Đề án Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, các loại công cụ, vật kết cấu được sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Các loại vật liệu khác : Các loại phế liệu từ sản xuất, từ thu hồi thanh lý tài sản cố định. * Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài, nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, nguyên vật liệu tự gia công chế biến. * Căn cứ vào mục đích sử dụng: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, dùng cho khâu bán hàng... 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định, theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá vật tư mua vào, giá trị vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh. Từ đó xác định được chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho người quản lý góp phần thực hiện có hiệu quả các hoạt động thu mua vật tư và quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. 1.2.2.1 Yêu cầu và nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Để đánh giá chính xác, hợp lý giá của nguyên vật liệu, việc đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo chính xác các yêu cầu sau: - Yêu cầu chân thực: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệu đồng thời phải loại trừ ra giá của nguyên vật liệu như chi phí bất hợp lý, bất hợp lệ, chi phí kém hiệu quả. - Yêu cầu thống nhất: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp. - Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam thì nguyên vật liệu được đánh giá theo giá vốn. 1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: * Xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho: Là toàn bộ chi phí liên quan đến vật liệu nhập kho, được xác định theo từng nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá mua trên hoá đơn bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại cộng với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản giảm giá (nếu có). - Đối với nguyên vật liệu do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. - Đối với nguyên vật liệu nhập từ việc nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế do hội đồng liên doanh chấp nhận cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế của nguyên vật liệu được tính bằng giá thực tế của nguyên vật liệu sản xuất ra cho sản xuất chế biến cộng với các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sản xuất và chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ. * Xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Chính vì vậy khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán cần phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Doanh nghiệp sử dụng đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu xuất kho để xác định trị giá vốn thực tế xuất kho của chính lô nguyên vật liệu đó; + Ưu điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. + Nhược điểm: Để có thể thực hiện được nguyên tắc này nhất thiết doanh nghiệp phải theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, phải nhận diện được từng loại nguyên vật liệu cụ thể cho nên công tác bảo quản rất phức tạp. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị lớn, các loại vật tư đặc chủng. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Kế toán dựa trên một giả định là lô nguyên vật liệu nào đó nhập trước thì sẽ được xuất trước, Do vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho ở những lần nhập xuất đầu tiên trong kỳ, giả thiết trên chỉ đúng với chỉ tiêu tiền tệ mà không nhất thiết đúng với chỉ tiêu hiện vật. + Ưu điểm: Về cơ bản giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu tính theo phương pháp này phù hợp với đơn giá thị trường. + Nhược điểm: Theo phương pháp này thì chi phí mang tính chất quá khứ còn doanh thu mang tính chất hiện tại nên không đảm bảo nguyên tắc phù hợp. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, số lượng các nghiệp vụ liên quan tới nhập xuất nguyên vật liệu không quá nhiều và khó áp dụng việc cơ giới hoá, tin học hoá công tác kế toán. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Kế toán dựa trên giả định là lô vật liệu nào đó nhập sau thì sẽ được xuất trước. Khi tính trị giá vốn thực tế của lô nguyên vật liệu xuất kho kế toán sử dụng đơn giá của lần nhập gần lần xuất đó nhất và nguyên vật liệu nhập kho, tồn kho cuối kỳ được quan niệm như lần xuất kho cuối cùng trong kỳ nên được đánh giá theo đơn giá của lần nhập đầu tiên. + Ưu điểm: Do giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá của lần nhập gần với lần xuất của nó nhất cho nên nguyên tắc phù hợp của kế toán được đảm bảo giữa chi phí và lợi nhuận do chi phí tạo ra mang tính chất hiện tại. + Nhược điểm: Giá trị của nguyên vật liệu ở thời điểm cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ nên không sát với thực tế. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng khi doanh nghiệp theo dõi được đơn giá thực tế của từng lần nhập, số lượng các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất nguyên vật liệu không quá nhiều và việc cơ giới hoá, tin học hoá công tác kế toán rất khó áp dụng. - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này kế toán sử dụng đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này có 2 dạng Dạng 1: Sử dụng đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ . Trị giá vốn thực tế của + Trị giá vốn thực tế của Đơn giá bình = NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ quân cả kỳ Số lượng NVL + Số liệu NVL nhập tồn đầu kỳ trong kỳ Dạng 2: Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phương pháp này đơn giá bình quân sẽ được tính sau mỗi lần nhập kho. Trị giá vốn thực tế của NVL + Trị giá vốn thực tế của Đơn giá bình quân = tồn kho trước lần nhập đó NVL nhập kho sau lần nhập thứ i Số lượng NVL nhập kho + Số lượng NVL trước lần nhập đó nhập kho Phương pháp bình quân gia quyền có xu hướng bình quân hoá sự tăng giảm của giá cả nguyên vật liệu. Kết quả tính được của phương pháp này thường nằm ở giữa kết quả của 2 phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước. + Điều kiện vận dụng: Phương pháp này được áp dụng ở những đơn vị có nhiều nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu và có thể áp dụng được trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán. - Phương pháp trị giá hàng tồn: Các phương pháp trên, để tính được giá thực tế xuất kho kế toán phải xác định được lượng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, xuất dùng thường xuyên sẽ không có điều kiện kiểm kê được từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó doanh nghiệp phải tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá NVL nhập tồn kho cuối kỳ nhập kho kho lần cuối. Giá thực tế NVL = Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL - Giá thực tế NVL xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ - Phương pháp giá hạch toán: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu khi chưa tính được giá thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua nguyên vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá nguyên vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giá thực tế và giá hạch toán. Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL Hệ số giá = tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ NVL Giá hạch toánNVL + Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá nên việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Mỗi phương pháp tính vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nêu trên có nội dung, ưu điểm, nhược điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp cho từng doanh nghiệp. Phần II hạch toán kế toán về nGuyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2.1.1 Chứng từ kế toán Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định 1141/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm: + Phiếu nhập kho (Mẫu 01- VT). + Phiếu xuất kho (Mẫu 02- VT). + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03- VT). + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03- VT). + Biên bản nhận góp vốn liên doanh. + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT). + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 - VT). - Đối với chứng từ thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về ghi chép, tính chính xác, số liệu của nghiệp vụ kế toán phát sinh. - Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 2.1.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. - Giữa hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau. Về mặt quản lý chung hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ các cấp quản lý của Nhà nước, tổ chức kế toán của một doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình xong hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp đều dựa vào một cơ sở chung là hệ thống chứng từ thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đối chiếu lẫn nhau. - Hệ thống thông tin hạch toán tổng hợp được hình thành trên cơ sở tuân thủ các quy định của Nhà nước về vận dụng hệ thống tài khoản, các phương pháp đánh giá và tính kết quả kinh doanh. Trong khi đó hệ thống thông tin dựa trên cơ sở hạch toán chi tiết lại được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý riêng biệt của từng doanh nghiệp. Từ những đặc điểm trên cho thấy có sự phân chia hạch toán thành hai bộ phận hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết là rất quan trọng trong việc quản lý vật liệu cũng như trong toàn bộ công tác kế toán tại doanh nghiệp. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song - ở kho: Thủ kho sẽ sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu, số lượng. Sau khi thực hiện nhiệm vụ thu phát nguyên vật liệu thủ kho sẽ ghi sổ thực thu, thực phát vào chứng từ và căn cứ vào chứng từ đó để ghi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải tính số tồn kho . Định kỳ toàn bộ các chứng từ về nhập xuất sẽ được chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. - ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Các chứng từ này được kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh sau đó sử dụng để ghi vào sổ kế toán chi tiết (ghi theo cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị). - Cuối tháng số liệu trên sổ kế toán chi tiết được đối chiếu với số liệu ở thẻ kho và số liệu của các sổ kế toán tổng hợp thông qua việc lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Sơ đồ: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá) Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; + Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đảm bảo được độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh. + Nhược điểm: Giữa kho và phòng kế toán còn ghi chép trùng lặp về mặt số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại nguyên vật liệu nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của kế toán còn nhiều hạn chế. 2.1.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán theo phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt số lượng còn phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhưng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi về cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị, cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Sô đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu tồn kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, giảm được số lượng sổ sách. + Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị), việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác kế toán. + Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp đối với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Do vậy, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. 2.1.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho theo dõi về mặt số lượng, từng thứ nguyên vật liệu, phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên vật liệu. - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuát, tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho sang sổ số dư  vào cột số lượng. Sổ số dư do kế toán lập được mở cho từng kho. + ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số  dư theo từng kho, dùng cho cả năm để ghi số tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ số tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó để lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận được sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. - Căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng luỹ kế nhập xuất,tồn kho vật liệu Thẻ kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu; + Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng ghi chép sổ kế toán do chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, theo loại nguyên vật liệu. Công việc kế toán được tiến hành trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. + Nhược điểm: Phương pháp này do kế toán chỉ ghi chép theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, theo loại nguyên vật liệu nên số liệu kế toán không biết được số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu mà phải xem xét số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chứng kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho nếu không khớp đúng thì việc ghi sổ sẽ gặp nhiều khó khăn phức tạp, tốn nhiều thời gian. + Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất nguyên vật liệu nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn. Yêu cầu trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao và doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xây dựng giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho. Như vậy, việc xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi chép vào sổ và tài khoản kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kể định kỳ. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê định kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng cho các yêu cầu sử dụng khác nhau. Phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp. Như vậy xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ không có gì khác nhau. Sự khác nhau ở đây là việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi tình hình nhập xuất và xác định trị giá hàng tồn kho trên các tài khoản. 2.2.1 Kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.2.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng Sự biến động của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trên các chứng từ kế toán sẽ phản ánh trực tiếp ở các TK cấp 1, cấp 2 về nguyên vật liệu. Đây là phương pháp kế toán phân loại nguyên vật liệu để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các tài khoản kế toán sau: - TK 152 “ Nguyên liệu vật liệu” tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể được mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bao gồm: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính. + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 1528: Vật liệu khác. - TK 331 “Phải trả người bán” tài khoản này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng ký kết. TK 331 được mở chi tiết theo dõi cho từng đối tượng cụ thể từng người bán người nhận thầu. - TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho và tình hình đang đi đường đã về nhập kho. Ngoài các tài khoản trên kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK 111,112,128… 2.2.1.2 Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu * Kế toán nguyên vật liệu nhập kho - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho và chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá nguyên vật liệu nhập kho. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111,112,311,331: Giá trên hoá đơn. - Trường hợp hàng đang đi đường: Hoá đơn về mà chưa nhận được phiếu nhập kho. Trong tháng nếu hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên. Nếu cuối tháng hàng chưa về căn cứ vào hoá đơn và chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 151: Phần được tính và giá nguyên vật liệu. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331: Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán. Có TK 111,112,311…Hoá đơn đã thanh toán. Khi số hàng trên đã về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực tế nhập kho và giá tạm tính ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và số thuế VAT được khấu trừ. Ví dụ: Khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính kế toán ghi bút toán bổ sung: Nợ TK 152: Giá nhập thực tế trừ (–) giá tạm tính. Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng đư