Đề án Chi phí chất lượng và quản lý chi phí chất lượng tại công ty Vetco

ố bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể làm doanh số giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh. Việc áp dụng COQ cụ thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm,dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chương trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5 S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực. Doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất lượng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lượng và chi phí nói chung; hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí. Chất lượng chỉ có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng là doanh thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí (3). Việc áp dụng COQ cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động. Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm định/đánh giá,thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả,chất lượng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại lớn được thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt hại/COQ được tính cho từng khu vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lượng trong toàn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại chi phí chất lượng trong tổng chi phí chất lượng giúp doanh nghiệp xác định xu hướng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục. Xong chi phí chất lượng không phải là một chỉ tiêu đo lường tuyệt đối chính xác mà nó chỉ cho ta biết trong những trường hợp nào biện pháp sửa chữa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì càng áp dụng biện pháp sửa chữa. Như vậy, COQ góp phần phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng,đòi hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ấy đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành công một chương trình cải tiến chất lượng. COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lượng trong doanh nghiệp. Việc thu thập COQ cung cấp những con số,chỉ tiêu cụ thể chính xác và công bố trong toàn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân viên thấy được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức và coi đó là một phần công tác của công nhân viên. Qua đó,văn hoá công ty được củng cố, đồng thuận thực hiện chất lượng đồng bộ trong tổ chức. Điều này có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên như : Khởi xướng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác định nguồn gốc nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn luyện…. điều này sẽ làm tăng chi phí phòng ngừa. Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thông tin ở các giao diện giữa người cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng ban như : Marketing,thiết kế,sản xuất, kinh doanh và mua sắm. Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế toán và quản lý chất lượng làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các thông tin về COQ . Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lượng của cả tổ chức và các khu vực đặc biệt tính theo COQ. 5. Hệ thống chi phí chất lượng Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải được doanh nhiệp xác định ngay từ đầu. Việc này giúp tránh được các khó khăn sau này và ảnh hưởng đến chiến lược áp dụng . Vì điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số liệu thu thập về COQ vào mục đích gì. Các mục tiêu COQ của doanh nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề về chất lượng . Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí trong toàn bộ các chi phí vì chất lượng của tổ chức. Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lượng : * Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lượng dùng trong bảng kiểm tra * Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lượng (Các tổ chức chưa có hệ thống tính chi phí ở các phòng ban phải làm việc nhiều hơn trong hai giai đoạn này so với các tổ chức đã có hệ thống đó.) *Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng chất lượng” *Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh chịu một cách tương tự. Những điều trên đây nên ghi vào một “bản liệt kê ghi nhớ” về các chi phí chất lượng,đối với kết quả các bước còn lại cũng nên làm như vậy. *Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đưa vào ngân sách”. *Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí mà kế hoạch ban đầu không tính đến . Những chi phí liên quan có thể bao gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên được ghi trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm vịêc hiệu chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên được ghi vào bản liệt kê để ghi nhớ . *Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phòng chất lượng và các phòng khác. Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống đã có, và có thể cần phải có sự ước tính ban đầu Mọi người trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng và những chi phí liên quan đến việc đảm bảo ấy phải được tính vào. Do đó việc tính toán các loại chi phí phải có sự tham gia của các phòng ban, dưới sự chỉ đạo,kiểm tra, giám sát của phòng quản lý chất lượng, và sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán. Các kết quả thu thập được ở các phòng ban được ghi trong bản báo cáo của các phòng theo từng tháng, quý, năm. Phòng chất lượng tổng hợp lại, đối chiếu với những thông tin mà phòng tài chính kế toán thu thập, để phân tích, đưa ra kết luận và những phương hướng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính chi phí chất lượng . 6. rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lượng Rủi ro Việc đưa ra các mục tiêu COQ không rõ ràng, mục đích sử dụng COQ có thể gây ra hiểu lầm, xung đột lợi ích giữa các thành viên, các phòng ban trong doanh nghiệp. COQ có thể sẽ trở thành phương sách cạnh tranh giữa các phòng ban, các nhân viên. điều này sẽ làm che lấp đi các lối thoát thực tế và các nguyên nhân gây nên các vấn đề về chất lượng. Việc sử dụng cách tính COQ mang tính cạnh tranh sẽ ngăn chặn các cá nhân và các cán bộ quản lý đứng ra chịu trách nhiệm về sai hỏng; đặc biệt là nếu quyết định của nó có tác động thuận lợi tới một người nào khác, hoặc một phòng ban nào khác . Yêu cầu khi triển khai COQ Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp cần: -Sự cam kết của ban lãnh đạo; sự cam kết thực sự của ban quản trị tìm cho ra cái giá đúng của chất lượng xuyên suốt toàn bộ tổ chức.Các cam kết và mục tiêu COQ phải dược nêu rõ trong chính sách chất lượng. Mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thể ,đo lường được, phải tạo ra sự đồng thuận, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm giảm bớt các chi phí quản lý chất lượng. -Một hệ thống kế toán giá thành; việc thiết kế và thực hiện một mạng lưới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng . -Quản lý chi phí chất lượng,việc tổ chức ra một tổ quản lý chi phí chất lượng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu đến cuối, phối hợp cả hệ thống chi phí chất lượng và đảm bảo vạch ra và đạt được các mục tiêu hiện thực . -Huấn luyện đưa việc tính giá chất lượng thành một bộ phận không thể tách rời của các kế hoạch huấn luyện làm cho mỗi người đều hiểu được những liên can tài chính đối với chất lượng -Tuyên truyền vận động về chi phí chất lượng ; trình bày các mục tiêu chi phí chất lượng đáng kể bằng những từ ngữ dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân viên, ví dụ trưng bày sản phẩm sai hỏng kèm theo bảng giá, hoặc các biểu đồ về các sai sót và các chi phí do chúng gây nên. Nếu có thể các tài liệu đó nên vạch hướng khắc phục -Tham gia hành động vì chi phí chất lượng : việc đưa ra các kế hoạch thích hợp để tranh thủ sự tham gia tối đa của cán bộ công nhân viên. Trong lĩnh vực này kể cả các biện pháp để khuyến khích, đề xướng, tiếp thu, thảo luận, đánh giá các ý tưởng và biến chúng thành hành động. Các đội hành động về chất lượng , “nhóm chất lượng”, các tổ hành động uốn nắn, hoặc các nhóm cải tiến chất lượng được tổ chức khắp công ty có thể đáp ứng được mục đích này. Phần hai : thực trạng quản lý chi phí chất lượng tại công ty Vetco 1. Giới thiệu Vào giữa thập niên 1980, chính sách mở cửa của chính phủ Việt Nam đã khuyến khích nhiều ngành công nghiệp phát triển, trong đó không thể không nói đến ngành gia công xuất khẩu. Với lợi thế về nguồn lao động dồi dào và rẻ, ngành may gia công xuất khẩu là một lợi thế quan trọng của Việt Nam. Sự phát triển của ngành này đã tạo ra một nhu cầu lớn về nguyên vật liệu may, đặc biệt là chỉ may các loại. Gartex là một trong những công ty Việt Nam cung cấp chỉ các loại sử dụng trong ngành công nghiệp và gia dụng.Trước sự sụp đổ của thị trường Liên Xô cũ và Đông Âu vào năm 1989, nhiều công ty may gia công đã thay đổi thị trường chính của mình, và yêu cầu chất lượng về sản phẩm may gia công xuất khẩu của những thị trường mới ngày càng cao. Không chỉ có Gartex mà nhiều công ty nội địa khác đã dần mất thị phần cho chỉ nhập khẩu. Lúc đó tập đoàn C, một nhà sản xuất và phân phối hàng đầu của Anh về chỉ may và chỉ thêu, đã đến Việt Nam và tìm thấy một thị trường tiềm năng về loại chỉ chất lượng cao. Một cơ hội lớn tốt đã đến với Gartex và cả tập đoàn C. Họ đã đồng ý liên doanh với nhau thành lập một công ty có tên là Vetco Vetco được thành lập vào năm 1989, nhưng mãi đến năm 1992 mới chính thức đi vào hoạt động sản xuất. Trong khoảng thời gian từ năm 1989 đến năm 1992, công ty chỉ phân phối chỉ nhập từ tập đoàn C. Đến nay Vetco đang dẫn đầu thị trường trong sản xuất chỉ may và chỉ thêu trong thị trường nội địa. Công ty sản xuất và phân phối ba loại sản phẩm chính tên là: Start, Tulip, và Rose. Khách hàng của công ty ở khắp trên các miền đất nước, bao gồm khoảng 600 xí nghiệp may – có vốn đầu tư nước ngoài, liên doanh hay nhà nước như là Việt Tiến, Agtex,Sài Gòn 2, Sài Gòn 3, Garmex2, …-và trên 100 văn phòng đại diện như là marubeni( Nhật bản), MSA ( Hàn quốc), Nike( Mỹ), Gollas( Đức) … Ngoài ra sản phẩm chỉ thêu của công ty còn xuất khẩu sang các nước như: Indonesia, Hồng kông, Philippine. Hiện nay, Vetco có 550 cán bộ công nhân viên. Theo quan điểm cuả ban lãnh đạo, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Vì vậy, công tác phát triển và quản lý nguồn nhân lực là mối quan tâm hàng đầu của công ty. Hàng năm, Vetco đều có kế hoạch đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên. Sơ đồ tổ chức của công ty được trình bày trong hình 3: Tổng giám đốc Trưởng phòng đảm bảo chất lượng Trưởng phòng phục vụ khách hàng Trưởng phòng tiêu thụ nội địa Trưởng phòng tiêu thụ công nghiệp Trưởng phòng tài chính Trưởng phòng kế toán Giám đốc phát triển Giám đốc chi nhánh Hà Nội Trưởng phòng quản trị Giám đốc sản xuất Quản đốc phân xưởng 1 Quản đốc phân xưởng 2 Sự phát triển của công ty: Từ ngày thành lập đến nay công ty phát triển tương đối ổn định, mặc dù trong những năm gần đây sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khách hàng không chỉ quan tâm đến giá mà còn quan tâm cả đến chất lượng. Sau năm năm vận hành từ 1992 đến 1996 đầu tư của công ty tăng lên 3 lần và doanh thu tăng lên 6 lần. Sản xuất: Chính sách sản xuất của công ty chủ yếu dựa theo đơn đặt hàng. Cho nên công ty có nhiều thuận lợi khi thực hiện hệ thống Just - In – Time (JIT – Tồn kho ít nhất). Mô hình lý thuyết về JIT là không tồn kho và hoạt động của hệ thống là hệ thống kéo. Nhưng ở công ty khi thực hiện JIT lại mang màu sắc của hệ thống đầy và cũng có thành phần tồn kho. Nhưng thực tế cho thấy lượng tồn kho của công ty rất thấp và công ty chỉ tạo một lượng hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp tức thời cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu. Thông thường hàng tồn kho là những mặt hàng thông dụng, khách hàng thường cấn đến. Vetco sản xuất cả chỉ may lẫn chỉ thêu, quy trình sản xuất của hai loại sản phẩm này tương tự nhau: a. Chuẩn bị nguyên liệu: Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Cân và pha chế hoá chất, thuốc nhuộm Chuẩn bị sợi mộc, thực hiện đánh xốp nếu sử dụng sợi mộc nội địa b. Nhuộm Hoá chất, thuốc nhuộm, sợi mộc đã đựơc kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng thì đưa vào nhuộm. Khi nhuộm tuỳ theo trường hợp cụ thể sẽ bố trí nhuộm theo đúng quy trình. Quy trình nhuộm được chia làm ba loại sau: Nhuộm theo quy trình IC là nhuộm sản phẩm chỉ màu. Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu trung bình Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu đậm. Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Gần đây, trong một buổi thảo luận về chất lượng, giám đốc sản xuất nói với một khách hàng mới của mình là: “ nhuộm đúng màu rất quan trọng. Chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi có trách nhiệm phải nhuộm chính xác màu ở những lần nhuộm. Vì vậy, chúng tôi đã đầu tư bốn máy quang phổ để phân tích công thức màu”, và ông còn nói thêm rằng: “ Chúng tôi đảm bảo rằng có cung cấp những màu khách hàng cần”. c. Hồ: Chỉ sau khi được nhuộm mới chuyển sang khăn hồ. Trước khi hồ nhân viên vận hành phải đảm bảo rằng hồ đã được chuẩn bị sẵn sàng. d. Vắt: Chỉ sau khi hồ được chuyển sang công đoạn vắt bằng máy ly tâm. Chỉ sau khi vắt được kiểm tra, nếu đạt sẽ được chuyển sang khâu sấy. Nêu không đạt sẽ được mang đi tẩy hoặc hiệu chỉnh hoặc đánh hồ lại. e. Sấy: Chỉ sau khi vắt được chuyển sang công đoạn sấy khô bằng máy sấy sóng cao tần cho tới khi đạt được độ ẩm yêu cầu. h. Đánh ống: Quá trình đánh ống gồm đánh côn và đánh cốp. k. Hoàn tất: Chỉ sau khi được đánh ống sẽ được chuyển sang công đoạn đóng gói, bao bì, dán nhãn và chuyển sang kho thành phẩm. Khả năng thực hiện chất lượng: Từ 1992 Vetco đã tích cực trong cải tiến năng suất, những chương trình đơn giản hoá công việc và xây dựng những nhóm làm việc. Nhưng mãi đến năm 1996 công ty mới cam kết lấy giấy chứng nhận ISO 9000. Sau một năm chuẩn bị, Vetco đã nhận được giấy chứng nhận ISO 9002. Thành công này đã đưa Vetco trở thành người dẫn đầu thị trường trong sản xuất chỉ may và chỉ thêu các loại ở thị trường Việt Nam. Công ty đã xây dựng cho mình một danh tiếng tốt về chất lượng sản phẩm và niềm tin của khách hàng về các dịch vụ của công ty. Công ty đã đạt được sự tin tưởng hoàn toàn của khách hàng về khả năng thực hiện đầy đủ những cam kết của công ty về thời gian, màu sắc và chất lượng với chi phí thấp. Công ty có chủ trương liên kết lâu dài với một vài nhà cung cấp chính để được sự phục vụ tốt nhất, nguyên vật liệu có chất lượng ổn định, và giảm bớt một số hoạt động làm tăng chi phí của cả hai bên. Hiện nay, một số nhà cung cấp của công ty là: Công ty China Thread cung cấp sợi mộc, công ty BASF cung cấp hóa chất, thuốc nhuộm… Công ty thường xuyên giao dịch với các ngân hàng như: Vietcombank, Hongkongbank… Sau khi đạt được giấy chứng nhận ISO 9002, mọi hoạt động của công ty được viết ra một cách rõ ràng và sắp xếp theo một trình tự ngăn nắp. Tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao và nhận thức của khách hàng được cải thiện. Hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên dần dần tăng lên. Những thành công ban đầu này đã khuyến khích ban lãnh đạo công ty theo đuổi một chiến lược lâu dài hơn: chương trình Quản lý Chất lượng toàn diện.Ông Lê Văn, trưởng phòng Đảm bảo chất lượng, rất quan tâm đến cải tiến chất lượng . Ông và các nhân viên của ông đã nghiên cứu nhiều tài liệu liên quan đến cải tiến chất lượng. Ông nhận thấy rằng chi phí chất lượng (COQ) sẽ là chương trình chất lượng kế tiếp của công ty. 2. Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lượng Mục tiêu chi phí chất lượng : Chương trình chi phí chất lượng ở Vetco làm cho các chỉ số tài chính trở nên rõ ràng hơn. Việc đo lường COQ làm rõ những chi phí không phù hợp( chi phí do không làm đúng ngay từ đầu) để mọi người trong công ty chú ý đến vấn đề chất lượng chứ không đo tiền lời từ những chi tiêu cho ngăn ngừa. Qua chương trình COQ giúp công ty thay đổi văn hoá hướng về chất lượng. Đồng thời COQ góp phần nâng cao nhận thức, tạo ra sự quan tâm của mọi người đến chương trình chất lượng vì nó thể hiện những chi phí tiết kiệm được khi áp dụng mô hình quản lý mới. Các vấn đề chất lượng và các khu vực có vấn đề chất lượng được phát hiện qua các khoản chi phí không phù hợp để kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động. Lập kế hoạch chi phí chất lượng : * Chương trình COQ của công ty được thực hiện làm hai giai đoạn : Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị kéo dài một năm. mục tiêu của giai đoạn này nhằm chứng minh hiệu quả của chương trình ISO 9002 bằng cách điều tra những dữ liệu trước khi nhận được giấy chứng nhận 4 tháng cho đến tháng Giêng năm 1997. Giai đoạn hai sẽ triển khai chương trình COQ trong toàn công ty * Nhân sự : Nhóm hoạch định COQ được thành lập. Nhóm này bao gồm những thành viên của mọi phòng ban,bởi vì tất cả các phòng ban ngoại trừ phòng kế toán và tài chính, đều có liên quan đến chất lượng của sản phẩm. Tuy nhiên hai phòng này lại hỗ trợ trong báo cáo những dữ liệu COQ. Thành viên của phòng Đảm bảo chất lượng đóng vai trò chính và thành viên của các phòng ban khác đóng vai trò hỗ trợ. Trong giai đoạn thứ nhất họ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc : định nghĩa chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn đo lường. * Các loại chi phí chất lượng: Sau khi nhóm hoạch định chất lượng định nghĩa chất lượng sản phẩm là sự thoả mãn khách hàng 100%. Họ phân COQ ra làm 4 nhóm: 1- Chi phí phòng ngừa - Những chi phí liên quan đến tất cả các công việc thiết kế để ngăn ngừa những khuyết tật có thể xảy ra đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng bao gồm những chi phí trực tiếp liên quan đến lập kế hoạch chất lượng, nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, nhuộm thử, huấn luyện nhân viên, và một vài chi phí khác như là văn phòng phẩm, điện thoại, fax… - Chi phí lập kế hoạch chất lượng: chi phí liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên lập kế hoạch chất lượng. - Chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất : chi phí liên quan đến thời gian làm việc của các nhân viên,nguyên liệu, điện nước, hơi, khấu hao thiết bị cho nhuộm thử. - Huấn luyện : chi phí cho giảng viên mời về công ty họăc học phí cho nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài. - Chi phí khác : chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại , fax, sách vở, tài liệu…. 2- Chi phí thẩm định – những chi phí liên quan đến việc đo lường và đánh giá để đảm bảo tính phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Chúng bao gồm các chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình, kiểm tra cuối cùng,bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và kiểm tra, kiểm tra bởi các cơ quan bên ngoài , và một số chi phí khác như văn phòng phẩm, điện thoại , fax, phương tiện đi lại khi đưa mẫu ra cơ quan bên ngoài để kiểm tra …. - Chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào: chi phí liên qua đến nguyên liệu sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên để thử và kiểm tra nguyên liệu đầu vào như sợi mộc , hoá chất, nhuộm thử và hồ - Chi phí kiểm tra quá trình : chi phí liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên , các mẫu kiểm tra và khấu hao thiết bị để kiểm tra chất lượng của : Các mẻ nhuộm Quá trình pha chế hồ Hồ Quá trình hồ Quá trình đánh conesoft Quá trình vắt Quá trình chuẩn bị sợi mộc trước khi nhuộm Quá trình sấy Quá trình nhuộm Quá trình đánh cone,cop Độ bền mầu của các mẻ nhuộm Quá trình đóng gói thành phẩm Quá trình pha chế thuốc nhuộm - chi phí kiểm tra cuối cùng : chi phí liên quan tới thời gian làm việc của nhân viên để kiểm tra sản phẩm trước khi nhập kho hay giao cho khách hàng - Chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và kiểm tra: chi phí trả cho trung tâm giám định và kiểm tra độ chính xác của các thiết bị thử và kiểm tra. - Chi phí chứng thực bởi cơ quan bên ngoài: chi phí cho việc gửi mẫu và trả cho cơ quan chứng thực bên ngoài như trung tâm Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, viện Pasteur. - Các chi phí khác: các chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax, chi phí đi lại để đem mẫu đi thử. 3- chi phí hư hỏng bên trong-Những chi phí xảy ra trước khi phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng gồm các chi phí liên quan tới những hư hỏng được phát hiện ra trước khi phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng. các chi phí này thường là phế phẩm, làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, giảm giá,… - Chi phí phế phẩm: chi phí do loại bỏ phế phẩm. Phế phẩm do phát sinh khi chỉ thành phẩm không đủ cường lực hay chiều dài hay bị cháy ở công đoạn sấy… - Chi phí làm lại. chi phí liên quan tới việc làm lại các mẻ nhuộm, hồ,…do chưa đạt chất lượng yêu cầu nhưng vẫn còn có thể sửa chữa lại được. - Chi phí kiểm tra lại và thử lại : chi phí liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên kiểm tra và thử lại quá trình và sản phẩm làm lại. thực tế các công việc này không thường xuyên, vì vậy việc ước đoán dựa trên khối lượng chỉ phải làm lại. - Chi phí giảm giá: chi phí tổn thất do giá của sản phẩm có vấn đề về chất lượng thấp hơn giá dự kiến. 4. Chi phí hư hỏng bên ngoài-chi phí do những sai sót bị phát hiện ra sau khi sản phẩm được phân phối hoặc dịch vụ đã được thực hiện. Chúng bao gồm các chi phí cho khảo sát và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, sản phẩm bị trả lại, bị phạt, trách nhiệm, tổn thất doanh thu. - Chi phí cho khảo sát và giải quyết khiếu nại của khách hàng: chi phí liên quan tới công việc điều tra những khiếu nại của khách hàng, đổi hàng, bù hàng, nhuộm mới, giao hàng lại cho khách hàng,.. - Chi phí do sản phẩm bị trả lại: chi phí liên quan tới việc khách hàng trả lại hàng do vấn đề về chất lượng và từ chối đổi hàng mới. - Chi phí do bị phạt: chi phí do công ti không đáp ứng đúng các yêu cầu về thời gian giao hàng, số lượng và chất lượng. - Chi phí trách nhiệm sản phẩm: chi phí bồi thường cho khách hàng khi sản phẩm chỉ kém chất lượng của công ti gây thiệt hại cho sản phẩm của khách hàng. - Tổn thất doanh thu: chi phí liên quan tới việc khách hàng phát hiện ra sản phẩm kém chất lượng trong quá trình sử dụng và sau đó họ mua ít đi hoặc không mua sản phẩm của công ti nữa. - Chi phí khác: chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax. Việc phân loại và định nghĩa rõ ràng rất thuận lợi trong việc ghi chép những dữ liệu về COQ. Trong đó chi phí phù hợp là các khoản chi phí liên quan đến chi phí ngăn ngừa và chi phí đánh giá thẩm định, chi phí không phù hợp là các chi phí hư hỏng bên trong và chi phí hư hỏng bên ngoài. Trong việc lập kế hoạch quản lý chi phí chất lượng công ty Vetco đã chỉ rõ mục tiêu của chương trình COQ. Điều này đã đem lại nhận thức về tầm quan trọng của COQ đối với các chương trình chất lượng đồng thời đem lại sự cam kết,ủng hộ của ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty.Lập kế hoạch theo hai giai doạn sẽ góp phần củng cố cải tiến chương trình COQ được hoàn thiện hơn, giúp việc đánh giá chương trình chất lượng xác thực hơn. Tuy nhiên trong phần lập kế hoạch này, công ty nên chú ý hoạt động đào tạo việc thu thập chi phí chất lượng, xác định các khoản chi phí cho hoạt động này, chi phí cho các loại chi phí chất lượng trong quá trình triển khai chương trình chất lượng. Đối với việc phân loại các loại chi phí chất lượng của công ty mới chỉ sử dụng trong quá trình sản xuất chứ chưa chú ý đến chất lượng của các phòng ban. Điều này tạo nên sự hạn chế của hệ thống tính chi phí chất lượng trong công ty. 3. Thực trạng tổ chức thực hiện quản lý chi phí chất lượng Sau khi lập kế hoạch cho chương trình COQ, công ty tiến hành thu thập các dữ liệu theo các loại chi phí chất lượng đã được liệt kê. Một trong những thuận lợi của công ty khi triển khai chương trình là sự ủng hộ của ban lãnh đạo.Điều này là một yếu tố quan trọng giúp việc triển khai được thành công.Và toàn bộ hoạt động thu thập dữ liệu do nhóm Đảm bảo chất lượng thực hiện. Hệ thống thu thập số liệu đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ với phòng kế toán. Hầu như hệ thống kế toán có thể cung cấp những chi phí phù hợp( chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định ) và chi phí không phù hợp trong trường hợp hư hỏng bên trong( nghĩa là có thể khắc phục những vấn đề trước khi đến tay khách hàng). Một vài loại chi phí có thể lấy trực tiếp từ hệ thống kế toán, chẳng hạn như “chi phí lập kế hoạch chất lượng” có thể lấy từ “ tài khoản lương”. Nếu chỉ có một nhân viên chuyên thực hiện nhiệm vụ này thì COQ trong trường hợp này chính bằng tiền lương của người nhân viên này( 300$/tháng). Một số loại chi phí khác phải được ước đoán từ những thông tin của bộ phận kế toán và cung ứng vật tư, chẳng hạn như “chi phí nhuộm thử” có thể được tính như sau: (