Đề tài Bộ chứng từ xuất khẩu và nhập khẩu của doanh nghiệp Việt Nam

GR, Ireland: IR, Italy: IT, Portugal: PL, Spain: ES, Sweden: SE, United Kingdom: UK; 1 số đầu chỉ năm, 2 số tiếp theo chỉ địa bàn cấp E/L , 5 số cuối cùng chỉ số thứ tự C/O do tổ chức cấp C/O cung cấp (ví dụ tại điểm cấp C/O Cần Thơ số C/O form T bắt đầu là 80600001) Ô số 3: kê khai năm hạn ngạch (lÔ số hàng XK sử dụng hạn ngạch của năm nào thì sẽ kê khai năm đó) Ô số 4: kê khai số cat (category). Ô số 5: kê khai tên, địa chỉ, nước của người nhận hàng. Trường hợp nhận hàng theo chỉ định sẽ được khai báo là TO ORDER hoặc TO ORDER OF , thống nhất với vận đơn và các chứng từ giao nhận hợp lệ khác. Ô số 6: kê khai nước xuất xứ (VIETNAM) Ô số 7: kê khai nước nhập khẩu cuối cùng (thuộc EU) Ô số 8: kê khai về vận tải (càng chi tiết càng tốt) như hình thức vận chuyển, tên phương tiện vận chuyển, số và ký hiệu chuyến, hành trình (cửa khẩu xuất hàng, cửa khẩu nhận hàng cuối cùng), số và ngày vận đơn. Lưu ý : cửa khẩu nhận hàng cuối cùng trên Ô số 8 và người nhận hàng (đích danh) trên Ô số 5 phải cùng một nước nhập (Ô số 7). Ô số 9: Ghi chú của cơ quan cấp C/O. Thường có các ghi chú sau : - C/O cấp sau ngày xuất hàng : đóng dấu thông báo ISSUED RETROSPECTIVELY. - Cấp thay thế C/O cho trường hợp cấp lại C/O nhưng chưa trả bản chính C/O cũ : THIS C/O REPLACE THE C/O No. DATED Ô Số 10: - Kê khai nhãn hiệu, số và loại của thùng hàng (nếu có); mô tả rõ ràng về hàng hóa. - Ghi rõ số, ngày tờ khai hải quan hàng xuất (nếu đã có) trên Ô số 6 : CUSTOMS DECLARATION FOR EXPORT COMMODITIES No. DATED . Trường hợp người khai báo hải quan và người gửi hàng khác nhau phải ghi rõ thêm về người khai báo: DECLARED BY . Ô Số 11: Kê khai trọng lượng tịnh (kg) và cả số lượng khác theo quy định cho category. Ô Số 12: Kê khai trị giá FOB của hàng (theo loại tiền trong hợp đồng mua bán). * Lưu ý : + Ô Số 10,11,12 phải khai thẳng hàng: tên, trọng lượng tịnh (hoặc số lượng khác), và trị giá FOB của mỗi loại hàng. + Trường hợp tên hàng và mô tả nhiều có thể khai báo sang trang tiếp, mỗi trang khai báo rõ số thứ tự trang ở góc dưới Ô số 10 (ghi to be continue on attached list). Ô Số 12: kê khai trị giá FOB của mỗi loại hàng xuất. Ô Số 13: kê khai địa điểm, ngày phát hành C/O. * Lưu ý: Ghi ngày phát hành C/O là làm việc. * Trừ trường hợp tháng được khai bằng chữ (April, May,..), ngày khai thống nhất theo dạng dd/mm/yyyy. * Ngày phát hành C/O sau hoặc trùng ngày các chứng từ ghi trên C/O như Invoice, tờ khai hải quan hàng xuất… Ô số 14: kê khai tên, địa chỉ đầy đủ, nước của cơ quan thẩm quyền cấp C/O (xem phần các cơ quan có thẩm quyền cấp C/O). C/O form Textile được cấp bởi VCCI Cần Thơ kê khai Ô số 14 nội dung sau : CHAMBER OF COMMERCE AND INDUSTRY OF VIETNAM Link: CAN THO BRANCH 12 HOA BINH STR, CAN THO CITY, VIET NAM 2.4: Form hàng dệt thủ công vào EU: Sách tham khảo: Giáo trình kỹ thuật ngoại thương PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động – Xã hội 2007 trang 333, 334. Chỉ cấp cho các hàng dệt may thủ công xuất sang các nước thành viên EU. Ô số 1: Tên, địa chỉ đầy đủ, nước của người xuất khẩu. Ô số 2: Số tham chiếu. Ô số 3: Tên, địa chỉ đầy đủ, nước của người nhập khẩu. Ô số 4: Nước xuất xứ. Ô số 5: Nước đến. Ô số 6: Nơi và ngày xếp hang,phương tiện vận chuyển. Ô số 7: Thông số bổ sung. Ô số 8: Mã hiệu và số - số loại kiện hàng - chỉ dẫn về hang hóa. Ô số 9: Số lượng. Ô số 10: Trị giá FOB. Ô số 11: Chứng nhận của cơ quan thẩm quyền (người có thẩm quyền của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam kí tên và đóng dấu). Ô số 12: Tên và địa chỉ đầy đủ của cơ quan có thẩm quyền. 2.5: Form O: Sách tham khảo: Tr.313,314-Sách giáo trình Kĩ thuật ngoại thương-PGS.TS.Đoàn Thị Hồng Vân năm 2005 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Form O Café được cấp cho café xuất khẩu sang các nước thành viên ICO.Giấy chứng nhận xuất xứ hang hóa Form O Café phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy.Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay thư tín dụng và các chứng từ khác như: hóa đơn thương mại, vận đơn… Nguồn hình ảnh: website Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam: www.covcci.com.vn Ô số 1: Thời hạn có hiệu lực của C/O. Ô số 2: Số tham chiếu: Mã nước Việt Nam: 145 Mã cảng( mỗi cảng dung 1 mã riêng). Số thứ tự. Ô số 3: Nước sản xuất café. Ô số 4: Nước đến. Ô số 5: Tên tàu và phương tiện vận chuyển khác. Ô số 6: Cảng xếp hàng lên tàu, cảng trung gian. Ô số 7: Ngày xếp hàng. Ô số 8: Bỏ trống. Ô số 9: Cảng đến hoặc điểm đến. Ô số 10: Số mã hiệu (Việt Nam đăng kí với ICO). A, Mã xác nhận của ICO( mã nước,mã ICO,số thứ tự lô hàng xuất khẩu). B, Mã khác. Ô số 11: Số bao hoặc container. Ô số 12: Mô tả café: Xanh( thô), Rang, Hòa tan, Loại khác. Ô số 13: Trọng lượng tịnh. Ô số 14: Đơn vị trọng lượng: khai báo trọng lượng 1 đơn vị bao bì (theo quy định của C/O mỗi bao nặng 60kg). Ô số 15: Các thông tin khác. Ô số 16: Xác nhận của cơ quan hải quan tại nơi xuất hàng. Ô số 17: Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. 2.6, Form X Café: Sách tham khảo : Tr.314,315-Sách giáo trình Kĩ thuật ngoại thương-PGS.TS.Đoàn Thị Hồng Vân năm 2005 Được cấp cho café xuất khẩu sang các nước không phải là thành viên của ICO. Ô số 1: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu. Ô số 2: Tên và địa chỉ của người nhập khẩu. Ô số 3: Số tham chiếu. Mã nước Việt Nam: 145 Mã cảng (mỗi cảng dùng 1 mã riêng). Số thứ tự. Ô số 4: Nước sản xuất café. Ô số 5: Nước đến. Ô số 6: Tên tàu và phương tiện vận chuyển khác. Ô số 8: Ngày xếp hàng Ô số 9: Bỏ trống. Ô số 10: Cảng đến hoặc điểm đến. Ô số 11: Số mã hiệu (Việt Nam đăng kí với ICO). A, Mã xác nhận của ICO( mã nước, mã ICO, số thứ tự lô hàng xuất khẩu.) B, Mã khác. Ô số 12: Số bao hoặc container. Ô số 13: Mô tả café: Xanh( thô), Rang, Hòa tan, Loại khác. Ô số 14: Trọng lượng tịnh. Ô số 15: Đơn vị trọng lượng: khai báo trọng lượng 1 đơn vị bao bì (theo quy định của C/O mỗi bao nặng 60kg). Ô số 16: Các thông tin khác. Ô số 17: Xác nhận của cơ quan hải quan tại nơi xuất hàng. Ô số 18: Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền 2.7, Form D: Link: C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng chế độ thuế quan ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT – Common Effecive Preferential Tariff). C/O Mẫu D phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản và các chứng từ khác như vận đơn, hoá đơn thương mại và giấy chứng nhận kiểm tra xuất xứ của Công ty Giám định hàng hoá (trong trường hợp có yêu cầu giám định). Nguồn hình ảnh: website Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam: www.covcci.com.vn -Ô số 1: Tên giao dịch của người xuất hàng + địa chỉ + tên nước (Việt Nam). -Ô số 2: Tên người nhận hàng + địa chỉ + tên nước (phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản). -Ô trên cùng bên phải: Do Cơ quan cấp C/O Mẫu D ghi. Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi như sau: * Nhóm 1: 02 ký tự “VN” (viết in) là viết tắt của 2 chữ Việt Nam. * Nhóm 2: 02 ký tự (viết in) là viết tắt tên nước nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt như sau: BN Bruney LA Lào KH Campuchia ID Indonesia MY Malaysia MM Myanmar PH Philippines SG Singapore TH Thái Lan *Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận. * Nhóm 4: 02 ký tự thể hiện tên Cơ quan cấp C/O Mẫu D. * Nhóm 5: Gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của C/O Mẫu D. Giữa nhóm 3 và 4 cũng như giữa nhóm 4 và 5 có dấu gạch chéo “/” -Ô số 3: Tên phương tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thì đánh “By air”, nếu gửi bằng đường biển thì đánh tên tàu) + từ cảng nào? Đến cảng nào? -Ô số 4: Để trống (sau khi nhập khẩu hàng hoá, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại cho Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực đã cấp C/O Mẫu D này). -Ô số 5: Danh mục hàng hoá (nhiều mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nước, trong một thời gian). -Ô số 6: Ký mã và số hiệu của kiện hàng. -Ô số 7: Số loại kiện hàng, mô tả hàng hoá (bao gồm số lượng và số HS của nước nhập khẩu). -Ô số 8: Hướng dẫn cụ thể như sau: A) Trường hợp hàng hoá/sản phẩm có xuất xứ toàn bộ tại Việt Nam (không sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu) thì đánh chữ “X”. B) Hàng hoá không được sản xuất hay khai thác toàn bộ tại Việt Nam như Quy tắc 3 Phụ lục 1 của Quy chế xuất xứ sẽ nêu ở phần sau theo quy định của ASEAN thì ghi rõ số phần trăm giá trị đã được tính theo giá FOB của hàng hoá được sản xuất hay khai tác tại Việt Nam, ví dụ 40% LOCAL CONTENT. C) Hàng hoá có xuất xứ cộng gộp như quy tắc 4 Phụ lục 1 của Quy chế xuất xứ ASEAN thì ghi rõ số phần trăm của hàm lượng có xuất xứ cộng gộp ASEAN, ví dụ : 40% ASEAN CONTENT. D) Hàng hoá có xuất xứ theo tiêu chí “chuyển đổi cơ bản” thì ghi “ST”. -Ô số 9: Trọng lượng cả bì hoặc số lượng và giá trị khác (Giá FOB). -Ô số 10: Số và ngày của hoá đơn thương mại. -Ô số 11: + Dòng thứ nhất ghi chữ Việt Nam; +Dòng thứ hai ghi đầy đủ tên nước nhập khẩu +Dòng thứ ba ghi địa điểm, ngày tháng năm, và chữ ký. -Ô số 12: Để trống 2.8,Form E: Link: C/O form E để áp dụng cho Hiệp định khung về Hợp tác Kinh tế tòan diện giữa Hiệp định khung “ACFTA” do các Cơ quan có thẩm quyền của Chính phủ Bên xuất khẩu cấp. C/O Mẫu E phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan và các chứng từ khác như vận đơn, hoá đơn thương mại và Biên bản kiểm tra xuất xứ của Tổ chức Giám định hàng hoá xuất nhập khẩu (trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra). Nội dung kê khai C/O mẫu E cụ thể như sau: 1. Ô số 1: ghi tên giao dịch của người xuất khẩu, địa chỉ, tên quốc gia xuất khẩu (Việt nam). 2. Ô số 2: ghi tên người nhận hàng, địa chỉ, tên nước. Nguồn hình ảnh: website Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam: www.covcci.com.vn 3. Ô trên cùng bên phải: do Tổ chức cấp C/O ghi. Số tham chiếu gồm 13 ký tự, chia làm 5 nhóm. a) Nhóm 1: 02 ký tự “VN” (viết in hoa) là viết tắt của hai (02) chữ Việt Nam. b) Nhóm 2: 02 ký tự (viết in hoa) là viết tắt tên nước nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt như sau: CN:    Trung Quốc                    TH:    Thái Lan BN:    Bruney                            LA:    Lào KH:    Campuchia                      ID:     Indonesia MY:   Malaysia                         MM: Myanmar PH:    Philippines                      SG:    Singapore c) Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp C/O. d) Nhóm 4: 02 ký tự, thể hiện tên Tổ chức cấp C/O theo danh sách được Bộ Thương mại uỷ quyền với các mã số như sau: STT Tên đơn vị Mã số 1 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội 1 2 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Thành phố Hồ Chí Minh 2 3 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng 3 4 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đồng Nai 4 5 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Hải Phòng 5 6 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Bình Dương 6 7 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Vũng Tàu 7 8 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Lạng Sơn 8 9 Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Quảng Ninh 9 đ) Nhóm 5: 05 ký tự, biểu hiện số thứ tự của C/O Mẫu E. e) Giữa các nhóm 3, nhóm 4 và nhóm 5 có dấu gạch chéo “/”. 4. Ô số 3: Ngày khởi hành, tên phương tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thì đánh “By air”, nếu gửi bằng đường biển thì đánh tên tàu) và tên cảng bốc dỡ hàng. 5. Ô số 4: Để trống. Sau khi nhập khẩu hàng hoá, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại cho tổ chức đã cấp C/O Mẫu E này. 6. Ô số 5: Danh mục hàng hoá (01 mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nước, trong một thời gian). 7. Ô số 6: Ký hiệu và số hiệu của kiện hàng. 8. Ô số 7: Số kiện hàng, loại kiện hàng, mô tả hàng hoá (bao gồm số lượng và mã HS của nước nhập khẩu). 9. Ô số 8: Hướng dẫn cụ thể như sau: Hàng hóa được sản xuất tại nước có tên đầu tiên ở ô số 11 của C/O này gồm các trường hợp sau: Điền vào ô số 8: a) Hàng hoá có xuất xứ thuần túy hoặc được sản xuất toàn bộ tại nước xuất khẩu theo Điều 3 của Phụ lục I   Ghi ”X” b) Hàng hoá có xuất xứ không thuần túy theo Điều 4 của Phụ lục I Ghi tỉ lệ phần trăm hàm lượng được tính theo giá FOB của hàng hóa được sản xuất hay khai thác tại Việt Nam, chẳng hạn ghi 40% c) Hàng hoá có xuất xứ không thuần túy theo Điều 4 và Điều 5 của Phụ lục I (xuất xứ cộng gộp) Ghi tỉ lệ phần trăm hàm lượng cộng gộp ACFTA được tính theo giá FOB, chẳng hạn ghi 40% d) Hàng hóa đáp ứng Điều 6 của Phụ lục I Ghi “Product Specific Rules” 10. Ô số 9: Trọng lượng cả bì của hàng hoá (hoặc số lượng khác) và giá trị FOB. 11. Ô số 10: Số và ngày của hoá đơn thương mại. 12. Ô số 11:  a) Dòng thứ nhất ghi chữ “Vietnam”. b) Dòng thứ hai ghi đầy đủ tên nước nhập khẩu. c) Dòng thứ ba ghi địa điểm cấp, ngày tháng năm, và chữ ký của người được uỷ quyền ký cấp. 13. Ô số 12: Để trống. a) Trường hợp cấp sau theo quy định tại khoản 2, Điều 10, Phụ lục III thì ghi: “ISSUED RETROACTIVELY”. b) Trường hợp cấp lại theo quy định tại Điều 11, Phụ lục III thì ghi: “CERTIFIED TRUE COPY”. II. VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN (BILL OF LADING) Web: sách tham khảo: Giáo trình kỹ thuật ngoại thương PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động – Xã hội 2007 trang 317à326. là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp. A. B/L có ba chức năng cơ bản sau: -    Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở. -    Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển. -    Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích, do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L. Chính vì chức năng đặc biệt này mà việc thay thế B/L bằng thủ tục EDI là việc rất khó khăn hiện nay. Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc. Trên các bản gốc, người ta in hoặc đóng dấu các chữ "Original". Ngoài bộ vận đơn gốc, còn có một số bản sao, trên đó ghi chữ "Copy". Chỉ có bản gốc của B/L mới có chức năng nêu trên, còn các bản sao không có giá trị pháp lý như bản gốc, chúng chỉ dùng trong các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan .v.v . . B. Có nhiều loại vận đơn: 1) Nếu xét theo dấu hiệu trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa hay không, thì vận đơn được chia làm hai loại: -    Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L) là vận đơn không có ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa hay bao bì. -    Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L) là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hay bao bì. 2) Nếu xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay chưa, thì B/L được chia làm hai loại: -    Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L) nghĩa là vận đơn đã được cấp khi hàng hóa đã nằm trên tàu. -    Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) là vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Trên B/L không ghi rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu. Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi hàng có thể đổi lấy vận đơn đã xếp hàng.  3) Nếu xét theo dấu hiệu qui định người nhận hàng sẽ có các loại vận đơn: - Vận đơn theo lệnh (B/L to order) là B/L theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi hàng, ngân hàng hoặc người nhận hàng. Hình ảnh: - Vận đơn đính danh (B/L to anamed person) or (straight B/ L) là B/L trong đó có ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, do đó hàng chỉ có thể giao được cho người có tên trong B/L. Hình ảnh: - Vận đơn xuất trình (Bearer B/L) hay vận đơn vô danh, là vận đơn trong đó không ghi rõ tên người nhận hàng, cũng không ghi rõ theo lệnh của ai. Người chuyên chở sẽ giao hàng cho người cầm vận đơn xuất trình cho họ. Vận đơn này thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay. 4) Nếu theo dấu hiệu hàng hóa được chuyển bằng một hay nhiều tàu thì có các loại vận đơn: - Vận đơn đi thẳng (Direct B/L) cấp cho hàng hóa được chuyên chở bằng một con tàu đi từ cảng xếp đến cảng đích, nghĩa là tàu chở đi từ cảng đến cảng. - Vận đơn đi suốt (Through B/L) là B/L dùng trong trường hợp chuyên chở hàng hóa giữa các cảng bằng hai hoặc nhiều tàu thuộc hai hay nhiều chủ khác nhau. Người cấp vận đơn đi suốt phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trên chặng đường từ cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng. - Vận đơn địa hạt (Local B/L) là B/L do các tàu tham gia chuyên chở cấp, loại B/L này chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng hóa mà thôi. Ngoài các loại B/L cơ bản kể trên, trong thực tế còn gặp các loại B/L khác như: -   Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter party B/L) là loại B/L do thuyền trưởng cấp. Loại này chỉ in một mặt, còn mặt sau để trắng (nên còn có tên gọi là B/L lưng trắng - Blank back B/L). Trừ khi có quy dịnh riêng trong L/C, các ngân hàng sẽ từ chối các loại vận đơn này. -    Vận đơn hỗn hợp (Combined B/L) là loại vận đơn chở hàng bằng nhiều loại phương tiện vận tải khác nhau, trong đó có vận tải bằng đường biển. Loại vận đơn này đã được phòng Thương mại Quốc tế thừa nhận trong khuôn khổ Hiệp hội những người vận tải FIATA nên được gọi là FIATA combined B/L. -    Vận đơn rút gọn (Short B/L) là loại vận đơn tóm tắt những điều khoản chủ yếu. Ngoài ra còn có Surrendered B/L Seaway bill, Congen bill… Hình ảnh: Air waybill Nguồn: Web: MặtA house air waybill can also be created by a freight forwarder.mặc ma trước của Fedex vận đơn hàng không quốc tế Hình ảnh: Mặt sau Fedex vận đơn hàng không quốc tế Hình ảnh: C. Nội dung của vận đơn:Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau. Vận đơn được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau: Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung: - Số vận đơn (number of bill of lading)- Người gửi hàng (shipper).- Người nhận hàng (consignee).- Địa chỉ thông báo (notify address).- Chủ tàu (shipowner).- Cờ tàu (flag).- Tên tàu (vessel hay name of ship).- Cảng xếp hàng (port of loading).- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)- Nơi giao hàng (place of delivery).- Tên hàng (name of goods).- Kỹ mã hiệu (marks and numbers).- Cách đóng gói và mô tả hàng hoá (kind of packages and discriptions of goods).- Số kiện (number of packages).- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement).- Cước phí và chi chí (freight and charges).- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading).- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue).- Chữ ký của người vận tải (thường là master’s signature). Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền phó. Mặt thứ hai của vận đơn: Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau thường gồm các nội dung như các định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản xếp dỡ và giao nhận, điều khoản cước phí và phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản miễn trách của người chuyên chở… Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hoá bằng đường biển. D. Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra Bill of lading (B/L) Có tên tàu chở hàng không? Tên nơi bốc hàng, nơi dở hàng có ghi không, có phù hợp với yêu cầu của tín dụng không? L/C có cho phép chuyển tải không? Vận đơn có nêu giao hàng ngoài những cảng đã qui định không? Vận đơn có ghi ngày phát hàng không? So sánh với hạn giao hàng, ngày hàng lên tàu phải trùng hoặc trước ngày giao hàng trễ nhất do L/C qui định. Các L/C qui định việc xuất trình bộ chứng từ phải sau một thời gian rõ ràng sau ngày của vận đơn. Nếu không có các qui định này, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ được xuất trình trong vòng 21 ngày kể từ ngày kí B/L và phải trong thời hạn hiệu lực của L/C (UCP500 Art 43) nên ngày kí B/L còn là căn cứ để xem B/L cùng bộ chứng từ đi kèm bị bất hợp lệ không? Người lập đơn có phải là người chuyên chở, đại lí được người chuyên chở chỉ định (As agent of the carrier), thuyền trưởng, đại diện của thuyền trưởng chỉ định. Vận đơn có phải là người phát hành kí không? Vận đơn có ghi rõ “Shipped on board”/“On board” không? Trừ khi L/C cho phép, B/L ghi “On desk” sẽ không được ngân hàng chấp nhận. Vận đơn có ghi rõ số lượng bản chính được phát hành không (theo thông lệ thường thì bộ vận đơn có 3 bản chính). Căn cứ vào L/C thì mấy bản chính của vận đơn gửi cho ngân hàng (nếu chỉ có 2/3 bản chính gửi cho ngân hàng thì trên thực tế người mua có thể đi nhận hàng trước khi có thông báo kết quả kiểm tra bộ chứng từ của ngân hàng- vai trò của ngân hàng đã bị giảm nhẹ). Vận đơn có hoàn hảo không? Trừ khi L/C cho phép ngân hàng sẽ không chấp nhận những vận đơn không hoàn hảo (UCP500 Art 32). Vận đơn có nêu lên số L/C không? Tên, địa chỉ của người gửi hàng (Shipper): thường là người hưởng lợi L/C, có đúng qui định L/C không? Nếu là một tên khác thì phải xem L/C có qui định “Third party documents are acceptable” không? Tên người gửi hàng này có thống nhất với các chứng từ khác không? Tên, địa chỉ của người nhận hàng (Consignee): có đúng qui định của L/C không? Cần lưu ý rằng đây là phần sai sót nhiều nhất trong vận đơn vì là phần qui định rất khác nhau trong L/C. Tên, địa chỉ người cần thông báo (Notify party): thường là người mua và phải đúng qui định của L/C. Tên hàng hoá, số lượng, trọng lượng,… có khớp với hoá đơn không? Shipping mark có đúng L/C yêu cầu không? Số hiệu, số container (nếu có) có giống như được thể hiện trên Packing list không? Các ghi chú về cước có đúng (Freight prepaid/ Freight collect) so với qui định của L/C không? III. PHIẾU ĐÓNG GÓI (PACKING LIST) Sách tham khảo: Giáo trình kỹ thuật ngoại thương PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động – Xã hội trang 337,338. là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container .v.v..). Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra phiếu đóng gói: Có ghi đầy đủ tất cả các đặc điểm mô tả hàng hóa như L/C quy định(về bao bì, ký mã hiệu, chủng loại,quy cách,…) không? Có phải do người bán lập không? Có người bán ký không? Các chi tiết về tên người mua, số hóa đơn, số L/C (nếu thanh toán bằng L/C), tên phương tiện vận tải, lộ trình vận tải,… có phù hợp với B/L, Invoice, C/O,… không? Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp với quy định của L/C hay không? Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không? Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác. Hình ảnh: IV. HOÁ ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE). 1. Khái niệm: là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán. 2. Phân loại hoá đơn thương mại Nguồn: Cẩm nang sử dụng thư tín dụng L/C tuân thủ UCP 600 và ISBP 681 2007ICC từ a.Hoá đơn tạm thời:Dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng, Hoá đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như : giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hoá. b. Hoá đơn chính thức: Trong trường hợp sử dụng hoá đơn tạm thời, hoá đơn sử dụng để thanh toán cuối cùng của toàn bộ lô hàng thuộc một hợp đồng gọi là hoá đơn chính thức. c. Hoá đơn chi tiết: là loại hoá đơn thương mại, trong đó giá cả được chi tiết hoá theo từng chủng loại hàng hoá căn cứ vào sự thoả thuận qui định trong hợp đồng hay trong L/C. d. Hoá đơn xác nhận: là hoá đơn có sự xác nhận của Phòng Thương mại nước người bán hoặc một cơ quan có thẩm quyền của nước người mua đóng ở nước người bán theo yêu cầu của cơ chế quản lí ngoại thương của nước người mua. e. Hoá đơn trung lập: Trong phương thức mua bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hoá đơn, do đó họ sử dụng hoá đơn trung lập, tức là loại hoá đơn do một người khác kí phát chứ không phải người bán hàng thực tế. f. Hoá đơn chiếu lệ: Hình ảnh: Làm chứng từ khai báo hải quan và làm thủ tục nhập khẩu hoặc làm chứng từ để xin giấy phép mua ngoại tệ nếu có. Làm chứng từ kê khai hàng hoá nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ. Làm chứng từ gửi kèm hàng hoá bán theo phương thức đại lí, gửi bán ở nước ngoài hoặc thay cho một đơn chào hàng. g. Hoá đơn hải quan: Là loại chứng từ dùng để khai báo hải quan ở một số nước Châu Mỹ Latinh, Úc… Mục đích là: nhằm tạo thuận tiện cho việc khai báo hải quan nước nhập khẩu phân loại hàng nhập khẩu theo luồng xanh, đỏ và xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, nếu như không có giấy tờ chứng nhận xuất sứ. h. Hoá đơn lãnh sự: Ở một số nước Châu Phi, hay Mỹ Latinh, người mua hàng thường yêu cầu người bán nước ngoài xuất trình hoá đơn lãnh sự nhằm xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, tính thuế nhập khẩu hoặc thực hiện các qui định của cơ chế quản lí ngoại thương hoặc ngoại hối của nước nhập khẩu. Những điểm cần lưu ý khi lập và kiểm tra hoá đơn thương mại: Sách tham khảo: Giáo trình kỹ thuật ngoại thương PGS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Lao động – Xã hội 2007 trang 316 Ngân hàng đặc biệt chú ý đến kiểm tra c