Đề án Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

liệu gián tiếp - Vật liệu dùng ở bộ phận bán hàng - Vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp - Vật liệu dùng cho xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định - Nguyên vật liệu dùng cho các bộ phận khác: chi tiêu công đoàn, quỹ phúc lợi… Căn cứ vào nguồn nhập, ta có: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần - Nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp 2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Theo Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, nguyên vật liệu được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Phù hợp với Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. 2.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Gtt = Ghđ + Tn + Cm - Ck Gtt: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập vào Ghđ: Giá ghi trên hóa đơn (tính theo giá thu tiền một lần) Tn: Thuế ngoài giá thanh toán phải nộp trong quá trình thu mua Cm: Chi phí thu mua Ck: Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng Đối với những doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì thuế giá trị gia tăng không được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với những doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì thuế giá trị gia tăng được tính vào giá thực tế của nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho, thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần, thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị nguyên vật liệu được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu đó. Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá bán trên thị trường. 2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Thời điểm tính giá là khi xuất kho nguyên vật liệu hoặc cuối kỳ kế toán. Giá xuất kho phải tính theo giá phí và phù hợp với khối lượng xuất. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu phải nhất quán và phải thích hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho, việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp tính theo giá đích danh (tính trực tiếp) Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi công tác sắp xếp, bảo quản phải hết sức tỉ mỉ, tốn công sức. Phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều. Ptt xuất kho = P đơn vị bình quân cả kỳ x Lượng nguyên vật liệu xuất kho P đơn vị bình quân cả kỳ = Ptt từng danh điểm nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khối lượng từng danh điểm nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu. Nhưng phương pháp này có nhược điểm là dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ kế toán nên ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác và kế toán phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Phương pháp Nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là lô nguyên vật liệu nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, chi phí kinh doanh không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Phương pháp Nhập trước - xuất trước thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp Nhập sau – xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước. Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập sau - xuất trước giống như phương pháp Nhật trước - xuất trước nhưng sử dụng phương pháp Nhập sau - xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Phần II Phương pháp kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp I - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, kế toán nguyên vật liệu phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. 1. Thủ tục chứng từ: Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã hình thành, là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Cả ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu đều sử dụng những chứng từ sau: 1.1. Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT: - Mục đích: Xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho, là căn cứ thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp về hàng tồn kho. - Phương pháp lập: Phiếu nhập kho do phòng cung ứng hoặc bộ phận sản xuất lập. Phụ trách các bộ phận này ký vào phiếu. Người nhận hàng mang phiếu nhập kho xuống kho để giao hàng. Thủ kho nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho còn 2 cột thành tiền và đơn giá kế toán ghi. Thủ kho ghi: Ngày - tháng - năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Phiếu được lập làm 3 liên: liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 thủ kho giữ sau đó chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho người giao hàng. 1.2. Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT - Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán hàng tồn kho ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp về hàng tồn kho. Phiếu xuất kho còn là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng định mức tiêu hao vật liệu. Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc phòng cung ứng lập. Phiếu xuất kho gồm 3 liên; phụ trách của các bộ phận này ký vào phiếu. Thủ kho xuất hàng hóa ghi số lượng thực xuất vào phiếu; ghi ngày - tháng - năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu. 1.3. Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, vật tư, hàng hóa: Biên bản này xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này thường lập cho các loại vật tư có đặc điểm sau: - Nhập kho với số lượng lớn - Các loại vật tư có tính chất lý hóa phức tạp - Các loại vật tư quý hiếm. Biên bản này do ban kiểm nghiệm lập; gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng cung ứng, 1 bản giao cho phòng kế toán. Trường hợp có vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với hóa đơn thì phải lập thêm 1 liên kèm với chứng từ liên quan gửi cho đơn bị bán. 1.4. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Phiếu này xác nhận số lượng vật tư cuối kỳ còn ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ ghi giảm chi phí sản xuất - kinh doanh. Phiếu do bộ phận sử dụng lập, gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng cung ứng, 1 bản giao cho phòng kế toán. Trường hợp vật tư không cần dùng nộp lại kho thì phải lập phiếu nhập kho. 1.5. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Biên bản này xác nhận số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê, là căn cứ để xác định số lượng, giá trị vật tư thừa, thiếu so với số liệu trên sổ sách, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Biên bản do hội đồng kiểm kê lập, gồm 2 bản: 1 bản giao cho phòng kế toán, 1 bản giao cho thủ kho. 1.6. Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức: 2. Tổ chức kế toán chi tiết: 2.1. Phương pháp thẻ song song: - Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. - Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng và tính thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”, mở tương ứng với thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, việc ghi chép còn trùng lặp về mặt lượng giữa kho và phòng kế toán. Phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. Sơ đồ 21: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu ( Bảng kêt tính giá) Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: - Thủ kho: căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi “Thẻ kho”. - Kế toán: mở “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng kho. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”; đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. - Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán. - Nhược điểm: Công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ khó khăn, ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều. Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Ghi đối chiếu 2.3. Phương pháp số dư: - Thủ kho: Ngoài việc ghi “Thẻ kho” thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. - Kế toán: dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ” và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Cuối kỳ, tính tiền trên “Sổ số dư” và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Từ “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”, kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên: tránh được việc ghi chép trùng lặp và dãn đều công việc trong kỳ. Tuy nhiên, với phương pháp này, việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại nhiều. Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu T\ Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi trong tháng; Ghi cuối tháng; Đối chiếu II - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: A. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: 1.1. Khái niệm phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Phương pháp kê khai thường xuyên đòi hỏi ghi chép nhiều, không thích hợp với doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.2. Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152: + Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liệu trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguyên vật liệu trong kỳ. + Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận ấnnh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về. Kết cấu của TK 151: + Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường trong kỳ. + Bên Có: Phản ánh trị giá hàng mua đi đường kỳ trước, kỳ này về nhập kho. + Dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ chưa về nhập kho. 2. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 111,112,311,331... TK 152 TK 621, 627, 641, 642,... Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho Giá trị NVL xuất kho sử dụng trong doanh nghiệp TK 133 VAT đầu vào TK 154 TK 151 Giá trị NVL xuất để gia công chế biến Hàng mua đang Hàng đi đường đi đường nhập kho TK 154 TK 128, 222 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Xuất NVL để góp liên doanh TK 412 TK 411 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 128, 222 Xuất NVL trả vốn góp liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NV TK 138 , 622 TK 338, 711 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Tri giá NVL thừa khi kểm kê kho B. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK): 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng : 1.1. Khái niệm phương pháp kiêm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư, Tổng trị giá vật tư, Trị giá vật tư, Trị giá vật tư, hàng hoá = hàng hoá mua + hàng hoá - hàng hoá xuất kho vào trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị hàng hoá mua vào nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng ( tài khoản“Mua hàng”). Khi áp dụng phương pháp KKĐK, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Ưu điểm của phương pháp KKĐK là giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi... Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau,giá trị thấp và được xuất thường xuyên. 1.2. Tài khoản sử dụng: TK 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào, xuất trong kỳ. Kết cấu của TK 611: + Bên Nợ: Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và mua vào trong kỳ. + Bên Có: Giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2 2. Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 152, 153 TK 611 TK 151, 152 K/C NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ K/C NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ TK 111, 112, 113 TK 111, 112. 331 Gtt NVL mua vào trong kỳ Trả NVL cho người bán hoặc CKTM TK 133 TK 133 TK 621, 627 Gtt NVL đã sử dụng trong kỳ III - Tổ chức sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nhgiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Như vậy, sổ kế toán là vật mang thông tin, là công cụ để tập hợp và hệ thống hoá những thông tin ban đầu từ các chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc soạn thảo các báo cáo tài chính. Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước. Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nói riêng có thể sử dụng những hình thức sổ kế toán sau: + Hình thức Nhật ký - Sổ cái + Hình thức Nhật ký chung + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ 1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái: Căn cứ vào chứng từ kế toán về thu mua, nhập NVL, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó lấy số liệu ghi vào Nhật ký - Sổ cái của từng tài khoản 152, 611. Căc cứ vào các chứng từ xuất kho vật tư hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, giá thực tế của NVL được ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm của hình thức kế toán này là cách ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Nhưng nhược điểm của hình thức kế toán này là ở chỗ kết cấu mẫu sổ Nhật ký - Sổ cái theo chiều ngang, quá dài, do đó không thích hợp với những doanh nghiệp phải sử dụng nhiều tài khoản; mặt khác nó còn khó phân công lao động kế toán; công việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng nhiều đến công việc lập báo cáo tài chính. 2. Hình thức Nhật ký chung: Căn cứ vào chứng từ kế toán về mua, nhập NVL ghi vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái của từng tài khoản 152. Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế được phản ánh theo giá thực tế ghi trên bảng phân bổ NVL được dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ số liệu tổng hợp từ Nhật ký chung ghi vào sổ Cái các tài khoản 152, 331... Ưu điểm của hình thức này là đơn giản, dễ làm cả bằng thủ công cũng như máy tính, phù hợp với mọi qui mô của doanh nghiệp. 3. Hình thức Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ kế toán về nhập, xuất NVL, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế phản ánh trên bảng phân bổ NVL được dùng làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái của từng TK 152 hoặc 611. Ưu điểm của hình thức kế toán này là kết cấu mẫu sổ, cách ghi sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ phân công lao động trong việc ghi sổ kế toán. Quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ kế toán; thích hợp với các đơn vị sử dụng nhiều tài khoản; dễ vi tính hoá công tác kế toán. 4. Hình thức Nhật ký chứng từ: Trong hình thức Nhật ký chứng từ, hạch toán nghiệp vụ thu mua, nhập NVL và thanh toán với người bán được thực hiện trên các sổ sách: Bảng kê số 3, sổ chi tiết thanh toán với người bán , NKCT số 5, NKCT số 6. Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế NVL. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết NVL. Bảng này lấy số liệu từ: + NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153. + NKCT số 6 phần ghi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153. + NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153. + NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152, 153. + NKCT số 7... Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Sổ chi tiết TK 331 bao gồm hai phần: + Phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152.+ Phần theo dõi thanh toán. Nguyên tắc ghi sổ chi tiết TK 331 là mỗi người bán ghi trên 1 sổ hoặc 1 trang sổ, mỗi hoá đơn ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi đến lúc thanh toán. NKCT số 5: Gồm 2 phần: + Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan. + Phần theo dõi tình hình thanh toán với người bán ( ghi Nợ TK 331, Có các TK liên quan). Cơ sở để ghi vào NKCT số 5 là các sổ chi tiết 331 “ Phải trả cho người bán”. Cuối tháng, căn cứ vào số tổng cộng của từng sổ chi tiết TK331, kế toán ghi vào NKCT số 5, mỗi người bán ghi một dòng. NKCT số 6: Ghi Có TK 151, Nợ TK liên quan. Nguyên tắc ghi NKCT số 6 là theo từng chứng từ, hoá đơn và theo dõi liên tục cho đến khi nhận hàng. Hạch toán các nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê: + Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”: Phần ghi Nợ các TK 154, 631, 621, 622, 627. + Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí bán hàng” - TK 641, “Chi phí quản lý doanh nghiệp ” - TK 642. Phần ghi Nợ các TK 641, 642, Có TK 152. + Bảng kê số 6 “Chi phí trả trước” - TK 142, “Chi phí phải trả” - TK 335: Phần ghi Nợ các tài khoản 142, 335, Có TK 152. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Phần III một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp I - Một số nhận xét về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp: Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và trong bộ phận dự trữ chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh . Kế toán nguyên vật liệu giữ một vai trò quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Trong sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Vì vậy, việc phân loại tốt nguyên vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Trên thực tế, các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp thường sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phương pháp này đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phần lớn các doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song. So với hai phương pháp còn lại (phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư), phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm: + Đơn giản trong khâu ghi chép. + Dễ đối chiếu số liệu và phát hịên sai sót. + Cung cấp thông tin nhập, xuất, và tồn kho của từng danh điểm kịp thời và chính xác. Nhược điểm của phương pháp đối chiếu luân chuyển: Công việc, kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ khó khăn, ảnh hưởng tới tiến độ thực hịên các khâu kế toán khác. Như chúng ta đã biết, một trong những yêu cầu của tài liệu kế toán nói chung là phải đảm bảo tính kịp thời. Kế toá