Đẩy mạnh bán hàng cá nhân trong hoạt động tiêu thụ ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

ng ty. Nhìn chung hoạt động bán hàng qua hệ thống mạng lưới cửa hàng là hoàn toàn linh hoạt song việc tuân thủ các quy chế của Công ty là điều bắt buộc. Mọi chức năng, nhiệm vụ của đội ngũ bán hàng đều dưới sự chỉ đạo, điều hành, giám sát của Công ty thông qua Phòng tiêu thụ còn Phòng quản lý thị trường là phòng thực hiện kiểm tra, kiểm soát chung tình hình hoạt của toàn bộ mạng lưới bán hàng này trên địa bàn Hà Nội. Chức năng và nhiệm vụ của đội ngũ bán hàng: Người bán hàng thực hiện hàng loạt những công việc hàng ngày cũng như các công việc mang tính định hướng lâu dài phục vụ cho việc phát triển nghề nghiệp chuyên môn của họ. Do vậy, chức năng và nhiệm vụ của đội ngũ bán hàng trong hoạt động tiêu thụ của Công ty gồm : - Thực hiện toàn bộ quá trình bán hàng : Trong đó gồm có các giai đoạn chính sau + Tìm kiếm và phát hiện ra nhu cầu xi măng trên địa bàn của mình +Tìm cách tiếp xúc và kết nối với khách hàng, giới thiệu cho khách hàng về các loại xi măng, đặc điểm và ưu điểm của từng loại nhằm tạo ra sự ưa thích của khách hàng + Làm các hợp đồng chuẩn bị các điều khoản về giá bán, phương thức thanh toán, vận chuyển, bốc xếp và đảm bảo chấtlượng xi măng trong quá trình lưu thông, sử dụng. + Kết thúc đơn hàng : Người bán hàng thực hiện viết hoá đơn, nhận tiền và giao xi măng cho khách hàng theo yêu cầu của họ căn cứ vào các điều khoản đã thoả thuận. +Thực hiện đảm bảo các dịch vụ hậu mãi của Công ty như đưa ra các khoản bớt giá, khuyến mại... Thực hiện kết hợp với các nhiệm vụ phi bán hàng và báo cáo: + Chịu trách nhiệm nhận hàng từ kho, cảng vào cửa hàng tiến hành ghi hoá đơn nhập và vào thẻ kho cho hàng nhập. + Người bán hàng có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ theo quy định của Công ty về ngày bán, sản lượng bán, chủng loại, số lô, đơn giá và tiền bán hàng đạt được. + Lập các báo cáo định kỳ các thông tin liên quan đến chi phí bán hàng, các thông tin về lượng tiền nộp cho Công ty, số lượng đơn hàng và doanh số bán hàng đạt được cũng như các thông tin liên quan tới điều kiện kinh doanh xi măng trong từng thời kỳ, các thông tin về đối thủ cạnh tranh và những ảnh hưởng của họ tới hiệu quả bán hàng của mình. Tổng kết và báo cáo về những hư hỏng thất thoát trong khâu bảo quản, lưu thông, lượng xi măng tồn kho và những kế hoạch phát triển khách hàng mới. - Người bán hàng có nhiệm vụ trợ giúp cho hệ thống kế toán, cung cấp những thông tin về khách hàng và có trách nhiệm tham gia vào công việc thúc đẩy thanh toán. - Tổ chức hoạt động hàng ngày một cách hợp lý, phân chia lượng thời gian cần thiết cho việc nhập xi măng vào, thời gian cho đi lại, thời gian tiếp xúc với khách hàng và thực hiện hoạt động bán hàng với lượng thời gian dành cho phát triển khách hàng mới. - Có chức năng làm việc với bộ phận quản lý:Thực hiện sự điều động của ban lãnh đạo, có nhiệm vụ sãn sàng thích ứng với công việc mà bộ phận quản lý giao cho trong qúa trình hoạt động bán hàng. - Có nhiệm vụ thường xuyên thu thập những thông tin về thị trường, ngành hàng và đối thủ cạnh tranh. Tham gia trực tiếp vào các hoạt động khuyếch trương Công ty và vào các sản phẩm mà Công ty kinh doanh. - Rèn luyện và nâng cao nghiệp vụ bán hàng, phát huy tính chủ động sáng tạo trong bán hàng. Đặc điểm về phẩm chất của nhân viên bán hàng. - Công ty VTKTXM có đội ngũ bán hàng được hình thành khá lâu, có kinh nghiệm trong kinh doanh xi măng và bán hàng. Đây là lực lượng có hiểu biết rõ nét về các đặc tính và tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như ưu việt cuả từng loại xi măng. Do vậy mà họ có thể trở thành những cố vấn tốt nhất cho khách hàng trong khi trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. - Mang đặc tính bán hàng chuyên nghiệp, xuất phát từ nhận thức riêng biệt đối với lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm sản phẩm, có kỹ năng bán hàng, điều này được thể hiện qua cách thức và phương pháp bán hàng cũng như khả năng xử lý trở ngại phát sinh trong qúa trình bán hàng. - Đội ngũ bán hàng luôn thể hiện sự chủ động linh hoạt trong quá trình bán hàng, chủ động trong các hoạt động tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, gợi mở nhu cầu cho họ và người bán hàng luôn đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong mức giá bán, cân đối với lượng xi măng mà khách hàng mua nhằm tăng sản lượng bán, đảm bảo lợi nhuận cho Công ty, ngoài ra họ còn rất chủ động trong việc tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. - Trong quá trình bán hàng đội ngũ bán hàng tỏ ra khá nhanh nhạy trong điều phối, vận chuyển, bốc xếp, hay có thể đưa sản phẩm đến tận chân công trình, nhanh chóng đáp ứng những nhu cầu khẩn cấp của khách hàng. Đảm bảo đúng thời gian giao hàng và đảm bảo chất lượng xi măng nhằm mục tiêu bán hàng hiệu quả và tạo được niềm tin của khách hàng. - Hầu hết đội ngũ bán hàng có thái độ tích cực với công việc bán hàng, có trách nhiệm với công việc của mình, với Công ty và với khách hàng. Bền bỉ phấn đấu vươn lên và biết vượt qua khó khăn trong những giai đoạn mà sức tiêu thụ xi măng bị hạn chế. Các hoạt động tìm kiếm, tiếp xúc trao đổi và thuyết phục khách hàng luôn được ý thức thực hiện từ bản thân người bán hàng. Xuất phát từ chế độ khoán theo lượng sản phẩm tiêu thụ, tinh thần trách nhiệm này càng được nâng cao hơn vì kết quả hoạt động bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến mức thu nhập của họ ngoài thu nhập từ lương cơ bản. Đây cũng là một động cơ tốt đối với những người bán hàng, là nhân tố tác động hiệu quả tới thái độ làm việc của họ. - Trình độ chuyên môn của đội ngũ bán hàng nhìn chung là chưa cao, hầu hết họ mới chỉ tốt nghiệp phổ thông trung học hoặc trung học dạy nghề, hay là bộ đội xuất ngũ, họ bán hàng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tế . - Khả năng giao tiếp cuả đội ngũ bán hàng trong quá trình bán hàng đạt ở mức độ trung bình nghĩa là họ có thể tiến hành các công việc mời chào,thuyết phục khách hàng ở một mức độ nhất định chưa thật sự đạt được như kỳ vọng của Công ty (là những người hoạt bát, khéo léo, có sự cố gắng để kết thúc thương vụ trong những trường hợp khó khăn nhất) và của nhiệm vụ đặt ra. - Trong quá trình bán hàng, việc tuân thủ các quy chế, kỷ cương của Công ty đã được nhận thức song do hoạt động kiểm tra, kiểm soát chưa thường xuyên và chưa chặt chẽ nên việc thực hiện còn hạn chế. Hoạt động thực tế và những kết quả đạt được của đội ngũ bán hàng cá nhân Sản lượng tiêu thụ thực tế của Công ty bắt nguồn từ kết quả của hai hình thức tiêu thụ chủ yếu đó là bán hàng theo hợp đồng kinh tế và bán hàng qua mạng lưới cửa hàng được thực hiện bởi đội ngũ bán hàng cá nhân. Thực tế việc có được các hợp đồng kinh tế là rất khó khăn (thường là những bạn hàng lớn, mua thường xuyên thông qua việc ký kết hợp đồng trực tiếp với Công ty) do vậy Công ty vẫn phải tập trung vào phát triển đội ngũ bán hàng cá nhân để tăng hiệu quả kinh doanh. Hiện nay đối với hình thức bán hàng qua mạng lưới cửa hàng có thể được nhân viên bán hàng tiến hành theo hai cách thức sau: + Thực hiện bán buôn tại cửa hàng: Nhằm đáp ứng những nhu cầu tương đối lớn của khách hàng ( thường là tổ chức, đơn vị, cá nhân thầu xây dựng) mua xi măng với điều kiện lớn hơn 5 tấn và hàng chưa qua kho của Công ty ở các trung tâm.Theo cách thức bán này khách hàng có thể gặp gỡ, trao đổi thoả thuận đầy đủ mọi điều khoản trực tiếp với đội ngũ bán hàng. Sau khi đã thoả thuận xong họ có thể lấy hàng từ cửa hàng hoặc đội ngũ bán hàng sẽ liên hệ để khách hàng lấy hàng trực tiếp từ ga, cảng. Trong trường hợp bán buôn, người bán hàng sẽ đặt ra mức giá ưu đãi hơn cho khách hàng của mình. + Thực hiện bán lẻ tại cửa hàng: Nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, theo phương thức kinh doanh mới thì ngưòi tiêu dùng có quyền lựa chọn các địa điểm giao hàng khác nhau như tại ga, cảng và tại chính cửa hàng với các mức giá phù hợp. Hình thức này khách hàng có thể tự vận chuyển hàng hoá hay thoả thuận sử dụng dịch vụ vận chuyển của Công ty với mức phí khác nhau. Hiện nay đội ngũ bán hàng tại tất cả các cửa hàng đều cố gắng thực hiện cách thức bán buôn còn bán lẻ chỉ là bổ xung thêm nhưng vẫn được đảm bảo duy trì để thoả mãn tối đa mọi nhu cầu của nhân dân. Như vậy, thông qua mạng lưới bán hàng đội ngũ cán bộ, nhân viên bán hàng đã mang lại cho Công ty mức sản lượng tiêu thụ luôn chiếm từ 80đ90% tổng sản lượng tiêu thụ của Công ty. Như vậy lực lượng bán hàng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty. Điều này được thể hiện cụ thể qua bảng Bảng 8: Kết quả bán hàng qua hình thức bán hàng theo hợp đồng kinh tế và qua mạng lưới cửa hàng tại Hà Nội. Đơn vị tính:Tấn Năm 1998 1999 2000 Hình thức bán Sản lượng Đạt % Sản lượng Đạt % Sản lượng Đạt % Bán theo HĐKT 46012,8 12 82622,55 17 73090,3 10,9 Bán qua mạng lưới cửa hàng 337427,2 88 403392,45 83 597209,7 89,1 Tổng cộng 383440 100 486015 100 670300 100 Nguồn : Phòng tiêu thụ v Nhân viên bán hàng cho đại lý của Công ty: Gồm những người bán hàng cho đại lý.Theo hình thức đại lý đội ngũ bán hàng không phải là thành viên của Công ty, họ không được hưởng lương và các chế độ thù lao của Công ty mà chỉ hoạt động trên cơ sở nhận được một mức hoa hồng nhất định tính trên sản lượng bán. Điều kiện trước tiên để một tổ chức cá nhân có nhu cầu làm đại lý cho Công ty thật sự trở thành một đại lý đó là họ phải đóng góp một khoản ký quỹ nhất định được xem như một thủ tục pháp lý hoá và là một khoản đảm bảo của họ đối với Công ty. Ngoài ra giữa Công ty và chủ đại lý phải tiến hành thoả thuận những điều khoản cần thiết thông qua hợp đồng kinh tế, giấy chứng nhận hợp pháp,giấy phép của công ty và các thoả thuận khác liên quan tới cửa hàng làm đại lý,tiền hoa hồng...Hiện nay khoản ký quỹ thường từ 10.000.000đđ25.000.000đ tuỳ theo khả năng tiêu thụ và quy mô của đại lý. Dựa trên khoản ký quỹ này Công ty sẽ cung cấp một lượng hàng phù hợp có giá trị bằng, cao hơn hoặc thấp hơn một chút so với khoản tiền mặt được ký quỹ. Sau khi thực hiện tiêu thụ số hàng này đại lý phải có nghĩa vụ nộp đầy đủ tiền hàng bán được cho Công ty và họ cũng sẽ nhận được một khoản hoa hồng của mình và tiếp tục nhận một lượng hàng mới. Riêng về mức hoa hồng cũng được công ty quy định và có sự thay đổi thường xuyên căn cứ vào từng thời kỳ kinh doanh, địa bàn kinh doanh và hiệu quả hoạt động của đại lý. Cụ thể mức hoa hồng hiện nay cho đại lý trên địa bàn Hà Nội là: +Xi măng Hoàng Thạch :20000đ đ26000đ/tấn +Xi măng Bỉm Sơn :21000đ đ26000đ/tấn +Xi măng Bút Sơn :18000đ đ25000đ/tấn (Xi măng Hải Phòng thời kỳ này không được tiêu thụ ở Hà Nội) Mặc dù nhân viên bán hàng của đại lý hoạt động tương đối độc lập song họ vẫn phải chấp hành nghiêm chỉnh quy chế chung cuả Công ty trong tiêu thụ xi măng. Đội ngũ bán hàng này vẫn trực thuộc vào 8 trung tâm và do phòng tiêu thụ quản lý tại Hà Nội. Nhìn chung đội ngũ nhân viên của cửa hàng Công ty và cửa hàng đại lý đều có cách thức hoạt động và quá trình bán hàng với chức năng, nhiệm vụ tương tự nhau, họ chỉ có phần khác nhau ở chế độ thù lao và nhân viên đại lý không được hưởng các khoản trong chi phí bán hàng, mọi điều kiện phục vụ cho hoạt động bán hàng đều phải tự huy động.Tuy nhiên mức độ phụ thuộc vào các quy chế, nội quy của công ty cũng như các cơ chế kinh doanh có phần hạn chế hơn. Hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng tại đại lý mang mục tiêu cá nhân là chủ yếu nghĩa là thu được khoản hoa hồng cao cho mình. Do vậy tính chủ động, linh hoạt và tinh thần làm việc cao là đặc điểm nổi bật. Trong quá trình hoạt động bán hàng,đội ngũ bán hàng của đại lý có thể thực hiện bán buôn và bán lẻ tại cửa hàng. Kết quả bán hàng của họ cũng đóng góp một phần vào sản lượng xi măng tiêu thụ của Công ty và được tính vào kết quả bán hàng qua mạng lưới cửa hàng. Chính vì số lượng các đại lý thấp hơn rất nhiều so với cửa hàng và trong khi bán xi măng cho Công ty họ còn có thể kết hợp bán các vật liệu xây dựng khác như sắt, thép, tấm lợp... nên kết quả đạt được của họ là rất khiêm tốn so với kết quả bán hàng qua cửa hàng của Công ty. Bảng 9: Kết quả tiêu thụ qua mạng lưới cửa hàng năm 2000 tại Hà nội Đơn vị tính:Tấn Tên TT TT1 TT2 TT3 TT4 TT6 TT7 TT8 TT9 Tổng Hình thức Bán qua CH đại lý 1107,5 2726,4 8803,3 3672,1 15314,2 43061 5785,6 7496,1 87966,2 Bán qua CH công ty 50413,2 47651,2 54079,4 87337,8 67917,8 66648,2 70123,2 65071,5 509243,5 Tổng cộng 51520.7 50377,6 62882,7 91009,9 83232 109709,2 75909,8 72567,6 597209,7 Nguồn : Phòng tiêu thụ Qua bảng trên có thể thấy sản lượng tiêu thụ ở các đại lý chỉ chiếm ằ14,72% tổng sản lượng tiêu thụ của toàn bộ hệ thống mạng lưới cửa hàng, trong đó bằngằ 17,27% sản lượng tiêu thụ qua cửa hàng của Công ty. Trong thời gian tới vấn đề phát triển hoạt động tiêu thụ qua các cửa hàng đại lý cần được chú ý nhiều hơn, khuyến khích các đại lý gia tăng sản lượng bán và nâng cao hiệu quả bán hàng của đại lý. 3.Đặc điểm của quá trình bán hàng cá nhân ở Công ty VTKTXM a.Giai đoạn tìm kiếm khách hàng tiềm năng và lập kế hoạch tiếp xúc Đây là công việc khởi đầu và là công việc thường xuyên mà hoạt động bán hàng luôn phải hướng tới với mục tiêu nâng cao hiệu quả bán hàng, thay thế và bổ xung cho lượng khách hàng đang và sẽ có thể tiếp tục bị mất. Thực chất đây là việc tìm kiếm đơn đặt hàng lặp lại của những khách hàng quen thuộc và đơn đặt hàng của khách hàng mới. Mặc dù hiệu quả bán hàng phụ thuộc chủ yếu vào khách hàng quen thuộc đã trở thành khách hàng trung thành của Công ty song việc tìm kiếm khách hàng mới là không thể thiếu được. Việc có được các đơn đặt hàng trong tình trạng cạnh tranh gay gắt như hiện nay là rất khó khăn do vậy đội ngũ bán hàng của Công ty đã chủ động tìm kiếm và thu thập thông tin qua rất nhiều nguồn khác nhau để tìm ra những đối tượng có nhu cầu về xi măng. Phần lớn khách hàng tiềm năng của Công ty xuất phát từ sự giới thiệu, từ những người quen biết. Xi măng là sản phẩm có giá trị sử dụng lâu bền và người có nhu cầu về xi măng thường phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi mua do vậy những thông tin từ các mối quan hệ xã hội sẽ tạo nên một nguồn khách hàng tiềm năng chắc chắn nhất và hiệu quả nhất. Những thông tin này chủ yếu từ những tổ chức, cá nhân là khách hàng hiện có của Công ty đã có niềm tin vào danh tiếng của Công ty và uy tín cuả sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh, truyền đạt tới những người đang có nhu cầu và đang tìm kiếm một nhà phân phối đáng tin cậy. Bên cạnh việc tạo ra khách hàng, những thông tin này cũng có thể làm cho Công ty rất dễ bị mất khách hàng. Chính vì vậy, để tránh tình trạng này xảy ra, qúa trình thoả mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng và tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững, tin cậy lẫn nhau đang là nhiệm vụ quan trọng của đội ngũ bán hàng cá nhân. Ngoài ra để có được đơn đặt hàng bản thân đội ngũ này phải thường xuyên chủ động tiến hành các hoạt động tiếp thị, tìm kiếm nguồn tiêu thụ thậm chí họ phải tới tận các công trình, tìm hiểu thăm dò về nhu cầu xi măng đối với các kế hoạch, dự án xây dựng nhất là trên địa bàn kinh doanh của mình. Mục tiêu mà đội ngũ bán hàng của Công ty VTKTXM luôn đặt ra trước khi tiếp xúc với khách hàng cũng là mục tiêu xuyên suốt toàn bộ quá trình bán hàng đó là thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của Công ty thông qua nghệ thuật bán hàng chuyên nghiệp và thực hiện các chính sách cho khách hàng.Thông thường người bán hàng dự định tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tại cửa hàng hoặc họ có thể đến tiếp xúc với khách hàng tại chân công trình hay tiếp xúc gián tiếp với khách hàng thông qua điện thoại. b/ Giai đoạn tiếp xúc với khách hàng và trình bày giới thiệu hàng hoá Sau khi đã tìm kiếm được nguồn khách hàng và dự định tiếp xúc với khách hàng. Đội ngũ bán hàng sẽ tiến hành tiếp xúc với khách hàng, đây là công việc được xác định đòi hỏi kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp và khả năng giao tiếp nhằm thu hút sự chú ý, duy trì sự quan tâm, gợi lên mong muốn và thúc đẩy khách hàng ra quyết định mua. + Trong trường hợp tiếp xúc với khách hàng tại cửa hàng: Hiện tại đang là hình thức tiếp xúc phổ biến nhất giữa nhân viên bán hàng và khách hàng(gồm cả khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng). Người bán hàng sẽ thực hiện giới thiệu lần lượt các sản phẩm của mình cùng với việc nhấn mạnh vào những tính năng và đặc điểm nổi bật của từng loại xi măng chẳng hạn như chất lượng, khả năng đông cứng, màu xi măng khi sử dụng... Tỏ thái độ nhã nhặn, nghiêm túc trong việc nêu ra câu hỏi cho khách hàng về nhu cầu của họ và có thể hỏi về công trình xây dựng của họ. Tập trung vào lợi ích dành cho khách hàng bằng cách cố vấn cho khách hàng nên dùng loại xi măng nào phù hợp đạt được hiệu quả kinh tế cao ví dụ có thể sử dụng xi măng Bút Sơn chất lượng đảm bảo mà giá thành lại hạ hơn...hay phù hợp nhất với thói quen sử dụng của khách hàng chẳng hạn người dân Hà Nội từ xưa đến nay vẫn ưa chuộng nhất xi măng Hoàng Thạch trong khi đó ở khu vực Hà Tây xi măng Bỉm Sơn lại được ưa chuộng hơn cả, từ đó người bán hàng có sãn những định hướng khi đưa ra lời giới thiệu của mình. Nhìn chung vì xi măng mang tính chất của sản phẩm công nghiệp nên vấn đề nhấn mạnh vào các tiêu chuẩn kỹ thuật như chất lượng, trọng lượng...luôn được nêu ra trong quá trình trình bày và bằng cách sử dụng thêm những dẫn chứng minh hoạ thậm chí họ có thể nêu tên các những khách hàng lớn, có uy tín của mình với những công trình tầm cỡ...Mặc dù khách hàng có nhu cầu mua xi măng đã tìm hiểu và có được những thông tin liên quan đến sản phẩm, tới Công ty và tới cửa hàng nghĩa là họ đã có sự chú ý nhất định và quá trình tiếp xúc đối với họ là không quá quan trọng, họ có thể đi ngay tới thoả thuận với người bán hàng để mua sản phẩm song thực ra thông qua cuộc tiếp xúc, nhân viên bán hàng đã góp phần làm tăng sự quan tâm và mong muốn của họ. Những người bán hàng đã chủ động để cho khách hàng đưa ra ý kiến và có thái độ lắng nghe nghiêm túc chẳng hạn những tìm hiểu về từng loại xi măng với mục đích mua hàng của họ và các thông tin liên quan tới Công ty ... từ đó có những đáp ứng hợp lý. Để hỗ trợ cho quá trình tiếp xúc với khách hàng, bên cạnh các hoạt động giao tiếp trình bày, giới thiệu của người bán hàng, các phương tiện sử dụng làm dẫn chứng minh hoạ cũng được chú ý tới. Thông qua sự trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất và ở mỗi cửa hàng đều có treo biển quảng cáo,bảng giá rõ ràng kết hợp với bảng chất lượng. Bên trong đều được các nhân viên bán hàng bố trí sắp xếp thành từng loại, theo từng lô, lô nào nhập trước sẽ được xuất trước tránh tình trạng xi măng để vượt quá thời hạn bảo quản gây ra kém chất lượng, tuy nhiên diện tích các cửa hàng hầu hết đều nhỏ dẫn đến hạn chế sự thông thoáng và sự chú ý của khách hàng. + Trường hợp tiến hành tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại: Thường được áp dụng cho các đơn đặt hàng lặp lại của khách hàng mua xi măng đã trở nên quen thuộc và người bán hàng chỉ cần thông qua điện thoại để tìm hiểu về nhu cầu tiếp theo của họ nếu nhu cầu không thay đổi vẫn là loại xi măng trước thì có thể đi đến dự thảo và thoả thuận cụ thể về mức giá, sản lượng, thời gian giao hàng, thanh toán, phương thức vận chuyển...từ đó người bán hàng sẽ tiến hành luôn các công việc tiếp theo của mình nhằm mục đích đảm bảo cung cấp đủ lượng hàng cho khách hàng đúng tiến độ và từ đó tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài với họ. Nếu nhu cầu của những khách hàng này thay đổi người bán hàng có thể giới thiệu, đề xuất cho khách hàng về các sản phẩm khác của mình có thể thoả mãn được nhu cầu của họ. Ngoài ra, người bán hàng cũng sử dụng hình thức gọi điện thoại đối với những khách hàng mới, trong trường hợp này người bán hàng thường chủ động gọi cho khách hàng và bằng khả năng giao tiếp của mình thuyết phục khách hàng ra quyết định mua. Thực tế việc tiếp xúc với khách hàng mới qua điện thoại và để thành công là tương đối khó khăn thường những khách hàng này phải có quan hệ nhất định với khách hàng hiện tại của Công ty, cụ thể là của cửa hàng đó. + Riêng hình thức tiếp xúc trực tiếp với khách hàng tại chân công trình thực tế do đội ngũ bán hàng tiến hành còn hạn chế. Theo cách thức này người bán hàng sẽ thực hiện chức năng chào bán hàng qua gặp gỡ khách hàng và bằng sự giới thiệu về sản phẩm và Công ty tạo ra cho khách hàng sự chú ý,quan tâm và ra quyết định mua. Điều này phụ thuộc rất lớn vào tính chủ động và khả năng giao tiếp của người bán hàng, tuy nhiên để đạt được đơn đặt hàng trong trường hợp này với đội ngũ bán hàng của Công ty hiện nay là rất khó khăn. c- Giai đoạn đưa ra những dự thảo cụ thể giữa nhân viên bán hàng và khách hàng. Trong giai đoạn này cả hai bên sẽ tiến hành thoả thuận những dự thảo cụ thể liên quan đến hoạt động mua- bán hàng hoá. Khi đó người bán hàng sẽ đưa ra những đề nghị của mình và cùng khách hàng thương lượng với nhau các vấn đề về giá cả(giá bán lẻ hay giá ưu đãi bán buôn), hình thức thanh toán(thường bằng tiền mặt), phương tiện vận chuyển, bốc xếp, cước phí lưu thông, thời gian giao hàng và các điều kiện liên quan đến giao nhận hàng. Ngoài ra còn tiến hành thảo luận luôn hình thức khách hàng sẽ nhận hàng tại cưả hàng hay nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với Phòng điều độ và quản lý kho để điều phối cho khách hàng lấy hàng trực tiếp tại ga, cảng... hay sẽ chuyên chở đến tận nơi theo yêu cầu của khách, mỗi hình thức sẽ gắn với một mức giá phù hợp. Mục đích của đội ngũ bán hàng trong giai đoạn này là đạt được hiệu quả bán hàng cao và làm vừa lòng khách hàng thông qua việc điều chỉnh mức giá hợp lý thậm chí thường thấp hơn so với mức giá mà Công ty quy định căn cứ vào khối lượng xi măng mà khách hàng mua. Tuy nhiên một điều tất yếu xảy ra đó là rất ít trường hợp mà người bán hàng đưa ra đề nghị và được khách hàng đồng ý ngay, trong quá trình thoả thuận thường xuyên phát sinh những trở ngaị hay những ý kiến phản đối từ phía khách hàng bao gồm cả những phản đối sai do hiêủ lầm hay do không có đủ thông tin và cả những phản đối đúng xuất phát từ những điểm yếu, những tồn tại của sản phẩm và của người bán hàng. Hiện nay khách hàng thường đưa ra những phản đối nhiều nhất đó là vấn đề về giá cả, giá bán của công ty nói chung là cao hơn đối thủ cạnh tranh và chính vì vậy mà khách hàng luôn muốn được giảm giá hay mua với mức giá thấp hơn hay họ có thể phàn nàn về các phương thức vận chuyển chưa thuận lợi, lịch giao hàng chưa đúng tiến độ thi công cuả họ, phàn nàn về hình thức thanh toán hay đưa ra những ý kiến nhận xét về chất lượng vỏ bao, màu sắc chữ in trên vỏ bao, trọng lượng mỗi bao thậm chí có những đánh giá một cách sai lầm khi so sánh chất lượng xi măng của công ty kinh doanh với xi măng liên doanh... Ngoài ra, có trường hợp khách hàng tỏ ra khó chịu trước thái độ bán hàng, cách thức bán hàng và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên bán hàng. Thực tế trong quá trình bán hàng phát sinh rất nhiều những trở ngại mà chính đội ngũ bán hàng phải tự khắc phục. Để xử lý được những trở ngại này đội ngũ bán hàng của Công ty hầu hết đều tỏ ra bình tĩnh và vui vẻ đề nghị khách hàng giải thích thực chất những ý kiến không tán thành. Sau đó họ phân loại những ý kiến đúng và những ý kiến sai, phủ nhận, bác bỏ những ý kiến sai kết hợp với lý lẽ bổ xung để giải thích rõ cho khách hàng hiểu. Chẳng hạn, khi khách hàng phê phán về mức giá cao, người bán hàng có thể trình bày mức giá mua từ nhà sản xuất, chi phí phát sinh trong toàn bộ quá trình vận chuyển, bảo quản, mức thuế VAT phải nộp...nhằm chứng tỏ cho khách hàng thấy rằng mức giá như vậy là hợp lý. Còn những ý kiến phản đối liên quan đến chất lượng sản phẩm, người bán hàng thường phải sử dụng những thông tin thể hiện danh tiếng của Công ty, của các nhà sản xuất và uy tín sản phẩm xi măng truyền thống của Tổng công ty xi măng Việt Nam là hoàn toàn đáng tin cậy. Riêng những ý kiến phản đối hay tỏ thái độ khó chịu về đội ngũ nhân viên bán hàng, nhìn chung đã được đã được tiếp thu và có biện pháp tự sửa đổi. Mặc dù vậy, hiện nay vẫn còn tồn tại thực trạng đó là một số nhân viên bán hàng có thái độ lạnh lùng thậm chí còn nổi giận trước những ý kiến phản đối của khách hàng hay chưa đủ trình độ bán hàng và khả năng thuyết phục, xử lý trở ngại, dẫn đến kết quả là hiện tượng mất dần khách hàng đang xảy ra. d- Giai đoạn kết thúc đơn hàng Đây là giai đoạn mà bất kỳ một nhân viên bán hàng nào cũng mong muốn nhanh chóng đạt tới. Thông thường người bán hàng sẽ căn cứ vào thái độ sãn sàng của người mua để đề nghị làm thủ tục giao hàng. Sau đó nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn giao hàng, tính và nhận tiền thanh toán từ khách hàng, thực hiện các cam kết đã thoả thuận về số lượng, thời gian giao hàng,vận chuyển, bốc xếp... tất cả đều phải đúng nguyên tắc, thuận lợi cho khách hàng, giao hàng có kèm hoá đơn cho khách. Ngoài ra, người bán hàng có thể đề nghị với khách hàng những ưu đãi nhất định chẳng hạn những ưu đãi do thanh toán nhanh,đầy đủ hay có thể giảm một phần chi phí vận chuyển do đã tận dụng kết hợp được các chuyến hàng với nhau hay đưa ra mức khuyến mại hợp lý dựa trên khối lượng sản phẩm mà khách hàng mua. e- Các biện pháp giữ khách hay là giai đoạn thực hiện đến cùng những công việc của một thương vụ: Giai đoạn cuối cùng này rất cần thiết trong những trường hợp người bán hàng muốn thấy rõ sự hài lòng của khách hàng và hy vọng vào những đơn đặt hàng lặp lại hay hy vọng những khách hàng này sẽ trở thành nguồn tốt nhất