Đặc điểm và tình hình chung về Công ty Cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO

và áp dụng phương pháp này vì Công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn,hoạt động trên địa bàn phân tán là những điều kiện bất lợi cho việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ,bảo đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo toàn công ty đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh. 2.1.2 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Phòng kế toán gồm 7 cán bộ công nhân viên được bố trí theo sơ đồ sau PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Chuyên viên kế toán thanh toán 2 Chuyên viên Kế toán thanh toán 1 Chuyên viên Kế toán Tổng hợp Chuyên viên Kế toán Tài sản và vật tư phụ tùng Bộ máy cơ cấu tổ chức của phòng kế toán sẽ được định biện phù hợp với yêu cầu,nhiệm vụ của công ty trong từng thời điểm.Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi chức danh trong phòng được cụ thể hoá bằng bản mô tả công việc.Ngoài các nhiệm vụ và trách nhiệm đã được phân công,khi có công việc nhiệm vụ mới hoặc cần sự hỗ trợ giữa các bộ phận trong phòng,tuỳ từng điều kiện cụ thể và năng lực của từng chuyên viên,nhân viên sẽ được phân công phù hợp. Chức năng của phòng kế toán là tham mưu cho Tổng giám đốc về các lĩnh vực : Tài chính kế toán, đầu tư,kế hoạch và lĩnh vực tổ chức hệ thống kế toán.Chức năng này được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể như sau: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình về quản lý tài chính,hạch toán kế toán phù hợp với các quy định của Nhà nước,thực tế của Công ty và tổ chức thực hiện. Triển khai các quy định của Nhà nước có liên quan trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán trong toàn Công ty và trong hệ thống. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia xây dựng định hướng chiến lược phát triển của Công ty,các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư tài chính,các quy chế trong lĩnh vực đầu tư,quản lý tài sản,vật tư.... Xây dựng kế hoạch tổng hợp của Công ty,tổng hợp kế hoạch toàn hệ thống. Xây dựng phương án tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty. Quyền hạn của phòng kế toán Kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán khi xét thấy cần thiết. Đề xuất với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán, đào tạo đội ngũ cán bộ,chuyên viên làm công tác tài chính kế toán trong Công ty và hệ thống. Tham gia bố trí sắp xếp hệ thống nhân viên Tài chính - Kế toán, đề xuất với Tổng giám đốc việc bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ Tài chính - Kế toán trong phạm vi Công ty. Ký duyệt chi hoặc mua sắm trang thiết bị văn phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Được quyền quan hệ với các cơ quan hữu quan để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng. Được kí các văn bản, điện mang tính thông báo,hướng dẫn nội bộ. Bố trí, sắp xếp giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền phù hợp với năng lực thực tế của họ. Đề xuất với Tồng giám đốc trong việc định biên,thay thế,bổ nhiệm,miễn nhiệm,nâng lương cán bộ nhân viên dưới quyền,thưởng cho những đơn vị và cá nhân trong và ngoài Công ty có thành tích theo quy định hiện hành của Công ty. Đánh giá chất lượng công tác,danh hiệu lao động của cán bộ nhân viên trong phòng theo quy định hiện hành của Công ty. Các quyền khác do Nhà nước quy định. Cơ cấu kế toán của công ty bao gồm: Kế toán tại công ty: + Đứng đầu là Kế toán trưởng với các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Xây dựng và hoàn thiện các quy chế,quy định và quy trình về tài chính,tài sản,hạch toán kế toán phù hợp với thực tế của Công ty.Tham gia xây dựng các quy chế,quy định về quản lý đầu tư cơ sở vật chất,vật tư phụ tùng,sửa chữa,tiền lương và thanh toán. Tham gia xây dựng các dự án đầu tư cơ sở vất chất kỹ thuật và quyết toán dự án. Hướng dẫn,kiểm tra, đánh giá các đơn vị trong việc thực hiện các quy chế,quy định và quy trình. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp;tổ chức công tác kế toán;công tác lập báo cáo tài chính,báo cáo quản trị định kì và theo yêu cầu của lãnh đạo,phân tích số liệu và tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp phục vụ quản trị điều hành, đầu tư tài chính;giám sát việc thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế, đấu thầu và chọn thầu;duyệt các chứng từ thanh quyết toán,các lệnh thu chi theo quy định;tổ chức lưu trữ số liệu,sổ sách chứng từ theo đúng quy định. Bố trí cán bộ nhân viên trong phòng vào các phần hành nghiệp vụ phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người và yêu cầu của công việc nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Định kì đánh giá kết quả công tác của cán bộ nhân viên trong phòng, đề xuất việc nâng lương,xếp lương cho cán bộ nhân viên trong phòng. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc. + Tiếp đó là Phó trưởng phòng với công việc : Chịu trách nhiệm và trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán. Tham gia xây dựng,hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình thuộc lĩnh vực tài chính kế toán. Tham gia trong các ban dự án đầu tư,thực hiện kiểm tra các dự toán,quyết toán các công trình đầu tư,sữa chữa tài sản liên quan,ký các chứng từ,lệnh thu,chi theo uỷ quyền. Theo dõi và giải quyết về công nợ,các khoản mua sắm thiết bị dụng cụ quản lý văn phòng, Hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ các kế toán viên.Tham gia công tác kiểm tra nội bộ. Tham mưu cho Kế toán trưởng trong việc đánh giá thành tích công tác của cán bộ nhân viên trong phòng. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng. + Một chuyên viên kế toán tổng hợp có nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Tham gia xây dựng kế hoạch và công tác triển khai kế hoạch. Thực hiện công tác kế toán tổng hợp,lập,tổng hợp và hợp nhất hệ thống báo cáo tài chính,báo cáo quản trị theo quy định.Công tác đối chiếu thanh quyết toán với Tổng công ty,người giao đại lý và các đơn vị nội bộ. Giúp kế toán trưởng trong việc phân tích báo cáo tài chính và thực hiện đầu tư tài chính, đầu tư chứng khoán. Báo cáo giá thành vận tải,tổng hợp báo cáo trong hoạt động kinh doanh xăng dầu toàn công ty. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Phó trưởng phòng và kế toán trưởng. + Một chuyên viên kế toán tài sản và vật tư phụ tùng có nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Theo dõi,thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán TSCĐ,nguồn vốn và các quỹ.Giúp kế toán trưởng và phó trưởng phòng trong việc rà soát các dự toán,quyết toán về đầu tư và sửa chữa tài sản. Theo dõi thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán vật tư,phụ tùng,công cụ và nhiên liệu. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhiệm. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến kế toán phải trả người bán,kế toán chênh lệch tỷ giá.Quản lý thu và quyết toán quỹ đoàn phí công đoàn. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán tài sản,kiểm kê;vật tư,phụ tùng,công cụ và nhiên liệu. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trướng phòng. + Hai chuyên viên kế toán thanh toán.Chuyên viên 1 đảm nhiệm : Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đối với người cung cấp tại các ngân hàng.Cập nhật chứng từ,lập sổ chi tiết hàng ngày liên quan đến việc thanh toán qua ngân hàng. Theo dõi doanh thu cước vận tải,thuê tàu,các khoản phụ phí theo hợp đồng định hạn và doanh thu xuất khẩu,phí uỷ thác xuất khẩu.Theo dõi QT hao hụt vận chuyển và công nợ khách hàng liên quan. Theo dõi công nợ phải thu,phải trả. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhận. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán thanh toán thuộc phần hành được phân công. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trưởng phòng. Chuyên viên 2 đảm nhiệm : Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán về thuế,phí và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước:thuế GTGT,thuế thu nhập doanh nghiệp,thuế thu nhập cá nhân.Quản lý cấp phát,quyết toán hoá đơn GTGT. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan tới thanh toán tiền mặt. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhiệm. Theo dõi quản lý công nợ tạm ứng.Khoán sử dụng điện thoại. Lập các báo cáo liên quan tới kế toán thuộc phần hânh công việc được giao. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của phó trưởng phòng và Kế toán trưởng. + Thủ quỹ chịu trách nhiệm : Chịu trách nhiệm quản lý,tiếp nhận,kiểm đếm tiền mặt(cả nội và ngoại tệ),chứng chỉ có giá liên quan tới việc thu vào,chi ra tại quỹ của Công ty. Thực hiện kiểm tra,kiểm soát về tính hợp pháp các bộ chứng từ trước khi thu tiền vào hoặc chi tiền ra tại quỹ Công ty. Kiểm kê quỹ hàng ngày,khoá sổ quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán tiền mặt về tồn quỹ cuối ngày. Tổng hợp kiểm tra tính chuẩn xác,hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ về chi phí cảng của các tàu để giao lại cho kế toán tổng hợp hành tự. Lập sổ quỹ và quản lý các chứng từ thu,chi từ quỹ tiền mặt trình Ban TGĐ ký phiếu thu,chi trước khi đóng tập để lưu trữ theo quy định. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế toán trưởng và Phó trưởng phòng. 2.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam,căn cứ tình hình thực tế,chế độ kế toán mới lựa chọn hai hình thức sổ kế toán : Hình thức Nhật ký chung và hình thức Nhật ký - chứng từ.Là công ty thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và căn cứ vào tình hình thực tế,Công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO đã lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức Nhật ký - chứng từ. Trình tự ghi sổ như sau : 1. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê,sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất,kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ,các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ,sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ (thẻ) chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ (thẻ) chi tiết có liên quan. Chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau đó ghi vào bảng kê,Nhật ký - chứng từ liên quan. 2. Cuối tháng,từ bảng phân bổ,bảng kê,sổ (thẻ) kế toán chi tiết chuyển số liệu vào Nhật ký - chứng từ.Khoá sổ,cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ,kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - chứng từ.Lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Cuối tháng,cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Sổ Cái. 3. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - chứng từ,Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Nhật ký chứng từ được mở theo từng tháng một,hết mỗi tháng phải khoá sổ Nhật ký - chứng từ cũ,mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật ký chứng từ cũ sang Nhật ký - chứng từ mới tuỳ yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. 2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng : Năm 2006 Công ty áp dụng các chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005,Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và đã được Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 20/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006,Thông tư số 21/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.Ngoài ra,Công ty cũng áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp mới được ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.Năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2006 là năm tài chính đầu tiên kể từ khi Công ty cổ phần hoá. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ). Phương pháp hạch toán ngoại tệ : Trong năm,các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản thuộc loại doanh thu,chi phí,TSCĐ,hàng tồn kho được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.Còn các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản tiền và công nợ được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào thu nhập hoặc chi phí tài chính trong năm.Cuối năm,số dư các khoản mục tiền tệ và công nợ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày kết thúc niên độ kế toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào tài khoản 413-chênh lệch tỷ giá hối đoái sau đó kết chuyển vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính. Đầu năm sau,số dư các tài khoản tiền và công nợ có gốc ngoại tệ lại được đánh giá lại theo tỷ giá hạch toán,chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.Tỷ giá hạch toán năm 2006 là : 16.000 VNĐ/USD.Tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày 31/12/2006 là 16.101 VNĐ/USD. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam thì “Áp dụng thống nhất phương pháp kê khai thường xuyên tại tất cả các đơn vị trực thuộc Tổng công ty”.Là công ty thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO cũng tuân theo nguyên tắc này. Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc.Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Khi bán hàng hoá,thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hoá đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền,chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại. Khi cung cấp dịch vụ,doanh thu được ghi nhận khi không còn yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hoặc chi phí kèm theo.Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu trong từng kỳ được thực hiện căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày cuối kỳ. Tiền lãi,cổ tức được ghi nhận khi Công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch và doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất từng kỳ.Cổ tức được ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận cổ tức. Thuế thu nhập doanh nghiệp : Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất 28% trên thu nhập chịu thuế.Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 02 năm kể từ năm bắt đầu kinh doanh có lãi và giảm 50% trong 02 năm tiếp theo.Trong thời gian miễn thuế Công ty được áp dụng thuế suất 20% đối với lợi nhuận các hoạt động vận tải đường biển,dịch vụ hàng hải.Ngoài ra,Công ty bắt đầu thực hiện niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán từ năm 2006,theo quy định tại Công văn số 11924 TC/CST ngày 20 tháng 10 năm 2004 của Bộ Tài chính,Công ty sẽ được giảm 50% số thuế thu nhập doanh nghiệp tính từ khi kết thúc thời hạn miễn thuế.Như vậy Công ty sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 04 năm kể từ năm bắt đầu kinh doanh có lãi. Năm 2006 là năm tài chính đầu tiên Công ty hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần và kinh doanh có lãi. Thuế thu nhập doanh nghiệp được miễn giảm được dùng để tăng Quỹ đầu tư phát triển. Tài sản cố định hữu hình : TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.Số năm khấu hao của các loại tài sản cố định áp dụng tại Công ty như sau : Loại tài sản cố định Số năm Nhà cửa,vật kiến trúc 07 - 25 Máy móc và thiết bị 03 - 07 Phương tiện vận tải,truyền dẫn 06 - 12 Thiết bị,dụng cụ quản lý 03 - 05 Tài sản cố định vô hình : Quyền sử dụng đất : là toàn bộ các chi phí thực tế Công ty đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sự dụng,bao gồm : tiền chi ra để có quyền sử dụng đất,chi phí cho đền bù,giải phóng mặt bằng,san lắp mặt bằng,lệ phí trước bạ...Quyền sử dụng đất được khấu hao trong 10 năm. Lợi thế thương mại : được xác định khi xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá.Lợi thế thương mại được khấu hao trong 03 năm. Phương pháp khấu hao theo đường thẳng là phương pháp khá đơn giản và chính xác, đồng thời làm công tác kế toán gọn nhẹ hơn,giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán mà vẫn đảm bảo tính đúng,tính đủ. Phương pháp tính VAT : Công ty nộp Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.Thuế suất Thuế giá trị gia tăng như sau : Hoạt động vận tải quốc tế,tạm nhập tái xuất : Không chịu thuế Hoạt động vận tải nội địa : 5 % Xăng,dầu, đại lý vận tải : 10 % * Hệ thống chứng từ kế toán Kế toán vốn bằng tiền : Phiếu thu,phiếu chi,giấy thanh toán tạm ứng,giấy báo Nợ,báo Có,séc chuyển khoản,thư tín dụng... Kế toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ : Biên bản giao nhận TSCĐ,biên bản thanh lý TSCĐ... Hạch toán lương và các khoản trích theo lương : Bảng chấm công,Bảng thanh toán tiền lương,Phiếu nghỉ hưởng BHXH... Kế toán tiêu thụ hàng hoá : Phiếu xuất kho,Phiếu thu,Phiếu chi... * Hệ thống tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản của Công ty tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định nhưng cũng cho phép mở thêm các cấp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đối tượng kế toán ở Công ty.Cụ thể : TK 151- Hàng mua đang đi đường,TK 156 – Hàng hoá,TK 157 – Hàng gửi bán được chi tiết cho loại hàng hoá : TK 1511,TK 1561,TK 1571: Xăng dầu TK 1512,TK 1562,TK 1572 : Dầu mỡ nhờn TK 1513,TK 1563,TK 1573 : Hoá chất và dung môi TK 1514,TK 1564,TK 1574 : Nhựa đường TK 1515,TK 1565,TK 1575 : Gas,bếp và phụ kiện TK 1518,TK 1568,TK 1578 : Hàng hoá khác TK 1567 : Hàng hoá bất động sản Từ tài khoản cấp 2 của TK 156 lại chi tiết thành tài khoản cấp 3.Ví dụ : TK 1561 được mở chi tiết : TK 15611 – Giá hạch toán và TK 15612 – Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán.Riêng TK 1567 không chi tiết. TK 131 được chi tiết như sau : TK 1311 : Phải thu khách hàng - TK 13111 : Phải thu khách hàng mua buôn - TK 13112 : Phải thu khách hàng Tổng đại lý - TK 13113 : Phải thu khách hàng đại lý - TK 13114 : Phải thu khách hàng tái xuất - TK 13118 : Phải thu khách hàng PT khác TK 1312 : Phải thu khách hàng trực thuộc - TK 13121 : Phải thu khách hàng mua buôn - TK 13122 : Phải thu khách hàng Tổng đại lý - TK 13123 : Phải thu khách hàng đại lý - TK 13124 : Phải thu khách hàng mua lẻ - TK 13128 : Phải thu khách hàng PT khác Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng. TK 331 được chi tiết như sau : TK 3311 : Phải trả người bán về hàng hoá TK 3312 : Phải trả người nhận thầu - TK 33121 : Phải trả người nhận thầu về mua sắm tài sản - TK 33122 : Phải trả người nhận thầu về đầu tư XDCB - TK 33123 : Phải trả người nhận thầu về sửa chữa lớn TSCĐ TK 3313 : Phải trả người cung cấp dịch vụ vận tải TK 3318 : Phải trả người bán khác Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng. TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chi tiết theo loại hình kinh doanh,khách hàng. TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ chi tiết theo loại hình kinh doanh. TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính chi tiết theo khách hàng. Các Tk còn lại cơ bản tuân theo hệ thống TK của Bộ Tài chính và được chi tiết theo yêu cầu sử dụng. *Hệ thống sổ sách * Hệ thống sổ sách báo cáo chi tiết - Thẻ kho - Báo nhập - xuất - tồn - Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111,TK 112,TK 211,TK 331... * Hệ thống sổ sách báo cáo tổng hợp - Nhật ký chứng từ - Sổ cái các tài khoản - Sổ tổng hợp *Hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo nội bộ : Định kỳ hàng tháng : Báo cáo quỹ,Bảng chấm công Định kỳ hàng quý : Báo cáo lãi lỗ tiêu thụ sản phẩm;Báo cáo tiền mặt,tiền gửi ngân hàng;Báo cáo công nợ. Báo cáo tài chính : Công ty sử dụng cả 4 báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ :Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam “Quy định thống nhất sử dụng mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp để phục vụ cho lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất”.Do vậy Công ty VIPCO lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. Thuyết minh báo cáo tài chính 2.4 Khái quát các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO Trong thời gian kiến tập tại Công ty VIPCO, em đã tìm hiểu được về một số phần hành kế toán chủ yếu sau 2.4.1 Kế toán Tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị lớn,thời gian sử dụng dài,tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất.Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh,TSCĐ bị hao mòn dần,giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản lý và sử dụng đầy đủ,hợp lý công suất TSCĐ góp phần phát triển sản xuất,thu hồi vốn đầu tư nhanh để tái sản xuất,trang bị thêm và không ngừng đổi mới TSCĐ. TK sử dụng : + TK 211 : Tài sản cố định hữu hình + TK 213 : Tài sản cố định vô hình + TK 214 : Hao mòn TSCĐ có 2 TK cấp hai : - TK 2141 : Hao mòn TSCĐ hữu hình - TK 2143 : Hao mòn TSCĐ vô hình Chứng từ sử dụng : + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết Sổ TSCĐ : mỗi loại TSCĐ được mở cho một sổ TSCĐ.Sổ này theo dõi các chỉ tiêu chung về TSCĐ như : Tên, đặc điểm,ký hiệu TSCĐ,tháng năm đưa vào sử dụng,số hiệu TSCĐ,nguyên giá TSCĐ,chỉ tiêu tăng,giảm,khấu hao TSCĐ. Hạch toán tăng TSCĐ : Sau khi ban kiểm nghiệm TSCĐ làm thủ tục nghiệm thu,lập Biên bản giao nhận TSCĐ.Kế toán tài sản và vật tư phụ tùng căn cứ vào biên bản này cùng một số giấy tờ khác như các tài liệu kỹ thuật,các hoá đơn... để lập thẻ TSCĐ.Thẻ TSCĐ sử dụng tại phòng kế toán để theo dõi phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ,sự thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ.Tiếp theo thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ.Sổ TSCĐ được lập chung cho toàn doanh nghiệp 1 quyển. Hạch toán giảm TSCĐ : Kế toán tài sản và vật tư phụ tùng tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ ( phần ghi giảm TSCĐ) : Ghi giảm TSCĐ chứng từ số...ngày...tháng...năm và lý do giảm.Sau đó cũng từ thẻ TSCĐ ghi vào sổ TSCĐ. Hạch toán khấu hao TSCĐ : Kế toán tài sản và vật tư ghi vào thẻ TSCĐ(phần Giá trị hao mòn TSCĐ gồm : Năm,Giá trị hao mòn).Sau đó từ thẻ TSCĐ ghi vào sổ TSCĐ. Cuối kỳ,tiến hành cộng sổ TSCĐ,căn cứ vào đó lập Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ để đối chiếu,kiểm tra với Sổ cái các tài khoản 211,213,214. Sơ đồ Hạch toán tổng hợp TSCĐ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ Sổ Cái các TK 211,213,214 Nhật ký chứng từ số 7 Chứng từ tăng,giảm,khấu hao TSCĐ Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,10 Thẻ TSCĐ Bảng kê số 4,5,6 Nhật ký chứng từ số 9 Sổ chi tiết TSCĐ Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra 2.4.2 Kế toán lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian,khối lượng công việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.Tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, đồng thời thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động,tăng năng suất lao động và hiệu quả công tác.Tổ chức tốt công tác hạch toán tiến lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương,bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ,kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm một cách chính xác. Tài khoản sử dụng + TK 334 – Phải trả công nhân viên + TK 338 - Phải trả,phải nộp khác - TK 3382 : Kinh phí công đoàn - TK 3383 : Bảo hiểm xã hội - TK 3384 : Bảo hiểm y tế Chứng từ sử dụng + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Phiếu nghỉ hưởng BHXH + Bảng thanh toán BHXH Trình tự ghi sổ * Hạch toán chi tiết : Căn cứ vào các chứng từ lao động,tiền lương,thanh toán lương,kế toán tiến hành ghi vào các sổ chi tiết sau : - Sổ chi tiết tiền lương : Mở theo tháng để theo dõi tiền lương và các khoản thu nhập khác cho từng CBCNV trong từng phòng ban.Sổ phải theo dõi cụ thể cho từng cá nhân ( Họ tên,chức vụ,hệ số lương,các khoản phụ cấp,tổng tiền lương,các khoản giảm trừ,tạm ứng,số còn thực lĩnh...). - Sổ chi tiết TK 334,TK 338 mở cho từng tháng để theo dõi số dư,số phát sinh Nợ/Có trong tháng của các TK này. * Hạch toán tổng hợp Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ số 7 Sổ Cái TK 334,338 Chứng từ lao động,tiền lương,thanh toán lương Nhật ký chứng