Đề án 'Thực trạng về quá trình quản lý nguyên vật liệu tại phân xưởng Nhựa của Công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện

lao động của công nhân. Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy, tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Có 2 hình thức tổ chức cấp phát nguyên vật liệu như sau: - Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. - Cấp phát theo hạn mức(theo tiến độ kế hoạch): căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lâp phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất. 6. Thanh quyết toán nguyên vật liệu. Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vật liệu và bộ phận sử dụng đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất. Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu, chúng ta thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, xem xét được tính hợp lý, tiết kiệm việc sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác vào giá thành; xem xét lại định mức, đánh giá nên giữ lại định mức đó hay thay đổi. Thanh quyết toán nguyên vật liệu phải làm rõ được các vấn đề sau: - Lượng nguyên vật liệu nhận được trong tháng hoặc quý. - Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm. - Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng. - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng. - Lượng nguyên vật mất mát hao hụt. - Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu. 7. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nguyên vật liệu Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thì việc tính toán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý nguyên vật liệu là một tất yếu: - Nhân tố về các chính sách của nhà nước: mọi cá nhân và thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy các chính sách của nhà nước luôn là kim chỉ nan cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế.Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và việc quản lý nguyên vật liệu nói riêng: ví dụ những mặt hàng, những nguyên vật liệu cấm nhập khẩu thì phải tìm kiếm thị trường trong nước, mức giá trần của một loại sản phẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu... - Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên: nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.Vì vậy nguồn nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp. - Trình độ, đạo đức của cán bộ quản lý nguyên vật liệu: trình độ đạo đức của cán bộ làm công quản lý nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu; trình độ của cán bộ thu mua kém dẫn đến chất lượng của nguyên vật liệu có thể thấp mà vẫn phải mua với giá cao, đạo đức của thủ kho kém dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu... - Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động: con người luôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn chịu ảnh hưởng của trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản xuất. Chính vì vậy, người làm công tác quản lý cần quan tâm đến việc giáo dục, bồi dưỡng cho người lao động không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn về ý thức trách nhiệm, kỷ luật lao động. Ngoài những nhân tố chủ yếu trên, tuỳ thuộc vào tính chất sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà việc quản lý nguyên vật liệu còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác như: khí hậu, lạm phát, sự xuất hiện các vật liệu thay thế... C. Tăng cường công tác quản lý nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. 1 Thực chất của việc sử dụng hợp lý ,tiết kiệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành chính nên thực thể sản phẩm do vậy sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu thực chất chính là góp phần lớn nhất làm hạ giá thành sản phẩm, nhằm duy trì khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. 2. ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Lượng nguyên vật liệu sử dụng hàng năm trong các doanh nghiệp rất lớn và ngày càng tăng theo quy mô sản xuất, nếu sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu thì với một lượng nguyên vật liệu như trước chúng ta có thể sản xuất ra một lượng sản phẩm lớn hơn. Như vậy, chúng ta có thể giảm chi phí về vốn dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, chi phí lãi vay... Bên cạnh những lợi ích do tiết kiệm và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu mà công ty có được, thì việc này còn đem lại hiệu quả lớn cho xã hội. Tiết kiệm nguyên vật liệu là tiết kiệm lao động sống, tiết kiệm chi phí xã hội, góp phần bảo vệ môi trường. 3. Một số biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguyên vật liệu thì chúng ta phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đề ra được những biện pháp cụ thể phù hợp với doanh nghiệp trong từng thời kỳ. - Tăng cường công tác quản lý nhằm xoá bỏ hao hụt, mất mát. Khi trong công ty có hao hụt, mất mát nguyên vật liệu cần điều tra, xem xét rõ ràng nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt mất mát là do nguyên nhân khách quan như thời tiết, máy móc, thiếtbị... thì cần nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là nguyên nhân chủ quan thì doanh nghiệp cần có các biện pháp nhằm giáo dục, nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân, đơn vị có thành tích, kỷ luật nghiêm những người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng các biện pháp hành chính. - Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu: Muốn sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở cả 2 khâu: khâu dự trữ và sản xuất. Để tổ chức tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến việc tính toán các định mức sản xuất, mức dự trữ; cần chú trọng nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. Phần II Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng bưu điện. A. Giới thiệu về tình hình, đặc điểm của công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tiền thân của công ty vật liệu xây dựng bưu điện là xí nghiệp bê tông trực thuộc công ty công trình bưu điện. Được thành lập ngày 13/5/1959 đến nay công ty đã có bề dày truyền thống hơn 40 năm. Trước đây sản phẩm chủ yếu của công ty là vật liệu bê tông trang bị cho đường dây thông tin, cuối những năm 80 để phù hợp với sự đổi mới của cơ chế thị trường sản phẩm của xí nghiệp được mở rộng không chỉ phục vụ cho ngành bưu điện mà còn phục vụ cho các ngánh khác điện lực, cấp thoát nước... chính vì vậy ngày 21/10/1989 xí nghiệp đổi tên thành xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện. Sản phẩm chính mà danh nghiệp cung cấp cho thị trường trong giai đoạn này là vật liệu xây dựng, tấm lợp nhà penan, gạch lát nền, tấm đan... đồng thời nhận thi công các công trình trong và ngoài ngành bưu điện. Năm 1996 luật doanh nghiệp ra đời, theo đó xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện được chuyển thành công ty vật liệu xây dựng trực thuộc tổng công ty bưu chính - viễn thông Việt Nam với tên giao dịch quốc tế là: Post and Telecommunication Construction Material Company. Việc xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện được chuyển thành công ty vật liệu xây dựng bưu điện là nhằm đáp ứng một nhu cầu khách quan đó là để nâng cao khả năng hoạt động của xí nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh, tính độc lập và trách nhiệm của xí nghiệp, làm cho xí nghiệp có thể đứng vững trước sức cạnh tranh mạnh mẽ của cơ chế thị trường. Qua tài liệu của nhiều công ty nước ngoài, công ty đã mạnh dạn chọn đầu tư dây chuyền sản xuất ống nhựa PVC theo công nghệ DSF. Dây chuyền công nghệ này có nhiều ưu điểm nổi bật: công suất và năng suất cao, ít độc hại với công nhân, được tự động hoá cao có tính vạn năng tốt. Công nghệ mới chính là yếu tố tạo nên sức mạnh cạnh tranh của công ty. Từ sản xuất cột Bê Tông chuyển sang sản xuất vật liệu bằng chất dẻo với công nghệ hiện đại, tự động hoá cao là một bước ngoặt lớn đới với công ty, ý thức được sự khó khăn đó, lãnh đạo công ty rất quan tâm đến trình độ năng lực của công nhân sao cho phù hợp với thiết bị hiện đại. Chính vì vậy bên cạnh việc đầu tư máy móc thiết bị công ty còn tuyển chọn những công nhân mới để đào tạo nhất cử nhất động theo nếp sống công nghiệp, làm việc có kỷ luật nghiêm về chế độ chạy máy theo đúng quy trinh công nghệ. Sau khi đã tạo được nề nếp làm việc có kỷ luật công ty mở rộng quy mô sản xuất thực hiện hoà nhập số công nhân còn lại của công ty. Đội ngũ cán bộ công nhân viên trưởng thành và tiến bộ rõ rệt, 50% tổng số cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyển sang làm việc với thiết bị hiện đại, đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đã mạnh dạn tìm ra nhiều công thức và vật liệu mới đưa vào sản xuất, chế tạo được nhiều loại phụ tùng, khuôn mẫu, máy chuyên dùng thay thế hàng nhập khẩu... Quá trình hình thành phát triển của công ty thể hiện qua một số chỉ tiêu trong những năm gần đây như sau: STT Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1 Tổng số cán bộ công nhân viên trong danh sách giá 257 259 259 2 Giá trị tổng sản lượng(theo giá trị cố định) 79655 92690 96710 3 Tổng doanh thu(triệu đồng) 88885 89450 90106 4 Tổng nộp danh sách(triệu đồng) 5642 6541 5306 5 Lợi nhuận thực hiện(triệu đồng) 4288 4012 3753 6 Tỷ suất lợi nhuận/vốn(%) 29 24 26 7 Thu nhập bình quân người/ tháng(1000đ) 1250 1400 1400 2. Đặc điểm của Công ty Để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng bao gồm: Giám đốc, ba phó giám đốc, năm phòng quản lý nghiệp vụ. Sơ đồ tổ chức của công ty giám đốc PGĐ kinh doanh tiếp thị PGĐ Kinh tế PGĐ Kĩ thuật Phòng vật tư phòng kinh doanh tiếp thị phòng khoa kĩ thuật phòng kế toán tài chính phòng tổ chức hành chính XN nhựa bưu điện xn bê tông bưu điện xn bê tông bưu điện đơn vị xây dựng - Tình hình lao động của công ty. Hiện nay lực lượng của công ty có 260 người trong đó có: 42 lao động gián tiếp, 118 lao động trực tiếp. Bên cạnh đó, tuỳ theo tiến độ công việc công ty còn sử dụng một số lao động thuê ngoài theo hợp đồng công nhân. Nhìn chung trình độ lao động chưa cao, đa số là lao động phổ thông chưa qua đào tạo, trình độ cán bộ công nhân viên chưa theo kịp với sự tăng trưởng của công ty. Lãnh đạo công ty nhận thức được một cách sâu sắc rằng lao động là yếu tố quan trọng quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty và đây là điểm yếu lớn nhất của công ty do vậy rất chú trọng đến việc bồi dưỡng, đào tạo nhằm dần dần năng cao trình độ lao động. Để năng cao trình độ lao động, công ty quy định: Ngoài những lao động đã có trước đây, từ nay chỉ thực hiện hình thức hợp đồng lao động ngắn hạn và lao động được tuyển dụng phải qua các trường đào tạo nghề nghiệp. Riêng về lao động tại phân xưởng nhựa: Từ khi mới đầu tư thiết bị công nghệ mới công ty đã rất quan tâm đến trình độ tác phong công nhân, do đó lao động tại đây rất đoàn kết, ý thức chấp hành kỷ luật lao động, an toàn vệ sinh lao động. - Đặc điểm và tình hình sử dụng vốn. Vốn trong mỗi doanh nghiệp đều có ý nghĩa rất lớn, nó quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời ảnh hưởng lớn đến việc cung ứng vật tư của doanh nghiệp. Với mức vốn ban đầu chỉ có 995 triệu( 1996) hiện nay mức vốn kinh doanh của công ty là 17250 triệu. - Đặc điểm và tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Trước đây cột Bêtông là sản phẩm chủ yếu của công ty do vậy lao động phần lớn là thủ công là nặng nhọc - các máy móc thiết bị của công ty trang bị chỉ nhằm mục đích chủ yếu là thay thế lao động nặng nhọc như máy trộn Bêtông, máy đầm hồ, máy cắt, máy cán kéo... Từ năm 1990 công ty bắt tay vào việc thực hiện chương trình chuyển hướng sản xuất, các sản phẩm bằng chất dẻo được chú trọng đầu tư vì vậy xí nghiệp nhựa bát đầu được trang bị hiện đại với các công nghệ tiên tiến, công ty đã dầu tư dây chuyền sản xuất tự động hoá DSF, đây là công nghệ mới lần đầu tiên được nước ngoài chuyển giao cho Việt nam. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty nên sản phẩm sản xuất ra hết sức đa dạng về chủng loại:Sản xuất cấu kiện bê tông, xây dựng các công trình Bưu điện và dân dụng, sản xuát kinh doanh các sản phẩm bằng chất dẻo...Mỗi loại sản phẩm lại có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Xem xét quy trình công nghệ ta thấy có một số đặc điểm sau. - Quy trình sản xuất bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau bởi vậy để đạt hiệu quả tối đa, xí nghiệp phải chia thành từng tổ, mỗi tổ phụ trách một giai đoạn của quá trình sản xuất. - Chu kỳ sản xuất ngắn, quy trình sản xuất hàng loạt lớn, không có bán thành sản phẩm, không có sản phẩm dở dang do đó việc cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư có tính toán trước được. B. Nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp nhựa của công ty. 1. Đặc điểm và việc phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Từ năm 1997đến nay sản phẩm nhựa là mặt hàng chủ lực của công tyVật liệu Xây dựng Bưu điện.Sản phẩm này không chỉ phục vụ cho ngành bưu điện mà còn phục vụ cho các ngành điện lực, cấp thoát nước...Sản phẩm chủ yếu của công ty là: ống nhựa ba lớp DSF F 110*5.5, ống nhựa ba lớp DSF F 110*5.0, ống nhựa PVC một lớp hai mảnh F 40*5, nút bịt đầu ống110, ống cáp hai nửa, keo dán... Nguyên vật liệu để sản xuất những sản phẩm này có đặc điểm là khó bảo quản, dễ biến chất, hao hụt trong đó có nhiều hoá chất đắt tiền phải nhập từ nước ngoài. Do sản phẩm nhựa của công ty có nhiều chủng loại nên nguyên vật liệu của công ty cũng hết sức phong phú, đa dạng. Để thuận tiện cho công tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu Xí nghiệp nhựa phân loại vật tư như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, khi tham gia vào quá trình sản xuất, góp phần chủ yếu cấu thành giá thành sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp. Những nguyên vật liệu này bao gồm: các loại bột PVC và hoá chất. - Nguyên vật liệu phụ góp phần nâng cao giá trị sản phẩm, mẫu mã và tính thẩm mỹ của sản phẩm bao gồm các loại:dung môi, bột màu, mực in, nước rửa... - Phế liệu phế phẩm: là những vật liệu, sản phẩm hỏng bị loại ra trong quá trình sản xuất. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm nhựa các phế liệu, phế phẩm của xí nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng để tái sản xuất sản phẩm bao gồm: phế liệu hạt thu hồi và các óng nhựa hỏng, dập đầu ống... - Nhìn chung cách phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Nhựa của công ty như vậy là tương đối hợp lý, chi tiết tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, cấp phát vật tư. 2. Công tác định mức nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, thanh quyết toán và quản lý vật tư trong sản xuất các sản phẩm nhựa Xí nghiệp Nhựa đã tiến hành xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu dựa trên căn cứ sau: Chia cơ cấu nguyên vật liệu tiêu hao thành hai phần. - Phần tiêu dùng thuần tuý: đây là phần tiêu dùng có ích, là phần nguyên vật liệu trực tiếp tạo thành thực thể sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Để xác định phần tiêu dùng thuần tuý này công ty tiến hành phân tích mẫu sản phẩm bằng cách lấy một mét ống mỗi loại sau đó tiến hành phân tích để xác định tỷ lệ các loại vật tư trên một mét sản phẩm. - Phần tổn thất khác: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm do điều kiện cụ thể của kỹ thuật sản xuất như: trình độ công nghệ, mất điện, hỏng máy, chất lượng nguyên vật liệu... Do đặc điểm của nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm nhựa là dễ hao hụt, khó bảo quản, khó vận chuyển nên thông qua thống kê kinh nghiệm, xí nghiệp xác định mức tiêu hao trong vận chuyển và bảo quản là 3% định mức tiêu dùng thuần tuý. Sở dĩ phải đưa3% này vào định mức vì đây là tổn thất mang tính khách quan không thể tránh khỏi. 3. Công tác mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại Xí nghiệp Nhựa. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản xuất sản phẩm nhựa của công ty chủ yếu được mua ngoài trong đó có nhiều nguyên vật liệu, hoá chất phải nhập từ nước ngoài như Inđônễia, Đức...Chính vì vậy công tác mua sắm nguyên vật liệu không chỉ thuộc về phòng vật tư mà còn có sự tư vấn của tổ tư vấn vật tư thiết bị. Quyết định mua cuối cùng thuộc về ông giám đốc. Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm dựa trên cơ sơ của kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.Sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua sắm, xí nghiệp xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm những nguyên vật liệu chính. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của xí nghệp theo các tháng trong năm chỉ mang tính chất bình quân tuy nhiên căn cứ theo kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý công ty sẽ tiến hành điều chỉnh việc mua sắm vật tư cho phù hợp. Ngoài các loại nguyên vật liệu trên, những loại nguyên vật liệu phụ có giá trị nhỏ, phòng vật tư sẽ tiến hành mua khi có nhu cầu, công việc này do 2 nhân viên tiếp liệu đảm nhiệm. Sau khi xác định được nhu cầu nguyên vật liệu, công ty tiến hành mua sắm nguyên vật liệu theo các bước sau: - Phòng vật tư tìm kiếm thị trường nhà cung cấp sau đó gửi thông báo chào hàng cạnh tranh đến các công ty. Các nhà cung cấp sau khi nhận được thông báo mời chào hàng xem xét khả năng cung ứng của mình nếu thấy phù hợp gửi đơn xin chào hàng tới công ty. - Sau khi nhận được các đơn xin chào hàng, phòng vật tư lập tờ trình gửi lên giám đốc công ty. Nội dung của tờ trình bao gồm tên các đơn vị chào hàng, vật tư của mỗi đơn vị, giá cả, chất lượng... - Trên cơ sở tờ trình, giám đốc họp tổ tư vấn vật tư- thiết bị để thống nhất ý kiến, đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. - Sau dó phòng vật tư gửi thông báo đến nhà cung cấp ghi số lượng, chủng loại, giá cả chất lượng nguyên vật liệu nếu nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu đó sẽ gửi một bản hợp đồng đã thảo sẵn đến phòng vật tư của công ty. Trưởng phòng vật tư xem xét, ký vào hợp đồng nếu thấy phù hợp. -Phòng vật tư gửi bản hợp đồng lên giám đốc, giám đốc xem xét và quyết định ký hợp đồng hoặc không. Sau khi giám đốc ký tên và đóng dấu, hợp đồng mới có hiệu lực pháp lý. Bản hợp đồng và đơn xin chào hàng của nhà cung cấp sẽ là cơ sở để xác định trách nhiệm pháp lý. -Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp có trách nhiệm giao nguyên vật liệu, công ty có trách nhiệm thanh toán. Sau khi thực hiện nhiệm vụ này công ty cùng với nhà cung cấp sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng theo quy định của nhà nước. Đối với những nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài, sau khi tìm kiếm được nhà cung cấp, giám đốc công ty phải gửi đơn lên bộ thương mại xin cấp quốc tế cho phép nhập loại nguyên vật liêụ đó. Nếu được phép thì công ty sẽ mở tài khoản tại ngân hàng và thủ tục mọi bước tiến hành nhập nguyên vật liệu theo đúng trình tự của thanh toán tín dụng quốc tế. 4. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ công ty: a. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu. Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển, công ty vật liệu xây dựng bưu điện đồng thời cũng phải trải qua nhiều khó khăn, sóng gió. Hậu quả của cơ chế tập trung đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất của doang nghiệp như: thiếu tinh thần trách nhiệm trong làm việc, không quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, bớt xén vật tư... Trước tình hình đó, tập thể lãnh đạo đã có nhiều cuộc hội thảo nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục. Hàng loạt cơ chế quản lý được ban hành để điều chỉnh, đổi mới quan hệ sản xuất nhằm kích thích sự phát triển lực lượng sản xuất phù hợp với cơ chế thị trường, tiêu biểu như: trả lương khoán sản phẩm tới tận khâu cuối cùng, khoán tiền lương theo doanh thu tổ bán hàng... Với việc đổi cơ chế quản lý như vậy, công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đặc biệt là thành tích chuyển hướng và hiện đại hoá doanh nghiệp. Do phân xưởng nhựa nằm tại trụ sở chính của công ty nên mọi công tác quản lý nguyên vật liệu của phân xưởng đều thuộc phòng vật tư của công ty đảm nhiệm trong mối liên hệ mật thiết với các phòng chức năng như:phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch kỹ thuật... Phòng vật tư của công ty được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: -Trưởng phòng: chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về mọi hoạt động của phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và lãnh đạo công ty giao. -Phó phòng: thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng. Ngoài ra còn có nhiệm vụ làm nhiệm phụ phân công. - Nhiệm vụ của người cung ứng vật tư: + Cung ứng vật tư chính: có nhiệm vụ cung ứng vật liệu cho công ty đảm bảo sản xuất.Tham mưu cho giám đốc về việc ký các hợp đồng mua sắm vật tư đúng thủ tục, điều khoản, hạng mục trong hợp đồng kinh tế.Hợp đồng mua bán phải rõ ràng, từng loại giá cả nguyên vật liệu cần mua, thực hiện đầy đủ luật hợp đồng kinh tế của nhà nước. Những điều khoản thoả thuận như vận chuyển, bốc xếp, thanh toán, thanh lý hợp đồng đã ký kết phải cụ thể, rõ ràng chặt chẽ. - Thủ kho chính: Hàng ngày xuất nhập tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty(khu vực Từ Liêm) theo đúng nguyên tắc của công ty, quy định của nhà nước. Hàng nhập kho phải căn cứ vào số lượng và chủng loại trong hợp đồng đã ký kết, có hoá đơn hàng hoá đúng theo quy định của nhà nước. + Nhập kho những dụng cụ, thiết bị, phụ tùng và các vật thiết rẻ tiền mau hỏng, phải trực tiếp nhập hay xuất theo đùng yêu cầu của đơn vị xin cấp. + Xuất kho phải có phiếu mới được cung cấp. + Cùng kế toán đối chiếu các số liệu xuất, nhập cập nhật sổ sách và kho kịp thời chính xác, thường xuyên nắm được số lượng vật tư hiện có trong kho. + Quản lý kho tàng, vật tư, thiết bị tránh mất mát, hư hỏng. Ngoài ra làm các công việc khác khi phòng và công ty lãnh đạo yêu cầu. - Phụ thủ kho: giúp thủ kho chính suất nhập vật tư. Khi phụ thủ kho chính phải đảm bảo đúng thủ tục xuất nhập khẩu như thủ kho chính. Kiểm tra bảo quản kho tàng trong và ngoài kho phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp. Ngoài ra làm các công việc khác khi phòng và giám đốc yêu cầu. b. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Tiếp nhận là bước chuỷên giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ công ty.Việc vận chuyển nguyên vật liệu của phân xưởng luôn được tiến hành kịp thời. Công ty không những có một đội xe vận tải riêng để chuyên trở nguyên vật liệu, thành phẩm, và việc ký hợp đồng chuyên chở nguyên vật liệu(nếu thuê ngoài) hết sức chặt chẽ. Trong công tác tiếp nhận thủ kho luôn tuân theo những quy định về xuất nhập kho của công ty và của nhà nước. Căn cứ vào hợp đồng kế hoạch yêu cầu xin cấp vật tư của các đơn vị, thủ kho nhập kho nguyên vật liệu theo đúng, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng, phải có hoá đơn mua hàng theo quy định của nhà nước. Phụ tùng, thiết bị của công ty khi nhập phải được phải nghiệm thu. Sau khi nhập, thủ kho vào thẻ kho, sổ theo dõi theo từng loại vật tư. c. Công tác bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm nhựa của công ty rất đa dạng bao gồm cả các loại hoá chất vì vậy để đảm bảo cho công tác bảo quản nguyên vật liệu được thuận lợi công ty có hệ thống kho hàng như sau. - Kho nguyên vật liệu: Đây là kho tổng hợp là nơi cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất trong đó có 1/3kho chứa hoá chất, 1/3kho chứa nguyên vật liệu phụ, 1/3kho chứa bột pvc. Kho do một thủ kho và ba phụ thủ kho phụ trách. Thủ kho chính có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu trên sổ sách, 3phụ thủ kho có nhiệm vụ xuất, nhập vật tư khi có yêu cầu. - Kho thiết bị: là kho chứa toần bộ phụ tùng dùng cho sản xuất của công ty. Kho này cũng do 4 nhân viên trên phụ trách. - Kho thành phẩm: Do đặc điểm thành phẩm của công ty là dễ bảo quản, ít chịu tác động ngoại cảnh và khó thất thoát nên kho thành phẩm là kho hở, không có mái che, chỉ có tường xây kín ba mặt. Tất cả hệ thống kho của xí nghiệp nhựa đều do 4 nhân viên trên phụ trách: Trong đó thủ kho chịu trách nhiệm chung, 3phụ thủ kho làm việc theo ca để đảm bảo việc nhập, xuất vật tư được kịp thời. d. Công tác cấp phát nguyên vật liệu. Cấp phát chỉ là bộ phận trong cả quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhưng nó lại là một trong những nghiệp vụ quan trọng, là khâu trực tiếp thực hiện nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu sản xuấ