Đánh giá khái quát công tác kế toán tại công ty cổ phần Traphaco

ính xác) có sự giám sát của kỹ thuật viên nằm tại phân xưởng sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ, trang bị bảo hộ cho công nhân sản xuất. w Giai đoạn sản xuất: Tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau đó phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. Khi pha chế xong, kỹ thuật viên phải kiểm tra bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc tiếp theo mới được tiến hành tiếp. w Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm. Sau đó, mới tiến hành đóng gói nhập kho thành phẩm. Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm Nguyên liệu, phụ liệu đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Nhập kho Đóng gói Sản xuất, pha chế Xuất nguyên liệu, phụ liệu Lệnh sản xuất Sơ đồ2: Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán của Công ty được xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều,… Hiện nay toàn Công ty gồm 21 kế toán ( trong đó bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố HCM gồm 3 kế toán) và phòng kế toán trung tâm được đặt tại 75- Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội. Tại đây công tác kế toán đã được cơ giới hoá, mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02 máy in. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Phòng kế toán trung tâm tại 75 – Yên Ninh Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở Kế toán TGNH Kế toán bán hàng Kế toán TM Thủ quỹ Bộ phận KT tại chi nhánh TP.HCM Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán như sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Là người tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam gồm 2 kế toán và 1 thủ quỹ. Hàng tháng gửi các báo cáo kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm. Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh,36 Nguyễn chí Thanh,… ): Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Tại phòng kế toán trung tâm: Ÿ Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán trung có nhiêm vụ sau: + Tổng hợp, tính giá thành sản xuất. + Phân tích tình hình tài chính của công ty. + Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo kế toán. +Trực tiếp báo cáo với kế toán trưởng về công tác kế toán tại công ty. +Thực hiện hạch toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. • Kế toán vật tư, TSCĐ: +Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ. +Theo dõi khấu hao TSCĐ. +Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ. +Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. +Hạch toán cũng như vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư. • Kế toán tiền mặt: + Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt +Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền mặt • Kế toán tiền gửi ngân hàng: +Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phận khác có liên quan. + Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến TGNH. • Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thành phẩm trên cả hai số lượng và giá trị. Theo dõi và phản ánh quá trình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng. • Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với các nhà cung cấp, với người mua, với NSNN. • Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu, chi tiền mặt, lập các báo cáo thu chi hàng tháng, chịu trách nhiệm quản lý và xuất quỹ tiền mặt. 2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. w Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. w Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng ngoại tệ khác: Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán. Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. w Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung w Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên tắc đánh giá TSCĐ. Phương pháp khấu hao áp dụng và các trường hợp khấu hao đặc biệt: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định số 166/1999/QĐ - BTC. w Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. w Trích lập và hoàn nhập dự phòng: Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho Mức độ tăng, giảm giá trên thị trường 3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp có quy mô lớn, áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung. ê Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ hiện tại của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn, được xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. Trong đó, hệ thống chứng từ bắt buộc được Công ty tuân thủ theo đúng chế độ, còn chứng từ hướng dẫn vẫn có đủ những yếu tố quy định của chứng từ và có thêm một số chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ngoài ra, Công ty không xin cơ quan quản lý Nhà nước mở thêm chứng từ nào theo mẫu riêng. ê Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty được xây dựng dựa trên: Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/ 01/1995 đã được sửa đổi bổ sung. Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinh doanh của TRAPHACO. Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng như: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp 3; không có tài khoản cấp 4, cấp 5. ê Đặc điểm tổ chức sổ kế toán: Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vị mình. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra hợp pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chương trình cài sẵn, máy tính tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài khoản liên quan. Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu ghi chép trên Sổ cái. Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đưa ra các Báo cáo tài chính. Hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo TC Bảng cân đối PS Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết NK Đặc biệt Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu kiểm tra ê Hệ thống Báo cáo tài chính: Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC. - Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 – DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (MS B03 – DN) 4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING. Đây là phần mềm có nhiều ưu việt và tỏ ra rất phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty. Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty được mô tả qua sơ đồ: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào MVT Các báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Xử lý tự động theo quy trình Sơ đồ5: Sơ đồ quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty. II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO. 1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sau đây là một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty. Kế toán vật tư: Ÿ Đặc điểm: Vật tư bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ. Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu được tổ chức rất da dạng và phong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty được quán triệt theo nguyên tắc sau: - Vật liệu được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại - Vật liệu được tính theo giá thực tế Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lượng của nguyên vật liệu.Những nguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ đảm bảo được những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra. Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu được tạo ra từ nguồn dược liệu thiên nhiên như: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, ... nên việc tổ chức mua nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Đối với những dược liệu mang tính thời vụ như: chè dây, gừng,… Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảm bảo đủ chất lượng và số lượng dữ trữ cho sản xuất cũng như hiệu quả kinh tế do việc mua đúng thời vụ đưa lại. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nhận vật tư. Quyết định nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Lệnh xuất. Biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn mua hàng. Thẻ kho. Ÿ Tài khoản sử dụng: - TK 152 – “Nguyên liêu, vật liệu” Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: - TK 1521 - “Nguyên liệu, vật liệu chính”. - TK 1522 – “Nguyên liệu, vật liệu phụ”. - TK 151 – “Hàng mua đang đi đường” - TK 153 – “Công cụ, dụng cụ” Được chi tiết thành 3 tiểu khoản: TK 1531 –“Công cụ, dụng cụ”. TK 1532 –“Bao bì luân chuyển”. TK 1533 – “Đồ dùng cho thuê”. Và một số TK có liên quan như: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 1521, TK 1522,… Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết Tk 152, TK 153… • Quy trình luân chuyển chứng từ: *Đối với trường hợp nhập vật tư: Người nhập vật tư Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm Trưởng phòng ĐBCL, P.GĐ SX Cán bộ cung tiêu Phụ trách cung tiêu Thủ kho Quyết định nhập vật tư Kế toán vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kiểm nhận vật tư Ký phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Sơ đồ 6 : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với trường hợp nhập vật tư. Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Bước 1: Người nhập vật tư đề nghị được nhập vật tư. Bước 2: Ban kiểm nghiệm thuộc phòng Đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm. Bước 3: Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Trưởng phòng đảm bảo chất lượng và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt quyết định nhập vật tư. Bước 4: Sau khi có quyết định nhập vật tư, cán bộ cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho người nhập vật tư. Liên 3: Luân chuyển giữa thủ kho và kế toán. Bước 5: Phụ trách cung tiêu ký phiếu nhập kho. Bước 6: Thủ kho thực hiện các công việc sau: - Kiểm nhận vật tư theo phương thức kiểm kê. - Ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho. - Ký phiếu nhập kho, chuyển 1 liên cho người nhập hàng. - Ghi thẻ kho. - Định kỳ chuyển chứng từ về cho kế toán Bước 7: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra chứng từ. - Ghi đơn giá tính thành tiền vào phiếu nhập vật tư. - Định khoản và ghi sổ. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ. * Đối với trường hợp xuất vật tư: Trong Công ty TRAPHACO xuất vật tư chủ yếu để phục vụ cho sản xuất và sau đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp xuất vật tư. Nơi có nhu Phó giám đốc Bộ phận Phụ trách cầu vật tư sản xuất cung tiêu cung tiêu ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) Xin xuất bằng Duyệt xuất Lập phiếu Ký phiếu Chứng từ xuất kho Xuất kho Thủ kho Kế toán vật tư ( 5) (6) Bảo quản Lưu trữ (7) Xuất hàng Ghi sổ Bước 1: Bộ phận có nhu cầu vật tư đề nghị được xuất vật tư bằng giấy xin xuất vật tư. Bước 2: Phó giám đốc sản xuất xem xét và ký duyệt vào giấy xin xuất vật tư. Bước 3: Căn cứ vào giấy xin xuất vật tư đươc duyệt, Bộ phận cung tiêu lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên. - Liên 1: Lưu tại quyển. - Liên 2 và liên 3 luân chuyển sau đó giao cho người nhận vật tư 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán. Bước 4: Phụ trách bộ phận cung tiêu tiến hành ký phiếu xuất kho. Bước 5: Thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất vật tư và phiếu xuất kho, thực hiện các công việc sau: kiểm soát hàng xuất bằng phương pháp kiểm kê. Ghi số thực xuất vào phiếu ( Nếu có sự chênh lệch với số ở cột chứng từ). Cùng với người nhận vật tư ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển 1 liên cho người nhận vật tư. Ghi thẻ kho. Chuyển liên còn lại cho kế toán. Bước 6: Kế toán vật tư thực hiện các công việc sau: Căn cứ phương pháp tính giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. Định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Bước 7: Bảo quản và lưu trữ các chứng từ liên quan. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Ÿ Đặc điểm: Tài sản cố định là những tài sản có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành về TSCĐ, tham gia nhiều chu kỳ SXKD. TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vất chất ban đầu cho tới khi hư hỏng. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Hiện nay tại Công ty cổ phần TRAPHACO có 427 TSCĐ trong đó chủ yếu là nhà xưởng, máy đóng gói, máy trộn, máy dập viên, máy sấy tầng sôi,… Ÿ Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê TSCĐ ) - Quyết định của Giám đốc về sự tăng, giảm TSCĐ trong Công ty. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Các chứng từ khấu hao TSCĐ bao gồm: + Bảng tính khấu hao TSCĐ. + Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ Ÿ Tài khoản sử dụng: TK 211 – “ Tài sản cố định hữu hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2111 – “ Đất ”. + TK 2112 – “ Nhà cửa vật kiến trúc ”. + TK 2113 – “ Máy móc thiết bị ”. + TK 2114 – “ Phương tiện vận tải truyền dẫn ”. + TK 2115 – “ Thiết bị, dụng cụ quản lý ”. + TK 2118 – “ Tài sản cố định khác ”. - TK 212 – “ Tài sản cố định thuê tài chính”. TK 213 – “ Tài sản cố định vô hình”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2131 – “ Quyền sử dụng đất ”. + TK 2132 – “ Chi phí thành lập, chuẩn bị SX ”. + TK 2133 – “ Bằng phát minh sáng chế ”. + TK 2134 – “ Chi phí nghiên cứu phát triển ”. + TK 2135 – “ Chi phí về lợi thế thương mại ”. + TK 2138 – “ TSCĐ vô hình khác ”. TK 214 – “ Hao mòn TSCĐ”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 2141 – “ Hao mòn TSCĐ hữu hình ”. + TK 2142 – “ Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính ”. + TK 2143 – “ Hao mòn TSCĐ vô hình ”. Và một số TK liên quan như: 621; 627; 111; 112;… • Quy trình luân chuyển chứng từ: Đối với trường hợp tăng TSCĐ. Ban giám đốc Hội đồng giao Kế toán TSCĐ nhận TSCĐ (1) (2) (3) Bảo quản Lưu trữ (4) Quyết định tăng - Giao nhận TSCĐ - Lập thẻ TSCĐ TSCĐ - Lập các Biên bản - Lập bảng tính Giao nhận TCSĐ khấu hao - Định khoản, ghi sổ. Bước 1: Ban giám đốc ra quyết định tăng TSCĐ. Bước 2: Hội đồng giao nhận TSCĐ tiến hành kiểm tra TSCĐ và lập các biên bản cho từng trường hợp cụ thể sau: Biên bản giao nhận TSCĐ ( MS 02-TSCĐ): Nhằm xác định việc giao nhận TSCĐ sau khi xây dựng hoàn thành, mua sắm, được biếu tặng, … Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 02 bản, mỗi bên ( giao, nhận ) giữ 1 bản. - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04 – TSCĐ): Biên bản này là chứng từ theo dõi sữa chứa lớn hoàn thành kể cả sữa chữa nâng cấp. Biên bản này được lập thành 02 bản, hai bên giao và nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho kế toán TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( MS 05- TSCĐ): Là chứng từ theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ, chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm kê. Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 02 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ Bước 3: Các biên bản đã lập được chuyển cho kế toán TSCĐ và kế toán TSCĐ thực hiện các công việc sau: Lập thẻ TSCĐ. Lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Ghi sổ chi tiết và tổng hợp TSCĐ. Bước 4: Tiến hành bảo quản và lưu trữ các chứng từ đã lập. * Đối với trường hợp giảm TSCĐ: Ban giám đốc Hội đồng đánh Kế toán TSCĐ giá lại ( hoặc ban thanh lý TSCĐ) Bảo quản Lưu trữ (1) (2) (3) (4) Quyết định giảm Lập các biên bản - Huỷ thẻ TSCĐ TSCĐ liên quan - Ghi sổ Bước 1: Ban giám đốc ra quyết định giảm TSCĐ. TSCĐ trong Công ty giảm do nhiều nguyên nhân nhưng có 2 nguyên nhân chủ yếu là: TSCĐ giảm do thanh lý. TSCĐ giảm do đánh giá lại. Bước 2: Ta xét 2 trường hợp chủ yếu sau: TH 1: TSCĐ giảm do thanh lý Khi phát hiện 1 TSCĐ trong Công ty đã quá cũ không sử dụng được Ban giám đốc Công ty ra quyết định thanh lý TSCĐ và lập ra Ban thanh lý TSCĐ nhằm xem xét: Hiện trạng TSCĐ, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ. Biên bản thanh lý phải có đầy đủ chữ ký của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc Công ty. TH 2: TSCĐ giảm do đánh giá lại Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, Công ty phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ. Sau khi đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản đánh giá lại TSCĐ ghi rõ đầy đủ các nội dung, có đầy đủ chữ ký và họ tên của các thành viên trong hội đồng. Bước 3: Căn cứ vào các biên bản chuyển về, kế toán TSCĐ sẽ tiến hành các công việc sau: Huỷ thẻ TSCĐ. Định khoản. Ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Bước 4: Kế toán TSCĐ tiến hành bảo quản và lưu trữ các chứng từ đã lập. Ÿ Sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 211,214… Sổ Nhật ký chung. Sổ TSCĐ. Cuối năm, kế toán TSCĐ sẽ lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên ban giám đốc. 1.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Ÿ Đặc điểm: Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động của cán bộ công nhân viên, ngoài ra tiền lương còn là bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó tiền lương và các khoản trích theo lương luôn là vấn đề đươc Công ty hết sức quan tâm. Ÿ Chứng từ sử dụng: - Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, … Bảng thanh toán tiền lương. Bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền thưởng. Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. ….. Ÿ Tài khoản sử dụng: TK 334- “Phải trả công nhân viên”. Được chi tiết thành 2 tiểu khoản: + TK 3341 – “ Phải trả công nhân viên ”. + TK 3342 – “ Phải trả lao động thuê ngoài ”. - TK 335 – “ Chi phí phải trả”. TK 338 – “Phải trả, phải nộp khác”. Được chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 3382 – “ Kinh phí công đoàn ”. + TK 3383 – “ Bảo hiểm xã hội ”. + TK 3383 – “ Bảo hiểm y tế ”. + TK 3388 – “ Phải trả phải nộp khác ”. Ngoài ra, còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 621, TK 627, TK111,… Ÿ Quy trình luân chuyển chứng từ. Nơi sử dụng lao động theo dõi Phòng tổ chức hành chính Xác định: Cơ cấu, định mức, đơn giá tiền lương Lập: Chứng từ thanh toán lương, BHXH… Lập:+ Bảng chấm công + Các chứng từ theo dõi kết quả lao động Ra quyết định về LĐ, TL, thưởng, phụ cấp Ghi sổ Thời gian LĐ Kết quả LĐ Bộ phận kế toán * Nơi sử dụng lao động: Hằng ngày quản đốc các phân xưởng, trưởng các phòng ban hoặc người có trách nhiệm sẽ theo dõi kết quả lao động, thời gian lao động, thực tế và tiến hành lập bảng chấm công cho từng người trong bộ phận mình. Cuối tháng, người chấm công tính ra số ngày làm việc, số sản phẩm hoàn thành và lập bảng tổng hợp chấm công. Sau đó chuyển bảng tổng hợp chấm công cùng các chứng từ đi kèm theo như giấy nghỉ ốm, giấy công tác, … về phòng Tổ chức hành chính. * Phòng Tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính sẽ xem xét các giấy tờ, các chứng từ do nơi sử dụng lao động chuyển về nhằm xây dựng cơ cấu lao động, định mức, đơn giá lương và ra các quyết định về lương, thưởng, phụ cấp cho từng cán bộ công nhân viên. * Tại phòng Kế toán: Tại đây kế toán tiền lương sẽ kiểm tra các chứng từ do phòng Tổ chức hành chính chuyển sang, tiến hành lập các chứng từ thanh toán lương, thưởng, phụ cấp…trình lên kế toán trưởng và ban giám đốc Công ty ký duyệt. Sau khi các giấy tờ cần thiết đã được ký duyệt, Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ có liên quan tiến hành thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, kế toán sẽ tiến hành định khoản và ghi vào các sổ có liên quan. Ÿ Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái các tài khoản 334, 338,… Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết phải trả công nhân viên, phải trả phải nộp khác,… 1.4. Kế toán bán hàng: • Đặc điểm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty. Khi thực hiện quá trình bán hàng vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái giá trị. Đây là hoạt động chủ yếu và thường xuyên của Công ty cổ phần TRAPHACO. • Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho. Hợp đồng kinh tế, hợp đồng cung cấp. Báo cáo bán hàng. Phiếu thu, giấy báo có. ….. • Tài khoản sử dụng: -TK 511,TK 155,TK 131,TK 632,TK 33311,… • Quy trình luân chuyển chứng từ: Ta xem xét quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT trường hợp bán hàng không qua kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Người mua phòng kinh doanh Phó giám đốc KD Kế toán TM Kế toán trưởng (1) (2) (3) (4) Xin xuất hàng Duyệt xuất, lập Ký hoá đơn Lập phiếu thu Hoá đơn GTGT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Bảo quản, lưu trữ (5) (6) (7) (8) Ký duyệt PT Thu tiền Ghi sổ Bước 1: Người mua căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Hợp đồng mua bán, các cam kết liên quan,…xin xuất hàng. Bước 2: Phòng kinh doanh xem xét và lập hoá đơn GTGT. Bước 3: Phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng duyêt xuất và ký duyệt vào hoá đơn GTGT. Bước 4: Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu thành 3 liên. Bước 5: Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu. Bước 6: Thủ quỹ tiến hành các công việc sau: -Kiểm tra chứng từ. -Đóng dấu và ký phiếu thu. -Chuyển cho người nộp tiền 1 liên. -Ghi sổ quỹ. - Chuyển liên còn lại cho kế toán tiền mặt. Bước 7, 8: Kế toán thực hiện các công việc: - Ghi sổ, định khoản. - Bảo quản, lưu trữ hoá đơn GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan • Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ chi tiết theo dõi giá vốn hàng bán. Sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng. Sổ nhật ký mua hàng. Sổ nhật ký chung. Sổ cái các tài khoản 155, 131, …. 1.5. Kế toán vốn bằng tiền: • Đặc điểm: Trong mọi doanh nghiệp tiền là một loại TSLĐ tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi và các khoản tiền đang chuyển. Có thể nói tiền là một loại tài sản có tính “lỏng” cao, nó có thể dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị. Vì vậy tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, tiền còn là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế. Cũng giống như các doanh nghiệp khác, tại Công ty Cổ phần TRAPACO tiền chủ yếu tồn tại dưới hai hình thức chính: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi. 1.5.1. Tiền mặt tại quỹ.