Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn

nh Hà Nam. Hoạt động theo luật doanh nghiệp được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh cấp giấy phép và hướng dẫn. Công ty có chức năng khai thác sản xuất, thu mua đá, mua bán cung ứng các mặt hàng đã đăng ký, phục vụ cho nhu cầu thị trường sao cho đem lại lợi nhuận cao nhất có thể cho Công ty, đóng góp đầy đủ cho Ngân Sách Nhà Nước, đảm bảo kinh doanh các mặt hàng mà pháp luật không cấm. 1.2.2; Nhiệm vụ của Công ty Thực hiện nhiệm vụ tổ chức, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, nguồn vốn của Công ty. Chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý, cung ứng vật liệu cho sản xuất cũng như cho nhu cầu của khách hàng đạt chất lượng cao và hiệu quả. Chủ động nghiên cứu phương án mở rộng mạng lưới kinh doanh, liên doanh, liên kết các tổ chức cá nhân trong nước và nước ngoài theo các ngành nghề đã đăng ký phù hợp với quy định của pháp luật. Thực hiện nghĩa vụ nộp Ngân Sách Nhà Nước. Thực hiện chế độ thanh toán tiền lương, đóng góp bảo hiểm xã hội đầy đủ cho công nhân viên. 1.3; Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn Công ty TNHH Nam Sơn đăng ký các ngành, nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (cầu, đường, cống), thuỷ lợi nhóm B,C (trạm bơm, kè, cống, kênh mương), san lấp mặt bằng. Vận tải hàng hoá bằng đường bộ. Vận tải hành khách bằng xe ô tô. Khai thác và chế biến đá. Khai thác đất, cát, sỏi. Kinh doanh: Gỗ, các sản phẩm từ gỗ, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ tre trúc, mây tre đan, hàng hóa nông sản. Mua bán vật liệu xây dựng: đá, cát, sỏi, gạch, xi măng, ngói, sắt thép. Kinh doanh mua bán vật tư máy móc, thiết bị công trìnhĐể nhằm thúc đẩy kinh doanh và mở rộng thị trường Công ty thường xuyên xúc tiến giới thiệu quảng bá Công ty, sản phẩm, hàng hóa của Công ty, và lấy chất lượng sản phẩm, hàng hoá, cung cách phục vụ của Công ty làm đòn bẩy uy tín của Công ty với các khách hàng. Với tư cách pháp nhân của mình Công ty có thể đứng ra vay vốn Ngân hàngNhận đấu thầu, ký kết các hợp đồng kinh tế phát sinh giữa Công ty với các chủ đầu tư. Công ty có thế đáp ứng mọi nhu cầu mua hàng của khách hàng về các mặt hàng trong xây dựng, và trong các lĩnh vực khác, có thế bán trực tiếp tại Công ty, hoặc chuyển thẳng tới địa điểm giao nhận theo hợp đồng kinh tế đã ký kết với đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao Khách hàng của Công ty rất đa dạng là cá nhân, hộ gia đình (chủ yếu mua nhỏ lẻ), các công ty tư nhân, các công ty nhà nước, các chủ đầu tư thường mua các mặt hàng của Công ty thông qua các hợp đồng kinh tế và tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện đã ghi trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Thị trường kinh doanh của Công ty ở cả trong nước và nước ngoài. Thị trường kinh doanh chủ yếu là miền Bắc (Hà Nội, Hưng Yên, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình) và miền Trung (Vinh, Hà Tĩnh, Thanh Hoá) 1.4; Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Công ty TNHH Nam Sơn nằm trên địa bàn huyện Kim Bảng bao quanh là núi đá, ngành nghề chuyên môn chủ yếu của Công ty là khai thác, sản xuất đá do đó quy trình khai thác đá được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ mô tả quy trình công nghệ sản xuất đá Đá khai thác được hoặc thu mua về Các sản phẩm đá được tạo ra Dây chuyền nghiền sàn đá Vận chuyển ra các chuyền sản xuất Quy trình công nghệ sản xuất đá: Đá được khai thác tại các núi đá hoặc được thu mua từ các doanh nghiệp khác về kiểm tra, phân loại ra các loại đá đạt chất lượng tiêu chuẩn sau đó được vận chuyển ra dây chuyền sản xuất, tại dây chuyền sản xuất đá được nghiền, tạo ra các sản phẩm đá khác nhau như đá 1x2, đá 3x4, đá mạt, đá dăm. 1.5; Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty 1.5.1; Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Nam Sơn có bộ máy tổ chức quản lý được tổ chức theo mô hình trực tiếp chức năng đứng đầu Công ty là Giám Đốc đại diện pháp nhân của Công ty và chịu mọi trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh. Giám Đốc: là người đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, là người có quyền hành cao nhất trong Công ty, dưới Giám Đốc là Phó Giám Đốc. Phó Giám Đốc: là người điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám Đốc đồng thời kết hợp với các Trưởng phòng tham mưu cho Giám Đốc trong lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Nhân sự Phòng TC-kế toán Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng KH - KT Phòng vtư-hàng hoá Mối quan hệ chỉ đạo hướng dẫn Mối quan hệ phân phối cộng tác và hộ trợ nghiệp vụ Các phòng ban của Công ty Phòng nhân sự: Giúp Giám Đốc nắm vững cơ cấu lao động trong Công ty , quản lý chặt chẽ số lượng lao động theo quy định của Bộ luật lao động ngoài ra phòng nhân sự còn có nhiệm vụ: Giúp đơn vị đảm bảo nguồn nhân lực, xác định nhu cầu về nhân lực, tổ chức lao động phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho người lao động. Kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: Chế độ lương, chế độ an toàn lao động Phòng Tài Chính - Kế toán: Là bộ phận tham mưu cho Giám Đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Về lĩnh vực tài chính: Phòng có nhiệm vụ Tham mưu giúp Giám Đốc thực hiện quyền quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các tài nguyên khác do Nhà nước giao. Giúp Giám Đốc đảm bảo điều tiết vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm kiếm phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của Công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Công ty nhằm hạch định chiếm lược tài chính của Công ty và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính. Về lĩnh vực kế toán: Phòng có nhiệm vụ Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê theo đúng quy định của Nhà nước, ghi chép chứng từ đầy đủ, cập nhập sổ sách kế toán, phản ánh các hoạt động của Công ty một cách trung thực chính xác khách quan. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo công khai tài chính theo quy định hiện hành, thường xuyên báo cáo với Giám Đốc tình hình tài chính của Công ty. Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững tiến độ khối lượng thi công các công trình, theo dõi khấu hao máy móc trang thiết bị thi công, thanh quyết toán với chủ đầu tư, lập kế hoạch thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước, BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám Đốc triển khai các hoạt động kinh doanh tìm kiếm, nghiên cứu, triển khai, mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời cho Công ty. Phòng có nhiệm vụ: Giới thiệu quảng cáo về công ty với khách hàng, thường xuyên nâng cao uy tín, hình ảnh Công ty. Nắm bắt được những thông tin về các dự án, đầu tư báo cáo Giám Đốc để có kế hoạch dự thầu. Nắm bắt được thị trường nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận. Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Là bộ phận tham mưu cho Giám Đốc các lĩnh vực xây dựng, theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của công ty, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật các công trình và quản lý theo dõi công tác hợp đồng kinh tế. Tìm hiểu nắm bắt yêu cầu của khách hàng, phối hợp với phòng kinh doanh lựa chọn hình thức, biện pháp kinh doanh phù hợp, lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên Giám Đốc ký, lập kế hoạch quản lý quỹ đất, phương án sử dụng khai thác hợp lý và có hiệu quả, kiểm tra các hồ sơ thiết kế, các dự toán được duyệt để phục vụ cho việc chỉ đạo xây lắp từ khâu chuẩn bị thi công đến việc thanh quyết toán công trình. Là bộ phận kiểm tra chất lượng công trình, việc thực hiện quy phạm trong quy trình xây dựng cơ bản, đặc biệt là tổ chức biện pháp thi công, nghiêm thu kỹ thuật, nghiệm thu bàn giao thanh quyết toán công trình. Phòng vật tư - hàng hoá: Xây dựng kế hoạch cung ứng vật liệu cho các hợp đồng kinh tế, cho các bộ phận trong Công ty. Soạn thảo và xây dựng các định mức vật tư hàng hoá các bảng kê vật liệu, phế liệu thu hồi để trình Giám Đốc. Tổ chức và trực tiếp quản lý bộ phận vận chuyển hàng hoá. Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty. Định kỳ kiểm tra tài sản, vật tư, hàng hoá Nhập - Xuất - Tồn và lập báo cáo trình cho Giám Đốc. 1.5.2; Cơ cấu lao động của Công ty Hiện này Công ty TNHH Nam Sơn có tổng số nhân viên và lao động là 25 tất cả đều có trình độ chuyên môn cao. Bao gồm: 1 người Giám đốc trình độ Đại học 1 người Phó giám đốc trình độ Đại học 3 người phòng nhân sự trình độ Đại học 5 người phòng tài chính kế toán: trong đó có 3 người trình độ Đại học và 2 người trình độ cao đẳng. 5 người phòng kinh doanh: trong đó có 3 người trình độ đại học, 2 người trình độ cao đẳng. 7 người phòng kế hoạch kỹ thuật trình độ độ đại học 3 người phòng vật tư hàng hoá trình độ cao đẳng 1.6; Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty. Để thấy được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty đã đạt được ta có thể so sánh các chỉ tiêu kinh tế trên, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính của Công ty qua 3 năm gần đây nhất Bảng 1: Tình hình Tài sản của Công ty Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: 1000 VNĐ Tài Sản Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. Tài sản ngắn hạn 6.080.937 6.231.645 5.265.045 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 613.683 153.639 484.389 2. Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0 3. Các khoản phải thu ngắn hạn 2.224.003 2.246.251 2.504.029 - Phải thu của khách hàng 2.224.003 2.246.251 2.504.029 4. Hàng tồn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 - Hàng tồn kho 3.236.973 3.727.944 2.276.626 5. Tài sản ngắn hạn khác 6.278 103.810 0 - Thuế GTGT được khấu trừ 6.278 103.810 0 B. Tài Sản Dài Hạn 5.114.382 5.918.846 8.727.862 1.Tài sản cố định 5.114.382 5.918.846 8.727.862 - Nguyên giá 7.748.665 9.624.665 13.867.055 - Giá trị hao mòn luỹ kế 2.634.282 3.705.819 5.139.193 2. Bất động sản đầu tư 0 3. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 0 4. Tài sản dài hạn khác 0 Tổng Tài Sản 11.195.319 12.150.491 13.992.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Bảng 2. Tình hình Nguồn Vốn của Công ty Nam Sơn Đơn vị tính: 1000 VNĐ Nguồn Vốn Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 A. Nợ Phải Trả 2.913.263 3.562.356 4.994.543 1. Nợ ngắn hạn 2.622.263 1.955.663 1.881.450 - Vay ngắn hạn 2.000.000 1.300.000 800.000 - Phải trả người bán 467.905 536.633 856.160 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 154.358 119.031 225.290 2. Nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 - Vay nợ dài hạn 291.000 1.606.693 3.113.093 B. Vốn Chủ Sở Hữu 8.282.056 8.588.135 8.998.364 1. Vốn chủ sở hữu 8.222.056 8.528.135 8.978.364 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 7.460.000 7.460.0000 8.528.135 - Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu 0 762.056 0 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 762.056 306.078 450.229 2. Quỹ khen thưởng phúc lợi 60.000 60.000 20.000 Tổng cộng Nguồn Vốn 11.195.319 12.150.491 13.992.907 Nguồn: Bảng cân đối kế toán của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Bảng 3: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Nam Sơn qua các năm Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 2. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 11.804.429 8.196.417 13.316.288 3. Giá vốn hàng bán 10.640.392 7.508.729 11.708.684 4. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.164.037 687.688 1.607.603 5. Doanh thu hoạt động tài chính 1.017 725 6. Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay 300.250 300.250 120.792 120.792 550.103 550.103 7. Chi phí quản lý kinh doanh 312.508 142.804 332.907 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 551.278 425.109 725.318 9. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 551.278 425.109 725.318 10. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 154.358 119.031 203.089 11. Lợi nhuận sau thuế 396.920 306.078 522.229 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty năm 2006, năm 2007, năm 2008 Nhìn vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 3) trong 3 năm ta thấy. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm đều rất tốt, lợi nhuận sau thuế đặt được của Công ty rất cao, lợi nhuận đạt được của Công ty tăng dần qua các năm chứng tỏ chiến lược kinh doanh của Công ty đề ra là rất phù hợp, và bộ máy tổ chức quản lý của Công ty rất tốt thể hiên: Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt được của Công ty giảm 23% so với năm 2006 nhưng tỷ suất sinh lời của lợi nhuận sau thuế trên doanh thu thuần kinh doanh năm 2007 là 3.7%, năm 2006 là 3.4% chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty năm 2007 tốt hơn năm 2006. Năm 2008 lợi nhuận đạt được của công ty là 522.229.077 tăng 70.6% so với năm 2007 và 31,5% so với năm 2006 kết quả này đạt được là do doanh thu bán hàng năm 2008 tăng 62,5% so với năm 2007 và 12,8% so với năm 2006. Với tiêu trí không ngừng hoàn thiện và phát triển Công ty đã và đang tự khẳng định mình trên thị trường có được điều này là do Công ty đã có phương hướng kinh doanh đúng đắn, ngày càng tạo niềm tin cho khách hàng thông qua cung cách phục vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty Nam Sơn là một Công ty kinh doanh có lãi đã và đang tạo việc làm cho rất nhiều lao động và đóng góp một phần không nhỏ thuế cho Ngân Sách Nhà Nước. 2; Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. 2.1; Tổ chức bộ máy kế toán Toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn được tổ chức tại một phòng gọi là phòng Tài chính - Kế toán. Bộ máy hạch toán kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công việc hạch toán từ khâu thu nhận xử lý luân chuyển chứng từ ghi sổ được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của Công ty. Kế toán lập báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh doanh đều tại phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty 5 người trong đó: 3 kế toán trình độ đại học là kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, thủ quỹ 2 kế toán có trình độ cao đẳng là kế toán bán hàng và thủ quỹ Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng: Chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính. Thực hiện các quy định của pháp luật về Kế toán - Tài chính trong đơn vị. Tổ chức bộ máy theo quy định của pháp luật. Lập Báo cáo tài chính. Thủ quỹ: Có nhiệm quản lý tiền thực trong quỹ và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo giá trị đã ghi trên các phiếu thu và phiếu chi. Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại vật tư, hàng hoá và tình hình tiêu thụ. Mở sổ theo dõi cho từng loại mặt hàng, vật tư thường xuyên đối chiếu công nợ. Bên cạnh đó chịu trách nhiệm ghi chép theo dõi sự biến động của TSCĐ, lập, phân bổ khấu hao TSCĐ. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi khoản tiền gửi, tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại Ngân hàng. Tính ra tiền lương, thưởng phải trả cho từng cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán phải thu của người lao động như BHYT, BHXH, KPCĐ lập quyết toán BHXH, BHYT với cơ quan bảo hiểm. Theo dõi đối chiếu công nợ đối với các khoản phải thu, phải trả với người mua và người bán. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tổng hợp các số liệu chứng từ của các bộ phận kế toán chuyển đến. Phản ánh các số liệu đó vào các sổ kế toán tổng hợp lập bảng cân đối kế toán, lập Báo cáo tài chính Sơ đồ 3:Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Nam Sơn Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư, hàng hoá tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp 2.2; Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. * Các chính sách chung - Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn đang sử dụng chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC - Kỳ kế toán của Công ty là kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm) - Công ty sử dụng tiền tệ trong kế toán: VNĐ (Việt Nam Đồng) - Phương pháp kế toán hàng tồn kho Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: Quản lý hạch toán hàng tồn kho với mục đích theo dõi thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình biến động ( Nhập – Xuất – Tồn) của vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Trên các tài khoản hàng tồn kho kế toán ghi chép thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật tư, hàng hoá theo từng lần nhập xuất, do đó tại bất kỳ một thời điểm nào trong kỳ hạch toán trên cơ sở số liệu trên sổ kế toán đều có thể tính được trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho mà không cần phải tiến hành kiểm kê thực tế. Cuối kỳ mới tiến hành kiểm kê thực tế để so sánh, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước: Phương pháp này được áp dụng trên giả định hàng tồn kho được mua trước thì được xuất trước lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá của hàng xuất kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng của hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng, ưu điểm của phương pháp này là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ gần sát với giá của thị trường hiện tại, nhược điểm là giá trị hàng xuất kho xa rời với giá trị của thị trường hiện tại. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, vận dụng theo QĐ 206. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng được áp dụng theo công thức: Mức khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định = Nguyên giá của tài sản cố định / Thời gian sử dụng của tài sản Mức khấu hao trung bình phải trích hàng tháng bằng số khấu hao phải trích hàng năm chia cho 12 tháng. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế - Tổ chức hệ thống vận dụng Chứng từ kế toán Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02- GTTL- 3LL). Hoá đơn GTGT (Mẫu 01- GTKT-3LL). Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng, . . .). Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT). Bảng kê mua hàng Hợp đồng kinh tế -Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ 48/2006/ QĐ-BTC bao gồm tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2. - Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty TNHH Nam Sơn đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký- Sổ Cái Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Nam Sơn. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng , hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký-Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chừng từ kế toán được lập cho những chứng từ kế toán cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, . . . ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày .Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái . Khi kiểm, tra đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh cột “phát sinh” ở = Nợ của tất cả các = Có tất cả các phần Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “bảng tổng hợp chi tiết” sau khi đã khoá sổ được kiển tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. - Các sổ kế toán được áp dụng tại Công ty TNHH Nam Sơn Sổ Nhật ký – Sổ Cái Các sổ kế toán chi tiết - Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Nam Sơn Bao gồm các bảng biểu: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DNN) Bảng cân đối Tài khoản (Mẫu số F01-DNN) Tờ khai thuế GTGT 2.3; Tổ chức một số phần hành kế toán cụ thể tại Công ty TNHH Nam Sơn Hiện nay Công ty TNHH Nam Sơn vẫn đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán thủ công bằng tay chu trình ghi sổ kế toán được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ ghi sổ kế toán Chứng từ gốc Các loại sổ sách -Nhật ký- Sổ cái -Sổ chi tiết -Bảng cân đối kế toán -Bảng cân đối số phát sinh -Báo cáo thuế -Báo cáo tài chính - Khoá sổ chuyển số dư sang kỳ sau * Kế toán với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng - Chứng từ gốc bao gồm: Hoá đơn GTGT (Liên 2), hoá đơn bán hàng, Bảng kê thu mua hàng hoá Hoá đơn cước phí vận chuyển. Phiếu nhập kho. Biên bản kiểm nhận hàng hoá, biên bản thừa, thiếu, tổn thất Phiếu chi tiền mặt, Bảng kê thanh toán tạm ứng, Giấy báo nợ của ngân hàng - Sổ sách kế toán: Sổ nhật ký sổ cái TK111 (Nếu chưa trả tiền), TK152, TK 133, TK 331 (Nếu chưa trả tiền), Sổ chi tiết hàng hoá, Sổ chi tiết phải trả người bán (Nếu chưa trả tiền), Sổ chi tiết tiền mặt (Nếu trả tiền ngay) * Kế toán nghiệp vụ bán hàng - Chứng từ sử dụng: Hàng được xác định là tiêu thụ kế toán bán hàng viết hoá đơn bán hàng, hoá đơn bán hàng được chia làm 3 liên. Liên 1: Lưu tại phòng kế toán kiêm bán hàng. Liên 2: Giao cho khách hàng . Liên 3: Nội bộ. Trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng ngay cho công ty, kế toán bán hàng thực hiện việc ghi nhận số hàng bán được khách hàng thanh toán bằng cách viết phiếu thu tiền của khách hàng. Phiếu thu tiền này được chia thành 2 liên: Một liên giao cho khách hàng . Một liên giữ lại để ghi nhận khoản đã thu của khách. Trường hợp khách hàng thanh toán băng uỷ nhiệm chi (chuyển khoản ). Ngân hàng mà Công ty mở tài khoản sẽ gửi giấy báo có của Ngân hàng cho Công ty lúc này kế toán ghi nhận doanh thu. Trường hợp khách hàng mua chịu kế toán của Công ty sẽ mở sổ chi tiết TK131 công nợ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ công nợ xác định số tiền khách hàng đã thanh toán và số tiền còn phải thu của khách. - Sổ sách kế toán: Sổ nhật ký sổ cái TK111, TK131, TK511, TK333, TK 632, TK155, TK156. Sổ chi tiết doanh thu TK511, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng(Nếu khách chưa trả tiền), sổ chi tiết tiền mặt (Nếu khách hàng trả tiền ngay) Ví dụ:Trong tháng 14/2/2009 Công ty TNHH Nam Sơn bán hàng cho Trần Quang Trung thuộc Công ty Tân Phú Xuân Hà Nam. Công ty viết hoá đơn GTGT liên 2 giao cho anh Trần Quang Trung, còn hoá đơn GTGT liên 1 lưu lại tại phòng kế toán kiêm bán hàng, liên 3 là chứng từ gốc làm bằng chứng cho các số liệu ghi sổ. Chứng từ này để ghi nhận doanh thu hàng bán. Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng LM/2004B Liên 1: Lưu 0070847 Ngày 14 tháng 2 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Nam Sơn Địa chỉ: Thi Sơn – Kim Bảng – Hà Nam Số tài khoản: Điện thoại: 0351.3535725 MST:0700207497 Họ tên người mua hàng: Trần Quang Trung Tên đơn vị: Chi nhánh Công ty Tân Phú Xuân Hà Nam Địa chỉ: Tượng Lĩnh – Kim Bảng – Hà Nam Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MC MST: 0200160096002 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Đá hộc m3 475 85.000 40.375.000 Cộng số tiền hàng: 40.375.000 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.037.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 44.412.500 Số tiền viết bằng chữ: Bốn bốn triệu bốn trăm mười hai nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu ghi rõ họ tên) Từ hoá đơn này kế toán công ty sẽ vào các sổ sau Bảng 4: Nhật ký sổ cái Năm:2009 Đơn vị tính: 1000 VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh TK131 TK333 TK511 SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 14/2 0070847 14/2 Bán đá hộc chưa thu tiền 131 511;333 44.412,5 44.412,5 4.037,5 40.375 Cộng 44.412,5 44.412,5 4.037,5