Đề án Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận. 5.3. Hoạt động kiểm soát * Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu đảm bảo: - Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động phù hợp với mục tiêu đề ra. - Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. - Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng. - Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra - Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích. - Doanh nghiệp đã có biện pháp cấm, ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản doanh nghiệp vào các mục đích riêng. 5.4. Hệ thống thông tin và truyền thông * Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo: - Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. - Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền. - Doanh nghiệp có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. - Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. 5.5. Hệ thống giám sát và thẩm định * Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục : - Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. - Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. - Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. II. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Tuy nhiên khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Hoạt động ngân hàng dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay,…) với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư,…Như vậy, ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động của khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. Nước ta đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện nhiều vấn đề chưa được giải quyết đồng bộ, như các yếu tố về luật pháp, luật định, quy chế,…Do đó việc điều hành quản trị hoạt động ngân hàng ít nhiều bị ảnh hưởng. Thực tế xảy ra nhiều ngân hàng có những biểu hiện không đồng bộ không thống nhất, các vụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫn lặp đi lặp lại, chưa được giải quyết triệt để. Muốn phát hiện và chỉnh sửa sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ. Với các ngân hàng có quy mô hoạt động nhỏ chưa có bộ phận kiểm toán riêng, thường kết hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm toán, điều này trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và không đúng với tính chất nội dung của kiểm toán nội bộ; và khá nhiều các ngân hàng hiện nay đã có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng hoạt động còn yếu kém lỏng lẻo chỉ mang tính chất hình thức, nên tác dụng giám định và kiểm tra yếu kém. Một phần do bản thân kiểm toán viên chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn kiểm toán, thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán. Mặt khác kiểm toán viên cũng chưa đựơc giao đầy đủ “quyền hạn, trách nhiệm”. Vì vâỵ công tác kiểm toán đôi khi mất tính khách quan. Chỉ kiểm toán và đưa ra những kết luận tốt những mặt ưu điểm còn sai sót thì bỏ qua. Vì thế có một số ngân hàng hoàn thành kế hoạch báo cáo các kết quả đều tốt nhưng khi có đoàn thanh tra đến làm việc thì mọi khuyết điểm, yếu kém thực sự sẽ được đưa ra. Do vậy, điều thiết yếu ở đây là phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả. Qua thực trạng công tác kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam, rõ ràng còn nhiều hạn chế tồn tại và khó khăn. Vì thế, việc hình thành và hoàn thiện công tác này là một điều rất cần thiết không những cho riêng bản thân các ngân hàng mà còn cho toàn bộ nền kinh tế. 2. Tiền đề cho sự hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam * Sự ra đời của các loại hình kiểm toán: Hoà nhập vào nền kinh tế thị trường quốc tế, Việt Nam hiện nay đã hình thành một số công ty kiểm toán độc lập, trong đó có công ty liên doanh cũng như công ty kiểm toán, hoạt động bằng 100% vốn nước ngoài. Ngoài ra hệ thống kiểm toán nhà nước cũng được thành lập sau hệ thống kiểm toán độc lập và đến nay đã đi vào hoạt động với phạm vi rộng rãi, thu nhiều kết qủa tốt. Sự ra đời và phát triển ngày càng mạnh mẽ hai hệ thống kiểm toán trên là tiền đề vững chắc và quan trọng để kiểm toán nội bộ ra đời và phát triển. * Về nhân sự: Mặc dù kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng là hoạt động còn mới mẻ đối với tình hình hoạt động kinh tế Việt Nam, tuy nhiên đội ngũ các bộ làm công tác kiểm toán đã được trang bị hoặc tự mình trang bị kiến thức chuyên môn mọi mặt để từng bước hoàn thiện công tác kiểm toán. Ngoài ra còn một bộ phận không nhỏ các chuyên gia, nhân viên người nước ngoài đang làm công tác kiểm toán nội bộ cho các ngân hàng tại Việt Nam, bộ phận này với kinh nghiệm của họ cũng giúp cho cán bộ kiểm toán Việt Nam học tập, trao đổi nâng cao nghiệp vụ kiểm toán. * Môi trường pháp lý: Tháng 1/1994- Chính phủ ban hành các quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân. Trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng, hoạt động kiểm toán nội bộ đã được luật hoá bằng luật ngân hàng nhà nước và luật tài chính tín dụng. Nghị định 49/CP của Chính phủ và đã được các ngân hàng triển khai. Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận tại Mỹ, các chuẩn mực kiểm toán quốc gia, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng được phổ biến rộng rãi. Dù hành lang pháp lý của Việt Nam chưa đầy đủ nhưng đây sẽ là tiền cho sự ra đời các chuẩn mực kiểm toán nội bộ của ngân hàng Việt Nam. 3. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại - Từ khi luật các tài chính tín dụng ra đời thì cụm từ “kiểm toán nội bộ” ngân hàng ở Việt Nam mới được sử dụng chính thức khi nói về hoạt động kiểm tra nội bộ của các tổ chức tín dụng. Thực ra, hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng đã được thực hiện từ lâu, nhưng dưới các hình thức như thanh tra nội bộ, kiểm soát, kiểm tra nội bộ, kiểm soát nghiệp vụ,…Ngày nay, kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả hoạt động của đơn vị và đưa ra những kiến nghị cần thiểt để hoàn thiện hoạt động và hạn chế rủi ro cho tổ chức tài chính. - Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm hai bộ phận: Hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. Và kiểm toán nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi những người độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ. - Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm: Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả; đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó; phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó; ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hang; đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hang; đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan; đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. * Các yếu tố cấu thành cơ chế kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát: - Môi trường kiểm soát chung được hiểu là các nhân tố xung quanh tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quy định của pháp luật,… - Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng. Chính vì thế, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ. - Thủ tục hay quy trình kiểm soát là trình tự và nội dung của các bước công việc mà bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoàn thành trách nhiệm được giao. Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của ngân hàng mà quy trình và thủ tục kiểm soát được tiến hành khác nhau. Tuy nhiên, dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. * Hoạt động kiểm soát của ngân hàng, do đó được phân loại như sau: - Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng. - Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo. - Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng. - Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giao dịch diễn ra trong ngân hàng. * Kiểm toán nội bộ ngân hàng thương mại có ba chức năng cơ bản: - Kiểm toán hoạt động nhằm đánh giá tính hữu hiệu và tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. - Kiểm toán tuân thủ nhằm giám sát việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các đối tượng chịu sự kiểm toán. - Kiểm toán hoạt động tài chính nhằm xác nhận tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các báo cáo tài chính của tài chính tín dụng. Nếu như hoạt động trọng tâm của kiểm toán độc lập là kiểm toán nhằm xác nhận tính trung thực, hợp pháp, hợp lý của các báo cáo tài chính thì trọng tâm của kiểm toán nội bộ là kiểm tra nhằm đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị và tính tuân thủ các quy định vủa pháp luật và quy định nội bộ. Ngoài ba chức năng trên, kiểm toán nội bộ còn có chức năng tư vấn trong nội bộ tài chính tín dụng, đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức cũng như quy trình vận hành của tài chính tín dụng. * Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ: là thực hiện kiểm toán đối với tất cả các quá trình hoạt động và kinh doanh của tài chính tín dụng, tất cả các đơn vị tổ chức trong tài chính tín dụng. Cụ thể là kiểm toán nội bộ phải kiểm tra đánh giá về: Khả năng hoạt động, tính hiệu quả, tính kinh tế và sự hợp lý của cơ chế kiểm tra nội bộ; việc áp dụng, khả năng hoạt động, tính hiệu quả và sự hợp lý của cơ chế quản lý và điều hành rủi ro; kiểm tra chế độ thông tin báo các, hệ thống thông tin và chế độ tài chính kế toán; việc tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ, việc chấp hành các quy chế, chế độ và quy tắc của đơn vị cũng như tính nghiêm túc đúng đắn của tất cả các quá trình hoạt động kinh doanh và các quy định là biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị. - Trên cơ sở kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ xác định mức độ phù hợp với luật trong việc ban hành những quy định nội bộ, xác định chất lượng thực hiện công việc của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên, đưa ra những kiến nghị cần thiết nhằm sửa chữa hoặc cải thiện hoạt động của đơn vị. Xét dưới giác độ an toàn, kiểm toán nội bộ tham gia tư vấn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động cũng như khi kinh doanh sản phẩm mới, kinh doanh trên thị trường mới với tư cách là phòng ngừa rủi ro. - Đối với mỗi ngân hàng thương mại, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là phải đảm bảo tính an toàn và lành mạnh trong hoạt động kinh doanh của mình. Chính vì vậy, các ngân hàng luôn hướng tới việc phải xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để thực hiện chức năng giám sát toàn bộ các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong ngân hàng với mục tiêu phát hiện và kiểm soát các rủi ro có thể phát sinh, đảm bảo tính tuân thủ với các quy định của pháp luật và các chiến lược, chính sách, quy định, quy trình và quyết định của bản thân ngân hàng, từ đó góp phần quan trọng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của ngân hàng. III. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam - Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của bộ máy giám sát nội bộ của ngân hàng, bao gồm tất cả các bộ phận tham gia thực hiện chức năng giám sát chuyên trách (trong điều kiện hiện nay của các ngân hàng thương mại Nhà nước là Ban kiểm soát Hội đồng quản trị và phòng (ban) kiểm tra-kiểm toán hoạt động kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Nhà nước được gắn liền với các hoạt động kiểm tra nội bộ theo quy đinh của Nghị định 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/02 của Chính phủ về tổ chức hoạt động của ngân hàng thương mại và quy chế mẫu về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các tài chính( ban hành kèm theo QĐ 03/1998/QĐ-NHNN 3 ngày 03/01/1998 của hệ Thống đốc Ngân hàng nhà nước) Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hệ thống giám sát nội bộ hiện nay tại các ngân hàng thương mại nhà nước: Hội đồng quản trị Ban điều hành Sở giao dịch,chi nhánh cấp1, văn phòng đại diên Phòng tổ kiểm tra-kiểm toán nội bộ chi nhánh Phòng(ban) kiểm tra-kiểm toán nội bộ Hội sở chính Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Chi nhánh cấp2,các phòng giao dịch,quỹ tiết kiệm Chú thích: - Quan hệ quản lý báo cáo trực tiếp: - Quan hệ quản lý, báo cáo gián tiếp: - Quan hệ kiểm tra, giám sát : 1. Những thành tựu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việt Nam: - Trước hết, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc các ngân hàng thương mại đã chú trọng tới việc tạo ra một trường kiểm soát mạnh, trong đó khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, làm cho các nhân viên ở tất cả các cấp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ, hiểu về vai trò của mình trong cơ chế kiểm tra nội bộ. - Thứ hai, cùng với sự chỉ đạo của Ngân hàng nhà nước, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc ngân hàng thương mại đã thường xuyên rà soát cơ chế nghiệp vụ của những lĩnh vực hoạt động quan trọng như nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quôc tế(đặc biệt việc mở L/C thanh toán hàng nhập), kinh doanh ngoại tệ,… phát hiện những điểm yếu của quy trình nghiệp vụ hoặc những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát chưa được nhận biết trên cơ sở đó bổ sung biện pháp nghiệp vụ, xây dựng quá trình mới hoàn thiện hơn. - Thứ ba, Hội đồng quản tri và Ban giám đốc bước đầu đã nhận thức được sự cần thiết của việc thường xuyên có sự kiểm tra đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với cơ chế kiểm tra nội bộ. Do đó, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đã quan tâm xây dựng và tạo điều kiện hoạt động cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chuyên trách của ngân hàng. Bộ máy tổ chức của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bô chuyên trách liên tục được hoàn thiện củng cố số lượng và chuyên môn nghiệp vụ. Trong những năm qua, hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ góp phần bảo đảm an toàn, hoạt động của tài sản của ngân hang, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần quan trọng vào sự phát triển của các ngân hàng thương mại. Cụ thể, bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ kịp thời phát hiện những sai sót, sơ hở trong quản lý, những chỗ bất hợp lý trong cơ chế điều hành và hoạt động những hoạt động vi phạm chế độ. Trên cơ sở đó, kiểm toán nội bộ tư vấn đóng góp ý kiến với Ban giám đốc và bộ phận nghiệp vụ hoặc có biện pháp xử lý thích hợp với những sai phạm như vậy đã ngăn ngừa được rủi ro tổn thất có thể xảy ra, đồng thời cũng có tác dụng tốt đến ý thức, trách nhiệm hay nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên ngân hàng. Tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, riêng trong năm 2000, bộ phận kiêm tra, kiểm toán nội bộ đã tổ chức được 4411 cuộc kiểm tra, trong đó có 2044 lượt kiểm tra về tín dụng, 1462 lượt kiểm tra về kế toán và 905 lượt kiểm tra khác. Số vụ việc phát hiện qua kiểm tra là 29 vụ, 73 cán bộ vi phạm với số tiền vi phạm 6093 triệu đồng. 2. Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay - Qua thực tiễn về những rủi ro, tổn thất mà các ngân hàng thương mại gặp phải trong những năm gần đây, chúng ta nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng nhìn chung còn bộc lộ nhiều yếu kém, hoạt động chưa thật hiệu quả. 2.1. Về phía Ngân hàng thương mại của Nhà nước (cụ thể với Ngân hàng BIDV) * Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Mặc dù được tổ chức theo mô hình tổng công ty nhưng mức độ độc lập của các chi nhánh và công ty trực thuộc của BIDV còn tương đối hạn chế. Sự phân cấp, phân quyền giữa Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giữa các giám đốc Ban ở Hội sở chính với giám đốc các đơn vị thành viên chưa rõ ràng và chưa gắn với trách nhiệm cụ thể. Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận diễn ra thường xuyên, cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại phổ biến. Vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng. - Hội đồng quản trị là đại diện sở hữu của Nhà nước tại BIDV nhưng xét về thực chất chưa được trao quyền tương ứng. Đa số các vấn đề phát sinh của ngân hàng đều phải báo cáo và xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chính. Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định không thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng. - Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. - Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các đơn vị thành viên. Tuy vậy, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động cũng chưa được triển khai thực hiện, tính độc lập của các cuộc kiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm toán hoặc không đủ, không đúng, không kịp thời hoặc không đưa ra được biện pháp ngăn chặn và giải quyết phù hợp. * Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ của BIDV vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi. Hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, BIDV áp dụng một hệ thống kế toán tương đối khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã ban hành chưa tính đến những yếu tố đặc thù này và vẫn có sự khác biệt so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp kế toán hợp nhất. Vì vậy, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế. * Ba là, cơ chế kiểm soát nội bộ của BIDV mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện. 2.2. Với những ngân hàng thương mại Với ngân hàng thương mại nói chung, ngoài những bất cập nêu trên còn có một số các hạn chế khác: * Một là, những vi phạm (vi phạm đạo đức hành nghề- thoái hoá biến chất, trình độ nghiệp cụ yếu kém - bị khách hàng lừa đảo, sự câu kết thông đồng...)của một số cán bộ, nhân viên ngân hàng không được hệ thống kiểm soát nội bộ phát hiện kịp thời, hoặc đã phát hiện nhưng không được Ban lãnh đạo ngân hàng xử lý kịp thời, có những trường hợp vi phạm được phát hiện sau khi kiểm toán (do các cơ quan kiểm toán bên ngoài thực hiện) đã khuyến cáo cho Ban lãnh đạo ngân hàng biết nhưng cũng không được xử lý kịp thời dẫn đến thất thoát hàng nghìn tỷ đồng gây thiệt hại không nhỏ cho ngành ngân hang, thậm chí làm phá sản ngân hàng. - Nguyên nhân của tồn tại này do: Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo các ngân hàng thương mại chưa làm hết trách nhiệm chưa nhận biết được rủi ro và mức độ tác động của những rủi ro đó, nên không có biện pháp xử lý kịp thời, thích hợp; công tác tổ chức cán bộ làm chưa tốt, trong phân công lao động chưa quán triệt các nguyên tắc kiểm soát như phân tách chức năng, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn và uỷ quyền; đặc biệt, thiếu vắng hoặc không có chất lượng trong công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ nằm ngoài quy trình nghiệp vụ (hoặc gắn với quá trình hoạt động của một đơn vị, bộ phận nào đó). - Một thực tế hết sức nguy hại cho các ngân hàng thường mại hiện nay là các nhân viên thuộc bô phận này nhiều trường hợp là các nhân viên không đủ năng lực, trình độ chuyên môn đạo đức của các bộ phận khác chuyển sang (có thể có cả những nhân viên bị kỷ luật, thành phần tiêu cực...) * Hai là, cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ của ngân hàng thương mại chưa mạnh còn sơ hở, chưa đủ đảm bảo hệ thống hoạt động an toàn, có hiệu quả. Lấy ví dụ điển hình về Quy chế nghiệp vụ cho vay hiện nay ở các ngân hang còn có những điểm yếu sau: - Chưa thực hiện phân tách chức năng hoàn toàn: cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng là cán bộ ngân hàng đầu tiên thẩm định hồ sơ xin vay vốn, và cũng chính là cán bộ kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng sau khi giải ngân; là cán bộ tiếp nhận, quản lý mọi thông tin về khách hàng. Với quy trình nghiệp vụ này, trường hợp một khoản cho vay sai do trình độ nghiệp vụ yếu kém, do thông đồng giữa cán bộ tín dụng và cán bộ lãnh đạo ngân hàng duyệt khoản vay sẽ không được ngăn ngừa, không sớm được phát hiện và không được sửa sai kịp thời. Điều này đã làm giảm tính độc lập, khách quan của kiêm tra, kiểm toán nội bộ. D đó, kiểm toán nội bô không thể thực hiện chức năng kiểm toán tổng thể hoạt động, trong đó bao gồm cả việc xem xét hiệu quả hoạt động của Ban điều hành hay Ban giám đốc các chi nhánh một cách khách quan và hiệu quả. - Để