đại diện ban lãnh đạo thực hiện công tác thăm hỏi, tặng quà biếu hỉ, ốm đau, tai nạn lao động cho cán bộ công nhân viên công ty. Phòng kế toán: Phòng kế toán có chức năng sau: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán . Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu. Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Mội trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội. Nhiệm vụ phòng kế toán: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty. Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban Giám đốc Công ty. Phòng xuất – nhập khẩu Là phòng chuyên phụ trách kinh doanh nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan để nhập nguyên vật liệu và xuất hàng ra nước ngoài theo các đơn hàng. Lưu trữ tờ khai hải quan, chứng từ xuất khẩu... nghiên cứu, liên minh liên kết với bạn hàng trong và ngoài nước. Phòng kinh doanh Phòng Kinh doanh có chức năng tư vấn cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh trên. Với chức năng như vậy, phòng Kinh doanh có nhiệm vụ tìm hiểu các đối tác kinh doanh, đề xuất các biện pháp để chăm sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, phát triển mở rộng khách hàng mới, tiềm năng. Ngoài ra phòng Kinh doanh phải xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể; đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của Công ty trên thương trường, khuếch trương sản phẩm và dịch vụ. Phòng kỹ thuật và điều độ sản xuất Thực hiện đúng các quy định về quản lý vật tư, nguyên, nhiên vật liệu theo quy định của Nhà nước và của Công ty. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị trên cơ sở lệnh sản xuất đã được Giám đốc Công ty giao. Xây dựng, lập kế hoạch vật tư từng tháng theo quy định cho từng loại hình sản xuất trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Trực tiếp tham gia quyết toán vật tư cho các loại hình sản xuất. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo tổng hợp về công tác kế hoạch kịp thời và chính xác đúng quy định của cấp trên. Phòng quản lý máy móc thiết bị và bộ phận kho Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty. Quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm. Chủ trì trong việc lập kế hoạch vật tư, thiết bị phục vụ công tác vận hành và bảo trì trong toàn công ty. Kiểm tra, giám sát quản lý các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí, thất thoát. Mối quan hệ giữa các phòng ban là mối quan hệ tac nghiệp, bổ sung, hỗ trợ cho nhau trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ phòng kinh doanh nhận đơn hàng của khách hàng, sau đó gửi cho phòng kỹ thuật và điều độ sản xuất để lên kế hoạch sản xuất. Kho nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm, định mức để quyết định mua thêm hay không mua thêm vật tư cho đơn hàng. Phòng Lao động Tiền lương có thể căn cứ vào tình hình sản xuất để tuyển thêm lao động thời vụ cho kịp tiến độ. Các chứng từ liên quan được gửi về phòng kế toán để hạch toán, lập báo cáo. 1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Ngọc Thiên Bảng 1.1. Một số chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn công ty năm 2017-2019 Đơn vị: triệu đồng Năm 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu +/- % +/- % 1. TSNH 961,014,762,428 1,000,031,961,783 1,042,933,332,943 39,017,199,355 4,06 42,901,371,160 4,29 2. TSDH 76,644,349,592 89,175,700,750 92,261,179,996 12,531,351,158 16,4 3,085,479,246 3,46 3. Nợ 879,256,602,691 919,614,480,755 940,305,806,572 40,357,878,064 4,59 20,691,325,817 2,25 4. VCSH 630,163,328,889 739,685,715,450 787,321,475,525 109,522,386,561 17,4 47,635,760,075 6,44 Tổng NV 1,509,419,931,581 1,659,300,196,205 1,727,627,282,097 149,880,264,624 9.31 68,327,085,892 3,91 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Tổng tài sản của công ty tăng liên tục qua các năm, cụ thể tổng tài sản năm 2017 là 1,509 tỷ đồng, đến năm 2018 đạt 1.659 tỷ đồng, tăng mạnh 149 tỷ đồng so với năm 2017 tương ứng tốc độ tăng 9,31%. Nguyên nhân là do TSNH tăng 39 tỷ đồng tương ứng với tốc độ tăng 4.06% và TSDH tăng 12 tỷ đồng với tốc độ tăng mạnh 16.35%, điều này cho thấy công ty đang tích cực đầu tư má móc thiết bị và nguyên vật liệu vào sản xuất đặc biệt là tài sản cố định. Sang năm 2019 tổng tài sản tiếp tục tăng 68 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 3,91%, trong đó TSNH tăng 42 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 4,29% và TSDH tăng 1.110 triệu đồng, tương ứng tốc độ tăng 3,46%. Như vậy qua 3 năm công ty đầu tư mạnh vào máy móc trang thiết bị, nhà xưởng, vật liệu để đẩy mạnh sản xuất, quy mô tài sản luôn tăng ở khá mạnh. Về nguồn vốn huy động, năm 2017 tổng vốn huy động là 1.509 tỷ đồng, trong đó có 879 tỷ đồng vốn nợ và 630 tỷ đồng vốn chủ sở hữu, như vậy công ty chủ yếu huy động vốn nợ. Sang năm 2018 tổng vốn huy động tăng 149 tỷ đồng, trong đó nợ tăng đồng, tương ứng tốc độ tăng 4,59% và vốn chủ sở hữu tăng 109 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 17,38%. Sang năm 2019 tổng vốn huy động tiếp tục tăng 68 tỷ đồng, trong đó nợ tăng 20 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 2,25% và vốn chủ sở hữu tăng 47 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 6,44%. Như vậy tổng vốn huy động của công ty tăng nhanh, cho thấy công ty đang mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Trong đó công ty đang có xu hướng huy động mạnh nguồn vốn bên trong là vốn CSH. Điều này sẽ giúp công ty bớt lệ thuộc vào bên ngoài. Hệ số nợ ở mức khoảng 0,6 lần, mức này là khá hợp lý, đảm bảo cần bằng tài chính tốt. Bảng 1.2. Một số chỉ tiêu về doanh thu, chi phí công ty năm 2017-2019 Đơn vị: Triệu đồng Năm 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu +/- % +/- % 1. Doanh thu thuần 1,518,845,967,939 2,122,991,642,230 2,639,984,541,867 604,145,674,291 39.78% 516,992,899,637 24.35% 2. Giá vốn hàng bán 1,358,500,198,708 1,940,714,569,583 2,468,296,087,683 582,214,370,875 42.86% 527,581,518,100 27.18% 3. Lợi nhuận gộp 160,345,769,231 182,277,072,647 171,688,454,184 21,931,303,416 13.68% (10,588,618,463) -5.81% 4. Lợi nhuận trước thuế 89,738,321,513 111,454,995,320 118,338,082,649 21,716,673,806 24.20% 6,883,087,329 6.18% 5. CP thuế TNDN 5,123,328,765 5,602,235,035 5,829,115,017 478,906,270 9.35% 226,879,982 4.05% 6. LNST 84,614,992,748 106,401,215,674 110,753,185,317.00 21,786,222,925 25.75% 4,351,969,643 4.09% (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Qua bảng phân tích ta thấy kết quả kinh doanh của công ty khá tốt đặc biệt là năm 2018, doanh thu lợi nhuận tăng qua các năm. Cụ thể năm 2017 doanh thu thuần là 1,518 tỷ đồng, thì sang năm 2018 doanh thu thuần tăng mạnh lên đến 2,122 triệu đồng, tăng 604 tỷ tương ứng tốc độ tăng 39.78%. Sang năm 2019 doanh thu thuần tiếp tục tăng 516 tỷ đồng, tương ứng tốc độ tăng 24.35%, đạt 2,639 tỷ đồng. Cùng với sự gia tăng doanh thu, ta sẽ xét khoản mục giá vốn hàng bán, khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Giá vốn hàng bán năm 2017 là 1,358 tỷ đồng, năm 2018 tăng tới 42,86%, lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu. Sang đến năm 2019 thì giá vốn hàng bán với tốc độ chậm lại 27.18%, tuy nhiên vẫn lớn hơn tốc đọ tưng của doanh thu là 24.35%. Vì vậy, lợi nhuận gộp của doanh nghiệp năm 2018 tăng nhẹ so với năm 2017, lợi nhuận gộp của năm 2019 giảm so với năm 2018. Cụ thể là lợi nhuận gộp năm 2018 là 182 tỷ đồng tăng 21 tỷ so với năm 2017 với tốc độ tăng 13.68%. Tuy nhiên, năm 2019 lợi nhuận gộp của doanh nghiệp là 171 tỷ đồng giảm 10 tỷ so với năm 2018, với tốc độ giảm 5.81%. Qua đây ta thấy công tác quản lí chi phí của doanh nghiệp chưa tốt, quản lí chi phí chưa hiệu quả, tốc độ tăng của chi phí vẫn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu. Doanh nghiệp cần có các chính sách tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, giảm giá vốn hàng bán của sản phẩm. Bảng 1.3. Một số chỉ tiêu về lao động, tiền lương của công ty năm 2017-2019 Năm 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 Chỉ tiêu +/- % +/- % 1. Số lao động bình quân (người) 1,500 1,553 1,600 52 3,5 47 3,0 2. Thu nhập bình quân của lao động (triệu đồng/người/tháng) 6,3 6,7 7,2 0,4 6,3 0,5 7,5 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Số lượng lao động ở công ty ở mức cao và có xu hướng tăng, khoảng gần 1600 người, cho thấy quy mô của công ty khá lớn, hàng năm công ty đểu có chính sách tuyển dụng lao động mới, hoặc nghỉ việc đối với những lao động đã về hưu. Ngoài ra thu nhập bình quân ở công ty cũng tương đối cao, và đang tăng. Nếu như năm 2017 thu nhập bình quân chỉ đạt 6,3 trđ/người/tháng thì đến năm 2018 đã tăng 6,3%, năm 2019 tiếp tục tăng 7,5% đạt 7,2 trđ/người/tháng.Thu nhập bình quân tăng sẽ giúp người lao động yên tâm làm việc trong công việc. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC THIÊN 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Ngọc Thiên 2.1.1. Mô hình tổ chức Công ty sử dụng bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công việc tập trung ở phòng kế toán, sơ đồ tổ chức như sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán hàng hoá, vật tư Kế toán doanh thu tiêu thụ Kế toán chi phí, giá thành Thủ quỹ (Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán) Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung nên tất cả các chứng từ đều được luân chuyển về phòng kế toán. Phòng kế toán của Công ty TNHH Ngọc Thiên gồm kế toán trưởng và kế toán các phần hành, nhiệm vụ của từng kế toán viên được phân công cụ thể, mỗi người đảm nhận một phần riêng và có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ. - Kế toán trưởng: là người giúp Ban Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế, là người kiểm tra - kiểm soát việc chấp hành chính sách, chế độ thể lệ về kinh tế tài chính của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế sau khi lập xong đều phải trình Kế toán trưởng kiểm tra, phê duyệt, lập báo cáo tài chính, thực hiện các quyết định về tài chính kế toán trong công ty. - Kế toán tổng hợp: Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty. Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các quy định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định. - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, nhà cung cấp, sau đó báo cáo với Kế toán trưởng tình hình nợ phải thu, nợ phải trả để kế toán trưởng cân đối tình hình tài chính của công ty. - Kế toán hàng hoá, vật tư: theo dõi chi tiết về sản phẩm hàng hoá, về tình hình biến động sản phẩm, hàng hoá của công ty, phản ánh giá trị khấu hao tài sản cố định, kiểm soát thiết bị, công cụ dụng cụ trong kho, xuất, nhập kho hàng hoá, vật tư theo nhu cầu của công ty dưới sự đồng ý của cấp trên. - Kế toán chi phí, giá thành: phụ trách tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất – kinh doanh và thực hiện liên kết với các kế toán bộ phận, phát hiện sai sót, chênh lệch của báo cáo chi tiết, tính giá thành sản phẩm. - Kế toán doanh thu: Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của công ty trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc. - Thủ quỹ: Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thường những mất mát này. Đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ luôn luôn khớp với số dư trên tài khoản sổ quỹ. Thực hiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng như: rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, lấy sổ phụ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt. 2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty TNHH Ngọc Thiên 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán của bộ tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng. Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung. Đơn vị sử dụng tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Áp dụng theo phương pháp thẻ song song. + Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT – BTC, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào chứng từ kế toán. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán sử dụng các chứng từ: Bảng 2.1. Các chứng từ sử dụng trong công ty STT Tên chứng từ Số hiệu 1 Bảng chấm công 01a – LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b - LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02a – LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03a – LĐTL 5 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10- LĐTL 6 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11- LĐTL 7 Phiếu nhập kho 01 - VT 8 Phiếu xuất kho 02 - VT 9 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 03 - VT 10 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04 - VT 11 Bảng kiểm kê công cụ, hàng hóa, vật tư 05 - VT 12 Bảng phân bổ CCDC 07 - VT 13 Bảng thanh toán hàng đại lý 01- BH 14 Phiếu chi 02- TT 15 Phiếu thu 01- TT 16 Giấy đề nghị tạm ứng 03- TT 18 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04- TT 19 Giấy đề nghị thanh toán 05- TT 20 Bảng kiểm kê quỹ 08a - TT 21 Bảng kê chi tiền 09 - TT 22 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ 23 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05- TSCĐ 24 Biên bản thanh lý TSCĐ 02- TSCĐ 25 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06 - TSCĐ 26 Hóa đơn GTGT 01GTKT3/001 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ do công ty lập đều đảm bảo các yếu tố cơ bản cần thiết: Tên chứng từ; Số hiệu, ngày tháng của chứng từ; Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân liên quan; Nội dung của nghiệp vụ; Quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị; Chữ ký và dấu của đơn vị; Trình tự luân chuyển chứng từ. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được bảo quản đầy đủ, an toàn trong thời gian quy định của luật kế toán. Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, chứng từ sẽ được hủy bỏ. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Các tài khoản sử dụng trong công ty Tài khoản loại 1 và loại 2: phản ánh tài sản, như TK 111, 112, 131, 138, 152, 153, 154, 155, 211, 242, Tài khoản loại 3 và loại 4: phản ảnh nguồn vốn, như TK 331, 334, 341, 411, 421 Tài khoản loại 5: phản ảnh doanh thu, như TK 511, 515. Tài khoản loại 6: phản ánh chi phí, như TK 621, 622, 627, 632, 641, 642, 635 Tài khoản loại 7, 8, 9: phản ánh các tình hình doanh thu, chi phí khác và xác định kết quả, như TK 711, 811, 821, 911. Cách thức chi tiết một số tài khoản Ví dụ TK 112: Mở chi tiết theo từng ngân hàng và loại tiền. TK 11211 Vietcombank - VND TK 11212 Agribank - VND . TK 11221 Vietcombank – USD TK 11222 Agribank – USD . . 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (không sử dụng các nhật ký đặc biệt), sử dụng kế toán máy trên phần mềm Misa, hệ thống sổ sách bao gồm: Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung; Sổ cái. Sổ chi tiết: Bảng cân đối số phát sinh; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho; Sổ TSCĐ; Thẻ TSCĐ; Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán); Sổ chi tiết tiền vay; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu; Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh; Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng Sơ đồ trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh; cộng Sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết, thực hiện đối chiếu giữa Bảng hợp chi tiết với Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh. Cuối cùng, dựa vào Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính. Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ nhật ký chung của Công ty 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán - Kỳ lập báo cáo: Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm theo quy định của Bộ tài chính. - Các loại báo cáo tài chính: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính kế toán trưởng lập và được gửi tới Cục Thuế thành phố Hà Nội, cơ quan thống kê thành phố Hà Nội. Hệ thống báo cáo nội bộ của công ty bao gồm: + Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. + Bảng cân đối phát sinh. + Bảng chi tiết phải thu khách hàng. + Bảng chi tiết phải trả người bán. + Báo cáo doanh thu bán hàng. + Kết quả sản xuất kinh doanh. 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại Công ty TNHH Ngọc Thiên 2.3.1. Tổ chức kế toán tiền mặt 2.3.1.1. Khái quát chung về tiền mặt tại công ty Tại Công ty Cổ phần TNHH Ngọc Thiên, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt diễn ra khá thường xuyên, kế toán thanh toán phụ trách việc tiếp nhận, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Các nghiệp vụ thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện sau khi đã kiểm tra các chứng từ. Thủ quỹ và kế toán thanh toán là hai người khác nhau nhằm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nghiệm trong công ty, tránh xảy ra sự gian lận trong việc bảo quản quỹ tiền mặt của công ty. 2.3.1.2. Chứng từ sử dụng Các chứng từ sử dụng bao gồm: Phiếu thu: Mẫu 01-TT Phiếu chi: Mẫu 02-TT Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu 03-TT Giấy thanh toán tạm ứng: Mẫu 04-TT Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu 05-TT Biên lai thu tiền: Mẫu 06-TT Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu 08-TT 2.3.1.3. Tài khoản sử dụng TK 111 – Tiền mặt Bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ; Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo. Bên Có: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ; Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam); Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn qu