Đề án Xây dựng hệ thống thông tin quản lí tài sản cố định

ian sử dụng ước tính trên một năm. + Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. I.2. Phân loại tài sản cố định: Do tài sản cố định của cơ quan tổ chức bao gồm nhiều loại với hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư và mục đích sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán tài sản cố định cần thiết phải sắp xếp tài sản cố định theo từng nhóm khác nhau theo những đặc trưng xác định. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau đối với công tác quản lý và hạch toán. Sau đây là một số cách phân loại chủ yếu: Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện: Theo hình thái biểu hiện, tài sản cố định được phân thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình: Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hìnhA thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định. Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, biểu hiện một lượng giá trị đã được đầu tư chi trả để có được các nguồn lợi về mặt kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ đặc quyền hoặc quyền của cơ quan tổ chức. Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu: Theo quyền sở hữu tài sản cố định được chia thành tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của cơ quan tổ chức và tài sản cố định thuê ngoài: Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của cơ quan tổ chức là những tài sản do cơ quan tổ chức tự mua sắm, xây dựng, chế tạo bằng nguồn vốn ngân sách cấp, quỹ đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Tài sản thuê ngoài là những tài sản cố định do cơ quan tổ chức thuê bên ngoài về để sử dụng trong một thời gian nhất định tuy theo hợp đồng thuê (tài sản cố định thuê tài chính hoặc thuê hoạt động) Phân loại tài sản cố định theo công dụng: Theo cách phân loại này tài sản cố định của cơ quan tổ chức có thể phân thành các loại sau: Tài sản cố định dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi công cộng (nhà văn hoá, nhà nghỉ, nhà ăn, sân bóng, thiết bị thể thao…) I.3. Hạch toán tài sản cố định: I.3.1. Tính giá tài sản cố định. Tính giá tài sản cố định là xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định. Tài sản cố định được đánh giá lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá trình sử dụng. Tài sản cố định được tính giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị đã hao mòn và giá trị còn lại. *Đối với tài sản cố định hữu hình: - Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình chỉ thay đổi trong các trường hợp: + Đánh giá lại tài sản cố định. + Xây lắp, trang bị thêm tài sản cố định. + Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của tài sản cố định. + Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của tài sản cố định. *Đối với tài sản cố định vô hình: Nguyên giá của tài sản cố định vô hình là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. I.3.2. Hạch toán tài sản cố định I.3.2.1. Hạch toán tăng tài sản cố định a) Tài khoản sử dụng: * TK 211 – Tài sản cố định hữu hình: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ hữu hình tăng do được cấp, mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do được biếu tặng, viện trợ… Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm, do cải tạo, nâng cấp… Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại. Bên Có: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lý hoặc đem góp liên doanh… Nguyên giá giảm bớt do tháo dỡ bớt một số bộ phận hoặc do đánh giá lại. Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có ở đơn vị * TK 213 – Tài sản cố định vô hình: Tk này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ vô hình của doanh nghiệp. Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình tăng. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô hình giảm. Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có ở doanh nghiệp *TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh: TK này dùng để phản ánh số nguồn vốn kinh doanh hiện có và tình hình tăng giảm nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Bên Nợ: Nguồn vốn kinh doanh giảm do trả vốn cho ngân sách Nhà nước, trả vốn cho các bên tham gia liên doanh, các cổ đông… Bên Có: Nguồn vốn kinh doanh hiện có của doanh nghiệp. . b. Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân như được cấp vốn, mua sắm, xây dựng, được viện trợ, biếu tặng… *TSCĐ hữu hình được cấp(cấp vốn bằng TSCĐ), được điều chuyển từ đơn vị khác…: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. *Mua sắm TSCĐ hữu hình ( kể cả mới hoặc đã sử dụng) dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Căn cứ các chứng từ có liên quan đến việc mua TSCĐ (hóa đơn, phiếu chi…), kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ, lập hồ sơ kế toán, lập biên bản giao nhận TSCĐ và tiến hành ghi sổ: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) Nợ Tk133 (1332) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc Có TK 133 – Phải trả người bán, hoặc Có TK 341 – vay dài hạn - Nếu mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa vào sử dụng ngay: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn Có TK 331 – Phải trả cho người bán. Trường hợp TSCĐ hữu hình dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (tổng giá thanh toán) Có TK 111,112,331,341… Nếu TSCĐ hữu hình mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng vốn khấu hao TSCĐ, bằng vốn vay, khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động SXKD thì chỉ ghi tăng giá trị TSCĐ (Nợ TK 211/Có TK 111,112,331…), không ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (Có TK 411). - Khi mua sắm TSCĐ hữu hình bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng: + Nếu TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ hoạt động chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1332) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,131… + Nếu TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, vào các mục đích phúc lợi văn hóa, ghi: Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình (giá thanh toán) Có TK 111,112,331,341… - Nếu mua TSCĐ hữu hình dưới hình thức trao đổi không tương tự: Khi giao TSCĐ cho bên trao đổi: Nợ TK 811 – chi phí khác Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ Có TK 211 – TSCĐ hữu hình. Khi nhận được TSCĐ do trao đổi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 – Phải thu của khách hàng - Nếu mua TSCĐ hữu hình dưới hình thức trao đổi tương tự: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá mới) Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá cũ). *Đối với công trình XDCB đã hoàn thành, TSCĐ tự chế tạo được nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng - Nếu TSCĐ do đầu tư XDCB hoàn thành: Trường hợp quá trình đầu tư XDCB được hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị. Khi nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có Tk 241 – XDCB dở dang (giá trị công trình XDCB hoàn thành bàn giao) Đối với doanh nghiệp nhà nước, nếu TSCĐ nghiệm thu bàn giao được đánh giá lại giá trị đầu tư cao hơn chi phí ban đầu thực tế và được cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với công trình đầu tư kéo dài nhiều năm) ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 241 – XDCB dở dang Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh - Nếu TSCĐ hữu hình do tự chế tạo: Ghi tăng TSCĐ hữu hình: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 512 – Doanh thu nội bộ (là giá thành thực tế) Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 – Thành phẩm Có Tk 154 – Chi phí SXKD dở dang. *Nhận vốn tham gia liên doanh của các đơn vị khác bằng TSCĐ hữu hình: căn cứ giá trị tài sản cố định được các bên tham gia liên doanh đánh giá và các chi phí khác (nếu có) kế toán tính toán nguyên giá của TSCĐ và ghi sổ: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh. *Nhận lại TSCĐ hữu hình trước đây đã góp vốn liên doanh với đơn vị khác: căn cứ vào giá trị TSCĐ do hai bên liên doanh đánh giá khi trao trả để ghi tăng TSCĐ hữu hình và ghi giảm giá trị vốn góp kinh doanh Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình Có TK 222 – Góp vốn kinh doanh. *TSCĐ hữu hình được tài trợ, biếu tặng đưa ngay vào sử dụng cho hoạt động SXKD: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 711 – Thu nhập khác *Trường hợp TSCĐ hữu hình phát hiện thừa phải xác định nguyên nhân để giải quyết Trường hợp TSCĐ thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán phải căn cứ hồ sơ TSCĐ để ghi tăng cụ thể. Nếu TSCĐ thừa đang sử dụng thì ngoài nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ hữu hình phải căn cứ nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính, trích bổ sung khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí QLDN Có TK 214 (2141) – Hao mòn TSCĐ. Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Nếu chưa xác định được đơn vị chủ tài sản, trong thời gian chờ xử lý, kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào TK ngoài bảng cân đối kế toán để theo dõi giữ hộ. *Khi có quyết định của Nhà nước hoặc của cơ quan có thẩm quyền về đánh giá lại tài sản và phản ánh số chênh lệch do đánh giá lại vào sổ kế toán, ghi: Phần nguyên giá điều chỉnh tăng: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (số chênh lệch tăng nguyên giá) c.Hạch toán tăng TSCĐ vô hình: *Mua TSCĐ vô hình: Trường hợp mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1332) – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 141 – Tạm ứng Có TK 331 – Phải trả cho người bán (số còn nợ) Các trường hợp mua TSCĐ vô hình theo phương thức trả chậm, trả góp; mua dưới hình thức trao đổi tương tự hoặc không tương tự hạch toán giống với TSCĐ hữu hình Nếu mua TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất cùng với mua nhà cửa, vật liệu kiến trúc trên đất đưa ngay vào sử dụng phải xác định riêng biệt giá trị TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất; TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật liệu kiến trúc, ghi: Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331… Trường hợp mua TSCĐ vô hình dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, ghi: Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình Có TK 112, 331… *Nhận vốn góp liên doanh bằng TSCĐ vô hình Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh I.3.2.2.Hạch toán giảm TSCĐ 1.Thủ tục chứng từ: TSCĐ của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau như: nhượng bán, thanh lý, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác, kiểm kê phát hiện thiếu, đánh giá lại làm giảm giá trị TSCĐ và các nguyên nhân khác… Trong trường hợp giảm TSCĐ, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục, xác định đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có). 2.Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình. a.Nhượng bán TSCĐ TSCĐ nhượng bán thường là những TSCĐ không cần dùng hoặc xét thấy sử dụng không có hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ phải làm đầy đủ các thủ tục (quyết định, biên bản, hợp đồng, hóa đơn…) - Căn cứ chứng từ nhượng bán hoặc chứng từ thu tiền nhượng bán TSCĐ, số tiền đã thu hoặc phải thu của người mua, ghi: Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, số thu về nhượng bán, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có Tk 711 – Thu nhập khác (giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, số tiền thu về nhượng bán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 – Thu nhập khác (tổng giá thanh toán) - Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, phản ánh phần giá trị còn lại vào chi phí khác, ghi giảm nguyên giá và giá trị đã hao mòn, ghi: Nợ TK 214 (2141) – Hao mòn TSCĐ (phần giá trị hao mòn) Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại) Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) Trường hợp TSCĐ hữu hình dùng cho mục đích phúc lợi ghi: Nợ TK 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Có TK 214 – TSCĐ hữu hình - Các chi phí liên quan đến việc nhượng bán TSCĐ (nếu có) cũng được tập hợp vào bên Nợ TK 811 – chi phí khác. - Nếu TSCĐ đem nhượng bán được hình thành từ vốn vay ngân hàng, thì số tiền thu được do nhượng bán TSCĐ trước hết phải trả đủ vốn vay và lãi vay ngân hàng, số còn lại đơn vị mới được sử dụng cho những mục đích thích hợp. Khi trả nợ vốn vay ngân hàng Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 341 – Vay dài hạn (khoản trả trước hạn) Có TK 111 hoặc 112. b.Thanh lý TSCĐ hữu hình: TSCĐ thanh lý là những TSCĐ hư hỏng không thể sử dụng được, lạc hậu, không phù hợp với yêu cầu SXKD mà không thể nhượng bán. Khi thanh lý đơn vị phải có quyết định thanh lý, thành lập ban thanh lý, ban này có nhiệm vụ thực hiện việc thanh lý và lập biên bản thanh lý theo mẫu quy định. Biên bản được lập hai bản, một bản cho phòng kế toán, một bản cho đơn vị đã sử dụng. Căn cứ vào biên bản và chứng từ liên quan ta phản ánh như sau: - Thanh lý TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD + Ghi giảm TSCĐ đã thanh lý: Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ Nợ TK 811 – Phần còn lại Có TK 211 – Nguyên giá - Thanh lý TSCĐ dùng vào hoạt động phúc lợi Nợ Tk 4313 – Quỹ phúc lợi (giá trị còn lại) Nợ 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Có 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) c.Góp vốn tham gia liên doanh bằng TSCĐ Đầu tư góp vốn liên doanh được coi là hoạt động đầu tư tài chính của đơn vị nhằm mục đích kiếm lời. Những TSCĐ hữu hình gửi đi góp vốn liên doanh không còn thuộc quyền quản lý, sử dụng của đơn vị giá trị của chúng lúc này được thể hiện là giá trị đầu tư góp vốn liên doanh và theo dõi trên tài khoản 222. Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan, kế toán ghi giảm TSCĐ, ghi tăng giá trị đầu tư góp vốn theo giá trị giữa hai bên thống nhất đánh giá, đồng thời số chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị còn lại được phản ánh vào TK 412. Nợ TK 222 – Góp vốn liên doanh (theo đánh giá lại) Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Nợ 811 – Chênh lệch đánh giá lại (nếu phát sinh chênh lệch giảm) Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá) Có 711- Chênh lệch đánh giá lại (nếu phát sinh chênh lệch tăng) d.TSCĐ hữu hình thiếu phát hiện khi kiểm kê - Trường hợp chờ quyết định xử lý Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Nợ 138 – TS thiếu chờ xử lý Có 211 – nguyên giá TSCĐ Khi có quyết định xử lý sẽ ghi: Nợ 1388, 411, 811… Có 1381 - Trường hợp có quyết định xử lý ngay, ghi: Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Nợ 1388 – Phải thu khác (nếu người có lỗi phải bồi thường) Nợ 411 – Nếu ghi giảm nguồn vốn Nợ 811 – Nếu doanh nghiệp chịu tổn thất Có 211 – TSCĐ hữu hình e. Trả lại TSCĐ hữu hình cho các bên tham gia liên doanh Căn cứ biên bản bàn giao kế toán ghi: Nợ 411 – Nguồn vốn kinh doanh (giá trị còn lại) Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Có 211 – TSCĐ hữu hình Phần chênh lệch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại, thanh toán cho đơn vị góp vốn, ghi: Nợ 411 – Nguồn vốn kinh doanh Có 111, 112, 338 – Phần chênh lệch f. Những TSCĐ hữu hình dưới mức tiêu chuẩn quy định của chế độ tài chính không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ phải chuyển sang theo dõi, quản lý, hạch toán như công cụ dụng cụ đang dùng: - Nếu giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình nhỏ thì toàn bộ giá trị còn lại tình vào chi phí SXKD trong kỳ: Nợ 627, 641, 642 : Giá trị còn lại Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Có 211 – TSCĐ hữu hình - Nếu giá trị còn lại lớn, cần phải phân bổ dần vào chi phí SXKD nhiều kỳ: Nợ 142: mức giá trị phân bổ hết trong năm báo cáo. Nợ 242: mức giá trị phân bổ trong nhiều năm Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Có 211 – TSCĐ hữu hình I.3.2.Hạch toán giảm TSCĐ vô hình a.Giảm giá nhượng bán, ghi: Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Nợ 811 – Chi phí khác Có 213 – Nguyên giá b.Các trường hợp giảm khác như: góp vốn liên doanh, trả lại vốn góp… được phản ánh tương tự như TSCĐ hữu hình c.Giảm TSCĐ vô hình đã trích đủ khấu hao: Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ Có 213 – TSCĐ vô hình d. TSCĐ vô hình là TSCĐ thuộc kinh phí HCSN, phúc lợi được dùng trong doanh nghiệp, ghi: Nợ 466, 4313 Nợ 214- Hao mòn TSCĐ Có 213 – TSCĐ vô hình I.3.3. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động công việc sửa chữa có thể do tổ chức cơ quan tự làm hoặc thuê ngoài và được triển khai theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Tùy theo quy mô và tính chất của việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào các tài khoản thích hợp * Sửa chữa nhỏ, mang tính bảo dưỡng: Do khối lượng công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó - Nếu sửa chữa do cơ quan tự làm, chi phí sửa chữa được tập hợp như sau: Nợ TK 627,641,642 Có TK 112,111,151,214,334.. - Nếu sửa chữa là thuê ngoài: Nợ TK 627,642,641… Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… Trường hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi hoặc nâng cấp Tập hợp chi phí sửa chữa: + Nếu thuê ngoài Khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao, phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn: Nợ TK 1311: VAT được khấu trừ Nợ TK 241: chi phí sửa chữa thực tế Có TK 331: số tiền phải trả theo hợp đồng + Nếu cơ quan tụ làm : tập hợp chi phí sửa chữa thực tế chi ra theo từng công trình Nợ TK 241: chi phí sửa chữa thực tế Có TK 111, 112, 152,214, 334, 328… * Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành Tùy theo quy mô, tính chất, thời gian và mục đích sửa chữa, sau khi công việc hoàn thành, TSCĐ được phục hồi năng lực lao động hay tăng năng lực kéo dài tuổi thọ, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào tài khoản thích hợp Thực hiện sửa chữa nâng cấp, kéo dài tuổi thọ: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ ( không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế hoạch: Nợ TK 211:Nguyên giá TSCĐ ( Giá thành sửa chữa thực tế) Có 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa Thực hiện sửa chữa mang tính chất phục hồi, tiến hành theo kế hoạch: kết chuyển vào chi phí phải trả: Nợ TK 335: giá thành thực tế công tác sửa chữa Có TK 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa Thực hiện sửa chữa mang tính chất phục hồi, tiến hành ngoài kế hoạch: giá thánh sửa chữa được kết chuyển vào chi phí trả trước Nợ TK 2421: giá thành thực tế công tác sửa chữa Có TK 2413: giá thành thực tế công tác sửa chữa I.4. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ thì công tác quản lí TSCĐ phải tuân thủ những nguyên tắc sau: Xác lập đối tượng ghi tài sản cố định: Đối tượng ghi TSCĐ có kết cấu dữ liệu hoặc 1 hệ thống gồm nhiều bộ phận TS riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kì 1 bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được và thỏa mãn tiêu chuẩn của TSCĐ Trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận TS riêng lẻ liên kết với nhau trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đấy mà cả hệ thống vẫn thực hiện các chức năng hoạt động chính của nó nhưng do yêu cầu quản lí, sử dụng TS định đòi hỏi phải quản lí riêng rẽ từng bộ phận quản lí TSCĐ được coi là đối tượng ghi TSCĐ Mọi TSCĐ trong tổ chức phải có 1 hồ sơ riêng. Do TSCĐ sẽ tồn tại trong lâu dài trong tổ chức nên TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh số, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ Mỗi TSCĐ phải được quản lí theo 3 chỉ tiêu giá trị là: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại Xây dựng quy chế quản lí TSCĐ: xây dựng quyền hạn, trách nhiệm của chủ thể, cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ Tổ chức phải thực hiện quản lí đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động của tính chất như TSCĐ bất thường Định kì vào cuối mỗi năm, tổ chức phải tiến hành kiểm kê TSCĐ, mọi trường hợp phát hiện thiếu thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lí I.5. Quy trình quản lí TSCĐ a) Quy trình mua mới theo kế hoạch hằng năm - Vào khoảng tháng 10, các phòng ban sẽ căn cứ vào nhu cầu mua TS của đơn vị mình sẽ lên kế hoạch mua TS. Phòng kế toán tổng hợp các kế hoạch của các phòng ban để lên kế hoạch cho toàn công ty và xin Ban giám đốc phê duyệt - Kế hoạch của công ty sẽ được phê duyệt vào đầu năm - TS sau khi mua về nếu là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng tin học sẽ nhận và kiểm tra về chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial. Nếu không phải là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự sẽ đảm nhận công việc trên. Phòng kiểm tra nội bộ phải được thông báo, tham gia kiểm tra nếu giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ - Sau khi phòng kế toán chấp nhận thanh toán thì lô hàng sẽ được gán mã tài sản, đồng thời các thông tin các thông tin về lô tài sản được nhập vào phần mềm b) Quy trình mua mới tài sản phát sinh - Các đơn vị nếu phát sinh nhu cầu mua tài sản của phòng ban mình sẽ làm tờ trình lên ban giám đốc xét duyệt. Sau khi phê duyệt của ban giám đốc thì thông báo và chuyển tờ trình cho phòng kế toán và phòng tin học( nếu mua thiết bị tin học) hoặc phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự( nếu không phải là thiết bị tin học) - TS sau khi mua về nếu là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng tin học sẽ nhận và kiểm tra về chất lượng, số lượng, thông tin bảo hành, kiểm tra số serial. Nếu không phải là thiết bị tin học thì phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự sẽ đảm nhận công việc trên. Phòng kiểm tra nội bộ phải được thông báo, tham gia kiểm tra nếu giá trị tài sản > 200 triệu VNĐ - Sau khi phòng kế toán chấp nhận thanh toán thì lô hàng sẽ được gán mã tài sản, đồng thời các thông tin các thông tin về lô tài sản được nhập vào phần mềm c) Quy trình cấp phát TSCĐ TS khi nhập về ban đầu nằm ở kho ( kho tin học nếu là thiết bị tin học). Phòng tin học hoặc phòng hành chính nhân sự chuyển tài sản cho các phòng ban. Tài sản được chuyển kèm theo biên bản bàn giao. Biên bản này được in làm 3 bản cho bên giao( phòng tin học hoặc phòng hành chính nhân sự), bên nhận và phòng kế toán ( để nhập thông tin vào phần mềm) d) Quy trình sử dụng - Tài sản mất mát: phòng ban là đơn vị chủ quản trực tiếp đang sử dụng tài sản đó phải làm giải trình. Phòng kế toán dựa vào đó để cập nhật vào phần mềm - Di chuyển TS: tài sản không cần dùng tới hoặc do sai hỏng được di chuyển vào kho hoặc do yêu cầu công việc được chuyển đến phòng khác. Khi di chuyển phải có biên bản kèm theo ( 3 Bản). Phòng chủ quản của tài sản chịu trách nhiệm cập nhật vào phần mềm thông tin về sự di chuyển của tài sản. Phòng kế toán dựa vào biên bản bàn giao để kiểm tra xem phòng chủ quản để cập nhật vào chưa e) Thanh lí TSCĐ Thanh lí khi quá trình kiểm kê tài sản cuối năm phát hiện tài sản đã hết hoặc thanh lí do đơn vị quản lí tài sản đề nghị. Thanh lí phải được phê duyệt của ban giám đốc. Dựa vào biên bản thanh lí phòng kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm II. Sơ bộ về HTTT Quản lý Tài sản cố định. II.1. Mục tiêu cần đạt được. Hệ thống cần giải quyết được bài toán quản lí tài sản thực tế Hệ thống cần cung cấp cho người dùng đầy đủ chức năng theo yêu cầu của nhiệm vụ quản lí tài sản như sau: + Phần mềm phải thiết kế chuyên nghiệp theo yêu cầu nhiệm vụ của từng đối tượng người dùng + Phần mềm phải có độ ổn định và tin cậy cao + Phần mềm phải có tính bảo mật tốt, chỉ những người có trách nhiệm mới có thể truy nhập vào phần mềm + Phần mềm phải dễ sử dụng, phù hợp với trình độ tin học của cán bộ sử dụng + Phần mềm phải có tính linh động và mềm dẻo Phần mềm phải cung cấp thông tin về tài sản để tác nghiệp tốt với các hoạt động quản lí khác và cho hoạt động quản lí cấp chiến lược của cấp trên II.2. Chức năng chính của hệ thống Với những mục tiêu trên thì hệ thống cần có những chức năng sau: Nhập mới tài sản và quản lý các tài sản nhập mới Phân bổ tài sản nhập mới cho phòng ban, đơn vị sử dụng và quản lí các tài sản đã được phân bổ Sửa chữa nâng cấp các tài sản theo yêu cầu đã được xét duyệt cà quản lí thông tin về các tài sản đã được nâng cấp sửa chữa Điều động bàn giao các tài sản đã được điều động bàn giao Thanh lí, nhượng bán các tài sản theo yêu cầu đã được xét duyệt. Xây dựng phần mềm là một trong những khâu quan trọng trong xây dựng hệ thống thông tin nên yêu cầu chung của toàn hệ thống trên đòi hỏi phần mềm quản lí tài sản cố định phải có những chức năng sau: + Nhập