Đấu thầu và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Đấu thầu tại Công ty xây dựng Hồng Hà

phận quản lí chất lượng kĩ thuật an toàn: Giám sát chất lượng kĩ thuật trong tong công đoạn sản xuất của các tổ, đội sản xuất công trình và tiến hành nghiệm thu khi công việc hoàn thành theo đúng quy trình quy phạm của Nhà Nước. Mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị bảo hộ lao động và kiểm tra an toàn lao động trên toàn công trình theo quy định của Nhà nước và biện pháp thi công đã được duyệt 2. Đặc điểm về lao động Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh theo xu thế hội nhập và theo hướng CNH đất nước, do đó yêu cầu về chất lượng, số lượng cán bộ quản lí trong công ty và công nhân kĩ thuật phải được nâng lên với những biện pháp như cho vào học các trường đại học, sau đại học và học tại chỗ các chương trình điều hành sản xuất, quản lí kinh tế, lớp quản lí đầu tư, lí luận chính trị cấp cao và các lĩnh vực khác như ngoại ngữ, tổ chức chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh. Bảng3- Năng lực cán bộ chuyên môn và công nhân kĩ thuật của Công ty XD-Hồng Hà. TT Cán bộ chuyên môn và CNKT theo nghề Số lượng Theo thâm niên Bậc thợ >=5 năm >=10 năm >=15 năm 3/7 4/7 5/7 I Hệ trên đại học 6 - Phó tiến sĩ 1 1 - Thạc sĩ 5 3 2 II Hệ đại học 87 - Kỹ sư xây dựng 69 21 43 5 - Kỹ sư công trình giao thông 10 5 5 - Kỹ sư kinh tế 8 2 6 III Hệ trung cấp 18 - Trung cấp xây dựng 10 2 5 3 - Trung cấp kế toán 8 1 7 IV Công nhân kỹ thuật 617 - Nề 330 140 160 30 - Mộc 68 38 30 - Sắt, hàn 94 57 37 - Điện, nước 62 44 18 - Máy 43 25 18 - Lái xe + máy 20 15 2 3 Tổng 728 34 69 8 180 319 118 Nguồn: Phòng tổng hợp Cty XDHH-2001. Với trên 100 cán bộ đại học và trên đại học và gần 20 nhân viên là trung học với số năm kinh nghiệm công tác là trên 32 năm cùng với đội ngũ cán bộ trẻ năng nổ mới nhận vào đã tạo cho Công ty một ưu thế cạnh tranh trong thị trường. Nhưng không ngừng ở đó Công ty vẫn luôn chú trọng đầu tư vào con người để nâng cao năng lực cá nhân cũng như toàn Công ty. Hàng năm công ty cử cán bộ và lao động đi học tại các trường đại học và sau đại học trên 20 người, và hàng trăm triệu đồng để thuê chuyên gia về đào tạo ngắn hạn tại công ty về các vấn đề chính trị tư tưởng, kinh tế, các loại ngành nghề của công ty. Về nâng cao đào tạo tay nghề cho công nhân: nếu tính năm 1996 công nhân bậc 3 trở lên có hơn 400 người mới chỉ chiếm 67% tổng số công nhân thì năm 1999 công nhân bậc 3 trở lên có gần 600 người chiếm gần 91% tổng số công nhân và năm 2002 vừa qua là 700 công nhân từ bậc 3 trở lên chiếm 93%. Trong 617 công nhân kỹ thuật thì hầu hết là trong biên chế của công ty như là công nhân điện nước,máy...,một phần nhỏ là số công nhân bổ sung theo thời vụ tuỳ theo yêu cầu từng công trình nhưng số công nhân này hầu như là liên tục làm việc cho công ty theo hình thức khoán công từng công trình. Và công ty luôn chú trọng đầu tư về tay nghề cho công nhân nhất là đào tạo tại chỗ. Ngoài ra Công ty luôn quan tâm đến từng cá nhân lao động của Công ty về mọi hoàn cảnh và vấn đề nâng lương, nâng bậc lương cũng như hưởng các chế độ phúc lợi xã hội. Công ty luôn là doanh nghiệp hàng đầu đất nước về các hoạt động từ thiện, nhân đạo… 3. Đặc điểm về năng lực máy móc thiết bị Lãnh đạo và cán bộ công ty đã nắm bắt được tầm quan trọng của máy móc thiết bị xây dựng trong việc đảm bảo tiến độ thi công, đạt yêu cầu chất lượng. Để bảo đảm tính cạnh tranh trên thị trường công ty xây dựng Hồng Hà ngay từ đầu đã tập trung đầu tư vào các trang thiết bị, máy móc kỹ thuật hiện đại, chú trọng công tác áp dụng tiến bộ kỹ thuật và công nghệ xây lắp. Điều đó làm nổi bật năng lực về thiết bị máy móc của công ty, nó đảm bảo cho công ty có thể thực thi các công trình nhỏ cho đến lớn và phức tạp. Năng lực mạnh về máy móc thiết bị có ý nghĩa quan trọng không chỉ mang lại hiệu quả trong thi công xây dựng mà còn là một thế mạnh của công ty trong Hồ sơ dự thầu bởi khi tham gia dự thầu, năng lực máy móc thiết bị có ý nghĩa quan trọng đối với chủ đầu tư, nó chứng tỏ rằng nhà thầu có đủ năng lực thi công công trình hay không. Do yêu cầu thi công, công ty đã đầu tư một khối lượng Cốp pha thép, và dàn giáo công nghiệp khá lớn và nó đang vận hành khá là hiệu quả trong thi công. Bên cạnh đó công ty xây dựng Hồng Hà đã tăng cường trang bị kĩ thuật phục vụ cho công tác quản lí và lập Hồ sơ dự thầu. Việc nối mạng vi tính và trang bị công cụ cho các phòng ban đã tăng khả năng chính xác và hiệu quả trong việc thi công và lập Hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, công ty vẫn còn phải đối phó tình trạng sử dụng chưa hợp lí, hiệu quả khối lượng máy móc thiết bị hiện có. Phương tiện làm việc ở các chi nhánh chưa đồng bộ, ban quản lí còn nhiều vướng mắc. Điều này đã ảnh hưởng đến công tác Đấu thầu của công ty. Bên cạnh đầu tư đổi mới các loại trang thiệt bị máy móc trên công ty còn đầu tư một lượng vốn hàng năm khoảng 100 triệu đồng để nghiên cứu cải tiến các trang thiết bị máy móc và tự sáng chế ra một số loại vật dụng hỗ trợ thi công.Điều đó thể hiện ở bảng sau: Bảng 4-Năng lực thiết bị xây dựng của Công ty xây dựng Hồng Hà: Loại máy thi công và mã hiệu Số lượng Nước sản xuất Số thiết bị Công suất hoạt động Sở hữu Đi thuê 1 2 3 4 5 6 Ô tô IFA 4 Đức 4 5 tấn Ô tô Kamaz 4 SNG 4 7 tấn Cẩu tự hành TADANO 2 Nhật 2 25 tấn Máy đào HITACHI 1 Nhật 1 0,7 m3 Máy đào TY 45 1 SNG 1 0,45m3 Máy vận thăng 8 Nhật 8 Q = 500kg, H=28m Máy trộn bê tông 12 TQ 12 400lít Máy trộn vữa 8 Nhật 8 80 lít Máy cắt uốn thép 2 Đài Loan 2 Dcắt = 40 Máy hàn 6 Đài Loan 6 24 KVA Máy đầm dùi 18 Nhật 18 1,4 kw Máy đầm bàn 4 Nhật 4 1,5 kw Máy đầm cóc 2 Hàn Quốc 2 1 kw Xe cải tiến 20 Việt Nam 20 Máy cắt đá 4 Nhật 4 D cắt = 40 Máy mài Granitô 5 Nhật 5 2,8 kw Máy kinh vĩ DT 06 2 Nhật 2 Máy thuỷ bình Sokia c32 2 Nhật 2 Giáo Minh Khai 8.600 Việt Nam 8.600 m2 Giáo Pal 2.00 Việt Nam 2.000 m2 Cột chống PS 16 5.000 Hàn Quốc 5.000 m2 Cốp pha tôn 1.100 Việt Nam 1.100 m2 Máy bơm nước 6 NTT 6 36m3/giờ Máy bơm nước 3 Nhật 3 225 w Cốp pha gỗ dán 2cm 2.000 2.000 Máy phun sơn 4 Nhật 4 Máy phát điện Hon da 1 Nhật 1 75KVA Máy khoan BT đặc chủng 3 Đức 3 4,5 kw Các loại máy gia công chế biến gỗ - máy xử Horizontal saw CD – 7M 1 Nhật 1 5kw - Máy gia công tinh All pur pose LH – 500 4 Nhật 4 4,5kw - Máy bào Automatic plaer BC - 500 3 Nhật 1 4,5 kw - Súng bắn đinh GMP – T10 4 Nhật 4 - Máy CK 300 1 Việt Nam 1 -Máy bào tay Makita 8 Nhật 8 Các loại máy gia công khung nhôm kính: - Máy cắt bàn Makita LS 3030 1 Nhật 1 4600v/ph,4380w - Máy cắt Makita LS 1030 1 Nhật 1 4600v/ph, 4380w - Máy cưa sọc Bosh PST -54 1 Đức 1 350w -Máy khoan bàn SC -6 5 Đài Loan 5 - Máy koan BT cầm tay Bosh 6 Đức 6 800w -Máy mài TY 16 3 SNG 3 2820v/ph - Kim bấm cơ khí 8 Đài Loan 8 - Nivo 1,2m (95 0058-48ich) 5 Mỹ 5 - Tay bắt lắp kính 6 Đức 6 4. Đặc điểm về vốn- tài chính của công ty. Là một DNNN nên số vốn kinh doanh cũng như đầu tư XDCB hàng năm có từ các loại vốn trên thị trường. Với tổng lượng vốn trên 100 tỷ đồng và xu hướng còn tiếp tục tăng lên. Nếu tính từ năm 1993 công ty mới có khoảng 2 tỷ đồng thì đến những năm gần đây công ty có giá trị hàng năm trên 100 tỷ đồng kể cả nguồn vốn Ngân sách cấp ( khoảng 700 triệu vốn đầu tư XDCB, và khoảng 6 tỷ đồng vốn kinh doanh tức khoảng 10% tổng lượng vốn ). Nguồn vốn ngân sách đó tuy là do Tổng Công ty giao lại theo một cách phân phối còn quá ít so với nhu cầu vốn của Công ty nhưng đã góp phần vào trong chiến lược kinh doanh là không nhỏ. Theo số liệu báo cáo năm 2002, Vốn của công ty gồm có: Vốn pháp định: 5.003.153.000 Trong đó: + Vốn cố định 2.065.159.000 + Vốn lưu động 2.937.994.000 Theo nguồn vốn: + Vốn do ngân sách Nhà nước cấp: 4.692.000.000 VND + Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 311.135.000 VND Tổ chức doanh nghiệp theo hình thức: hạch toán độc lập, là một đơn vị thành viên nằm trong Tổng công ty xây dựng Sông Hồng. Tóm tắt tình hình tài sản có và nợ của công ty Tình hình tài chính của công ty luôn là một yếu tố được khách hàng và các bên mời thầu đưa ra xem xét trước tiên. Công ty xây dựng Hồng Hà tuy mới thành lập nhưng đã thể hiện tính năng động nhất là trên các nguồn vốn, trong thời gian qua công ty luôn tìm cách huy động được từ các nguồn vốn trên thị trường với một lượng vốn kinh doanh hàng năm là khoảng 50 tỷ đồng. Mặt khác bên cạnh vốn ngân sách thì nguồn vốn bổ sung từ lợi nhuận và các nguồn huy động khác của công ty là khoảng 20% tổng số vốn đầu tư trong năm. Còn lại gần 70% là vốn đi vay, với một lượng vốn vay còn quá lớn như vậy đòi hỏi Công ty phải tìm cách huy động từ các nguồn khác, vì hiện nay việc huy động vốn từ các nguồn như: cổ phiếu, cổ phần còn quá ít nó mới chỉ chiếm 3-4% vốn kinh doanh của công ty. Qua bảng số liệu về tài sản nợ có qua báo cáo của công ty như sau: Bảng 5-Tóm tắt năng lực tài chính của công ty giai đoạn1998-2001 (trên cơ sở báo cáo tình hình tài chính đã được kiểm toán, kèm theo bản sao báo cáo tài chính đã được Tổng công ty XD Sông Hồng duyệt). Đơn vị: triệu đồng. TT Tài sản Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 1 Tổng tài sản có 45,890 46,580 47650 48270 2 TS có lưu động 31760 32170 32790 35100 3 Tổng TS nợ 45890 46580 47650 48270 4 TS nợ lưu động 33970 34860 35070 38320 5 Lợi nhuận trước thuế 435,650 586,982 632,225 1024 6 Lợi nhuận sau thuế 326,737 440,236 474,168 768,042 Nguồn: Phòng tổng hợp Cty XD Hồng Hà. Xem xét số liệu ở bảng trên chúng ta thấy với lượng vốn tăng hàng năm chỉ khoảng 3-5% nhưng lợi nhuận của Công ty hàng năm lại tăng từ 20-40%. Điều đó khẳng định sự làm ăn tương đối hiệu quả của Công ty. Và công ty đã sử dụng vốn đầu tư một cách hợp lí với số vốn lưu động chiếm khoảng 60-70% tổng số tài sản, đó là một phương thức kinh doanh hợp lí cho ngành xây dựng. III. Tình hình tham gia công tác đấu thầu ở công ty xây dựng hồng hà 1. Khái quát chung về hoạt động đấu thầu ở Công ty xây dựng Hồng Hà Công tác đấu thầu là một hoạt động vô cùng quan trọng, bởi nó không chỉ liên quan đến sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty trong nền kinh tế thị trường, mà nó còn là vấn đề góp phần ổn định và phát triển xã hội. Với sự đổi mới kinh tế đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản đã buộc phải có một quy chế đấu thầu để quản lý một cách thống nhất, hiệu quả hoạt động đấu thầu trong cả nước. Công ty xây dựng Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nước, hoạch toán độc lập có khả năng tham gia đấu thầu các công trình, dự án thuộc lĩnh vực kinh doanh ngành nghề mình. Công ty tham gia đấu thầu với tư cách là một nhà thầu độc lập, chịu sự quản lý của Tổng công ty về trách nhiệm thực hiện đấu thầu. Chúng ta xem xét quá trình phát triển của công ty khá là nhanh chóng, có được kết quả và uy tín đó không chỉ nhờ vào năng lực máy móc thiết bị của công ty mà còn nhờ vào quá trình chuẩn bị đấu thầu tương đối khoa học của công ty, cụ thể: Khi bên mời thầu có thông báo mời thầu, Công ty nếu muốn tham gia đấu thầu thì phải cử cán bộ đến để mua hồ sơ mời thầu. Trước khi mua hồ sơ mời thầu, cán bộ của công ty xem xét, đánh giá yêu cầu của gói thầu có phù hợp với khả năng của công ty hay không? nếu thực hiện nó khả năng có lãi thì nhà thầu phải tính được tương đối lợi nhuận là bao nhiêu.. Sau đó khi xem xét đánh giá sơ bộ công ty mới mua hồ sơ mời thầu. Công tác đấu thầu của Công ty xây dựng Hồng Hà được chia làm 2 giai đoạn do 2 phòng chức năng đảm nhiệm. Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm ở giai đoạn tiếp thị mua hồ sơ dự thầu. Phòng kinh tế và phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm ở giai đoạn lập, nộp hồ sơ dự thầu, ký kết hợp đồng và giao khoán. Việc tham gia công tác đấu thầu của Công ty xây dựng Hồng Hà được coi trọng đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động đấu thầu thầu của công ty. Tình hình đấu thầu công ty thời gian qua. Mặc dù môi trường đấu thầu là một môi trường cạnh tranh cao, chỉ những doanh nghiệp có năng lực thực sự mới có thể tồn tại và phát triển được, vậy nhưng Công ty xây dựng Hồng Hà đã dành được những hợp đồng cho mình thông qua đấu thầu. Đấy là những điều kiện giúp cho công ty có thể tồn tại và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội. Bảng 6 : Tình hình đấu thầu tại công ty giai đoạn 1998-2002. Năm Tổng số đơn tham gia Số đơn thắng thầu Số đơn thắng thầu từ 5 tỷ trở lên Giá trị thắng thầu (tỷ VNĐ) Phần trăm thắng thầu (%) 1998 37 10 8 59 27 1999 38 13 3 57 34,2 2000 32 15 1 59 47 2001 40 16 4 65 40 2002 39 15 4 68 38,5 Nguồn: Phòng Tổng hợp công ty XD Hồng Hà. Nhận xét tình hình đầu thầu tại Công ty thông qua biểu đồ sau. Biểu đồ 1: Tỷ lệ thắng thầu - thua thầu của Công ty Năm 1998 công ty tham gia 37 cuộc đấu thầu và dành được 10 hợp đồng ( 27% ), nhưng đến năm 1999 thì tuy chỉ số thắng thầu so với năm 1998 tăng nhưng số công trình thắng thầu trên 5 tỷ đồng lại giảm xuống và giá trị đạt được từ đấu thầu cũng giảm xuống. Sau khi gia nhập vào Tổng công ty xây dựng Sông Hồng 10/1999 Công ty đã tăng giá trị trúng thầu lên một cách vượt bậc 47% chỉ số thắng thầu và sau đó có xu hướng giảm nhưng sản lượng lại tăng lên, đến năm 2002 sản lượng trong xây lắp là 68 tỷ. Điều này nói lên sự phát triển và uy tín của công ty đang dần dần có vị thế trên thị trường. Các công trình thắng thầu. Những năm gần đây công ty xây dựng Hồng Hà ngày có một chuyển biến trong kinh doanh, thể hiện rất rõ ở các công trình thắng thầu của công ty ngày càng tăng lên. Dưới đây là một số công trình thắng thầu từ 5 tỷ đồng trở lên trong 5 năm qua: Bảng 7: Danh sách các công trình thắng thầu có giá trị 5 tỷ đồng trở lên trong 5 năm qua. Đơn vị: tỷ đồng TT Tên công trình Giá trị hợp đồng Thời gian thực hiện K.công H.thành Tên đơn vị 1 Trụ sở điều hành công ty TCCG Thăng Long 5,7 95 97 Công ty TCCG Thăng Long 2 Cải tạo nâng cấp nhà ở sv trường ĐH kiến trúc TP. HCM 5,2 96 97 Trường ĐH kiến trúc TP. HCM 3 Trường ĐH Mỹ Thuật Hà Nội-42 Yết Kiêu 30,2 98 2002 Trường ĐH Mỹ Thuật Hà Nội-42 Yết Kiêu 4 Trụ sở làm việc UBND. H. Từ Liêm 5,1 97 97 UBND. H. Từ Liêm 5 Trụ sở điều hành nhà máy XM Bút Sơn 5,5 97 97 Bộ xây dựng 6 Trụ sở làm việc Tổng cục TDTT-36 Trần Phú 6,6 97 98 Tổng cục TDTT 7 Trụ sở điều hành SX NM cơ khí Thăng Long 5,9 97 98 NM cơ khí Thăng Long 8 Trụ sở 7 tầng viện Công nghệ thông tin 5,6 97 98 viện Công nghệ thông tin 9 Trường tiểu học bán công bán trú Khương Thượng 5,3 97 98 Ban QLDA quận Đống Đa 10 Trường cao đẳng SP Hà Nội 6,8 97 98 Trường cao đẳng SP Hà Nội 11 Trung tâm triển lãm VHNT Việt nam 22,6 98 2001 Trung tâm triển lãm VHNT Việt nam 12 Trường PTTH Quang Trung- thị xã Hà Đông 5,7 97 98 Ban QLDA XD Thi xã Hà Đông 13 Trường trẻ em câm điếc Xã Đàn- q. Đống Đa 5,5 97 98 Sở GD & ĐT Hà Nội 14 Trường PTTH Ngọc Hồi 5,2 98 98 Sở GD & ĐT Hà Nội 15 Xí nghiệp chế biến Quế và nông sản xuất khẩu 6,8 98 98 Công ty XNK tổng hợp 1 16 Khoa quản lí trường ĐH. KTQD 6,1 98 98 trường ĐH. KTQD 17 Nhà làm việc chi nhánh ngân hàng Công thương Phúc Yên 5,2 98 99 ngân hàng Công thương Phúc Yên 18 Trung tâm điều hành SX và NC công nghệ SXVL đá ốp lát 6,1 98 2000 Công ty phát triển khoáng sản 19 Dự án nâng cấp trường tiểu học tỉnh Quảng Nam-Đà Nẵng 7,7 98 2000 Chính phủ Nhật Bản 20 Trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ nhà văn hoá 6,1 99 2000 Trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ nhà văn hoá 21 Trường mầm non Hoa Hồng- Hồng Thịnh 5,8 99 2000 Ban QLDA quận Đống Đa 22 Trụ sở ĐH-công ty Bình Điền miền Nam 5,6 99 2000 Công ty phân bón Miền Nam 23 Xây mới nhà G- Bệnh viên C 11,5 99 2002 Bệnh viên C 24 Khoa ung biếu bệnh viên chợ Rẫy 8,3 2000 2001 bệnh viên chợ Rẫy 25 Nhà học số 1- nhạc viên Hà Nội 13,7 2001 2002 Nhạc viên Hà Nội 26 Phần móng+tầng hầm bệnh viện 108 7,4 2001 2002 Bệnh viện 108 27 Hệ thống nước khu Liên hiệp thể thao quốc gia 12,633 2001 2002 Ban QLDA Khu Liên hiệp thể thao quốc gia 28 Nhà học thư viện trường ĐH. KHXH & NV 10,38 2002 2002 Trường ĐH. KHXH & NV Những thành quả bước đầu của công ty đạt được là kết quả của nhiều yếu tố song một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu là công ty ngày càng coi trọng công tác đấu thầu. 2. Quá trình thực hiện công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng Hồng Hà Quá trình tham gia đấu thầu của công ty được chia ra làm ba giai đoạn: + Tiền đấu thầu: giai đoạn này bao gồm các công việc như tìm kiếm các cơ hội “bán hàng”, mua Hồ Sơ Dự Thầu, lập đơn dự thầu. Đây là giai đoạn có tính chất quyết định đến sự thành bại của công ty. Đây là giai đoạn quảng cáo về công ty, về năng lực và uy tín, do phòng Kinh doanh đảm nhiệm đồng thời còn có trách nhiệm tìm hiểu về thị trường và nhu cầu thị trường cũng như các công trình được duyệt mà công ty có thể tham gia đấu thầu và phân tích kĩ lưỡng các vấn đề liên quan đến gói thầu sắp đấu thầu như: chủ đầu tư, ban quản lí dự án công trình, nguồn vốn đầu tư, tổng mức vốn đầu tư, cơ quan lập dự án. Sau khi phân tích các vấn đề liên quan đến gói thầu phòng kinh doanh quyết định mua hồ sơ mời thầu hay không, nếu có thì chuyển cho phòng kinh tế kĩ thuật. Do công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về mặt thời gian cũng như chính xác các kết quả tính toán nên phòng kinh tế kĩ thuật phải đảm bảo về lập một hồ sơ dự thầu đầy đủ bốn phần: Nội dung về hành chính pháp lí Nội dung về kĩ thuật Các nội dung về thương mại tài chính Các tài liệu khác. + Đấu thầu: là giai đoạn quyết định xem công ty có trúng gói thầu đó hay không. Nó bao gồm việc mua hồ sơ dự thầu và kí hợp đồng thi công nếu trúng thầu. Giai đoạn này khi đựơc tuyên bố trúng thầu, công ty tiến hành nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, nhận lại bảo lãnh dự thầu, tiến hành đi vào thương thảo hoàn thiện hợp đồng và thi công công trình + Hậu đấu thầu: uy tín của công ty được quyết định qua giai đoạn này do việc có đảm bảo hay không tiến độ thi công, chất lượng công trình, an toàn lao động... giai đoạn này gồm thi công, bàn giao, quyết định và bảo dưỡng định kì công trình. 2.1. Công tác tiếp thị, mua hồ sơ dự thầu Sự phát triển của nền kinh tế thị trường không nằm ngoài quy luật cạnh tranh khắc nhiệt. Có nghĩa là cạnh tranh vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển, vừa là con đường dẫn đến sự diệt vong của các đơn vị yếu kém. Người ta nói rằng cạnh tranh trong các doanh nghiệp xây dựng không những khốc liệt mà còn gay gắt hơn một số lĩnh vực khác. Vì vậy, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp xây dựng phải tìm các biện pháp và phương thức áp dụng cho các hoạt động kinh doanh của mình. Trước tình hình đó Công ty xây dựng Hồng Hà đã coi công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu là một hoạt động rất quan trọng góp phần tới sự thắng thầu của công ty. Trong giai đoạn mua hồ sơ mời thầu thì phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ tìm hiểu nguồn thông tin về: - Chủ đầu tư : dựa trêncác thông tin trên mạng, trên báo chí, qua trao đổi tiếp xúc với nhau để tìm ra các nhu cầu vừa phù hợp với khả năng của nhà thầu vừa làm thoả mãn các điêù kiện của bên mời thầu.Trong bất cứ thời điểm nào thì nhu cầu là rất lớn, điều quan trọng việc nắm bắt được thông tin về chủ đầu tư phải kịp thời nhằm hoàn thiện ngày một tốt hơn các điều kiện trong năng lực thực tế mà nhà thầu đã và đang có. - Ban quản lý dự án công trình: đây là trung tâm quản lý các dự án công trình lớn mà nhà thầu phải luôn quan tâm nhằm tìm kiếm được các dự án phù hợp với năng lực của mình. - Cơ quan lập dự án: đây là một tập hợp các cơ quan, các phòng ban chuyên về lập dự án cho các chủ đầu tư. Tiếp xúc với bộ phận này nhà thầu dễ dàng đánh giá được tính chất quan trọng của từng dự án, từng gói thầu trên cơ sở đã có sự phân tích đánh giá của cơ quan lập dự án vào từng bước, từng giai đoạn của một gói thầu. - Giới thiệu uy tín, năng lực của công ty.Bộ phận công đoàn công ty phối hợp cung với các bộ phận chức năng khác tiến hành tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội nhằm quảng bá, giới thiệu về tiềm lực,năng lực của công ty,khuyếch trương uy tín của công ty. Công ty đánh giá cao về đội ngũ các bộ "ngoại giao" trong công tác giới thiệu năng lực của công ty và tìm hiểu về các yếu tố quan trọng của các bên mời thầu. Bởi vậy là những thông tin quý giá góp phần quyết định đến sự thắng thầu của công ty. Trong công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu của công ty, các chi phí được thanh toán theo kế hoạch do giám đốc công ty duyệt. Riêng quy định về chi phí và lệ phí đấu thầu theo quy chế đấu thầu mới đã quy định giúp công ty giảm đáng kể chi phí mua hồ sơ mời thầu. Trước đây công ty thường phải mua với giá một hồ sơ là 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng thì nay thống nhất là 500.000 đồng. 2.2. Công tác lập, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng Tiếp thị hay việc nghiên cứu thư mời thầu nhằm thu thập những thông tin ban đầu về các vấn đề liên quan đến dự án: - Chủ đầu tư, chủ quản đầu, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như thi công công trình cả về kỹ thuật và tài chính. - Nguồn vốn và quy mô dự án, đặc điểm kỹ thuật cũng như tài chính nhằm xác định sự phù hợp của yêu cầu xây dựng và năng lực của công ty để sớm có căn cứ tham gia hoặc ngược lại. - Tranh thủ tìm hiểu mức độ đánh giá chung của thị trường về năng lực của công ty nhằm xác định chính xác hơn các chiến lược trong công tác lập hồ sơ dự thầu cũng như đấu thầu. Các thông tin tiếp thị này có ý nghĩa mở đường cho việc lập hồ sơ dự thầu, tập trung khai thác các thế mạnh mà các đơn vị khác kèm hơn cũng như bước đầu tạo ra sự chú ý và quan tâm của chủ đầu tư đối với công ty xây dựng Hồng Hà. Sau khi mua hồ sơ mời thầu, công ty xem xét các điều kiện của gói thầu đối với đơn vị dự thầu. Công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về thời gian cũng như sự chính xác về kết quả tính toán, nên thông thường để hoàn thành một hồ sơ dự thầu toàn bộ cán bộ trong phòng kỹ thuật được huy động. 2.2.1. Công tác lập hồ sơ dự thầu Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện được khả năng "trội" của mình trước hội đồng chấm thầu. Tại Công ty xây dựng Hồng Hà trong quá trình lập hồ sơ dự thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu tư có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có thể xảy ra trong quá trình đầu tư. Nhưng vẫn chưa có một định chế phát lý nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức của các chuyên gia nước ngoài. Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ khâu: xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến lượng hoá các rủi ro, cho đến việc giải quyết các rủi ro. Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro được xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí của công trình ( giá thành công trình) hay chất lượng công trình. Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng gồm các nội dung cơ bản sau: (1) Thư mời thầu. (2) Đơn dự thầu. (3) Bản lãnh dự thầu. (4) Các phục lục khác. (5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công. (6) Các tài liệu về doanh nghiệp. + Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 28/6/0997. + Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ xây dựng. + Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp. (7) Bảng tính giá thi công (8) Quy trình thi công. (9) Tiến độ thi công. (10) Thư giảm giá. Một bộ Hồ sơ dự thầu luôn luôn phải đảm bảo đủ 4 phần.Trong bốn phần đó thì nội dung kĩ thuật và nội dung thương mại tài chính là tốn nhiều công sức của cán bộ công nhân viên trong công ty và nhất là hai bộ phận có tỷ trọng cao nhất: Nội dung về kĩ thuật. * Bản vẽ và đề xuất biện pháp thi công. + Dựa trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ kĩ thuật trong Hồ sơ mời thầu bóc tách khối lượng công việc cần làm. Những nhóm công việc này do các nhóm khác nhau thực hiện.Nhóm kỹ thuật chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, thực hiện các công việc thuộc chức năng. Kết quả của công việc được thể hiện qua bảng tiên lượng dự toán chi tiết, tiên lượng dự toán chi tiết có vai trò quan trọng trong Hồ sơ dự thầu. Nó được nhà thầu xem, đọc và hiểu rõ công việc nào cần phải làm và là căn cứ để tính giá trị dự thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm tất cả các công việc