Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HiPT

(6) Bảo quản Lập biên bản Lập phiếu kiểm nhận hàng nhập kho Công ty mua hàng chủ yếu thông qua hai phương thức là mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu. Bộ máy quản lý của Công ty gồm cả các bộ phận chức năng và bộ phận kinh doanh rất độc lập nên căn cứ vào đề nghị do trưởng bộ phận ký sau đó chuyển sang giám đốc Công ty ký duyệt vào phiếu đề nghị mua hàng, phiếu này được chuyển cho phòng triển khai để thực hiện các thủ tục mua hàng. Sau khi hàng hoá về đến Công ty đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi hàng hoá về đến kho, người cung cấp hoặc nhân viên của phòng triển khai phải đem hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra hoá đơn, đối chiếu nội dung ghi trên hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã ký kết về chủng loại, quy cách, nếu đúng sẽ làm phiếu nhập kho (PNK). Sau đó nhân viên phòng triển khai sẽ cầm PNK xuống kho đề nghị thủ kho cho nhập số hàng hoá đã mua về. Trước khi cho nhập hàng hoá phải được tiến hành kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm gồm có : một đại diện của phòng kế toán (thường là kế toán hàng hoá), một đại diện phòng kỹ thuật và thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra số lượng hàng hoá thiết bị thực có, quy cách và phẩm chất hàng hoá. Nếu được đảm bảo thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá và ký xác nhận vào phiếu nhập kho và đề nghị thủ kho cho nhập kho. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên, trong đó 1 liên giao cho phòng kế toán tài chính giữ, 1 liên giao cho nhân viên phòng triển khai, 1 liên thủ kho giữ. Thủ kho sử dụng phiếu nhập kho để ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng rồi chuyển cho kế toán hàng hoá. ( Biểu số 02 ) Hoá đơn GTGT Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Số 54116 Đơn vị bán hàng : Công ty Falov thành phố Đà Nẵng Địa chỉ : 54 Quang Trung, Đà Nẵng Số TK Điện thoại : Mã số Họ và tên người mua hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Đơn vị : Số TK Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê, Hà Nội Mã số : 0100105387 Điện thoại : Hình thức thanh toán : STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 2 3 Nhập connectorday telnet Nhập Scan Nhập Vei 8 Chiếc Chiếc Chiếc 20 15 1 138.168 7.884.000 12.632.751 2.763.360 118.260.000 12.632.751 Cộng tiền hàng 133.656.111 Thuế suất thuế GTGT 10% 13.365.611,1 Tổng cộng tiền thanh toán 147.021.722,1 Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mươi bảy triệu không trăm hai mốt ngàn bảy trăm hai hai phẩy một đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu) ( Biểu số 03 ) biên bản kiểm nghiệm Tên hàng hóa : 20 connectorday telnet Số : 832 15 Scan 01 Vei 8 Nơi giao : Anh Hải Nơi nhận : Kho HHO Ngày kiểm nghiệm : 22/11/2003 Kết quả kiểm nghiệm : Số lượng 20 connectorday telnet 15 Scan 01 Vei 8 Kết luận chung : Hàng đủ về số lượng ( theo chứng từ ) Chất lượng hàng hoá đạt yêu cầu Trưởng ban kỹ thuật Ngày 22 tháng 11 năm 2003 ( ký , họ tên ) Kiểm nghiệm viên ( Biểu số 04 ) Phiếu nhập kho ( Ngày 22 tháng 11 năm 2003 ) Mẫu số : 01 – VT Số : 832 Nợ TK 156, 133 Có TK 331 Họ và tên người giao hàng : anh Tuấn Công ty Falov Theo hoá đơn số 54116 ngày 20 tháng 11 năm 2003 Nhập tại kho HHO : STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập 1 Nhập connectorday telnet Chiếc 20 20 138.168 2.763.360 Tiền thuế GTGT 10% 276.336 2 Scan Chiếc 15 15 7.884.000 118.260.000 Tiền thuế GTGT 10% 11.826.000 3 Nhập Vei 8 Chiếc 1 1 12.632.751 12.632.751 Tiền thuế GTGT 10% 1.263.275,1 Cộng 147.021.722,1 Số tiền viết bằng chữ : một trăm bốn mươi bảy triệu không trăm hai mươi mốt nghìn bảy trăm hai hai phẩy một đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Tài khoản sử dụng : chủ yếu TK 156, 111, 112, 331, 141. Nguyên tắc hạch toán : Mở chi tiết cho từng kho, từng mặt hàng, từng file máy tính cụ thể theo từng đặc điểm, ký hiệu riêng có của mỗi loại máy tính, trị giá của hàng hoá tồn kho được hạch toán tuân thủ theo nguyên tắc giá phí, giá thực tế. Khi xuất kho hàng hoá theo giá thực tế chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí phát sinh lấy từ bảng kê chi phí hay các chứng từ chi phí. Thanh toán tiền hàng Căn cứ vào đề nghị thanh toán hàng có hồ sơ đi kèm ( hoá đơn, phiếu nhập kho ), trưởng bộ phận là phó giám đốc kiêm kế toán trưởng ký sau đó chuyển cho kế toán theo dõi công nợ, kế toán công nợ sẽ kiểm soát theo hai hướng : Nếu khách hàng còn nợ HiPT thì đối trừ nợ. - Ngược lại kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng trả tiền cho người bán hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt. Là doanh nghiệp thương mại chuyên hoạt động kinh doanh máy tính, máy in … nên tổ chức quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp của Công ty được theo dõi rất chặt chẽ và đảm bảo hợp lý, điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ ( Sơ đồ số 07 ) Sổ chi tiết thanh toán với người bán Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ về mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp Bảng báo cáo tài chính 2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá Để đảm bảo hạch toán hàng hoá phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty, kế toán chi tiết hàng hoá của Công ty HiPT được tiến hành theo phương pháp thẻ song song, tức là việc ghi sổ được tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán. - Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng loại hàng hóa, kế toán mở cho mỗi nhóm hàng hoá một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong mỗi quyển thẻ kho, mỗi loại hàng hoá được mở và ghi chép trên một tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng loại hàng hóa trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của từng loại hàng hoá đó trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn. Khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho thực hiện nhập xuất hàng hoá sau đó ghi số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại hàng hoá. Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng loại hàng hoá. - Tại phòng kế toán Định kỳ kế toán hàng hoá xuống kho nhận thẻ kho và phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phòng kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và theo số thứ tự tăng dần sau đó kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho, số tồn cuối kỳ trên thẻ kho nếu phù hợp sẽ điền bổ sung đơn giá, tiền nhập, tiền xuất, sau đó kế toán trưởng ký xác nhận. Để thuận tiện cho công tác hạch toán sau này kế toán hàng hoá còn định khoản ngay trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho căn cứ vào hoá đơn GTGT mua hàng hoá và phiếu chi. Cuối tháng trên cơ sở số liệu của từng thẻ kho, kế toán sẽ chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn nhóm hàng hoá tương ứng. ( Biểu số 05 ) THẻ KHO Từ ngày 1/10 đến ngày 10/10 Tên kho : HHO – kho Công ty Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuât Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất SH NT 1 2 3 … 1/10 6/10 8/10 … 388 289 392 … Nhập kho dàn máy tính HP Brio Nhập kho CO BO6 máy tính HP Xuất kho máy tính HP Brio … 10 5 … 3 … 7.500.000 13.877.142 7.500.000 … Số lượng nhập : Số lượng xuất : Tồn cuối : Ngày 10 tháng 10 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, họ tên) ( ký, họ tên ) Đối với hàng hoá nhập khẩu, quy trình thẻ kho cũng tương tự. Quy trình hạch toán hàng hoá theo phương pháp thẻ song song được thể hiện qua sơ đồ sau : ( Sơ đồ số 08 ) Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán hàng hóa Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho 2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá Khi mua hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu vào của mình thì khi tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu ra của mình. Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp luôn quan tâm đến uy tín của mình khi tham gia kinh doanh bằng các dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bảo hành miễn phí, hướng dẫn cài đặt và xử lý một số chương trình thông dụng cho khách hàng … với phương châm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Công ty sử dụng rất nhiều loại hình tiêu thụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng như : tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn ( bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn qua kho ), bán dự án, bán lẻ. Thủ tục xuất hàng : Hàng hoá ở Công ty khi xuất kho bán cho khách hàng hay cho các mục đích khác như : tiêu dùng nội bộ, trang bị cho các đơn vị trực thuộc …đều dùng hoá đơn GTGT. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của Công ty nhân viên phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT và xin xác nhận của giám đốc Công ty, sau đó khách hàng phải mang hoá đơn GTGT đến phòng kế toán nộp tiền ( nếu thanh toán ngay ) hoặc ghi sổ công nợ ( nếu mua chịu ). Cuối cùng xuống nhận hàng tại kho hàng hoá của Công ty. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên : Liên 1 : lưu tại quyển gốc tại phòng kinh doanh Liên 2 : giao cho khách hàng Liên 3 : làm căn cứ để thủ kho xuất hàng hoá. Đối với hàng hoá xuống kho cho mục đích khác ( tiêu dùng nội bộ ), hoá đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên nhưng liên 2 lưu tại phòng kế toán, liên 3 lưu tại kho. ( Biểu số 06 ) Hoá đơn giá trị giá tăng Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ngày 23 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Số TK Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê, Hà Nội. MS 0100364579 Họ và tên người mua hàng : Công ty NTC Số TK Địa chỉ : Thị xã Bắc Ninh MS Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 2 Vei 8 Máy tính HP Brio Chiếc Chiếc 1 1 14.580.754 8.562.500 14.580.754 8.562.500 Cộng tiền hàng : 23.143.254 đ Thuế suất thuế GTGT 10%. Tiền thuế GTGT 2.314.325,4 đ Tổng cộng tiền thanh toán 25.457.579,4 đ Số tiền viết bằng chữ : hai mươi năm triệu bốn trăm năm mươi bảy ngàn năm trăm bảy mươi chín phẩy bốn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu ) Các chứng từ sử dụng : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ khác có liên quan ( phiếu bảo hành, phiếu hướng dẫn sử dụng ) Tài khoản sử dụng : TK 156, 157, 632, 511, 111, 112, 131, 333.1.1 cuối tháng kế toán tổng hợp doanh số theo bộ phận kinh doanh kết chuyển về TK 911 Có thể tóm tắt quy trình tiêu thụ hàng hoá của Công ty HiPT như sau ( Sơ đồ số 09 ) Người có nhu Giám đốc, Tổ vật tư Nghiệp vụ cầu xuất hàng kế toán trưởng xuất nhập kho xuất hàng (1) (2) (3) Lập chứng từ Duyệt lệnh Lập phiếu xin xuất hàng xuất xuất kho Thủ kho Kế toán hàng hóa (4) (5) Bảo quản, lưu trữ Xuất hàng Ghi sổ Để theo dõi tình hình tiêu thụ của máy tính và các hàng hoá có liên quan đến máy tính trong tháng hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng. Mỗi hoá đơn được phản ánh trên một dòng, dòng tổng cộng cuối bảng cho biết doanh thu chưa thuế của từng loại máy tính cũng như tổng cộng các loại máy tính, tổng số tiền đã thanh toán, chưa thanh toán và tổng số thuế GTGT phải nộp. Để theo dõi tình hình thanh toán, chưa thanh toán của khách hàng, kế toán giao dịch hàng hoá mở sổ chi tiết TK 131 – phải thu khách hàng. Sổ này được mở cho từng tháng và cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng thường xuyên được theo dõi trên một tờ sổ, khách hàng không thường xuyên được theo dõi chung trên một tờ sổ. Mỗi hoá đơn mua chịu được ghi trên một dòng và được kế toán theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 511 ( Biểu số 07 ) Sổ chi tiết bán hàng Ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT 1/10 553 Máy tính HP Briô Celeron 400mhz Dan(Co11B06) Bán cho Cục xúc tiến TM Phạm Vũ Khiêm (CBPVK) 131 100 13.877.142 1.387.714.200 2/10 669 Bán MTHP Briô Celeron c.ty Investlink Doãn Thu Hà 131 100 7.500.000 750.000.000 Tổng 200 2.137.714.200 Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ và tên) ( ký, họ và tên) ( Biểu số 08 ) Sổ chi tiết Công nợ Ngày 01 tháng 10 năm 2003 TK 131 : Phải thu của người mua Mã khách NN029 – Công ty Investlink Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT 2/10 669 Bán 100 MTHP Briô Celeron 400 511 333 750.000.000 75.000.000 5/10 978 Công ty Investlink thanh toán tiền hàng 111 825.000.000 Cộng phát sinh 825.000.000 825.000.000 Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) 2.4. Kế toán thuế Hàng hóa của Công ty HiPT là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả hàng hoá của Công ty khi tiêu thụ trong nước chịu thuế GTGT với thuế suất 10% trên giá bán. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì thuế GTGT Công ty phải nộp cho nhà nước là : Thuế GTGT = ( Giá mua tại + Giá mua tại x Thuế nhập khẩu ) x 10% phải nộp cửa khẩu cửa khẩu Để phản ánh nghĩa vụ và tình hình nộp thuế của Công ty đối với Nhà nước, kế toán sử dụng TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, và thuế GTGT đầu ra phải nộp được kế toán theo dõi trên tài khoản cấp II, tài khoản 333.1. Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vào bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra theo hoá đơn GTGT. Mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng. Khi có thông báo của cơ quan thuế, kế toán hàng hoá căn cứ vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra dể lập tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT. ( Biểu số 09 ) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Tháng 12 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học Địa chỉ: 152 Thuỵ Khê – Hà Nội Mã số thuế : 0100364579 Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế Doanh số bán chưa có thuế Thuế GTGT KHHĐ Số HĐ N – T …… …… …… ….. …… ….. ….. KH01- B 87501 15/12 Cty TNHH Vĩnh Hà 0100839724 35.872.000 3.587.200 KH01- B 87508 18/12 Cty TM Hoàng Anh 1000798532 48.572.900 4.857.290 KH01- B 87982 25/12 Cty TNHH Star 0100879832 57.982.000 5.798.200 …… ….. ….. …. …. …. …. Cộng 42.842.448.176 2.858.708.723 ( Biểu số 10 ) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Quyết toán thuế GTGT Năm 2003 MST : 0100364597 Tên cơ sở : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê – Hà Nội Ngành nghề kinh doanh : Tin học, Buôn bán tư liệu sản xuất stt Diễn giải Doanh số chưa thuế Thuế GTGT( VNĐ) 1 2 3 4 1 2 3 a b c d 4 5 6 7 8 9 10 Hàng hoá, dịch vụ bán ra Hàng hoá, dich vụ không chịu thuế Hàng hoá chịu thuế Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất 0% Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5% Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10% Thuế suất GTGT không được khấu trừ Hàng hoá, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu Hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT được tính khấu trừ Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua + Nộp thiếu + Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp năm quyết toán Thuế GTGT đã nộp trong năm Thuế GTGT được hoàn trả trong năm Thuế GTGT cuối kỳ quyết toán + Nộp thuế + Nộp thừa hoặc chưa được chiết khấu 42.842.448.176 42.842.448.176 2.994.043.681 22.763.039.567 17.085.364.928 38.047.517.418 2.858.708.723 2.858.708.723 1.141.513.105 1.708.535.020 8.660.598 146.959.044 2.311.190.798 400.558.881 316.383.363 84.175.518 84.175.518 Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ và tên) (ký, họ và tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Cơ quan nhận quyết toán: Cục thuế Hà Nội Ngày nhận : Sau đó kế toán hàng hoá tiếp tục lập bảng kê hàng hoá nhập khẩu có kèm theo các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá để tính thuế GTGT đươc khấu trừ: Thuế GTGT = Thuế GTGT - Thuế GTGT phải nộp đầu ra đầu vào Khi thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn thuế GTGT đầu ra thì doanh nghiệp sẽ được Nhà nước hoàn thuế. 2.5. Kế toán TSCĐ Do TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tế nói chung và trong mỗi doanh nghiệp nói riêng. Việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tăng giảm hao mòn, sửa chữa và hiệu quả sử dụng TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ. Tổ chức hạch toán TSCĐ không chỉ có ý nghĩa góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc định hướng đầu tư và sản xuất. Tại Công ty HiPT, TSCĐ chiếm 33% trên tổng tài sản kinh doanh của Công ty, chủ yếu tập trung vào nhà cửa, ô tô, cửa hàng, kho hàng và trang thiết bị cho văn phòng. Việc quản lý TSCĐ của Công ty được thực hiện chặt chẽ và phù hợp. Công ty có một Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. Việc hạch toán TSCĐ của Công ty được hạch toán theo sơ đồ số 10 (trang 36). TSCĐ của Công ty luôn được phản ánh theo đúng nguyên giá, TSCĐ được phép thay đổi nguyên giá khi có quyết định tăng giảm giá của chủ sở hữu. Điều này thể hiện rất rõ khi hàng năm Công ty HiPT đầu tư, nâng cấp hàng loạt máy tính, nâng cấp trụ sở chính, văn phòng làm việc…Trong trường hợp tăng giảm đó các chứng từ Công ty sử dụng đảm bảo đủ thủ tục như : biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản quyết toán công trình, biên bản thanh lý TSCĐ (được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng loại và từng địa điểm quản lý sử dụng TSCĐ. Trong Công ty hiện tại chỉ theo dõi, phản ánh phát sinh của TSCĐ hữu hình. Đây là những tư liệu lao động có đủ tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và thời gian sử dụng cho một TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. TSCĐ của Công ty phục vụ nhu cầu kinh doanh cho từng cá nhân, từng bộ phận kiểm soát. Cuối quý, cuối năm Công ty tiến hành thanh lý hay nhượng bán TSCĐ không sử dụng. ( Sơ đồ số 10 ) Quy trình hạch toán TSCĐ của Công ty HiPT Chứng từ tăng giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ sử dụng - Biên bản bàn giao công trình và quyết toán công trình. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Hồ sơ TSCĐ. - Chứng từ mua TSCĐ. - Chứng từ khác. TK sử dụng : Tk 211, TK214 Nguyên tắc hạch toán : TSCĐ được hạch toán theo nguyên giá nghĩa là khi tăng hay giảm TSCĐ đều phải ghi theo nguyên giá. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của Công ty luôn biến động kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi trường hợp biến động. Khi có tài sản tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do Ban kiểm nghiệm TSCĐ của Công ty làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cùng loại ( như máy vi tính, máy in… ) giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng liên quan một bản, còn một bản lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó thường bao gồm ; Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển. Căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ lập thành một bản lưu tại phòng kế toán để theo dõi và ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị trực thuộc mỗi nơi một quyển. Thẻ TSCĐ được lưu trữ trong file TSCĐ ở trên máy tính được cán bộ kế toán TSCĐ theo dõi. Mỗi đơn vị trực thuộc của Công ty cũng phải mở một sổ để theo dõi tài sản. Chính từ việc nhận thức rõ vai trò của TSCĐ trong hoạt động kinh doanh quyết định đến công tác quản lý của doanh nghiệp. Công ty HiPT đã tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ, thường xuyên theo dõi sự biến động của TSCĐ. Công ty không sử dụng TSCĐ đi thuê mà trực tiếp mua bằng nguồn vốn kinh doanh tự có. Hàng năm Công ty đều có một khoản chi phí trích trước để đại tu, bảo dưỡng TSCĐ. Chi phí này chiếm khoảng 3% trên tổng số tài sản của Công ty chứng tỏ Công ty rất quan tâm đến vấn đề sửa chữa, nâng cấp TSCĐ. Tất cả các kế hoạch sửa chữa của Công ty đều được lập ra từ đầu năm, nhờ vậy mà kế toán của Công ty không gặp khó khăn khi ghi chép và theo dõi. 2.6. Kế toán khấu hao TSCĐ. Là doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu là mua, bán, nhập các loại hàng hoá liên quan đến máy vi tính nên khi tính chi phí khấu hao TSCĐ được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Cách tính khấu hao tại Công ty HiPT Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao = Mức khấu hao 1 năm ( 1 tháng ) 12 tháng ( 1 năm ) Thời gian sử dụng TSCĐ Khấu hao theo phương pháp trên là khấu hao theo phương pháp bình quân hay khấu hao được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng, nghĩa là TSCĐ tăng hay giảm xuống từ tháng này thì tháng sau mới tính tăng hay giảm khấu hao. Nguyên tắc hạch toán : TSCĐ dùng cho bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. Để phản ánh mức hao mòn TSCĐ kế toán sử dụng TK 214 ( hao mòn TSCĐ ). Hàng tháng, kế toán TSCĐ căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ xác định mức khấu hao phải trích vào chi phí của từng bộ phận. Nợ TK 642 : Mức khấu hao hàng tháng ở bộ phận quản lý Nợ TK 641 : Mức khấu hao hàng tháng ở bộ phận bán hàng Có TK 214 ( 214.1) : Mức khấu hao hàng tháng Đồng thời kế toán ghi : Nợ TK 009 : Nguồn vốn khấu hao hàng tháng. Việc khấu hao TSCĐ của Công ty được tính theo phương pháp bình quân là một phương pháp đòi hỏi phải có sự đánh giá chính xác thời gian sử dụng của TSCĐ. Khi sử dụng phương pháp khấu hao này doanh nghiệp phải có sự theo dõi cụ thể đối với từng loại hình TSCĐ cũng như sự biến động tăng giảm của chúng để đảm bảo phản ánh được chính xác mức khấu hao phải tính trong từng tháng, từng quý, từng năm. Mức khấu hao TSCĐ được phân bổ cụ thể vào chi phí của từng bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp cho kế toán TSCĐ tính toán và theo dõi dễ dàng hơn. 2.7. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Như ta đã biết lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí sử dụng lao động được thể hiện rất rõ nét bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty HiPT là Công ty cổ phần chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao nên tiền lương được trả theo sản phẩm. Tức là Công ty sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm, khối lượng công việc thực tế đạt được và đơn giá tiền lương quy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lương phải trả. Để đảm bảo việc hạch toán tiền lương chính xác và chặt chẽ Công ty HiPT thực hiện hạch toán tiền lương theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc về lao động và bảng phân bổ ( Sơ đồ số 11 ) Sổ chi tiết chi phí TK 641, TK 642 Nhật ký chi tiền Nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Các chứng từ sử dụng Bảng chấm công hàng tháng Bảng trích lập bảo hiểm xã hội ( BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ), kinh phí công đoàn ( KPCĐ ). Các chứng từ khác có liên quan Tài khoản sử dụng : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8) Trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo quy định của Nhà nước và theo chế độ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng. BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của người lao động. BHYT được trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động. KPCĐ được trích 2% trên tổng số lương thực tế, trong đó cả 2% đều tính vào chi phí kinh doanh. Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiền lương và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334. Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừng việc …) . Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng, theo hình thức khối lượng công việc thực tế đạt được. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc hạch toán các khoản bảo hiểm ở Công ty HiPT được thực hiện rất chi tiết và đúng theo quy