Đề tài Ạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh

khẩu TK 333 (3333) Xuất bán SDCK: xxx TK 412 TK 111, 138, 334 TK 412 TK 411 Chênh lệch đánh giá giảm Thiếu hụt mất mát 6.3. Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL, CCDC: định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp phải thực hiện việc kiểm kê tình hình NVL, CCDC tồn kho về mặt số lượng, giá trị (theo sổ kế toán, theo thực tế kiểm kê và tính số chênh lệch… Điều này được thể hiện ở biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê kho. Sau đó, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân thừa, thiếu (nếu có) để có quyết định xử lý. Các trường hợp có thể xảy ra khi kiểm kê kho là: * Trường hợp 1: Phát hiện thiếu hụt NVL, CCDC khi kiểm kê: mọi trường hợp thiếu hụt vật tư trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi. Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định của người có thẩm quyền, căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán ghi: - Nếu thiếu hụt do sai sót trong ghi chép, cân, đong, đo, đếm, kế toán điều chỉnh lại sổ kế toán (ghi giảm số đã phản ánh): Nợ các TK có liên quan: 111, 112, 131, 331, 141… Có TK 152, 153. - Giá trị NVL thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt trong định mức) ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 - Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị vật tư hao hụt ghi: Nợ TK 1381 Có TK 152, 153. - Nếu người phạm lỗi phải bồi thường số thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào giá trị vật tư hao hụt ghi: Nợ TK 111, 112, 1338, 334… Có TK 152, 153 - Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định ghi: Nợ TK liên quan: 411, 821… Có TK 1381. * Trường hợp 2: phát hiện thừa NVL, CCDC khi kiểm kê. - Nếu NVL, CCDC thừa đã xác định được nguyên nhân do trước đây cân đong đo đếm nhầm (đã phản ánh ít hơn số thực có) mà giá trị thừa thuộc sở hữu của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng số đã phản ánh: Nợ Tk 152, 153 Có TK 111, 112, 331… - Nếu chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào giá trị NVL, CCDC thừa ghi: Nợ TK 152,153 Có TK 338 (3381) - Khi có quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 338 (3381) Có TK 3388, 411, 721… - Nếu xác định NVL, CCDC thừa không phải của doanh nghiệp thì số thừa được ghi: Nợ TK 002 6.4. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập vào cuối năm trước vào khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh và ghi: Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời phảo lập dự phòng giảm giá cho NVL, CCDC ứ đọng, mất phẩm chất, không thể đưa vào sản xuất hoặc phải thanh lý (mà giá trên thị trường chắc chắn thấp hơn giá ghi sổ kế toán vào thời điểm cuối năm). Mức dự phòng được xác định theo công thức : Mức dự phòng giảm Lượng vật tư tồn kho giá ghi trên giá thực tế trên giá vật tư cho năm = giảm giá tại 31/12 x sổ kế toán - thị trường vào kế hoạch năm báo cáo thời điểm 31/12 Sau khi xác định được mức dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 6.5. Sổ kế toán NVL, CCDC: Công việc đầu tiên của kế toán là lập chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ) để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kế toán vào các chứng từ theo mẫu in sẵn, sau đó luân chuyển qua các bộ phận theo quy định. Công việc này có ý nghĩa quan trọng để quyết định đến chất lượng công tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên các chứng từ chỉ là những thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế các chứng từ ban đầu cần được sắp xếp, phân loại hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ. Để có thể theo dõi một cách chính xác tình hình NVL, CCDC cả về mặt số lượng và giá trị thì các doanh nghiệp có thể sử dụng loại sổ nào trong hạch toán NVL, CCDC là tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: Sổ Nhật Ký Chung Nhật ký - chứng từ Chứng từ - ghi sổ Nhật ký - sổ cái Mỗi hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ có quy trình ghi sổ riêng. Sơ đồ quy trình kế toán theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ:Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ thẻ, sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc thẻ, sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ ĐKCTGS Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết PHần II thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty tnhh bao bì hà linh Đặc điểm chung của công ty tnhh bao bì hà linh 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty Tnhh bao bì Hà linh là một doanh nghiệp tư nhân thuộc UBNDTP Hà nội do chi cục thuế Ba Đình quản lý, được thành lập ngày 01/12/2002. Trụ sở Công ty đặt tại số 8/12 Vũ Thạch , Ba Đình, Hà nội. Tên giao dịch đối ngoại: Hà linhPACKED CO,.LTD. Công ty TNHH bao bì Hà Linh là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập với nhiệm vụ chuyên thiết kế và sản xuất các loại bao bì, thùng hộp cartông, túi nilông. Trong thời kỳ đầu nhìn chung, Công ty còn nghèo nàn, trình độ kỹ thuật chưa cao, nhưng cùng với sự phát triển chung của đất nước trên con đường đổi mới, với quá trình công nghệp hoá, hiện đại hoá đất nước đòi hỏi phải có nền tảng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại để tạo đà thúc đẩy, Công ty TNHH bao bì Hà Linh đã mạnh dạn đổi mới, đầu tư trang thiết bị, máy móc hàng chục tỷ đồng và luôn tiếp thu những công nghệ mới trong lĩnh vực sản xuất. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành Công ty luôn chú trọng công tác đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật, trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên. Do vậy mà năng suất lao động tăng lên, hiệu quả kinh doanh của Công ty ngày càng cao. Điều đó được thề hiện qua các mặt sau: - Tổng số cán bộ nhân viên hiện có là 125 người , trong đó cán bộ quản lý là 15 người thì 13 người có trình độ Đại học và Cao đẳng, số còn lại trình độ trung cấp. - Số công nhân trực tiếp sản xuất là 110 người, trong đó số công nhân trình độ bậc cao là 67 người. - Lương bình quân của cán bộ công nhân trong Công ty là 610.000 đồng/người/tháng . Tình hình hoạt động sản suất kinh doanh của Công ty qua một số năm gần đây thể hiện ở bảng sau: Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện 2003 Thực hiện 2004 Kế hoạch 2005 Tỷ lệ 2004/2003 2005/2004 1.Tổng doanh thu Nghìn 173.832 179.592 188.545 103,3 105,0 2.Tổng chi phí SXKD Nghìn 169.710 174.695 182.655 102,9 104,5 3.Tổng các khoản nộp NSNN Nghìn 1.319 1.564 1.878 118,6 120,1 4. Lợi nhuận Nghìn 4.122 4.897 5.890 118,8 120,3 5.Thu nhập bình quân (1 người/1 tháng) Đồng 500.000 550.000 610.000 100 110,9 (Nguồn: P. Kinh doanh) Qua các chỉ tiêu trên cho thấy rằng, trong 2 năm gần đây Công ty đang trên đà phát triển biểu hiện ở mức tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và tăng các chỉ tiêu kinh tế khác. Mức tăng không quá lớn mà hợp lý giữa mức tăng của các chỉ tiêu. Điều đó chứng tỏ lượng hàng hoá bán ra của Công ty tăng và hàng hoá của Công ty luôn tạo được uy tín trên thị trường. Công ty cũng làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước, qua đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế của Đất nước đi lên. Đời sống của CBCNV cũng từng bước được cải thiện thông qua mức lương tháng của năm 2002 là 500.000 đồng, năm 2003 là 550.000 đồng và kế hoạch của năm 2004 sẽ tăng tỷ lệ 110,9 so với 2002. Để đạt được những thành công trên là nhờ sự nỗ lực vượt bậc của mọi thành viên trong Công ty. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH bao bì Hà Linh. 1.2.1. Chức năng nhiệm vụ: Công ty TNHH bao bì Hà Linh là một doanh nghiệp sản xuất có nhiệm vụ và chức năng sản xuất các loại thùng cartong và nilông. Hiện nay sản phẩm của Công ty rất đa dạng về chủng loại bao bì cartong sóng 5 lớp, 3 lớp, bao bì PP, PE, LD, HD…phục vụ cho yêu cầu đóng gói các loại mặt hàng như: Đóng gói linh kiện điện tử và tivi cho Công ty DAEWOO, đóng gói sản phẩm bánh kẹo cho Công ty bánh kẹo Hải Châu, Công ty bánh kẹo Hà nội… 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty: Công ty TNHH bao bì Hoà Bình có 2 phân xưởng sản xuất gồm: Phân xưởng 1: Sản xuất các loại thùng hộp các tông Phân xưởng 2: Sản xuất các loại nilông bao gói. 1.3. Quy trình sản xuất sản phẩm tại Công ty: 1.3.1. Quy trình sản xuất sản phẩm túi nilông: Cuộn ống màng mỏng Máy thổi Trộn hạt nhựa Máy in 4 màu Nhập kho Đóng gói TP Máy dán túi 1.3.2. Quy trình sản xuất hộp bao bì cartong: Máy in màu Máy cắt định hình hộp Máy tạo sóng tấm cartong Vào nguyên liệu giấy Máy cán bóng Nhập kho đóng gói tp Máy ghim khâu Máy dán 1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý , tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức sổ tại Công ty: 1.4.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty: Công ty TNHH bao bì Hà Linh là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực tiếp vì vậy cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng. Mối liên hệ giữa Giám đốc, các phòng ban, giữa các phân xưởng luôn phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ, trực tiếp. Vì vậy các công việc, các tình huống được sử lý kịp thời, nhanh chóng, có hiệu quả. + Đứng đầu Công ty là Giám đốc tổ chức điều hành hoạt động của Công ty. + Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp cho Giám đốc các phần việc đã được phân công để quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. + Phó Giám đốc kỹ thuật: Tham mưu về các lĩnh vực chất lượng NVL cũng như chất lượng về các sản phẩm đâù ra của Công ty. Các phòng chức năng gồm có : + Phòng kế toán: Là cơ quan tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán, hạch toán kinh tế, hoạt động của phòng phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác các nghiệp vụ thông tin, kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. + Phòng tổ chức sản xuất: tham mưu cho Giám đốc về phối hợp điều hành lao động của Công ty, ban hành các lệnh sản xuất theo kế hoạch, điều độ sản xuất lao động, tiền lương. + Phòng kỹ thuật: Đây là phòng kỹ thuật chất lượng sản phẩm, là cơ quan tham mưu cho Giám đốc Công ty về các mặt công tác khoa học, kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu chế thử, kiểm tra chất lượng sản phẩm. + Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực vật tư tạo nguồn cung cấp vật tư phụ tùng, dụng cụ. Bảo quản cấp phát phục vụ kịp thời đầy đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và tiến hành công tác xuất nhập khẩu khi được phép. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty TNHH Hà Linh. Giám đốc Công ty Văn phòng Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc kinh doanh P.Kỹ thuật kho Bảo vệ Nhà ăn P. Kinh doanh P. Tổ chức SX P. Kế toán Phân xưởng II Phân xưởng I 1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty TNHH bao bì Hà Linh với nhiệm vụ ghi chép và phản ánh một cách đầy đủ chính xác khách quan và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong Công ty, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và tổng hợp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, để từ đó đề suất và tham mưu cho ban Giám Đốc đề ra các quyết định đúng đắn . Phòng kế toán của Công ty bao gồm có 6 nhân viên. Đứng đầu là kế toán trưởng và 5 nhân viên. Mỗi thành viên trong phòng được phân công một bộ phận hạch toán. +Kế toán trưởng: Phụ trách chung giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo toán bộ công tác kế toán hạch toán số liệu chỉ đạo công tác tài chính. +Kế toán NVL, CCDC: Theo dõi công việc xuất – nhập – tồn kho các loại NVL, CCDC tham gia các công việc có liên quan đế xuất – nhập vật tư của Công ty, theo dõi các tài khoản 152 – NVL, TK 153 – CCDC, TK 331 – Thanh toán với người bán, lập báo cáo kế toán có liên quan với các tài khoản trên. +Kế toán tiền lương, BHXH và TSCĐ: Phần tiền lương và BHXH có trách nhiệm tính toán tiền lương chính xác, hợp lý cho cán bộ CNV toàn Công ty. Ghi chép tổ chức kế toán chi tiết về tình hình phân phối, phân bổ tiền lương, BHXH trong toàn Công ty, phụ trách tài khoản 338.3 – BHXH, TK 334 – Phải trả CNV, TK 441- XDCB và theo dõi luôn cả TSCĐ, sự biến động của TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo dõi chi phí sửa chữa lớn và nhỏ TSCĐ, tính giá thành hạng mục công trình. +Kế toán bán hàng: Theo dõi các chi phí sản xuất thuộc sản phẩm chính, sản phẩm phụ. Tính giá thành các loại sản phẩm sản xuất và xác định kết quả bán hàng của Công ty. Giữa các sổ sách liên quan đến TK 154 – CP SXKDD, TK 627- CPSXC, TK 642 – CPQLDN, TK 641, TK 911 – XĐKQKD… +Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi và tồn quũy tiền mặt, TGNH giúp Giám đốc và Công ty có kế hoạch chi hợp lý ngoài TK 111 – Tiền mặt, TK 112- TGNH còn phụ trách thêm TK 142 – Tạm ứng, lập báo cáo TK trên. +Thủ quỹ: Là người bảo quản thực hiện các công việc thu chi tiền mặt những chứng từ có giá trị như tiền, vàng, bạc, đá quý… Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện dưới sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán NVL, CCDC Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương, BHXH,TSCĐ Kế toán Bán hàng 1.4.3. Tổ chức sổ tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh: Công ty TNHH bao bì Hà Linh đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung để thực hiện công tác kế toán. Việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động hạch toán và quản lý kinh tế của Công ty. Công ty sử dụng các chứng từ theo chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1864/ 1998 /QĐ - BTC ngày 16/12/1998 của bộ tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC. Chứng từ gốc (5) (4) (1) (3) (1) (2) Sổ cái Sổ, thẻ KTchi tiết Sổ NK chung Sổ NK đặc biệt (6) Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh (7) Báo cáo kế toán Trình tự ghi sổ: (1). Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2) tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (6) Kiểm tra đối chiếu số liệu số cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. Hệ thống sổ sách chi tiết của Công ty TNHH bao bì Hà Linh: Sổ nhật ký chuyên dùng của Công ty là sổ nhật ký chung - Sổ cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và phân loại chứng từ rồi lập định khoản kế toán và ghi vào sổ NKC. Căn cứ vào các định khoản kế toán đã ghi trong sổ NKC, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Mở sổ chi tiết các TK : 621, 622, 627, 154, 142 ,….. để theo dõi chi phí sản xuất . Hệ thống sổ tổng hợp: Công ty mở 2 loại sổ tổng hợp là: Sổ cái tài khoản: 621,622, 623,627, 154, 142 ,… Sổ nhật ký đặc biệt tài khoản: 111, 112 và sổ NKC. Sổ NKC : Là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty theo trình tự thời gian và làm căn cư để ghi sổ cái. Sổ NKC có ưu điểm là thuận lợi cho việc ghi chép đối chiếu, kiểm tra, tránh được nhiều tích cực. Tuy nhiên, việc ghi chép còn có nhiều trùng lặp mỗi chứng từ thường được ghi ít nhất từ hai sổ nhật ký trở lên. Số cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp số liệu của sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán . Các sổ ( thẻ ) chi tiết được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết được . Ví dụ như : Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết thanh toán với người bán. II. Thực trạng công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh 2.1. Công tác phân loại NVL, CCDC trong Công ty: Các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mà Công ty TNHH bao bì Hà Linh sử dụng rất đa dạng, nhiều chủng loại với mục đích sử dụng khác nhau, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính được sử dụng trong quá trình sản xuất như : giấy Krap, giấy Đúp lếch, giấy láng, giấy Bãi Bằng, tinh bột sắn, sút, keo PVA, các loại hạt nhựa…. Nguyên vật liệu phụ dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty là: Hồ, keo dán chống chuột, băng dính, ghim dập… + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cô như : xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy sóng, máy ép giấy,… và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: săm lốp ô tô… + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của giấy, keo dán, hồ… không dùng được nữa: giấy phế liệu… Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi phân xưởng là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại NVL một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành giấy để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho. * Đối với công cụ - dụng cụ như sau: - Công cụ dụng cụ: Xô, kéo, dao cắt giấy…. - Bao bì luân chuyển: vỏ bao đựng các loại hạt nhựa,… Để đảm bảo cung ứng kịp thời các loại vật liệu cần thiết cho sản suất, Công ty cho xây dựng một số kho bãi nằm cạnh khu sản xuất. Các loại công cụ dụng cụ mà Công ty mua về sẽ được chuyển và bảo quản tại các kho của xưởng sản xuất. Tại đây các phân xưởng có trách nhiệm quản lý và bảo quản tốt các loại vật liệu, CCDC trên. 2.2. Thủ tục nhập – xuất và kế toán chi tết NL, VL và CCDC tại Công ty TNHH bao bì Hà Linh: Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, tuy nhiên cũng có một số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho của công ty trình tự hạch toán được tiến hành như sau: 2.2.1. Thủ tục nhập kho: Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kỹ thuật, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán… Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kỹ thuật xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thể kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán thanh toán để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: Hoá đơn Ban kiểm nghiệm Vật liệu, công cụ, dụng cụ Hoá đơn Nhập kho Phòng kỹ thuật Phiếu Biên bản kiểm nghiệm nhập kho Phòng kế toán Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/99 - B Ngày 8/10/2004 N0: 00538 Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng Địa chỉ: Phú Thọ Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ 0 3 5 1 0 6 0 2 0 5 1 1 Điện thoại: 8588553 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải Đơn vị: Công ty TNHH Hà Linh Địa chỉ: 8/12 Vũ Thạch –Ba Đình- Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 2 9 0 Hình thức thanh toán: chịu Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy mặt kg 3500 3950 13.825.000 Cộng 13.825.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1.382.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.207.500 Số tiền viết bằng chữ: mười năm triệu hai trăm linh bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật viết phiếu nhập kho ngày 8/10/99 - Số 538. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho. Mẫu số 03 Đơn vị: Công ty giâý Bãi Bằng Phiếu nhập kho Phú Thọ (Liên 2: Giao co khách hàng) Ngày 8/10/2004 Tên người mua: Nguyễn Văn Hải Theo hoá đơn số 538 ngày 8/10/2001 của Công ty giâý Bãi Bằng STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Giấy mặt kg 3500 3500 3950 13.825.000 Cộng 13.825.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu tám trăm hai năm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng EC/99 - F Ngày 9/10/2004 N0: 00140 Đơn vị bán hàng: Công ty giâý Bãi Bằng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ 0 6 3 5 0 0 1 2 0 5 1 1 Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải Đơn vị: Công ty TNHH bao bì Hà Linh Địa chỉ: 8/12 Vũ Thạch- Ba Đình - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: chịu Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy sóng kg 3000 4500 13.500.000 Cộng 13.500.000 Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1.350.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu tám trăm năm mươi năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công ty TNHH bao bì Hà Linh Phiếu nhập kho Số 141 Ngày 9/10/2001 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hải Nhập vào kho: Công ty STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Giấy sóng Kg 3000 3.000 4500 13.500.000 Cộng 13.500.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 9/10/2001 của Công ty giâý bãi Bằng như trên thì chi phí vận chuyển giấy sóng được tính vào giá hoá đơn. Còn trường hợp ngày /10/9/2001 theo hợp số 142 công ty mua giấy sóng và do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện. Mua tại Công ty giấy Bãi Bằng Nhập do di chuyển nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế , kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật li