Đề án Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp ở Việt Nam

nợ của doanh nghiệp, tỷ số về tỷ suất lợi nhuận, vòng quay của vốn và hàng hóa… để từ đó phân tích được năng lực về tài chính doanh nghiệp, cho thấy được bức tranh về thực trạng tài chính của doanh nghiệp, cho thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có tốt hay không, hiệu quả sử dụng vốn như thế nào trong cơ cấu nợ của doanh nghiệp… Từ sự phân tích này chúng ta biết được doanh nghiệp đang ở vị trí như thế nào? cần phải huy động vốn thêm nữa không, ở đâu và thực hiện công tác trả lương,tiền thưởng, tiển thuế cho người lao động đất nước ra sao, và sẽ có quyết định đầu tư sản phẩm nào ở thị trường nào, sử dụng công nghệ dây truyền sản xuất gì thích hợp để đáp ứng nhu cầu thị trường. 2.2. Kiểm soát về nhân sự Trong lĩnh vực kiểm soát này chúng ta nói đến con người là chủ yếu bởi con người là một nhân tố không thể thiếu được ở bất kỳ lĩnh vực, tình huống, hay quá trình quản lý nào. Con người là nhân tố quyết định sự tồn tại, phát triên của doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải tuyển người vào, họ cần phải đáp ứng những yêu cầu gì, những đòi hỏi mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra như về kinh nghiệm, năng lực trình độ về ngoại ngữ, tin học và chuyên môn, yêu cầu về phẩm chất đạo đức như thế nào để có thể phù hợp với từng công việc nhiệm vụ được giao. Kế tiếp giám đốc hay tổng giám đốc doanh nghiệp , bộ phận chuyên trách về nhân sự phải cắt cử người lao động, bố trí họ vào những vị trí nhất định trong cơ cấu doanh nghiệp sao cho họ có thể phát huy hết khả năng của mình và quan trọng hơn phải phù hợp với năng lực trình độ của họ. Những con người đó họ làm lợi cho công ty do vậy ban lãnh đạo cần phải có định hướng về bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lực của mình đáp ứng yêu cầu tình hình sản xuất, sự thay đổi về tri thức, khoa học công nghệ để nắm được những cơ hội mới. Chính vì thế tiền thưởng thỏa đáng, mức lương hợp lý và sự thăng tiến, cân nhắc họ vào vị trí mới tốt hơn… sẽ là động lực rất tốt cho họ thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Điều này cần phải được phòng nhân sự công ty kiểm soát. 2.3. Kiểm soát về tình hình thị trường doanh nghiệp. Thị trường đó là nơi doanh nghiệp thực hiện chức năng đáp ứng nhu cầu về sản phẩm, là nơi doanh nghiệp có thể tồn tại được,kiếm được lợi nhuận, và đó là một chiến trường không tiếng súng với sự cạnh tranh ở mọi khía cạnh của các đối thủ cạnh tranh về sự sống còn của mình. Các nhà marketing hay các phòng ban phụ trách về thị trường cần phải kiểm soát xem trong việc hoạch định chiến lược việc xác định thị trường mục tiêu nào, lựa chọn đoạn thị trường nào phù hợp với khả năng nguồn lực của doanh nghiệp chưa. Hay đối với doanh nghiệp đang hoạt động thì kiểm tra xem thị trường mục tiêu của doanh nghiệp chiếm tỷ lệ bao nhiêu so với đối thủ cạnh tranh, kiểm soát xem khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp về chất lượng, gía cả để chiếm lĩnh thị trường của các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cùng loại, tìm hiểu xem thị hiếu nhu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu có gì thay đổi, hay yêu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp để từ đó có giải pháp tốt hơn trong việc thoả mãn nhu cầu khách hàng. Từ đó xác định được thị trường tiềm năng của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp… 2.4. Kiểm soát về năng suất và tình hình sản xuất Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm mới cần kiểm soát về năng suất mà công tác này còn thực hiện ở các doanh nghiệp tạo ra dịch vụ. Sau khi xác định thị trường mục tiêu, sản phẩm và dịch vụ cần cung cấp với chất lượng số lượng giá cả… thích hợp nhu cầu khách hàng thì doanh nghiệp tiến hành sản xuất tạo ra sản phẩm dịch vụ đó. Đòi hỏi công tác kiểm soát ở đây thật cụ thể, sát sao đến từng chi tiết, công đoạn… Kiểm soát xem chúng ta đã có được dây truyền công nghệ sản xuất nào, liêu có khả năng chế tạo sản phẩm mới với số lượng đã đủ so với nhu cầu hay là thiếu hụt trong điều kiện chất lượng được tạo ra như thế nào và với mẫu mã bao bì có đạt được như mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra không. Để từ đó có biện pháp cải tiến. Đó còn là công tác dự trữ sản phẩm hàng hoá để đề phòng nhu cầu thị trường thay đổi như thế nào, liệu số lượng dự trữ đã đủ chưa với chi phí dự trữ nhất định của doanh nghiệp có hiệu quả không, do vậy cần phải xây dựng nhà kho bến bãi để đáp ứng yêu cầu dự trữ về hàng hóa. Chúng ta còn phải xem xét xem lượng phế phẩm tạo ra có nhiều không so với chính phẩm đã được tạo ra nó chiếm bao nhiêu, việc thực hiện các quy định nguyên tắc trong sản xuất có đúng không. Và phải đo lường được khả năng của doanh nghiệp trong việc sử dụng các nguồn lực kể cả máy móc thiết bị con người, khả năng tăng tốc độ sản xuất sản phẩm trên một đơn vị thời gian sao cho chi phí nhỏ nhất. Số giờ làm việc, bầu không khí thi đua của tập thể công nhân trong doanh nghiệp hay là các cơ sở vật chất trang bị cho sản xuất làm phương tiện phục vụ cho sản xuất… 2.5. Kiểm soát về thái độ, trách nhiệm của quản trị viên trong doanh nghiệp Quản trị viên đó là những người quản lý ở cấp doanh nghiệp và lao động của họ là lao động gián tiếp tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng những công việc mà họ thực hiện lại thật sự quan trọng có ý nghĩa quyết định, vì vậy càng cần phải kiểm soát ở họ không chỉ thực hiện đúng mà còn hiệu quả các công việc được giao. Đánh giá về thái độ của họ trong công việc có tận tâm tận lực không, họ có thật sự chú ý vào công việc của mình được giao không và họ có trách nhiệm như thế nào trong phần việc được giao hay là xem xét xem họ có quan hệ tốt với mọi người trong doanh nghiệp và ngoài cộng đồng trong xã hội. 2.6. Kiểm soát về mục tiêu Mục tiêu đó là cái đích, cái kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp cần phải đạt được. Đó là mục tiêu chung của doanh nghiệp, mục tiêu của các bộ phận, mục tiêu của các quá trình hay các công việc cụ thể. Mục tiêu nó được nhắc đến trong khi chúng ta thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh, vì vậy để có được kết quả như mong muốn ban kiểm soát hay giám đốc (tổng giám đốc) phải biết được đâu là mục tiêu dài hạn đâu là mục tiêu ngắn hạn và giữa các mục tiêu này có thống nhất không, mục tiêu ngắn hạn có nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn không. Và quan trọng hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu hay vạch ra mục tiêu cần phải tính đến yếu tố về nguồn lực đó là hạn chế tất yếu bởi không có doanh nghiệp nào tự cho rằng mình dư thừa về nguồn lực. Ta còn phải tính đến những khả năng tiềm ẩn đặc biệt là về con người và nhất là những khó khăn hay thuận lợi mà môi trường cả bên trong bên ngoài doanh nghiệp tạo ra. 2.7. Kiểm soát về việc thực hiện các dự án đầu tư phát triển doanh nghiệp Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được cụ thể hoá băng việc thực hiện các dự án ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Để thực hiện tốt dự án cần phải tổ chức ra phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện dự án với cơ cấu thích hợp, liệu bộ phận thực hiện dự án hoạt động có hiệu quả không và trách nhiệm của bộ phận đó đã đủ chưa… Bên cạnh đó chúng ta phải xem xét dự án có ảnh hưởng như thế nào đến môi trường vĩ mô cũng như môi trương vi mô. Quan trọng hơn đó là lợi nhuận, chi phí từ việc thực hiện dự án, từ đó xác định triển vọng cũng như thuận lợi khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong tương lai. Tóm lại: Nội dung cơ bản của kiểm soát phải trả lời được những vấn đề cơ bản sau: + Mục đích phải đạt được của tổ chức là gì? Có những tiêu chuẩn gì đánh giá mức độ hoàn thành công việc? Cách thức thay đổi khi cần thiết. + Hội đồng quản trị hay tổng giám đốc ban hành các quyết định quản lý dựa vào những căn cứ nào? + Hệ thống sổ sách, biểu mẫu, nguồn thông tin lập ra để cung ứng, phục vụ cho việc hoàn thành các báo cáo có hợp lý không? khoa học không? + Chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý và ghi chép sổ sách của từng cấp, từng cá nhân. + Tình hình tài chính của doanh nghiệp.? + Các quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp? 3. Mối quan hệ giữa kiểm soát và các hoạt động trong doanh nghiệp Hoạt động trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại đó là: Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá chiền lược và những hoạt động thuộc kế hoạch tác nghiệp. Dưới đây thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động này với hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá chiến lược Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá tác nghiệp Loại kiểm soát - Xác định các mục tiêu - Xác định tổ chức - Xác định chính sách tài chính - Xác định chính sách Marketing - Xác định chính sách nghiên cứu phát triển - Chọn hướng đổi mới sản phẩm - Quyết định kế hoạch sản xuất - Đánh giá kết quả của ban lãnh đạo và các biện pháp đề ra - Chuẩn bị các kế hoạch ngân sách - Chuẩn bị chương trình nhân sự ở các cấp - Chuẩn bị kế hoạch dự trù tài chính và cấp kinh phí - Quyết định các chương trình thăm dò, quảng cáo - Quyết định các dự án - Quyết định những cải tiến đối với sản phẩm - Chuẩn bị các chương trình sản xuất và cung ứng vật tư - Đánh giá thành tích của người lãnh đạo và các nhân viên - Kiểm soát ngân sách - Kiểm soát tuyển dụng - Kiểm soát tín dụng - Kiểm soát hiệu quả quảng cáo - Kiêm soát giá, thực hiện dự án - Kiểm soát lãi của sản phẩm - Kiểm soát tính liên tục của sản xuất và tiến độ chất lượng cung ứng vật tư - Kiểm soát năng lực của nhân viên. Chương III: Hình thức và phương pháp kiểm soát 1. Các hình thức kiểm soát 1.1. Kiêm soát định kỳ Theo hình thức này, việc kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng. Đối tượng của kiểm soát định kỳ là các quản trị viên thừa hành và quản trị viên thực hiện. Mục đích: Giúp quản trị viên cấp trên xem xét một cách toàn diện quản trị viên cấp dưới từ đó có các quyết định về việc mở rộng hay thu hẹp trách nhiệm, quyền hạn của nhà quản lý cấp cơ sở. Giúp nhà quản lý doanh nghiệp cấp dưới biết được những sai sót, khuyết điểm mình đã gây ra. Làm cơ sở cho việc thưởng phạt, thăng cấp, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhà quản lý cấp cơ sở Kiểm soát định kỳ muốn có kết quả khả quan cần chú ý kết hợp với điều chỉnh lương bổng, thưởng, thăng cấp và cấp trên phải tránh tuỳ tiện kiểm soát cấp dưới theo ý đồ chủ quan của mình. 1.2. Kiểm soát liên tục Là thực hiện việc kiểm soát thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện. Mục đích: Giúp cho cấp trên nắm được đầy đủ những thông tin cần thiết, bổ sung thêm những thông tin đã được phản ánh qua các đợt kiểm soát định kỳ. Đo lường khả năng tổng hợp, mức độ thành thạo trong công việc của người dưới quyền 1.3. Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả Với hình thức này, việc kiểm soát được tiến hành trên cơ sở những mục tiêu ngắn hạn đã hoạch định và kết quả đạt được của quá trình quản trị So với hai hình thức kiểm soát trên, hình thức này có ưu điểm cơ bản là: Nội dung kiểm soát chính xác, sát hợp với việc đạt tới mục tiêu ngắn hạn, từ đó kịp thời điều chỉnh những sai phạm nhằm đạt mục tiêu dài hạn, Những nội dung kiểm soát được xác định rõ ràng nhờ đo lường giữa kết quả đã đạt được với mục tiêu hoạch định, tránh sự mập mờ không chính xác. Thông qua kết quả kiểm soát có thể đánh giá được đầy đủ hơn phẩm chất, năng lực tính sáng tạo của quản trị viên cấp dưới ở những lĩnh vực họ phụ trách. Tạo điều kiện cho quản trị viên cấp dưới phát huy tài năng tổ chức, tính chủ động trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ quản lý. Mỗi nhà quản lý tự học hỏi bồi dưỡng để tạo ra một phương pháp quản lý phù hợp, có hiệu quả đối với bản thân cũng như việc bồi dưỡng đào tạo cấp dưới. 2. Phương pháp kiểm soát Chất lượng công tác kiểm soát không chỉ phụ thuộc vào việc quy định chính xác những nội dung kiểm soát và lựa chọn hợp lý hình thức kiểm soát mà còn phụ thuộc rất lớn vào việc áp dụng hợp lý các phương pháp kiểm soát. 2.1 Các phương pháp cổ truyền - Kiểm soát dựa vào các số liệu thống kê, là những số liệu phản ánh kết quả đã đạt được và có thể là những số liệu phản ánh dự báo tương lai. Các số liệu này có thể được trình bày dưới các biểu, bảng liệt kê hay các sơ đồ. - Kiểm soát thông tin qua các bản báo cáo và phân tích. Thông thường những bản báo cáo và phân tích được tập trung vào việc phát hiện ra những khâu, những bộ phận xung yếu, nhờ các báo cáo và kết quả phân tích mà không có một bản thống kê hay sơ đồ nào phản ánh được đầy đủ, thậm chí có thể phát hiện được những vấn đề bất thường, đột biến xảy ra. - Kiểm soát dựa vào sự phân tích điểm hoà vốn thông qua phân tích sơ đồ điểm hoà vốn có thể thấy rõ tương quan của hai yếu tố thu và chi của một đơn hàng, một thương vụ. Với phương pháp này có thể dự đoán được mức lãi của các phương án để lựa chọn phương án tối ưu. Như vậy với phương pháp này hoạt động kiểm soát chỉ có ý nghĩa là kiểm tra lại cái đã làm mà còn tác dụng kiểm tra lại cái sẽ làm để lựa chọn phương án tối ưu. - Kiểm soát bằng hình thức kiểm tra các nguồn lực, việc kiểm tra được thực hiện do một nhóm nhân viên tiến hành đều đặn trong các lĩnh vực: kế toán, tài chính, sản xuất, kỹ thuật, lao động. Việc kiểm soát phải đánh giá một cách tổng quát và so sánh kết quả thực tế đạt được với dự kiến đồng thời xem xét đến tình hình thực hiện các chính sách, sử dụng quyền hành, phẩm chất của nhà quản lý cấp cơ sở, hiệu quả của các biện pháp sử dụng. 2.2 Phương pháp kiểm soát hiện đại Xuất phát từ việc thay đổi phương thức kiểm soát và phát triển các công cụ kiểm soát, ngày nay người ta không kiểm soát những công việc cụ thể, mà kiểm soát kết quả cuối cùng dựa vào các tiêu chuẩn đã xác định. Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique) phương pháp này xuất phát từ phương pháp biểu đồ Gantt do Henry Gant sáng tạo vào đầu thế kỷ XX. Biểu đồ Gantt phản ánh mức tương đối về thời gian giữa các biến cố của một chương trình sản xuất, biểu đồ này được xây dựng theo quan điểm những mục tiêu của một chương trình hành động phải được xem như là một chuỗi kế hoạch với các biến cố của nó mà ta có thể hiểu và theo dõi. Do vậy, kiểm soát phải được tiến hành trên cơ sở tuyển lựa được những yếu tố quan trọng then chốt của một số kế hoạch theo dõi chính xác. Pert được ứng dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và nhiều giai đoạn của quá trình quản lý - Biểu đồ Gantt biểu diễn thời gian dự tính để hoàn thành các công việc. Công việc Mua hàng Sản xuất trục A Sản xuất bánh xe B Sản xuất thân máy bay C Sản xuất hộp số DE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 tháng Biểu đồ dự tính thời gian hoàn thành công việc - Gantt biểu diễn các mốc xác định để hoàn thành một công việc. 1 33 2 5 4 6 7 15 10 11 12 8 13 14 9 18 19 17 16 Công việc t t Thời gian Biểu đồ xác định mốc để hoàn thành công việc Trên cơ sở biểu đồ Gantt để hình thành biểu đồ Pert, như ví dụ cách lắp ráp những bộ phận chính của một chiếc máy bay. 12 5 4 2 1 3 7 13 8 9 6 11 10 Biểu đồ Pert Chú thích: Xúc tiến chương trình Bắt đầu mua máy móc Hoàn tất kế hoạch Hoàn tất những bản vẽ về thân máy móc Trình những điều kiện trang bị cho máy bay do chính phủ cấp Thuê ráp đuôi phía trước Thuê sản xuất cánh phía trước Chế tạo chọn vẹn thân máy bay Lắp ráp hoàn chỉnh hệ thống máy trong thân máy bay Nhận thuê ngoài sản xuất Nhận việc lắp ráp đuôi thuê ngoài Nhận trang bị máy bay do chính phủ cấp Hoàn tất máy bay Biểu đồ Pert được xác lập để phân tích một hệ thống thời gian và các biến cố + Mỗi vòng tròn biểu thị một biến cố + Mỗi mũi tên biểu thị một hoạt động + Thời gian hoạt động là thời gian cần thiết để hoàn thành một biến cố + Đường tới hạn (đường Gantta) diễn tả các biến cố xảy ra trong thời gian dài nhất và do đó ít bị chậm chễ nhất. Là nhà quản lý doanh nghiệp cần biết cách rút ngắn thời gian thực hiện trên đường Gantt sao cho đạt mục tiêu trong điều kiện chi phí của mình bởi thời gian được rút ngắn càng nhiều thì chi phí ngày càng tăng. Thông thường có rất nhiều công việc thầm chí hàng trăm ngàn công việc (biến cố). Để đơn giản người ta chia một hệ thống Pert lớn phức tạp thành nhiều hệ thống nhỏ. Với nhà quản lý cao cấp: Cần nắm vững những biến cố lớn, mỗi biến cố (công việc) là sự tóm lược những biến cố nhỏ. Còn với các nhà quản lý cấp thấp cần nắm các tiểu biến cố. Việc sử dụng phương pháp này trong kiểm soát sẽ có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: Để sử dụng được sơ đồ Pert bắt buộc nhà quản lý phải lập kế hoạch hoạt động, nhờ các kế hoạch mới có các thời gian và biến cố để lập biểu đồ Pert và việc phân tích sự kết hợp giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu. Tuỳ theo các cấp quản lý khác nhau mà lập kế hoạch tổng quát hay cụ thể theo những chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực quản lý. Tạo điều kiện cho nhà quản lý phát hiện và tập trung vào các khâu yếu cần phải tác động. Thông qua biểu đồ Pert người ta có thể xác định dễ dàng các yếu tố phụ cần tác động ở những thời điểm thích hợp để hoàn thành mục tiêu. Theo dõi diễn biến các biến cố để điều hành Nhờ xác định nhiều đường tới hạn mà lựa chọn con đường hợp lý nhất theo thứ tự. Nhược điểm: Biểu đồ Pert mới chỉ phản ánh chủ yếu về tiến độ thời gian thực hiện mục tiêu chứ chưa phản ánh chi phí cần thiết để thực hiện mục tiêu, từ đó chỉ thích hợp trong phạm vi những chương trình hành động chủ yếu cần đẩy nhanh về tiến độ thời gian thực hiện. Để khắc phục nhược điểm này người ta phát triển từ biểu đồ Pert thời gian sang biểu đồ Pert chi phí do vậy điều kiện cơ bản là phải tập hợp đầy đủ các dữ liệu. 3. Dụng cụ và phương tiện kiểm soát Ngoài các dụng cụ, phương tiện kiêm soát thông thương như: các hệ thống văn bản báo cáo, hệ thống biểu mẫu, mô hình, sơ đồ, các bảng Cân đối tài chính, các chính sách… Ngày nay do khả năng phát triển và ứng dụng phương tiện ngày càng sâu rộng như hệ thống máy móc thông tin hiện đại: máy vi tính, máy fax, hệ thống vô tuyến đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra về tâm lý. Các cộng cụ này là yếu tố cơ bản giúp các nhà quản lý thực hiện tốt công tác kiểm soát của mình song yếu tố con người vẫn là nhân tố quyết định nhất không chỉ trong công tác kiểm soát mà còn trong các hoạt động khác của doanh nghiệp. Chương IV: Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp Mỗi loại cơ cấu tổ chức khác nhau thì trách nhiệm và hình thức kiểm soát khác nhau: Trong các doanh nghiệp nhỏ kiểu như gia đình ít có hoạt động kiểm soát. Nếu có thường do người đứng đầu doanh nghiệp tiến hành theo hình thức kế toán dựa vào các quy định pháp lý, chính sách thuế… Trong các cơ cấu tổ chức, chức năng hoạt động kiểm soát được thực hiện ở các cấp dưới hình thức kiểm soát thường là kế toán, thuế, ngân sách, kiểm tra, sổ sách… Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm các cấp các cơ quan kiểm soát: Các cấp kiểm soát: Gồm từ cấp lãnh đạo cao nhất đến cấp cơ sở những người lao động trong doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết trong doanh nghiệp có ba cấp quản lý tuỳ theo nhiệm vụ vị trí khác nhau mà yêu cầu về năng lực, tổ chức, khả năng làm việc với người lao động là khác nhau ở mỗi cấp: - Quản trị viên hàng đầu (Cấp cao) Bao gồm giám đốc, phó giám đốc phụ trách từng phần việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Những nhóm công tác chính đó là: + Xác định mục tiêu doanh nghiệp từng thời kỳ, phương hướng và biện pháp lớn. + Tạo dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp: Phê duyệt về cơ cấu tổ chức chương trình hành động và vấn đề nhân sự như lựa chọn tuyển dụng quản trị viên cấp dưới, giao trách nhiệm, uỷ quyền, thăng cấp, quyết định lương… + Phối hợp hoạt động của các bên có liên quan + Xác định nguồn lực và đầu tư kinh phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Quyết định các chế độ kiểm tra, kiểm soát như: báo cáo, định giá, khắc phục hậu quả… + Chịu trách nhiệm hoàn toàn về mỗi quyết định ảnh hưởng tốt xấu đến doanh nghiệp. - Quản trị viên trung gian Đó là quản đốc phân xưởng, trưởng phòng, ban chức năng. Họ là đội ngũ những quản trị viên trung gian có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng đường lối của quản trị viên hàng đầu đã phê duyệt cho ngành mình, bộ phận chuyên môn của mình. Đó là người đứng đầu một ngành hoặc một bộ phận; là người chịu trách nhiệm duy nhất trước quản trị viên hàng đầu. Nhiệm vụ cơ bản của họ là: + Nghiên cứu nắm vững những quyết định của quản trị viên hàng đầu về nhiệm vụ của ngành, bộ phận mình trong từng thời kỳ, mục đích, yêu cầu phạm vi quan hệ với các bộ phận các ngành khác. + Đề nghị những chương trình kế hoạch hành động đưa ra mô hình tổ chức thích hợp, lựa chon đưa ra những con người có khả năng vào những công việc phù hợp, chọn nhân viên kiểm tra kiểm soát. + Giao việc cụ thể cho từng nhân viên, tránh chồng chéo. + Dự trù kinh phí cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm về việc sử dụng kinh phí ấy. + Thường xuyên rà soát kết quả và hậu quả của các công việc. + Báo cáo kịp thời với quản trị viện hàng đầu về kết quả vướng mắc theo sự uỷ quyền, và chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi công việc của đơn vị và việc làm của nhân viên cấp dưới. - Quản trị viện cấp cơ sở: Gồm những quản trị viên thực thi những công việc rất cụ thể. Họ có nhiệm vụ sau: + Hiểu rõ công việc mình phụ trách, phấn đầu hoàn thành nhiệm vụ đúng kế hoạch, lịch trình, tiêu chuẩn quy định về số lượng và chất lượng. + Rèn luyện phương pháp làm việc, tình thần kỷ luật lao động, tự giác trở thành thành viên tin cậy của đơn vị, giữ gìn nơi làm việc gọn gàng ngăn lắp, sạch sẽ. + Rèn luyện thói quen lao động theo tác phong đại công nghiệp. + Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo kịp thời của thủ trưởng đơn vị, có tinh thần đồng đội, quan hệ mật thiết với đồng nghiệp. Cơ quan kiểm soát - Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, tổng giám đốc hoặc giám đốc (trong các doanh nghiệp có hội đồng quản trị). - Hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty (trong công ty trách nhiệm hữu hạn). - Hội viên, người làm công. 1. Trong các doanh nghiệp nhà nước Các doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan kiểm soát và chức danh kiểm soát gồm: Ban kiểm soát Tổng giám đốc hoặc giám đốc 1.1 Trách nhiệm của hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Hội đồng quản trị còn là cơ quan tư vấn và kiểm soát. Nó có chức năng quyết định lãnh đạo việc thực hiện chiến lược và mục tiêu kinh doanh. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành bại của doanh nghiệp: Thông qua các văn bản đệ trình, báo cáo dài hạn, thường kỳ của chủ tịch hội đồng quản trị về hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và thực hiện kiểm soát nói riêng. Trong việc tạo điều kiện thực hiện công tác kiểm soát, hội đồng quản trị gồm các nhiệm vụ sau: - Phệ duyệt thông qua hệ thống mục tiêu dài hạn cho toàn bộ doanh nghiệp làm cơ sở để đánh giá kết quả kiểm soát. - Quy định rõ thẩm quyền, chế độ trách nhiệm của hội đồng quản trị và chủ tịch hội đồng quản trị. Quy định mối liên hệ giữa chủ tịch với hội đồng quản trị trong việc thực hiện kiểm soát. - Phê duyệt những nội dung và phạm vi kiểm soát trong từng thời kỳ ở doanh nghiệp. - Phê duyệt, thông qua các hệ thống tổ chức thực hiện kiểm soát các lĩnh vực hoạt động cho các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp theo những mục đích yêu cầu cụ thể. - Phê duyệt thông qua các dự án tổ chức trang bị phương tiện, dụng cụ kiểm soát cho các bộ phận, cá nhân thực hiện kiểm soát. - Ra các quyết định và kiểm soát việc thực hiện các quyết định triệu tập hội đồng, bổ nhiệm các giám đốc, xây dựng các bản quyết toán. - Kiểm tra, giám sát tổng giám đốc hoặc giám đốc, các đơn vị thành viên trong việc bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, mục tiêu của nhà nước giao cho doanh nghiệp. - Kiểm tra giám sát việc sử dụng vốn góp của nhà nước - Trách nhiệm của chủ tịch hội đồng quản trị trong công tác kiểm soát và tổ chức các cuộc họp của hội đồng quản trị để bàn bạc phê duyệt các quyết định kiểm soát. - Ra các quyết định kiểm tra kiểm soát và tổ chức hoạt động của công ty, kiểm soát sản xuất kinh doanh theo đúng điều luật công ty. - Tổ chức phân tích định kỳ các tài liệu thu thập để đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch mục tiêu đã định. 1.2 Với ban kiểm soát Ban kiểm soát do hội đồng quản trị lập ra; chức năng và nhiệm vụ kiểm soát là: Kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của tổng giám đốc hoặc giám đốc. Bộ máy doanh nghiệp và các đơn vị thành viên trong hoạt động tài chính, chấp hành điều lệ doanh nghiệp, pháp luật, nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị. 1.3 Tổng giám đốc hoặc giám đốc Có chức năng kiểm tra, giám sát và kiểm soát hoạt động của các đơn vị thành viên thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá quy định trong nội bộ doanh nghiệp. Các nhiệm vụ: - Tổ chức thực hiện kiểm soát toàn diện trong các lĩnh vực như: Lãi – lỗ Tình trạng thị trường Năng suất Tình hình hoạt động của máy móc thiết bị công nghệ. Tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu Chất lượng sản phẩm Cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới Trật tự an toàn của doanh nghiệp Kiểm soát việc hoàn thiện công tác quản lý Kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng vốn Kiểm soát tình hình quản trị nhân sự, thái độ của cán bộ, công nhân viên. - Xác lập hệ thống biểu mẫu, báo cáo phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung v