Đề tài Bộ máy quan liêu - Nguồn gốc, đặc điểm và tương lai phát triển

ị vua hơn, là tính hiệu quả của tổ chức. Đặc biệt, trong vài thế kỷ gần đây, có sự thay đổi rõ rệt về mặt tổ chức ở các xã hội phương Tây. Cùng với cuộc cách mạng công nghiệp, các bộ máy quan liêu mọc lên mạnh mẽ ở các nước phương Tây. Tóm lại, một vài dạng bộ máy quan liêu đã tồn tại trong xã hội nguyên thuỷ, chủ yếu là bộ máy quân sự, nhưng chỉ trong xã hội hiện đại, bộ máy quan liêu mới được phát triển đầy đủ và xâm nhập vào hầu hết lĩnh vực của cuộc sống. 4.3. Sự vận hành và phát triển Marshall Meyer và các đồng nghiệp đã khẳng định khuynh hướng phát triển trong các bộ máy quan liêu công cộng. Meyer chỉ ra rằng, sự phát triển của bộ máy quan liên là kết quả của “vòng tròn luẩn quẩn” Bộ máy quan liêu được tạo ra để giải quyết các vấn đề, cách thức mà nó sử dụng để giải quyết các vấn đề lại hướng tới làm phát sinh các vấn đề mới: và vấn đề này được giải quyết bằng cách mở rộng bộ máy quan liêu. Và quan liêu lại đẻ ra quan liêu thể hiện thành xu hướng tách những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Ban đầu các tổ chức còn nhỏ, càng về sau càng lớn dần lên, và có xu hướng trở thành tổ chức độc quyền nhất là trong kinh tế. Các hang công ty nhỏ không thể cạnh tranh được với các tổ chức quan liêu đó. Để tạo môi trường cạnh tranh tự do lành mạnh, chính phủ phải lập ra một cơ quan điều phối. Vì thế dẫn đến hình thành bộ máy quan liêu mới. Như vậy chúng ta thấy rằng quan liêu là hiện tượng của nhiều tổ chức trong nhiều chế độ khác nhau. Nó gắn bó chặt chẽ với xu hướng hợp lý hoá hoạt động của con người. 5. Max Weber và đặc trưng của bộ máy quan liêu Có thể nói Max Weber là một trong những người có những phân tích về bộ máy quan liêu có ảnh hưởng lớn nhất trong khoa hoc xã hội. Ông nổi tiếng với những nghiên cứu về bộ máy quan liêu của xã hội, nhiều khía cạnh quản lí hành chính,… Weber xây dựng một điển hình lý tưởng về bộ máy quan liêu. Ông quan tâm đến bộ máy quan liêu như là một cấu trúc của một tổ chức hợp lý và hiệu quả hơn là những sự loại cấu trúc mà ông đã mô tả trước đó như sự thống trị bằng sức lôi cuốn kỳ diệu (charismatic domination) và sự thống trị truyền thống (traditional domination). Theo hệ thống thuật ngữ của ông thì bộ máy quan liêu là một phần của sự thống trị hợp pháp (legal domination). Mặc dù vậy ông cũng nhấn mạnh rằng bộ máy quan liêu sẽ không có hiệu quả khi việc giải quyết các công việc không có tính khách quan mà lại có tính đến hoàn cảnh riêng của mỗi cá nhân. Theo Max Weber những thuộc tính của bộ máy quan liêu hiện đại bao gồm: tính khách quan, sự tập trung của sự quản lý trung gian, xóa bỏ những hiệu ứng gây bất hoà giữa kinh tế và xã hội, hiệu qủa của hệ thống quyền lực luôn tồn tại trong thực tế. Max Weber đã chỉ ra 7 đặc trưng của bộ máy quan liêu: Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong tổ chức được thực hiện thường xuyên, liên tục. Nhiệm vụ của mỗi thành viên phải được thực hiện, giám sát tuân thủ theo hệ thống quy định, luật lệ một cách nghiêm ngặt. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức vụ, thành viên là 1 phần của hệ thống quyền lực theo chiều dọc. Mỗi thành viên không làm chủ nguồn lực trong quá trình thực hiện chuyên môn hoá chức năng mà chỉ có thể sử dụng chúng. Tách bạch rõ ràng giữa công việc và cuộc sống chung. Chức vụ trong tổ chức không thể có được nhờ những người đang giữ chức vụ đó bằng thừa kế hoặc mua bán… Thông tin liên lạc và tư liệu bằng văn bản. 1. Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong tổ chức được thực hiện thường xuyên, liên tục: Để một tổ chức hoạt động hiệu qủa đòi hỏi trước hết tổ chức đó phải ổn định, phải được vận hành thường xuyên, liên tục. 2. Các tổ chức hoạt động hợp lí theo những nguyên tắc sau: - Các tổ chức hoạt động phải theo những tiêu chuẩn khách quan: Trong bộ máy quan liêu, tuyển dụng dựa trên khả năng kỹ thuật (được thể hiện qua các kỳ thi, bằng cấp hoặc các tiêu chuẩn khác) hơn là sự thiên vị, và chất lượng công việc được đo bằng những tiêu chuẩn riêng biệt.Điều này khiến cho các công chức không thể tùy tiện tuyển dụng.Sự thăng cấp tùy thuộc vào khả năng hoặc mức độ thâm niên của các cá nhân. Mỗi vị trí có thể có một mức lương cố định và cá nhân được kỳ vọng sẽ lập nghiệp trong một tổ chức cố định mà nhiều người đã dành phần lớn thời gian làm việc trong một tổ chức. Tính phi cá nhân: Mỗi viên chức đều duy trì khoảng cách xã hội trọng quan hệ vói cấp dưới và khách hàng và thường điều hành công việc của phòng mình theo phong cách khách quan và chính thức. Ở đó không tồn tại sự ưu tiên xuất phát từ các mối quan hệ cá nhân hoặc các hoạt động làm vừa lòng người khác.Trong khi bộ máy quan liêu hoạt động tương đối hiêu quả, sự hiệu quả ấy lại có cái giá của nó. Con người trong bộ máy quan liêu dường như bi tan biến.Họ tham gia vào một cỗ máy tạp đến nỗi nhiều khi không hiểu rõ nó được vận hành như thế nào. Chuẩn mực của bộ máy quan liêu đòi hỏi phải đối xử với con người như những “trường hợp” chứ không phải như những con người với những nhu cầu, mong muốn và hoàn cảnh cá nhân. Vấn đề này cũng có 2 mặt: một mặt nó cho phép chúng ta chối bỏ trách nhiệm về hậu quả của hành động chừng nào chúng ta tuân thủ nghiêm ngặt những quy định; mặt khác chúng ta bị tách khỏi ra những người khác và có cảm giác là chúng ta giống cái máy hơn là con người. Trong bộ máy quan liêu,cá nhân rất dễ bị thay thế bởi vì không giống như những tổ chức phi chính thức, bộ máy quan liêu không dựa trên sự tồn tại của những cá nhân cụ thể. Trong khi gia đình là một nhóm gồm cá nhân.bộ máy quan liêu là tập hợp các địa vị xã hội mà những mối quan hệ được cấu trúc không phải để đem lại lợi ích cho cá nhân mà đạt một mục tiêu chung. Bộ máy quan liêu lý tưởng thể hiện sự hòa tan cá nhân trong một tổ chức xã hội. - Phân công lao động dựa trên chuyên môn hóa chức năng: Tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức được chia thành các công việc chuyên môn hóa cao độ. Việc chuyên môn hóa như vậy khiến cho người làm việc trở thành chuyên gia trong công việc và chịu trách nhiệm đối với hiệu quả công việc của họ. Weber lập luận rằng chỉ có thể vận hành khi tất cả các vị trí quản lý ở các cấp độ được bổ nhiệm bằng những người được đào tạo để làm những công việc của chíng vị trí đó. Mặc dù sự phân công lao động rõ ràng có ích cho sự vânh hành của nhiều bộ máy quan liêu phức tạp, trong một vài trường hợp nó có thể dẫn đến sự hạn chế khả năng. Công nhân trở nên quá chuyên môn hóa đến nỗi họ không quan tâm đến những gì xảy ra sau đó trong dây truyền sản xuất.Các nhà quan sát cho rằng trong quá trình này, công nhân sẽ càng ngày càng làm việc ít năng xuất.Sự hạn chế khả năng không chỉ có ảnh hưởng tiêu cực đến sự vân hành trơn tru của một tổ chức mà với một người bị sa thải có thể là một bi kịch. Một người làm thuê mất nhiều năm để thành thạo một kỹ thuật nào đấy và hoàn toàn không có khả năng cho một vị trí khác, kể cả những việc liên quan mậy thiết tới công việc trước kia của họ. - Một hệ thống các quy tắc quy định về quyền và nghĩa vụ của các nhân viên: Mỗi nhiệm vụ được thực hiên theo một hệ thống nhất quán các quy tắc trừu tượng để đảm bảo tính thống nhất và ăn khớp với các nhiệm vụ khác, thông qua một hệ thống các quy định được xác định rõ ràng, các viên chức có thể giảm thiểu bất kỳ những gì không ổn định do sụ khác nhau giữa các cá nhân gây ra trong khi thực hiện nhiệm vụ của họ Thật là tuyệt vời nếu một nhân viên ngân hàng trả tờ 100$ của bạn bằng 6 tờ tiền mặt 20$ và nói “ Bạn có nụ cười thật dề thương nên tôi tặng thêm 20$ nữa”. Đó chắc chắn là một bất ngờ thú vị nhưng trái với luật định Qui tắc và luật định là đặc trưng quan trọng của bộ máy quan liêu. qua thủ tuc bộ máy quan liêu đảm bảo sự vận hành đồng bộ giữa các công đoạn.nó không cho phép chúng ta cho thêm 20$ từ ngân hàng nhưng nó cũng đảm bảo rằng chúng ta được đối xử như mọi khách hàng khác. Những quy tắc luật định cung cấp cho nhân viên tiêu chuẩn rõ ràng về cái gì được làm và không được làm. Ngoài ra, các thủ tục này còn có ý nghĩa quan trọng cho sự tiếp nối công việc trong bất kỳ bộ máy quan liêu nào. Chẳng hạn bạn được bổ nhiệm làm người quản lý mới cho một hiệu sách, bạn không phải bắt đầu từ con số không, bạn có thể nghiên cưú các thông tin lưu trữ. Chức năng của những quy định trong bộ máy quan liêu: Những ông chủ, thủ trưởng cơ quan để tránh phiền hà cho cá nhân và tổ chức khi họ điều hành trực tiếp các nhân viên thường bỏ qua các cấp trung gian, có thể thi hành quyền lực của mình thông qua quy định luật lệ. Thông thường, một tổ chức càng nhiều luật lệ, quy tắc xác định rõ ràng, càn ít phải ra lệnh, ví dụ một công ty quy định ngày làm bắt đầu từ 8 giờ thì giám đốc không cần phải nhắc nhở nhân viên hàng ngày đến làm vào lúc mấy giờ. 3. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức vụ, thành viên là 1 phần của hệ thống thứ bậc quyền lưc thẳng đứng (theo chiều dọc): Một khi quy trình này được thao tác hóa thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các hoạt động phải phối hợp nhip nhàng với nhau. Nếu không, một bộ phận sản xuât chai có thể thiết kế chai rộng hơn vài cm so với vỏ chai. Một giải pháp cho vấn đề này lạ hệ thống thứ bậc quyền lực. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm với người đứng ngay trên mình trong cấp bậc quyền lực. Mỗi vị trí sẽ có quyền lợi và nghĩa vụ nhất định. Mỗi bộ máy quan liêu giống như một kim tự tháp với vị trí quyền lực cao nhất ở đỉnh. “Một chuỗi mệnh lệnh” được truyền từ trên xuống dưới.Vị trí cao hơn điều hành và quản lý vị trí thấp hơn trong hệ thống quyền lực.Lấy ví dụ về nguồn quản lý nhân lực trong một trường học: từ hiệu trưởng xuống nhân viên kế toán,có một hệ thống thứ bậc của vị trí quản lý. Người nào càng ở vị trí cao trong hệ thông quản lý càng có quyền lớn hơn trong việc đưa ra quyết định. 4. Mỗi thành viên không làm chủ nguồn lực trong quá trình thực hiện chuyên môn hoá chức năng mà chỉ có thể sử dụng chúng: Trong tổ chức quan liêu mỗi thành viên khi tham gia vào thực hiện nhiêm vụ của mình được sử dụng những công cụ, phương tiện nhưng họ không có quyền sở hữu chúng. Việc sử dung chúng phải chịu sự giám sát, quản lí theo những quy định, luật lệ nghiêm ngặt của tổ chức và các nguồn lực đó không thuộc về cá nhân họ mà hoàn toàn là của tổ chức. 5. Tách bạch rõ ràng giữa công việc và cuộc sống chung: Có sự tách biệt giữa nhiệm vụ tại nơi làm việc với các tổ chức khác và cuộc sống bên ngoài. Cuộc sống riêng tư cua một nhân viên rất khác với các hoạt động ở nơi làm việc và đó là hai chuyện riêng biệt.Với một giáo viên nữ, việc dạy học và nội trợ là hai việc khác biệt. Điều này khác với bối cảnh lao động trong xã hội tềin công nghiệp. Ví dụ, trong trang trại nông nghiệp, nơi làm việc cũng la nơi sinh sống của gia đình, công việc để kiếm thu nhập và việc nhà gắn bó mật thiết với nhau. 6. Chức vụ trong tổ chức không thể có được bằng thừa kế hoặc mua bán…: Nếu như trong nhóm quyền uy việc thăng chức phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ thân thiết với thủ lĩnh, hay trong hiệp hội tự nguyện lại hoàn toàn theo tinh thần tư nguyện, còn trong tổ chức quan liêu chức vụ mà mỗi thành viên có được là do năng lực, thâm niên nghề nghiệp chứ không thể có được bằng thừa kế theo kiểu “cha truyền con nối”, hoặc mua bán trao đổi. 7. Thông tin liên lạc và tư liệu bằng văn bản: Tất cả các đạo luật, quyết định và quy định hành chính đều được lưu giữ bằng văn bản. Bởi vì tất cả các cuộc thảo luân bàn bạc bằng miệng không thể lưu giữ được, nên tất cả quyết định, phản ánh, và các đạo luật hành chính đều được viết lại và đưa vao lưu trữ. Viêc ghi lại đó trở thành một sự ghi nhớ tổ chức, và các văn bản sẽ tạo điều kiện cho sự tiếp nối theo thời gian . 6. Ưu điểm, nhược điểm và bệnh lý tổ chức 6.1. Ưu điểm Bộ máy quan liêu đã tồn tại được và thậm chí phát triển mạnh là vì nó có nhiều ưu điểm hơn nhược điểm. Các ưư điểm của một tổ chức quan liêu là nó rất logic với những đặc điểm lí tưởng của nó. Trong trường hợp tốt nhất, một tổ chức quan liêu là một tổ chức hoạt động xuôi chèo mát mái, trong đó các quyết định và các hoạt động được tiến hành rất hiệu quả và tất cả các thành viên của tổ chức đều được đối xử bình đẳng. Bộ máy quan liêu có 7 ưu điểm cơ bản sau: 6.1.1. Tính hiệu quả kĩ thuật Theo Weber, đây là ưu điểm cơ bản trong bộ máy quan liêu, nhờ sự phân công lao động rõ rang, con người được đào tạo chuyên môn để làm việc. Họ sẽ có kỹ năng, trình độ và khả năng tiến hành công việc tốt hơn, thậm chí còn phân chia chúng theo các thứ bậc như các bộ phận, phòng ban, hay mỗi cá nhân và phối hợp chúng theo 1 hệ thống các quy tắc, thủ tục được thiết lập một cách kỹ lưỡng. Chính vì mỗi nhân viên bộ phận đều hiểu rõ những công việc, nhiệm vụ của mình và hoạt động trong một hệ thống chặt chẽ của những quy tắc, quy định cụ thể, nên hiệu quả năng suất lao động cao. Chính vì vậy, tính hiệu quả kỹ thuật tạo ra cho bộ máy quan liêu ưu thế nổi trội hơn so với những tổ chức xã hội khác. 6.1.2. Loại bỏ sự thiên vị Bộ máy quan liêu là tập hợp các địa vị xã hội mà những mối quan hệ được cấu trúc không phải đem lại lợi ích cho cá nhân mà là đạt được một mục tiêu chung. Các mối quan hệ trong tổ chức quan liêu đều là khách quan được quản lý và vận hành 1 cách vô tư theo những quy tắc, luật địch, thủ tục chính xác được ghi dưới dạng văn bản rõ ràng mà mọi người đều có thể tiếp thu học hỏi, và tuân theo 1 cách rõ ràng. Không ai được đối xử với những ưu ái đặc biệt vì bất kì mối quan hệ thân thiết hay các hành động lấy long nào. Các quy định và thủ tục được thực thi một cách nghiêm minh, bất kể các yếu tố gia đình, tài sản hoặc địa vị. Chính việc thực thi và đối xử như vậy đã đem lại sự đối xử bình đẳng và công minh, tạo tâm lý làm việc thoải mái cho cả các viên chức và khách hàng, đồng thời nhất quán với các lý tưởng của một tổ chức quan liêu là lên án chủ nghĩa gia đình trị, sự thiên vị và những phát xét thất thường. 6.1.3. Tính toán trước được trong hoạt động của tổ chức Sự tuân thủ nghiêm ngặt những quy định và hoạt động được đề ra giúp cho tổ chức đó có thể tính toán được trước các hành vi của tổ chức. Tức là cả khách hàng và nhân viên đều nắm được đầu ra của quyết định như thế nào. Ví dụ: Nếu chính sách nghỉ phép quy định nhân viên sau năm năm công tác sẽ được đài thọ nghỉ phép trong ba tuần thì tất cả các nhân viên có ít nhất năm năm công tác sẽ có thể đợi đến lượt mình có kì nghỉ như vậy. Từ những tính toán trước này mà tổ chức có thể đưa ra phương thức, công cụ thực hiện khách quan, phù hợp nhằm đạt được kết quả, hoặc tránh hậu quả không mong muốn của hành động, ưu điểm này tạo điều kiện cho các cá nhân điều chỉnh những hành vi, hành động của mình. 6.1.4. Bảo đảm việc làm Bằng cách làm theo các quy định và tuân thủ thực hiện mọi chỉ dẫn của những thủ tục, các cá nhân sẽ tránh được những sai lầm đáng tiếc, nghĩa là họ chắc chắn sẽ không bao giờ hoặc rất ít cơ hội bị sa thải. Họ có xu hướng xem công việc mình làm trong tổ chức là được đảm bảo suốt đời. Nhận thức như vậy làm giảm đi khả năng thay đổi nhân sự, tăng tính bền vững của cơ cấu tổ chức và là nguyên nhân đem đến sự tận tuỵ và long trung thành cao độ của họ. Ngoài ra, với những nhân viên như vậy, tổ chức sẽ hoạt động lâu dài và hiệu qủa hơn. 6.1.5. Năng lực chuyên môn của viên chức đảm bảo Việc làm trong một tổ chức quan liêu được tuyển lựa trên cơ sở tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật ( năng lực chuyên môn ), các nhân viên được đảm bảo để tránh bị sa thảu tuỳ tiện. Tương tự, việc thăng quan tiến chức cũng được dựa trên thâm niên, năng lực và thành tích làm việc. Nghĩa là một công việc hay một chức vụ trong bộ máy quan liêu được xem xét khách quan trên cơ sở năng lực chứ không phải trên cơ sở sự quen biết hay sự ưu ái nào đó. Do vậy, những viên chức được tuyển chọn hay thăng cấp thường là những người được đào tạo tốt và là người thực sự có năng lực, khả năng. 6.1.6. Giảm thiểu nhu cầu chỉ đạo trực tiếp Một tổ chức quan liêu là một bộ máy đã được tổ chức hợp lý bao gồm các viên chức là những chuyên gia được đào tạo nghiêm chỉnh, có năng lực tốt - những người đươc coi là có thể đáp ứng được tốt các tiêu chuẩn và các thủ tục hoạt động chuẩn - dựa trên một hệ thống các quy tắc, quy định nghiêm ngặt nên chỉ cần rất ít những chỉ đạo trực tiếp hàng ngày để duy trì sự hoạt động của tổ chức. Chỉ cần đưa ra mục tiêu có thể kèm theo một chút chỉ đạo hoặc hướng dẫn là các nhân viên có thể đưa ra những phương thức thực hiện hiệu quả. Cũng giống như một cái máy được thiết kế cẩn thận có thể hoạt động suôn sẻ sau khi khởi động. Vì thế tính duy lý cao trong hoạt động của những nhân viên có năng lực cao trong bộ máy quan liêu sẽ giúp tiết kiêm thời gian, giảm chi phí và sự phức tạp của những chỉ dẫn mà vẫn đảm bảo các hoạt động tổ chức được tiến hành trôi chảy. 6.1.7. Tránh được những quyết định hấp tấp Một tổ chức quan liêu hoạt động theo các thủ tục hoạt động chuẩn mực thông qua các văn bản, giấy tờ hành chính, hơn nữa có sự chuyên môn hoá công việc cao độ, hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng, tính cá nhân thấp, tuyển dụng và thăng tiến dựa trên năng lực cá nhân…nên sẽ không có khả năng xảy ra các công việc hấp tấp do một viên chức gây ra lập tức làm phá hoá toàn bộ tổ chức được. Sự phân công dự trên chuyên môn hoá công việc khiến cho mỗi cá nhân, bộ phận chỉ đảm trách một phần công việc hay một giai đoạn của cả quy trình. Để thực hiện một công việc hoàn chỉnh, cần có sự phối hợp hợp lí giữa các viên chức, bộ phận chuyên trách, đồng thời có văn bản giấy tờ kèm theo. Từ đó giảm khả năng xảy ra các quyết định hay các hoạt động bột phát. Nó là một ưu điểm nhưng nó cũng có thể là nhược điểm khi tổ chức cần thay đổi. Điều này giải thích tại sao các tổ chức quan liêu thường có thủ tục phiền hà và chống lại sự đổi mới. Vấn đề này sẽ được giải quyết ở phần sau. Như vậy, với những ưu điểm đó mà bộ máy quan liêu đã và đang tồn tại phổ biến trong xã hội và đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu xã hội. 6.2. Nhược điểm Mặc dù Weber xây dựng mô hình bộ máy quan liêu như một tổ chức lí tưởng và hi vọng nó sẽ là mô hình lí tưởng cho mọi tổ chức xã hội, nhưng nó không phải là không có những hạn chế. Theo Weber bộ máy quan liêu thực sự sẽ không có hiệu quả bằng mô hình điển hình lí tưởng của ông. 7 nguyên tắc của bộ máy quan liêu (đã nêu ở mục5) có thể bị làm sai đi. Những nhược điểm của bộ máy quan liêu không phải do nó hoạt động không hiệu quả mà do sự áp dụng quá nghiêm ngặt hoặc làm sai các nguyên tắc của nó. Cụ thể: 6.2.1. Sự cứng nhắc trong hành vi Trong một tổ chức quan liêu, các viên chức cần phải nắm rõ các quy định và thủ tục, phải làm theo một cách chính xác. Tổ chức quan liêu có thể đạt được sự kiểm soát lớn hơn đối với các hành vi cá nhân bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc. Chính vì bộ máy quan liêu vận hành theo một hệ thống quy tắc và luật định văn bản, nó mang tính phi cá nhân và theo thứ bấc quyền lưc, nên dẫn đến sự cứng nhắc, áp đặt trong hành vi, không giải quyết triệt để những trường hợp ngoại lệ hoặc cá nhân riêng lẻ nào. Có những trường hợp mà những nguyên tắc, quy định chỉ hợp trên “giấy tờ” mà không phù hợp với những hoàn cảnh cụ thể của thực tế vốn phức tạp. Trong những trường hợp ngoại lệ cũng cần có sự linh hoạt trong khi thực hiên các quy định, nguyên tắc. Nếu không linh hoạt sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, xung đột giữa các bộ phận của tổ chức hoặc với khách hàng. Nếu những nhân viên trong tổ chức thông minh, linh hoạt sẽ biết được khi nào có thể đi chệch ra ngoài quy định mà không ảnh hưởng đến công việc, họ giám chịu trách nhiệm về những hành động của họ. Những nhân viên nguyên tắc hay sợ sệt hoặc bị đe doạ thường tìm sự yên ổn, an phận cho mình bằng cách làm đúng quy định. Bất chấp những ngoại lệ dù là đúng, bởi một nhân viên mẫu mực của tổ chức quan liêu là phải luôn tuân thủ một cách nghiêm ngặt quy định đén mức cứng nhắc. Và thật dễ hiểu là hành vi này sẽ gây khó khăn cho người khác. Đến khi mức xung đột tăng lên thì những hậu quả phản chức năng càng bộc lộ rõ. Thay vì trả lời những phàn nàn của khách hàng và đáp ững những yêu cầu về đối xử cá nhân, những người làm việc trong tổ chức quan liêu đã đáp lại bbằng cách tuân thủ các quy định chặt chẽ hơn nữa. Hơn thế, Weber cũng lo ngại rằng bộ máy quan liêu sẽ làm xã hội mất nhân cách, làm con người xa lánh nhau và biến con người thành “một bánh răng nhỏ trong guồng máy chuyển động không ngừng”. Khi đó thì không còn làbộ máy quan liêu phục vụ con người nữa mà là con người phục vụ bộ máy quan liêu. Trường hợp khác, khi các nhân viên tuân thủ quá cứng nhắc, đến mức “mù quáng” những quiy định, thủ tục giấy tờ của tổ chức, thậm chí họ có thể phá hỏng mục tiêu công việc của tổ chức đó. Thay vào đó là “tính quan liêu hình thức”. Họ tuân thủ mọi quy trình từ kê khai đến xin dấu, chữ kí….mà không quan tâm tới việc liệu những việc làm, thủ tục đó, loại giấy tờ đó có thực sự cần thiết cho công việc hay không hay chỉ mang lại phiền toái, rắc rối, mất thời gian. Hay chính những quy định đó đã tự chấm dứt chức năng và nhiệm vụ của mình. 6.2.2. Phong cách quan liêu Các nhân viên làm việc lâu năm trong tổ chức quan liêu thường phát triển một số mẫu hình tính cách đặc biệt, Ngoài những tính cách tích cực như tính làm việc có nguyên tắc, tổ chức kế hoạch…thì một vài trong số đó bị coi là không lành mạnh. Thay vì cho phép các nhân viên được theo đuổi những giá trị và niềm tin mới. Các viên chức lại tin tưởng rằng một chuẩn mực sai hay đúng về đạo đức được xác định bởi các quan chức cao cấp và bởi quy định mà họ buộc phải tuân theo. Điều này dập tắt tính sáng tạo và trí tưởng tượng của nhân viên trong tổ chức, ngăn cản sự thay đổi cho phép hoạt động hiệu qủa hơn trong tình huống mới. Tức là khi công việc và nhiệm vụ của mỗi người đang làm thì họ cứ thế mà làm, làm cho xong nghĩa vụ rồi hết giờ là về chứ họ không nghĩ đến là phải nỗ lức phấn đấu để pháp triển tổ chức của mình. Khi hoàn cảnh thay đổi mà họ vẫn giữ phong cách làm việc như vậy thì rõ ràng công việc sẽ không đạt hiệu quả cao, gây ra sự trì trệ, ỉ lại và kĩm hàm sự phát triển của tổ chức. Một áp dụng triệt để các cấu trúc quan liêu có xu hướng làm cho các cá nhân tạo thêm nhiều quy định khi đối phó với các vấn đề. Vấn đề này hay xảy ra ở các nhà quản lí phải giám sát các chuyên gia trong khi họ lại không hoàn toàn hiểu về những công việc đó. Do cái xu thế quan liêu của mình họ áp đặt sự thiếu an toàn bằng cách đặt ra thêm các quy định và thủ tục. Các quyết định và thủ tục này không cải thiện được chức năng của tổ chứcmà chúng chỉ giúp nhà quản lí cảm thấy yên tâm hơn mà thôi. 6.2.3. Sự không phù hợp giữa phương tiện và mục đích Theo Weber những người tham gia vào bộ máy quan liêu cần phải hiểu rõ mục đích của nóvà theo đuổi mục đích đó bằng cách thức hợp lí. Nghĩa là phải ý thức rõ ràng mục đích hoạt động và biết chính xác những phương tiên phù hợp, đáng tin cậy để thực hiện nó. Theo Thomson, trên thực tế mục đích của tổ chức và phương tiện để đạt được nó đều có thể thiếu ổn định, không chắc chắn và không rõ ràng. Vì vậy ông cho rằng các nhược điểm cơ bản của tổ chức xã hội bắt nguồn từ sự vi phạm các nguyên tắc kết hợp đúng đắn phương tiện với mục đích. - Mục đích rõ ràng, phương tiện không chắc chắn: Khi tổ chức ý thức rõ được mục đích nhưng lại không tìm ra được phương tiện chắcchắn - Mục đích không rõ ràng, phương tiện chắc chắn: Khi tổ chức không lựa chọn được cho mình mục đích hành động, không biết mục đích nào quan trọng hơn. Nhưng với mục đích cụ thể lại tìm ra được phương tiện chắc chắn đảm bảo để thực hiện được. - Mục đích không rõ ràng, phương tiên không chắc chắn: Khi tổ chức không biết chắc chắn phải ưu tiên cho cái gì, tức là không thể lựa chọn được một mục đích nào trong những mục đích xung đột lẫn nhau. Đồng thời nó cũng không đưa ra đựoc những phương tiện cách thức để đạt được những mục đích đó. - Sự đảo lộn giữa phương tiện và mục đích: Sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật lệ thường gây ra một tình huống là việc tuân thủ đôi khi lại trở nên quan trọng hơn so với việc đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc xem nhẹ mục đích của tổng thể khi hoạt động như thế. Vì vậy, phương tiện lại trở nên quan trọng hơn mục đích mặc dù ban đầu các quy định được đặt ra là nhằm mang lại thành công hơn cho tổ chức nhưng mỗi viên chức lại nhìn nhận các quy định và luật lệ của tổ chức như là mục đích cuối cùng. 6.2.4. Tính ngại thay đổi Do bộ máy quan liêu được thiết kế một cách có chủ đích để chống lại sự thay đổi nhanh chóng, giảm bớt khả năng xảy ra các quyết định hay các hoạt động bột phát, cũng chính vì thế mà một trong những nhược điểm của nó chính là tính ngại thay đổi tức là nó hạn chế sự thay đổi nhanh chóng. Như Weber đã ghi nhận rằng: “một khi hình thành đầy đủ, bộ máy quan liêu nằm trong số các cấu trúc xã hội vốn khó phá huỷ nhất”. Điều này được tạo ra bởi một số mặt của bộ máy này: Các nhân viên thường có xu hướng lẩn tránh trách nhiệm khi họ phải đối mặt với những quyết định họ không muốn làm bằng việc nói “không phải phân sự của tôi”. Những người làm trong tổ chức quan liêu thường có xu hướng khép mình trước những phản ứng, đánh giá bên ngoài. Các tổ chức quan liêu thường có xu hướng tập trung vào các hoạt động chức năng bên trong tổ chức mà lờ đi các phản hồi từ bên