Đề án Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Khái niệm tiền lương: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và được thanh toán theo kết quả lao động cuối cùng. Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là số lượng và chất lượng lao động của mỗi người. Tiền lương hình thành có tính đến kết quả cá nhân,của tập thể và của xã hội, nó quan hệ trực tiếp đến việc thực hiện lợi ích của cá nhân người lao động. Qua mối quan hệ phụ thuộc này cho phép thấy được vai trò của tiền lương là công cụ tác động của công tác quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của các loại sản phẩm lao vụ, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra, do đó các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích luỹ cho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động. 2. Các khoản trích theo lương: Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trường hợp đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, khám chữa bệnh… 2.1 Bảo hiểm xã hội: Là khoản tiền mà người lao động được hưởng trong trường hợp nghỉ việc do đau ốm, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản, khó khăn….Để được hưởng khoản trợ cấp này, người sử dụng lao động và người lao động trong quá trình tham gia sản xuất kinh doanh tại đơn vị phải đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội theo quy định. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cấp bậc phải trả hàng tháng (15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% còn lại do người lao động đóng góp). 2.2 Bảo hiểm y tế: Là khoản tiền hàng tháng của người lao động và người sử dụng lao động đóng cho các cơ quan bảo hiểm xã hội để được đài thọ khi có nhu cầu khám bệnh và chữa bệnh. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương cấp bậc (trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% còn lại do người lao động đóng góp). 2.3 Kinh phí công đoàn: Là khoản tiền để duy trì hoạt động các tổ chức công đoàn đơn vị và công đoàn cấp trên. Các tổ chức này hoạt động nhằm bảo vệ quyền lợi và nâng cao đời sống của người lao động. Quỹ này hình thành bằng cách trích 2% trên tổng số lương phải trả cho người lao động và được tính vào chi phí sản xuất kih doanh của đơn vị. Quỹ này do công đoàn cơ quan quản lý. IV. Nguyên tắc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Việt Nam: Việc kế toán chính xác chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi kế toán phải quán triệt các nguyên tắc sau: 1. Phải phân loại lao động hợp lý: Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Về mặt quản lý và hạch toán lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: Phân loại lao động theo thời gian lao động: Toàn bộ lao động có thể chia thành lao động thường xuyên và lao động tạm thời. Phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất: có thể phân lao động thành hai loại như sau: + Lao động trực tiếp sản xuất: là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Gồm những người điều khiển thiết bị máy móc để sản xuất sản phẩm, những người phục vụ quá trình sản xuất. + Lao động gián tiếp sản xuất: là bộ phận lao động tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm nhân viên kĩ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm ba loại: + Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến. + Lao động thực hiện chức năng bán hàng. + Lao động thực hiện chức năng quản lý. 2. Phân loại tiền lương một cách phù hợp: Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm hai loại: Tiền lương chính: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc, gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Tiền lương phụ: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất. V. Các hình thức tiền lương ở Việt Nam: 1. Trả lương theo thời gian: 1.1 Khái niệm: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. - Ưu điểm: rất đơn giản, dễ tính toán. - Nhược điểm: chưa chú ý đến chất lượng lao động, đồng thời chưa gắn với kết quả lao động cuối cùng, do đó không có khả năng kích thích người lao động tăng năng suất lao động. Hình thức này được áp dụng đối với những công việc chưa định mức được, công việc tự động hoá cao, đòi hỏi chất lượng cao. 1.2 Các loại tiền lương theo thời gian: - Tiền lương tháng: là tiền trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. Công thức: Lương tháng = Mức lương cơ bản (540,000đ) x (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp) Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc. Tiền lương tuần = Tiền lương tháng x 12 tháng 52 tuần - Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc: Tiền lương ngày = Tiền lương tháng 26 ngày Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc. Tiền lương giờ = Tiền lương ngày 8 giờ 1.3 Các hình thức tiền lương theo thời gian: - Tiền lương theo thời gian giản đơn: căn cứ vào thời gian làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp để tính lương cho người lao động. - Tiền lương theo thời gian có thưởng: hình thức này nhằm kích thích ngời lao động tăng năng suất, chất lượng sản phẩm và chú ý đến khối lượng công việc được giao. Đây là hình thức tiền lương theo thời gian kết hợp với tiền thưởng. Tiền lương theo thời gian có thưởng được chia làm hai bộ phận rã rệt: Lương theo thời gian giản đơn gồm lương cơ bản và phụ cấp theo chế độ khi hoàn thành công việc và đạt yêu cầu về chất lượng. Thưởng là khoản chi trả cho người lao động khi họ vượt mức hoặc giảm tỉ lệ phế phẩm hay hoàn thành xuất sắc công việc được giao. 1.3.1 Trả lương khi làm thêm giờ: ( Khoản 1, 2 Điều 8 của Nghị Định số 197/CP ) Áp dụng cho mọi đối tượng, trừ những người làm việc theo sản phẩm, theo định mức, lương khoán hoặc trả lương theo thời gian làm việc không ổn định như: làm việc trên các phương tiện vận tải đờng bộ (kể cả lái xe con), đường sông, đường biển và đường hàng không, thu mua hải sản, nông sản, thực phẩm… + Khi làm việc thêm giờ vào ngày bình thường: Tltg = tiền lương giờ x Số giờ làm thêm x 150% + Khi làm thêm giờ vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ: Tltg = tiền lương giờ x Số giờ làm thêm x 200% Nếu có nghỉ bù giờ làm thêm, người sử dụng lao động chỉ phải trả phần chênh lệch bằng: 50% tiền lơng giờ của ngày làm việc bình thường nếu làm thêm giờ vào ngày bình thường. 100% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường, nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. 1.3.2 Trả lương làm việc ban đêm: (Theo Khoản 3, Điều 8 của Nghị Định số 197/CP ) Tiền lương trả thêm = Tiền lương giờ x Số giờ làm việc x Ít nhất 30% hoặc 35% Tiền lương giờ: Theo Khoản 1 Điều 5, Nghị Định số 197/CP 35%: mức ít nhất bằng 35% áp dụng cho trường hợp làm việc liên tục vào ban đêm từ 8 ngày trở lên trong 1 tháng, không phân biệt hình thức trả lương. 30%: mức ít nhất bằng 30%, áp dụng cho các trường hợp làm việc vào ban đêm còn lại, không phân biệt hình thức trả lương. 2. Trả lương theo sản phẩm: 2.1 Khái niệm: Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm làm ra. Hình thức này thể hiện thù lao lao động được chi trả cho người lao động dựa vào đơn giá và sản lượng thực tế mà người lao động hoàn thành và đạt được yêu cầu chất lượng đã quy định sẵn. L = Qi x Đg Công thức: Trong đó: L là lương thực tế trong tháng. Qi là số lượng sản phẩm mà công ty i đạt được. Đg là đơn giá sản phẩm. Việc trả lương theo sản phẩm phải đảm bảo các điều kiện sau: Phải xác định và giao định mức một cách chính xác cho người lao động. Tuỳ theo thực tế mỗi xí nghiệp sẽ áp dụng đơn giá sản phẩm khác nhau. Tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyết loại bỏ những sản phẩm không đạt chất lượng trong khi tính lương. Phải đảm bảo công bằng tức là những công việc giống nhau, yêu cầu chất lượng giống nhau thì đơn giá và định mức sản phẩm phải thống nhất ở bất kì phân xưởng nào, ca làm việc nào. Ưu điểm của hình thức trả lương này là gắn thu nhập của người lao động với kết quả họ làm ra, do đó khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động. 2.2 Các hình thức tiền lương theo sản phẩm: - Tiền lương sản phẩm trực tiếp: hình thức này được áp dụng đối với những công nhân trực tiếp sản xuất, công việc của họ có tính chất độc lập, có thể định mức, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể, riêng biệt. Theo hình thức này, tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm đã được quy định. Công thức: Li = Qi x Đg Trong đó: Li là tiền lương thực tế của công nhân i lãnh trong tháng. Qi là số lượng sản phẩm sản xuất trong tháng của công nhân i. Đg là đơn giá sản phẩm. Đs là định mức sản lượng. Đg = Mức lương tháng theo tay nghề x (100+k ) Đs x 100 x 26 Đs = Tổng thời gian làm việc ( ca hay ngày ) Thời gian tạo ra một sản phẩm - Tiền lương sản phẩm gián tiếp: hình thức này được áp dụng để trả lương cho công nhân phụ, làm những công việc phục vụ cho công nhân chính như sửa chữa trong các phân xưởng, bảo dưỡng máy móc… Công thức: Lspgt = Số lượng thực tế do cntt sản xuất mà công nhân này phục vụ x Đơn giá lương gián tiếp Đơn giá lương gián tiếp = Mức ông nhân chính (100 + k ) N x đs x 26 x 100 Trong đó: Lspgt: lương sản phẩm của công nhân gián tiếp. K: tổng các khoản phụ cấp ngoài lương. N: số công nhân phục vụ. Đs: định mức sản lượng của một công nhân trực tiếp. 26: số ngày làm việc bình quân trong tháng. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: đây là hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp với hình thức tiền thưởng khi nhân viên có số lượng sản phẩm thực hiện trên định mức quy định. Hình thức này áp dụng các đơn giá khác nhau: Đối với những sản phẩm thuộc định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm được xây dựng ban đầu. Đối với những sản phẩm vượt định mức: áp dụng đơn giá cao hơn đơn giá ban đầu. - Trả lương khi làm thêm giờ: sau khi hoàn thành định mức số lượng, chất lượng sản phẩm tính theo giờ chuẩn ( giờ tiêu chuẩn theo quy định tại điều 3,Nghị Định số 195/CP, ngày 31/12/1994 của Chính Phủ ). Nếu người sử dụng lao động có yêu cầu làm thêm ngoài định mức giờ tiêu chuẩn, được tăng thêm: + 50% nếu sản phẩm được làm thêm vào ngày thường. + 100% nếu sản phẩm được làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần, vào ngày lễ. - Trả lương làm việc ban đêm: áp dụng đối với người lao động được trả lương theo sản phẩm, lương khoán nếu làm việc vào ban đêm. Đơn giá tiền lương được tăng thêm ít nhất 30% hoặc 35% so với giá tiền lương làm việc ban ngày. 3. Trả lương khoán: Đây là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc phải hoàn thành. VI. Tiền thưởng – Phúc lợi - Phụ cấp ở Việt Nam: Hiện nay, các chế độ về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi được Nhà Nước rất chú trọng và thanh toán một cách rõ ràng, cụ thể như sau: 1. Tiền thưởng: Doanh nghiệp thực hiện việc trích thưởng từ lợi nhuận còn lại ( sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ với Nhà Nước) để thưởng cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên. Tiền thưởng là một loại kích thích vật chất có tác dụng rất tích cực đến người lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn. Có các hình thức sau: Thưởng năng suất, chất lượng: Áp dụng khi người lao động thực hiện tốt hơn mức độ trung bình về số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Thưởng tiết kiệm: Áp dụng khi người lao động sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, nguyên liệu, có tác dụng giảm giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng theo yêu cầu. Thưởng sáng kiến: Áp dụng khi người lao động có sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, tìm ra các phương pháp mới có tác dụng làm nâng cao năng suất lao động, giảm giá thành hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp: Áp dụng khi doanh nghiệp làm ăn có lãi, người lao động trong doanh nghiệp sẽ được chia một phần tiền lời dưới dạng tiền thưởng. Hình thức này được áp dụng vào cuối quý, sau nửa năm hoặc cuối năm tuỳ theo cách thức tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thưởng tìm được nơi cung ứng, tiêu thụ, kí kết được hợp đồng mới: Áp dụng cho các nhân viên tìm thêm được địa chỉ tiêu thụ mới, giới thiệu khách hàng, ký kết thêm được hợp đồng cho doanh nghiệp hoặc có các hoạt động khác có tác dụng làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Thưởng đảm bảo ngày công: Áp dụng khi người lao động làm việc với số ngày công vượt mức quy định của doanh nghiệp. Thưởng về lòng trung thành, tận tâm với doanh nghiệp: Áp dụng khi người lao động có thời gian phục vụ trong doanh nghiệp vượt quá một thời gian nhất định, hoặc khi người lao động có những hoạt động rõ ràng đã làm tăng uy tín của doanh nghiệp. 2. Phúc lợi: Phúc lợi thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống người lao động, có tác dụng kích thích nhân viên trung thành, gắn bó với doanh nghiệp. Dù ở cương vị cao hay thấp, hoàn thành tốt công việc hay chỉ ở mức bình thường, có trình độ nghề nghiệp cao hay thấp, đã là nhân viên trong doanh nghiệp thì đều được hưởng phúc lợi. Phúc lợi của doanh nghiệp gồm có: bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, hưu trí, nghỉ phép, nghỉ lễ, ăn trưa do doanh nghiệp đài thọ, trợ cấp của doanh nghiệp cho nhân viên có hoàn cảnh khó khăn, quà tặng của doanh nghiệp cho nhân viên vào các dịp sinh nhật, cưới hỏi, mừng thọ cha mẹ nhân viên…. 3. Phụ cấp: 3.1 Các khoản phụ cấp lương của người lao động trong các doanh nghiệp Điều 4, Nghị Định số 26/CP ngày 23/6/1993 quy định các khoản phụ cấp lương của người lao động trong các doanh nghiệp bao gồm: phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại nguy hiểm, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm đêm, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp lưu động, phụ cấp làm thêm giờ. 3.2 Điều kiện áp dụng phụ cấp độc hại, nguy hiểm: Mục III, thông tư số 23/LĐTBXH – TT ngày 7/7/93 hướng dẫn thực hiện phụ cấp độc hại, nguy hiểm quy định những ngành nghề, côg việc hoặc nơi làm việc có một trong những điều kiện sau đây thì được xem xét áp dụng phụ cấp độc hại, nguy hiểm: tiếp xúc trực tiếp với chất độc, khí độc, làm việc trog môi trường chịu áp suất cao hoặc thiếu dưỡng khí, làm việc ở những nơi quá nóng hoặc quá lạnh, những công việc phát sinh tiếng ồn lớn, treo người trên cao, làm việc ở những nơi có phóng xạ, làm việc ở môi trường dễ bị lây nhiễm và mắc bệnh…  3.2.1 Mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm: Mục I, II, III, IV thông tư số 23/LĐTBXH-TT ngày 7/7/93 hướng dẫn thực hiện phụ cấp độc hại, nguy hiểm. Quy định phụ cấp độc hại, nguy hiểm gồm 4 mức: 0.1; 0.2; 0.3; 0.4 so với mức lương tối thiểu được quy định như sau: Mức Hệ số Mức phụ cấp thực hiện từ ngày 1/4/1993 1 0.1 7,200 đồng 2 0.2 14,400 đồng 3 0.3 21,600 đồng 4 0.4 28,000 đồng 3.2.2 Phương thức trả phụ cấp độc hại, nguy hiểm: Tính theo thời gian làm việc thực tế trong tháng. VII. Hệ thống chứng từ kế toán ở Việt Nam: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng các sổ sách và chứng từ chủ yếu sau: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành..... Căn cứ vào chứng từ trên, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp phải trả cho người lao động và lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. PHẦN II: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH: I. Phương pháp hạch toán tiền lương ở Mỹ: 1. Công nợ liên quan đến tiền lương: Có 3 nhóm công nợ chung liên quan đến tiền lương, đó là: nợ lương của công nhân, nợ thuế trích từ lương và nợ thuế lương đối với chủ. a.Tiền lương của công nhân: Khi công nhân của một doanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất hay dịch vụ, một khoản chi phí sẽ phát sinh đối với doanh nghiệp giảm xuống và một khoản nợ lương tương ứng hình thành. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải phân biệt công nhân của doanh nghiệp với các hợp đồng kinh tế doanh nghiệp đã kí kết. Thù lao trả cho các hợp đồng được ghi nhận độc lập, không hình thành công nợ lương và do đó không hình thành thuế trích từ lương. Tiền trả cho nhân viên hành chính và quản trị được gọi là tiền lương, còn tiền trả cho công nhân thực hiện các công việc chân tay được gọi là tiền công. Tiền lương thường được trả theo tháng hoặc theo năm. Ngoài tiền lương, công nhân viên còn có thể nhận được tiền thưởng (Benefits). Tiền thưởng thường được căn cứ vào công việc đã hoàn thành hoặc sự đóng góp đặc biệt của công nhân viên. b. Nợ thuế trích từ lương: - Thuế BHXH (FICA – Federal Insurance Contribution Act): Luật BHXH liên bang quy định rằng người lao động khi về hưu (62 tuổi) thì hàng tháng sẽ được hưởng lương hưu cho quãng đời còn lại. Bên cạnh đó người lao động còn được hưởng trợ cấp y tế (từ 65 tuổi trở đi) và cáclợi ích cho gia đình người lao động (khi người lao động mất). Quỹ để chi cho các khoản này được lấy từ khoản thu thuế theo luật gọi là Luật đóng góp bảo hiểm liên bang. Luật FICA yêu cầu chủ doanh nghiệp trích từ lương của người lao động khoảng 15%, trong đó 7,5% do người sử dụng lao động đóng góp (được tính vào chi phí), 7,5% còn lại do người lao động đóng góp (trừ vào tiền lương). Số tiền trích doanh nghiệp phải nộp vào Phòng thuế trong nước (Internal Revenue Service). - Thuế thu nhập cá nhân (Individual Income Tax): Theo quy định, người lao động phải đóng thuế thu nhập cho liên bang và tiểu bang. Tỷ lệ thuế thu nhập phải nộp cho liên bang là 20% trên tổng tiền lương của người lao động, tỷ lệ nộp cho tiểu bang khoảng 4%. Doanh nghiệp trích từ tiền lương của người lao động để nộp cho cơ quan thuế. - Thuế trợ cấp thất nghiệp (Unemployment Tax): Theo luật thuế thất nghiệp liên bang (Federal Unemployment Tax Act – FUTA), người sử dụng lao động phải đóng góp 6,2% tính trên $7000 thu nhập đầu tiên của từng người lao động. Tổng số thuế thất nghiệp trích được doanh nghiệp phải nộp cho chính quyền tiểu bang 5,4%, số còn lại được nộp cho chính phủ liên bang. - Các khoản đóng góp khác: Ngoài các khoản bắt buộc ở trên, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp trích các khoản khác từ lương như: đóng bảo hiểm sức khoẻ, mua công trái tiết kiệm của Nhà nước, hội phí công đoàn. Các khoản trích này là những khoản nợ hiện hành cho đến khi chúng được nộp cho các tổ chức quản lý thích hợp. 2. Hạch toán thanh toán lương (payroll system): - Khi tính ra lương phải trả cho người lao động và các khoản người lao động phải đóng góp theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK chi phí lương (Salaries expenses) Có TK thuế thu nhập liên bang phải nộp Có TK thuế thu nhập tiểu bang phải nộp Có TK thuế FICA phải nộp Có TK phí bảo hiểm phải nộp Có TK lương phải trả (Salaries payable) - Khi tính phần góp của người sử dụng lao động cho các khoản thuế và các khoản khác theo quy định, kế toán ghi: Nợ TK chi phí trích từ lương (Payroll expenses) Có TK thuế FICA phải nộp Có TK thuế thất nghiệp phải nộp liên bang Có TK thuế thất nghiệp phải nộp tiểu bang Có TK phí bảo hiểm phải nộp - Khi thanh toán cho người lao động và nộp các khoản thuế từ lương, kế toán ghi: Nợ TK lương phải trả Nợ TK thuế, phí phải nộp Có TK tiền mặt II. Kế toán các khoản thanh toán với người lao động ở Việt Nam: 1. Tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội: Việc tính lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động, chính sách xã hội về lao động và tiền lương, BHXH do Nhà nước ban hành, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả cho người lao động. Căn cứ vào các chứng từ như “ bảng chấm công”, “ phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “ hợp đồng giao khoán”, kế toán tính tiền lương thời gian, lương sản phẩm, tiền ăn ca cho người lao động. Tiền lương được tính cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động và phản ánh vào “ bảng thanh toán lương” lập cho bộ phận đó. Căn cứ vào các chứng từ “phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “biên bản điều tra tai nạn lao động”…kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “bảng thanh toán BHXH”. Đối với các khoản tiền thưởng của công nhân viên, kế toán cần tính toán và phản ánh vào “bảng thanh toán tiền thưởng” để theo dõi và chi trả theo đúng quy định. Căn cứ vào “bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Kết quả tổng hợp, tính toán được phản ánh trong “bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. 2. Thanh toán lương: Việc trả lương cho công nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành theo hai kỳ trong tháng: - Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên đối với những người có tham gia lao động trong tháng. - Kỳ 2: Sau khi tính lương và các khoản khác phải trả công nhân viên trong tháng, doanh nghiệp thanh toán nốt số tiền còn được lĩnh trong tháng đó cho công nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản được khấu trừ. Đến kỳ thanh toán lương và các khoản thanh toán trực tiếp khác, doanh nghiệp phải lập giấy xin rút tiền mặt ở ngân hàng về quỹ chi trả lương đồng thời phải lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền thuộc quỹ BHXH cho cơ quan quản lý quỹ BHXH. Việc chi trả lương cho công nhân viên do thủ quỹ thực hiện. Thủ quỹ căn cứ vào các “bảng thanh toán tiền lương”, “bảng thanh toán BHXH” để chi trả lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên. Công nhân viên khi nhận tiền phải kí tên vào “bảng thanh toán tiền lương”. Nếu trong 1 tháng vì lý do nào đó công nhân viên chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách ghi chuyển họ tên, số tiền của họ từ “bảng thanh toán tiền lương” sang “bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương”. 3. Tài khoản sử dụng: TK 334 “Phải trả người lao động”: Phản ánh tình hình thanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác người lao động được hưởng. Kết cấu tài khoản: NỢ 334 CÓ - Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của người lao động. - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động - Tiền công, tiền lương và các khoản khác phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong kì. Dư Nợ (nếu có): số trả thừa cho người lao động. Dư Có: tiền công, tiền lương và các khoản khác phải trả cho người lao động TK 334 gồm 2 tài khoản cấp 2: - 3341 “Phải trả công nhân viên” - 3342 “Phải trả người lao động khác”. Chú ý: TK 334 không phản ánh tiền công khoán cho các đơn vị nhận khoán xây lắp nội bộ - các khoản tạm ứng cho đơn vị nhận khoán và thanh toán các khoản chi này thực hiện qua TK 141. 4. Trình tự hạch toán: Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ hạch toán lao động, kế toán xác định số tiền lương phải trả cho người lao động và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, đơn vị, các đối tượng sử dụng lao động, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 623 (6231): phải trả công nhân sử dụng máy thi công. Nợ TK 627 (6271 – Chi tiết phân xưởng): phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 642 (6421): phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: phải trả lao động bộ phận xây dựng cơ bản. Có TK 334: tổng số thù lao lao động phải trả. - Số tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ: Nợ TK tập hợp chi phí liên quan (622, 623, 627, 641, 642, 241,…): phải trả người lao động ở các bộ phận. Nợ TK 431 (4312): số tiền ăn ca vượt mức quy định (phần chi vượt quá mức lương tối thiểu Nhà nước quy định đối với công chức). Có TK 334: tổng số tiền ăn ca phải trả trong kỳ. Riêng tiền ăn giữa ca của công nhân xây lắp trong các doanh nghiệp xây lắp kh