Đề án Phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý nhân sự với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access

ch và thiết kế Hệ thống thông tin quản lí nhân sự. Chương IV : Cài đặt và đánh giá. Do kiến thức và kinh nghiệm của bản thõn cũn hạn chế nờn đồ ỏn khụng trỏnh khỏi những thiếu xút. Rất mong được giúp đỡ của quý thầy cụ trong khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Văn Thư đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Chương I : Tổng Quan Cơ Quan Và Quản Lý Nhân Sự 1. Tổng quan về cơ quan: Trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhằm đem lại thu nhập cho nền kinh tế. Trong đó có rất nhiều cơ quan thuộc sự quản lí của nhà nước nó được thành lập để điều tiết nền kinh tế. Các cơ quan này gọi chung là cơ quan nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, hệ thống quản lí được tổ chức từ cao đến thấp. Như trong sơ đồ dưới đây: Lãnh đạo cơ quan Các phòng ban Lãnh đạo phòng Các nhân viên Lãnh đạo cơ quan là người đứng đầu cơ quan điều khiển mọi hoạt động của cơ quan, trực tiếp điều hành các phòng ban và nhân viên. Có rất nhiều phòng ban trong cơ quan, mỗi phòng ban có một nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, mỗi phòng đều có trưởng phòng và phó phòng để quản lí các hoạt động của phòng, quản lí các nhân viên trong phòng sao cho họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Các nhân viên trong cơ quan có quyền bình đẳng như nhau, chịu sự quản lí của cấp trên, các nhân viên làm việc trong một phòng, và có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao cho. Nói tóm lại hệ thống tổ chức của các cơ quan nhà nước là tương đối giống nhau , các chức vụ trong các cơ quan nhà nước là như nhau, nhiệm vụ cũng tương đối như nhau. Các phòng của các cơ quan nhà nước cũng gần như nhau, và nhiệm vụ của các phòng ban cũng tương ứng như nhau chỉ khác nhau một cơ quan có thể có nhiều phòng ban hơn, và do đó phạm vi hoạt động của nó cũng nhiều hơn các cơ quan khác. 2. Quản lý nhân sự : Do đặc điểm hệ thống tổ chức của các cơ quan nhà nước có rất nhiều cán bộ công nhân viên nên công việc quản lý nhân viên trong một cơ quan là không dễ dàng nó đòi hỏi nhiều công sức và thời gian. Nếu như trong cơ quan đó mà quản lý nhân viên một cách thủ công thì công việc quản lý sẽ hết sức khó khăn và phức tạp. Trước hết nói về mặt lưu trữ thông tin của các nhân viên trong cơ quan, trong một cơ quan có đến hàng nghìn tập hồ sơ nhân viên, mỗi hồ sơ nhân viên chiếm một khoảng diện tích không nhỏ do đó kho của cơ quan để chứa các tệp hồ sơ nhân viên là rất lớn. Hơn nữa, nếu cấp trên yêu cầu được xem thông tin hồ sơ của 1 nhân viên bất kì nào đó thì người quản lý phải vào kho tìm kiếm trong cả đống hồ sơ, công việc tìm kiếm rất mất thời gian có khi tốn hàng giờ đồng hồ. Nếu như công việc bảo quản không tốt thì các tập hồ sơ của cán bộ rất có thể bị hỏng theo thời gian dẫn tới việc hồ sơ nhân viên bị mất độ chính xác. Với việc ứng dụng của CNTT quản lý nhân sự đã được tin học hoá. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thì làm cho công việc quản lý đơn giản đi rất nhiều. Về mặt lưu trữ thông tin thì sử dụng các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có độ chính xác và an toàn cao, nó có thể lưu trữ được hàng nghìn bản ghi. Do đó làm giảm diện tích sử dụng kho để chứa các tập hồ sơ. Công việc thêm các nhân viên mới hay bớt các nhân viên chuyển đi là rất dễ dàng và thuận tiện. Nó giải đáp tức thì yêu cầu của cấp trên là tìm kiếm 1 số thông tin của 1 nhân viên nào đó bằng cách đưa ra các báo cáo cụ thể. Công việc tìm kiếm này diễn ra nhanh chóng, đảm bảo các thông tin đưa ra là chính xác. Chương II: Cơ Sở Lý Luận A. Cơ sở lý thuyết I. Các khái niệm cơ bản + Thực thể: Là một đốI tượng cụ thể nào đú + Thuộc tớnh thực thể: Tớnh chất xỏc định thực thể + Lớp thực thể: Cỏc thực thể cựng thuộc tớnh + Lược đồ quan hệ: Thuộc tớnh: Tờn thuộc tớnh, miền xỏc định của thuộc tớnh Lược đồ một quan hệ gồm cỏc thuộc tớnh của thực thể ( Tờn miền xỏc định ) cựng với cỏc mệnh đề ràng buộc. Lược đồ quan hệ: R==(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M) Ai: Tờn thuộc tớnh Di: Miền xỏc định của thuộc tớnh M: Mệnh đề ràng buộc Nội dung của lược đồ quan hệ gọi là cỏc bộ + Cỏc phộp toỏn tối thiểu: Tỡm kiếm dữ liệu theo tiờu chuẩn đó chọn, khụng làm thay đổi trạng thỏi CSDL. Thay đổi cấu trỳc CSDL. Thay đổi nộI dung CSDL. Xử lý, tớnh toỏn trờn CSDL. II. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn - Một thuộc tớnh gọi là phụ thuộc vào cỏc thuộc tớnh khỏc khi giỏ trị của cỏc thuộc tớnh này phụ thuộc vào giỏ tri của phụ thuộc kia. Sự phụ thuộc này cú thể là giỏn tiếp hay trực tiếp. - Một quan hệ bao giờ cũng cú một nhúm thuộc tớnh mà giỏ trị của chỳng qui định giỏ trị cỏc thuộc tớnh khỏc, nhúm thuộc tớnh đú gọi là khoỏ. - Với một quan hệ tuỳ vào cỏc phụ thuộc của cỏc thuộc tớnh vào khoỏ cú trong đú mà ta phõn chia cỏc quan hệ đú thành cỏc dạng chuẩn khỏc nhau. Cỏc dạng chuẩn cơ bản. Dạng chuẩn 1 Dạng chuẩn 2 Dạng chuẩn 3 Cỏc dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 trỏnh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho dữ liệu cú tớnh độc lập cao. Cỏc quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phõn ró thành cỏc quan hệ nhỏ hơn ở dạng chuẩn 3. III. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn - Để cú thể tỡm kiếm thụng tin nhanh theo một tiờu chuẩn nào đú chỳng ta tạo ra cỏc thụng tin chỉ dẫn theo tiờu chuẩn nào đú. Cỏc thụng tin chỉ dẫn là cỏc thụng tin giỳp ta tỡm kiếm dữ liệu nhanh. Cỏc thụng tin này gọi là khoỏ chỉ dẫn. Khoỏ chỉ dẫn cú thể là một trường, hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự. Với cỏch tạo ra khoỏ chỉ dẫn theo tiờu chuẩn nào đú ta cú thể tỡm kiếm nhanh dữ liệu theo tiờu chuẩn nào đú. IV. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ - Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mụ hỡnh đơn giản, người dựng khụng cần biết cấu trỳc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dựng khụng chuyờn tin học - Tăng cường tớnh độc lập của dữ liệu, đặc biệt là vật lý. - Cho một khả năng cú một ngụn ngữ thao tỏc bậc cao. - Tốiưu việc tỡm kiếm dữ liệu trong CSDL, hệ quản trị tự tỡm cỏch truy nhập. - Cảithiện nõng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. - Cú thể phục vụ cho nhiều chương trỡnh ứng dụng. - Cú cơ sở toỏn học phong phỳ chắc chắn: * Lý thuyết quan hệ * Dạng chuẩn cú độ bền vững và đầy đủ thụng tin B. Công cụ phát triển I. Lựa chọn công cụ phát triển và các vấn đề kỹ thuật 1. Lựa chọn công cụ phát triển Hiện nay cỏc chương trỡnh quản lý nhân sự đều đang làm việc trong môi trường FoxPro, Hệ quản trị cơ sở tương đối mạnh tuy nhiên nó cũng có một số ưu và nhược điểm sau Ưu điểm: Đ Rẻ tiền Đ Tiện lợi cho cỏc ứng dụng cú tớnh chất cỏ nhõn hoặc nhúm nhỏ. Dễ bảo trỡ, bảo hành. Đ Đồng bộ: Phỏt triển trờn một thiết kế và định hướng thống nhất. Đ Tức thời: Dữ liệu được cập nhật tức thời khi phỏt sinh, đảm bảo thụng tin kịp thời. Đ Được kiểm toỏn xỏc nhận về chương trỡnh, qui trỡnh, tớnh hợp phỏp của cỏc thụng tin do mỏy tớnh đưa ra. Nhược điểm: Đ Khụng đỏp ứng được mụ hỡnh cỏc bài toỏn cú tổ chức dữ liệu lớn. Tốc độ đọc, ghi cỏc bảng dữ liệu giảm rất nhanh khi kớch thước cỏc bảng dữ liệu tăng từ vài trăm Kb tới hàng ngàn Mb. Đồng thời tốc độ xử lý cũng phụ thuộc vào số lượng người sử dụng. ĐốI vớI việc phỏt triển hệ thống, việc lựa chọn cụng cụ cũng cú ý nghĩa hết sức quan trọng. Người phỏt triển hệ thống phải căn cứ vào khả năng của cơ sở mỡnh cũng như cỏc yếu tố đặc thự mà lựa chọn cụng cụ cho phự hợp. Trong đề tài quản lý nhân sự cú một số yếu tố được xem xột khi lựa chọn cụng cụ như sau: * Khả năng phỏt triển của hệ thống: Hệ thụng tin xõy dựng trong giai đoan hiện tại đó và đang là bước đi ban đầu trong quỏ trỡnh tiến tới một hệ thống hoàn hảo, do đú khả năng phải nõng cấp dần trong tương lai là điều khụng thể trỏnh khỏi. Chớnh vỡ vậy, yếu tố hàng đầu cần quan tõm khi lựa chọn cụng cụ là khả năng hỗ trợ của chỳng trong việc bổ sung phỏt triển hệ thống. Cụng cụ được chọn phải giảm được chi phớ bảo hành và nõng cấp chương trỡnh. * Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn phải cú tớnh cởi mở cao để hệ thống cú thể dễ dàng kết nối với cỏc hệ thống thụng tin khỏc. * Khả năng mà cụng cụ cú thể giảm nhẹ gỏnh nặng cụng việc cho người phỏt triển. * Trờn cơ sở xem xột cỏc yếu tố trờn đõy, cụng cụ được chọn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS với ngụn ngữ để viết chương trỡnh là Visual basic. 2. Môi trường làm việc + Hệ thống mỏy tớnh chủ yếu được sử dụng hiện nay tại cỏc cơ quan là mỏy PC với mụi trường làm việc là hệ điều hành Window 98. + Đa số người sử dụng trờn thực tế đó làm quen với tin học qua mỏy PC với hệ điều hành Window. II. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS Access là gỡ? Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như cỏc hệ CSDL khỏc, Access lưu trữ và tỡm kiếm dữ liệu, biểu diễn thụng tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khỏc. Việc sử dụng Access, chỳng ta cú thể phỏt triển cho cỏc ứng dụng một cỏch nhanh chúng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong mụi trường Windows. Ngày từ đầu Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. Bởi vỡ cả Window và Access đều xuất phỏt từ Microsoft nờn cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cựng nhau, Access chạy trờn nền Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn cú thể cắt, dỏn dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong mụi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn cú thể liờn kết cỏc đối tượng nào đú vớ dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào mụi trường Access. Dự sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI nú cú thể giỳp chỳng ta truy nhập tới tất cả cỏc dạng dữ liệu. Nú cú thể làm việc với nhiều hơn một bảng (Table) tại cựng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho cụng việc dễ dàng thực hiện hơn. Chỳng cú thể liờn kết một bảng trong Paradox và một bảng trong database, cú thể lấy kết quả của việc liờn kết đú và kết nối dữ liệu này với những bảng làm việc trong Excel một cỏch nhanh chúng và dễ dàng. Access cung cấp những cụng cụ gỡ? Access cung cấp những thụng tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những định nghĩa khoỏ (Primary key) và khoỏ ngoại (Foreign key), cỏc loại luật quan hệ (một - một, một-nhiều), cỏc mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mụi trường (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoỏ thụng tin khụng phự hợp. Access cung cấp tất cả cỏc kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/thỏng (data/time), kiểu meno, kiểu cú/khụng (yes/no) và cỏc đốI tượng OLE.Nú cũng hỗ trợ cho cỏc giỏ trị rỗng ( Null) khi cỏc giỏ trị này bị bỏ qua. Việc xử lý quan hệ trong Access đỏp ứng được những đũi hỏi với kiến trỳc mềm dẻo của nú. Nú cú thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mụ hỡnh Client/ Server. Thụng qua ODBC (Open Database Connectivity), chỳng ta cú thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bờn ngoài, vớ dụ như: Oracle, Sybase, thậm chớ vớI cả những CSDL trờn mỏy tớnh lớn như DB/2. VớI Access chỳng ta cũng cú thể phõn quyền cho người sử dụng và cho cỏc nhúm trong việc xem và thay đổi rất nhiều cỏc kiểu đối tượng dữ liệu. Túm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tỏc với người sử dụng chạy trờn mụi trường Windows, nú tăng thờm sức mạnh trong cụng tỏc tổ chức, tỡm kiếm và tổ chức thụng tin. Cỏc quy tắc kiểm tra dữ liệu, giỏ trị mặc định, khuụn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đỏp ứng yờu cầu. Khả năng kết nối và cụng cụ truy vấn mạnh của nú giỳp ta tỡm kiếm thụng tin một cỏch nhanh chúng. Nú cho phộp ta thiết kế được cỏc biểu mẫu và bỏo cỏo phức tạp đỏp ứng cỏc yờu cầu đề ra. Đối với những yờu cầu quản lý dữ liệu ở mức độ chuyờn mụn cao. III. Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC Visual Basic là một ngụn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện (Event – Driven programming languag) nhưng lại giống ngụn ngữ thảo chương cú cấu trỳc (Structured programming language). Theo Bill Gates đó mụ tả Visual Basic như một “ cụng cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phỏt triển cỏc ứng dụng Windows bằng Basic “Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phụ trương trờn, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang cú hàng chục triệu người dựng Microsoft Windows. Visual Basic đó từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chớ dễ dựng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung cỏc cỏch thức đơn giản để điều khiển cỏc cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn cú. Visual Basic 4 lại bổ sung thờm phần hỗ trợ phỏt triển 32 bit và bắt đầu tiến trỡnh chuyển Visual Basic thành một ngụn ngữ lập trỡnh hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đó bổ sung khả năng tạo cỏc tập tin thi hành thực sự, thậm chớ cú khẳ năng sỏng tạo cỏc điều khiển riờng. Và bõy giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tớnh năng ngụn ngữ đó được mong đợi từ lõu, tăng cường năng lực Internet, và cả cỏc tớnh năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đó trở thành mạnh nhất và trụi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khỏc, lợi điểm khi dựng Visual Basic chớnh là ở chỗ tiết kiệm thời gian và cụng chức so vớI ngụn ngữ lập trỡnh khỏc khi xõy dựng cựng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khỏi niệm lập trỡnh trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế một chương trỡnh, ta nhỡn thấy ngay kết quả qua từng thao tỏc và giao diện khi chương trỡnh thực hiện. Đõy là thuận lợi lớn so với cỏc ngụn ngữ lập trỡnh khỏc, Visual Basic cho phộp ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chúng màu sắc, kớch thước, hỡnh dỏng của cỏc đối tượng trong ứng dụng. Một khả năng khỏc của Visual Basic chớnh là khả năng kết hợp cỏc thư viện liờn kết động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chớnh là phầm mở rộng cho Visual Basic tức là khi xõy dựng một ứng dụng nào đú đó cú một số yờu cầu mà Visual Basic chưa đỏp ứng đủ, ta viết thờm DLL phụ trợ. Khi viết chương trỡnh bằng Visual Basic, chỳng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) Viết lệnh ( Cade Programming ) Nú cựng hỗ trợ cỏc cấu trỳc: Cấu trỳc IF… THEN …ELSE Cỏc cấu trỳc lặp (Loops). Cấu trỳc rẽ nhỏnh ( Select Case ) Hàm ( Function ) và chương trỡnh con ( Subroutines ) Visual Basic đưa ra phương phỏp lập trỡnh mới, nõng cao tốc độ lập trỡnh. Cũng như cỏc ngụn ngữ khỏc, mỗi phiờn bản mới của Visual Basic đều chứa đựng những tớnh năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cỏch đơn giản để điều khiển cỏc cơ sở dữ liệu mạnh nhất cú sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thờm phần hỗ trợ phỏt triển 32 bit và chuyển sang ngụn ngữ lập trỡnh hướng đối tượng đầy đủ, hiện nay ngụn ngữ mới nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tớnh năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trỡnh dữ liệu. Cỏc lập trỡnh viờn đó cú thể dựng Visua Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic. Visual Basic cú sẵn cỏc cụng cụ như: Cỏc hộp văn bản, cỏc nỳt lệnh, cỏc nỳt tuỳ chọn, cỏc hộp kiểm tra, cỏc hộp liệt kờ, cỏc thanh cuộn, cỏc hộp thư mục và tập tin… cú thể dựng cỏc khung kẻ ụ để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liờn lạc vớI cỏc ứng dụng Windows khỏc, truy nhập cỏc cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thụng qua cụng nghệ OLE của Microsoft Hệ trợ giỳp trực tuyến đầy đủ giỳp tham khảo nhanh chúng khi phỏt triển một ứng dụng. Tuy nhiờn việc này trờn VB 6.0 đũi hỏi phải cú CD-ROM. Visual Basic cũn hỗ trợ việc lập trỡnh bằng cỏch hiện tất cả tớnh chất của đối tượng mỗi khi ta định dựng đến nú. Đõy là điểm mạnh của ngụn ngữ lập trỡnh hiện đại. * Cỏc bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic: Xõy dựng cỏc cửa sở mà người dựng sẽ thấy Quyết định những sự kiện mà cỏc điều khiển trờn cửa sổ sẽ nhận ra. * Cỏc nội dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy: - Visual Basic giỏm sỏt cỏc cửa sổ và cỏc điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cả mọi sự kiện mà từng điều khiển cú thể nhận ra ( cỏc chuyển động chuột, cỏc thao tỏc nhắp chuột, di chuyển, gừ phớm …) - Khi Visual Basic phỏt hiện một sự kiện, nếu khụng cú một đỏp ứng tạo sẵn cho sự kiện đú, Visual Basic sẽ xem xột ứng dụng để kiểm tra người dựng đó viết thủ tục cho sự kiện đú hay chưa. - Nếu đó viết rồi, Visual Basic sẽ thi hành và hỡnh thành nờn thủ tục sự kiện đú và quay trở lại bước đầu tiờn. * Cỏc bước này quay vũng cho đến khi ứng dụng kết thỳc. Sau khi đó tỡm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởi sự kiện và cỏc hỗ trợ của Visual Basic mà phiờn bản mới nhất là Visual Basic 6.0, chỳng ta sẽ thấy đõy là một cụng cụ lập trỡnh dễ chịu và cú xu hướng trở thành mụi trường lập trỡnh hoàn hảo cho những năm sắp tới. Chương III : Phân Tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự I. Phân tích hệ thống : 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự Theo Phòng Ban Bảng Lương Tất Cả Các Nhân Viên Đảng Viên Mới Tăng Lương LOG OFF Thống kê Báo Cáo Tìm Kiếm Hệ Thống Người Sử Dụng Mới Đổi Mật Khẩu Lương cơ bản Các phòng ban Các chức vụ Cập Nhật Tìm Kiếm Nhanh Thêm Hồ Sơ Mới Thống Kê Chung Khen Thưởng Kỉ Luật Thoát 2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống : Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Lãnh đạo Cán Bộ Thông tin cá nhân Kết quả tìm kiếm theo yêu cầu Lãnh đạo Phòng Tài Vụ Yêu cầu,Tìm Kiếm Báo cáo tiền lương thông tin Cán Bộ Cán Bộ Thông tin về lương 3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống : Sơ đồ luồng dữ liệu đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì, để làm gì. Sơ đồ chỉ bao gồm: các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu : Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ lỉệu, dòng dữ liệu. Tên bộ phận Nguồn họăc đích Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Sơ đồ DFD mức 0 1.0 Cập nhật hồ sơ Hồ SơCán Bộ Thông tin cá nhân Sơ yếu lí lịch Kho Dữ Liệu 2.0 Xử lý Lãnh đạo Yêu cầu thông tin Báo cáo Lãnh đạo Thống Báo cáo tiền lương Kê Thông tin Phòng Tài Vụ về tiền lương Cơ Quan Cán Bộ 4. Sơ đồ quan hệ thực thể ERd : Có Phòng Ban Cơ Quan 1 N 1 Có Cán Bộ m 1 Sơ yếu lí lịch Chức Vụ Lương, BHXH 1 1 1 1 1 1 Phụ Cấp Có Bảng Lương Tính 1 1 Quan hệ các bảng trong cơ sở dữ liệu ACCESS : II. Thiết kế Hệ Thống : 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu : Cấu trúc các bảng trong cơ sở dữ liệu Sử dụng công cụ lập trình Microsoft Access ta xây dựng cơ sở dữ liệu của hệ thống bao gồm các bảng cùng với các thuộc tính của chúng như dưới đây: a. Bảng Cán bộ STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb Text 6 Mã cán bộ 2 Tencb Text 50 Tên cán bộ 3 Ngaysinh date/time Ngày sinh 4 Gioitinh yes/no Giới tính 5 Quequan text 50 Quê quán 6 Diachi text 50 Địa chỉ b. Bảng Chức danh STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 Machucvu text 5 Mã chức vụ 3 Maphongban text 6 Mã phòng ban c. Bảng chức vụ STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Machucvu text 5 Mã chức vụ 2 Tenchucvu text 50 Tên chức vụ 3 phucapchucvu number Phụ cấp chức vụ d. Bảng công tác STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán cộ 2 ngayvaolam date/time Ngày vào làm việc 3 soqd text 20 Số quyết định 4 loailaodong text 20 Loại lao động 5 congtycu text 40 Công ty đã làm việc 6 ngaybatdau date/time ngày bắt đầu 7 ngayketthuc date/time ngày thôi làm 8 congviec text 30 Tên công việc 9 chucvu text 20 Chức vụ đã giữ e. Bảng gia đình STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 Tenbo text 30 Tên bố cán bộ 3 Ngaysinhbo date/time Ngày sinh của bố 4 Tenme text 30 Tên mẹ cán bộ 5 Ngaysinhme date/time Ngày sinh của mẹ 6 Tenanh_chi memo Tên các anh chị của cán bộ 7 Tenvo_chong text 30 Tên vợ hoặc chồng 8 Ngaysinhvo_chong date/time Ngày sinh của vợ, chồng 9 Tencon1 text 25 Tên con thứ nhất 10 Ngaysinhcon1 date/time Ngày sinh con thứ nhất 11 Tencon2 text 25 Tên con thứ hai 12 Ngaysinhcon2 date/time Ngày sinh con thứ hai f. Bảng khen thưởng : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 loaikhenthuong text 30 loại khen thưởng 3 tenkhenthuong text 40 Tên khen thưởng g. Bảng kỉ luật : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 loaikiluat text 30 loại kỉ luật 3 tenkiluat text 40 Tên kỉ luật h. Bảng lương: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 hsluong number hệ số lương 3 tongthuong number tổng số tiền thưởng 4 tongtru number tổng số tiền bị trừ 5 thuclinh number Tiền lương của cán bộ k. Bảng Lương cơ bản: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 luongcb number Lương cơ bản 2 bhxh number Đóng BHXH 3 kpcd number Kinh phí công đoàn 4 kpdv number Kinh phí đảng viên l. Bảng phòng ban : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mapb text 6 Mã phòng ban 2 Tenpb text 30 Tên phòng ban 3 Noilamviec text 30 Nơi làm việc 4 dienthoai text 8 Điện thoại của phòng m. Bảng sơ yếu lí lịch STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Macb text 6 Mã cán bộ 2 bidanh text 20 Tên bí danh 3 socmt text 9 số chứng minh thư 4 dangvien yes/no là đảng viên không 5 ngayvaodang date/time ngày vào đảng 6 dt_nr text 8 điện thoại nhà riêng 7 dt_dd text 9 điện thoại di động 8 trinhdohocvan text 20 trình độ học vấn 9 trinhdochuyenmon text 20 trình độ chuyên môn 10 chuyennganh text 20 chuyên ngành 11 trinhdoth text 20 trình độ tin học 12 trinhdonn text 20 trình độ ngoại ngữ 13 trinhdolyluan text 20 trình độ lý luận N. Bảng Quản trị : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Hoten text 25 Tên người sử dụng 2 Matkhau text 10 Mật khẩu o. Bảng Dân tộc: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Madt text 6 Mã Dân tộc 2 tendt text 25 Tên dân tộc p. Bảng Ngoại ngữ : STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mann text 6 Mã ngoại ngữ 2 Tennn text 25 Tên ngoại ngữ q. Bảng Tôn giáo: STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Matongiao text 6 Mã tôn giáo 2 tentongiao text 25 Tên tôn giáo 2. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình : Thuật toán là một trong những khái niệm cơ bản của toán học. Thuật toán là một hệ thống chặt chẽ và rõ ràng các quy tắc nhằm xác định một dãy các thao tác trên những đối tượng sao cho sau một số hữu hạn bước thực hiện các thao tác ta đạt được mục tiêu định trước. 2.1. Thuật toán đăng nhập : BĐ Vào Form đăng nhập Nhập thông tin cá nhân Thông tin hợp lệ S S Đ Thông báo dữ liệu không hợp lệ Đăng nhập lại? Vào chương trình chính KT Thông báo đăng nhập thành công C K 2.2. Thuật toán cập nhật hồ sơ mới : BĐ Đ Nhập lại không? Thông báo Mã CB đã tồn tại Mã CB đã tồn tại ? Nhập Mã Cán Bộ Vào Form cập nhập KT S Cập nhật vào trong CSDL Thông báo đã cập nhật thành công C K 2.3. Thuật toán Tìm kiếm thông tin về cán bộ : Thông báo Mã CB không tồn tại Nhập Mã CB cần tìm Vào Form Tìm kiếm Thông báo tìm thấy cán bộ này BĐ Tìm nữa không? Mã CB có trong CSDL? S S Đ C Báo cáo thông tin liên quan đến CB K KT 3. Thiết kế giao diện : 3.1 Form đăng nhập : 3.2 Màn hình giao diện chính : 3.3 Thêm người sử dụng mới : 3.4 Form đổi mật khẩu 3.5 Form nhập lương cơ bản 3.6 Form Cập nhật chức vụ : 3.7 Form Cập nhật phòng ban : 3.8 Form Cập nhật hồ sơ cán bộ mới : 3.9 Form Cập nhật sơ yếu lí lịch : 3.10 Form Cập nhật quá trình công tác : 3.11 Form cập nhật quá trình học tập : 3.12 Form cập nhật về gia đình : 3.12 Form nhập Khen thưởng cho hồ sơ mới : 3.13 Form nhập kỷ luật cho hồ sơ mới : 3.14 Form cập nhật khen thưởng cho cán bộ đang công tác : 3.15 Form cập nhật khen thưởng cho cán bộ đang công tác : 3.16 Form cập nhật thêm đảng viên mới được kết nạp : 3.17 Form cập nhật lên Lương của cán bộ 3.18 Form tìm kiếm thông tin về cán bộ theo mã cán bộ : 3.19 Báo cáo thông tin về cán bộ : 3.20 Báo cáo các nhân viên trong 1 phòng : 2.21 Báo cáo nhân viên trong toàn cơ quan : 3.21 Bảng lương của các nhân viên : 3.22 Form thống kê : 3.23 Thống kê theo giới tính : 3.24 Thống kê theo nhóm tuổi : 3.24 Thống kê theo số đảng viên : 3.25 Và các báo cáo tương ứng theo thống kê : Kết Luận 1. Những Ưu điểm, Hạn chế của đề tài : Ưu điểm Thế giới đang ngày càng phát triển về mọi mặt, cả tri thức, cả kinh tế lẫn văn hoá. Kinh tế càng phát triển thì ngày càng có nhiều cơ quan và tổ chức tham gia vào hoạt động. Cùng với sự phát triển vượt bậc của Khoa Học thì việc quản lý các vấn đề hoạt động kinh tế của cơ quan và tổ chức dễ dàng hơn. Nếu sử dụng các phần mềm quản lý thì làm cho các nhà lãnh đạo cơ quan và tổ chức nhàn hạ đi rất nhiều. Hơn nữa do trong thời kì phát triển kinh tế mạnh mẽ trên thế giới do đó các cơ quan muốn sử dụng các phần mềm quản lý để tiết kiệm thời gian, sử dụng tối đa thời gian cho hoạt động kinh tế. Quản lý nhân sự cũng vậy nếu các nhà lãnh đạo sử dụng phần mềm thì công việc tìm kiếm các thông tin về cán bộ sẽ rất nhanh chóng.