Đề án Xây dựng phần mềm quản lý công tác bảo hành của công ty cổ phần tịn học Hà Nội

hành phát triển kinh doanh.Xây dựng các quy định,chế độ,chính sách chung của công ty 3 Trung tâm kiểm toán và xử lý số liệu nội bộ Thực hiện kiểm soát số liệu của toàn công ty. 4 Trung tâm công nghệ phần mềm Nghiên cứu ứng dụng và phát triển thông tin. 5 Trung tâm điện tử kĩ thuật số Thử nghiệm,đánh giá,thẩm định chất lương sản phẩm.Thực hiện nghiên cứu triển khai ứng dụng khoa học công nghệ. 6 Phòng hoạch định chiến lược Đưa ra chiến lược phát triển của công ty trong thời gian ngắn và dài hạn. 7 Phòng Hành Chính-Tổ Chức Quản lý mọi công việc liên quan tới hành chính sự nghiệp và các hoạt dộng về nhân sự. 8 Phòng Tài Chính Kế Toán Kiểm tra,giám sát các hoạt động tài chính kế toán. Tổ chức ghi chép các hoạt động tài chính kế toán.Quản lý quỹ tiền mặt của công ty. 9 Phòng Xuất Nhập Khẩu Quản lý việc xuất nhập các linh kiện sản phẩm. 10 Phòng Kinh Doanh Thực hiện mua và bán các sản phẩm linh kiện máy tính. 11 Phòng Dự Án Lập dự án phù hợp với công ty.Tiến hành thiết kế, thẩm tra,đấu thầu và quản lý các dự án. 12 Phòng Kĩ Thuật Lắp đặt,cài đặt và hướng dẫn sử dụng sản phẩm của công ty cho khách hang.Bảo trì sản phẩm,tiến hành sửa đổi sản phẩm cho khách hàng. 13 Bộ phận kho Bảo quản,phân loại,sắp xếp các linh kiện trong thời gian chờ đợi bán cho khách hàng. Trên đây là chức năng chính của mỗi phòng ban.Tuy nhiên,các phòng ban có sự kết hợp đôn đốc kiểm tra lẫn nhau để đem lại sự thành công cho tổ chức. 1.3 Tầm nhìn và triết lý kinh doanh của công ty cố phần tin học Hà Nội 1.3.1 Tầm nhìn của công ty Công ty đưa ra tầm nhìn chiến lược của mình như sau: Trở thành công ty có hệ thống siêu thị bán lẻ các thiết bị số ( máy vi tính, điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số) qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam. Xây dựng HaNoiPC.com.vn trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao. Xây dựng HaNoiPC.com.vn trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất. 1.3.2 Triết lý kinh doanh của công ty cổ phần tin học Hà Nội Đây là điều tạo sự khác biệt so với các công ty kinh doanh cùng loại.Công ty đề ra triết lý kinh doanh như sau: Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững. Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty HaNoiPC.com.vn đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu ! Chương 2: Phương pháp luận xây dựng phần mềm 2.1 Khái niệm phần mềm và vai trò của phần mềm trong quản lý 2.1.1 Khái niệm phần mềm Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếu tố:Các chương trình máy tính,các cấu trúc dữ liệu sử dụng trong chương trình ấy,tài liệu hướng dẫn sử dụng. Tiến trình phát triển của phần mềm bao gồm các giai đoạn được biểu diễn trong hình vẽ dưới đây: Giai đoạn 1 1950-1960 Giai đoạn 2 1960-1970 Giai đoạn 3 1970-1990 Giai đoạn 4 1990-> .Xử lý theo lô .Đơn chiếc theo đơn đặt hàng .Nhiều người sử dụng Thời gian thực .Bắt đầu có phần mềm thương mại .Hệ phân tán .Hiệu quả thương mại hoá .Hệ thống để bàn .Hệ thông minh .Quy mô công nghiệp Qua các giai đoạn phát triển phần mềm ta thấy một xu thế chung là tính năng của các phần mềm ngày càng đa dạng nhưng quy mô công cụ của các thiết bị ngày càng giảm dần. 2.1.2 Vòng đời phát triển của phần mềm Mỗi phần mềm từ khi ra đời và phát triển đều trải qua chu kỳ.Trong công nghệ phần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm.Để hiểu rõ từng giai đoạn và có biện pháp thích hợp để tác động vào từng giai đoạn nhằm bảo đảm chất lượng của sản phẩm. Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình gọi là mô hình thác nước. Trong quá trình này,mỗi giai đoạn ở phía trước sẽ tác động tới tất cả các công đoạn ở phía sau. Mô hình thác nước Hình 2.1 : Mô hình thác nước trong vòng đời phát triển của phần mềm CN Hệ thống Kiểm thử Mã Hoá Phân tích Thiết Kế Bảo trì 2.1.3 Vai trò của phần mềm trong quản lý Trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp,bất kỳ một vị trí làm việc nào cũng đều đóng một vai trò quản lý nào đó.Tùy theo chức danh,trách nhiệm mà chức năng quản lý và tầm quan trọng của từng người sẽ khác nhau.Các giám đốc,trưởng phòng sẽ khác với các những nhân viên kế toán,thống kê;những người này lại khác với các nhân viên làm việc ở các phân sưởng sản xuất. Trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, bất cứ vị trí làm việc nào,cũng đều đóng một vai trò quản lý nào đó.Tùy theo chức danh,trách nhiệm mà chức danh quản lý và tầm quan trọng của từng người khác nhau.Hiểu rõ được sự phân công quản lý trong doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều cho quá trình tin học hóa nói chung và vấn đề khai thác,sử dụng các sản phẩm phần mềm quản lý nói riêng. 2.1.3.1 Lãnh đạo và phần mềm quản lý Lãnh đạo là những người đóng vai trò quản lý cao nhất trong một tổ chức.Có quyền quyết định cũng như phải ra quyết định kịp thời để điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.Vì tầm quan trọng và yêu cầu kịp thời trong công việc nên bên cạnh tư duy định tính,lãnh đạo cần thiết nhận được sự hỗ trợ của những giá trị,tham số mang tính định lượng để giúp các quyêt định có căn cứ và chính xác hơn. Các phần mềm quản lý, sẽ giúp cho lãnh đạo nhìn thấy được những yêu cầu của mình. Vì thời gian hạn hẹp, trong khi công việc lại nhiều, nên lãnh đạo không thể bao quát hết những chi tiết, chức năng mà các phần mềm quản lý hỗ trợ (tất nhiên, làm thì vẫn được, tốt là đằng khác). Yêu cầu quan trọng nhất khi lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý đó là tiết kiệm thời gian và nhìn qua là biết ngay. Chúng ta thử tổng hợp những quan sát và thao tác khi lãnh đạo sử dụng phần mềm quản lý: Chủ yếu sử dụng các chức năng mang tính tổng hợp, bao quát: xem các báo cáo, hệ thống biểu đồ phân tích - thông kê… Các chức năng mang tính trực quan, nhấp chuột gõ phím là hiển thị ngay, ít thao tác, vì thế những chức năng phải qua nhiều bước xử lý, lãnh đạo thường ít sử dụng. Màn hình hiển thị lớn, rõ ràng, số liệu trình bày có thể giúp cho lãnh đạo nhìn được nhiều chiều, toàn cảnh! Ít phải nhập thông tin, chủ yếu là nhìn thông tin, lãnh đạo thường hay dùng chuột, ít khi dùng bàn phím trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý. Có thể không cần biết chi tiết các hoạt động của bộ phận kinh doanh, nhưng khi nhìn vào đường đồ thị mô tả doanh thu bán hàng trong một thời kỳ nào đó, lãnh đạo sẽ thấy được toàn cảnh hoạt động kinh doanh để đưa ra những quyết định hợp lý. Hoặc có thể, lãnh đạo sẽ đóng vai trò như một cấp dưới của mình, để xem lịch công tác, các công việc mà người đó đã làm để có thể biết rõ hơn nhân viên của mình,…Những phần mềm quản lý cần phải giúp cho lãnh đạo thấy được toàn cảnh, và khi cần có thể nắm được rõ ràng các chi tiết bên trong… 2.1.3.2 Nhân viên với các nghiệp vụ cụ thể Các phần mềm quản lý, đặc biệt chú trọng đến các thao tác nghiệp vụ của các nhân viên. Đây là bộ phận tạo nên nguồn dữ liệu đầu vào cho các hệ thống phần mềm quản lý. Các chỉ tiêu phân tích, báo cáo đều xuất phát từ những dữ liệu cơ sở. Vì phạm vi quản lý của nhân viên thường chỉ gói gọn trong công việc của từng người hoặc nhiều lắm chỉ là một nhóm nhỏ, nên mỗi người thường chỉ sử dụng một số chức năng, nghiệp vụ nào đó trong hệ thống phần mềm quản lý. Ví dụ: các nhân viên quản lý đơn hàng, sẽ thường làm việc với chức năng: nhập thông tin đơn hàng. Các nhân viên kế toán thì làm việc với các chức năng trong phân hệ kế toán, các nhân viên ở phân xưởng sản xuất thì ghi nhận quá trình thực hiện của các công đoạn sản xuất,… Vì yêu cầu đầy đủ và chính xác của nguồn dữ liệu, nên việc ghi nhận thông tin của các nhân viên rất quan trọng. Các phần mềm quản lý cũng nên đáp ứng và hỗ trợ cho người dùng này những thao tác thuận tiện và phù hợp. Một số nét tổng quát về đặc điểm phần mềm quản lý mà nhân viên thường sử dụng: Phù hợp, rõ ràng với các nghiệp vụ và công việc thường ngày của từng nhân viên Bố trí màn hình hợp lý, làm sao để nhập dữ liệu thật nhanh và chính xác Thể hiện đầy đủ những yêu cầu cần nhập dữ liệu, các thao tác chức năng hiển thị đầy đủ. Ít sử dụng chuột mà sử dụng bàn phím nhiều Một ví dụ thực tế, chúng ta thường thấy, đó là màn hình nhập dữ liệu các các nhân viên bán hàng trong siêu thị, hay việc ghi nhận kết quả sản xuất của công nhân trong các phân xưởng. Màn hình rất đơn giản: chỗ để quẹt thẻ (mã vạch), ô dữ liệu mô tả số lượng rất lớn, hiển thị rõ ràng, hầu như tất cả đều được thao tác bằng bàn phím,…Đây là những điểm hết sức đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích, vì những tác động tích cực của nó đối với công việc quản lý của nhân viên: đúng chức năng, vừa đủ và thuận tiện. 2.1.3.3 Các trưởng phòng, phụ trách bộ phận,… Các trưởng, phó phòng; các quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất hay những người phụ trách một bộ phận nào đó, cách nhìn cũng như làm việc sẽ tương đối khác với những lãnh đạo cấp cao như các giám đốc chức năng hay các thành viên hội đồng quản trị. Vai trò quản lý của những người này thường giới hạn trong bộ phận, đơn vị của mình, dĩ nhiên, vẫn nên thấy hết toàn cảnh trong phạm vi quản lý của mình, đồng thời, cũng phải đảm bảo yêu cầu báo cáo, thực hiện những quyết định từ cấp trên. Các trưởng phòng, phụ trách kỹ thuật, giống như một mắt xích quan trọng trong cơ cấu tổ chức, giữa lãnh đạo và số đông nhân viên trong doanh nghiệp. Việc sử dụng các phần mềm quản lý thường được yêu cầu chú trọng vào điểm này. Ví dụ: Vừa điều hành các hoạt động của đơn vị, vừa có thể tạo lập những bản báo cáo để gửi lên cấp trên. Do đó, những đặc điểm hỗ trợ cho những đối tượng người dùng này vừa tổng hợp những đặc điểm phần mềm mà người dùng là lãnh đạo, vừa có những đặc điểm của người dùng là các nhân viên làm việc trong các nghiệp vụ cụ thể. Một nhóm người dùng có công việc đặc trưng hơn đó là đảm nhận nhiệm vụ tính toán dữ liệu, nghĩa là dựa vào nguồn dữ liệu nhận được ở khâu nhập dữ liệu, dựa trên các phương pháp tính, công cụ tính toán để tạo lập ra những dữ liệu mới, nhằm cung cấp theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo. Ví dụ: Nhân viên nhập dữ liệu sẽ nhập doanh số của từng sản phẩm, người phụ trách việc tính toán dữ liệu sẽ tạo nên một bảng dữ liệu mới, ở đó chứa đựng thông tin tổng doanh số hàng ngày của tất cả các mặt hàng,… Phần mềm quản lý, chỉ là công cụ, phương tiện mô tả hoặc hỗ trợ cho các thao tác nghiệp vụ, hoạt động chức năng trong các doanh nghiệp. Một điều bình thường là khi sử dụng một công cụ, phương tiện nào đó chúng ta thường quan tâm nhiều nhất ở điểm, nó làm được cái gì cho mình. Một sự thoả mãn ở điểm này sẽ giúp cho chúng ta thoải mái hơn khi tìm hiểu đến những khâu tiếp theo: làm như thế nào, và cách thức nó thể hiện ra sao. Khi tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý, chúng ta nên đặt mình vào vai trò của những vị trí làm việc có thật trong doanh nghiệp, ở đó mỗi người có những cách tư duy, thao tác khác nhau. Sự phù hợp, vừa đủ và rõ ràng của phần mềm đối với quá trình sử dụng phần mềm cho từng vị trí quản lý sẽ mang đến hiệu quả tốt hơn trong mỗi công việc. 2.1.4 Các phương pháp thiết kế phần mềm 2.1.4.1 Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống Ý tưởng của phương pháp này dựa trên khái niệm module hoá khi thiết kế một phần mềm ứng dụng người ta đi từ tổng quát tới chi tiết để tạo thành một hệ thống thống nhất.Trên cơ sở của hệ thống này người ta phân chia công việc cho các nhóm mà vẫn đảm bảo tính mục tiêu của chương trình.Phương pháp này ứng dụng tin học hoá triệt để . Ứng dụng trong các doanh nghiệp chưa tin học hoá. 2.1.4.2 Phương pháp thiết kế từ đáy lên Phương pháp này đi từ chi tiết tới tổng quát.Chúng ta xuất phát từ vấn đề cụ thể chi tiết đi dần lên mức độ tổng hợp.Phương pháp này ứng dụng ở các cơ sở đã được tin học hoá từng phần.Phương pháp này vừa sử dụng những chương trình đã có và phát huy hiệu quả mà không cần xoá đi làm lại từ đầu,vừa đảm bảo tính chỉnh thể của một hệ thống. Trong sản xuất phần mềm công nghiệp hiện nay vẫn ứng dụng rộng rãi hai phương pháp này và trong thực tế đôi khi người ta kết hợp cả hai phương pháp trong tổng thể hay trong từng bộ phận. 2.1.4 Các ngôn ngữ thiết kế phần mềm Sau giai đoạn thiết kế,chuyển sang giai đoạn thi công phần mềm mà bản chất là lựa chọn ngôn ngữ dịch bản vẽ thiết kế thành một chương trình làm việc.Người ta chia các ngôn ngữ thành phần thành các thế hệ: 2.1.4.1 Thế hệ 1: Ngôn ngữ máy tính Trong giai đoạn đầu khi máy tính mới ra đời các chương trình được viết trong ngôn ngữ cụ thể,có nghĩa rằng khi chương trình chạy trên máy tính nào thì ta phải học ngôn ngữ đó để xây dựng chương trình.Chương trình thuần tuý được viết dưới dạng dãy số.Máy tính có thể hiểu và thực hiện ngay chương trình này. 2.1.4.2 Thế hệ 2: Các ngôn ngữ thuật toán Từ ngôn ngữ máy người ta chuyển sang viết chương trình bằng ngôn ngữ thuật toán.Đây là các ngôn ngữ được viết bằng tiếng anh nhưng bản thân máy tính lại không hiểu những câu lệnh này.người ta thiết kế chương trình dịch từ ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy.Các ngôn ngữ tiêu biểu trong thế hệ thứ 2: FORTRAN:FORTRANbase,FORTRAN-77 Đặc điểm của thế hệ thứ 2 là cấu trúc còn yếu,thậm tí là phi cấu trúc. 2.1.4.3 Thế hệ 3: Các ngôn ngữ cấp cao Đây là các ngôn ngữ lập trình hiện đại,có cơ sở dữ liệu đủ mạnh để vừa có khả năng giải các bài toán kĩ thuật,vừa có khả năng giải các bài toán kinh tế. Các ngôn ngữ của thế hệ 3:ALGOL-60,C++,PACAL 2.2 Các bước cơ bản trong trong một quy trình phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của nhiều yếu tố với các điều kiện ràng buộc.Ngoài ra,các công đoạn xây dựng phần mềm có mối liên quan mật thiết với nhau. Đầu ra của công đoạn này lại là đầu vào của các công đoạn khác.Ta cần xác định kĩ để tránh những sai sót không đáng có.Vì vậy có thể xây dựng phần mềm đạt hiệu quả cao nhất người ta tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách khoa học :Có 7 bước cơ bản cho một quy trình phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm. 2.2.1 Đánh giá yêu cầu Mặc dù thời gian thực hiện ngắn và chi phí thấp nhưng là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà kết quả của nó có ý nghĩa quyết định nhất tới sự thành công của toàn bộ dự án.Nó có mục đích là tìm hiểu hệ thống đang tồn tại, đánh giá nhu cầu của sự phát tiển đối với hệ thống mới và xem xét tính khả thi của việc xây dựng hệ thống mới với các mặt: Khả năng về mặt kĩ thuật: Để đảm bảo rằng mọi yêu cầu về chức năng hay hình thức của hệ thống mới thì đều có thể tìm được giải pháp hoặc kĩ thuật thực hiện. Khả năng về mặt tài chính: Để đảm bảo mọi nhu cầu về chi phí cho việc sản xuất phần mềm đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng hay dự trù về kinh phí của người dùng. Khả năng về thời gian : Để đảm bảo thời gian dự kiến cho việc thiết kế phần mềm là hợp lý và có thể được người dùng chấp nhận. Khả năng về nhân lực: Đảm bảo rằng từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhân lực cho việc xây dựng phần mềm. Đồng thời từ phía người dùng cũng phải chuẩn bị được đội ngũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận hành hệ thống. Quy trình xác định yêu cầu của khách hàng được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:Khảo sát hệ thống ,phân tích nghiệp vụ, xác định yêu cầu. Đánh giá yêu cầu gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực hiện Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn 1 Thông thường bước đánh giá yêu cầu càng được thực hiện chi tiết và chính xác bao nhiêu thì các bước sau đơn giản và dễ thành công bấy nhiêu.Vì đây là đầu vào cho các quá trình tiếp theo. 2.2.2 Phân tích chi tiết Được thực hiện sau khi đã đánh giá thuận lợi về yêu cầu với mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu tìm ra những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó.Xác định những nguyên nhân đích thực của dự án đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định rõ mục tiêu mà phần mềm đạt được. Phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường đang tồn tại của nơi phần mềm sẽ ứng dụng Nghiên cứu hệ thống thực tại của nơi sử dụng phần mềm Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi của phần mềm Thay đổi các đề xuất của dự án phần mềm Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết 2.2.3 Thiết kế logic Với mục đích của các thành phần logic của hệ thống mới,mô hình hoá về mặt logic,xác định nội dung của cơ sở dữ liệu,các quy trình xử lý sẽ được thực hiện và cả các dữ liệu đầu vào.Thiết kế logic sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y làm sao cho phần mềm đáp ứng theo đúng yêu cầu của khách. Như vậy,thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hoá mô hình logic 2.2.4 Đề xuất các phương án và giải pháp Khi mô hình logic đã được xác định và chuẩn y của người dùng thì bước này sẽ đề ra một số phương án và giải pháp có thể lựa chọn và cho phép người dùng lựa chọn phương án tối ưu nhằm đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của họ.Trong khi vẫn tôn trọng mọi ràng buộc của tổ chức.Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp 2.2.5 Thiết kế vật lý ngoài Bước này được tiến hành sau khi phương án tối ưu đã được lựa chọn.Nó bao gồm việc thiết kế các giao diện vào ra và cách thức của việc tương tác giữa hệ thống và người dùng.Các công đoạn chính: Lập kế hoạch thiết kế vật lý Thiết kế chi tiết các giao diện(vào/ra) Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 2.2.6 Triển khai kĩ thuật của hệ thống Kết quả của quá trình này là phần mềm được đưa ra.Ngoài ra, giai đoạn này còn cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị các tài liệu hệ thống 2.2.7 Cài đặt và triển khai hệ thống Thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới theo yêu cầu.Thực hiện sự chuyển đổi với va chạm và xung đột ít nhất.Trong giai đoạn này cần lập kế hoạch cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch Chuyển đổi hệ thống Khai thác và bảo trì Đánh giá kết quả và nghiệm thu chương trình Chương 3:Phân tích và thiết kế chương trình quản lý bảo hành 3.1 Sự cần thiết của việc xây dựng phần mềm quản lý bảo hành. Bảo hành là công tác được thức hiện sau quá trình bán sản phẩm cho khách hàng.Công việc này cũng là một trong những công việc chăm sóc khách hàng.Đối với công ty mua bán thiết bị tin học thì đây là một công đoạn không thể không tính đến nếu muốn công ty hoạt động có hiệu quả. Mỗi ngày công ty bán số lượng lớn các sản phẩm trên thị trường.Điều đó cũng tương đương với việc có rất nhiều sản phẩm cần được bảo hành.Nếu trung tâm bảo hành chỉ làm việc này thủ công thì chi phí mà công ty bỏ ra cho công tác bảo hành sẽ chiếm tỷ lệ rất lớn. Hiện nay các thiết bị kĩ thuật số ngày càng được sử dụng rộng.Các doanh nghiệp cũng như các cá nhân luôn lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất để mua sản phẩm.Và 1 yếu tố được mọi người quan tâm đó là việc các thiết bị của họ sẽ được bảo hành ra sao khi gặp vấn đề.Hiện thời gian cho việc bảo hành còn khá lâu.Chưa tập hợp được các thiết bị cần gửi đi bảo hành…Em xây dựng phần mềm quản lý bảo hành để giúp cho việc quản lí bảo hành đạt hiệu quả cao nhất. 3.2 Phân tích hệ thống quản lý bảo hành 3.2.1 Phân tích hệ thống bảo hành tại công ty cổ phần tin học Hà Nội Khảo sát hệ thống bảo hành tại công ty: Hiện công ty có 20 linh kiện nằm trong nhóm bảo hành Mỗi loại linh kiện gồm các chủng loại khác nhau về:Thônh số kĩ thuật,nhà sản xuất,thời gian bảo hành. Mỗi ngày có khoảng 200 linh kiện được mang tới công ty bảo hành. Để liên kết phần mềm,hiện công ty đã có các phần mềm: Phần mềm quản lý bán hàng Phần mềm quản lý kho Phần mềm quản lý việc xuất nhập khẩu Công ty cổ phần tin học Hà Nội có các điều kiện bảo hành như sau: -Đối với những thiết bị bán ra trong vòng 1 tháng nếu có vấn đề gì trục trặc: Công ty sẽ đổi ngay cho các bạn một sản phẩm mới 100% ngay lập tức. -Đối với các thiết bị bán ra trên thị trường từ 6 đến 12 tháng nếu có vấn đề gì trục trặc: Công ty cam kết trả hàng cho các bạn tối đa trong vòng 40h làm việc.Trong thời gian đó công ty cho mượn thiết bị khác để sử dụng tạm thời. -Đối với những thiết bị bán ra trong vòng từ 12 tháng trở lên nếu có vấn đề trục trặc: Công ty cam kết trả hàng bảo hành cho các bạn tối đa trong vòng 72h làm việc. -Đối với khách hàng có đăng kí dịch vụ bảo hành tại nơi sử dụng: Khi có bất kì trục trặc về máy tính,trong vòng 2h kể từ khi nhận được thông báo công ty sẽ có mặt để khắc phục sự cố.Trong trường hợp ngoài thời gian làm việc,công ty sẽ khắc phục ngay vào đầu giờ của buổi làm việc tiếp theo. Tất cả các thiết bị sẽ được khắc phục ngay tại chỗ,trường hợp không thể sửa chữa được,công ty sẽ có ngay thiết bị khác để khách sử dụng tạm thời. Ngoài ra công ty còn có chính sách ưu đãi cho các khách hành mua chọn bộ linh kiện của công ty.Các quy định bảo hành và bảo trì của công ty. 3.2.2 Mô tả hoạt động bảo hành tại công ty KH mang linh kiện đến TTBH để Bảo hành. NVQL nhận và kiểm tra linh kiện, nếu linh kiện mới mua trong vòng 1 tháng sẽ vào phần mềm và đổi mới ngay từ nguồn hàng của kho bán hàng, sau đó in phiếu bảo hành mới cho KH. Nếu quá 1 tháng mà vẫn còn thời gian bảo hành. NVQL sẽ chuyển cho NVKT kiểm tra. NVKT kiểm tra nếu sửa được sẽ sửa ngay và trả cho KH, nếu cần sẽ in lại phiếu bảo hành. Nếu chưa xử lí được ngau sẽ nhậnlinh kiện và báo cho NVQL. NVQL vào phần mềm kiểm tra xem có linh kiện để đổi ngay không, nếu có sẽ đổi ngay, nếu không có NVQL sẽ ghi giấy biên nhận và định ngày hẹn trả cho KH thông qua hỗ trợ của phần mềm. Sau đó, NVKT kiểm tra . Nếu sửa đướcẽ sửa chữa và nhập vào kho bảo hành, nếu không sửa chữa được sẽ gửi đi bảo hành dựa vào hỗ trợ của phần mềm. Khi hàng được bảo hành gửi về, NVQL sẽ nhận thiết bị nhập vào kho và tiến hành trả cho KH theo thời gian đã hẹn. Nếu thiết bị chưa được về kho đúng tiến độ, NVQL sẽ thống kê, sau đó gọi điện và gia hạn thêm thời gian trả hàng. 3.2.3 Sơ đồ BFD Hình 3.1:Sơ đồ chức năng quản lý bảo hành 3.2.4 Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý bảo hành 3.2.5 Sơ đồ phân rã mức 0 Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 hệ thống thông tin quản lý bảo hành 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu của công tác quản lý bảo hành 3.3.1 Tổng quan về các bảng Hình 3.4: Tổng quan về các bảng dữ liệu của công tác bảo hành 3.3.2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu Hình 3.5: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu hệ thống thông tin quản lý bảo hành 3.3.3 Các tệp cơ sở dữ liệu của việc xây dựng và quản lý công tác bảo hành Bảng Hãng Sản Xuất Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaHSX Text 10 Mã Hãng Sản Xuất TenHSX Text 30 Tên Hãng Sản Xuất Bảng Khách Hàng Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaKH Text 10 Mã Khách Hàng TenKH Text 50 Tên Khách Hàng NgayMua Data/Time Ngày Mua Bảng nhân viên Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaNV Text 5 Mã Nhân Viên TenNV Text 25 Tên Nhân Viên MatKhau Text 15 Mật Khẩu Bảng Nhóm Hàng Bảo Hành Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaNhom Text 10 Mã Nhóm TenNhom Text 25 Tên Nhóm Bảng nhóm Hàng Bán Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaNhom Text 10 Mã Nhóm TenNhom Text 25 Tên Nhóm Bảng Nhóm Hàng Kho Hàng Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaNhom Text 10 Mã Nhóm TenNhom Text 25 Tên Nhóm Bảng Sản Phẩm Bán Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaSP Text 10 Mã Sản Phẩm TenSP Text 50 Tên Sản Phẩm MaKH Text 10 Mã Khách Hàng Thongso Text 25 Thông Số MaNhom Text 50 Mã Nhóm TenKH Text 25 Tên Khách Hàng Bảng Sản Phẩm Bảo Hành Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaSP Text 10 Mã Sản Phẩm MaNhom Text 50 Mã Nhóm TenSP Text 30 Tên Sản Phẩm Thongso Text 50 Thông Số Bảng Sản Phẩm Gửi Bảo Hành Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaHang Text 10 Mã Hàng TenHang Text 30 Tên Hàng Thongso Text 50 Thông Số NhaCC Text 50 Nhà Cung Cấp NgayGDBH Text 50 Ngày Gửi Đi BH ChiPhi Number Chi Phí Bảng Sản Phẩm KH Tên trường Kiểu Độ rộng Diến Giải MaSP Text 10 Mã Sản Phẩm TenSP Text 30 Tên Sản Phẩm MaNhom Text 50 Mã Nhóm Thongso Text 50 Thông Số Bảng Sản Phẩm NBH Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn Giải MaSP Text 10 Mã Sản Phẩm TenSP Text 25 Tên Sản Phẩm Thongso Text 50 Thông Số