Đề án Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính

ộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đủ để lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán các báo cáo tài chính Đánh giá liệu các báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không í kiến từ chối hoặc rút ra khỏi hợp đồng Không thể kiểm toán được Có thể kiểm toán được Đánh giá mức độ của rủi ro kiểm soát từ sự hiểu biết đạt được (đánh giá ban đầu) và chi phí của việc khảo sát các quá trình kiểm soát thích hợp Mở rộng sự hiểu biết nếu cần thiết Lập kế hoạch và thực hiện các khảo sát quá trình kiểm soát (3) Mức thấp hơn có thể chứng minh được (2) Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết có được (1) Mức tối đa Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát phải sử dụng Đánh giá xem liệu có khả năng mức độ của rủi ro kiểm soát thấp hơn sẽ được chứng minh hay không, và chi phí để có được sự chứng minh đó Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được chứng minh bởi các cuộc khảo sát quá trình kiểm soát hay không Không chứng minh Chứng minh Quyết định về rủi ro phát hiện gắn liền với mức tối đa của rủi ro kiểm soát cao hơn mức kế hoạch ban đầu và lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức để thoả mãn rủi ro phát hiện Quyết định về rủi ro phát hiện tăng lên thích hợp và lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên này Chứng minh Chứng minh 2.1.2. Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ phải được nghiên cứu và hiểu rõ. Kiểm toán viên phải xem xét hai khía cạnh: (1) thiết kế các chế độ và thể thức khác nhau trong từng yếu tố của hệ thống kiểm soát, và (2) liệu chúng có được đưa vào trong qúa trình hoạt động hay không. Điều này giúp cho kiểm toán viên xác định được khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính cần được kiểm tra cũng như việc thiết lập các thủ tục kiểm tra cần thiết. Hình 2.2: Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Hiểu biết về hệ thống kế toán Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát Hiểu biết về môi trường kiểm soát Thiết kế Hoạt động Thiết kế Hoạt động Hoạt động Thiết kế Hiểu biết về môi trường kiểm soát. Kiểm toán viên sử dụng hiểu biết như một căn cứ để đánh giá thái độ và nhận thức của Ban giám đốc đối với tầm quan trọng của kiểm soát. Ví dụ, kiểm toán viên có thể xác định bản chất của hệ thống dự toán của khách hàng như một phần của việc hiểu biết về thiết kế môi trường kiểm soát. Hoạt động của hệ thống dự toán khi đó có thể được đánh giá một phần bằng cách thẩm vấn các nhân viên dự toán để xác định các thể thức dự toán và theo dõi các chênh lệch giữa dự toán với thực tế. Kiểm toán viên cũng có thể xem xét các bảng liệt kê của khách hàng có so sánh kết quả thực tế với dự toán. Hiểu biết về hệ thống kế toán. Kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc kế toán của đơn vị để xác định được: - Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu; - Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu; - Tổ chức bộ máy kế toán; - Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính; - Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính. Thông thường, điều này được hoàn thành và chứng minh bằng sự mô tả liệt kê hệ thống hoặc bằng sơ đồ thể hiện sự phát triển của hệ thống qua các giai đoạn. Hoạt động của hệ thống kế toán thường được xác định bằng cách theo dõi một hoặc một số nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt hệ thống kế toán (được gọi là nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt). Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát. Các kiểm toán viên có được hiểu biết về môi trường kiểm soát và về hệ thống kế toán theo một cách tương tự như nhau ở hầu hết các cuộc kiểm toán, nhưng việc có được một sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát thì lại khác nhau đáng kể. Đối với những khách hàng có quy mô nhỏ hơn thì thường chỉ nhận diện được rất ít hoặc thậm chí không có thể thức kiểm soát nào cả vì quá trình kiểm soát thường không có hiệu quả do số lượng nhân viên hạn chế. Trong trường hợp đó, mức đánh giá cao của rủi ro kiểm soát được sử dụng. Ở những khách hàng có các quá trình kiểm soát sâu rộng và kiểm toán viên tin tưởng là những quá trình kiểm soát đó có khả năng tuyệt vời thì việc nhận diện được rất nhiều quá trình kiểm soát trong suốt giai đọan tìm hiểu các quá trình kiểm soát là điều thích hợp. Ở các cuộc kiểm toán khác, kiểm toán viên vẫn có thể nhận diện một số lượng quá trình kiểm soát giới hạn trong giai đọan này rồi sau đó nhận diện thêm các quá trình kiểm soát khác khi công việc đang tiến triển. Mức độ mà theo đó các quá trình kiểm soát được nhận diện là một vấn đề thuộc về sự phán xét kiểm toán. 2.1.3. Đánh giá và quyết định. Khi đã đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, và đủ cho việc lập kế hoạch kiểm toán, thì có ba đánh giá đặc thù phải được thực hiện. Như ta thấy trên hình 2.1, chúng cũng đòi hỏi kiểm toán viên phải đề ra một số quyết định nhất định. Đánh giá liệu các báo cáo tài chính có kiểm toán được hay không: Quá trình đánh giá đầu tiên là đánh giá liệu công ty đó có thể kiểm toán được hay không. Hai yếu tố chính xác định khả năng có thể kiểm toán được là tính liêm chính của ban Giám đốc và tính đầy đủ của sổ sách kế toán. Rất nhiều thể thức kiểm toán trên chừng mực nào đó dựa vào các kiến nghị của ban Giám đốc. Ví dụ, đối với kiểm toán viên, sẽ rất khó để đánh giá liệu hàng tồn kho có lạc hậu hay không nếu không có sự đánh giá trung thực của ban Giám đốc. Nếu ban Giám đốc thiếu tính trung thực, ban Giám đốc có thể cung cấp những ý kiến gian dối khiến cho kiểm toán viên phải dựa vào bằng chứng không đáng tin cậy. Sổ sách kế toán có vai trò như một nguồn trực tiếp của bằng chứng kiểm toán cần thiết. Ví dụ, nếu khách hàng không lưu giữ bản sao các hóa đơn bán hàng và hoá đơn của bên bán thì thông thường không thể thực hiện cuộc kiểm toán trừ phi kiểm toán viên có thể nhận diện được một nguồn thay thế của bằng chứng đáng tin cậy, hoặc trừ phi sổ sách thích hợp có thể được xây dựng cho nhu cầu sử dụng của kiểm toán viên, thì cách duy nhất là cho rằng Công ty không thể kiểm toán được. Khi kết luận là Công ty không thể kiểm toán được, kiểm toán viên sẽ tranh luận về các tình huống với khách hàng (thường ở cấp cao nhất) và hoặc rút lui khỏi hợp đồng, hoặc công bố một báo cáo kiểm toán từ chối. Đánh giá mức độ của rủi ro kiểm soát dựa trên sự hiểu biết đã thu thập được: Sau khi thu được một sự hiểu biết về cách thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát, kiểm toán viên thực hiện một ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm toán cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát bao gồm việc đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, “sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại. Công việc này được làm riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu trong từng chu trình nghiệp vụ. Ví dụ, kiểm toán viên thực hiện một quá trình đánh giá mục tiêu có căn cứ hợp lý cho doanh số và một quá trình đánh giá riêng cho mục tiêu tính đầy đủ. Có nhiều cách khác nhau để diễn tả mức rủi ro này, một số kiểm toán viên sử dụng cách diễn đạt chủ quan như cao, trung bình hoặc thấp, một số khác sử dụng các xác suất bằng số như 100%, 60% hoặc 20%. Quá trình đánh giá ban đầu thường bắt đầu bằng việc xem xét môi trường kiểm soát. Nếu thái độ của ban Giám đốc cho rằng quá trình kiểm soát là không quan trọng thì độ tin cậy của các thể thức kiểm soát chi tiết rất đáng nghi ngờ. Cách tốt nhất là kiểm toán viên giả sử rủi ro kiểm soát của tất cả các mục tiêu đều ở mức cao nhất (Ví dụ 100%). Ngược lại, nếu thái độ của ban Giám đốc là tích cực, kiểm toán viên sẽ xem xét các chế độ và thể thức đặc thù trong phạm vi các nhân tố của môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Có hai vấn đề quan trọng xem xét về quá trình đánh giá ban đầu: Một là, kiểm toán viên không phải thực hiện quá trình đánh giá ban đầu theo cách chính thức và chi tiết, trong nhiều cuộc kiểm toán, nhất là ở các Công ty nhỏ hơn, kiểm toán viên sẽ giả sử rủi ro kiểm soát ở mức tối đa dù thực tế nó có hay không hệ thống kiểm soát nội bộ. Lý do của kiểm toán viên đối với việc chọn cách này là kiểm toán viên kết luận như vậy sẽ tiết kiệm hơn so với kiểm toán một cách bao quát các số dư trên báo cáo tài chính. Hai là, cho dù kiểm toán viên tin rằng rủi ro kiểm soát là thấp, mức độ của rủi ro kiểm soát được đánh giá bị giới hạn ở mức độ mà được chứng minh bởi các bằng chứng thu thập được. Ví dụ, kiểm toán viên tin rằng rủi ro kiểm soát của doanh số không được ghi sổ là thấp, nhưng đã thu thập ít bằng chứng để chứng minh cho các thể thức kiểm soát của mục tiêu đầy đủ. Đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro kiểm soát của doanh số chưa được vào sổ phải hoặc trung bình hoặc cao. Nó chỉ có thể là thấp khi có thêm bằng chứng được thu thập để chứng minh cho các thể thức kiểm soát thích đáng. Đánh giá xem liệu có khả năng mức rủi ro kiểm soát thấp hơn đánh giá ban đầu hay không. Khi kiểm toán viên cho rằng rủi ro kiểm soát thực tế có thể thấp hơn rất nhiều so với đánh giá ban đầu, kiểm toán viên có thể chứng minh một mức rủi ro thấp hơn (trường hợp này xảy ra khi kiểm toán viên chỉ nhận diện được một số lượng hạn chế các quá trình kiểm soát trong giai đoạn tìm hiểu). Dựa vào kết quả này, kiểm toán viên tin rằng những quá trình kiểm soát bổ sung có thể được nhận diện và khảo sát để làm giảm rủi ro kiểm soát hơn nữa. Quyết định mức đánh giá thích hợp về rủi ro kiểm soát để sử dụng. Sau khi kiểm toán viên hoàn thành quá trình đánh giá ban đầu và xem xét liệu có khả năng có một mức đánh giá thấp hơn về rủi ro kiểm soát hay không, kiểm toán viên xác định mức đánh giá nào của rủi ro kiểm soát sẽ được sử dụng: mức nào trong các mức đó, hay một mức giả định tối đa. Đây thực chất là một quyết định kinh tế, thừa nhận sự cân đối giữa chi phí của việc khảo sát các quá trình kiểm soát thích hợp với chi phí của các khảo sát thực mà có thể tránh được qua việc giảm mức đánh giá rủi ro kiểm soát. Ví dụ, giả sử đối với mục tiêu có căn cứ hợp lý và mục tiêu đánh giá của doanh số, kiểm toán viên tin rằng chi phí của việc xác nhận các khoản phải thu có thể giảm được 5000$ qua việc chịu phát sinh 2000$ để đạt được mức đánh giá thấp hơn của rủi ro kiểm soát. Chi phí phát sinh thêm 2000$ là một chi phí hiệu quả. 2.1.4. Khảo sát quá trình kiểm soát Những đánh giá ở trên đòi hỏi kiểm toán viên xem xét cách thiết kế các chế độ và các thể thức kiểm soát thích hợp để đánh giá liệu chúng có hiệu quả hay không trong việc thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù. Một số bằng chứng sẽ được thu thập để ủng hộ cho việc thiết kế các quá trình kiểm soát trong giai đoạn tìm hiểu, cũng như khi chúng được đưa vào quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nhằm mục đích sử dụng các chế độ và thể thức kiểm soát làm căn cứ cho việc làm giảm mức đánh giá về rủi ro kiểm soát, bằng chứng cụ thể phải được thu thập về tính hiệu quả của chúng trong suốt kỳ hoặc ít nhất cũng hầu hết kỳ được kiểm toán. Các thể thức để thu thập bằng chứng về cách thiết kế và việc đặt chúng vào quá trình hoạt động trong giai đoạn tìm hiểu được gọi là các thể thức để có được sự hiểu biết. Các thể thức để khảo sát tính hiệu quả chứng minh cho đánh giá giảm bớt của rủi ro kiểm soát được gọi là khảo sát quá trình kiểm soát. Cách thức khảo sát sẽ được trình bày chi tiết ở mục 2.4. Khi kết quả của cuộc khảo sát quá trình kiểm soát chứng minh cho cách thiết kế của các chế độ và thủ tục kiểm soát như mong đợi, kiểm toán viên tiếp tục sử dụng mức đánh giá đã chọn của rủi ro kiểm soát như kế hoạch. Tuy nhiên, nếu các khảo sát quá trình kiểm soát chỉ ra rằng các chế độ và các thể thức không hoạt động hiệu quả, mức đánh giá của rủi ro kiểm soát phải được xem xét lại. Ví dụ, các cuộc khảo sát chỉ ra rằng việc áp dụng một quá trình kiểm soát bị cắt giảm nửa chừng trong năm, hoặc người sử dụng nó đã mắc sai sót thường xuyên. Trong tình huống này, mức đánh giá cao hơn của rủi ro kiểm soát sẽ được sử dụng, trừ phi các quá trình kiểm soát bổ sung có liên quan với các mục tiêu đó có thể được nhận diện và được xét là hiệu quả. 2.1.5. Rủi ro phát hiện và các khảo sát kế hoạch về số dư trên báo cáo tài chính Kết quả những bước trên là mức đánh giá của rủi ro kiểm soát, cho từng mục tiêu kiểm soát nội bộ, cho từng loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp. Khi mức đánh giá của rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, nó sẽ được chứng minh bằng khảo sát quá trình kiểm soát đặc thù. Những quá trình đánh giá này sau đó được liên hệ với các mục tiêu kiểm toán đặc thù của tài khoản bị ảnh hưởng bởi các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu. Mức thích hợp của rủi ro phát hiện của từng mục tiêu kiểm toán đặc thù sau đó được xác định theo mô hình rủi ro kiểm toán . 2.2. Thể thức để đạt được sự hiểu biết. Trên thực tế, việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát thay đổi đáng kể giữa các Công ty khách hàng. Ở những khách hàng có quy mô nhỏ hơn, nhiều kiểm toán viên chỉ cần đạt một mức hiểu biết đủ để đánh giá liệu các báo cáo có thể kiểm toán được hay không và để đánh giá môi trường kiểm soát đối với thái độ của ban Giám đốc, và xác định tính đầy đủ của hệ thống kế toán của khách hàng. Thường thì, với tính hiệu quả, các thủ tục kiểm soát được giả định là lớn nhất, và rủi ro phát hiện do đó sẽ thấp. Ở những khách hàng lớn hơn, nhất là với các hợp đồng gia hạn, kiểm toán viên lập kế hoạch mức đánh giá thấp của rủi ro kiểm soát cho hầu hết các phần của cuộc kiểm toán trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu. Phương pháp thông dụng là trước hết phải có được một sự hiểu biết về môi trường kiểm soát và về hệ thống kế toán ở mức khá chi tiết, sau đó nhận diện quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát, rồi sau đó khảo sát tính hiệu quả của các quá trình kiểm soát. Kiểm toán viên có thể kết luận là rủi ro kiểm soát là thấp chỉ sau khi tất cả ba bước trên đã hoàn thành. Phương pháp tiếp cận: Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó có hai cách phổ biến như sau: Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: cách làm này dễ thực hiện do tiếp cận với từng khoản mục cá biệt. Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: theo phương pháp này, kiểm toán viên xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ (chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình tiền lương và nhân viên, chu trình bán hàng và thu tiền…). Phương pháp này cho phép kiểm toán viên phân chia các nghiệp vụ và các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng (các chu trình) và sau đó kiểm toán viên có thể tìm hiểu về cánh thức kiểm soát liên quan đến các cơ sở dẫn liệu của từng loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó. 2.2.1. Thể thức liên quan với cách thiết kế và sắp xếp trong quá trình hoạt động. Nhiệm vụ của kiểm toán viên trong quá trình thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ là tìm ra các nguyên lý của hệ thống kiểm soát nội bộ đó, thấy được chúng đã được đưa vào quá trình hoạt động như thế nào. Cũng giống như giai đoạn tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các thể thức kiểm toán viên thường áp dụng là: Dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng. Hầu hết các cuộc kiểm toán của một công ty được thực hiện hàng năm do cùng một công ty kiểm toán. Ngoại trừ đối với các hợp đồng đầu tiên, kiểm toán viên bắt đầu cuộc kiểm toán với một số lớn thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đã thu thập trong những năm trước. Vì các hệ thống và các quá trình kiểm soát thường không thay đổi thường xuyên nên thông tin có thể được cập nhật hoá và mang sang cuộc kiểm toán của năm hiện hành. Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng. Một điểm bắt đầu hợp lý để cập nhật thông tin được mang sang từ cuộc kiểm toán trước, hoặc để có thông tin ban đầu, từ những nhân viên thích hợp của công ty khách hàng. Thẩm vấn nhân viên công ty khách hàng ở các cấp quản lý và giám sát cùng đội ngũ nhân viên văn phòng thường được tiến hành như một phần của quá trình thu thập hiểu biết về cách thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ. Xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng. Để thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ của mình, một công ty phải có nhiều loại tài liệu chứng minh của chính mình. Chúng gồm các sổ tay và tài liệu về chế độ (như bản điều lệ của công ty) và các sổ tay và tài liệu về thể thức (như sổ tay kế toán và sơ đồ tổ chức). Thông tin này được kiểm toán viên nghiên cứu và thảo luận với nhân viên công ty để đảm bảo là chúng được thuyết minh và hiểu đúng đắn. Thanh tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất. Các nhân tố của môi trường kiểm soát, các chi tiết của hệ thống kế toán, và sự vận dụng các thủ tục kiểm soát, tất cả sẽ liên quan tới sự phát sinh của rất nhiều chứng từ và sổ sách. Chúng sẽ được trình bày ở một chừng mực nào đó trong các sổ tay về thủ tục và chế độ hiện có. Qua việc thanh tra thực tế các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, kiểm toán viên có thể đưa nội dung của các sổ tay vào thực tế và hiểu rõ chúng hơn. Việc thanh tra cũng cung cấp bằng chứng là các chế độ và thủ tục kiểm soát đã được đưa vào quá trình hoạt động. Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty. Ngoài việc thanh tra sổ sách và tài liệu đã hoàn tất, kiểm toán viên có thể quan sát nhân viên công ty khách hàng trong quá trình chuẩn bị chúng và trong quá trình thực hiện công việc kế toán bình thường và các hoạt động kiểm soát của họ. Điều này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức là các chế độ và thủ tục kiểm soát đã được đưa vào quá trình hoạt động. Quan sát, thanh tra, và thẩm vấn có thể được kết hợp một cách thuận lợi và hiệu quả dưới hình thức của một nghiệp vụ kinh tế xuyên suốt đã đề cập đến ở trên. Với thể thức đó, kiểm toán viên chọn một hoặc một số chứng từ bắt đầu của một loại nghiệp vụ kinh tế và theo dõi chúng trong suốt quá trình kế toán. Ngoài việc thanh tra tài liệu chứng minh đã hoàn tất của nghiệp vụ kinh tế đã chọn ở mỗi giai đoạn của quá trình đó, các cuộc thẩm vấn được thực hiện và các mặt hoạt động hiện hành được quan sát. 2.2.2. Tài liệu chứng minh sự hiểu biết. Ba phương pháp chứng minh bằng tài liệu sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ thường được sử dụng là bảng tường thuật, lưu đồ, và bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên có thể sử dụng một trong ba phương pháp hoặc kết hợp cả ba phương pháp tuỳ thuộc đặc điểm của đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán. Bảng tường thuật (Narrative) về kiểm soát nội bộ là một bản mô tả bằng văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bảng tường thuật đúng cách của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát liên quan có bốn đặc điểm: Gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Ví dụ, bảng mô tả phải nói rõ đơn đặt hàng của khách đến từ đâu và các hoá đơn bán hàng phát sinh như thế nào. Tất cả các quá trình đã xảy ra. Ví dụ, nếu số tiền bán hàng được xác định theo một chương trình vi tính là nhân lượng hàng gửi đi với giá tiêu chuẩn của hàng tồn kho thì điều này phải được mô tả. Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống. Việc lưu trữ chứng từ, gửi chúng cho khách hàng hoặc huỷ bỏ chúng đều phải được trình bày. Dấu hiệu chỉ rõ các thủ tục kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát các thủ tục này bao gồm sự cách ly về trách nhiệm (như cách ly việc ghi sổ tiền mặt với việc giữ tiền mặt); phê chuẩn và tán thành; và kiểm tra nội bộ (như so sánh đơn giá bán với các hợp đồng tiêu thụ). Việc sử dụng bảng tường thuật rất thông dụng đối với các hệ thống kiểm soát nội bộ đơn giản và dễ mô tả. Nhưng bất lợi của chúng là khó mô tả các chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng các từ rõ và đơn giản để làm cho nó dễ hiểu mà vẫn cung cấp đủ thông tin cho qúa trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát (Hình 2.3). Hình 2.3: Bảng tường thuật kiểm soát nội bộ Bennington Co - Inc Thủ tục thu quỹ Tháng 12- 19xx Tất cả mọi khoản thu quỹ đều được nhận qua bưu điện dưới dạng séc. Lorraina Martin, thủ quỹ, mỗi sáng lấy từ bưu điện và giao cho Helen Ellis, phụ trách sổ kế toán, dưới dạng chưa mở. Ellis mở thư và phân phát các séc của khách hàng được giao cho Martin. Martin sẽ ghi chép các khoản tiền đó vào nhật ký thu quỹ, chuẩn bị hai liên phiếu ký thác và gủi các khoản thu trong ngày cho ngân hàng National. Ngân hàng sẽ gửi lại phiếu ký thác đã nhận qua bưu điện và Ellis sẽ lưu hồ sơ theo thứ tự thời gian. Ellis chuyển từ nhật ký thư quỹ sang sổ cái phụ khoản phải thu hàng ngày. Những khách hàng bị gửi lại bởi ngân hàng (*) sẽ được Ellis giao cho người quản lý ông William Dale. ông này sẽ theo dõi và ký thác. Ellis cũng chuyển những bản sao kê hàng tháng của ngân hàng dưới dạng chưa mở cho Dale. Dale chỉnh hợp bản sao kê hàng tháng của ngân hàng với số liệu đơn vị, so sánh ngày tháng và số tiền ký thác với bút toán trong sổ nhật ký thu quỹ, kiểm tra sự đúng đắn của các khoản chiết khấu bán hàng được ghi trong nhật ký thu quỹ. Martin, Ellis và Dale đều được bảo hiểm (**). Kết luận: Kiểm soát nội bộ đối với thu quỹ yếu kém, không có sự phân chia giữa các chức năng giữ tiền và chức năng ghi chép sổ sách. V.M.H. Ngày 6/7/19xx (*) Sec NSF (Not-Sufficient-Funds cheques) séc mà người viết séc không có đủ số dư để thanh toán. (**) Một loại “bảo hiểm trung thực” (Fidelity bond) dành cho các nhân viên chuyên làm công tác thủ quỹ hoặc giữ các tài sản dễ mất khác. Hình 2.4a: Các ký hiệu vẽ lưu đồ cơ bản Chứng từ – Tài liệu và các báo cáo các loại bằng giấy. VD: hoá đơn bán hàng Ký hiệu quá trình - Mọi chức năng hoạt động; xác định hoạt động gây ra biến động về giá trị, hình thức hoặc vị trí của thông tin (1). VD: nhân viên tính các hoá đơn bán hàng. Lưu trữ ngoài dây chuyền – Lưu trữ ngoài dây chuyền về chứng từ, sổ sách và hồ sơ EDP. VD: bản sao hoá đơn bán hàng được lưu trữ theo thứ tự số. Băng máy – Một chứng cớ hoặc băng máy cộng được dùng cho các mục đích Kiểm soát. VD: băng máy cộng của các hoá đơn bán hàng. Ký hiệu đầu vào/ đầu ra - Được dùng để chỉ các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống. VD: Việc nhận đơn đặt hàng của khách hàng. không Quyết định - Được dùng để chỉ một quyết định được thực hiện đòi hỏi hành động khác với câu trả lời “có” hoặc “không” (hiếm khi được dùng). VD: phương thức tín dụng đối với khách hàng có thoả đáng không? có Lời chú giải - Lời bình hoặc lời giải thích thêm để làm rõ ý. VD: nhân viên tính tiền kiểm soát tín dụng trước khi lập hoá đơn. Đường vận động định hướng – hướng vận động của quá trình hoặc số liệu. Ký hiệu nối – Lối ra, hoặc lối vào từ một phần khác của sơ đồ, được đánh dấu bằng các con số. VD: một chứng từ được chuyển từ bộ phận này qua bộ phận khác. Đường vận động cắt nhau. Các ký hiệu riêng đối với các hệ thống EDP: Phiếu đục lỗ Băng đục lỗ Băng từ Lưu trữ bằng đĩa hoặc bằng hộp. Khi quá trình được thực hiện bằng tay thì thường dùng ký hiệu này. Lưu đồ (Flowchart) – bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc - là sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu cùng sự vận động và luân chuyển liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ. Một lưu đồ đầy đủ bao cũng gồm bốn đặc điểm ở trên. Phương pháp lưu đồ có thể cung cấp một cái nhìn khái quát và súc tích về hệ thống của khách hàng, rất có ích đối với kiểm toán viên và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá. Một lưu đồ được lập tốt giúp cho việc nhận diện những thiếu sót, qua đó dễ dàng hiểu rõ về hệ thống đang vận hành. So với bảng tường thuật phương pháp lưu đồ được đánh giá cao hơn vì theo dõi một lưu đồ dễ hơn là đọc một bảng tường thuật. Ngoài ra, cập nhật một lưu đồ cũng dễ hơn là cập nhật một bảng tường thuật. Hình 2.4a,b trình bày một số ký hiệu thường dùng để lập lưu đồ. Không cần thiết phải sử dụng cả bảng tường thuật và lưu đồ để cùng mô tả một hệ thống vì cả hai đều có mục đích mô tả dòng vận động của chứng từ và sổ sách trong một hệ thống kế toán. Đôi khi sự kết hợp giữa bảng tường thuật và lưu đồ được sử dụng. Quyết định nên sử dụng loại nào hoặc kết hợp cả hai loại phụ thuộc vào sự thoải mái tương đối đối với việc nhận biết của các kiểm toán viên năm hiện hành cùng các năm sau và chi phí tương đối của quá trình chuẩn bị. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ (Questionnaire). Một bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đ