Đề tài Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng

LỜI NÓI ĐẦU Chất lượng được hình thành là kết quả sự tác động của hàng loạt các yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn đạt được chất lượng mong muốn cần phải quản lý đúng đắn các yếu tố này. Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là quản lý chất lượng. Cần thiết phải hiểu biết và kinh nghiệm về quản lý chất lượng mới có thể giải quyết bài toán chất lượng. Quản lý chất lượng là một khoa học, nó là một phần của khoa học quản lý. Quản lý chất lượng đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực từ sản xuất đến các loại hình dịch vụ cho mọi loại hình doanh nghiệp. Quản lý chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp làm đúng các công việc phải làm.  Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000, TCVN ISO 9000:2000, đã định nghĩa về quản lý chất lượng: “ Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng” và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng. Nói chung, để thỏa mãn yêu cầu hệ thống và đồng bộ, hoạt động quản lý chất lượng phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản, một trong số các nguyên tắc đó cần thiết phải tìm hiểu và quan tâm đó là nguyên tắc sự lãnh đạo PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000:2000 I. Vài nét sơ lược về tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế: Trong những năm gần đây, các nhà nghiên cứu và quản lý chất lượng đã quan tâm rất nhiều đến việc xây dựng các mô hình quản lý chất lượng nhằm đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu khác nhau. Bộ tiêu chuẩn ISO do Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) ban hành đầu năm 1987 nhằm mục đích đưa ra một mô hình được chấp nhận ở mức độ quốc tế về hệ thống đảm bảo chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ.   Hệ thống quản lý của một tổ chức bị chi phối bởi mục đích, sản phẩm và thực tiễn cụ thể của tổ chức đó. Do vậy , hệ thống chất lượng cũng rất khác nhau giữa tổ chức này với tổ chức kia. Mục đích cơ bản của quản lý chất lượng là cải tiến hệ thống và quá trình nhằm đạt được sự cải tiến chất lượng liên tục. Các tiêu chuẩn trong bộ ISO 9000 mô tả là các yếu tố mà hệ thống chất lượng nên có nhưng không mô tả cách thức mà một tổ chức cụ thể thực hiện các yếu tố này. Các tiêu chuẩn này không có mục đích đồng nhất hóa các hệ thống chất lượng. Nhu cầu tổ chức là rất khác nhau. Việc xây dựng và thực hiện một hệ thống chất lượng cần thiết phải chịu sự chi phối của mục đích cụ thể, sản phẩm và quá trình cũng như thực tiễn cụ thể của tổ chức đó. ISO 9000 là sự kế thừa của các tiêu chuẩn đã tồn tại và được sử dụng rộng rãi, nó đề cập tới các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng như chính sách chất lượng, thiết kế triển khai sản phẩm và quá trình cung ứng, kiểm soát quá trình, bao gói, phân phối, dịch vụ sau bán, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo II. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000: Với việc xuất hiện bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000:1987, người ta đã quan tâm đến chất lượng của một tổ chức, cơ sở của việc  hình thành và đảm bảo chất lượng sản phẩm do tổ chức đó cung cấp  song song với việc chú trọng đến  việc kiểm soát chất lượng sản phẩm. ISO 9000 là tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi nhất trong mọi ngành sản xuất dịch vụ và những năm gần đây đã mở rộng phạm vi áp dụng sang lĩnh vực hành chính của các cơ quan nhà nước. Điều đó chứng tỏ lợi ích hiển nhiên của việc xây dựng và  áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Đến nay bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua 2 lần soát xét bổ sung, và phiên bản mới nhất ISO 9000:2000 được chính thức áp dụng từ đầu năm 2001. Quá trình toàn cầu hóa với những thay đổi nhanh chóng về công nghệ và thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có khả năng cạnh tranh quốc tế, ngay cả khi mục tiêu thị trường của họ là nội địa. Sự ra đời của phiên bản 2000 của tiêu chuẩn ISO 9000 không phải là chuyện đặc biệt, bởi lẽ, trên thực tế, tất cả các tiêu chuẩn của ISO  đều được xem xét lại sau 5 năm áp dụng để đảm bảo rằng chúng vẫn còn thích hợp với trình độ phát triển hiện tại. Thực tế cho thấy việc đầu tư cho hệ thống quản lý chất lượng đã mang lại hiệu quả thực sự về mặt tổ chức, điều hành, thương mại cũng như nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Trong quá trình áp dụng, người ta cũng nhận ra rằng cấu trúc và yêu cầu cụ thể của các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003:1994 chỉ thuận lợi cho việc quản lý chất lượng của các đơn vị sản xuất, khó áp dụng cho các tổ chức dịch vụ, khó gắn nó với hệ thống quản lý chung, với hệ thống quản lý môi trường, nếu có. Việc soát xét và ban hành phiên bản ISO 9000:2000 sẽ đem lại nhiều lợi ích, đồng thời là những thách thức mới cho các doanh nghiệp, tổ chức, các chuyên gia, nhà quản lý. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 gồm 04 tiêu chuẩn trong đó: Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 (ban hành 29/05/2005) – Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng. Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu. Tiêu chuẩn ISO 9004:2000 – Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến. Tiêu chuẩn ISO 19011:2002 – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý môi trường. Trong đó, ISO 9001 là tiêu chuẩn chính nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống chất lượng và bao quát đầy đủ các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức, doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của tổ chức. PHẦN II: NGUYÊN TẮC SỰ LÃNH ĐẠO TRONG TIÊU CHUẨN ISO 9000:2000 Việc thiết lập, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 cần luôn dựa trên việc vận dụng 8 nguyên tắc quan trọng của quản lý chất lượng. Trong đó nguyên tắc vai trò lãnh đạo là một trong nhưng nguyên tắc quan trọng hàng đầu và cần thiết phải chú ý của hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000:2000. Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong doanh nghiệp. Hoạt động chất lượng sẽ không có kêt quả nếu không có sự cam kết triệt để của lãnh đạo. Lãnh đạo doanh nghiệp phải có tầm nhìn cao. Xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể và định hướng vào khách hàng. Để củng cố những mục tiêu này cần có sự cam kết và tham gia của từng cá nhân lãnh đạo với tư cách một thành viên của doanh nghiệp. Lãnh đạo phải chỉ đạo và tham gia xây dựng các chiến lược, hệ thống và các biện pháp huy động sự tham gia và tính sáng tạo của mọi nhân viên để xây dựng, nâng cao năng lực của doanh nghiệp và đạt kết quả tốt nhất có thể được. Qua việc tham gia trực tiếp vào các hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, ghi nhận những kết quả đạt được của nhân viên, người lãnh đạo có vai trò củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong toàn bộ doanh nghiệp. I. Vai trò lãnh đạo: Lãnh đạo thống nhất mục đích và định hướng của tổ chức. Lãnh đạo phải tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ trong đó huy động được toàn thể cán bộ công nhân viên thực hiện cho mục đích chung. Do vậy trong nội bộ một doanh nghiệp lãnh đạo có một trách nhiệm to lớn. Lãnh đạo thống nhất: Lãnh đạo thống nhất nghĩa là mỗi cấp dưới chỉ chịu trách nhiệm thi hành mệnh lệnh từ một cấp trên duy nhất, đảm bảo tính thống nhất mệnh lệnh từ cấp chỉ huy cao nhất đến cấp thấp nhất. Cấp dưới thực hiện mục tiêu mà người chỉ huy cấp cao đặt ra cho toàn doanh nghiệp. Tạo môi trường nội bộ: Môi trường nội bộ của doanh nghiệp bao gồm cấu trúc tổ chức nội bộ và văn hóa doanh nghiệp. + Cấu trúc tổ chức nội bộ: Các loại cấu trúc tổ chức đều thể hiện rất rõ vai trò của người lãnh đạo cấp cao, đây là người vạch ra chiến lược, mục tiêu, phương hướng cho toàn doanh nghiệp. Cấu trúc tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ doanh nghiệp phục vụ thống nhất những yêu cầu, quyết định mà người lãnh đạo cấp cao đề ra. Việc thực hiện này còn phụ thuộc nguồn thông tin vận động trong doanh nghiệp. Gồm 2 kênh thông tin: Kênh thông tin 1 là thông tin truyền thông theo cấu trúc của tổ chức, và kênh 2 là kênh thông tin bên ngoài – truyền miệng – kênh thông tin không chính thức. Kênh thông tin đảm bảo cho thông tin mệnh lệnh và thông tin phản hồi được thông suốt giúp đẩy nhanh và cải thiện quá trình thực hiện mệnh lệnh. + Văn hóa doanh nghiệp: Là bầu văn hóa được hình thành trong doanh nghiệp mà trong đó hình ảnh mẫu được xây dựng tạo niềm tin cho toàn doanh nghiệp, cách ứng xử, niềm tin vào lãnh đạo. Văn hóa doanh nghiệp tạo ra phong cách cư xử và làm việc trong doanh nghiệp, vì vậy nó có tác động tích cực hay tiêu cực đến công việc hay tiến độ hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp được hình thành và hầu như khó đổi bởi nó ăn vào thói quen của từng thành viên trong doanh nghiệp. Người đến sau sẽ hòa nhập vào văn hóa của doanh nghiệp, hay sáng tạo một phong cách mới cho riêng mình ảnh hưởng đến một số thành viên khác nhưng cũng sẽ hòa nhập vào văn hóa đã tồn tại cố hữu trong doanh nghiệp. - Nói chung để thực hiện nguyên tắc sự lãnh đạo, lãnh đạo doanh nghiệp phải: + Hiểu biết và phản ứng nhanh với những thay đổi bên trong và bên ngoài, người lãnh đạo tối cao phải thể hiện được vị trí, vai trò của mình trong những quyết định then chốt đối với doanh nghiệp. + Nghiên cứu nhu cầu của tất cả những người cùng chung quyền lợi; + Nêu được viễn cảnh trong lai của doanh nghiệp; + Nêu rõ vai trò, vị trí của việc tạo ra giá trị ở tất cả các cấp của doanh nghiệp; + Xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm của mọi thành viên; + Người chỉ huy cấp dưới giúp đỡ nhân viên hoàn thành mục tiêu của tổ chức bằng cách trao quyền cho họ, giao những nhiệm vụ có thể thực hiện được, tạo cho họ chủ động hành động theo trách nhiệm đồng thời phải chịu trách nhiệm, truyền đạt lại những phản hồi và ý kiến đóng góp của nhân viên. + Gây cảm hứng và cổ vũ thừa nhận sự đóng góp của mọi người; + Thúc đẩy quan hệ cởi mở, trung thực; tạo văn hóa doanh nghiệp về mục tiêu cần hoàn thành tạo động lực cho nhân viên bằng không khí làm việc. + Giáo dục, đào tạo và huấn luyện; + Thiết lập các mục tiêu kích thích; có chế độ đãi ngộ hợp lý làm cho nhân viên hoàn thành tốt công việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. + Thực hiện chiến lược và chính sách để đạt được mục tiêu này. II. Trách nhiệm lãnh đạo: Cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống đó bằng cách: Truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định. Thiết lập chính sách chất lượng Đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng Tiến hành việc xem xét của lãnh đạo Đảm bảo sẵn có các nguồn lực. Bất kì công ty nào điều hành theo nguyên tắc quản lý hiện đại cần xác định mục tiêu và phương pháp chung để đạt được mục tiêu đó dưới dạng chính sách của công ty, chính sách chất lượng cần thể hiện rõ sự cam kết của lãnh đạo đối với chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của công ty. 2. Hướng vào khách hàng: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng. Tổ chức phải xác định: Yêu cầu do khách hàng đưa ra, gồm cả các yêu cầu về các hoạt động giao hàng và sau giao hang. Yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng cụ thể hoặc sử dụng dự kiến khi đã biết. Yêu cầu chế định và pháp luật liên quan đến sản phẩm. Mọi yêu cầu bổ sung do tổ chức xác định. - Các yêu cầu trên được đặt ra nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng: Tổ chức phải theo dõi các thông tin về sự chấp nhận của khách hàng về việc tổ chức có đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không, coi đó như một trong những thước đo mức độ thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Phải xác định các phương pháp để thu thập và sử dụng các thông tin này. 3. Chính sách chất lượng: Lãnh đạo bên cung ứng với trách nhiệm điều hành phải xác định và lập văn bản về chính sách của mình đối với chất lượng bao gồm mục tiêu và những cam kết của mình về chất lượng. Chính sách chất lượng phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, của bên cung ứng và nhu cầu mong đợi của khách hàng. Bên cung ứng phải đảm bảo rằng chính sách này được quán triệt, thực hiện và duy trì ở tất cả các cấp của cơ sở. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng: Phù hợp với mục đích của tổ chức Bao gồm việc cam kết đáp ứng các yêu cầu  và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, Cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng, Được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức. Được xem xét để luôn thích hợp. Bên cạnh đó, lãnh đạo phải tỏ rõ sự cam kết của mình đối với chất lượng đã đề ra, thể hiện ở các hoạt động như: Đảm bảo rằng mọi cá nhân của công ty đều thông hiểu và áp dụng chính sách chất lượng. Đảm bảo rằng mọi cá nhân của công ty đều có mục tiêu chất lượng nhất quán với những mục tiêu của toàn bộ tổ chức. Đề xuất, quản lý và theo dõi việc thực hiện chính sách chất lượng, bao gồm cả việc áp dụng và duy trì hệ thống chất lượng. Không chấp nhận sự đi lệch khỏi chính sách chất lượng của bất cứ bộ phận nào hoặc khía cạnh nào của tổ chức.  Tiêu chuẩn ISO 9000 yêu cầu lãnh đạo công ty phải có chính sách chất lượng (CSCL) dưới dạng văn bản chính thức và đảm bảo chính sách này được mọi cá nhân có liên quan hiểu và có các biện pháp để thực hiện đầy đủ. Khi xác định CSCL, lãnh đạo phải công bố một trong những mục tiêu hàng đầu của công ty là thỏa mãn nhu cầu khách hàng nhờ cung cấp sản phẩm có chất lượng cao với giá cạnh tranh, giao hàng đúng thời hạn và cung cấp dịch vụ sau khi bán có hiệu quả. Chính sách chất lượng được công bố có chữ kí của lãnh đạo cao nhất trực tiếp để chứng tỏ sự cam kết của công ty đối với chất lượng và được coi như một thông điệp gửi tới mọi cấp của công ty. Chỉ riêng sự cam kết của lãnh đạo không đủ để làm ra chất lượng, bởi vậy chính sách chất lượng của công ty phải đề cập tới việc huy động sự tham gia và đồng lòng của mọi người có liên quan, và cần được xây dựng phù hợp với cơ sở và nề nếp văn hóa của doanh nghiệp, xu thế công nghiệp và thị trường cũng như mục tiêu chiến lược của lãnh đạo công ty. 4. Hoạch định: 4.1 Mục tiêu chất lượng: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm được thiết lập tại mọi cấp và từng bộ phận chức năng thích hợp trong tổ chức. Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng. 4.2. Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo: Tiến hành hoạch định hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu nêu trên cũng như đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chất lượng đã đề ra. Cụ thể tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức phải: Nhận biết các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức. Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này. Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực. Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình này. Đo lường, theo dõi, phân tích các quá trình này. Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục quá trình này cũng như các mục tiêu chất lượng. b. Tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện. 5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin: 5.1 Trách nhiệm và quyền hạn: Ban lãnh đạo với trách nhiệm điều hành thuộc một người hoặc một nhóm người trong một tổ chức có mức độ quyền hạn cần thiết để lập chính sách và xác định những mục tiêu, lập kế hoạch và áp dụng, xem xét kết quả và đưa ra hành động khắc phục. Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của chúng được xác định và thông báo trong tổ chức: Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp đối với sản phẩm, quá trình và hệ thống chất lượng. Phát hiện và lập hồ sơ thuộc mọi vấn đề về sản phẩm, quá trình và hệ thống chất lượng; Đề xuất, kiến nghị hoặc cung cấp các giải pháp theo các kênh đã chỉ định; Thẩm tra xác nhận việc thực hiện các giải pháp; Kiểm soát việc xử lý tiếp theo, phân phối hoặc lắp đặt sản phẩm không phù hợp cho đến khi khắc phục được khuyết tật hoặc điều kiện không thỏa mãn. 5.2 Đại diện của lãnh đạo: Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo, ngoài các trách nhiệm khác, có trách nhiệm và quyền hạn bao gồm: Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến. Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. Chú thích: Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo về chất lượng có thể bao gồm cả quan hệ với bên ngoài về các vấn đề có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Đại diện lãnh đạo thường là cán bộ đảm bảo chất lượng để có thể dành toàn bộ thời gian cho các hoạt động của hệ thống chất lượng. Trong công ty nhỏ đại diện lãnh đạo có thể đảm nhiệm các chức năng khác nhau nhưng phải duy trì tính độc lập của chức năng đảm bảo chất lượng và giữ cho chính sách chất lượng của công ty không mâu thuẫn với các chức năng khác của mình. Đại diện lãnh đạo cần có quyền hạn để đảm bảo các yêu cầu của TCVN ISO 9000, TCVN ISO 9002 hay TCVN ISO 9003 được thỏa mãn và sự tuân thủ các qui định này được duy trì, ngoài ra còn đảm bảo chúng được tiến hành trong toàn bộ tổ chức. Đại diện lãnh đạo cần đóng vai trò báo cáo về sự thích hợp và tính hiệu quả của hệ thống chất lượng, làm cơ sở cho việc cải tiến, xem xét của lãnh đạo, và các mối quan hệ cần thiết về vấn đề chất lượng như với các khách hàng, các nhà thầu phụ hay các tổ chức bên ngoài. Đại diện của lãnh đạo chịu trách nhiệm chung về theo dõi hoạt động của hệ thống chất lượng, phải có các biện pháp thích hợp đảm bảo nguồn lực thực hiện hệ thống chất lượng có hiệu quả. Đại diện lãnh đạo về chất lượng thường có các trách nhiệm sau: Thiết kế và xây dựng hệ thống chất lượng để đáp ứng chính sách chất lượng của công ty; Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hệ thống chất lượng; Phối hợp mọi hoạt động để đạt các mục tiêu chất lượng; Theo dõi hiệu lực của hệ thống thông qua đánh giá nội bộ và báo cáo kết quả thực hiện về chất lượng đến ban lãnh đạo; Liên hệ với các tổ chức bên ngoài như các tổ chức tư vấn, đào tạo, chứng nhận để thiết lập và chứng nhận hệ thống chất lượng. 5.3   Trao đổi thông tin nội bộ: Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo thiết lập các quá trình trao đổi thông tin thích hợp trong tổ chức và có sự trao đổi thông tin về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. 6. Xem xét của lãnh đạo: 6.1 Khái quát: Lãnh đạo cao nhất phải định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo nó luôn thích hợp. thỏa đáng, và có hiệu lực. Việc xem xét này phải đánh giá được cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng. Hồ sơ xem xét của lãnh đạo phải được duy trì. Kiểm soát hồ sơ: Phải lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Các hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. Phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng. 6.2 . Đầu vào của việc xem xét: Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các thông tin về: Kết quả của các cuộc đánh giá Phản hồi của khách hàng. Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm. Tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa. Các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét của lãnh đạo lần trước Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng. Các khuyến nghị về cải tiến. 6.3 Đầu ra của việc xem xét: Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm mọi quyết định và hành động liên quan đến: Việc nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống; Việc cải tiến các sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng; Nhu cầu về nguồn lực. Việc xem xét có thể định kì hay thất thường. Trong trường hợp định kì, chu kì xem xét tùy theo từng công ty, thường là 6 tháng hay 1 năm, và phải được lập kế hoạch thận trọng và được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo hệ thống chất lượng luôn luôn phù hợp và có hiệu quả. Quá trình xem xét của lãnh đạo, chu kỳ xem xét và đầu vào sẽ dựa trên từng hoàn cảnh cụ thể. Khi xem xét cần chú ý đến các kết quả nhận được theo thứ tự thời gian. Một số tổ chức thấy rằng việc xem xét thường niên của lãnh đạo là có thể chấp nhận được. Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của lãnh đạo là trách nhiệm của nhân viên đối với chất lượng, tạo môi trường thực hiện hệ thống chất lượng. Để duy trì trình độ chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, công ty cần có chính sách và cơ cấu tổ chức rõ ràng, có thủ tục điều hành đã được tiêu chuẩn hóa và có hệ thống đánh giá nội bộ để cải tiến liên tục. Tuy nhiên, để thực hiện yêu cầu này, chính sách sử dụng và động viên con ngựời phải được coi là một chiến lược của công ty. PHẦN KẾT LUẬN Lãnh đạo của bên cung ứng với trách nhiệm điều hành phải xác định và thành lập văn bản chính sách của mình đối với chất lượng, bao gồm mục tiêu và những cam kết của mình về chất lượng. Chính sách chất lượng phải thích hợp với mục tiêu tổ chức của bên cung ứng và nhu cầu, mong đợi của khách hàng. Bên cung ứng phải đảm bảo rằng chính sách này phải được thấu hiểu, thực hiện và duy trì ở tất cả các cấp của cơ sở. Việc xây dựng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 là một sự “tái lập cung cách quản trị” của tổ chức. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo. Để áp dụng được ISO 9000, các tổ chức cần có một cách nhìn, cách suy nghĩ mới như đã trình bày ở trên, thành lập ban chỉ đạo, tham dự các khóa đào tạo. Đồng thời với việc tự  nghiên cứu, cần tìm sự hỗ trợ của một cơ quan tư vấn có kinh nghiệm để lập kế hoạch và các bước tiến hành xây dựng hệ thống chất lượng có hiệu quả phù hợp với ISO 9000. Khi đạt các yêu cầu của tiêu chuẩn có thể tiến hành xin chứng nhận phù hợp. Việc chứng nhận phù hợp với ISO 9000 sẽ do các tổ chức chứng nhận hệ thống chất lượng thực hiện. Tổ chức chứng nhận hệ thống chất lượng là tổ chức chứng nhận trung lập có năng lực, được thừa nhận, có thể là tổ chức trong nước hoặc nước ngoài. Việc lựa chọn tổ chức nào là do doanh nghiệp quyết định theo điều kiện tài chính và hoạt động kinh doanh của mình. Nói tóm lại, công việc trước hết là phải tuân thủ và thực hiện tốt nguyên tắc sự lãnh đạo trong hệ thống TCVN ISO 9000:2000, có như vậy các tổ chức cũng như các doanh nghiệp mới có thể đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm cũng như góp một phần quan trọng trong sự thành công của một doanh nghiệp * * * * * * * * * * * * * * * * * Tài liệu tham khảo Quản lý chất lượng có hiệu quả theo phương pháp của DeMing (gồm 2 tập) _ Tập 1: Lý thuyết _ Tập 2: Minh chứng kinh tế của Mỹ đanh trên bờ vực phá sản nhưng đã gượng lại được Chất lượng là thứ cho không_ Crosby Quản lý chất lượng theo phương pháp của Nhật_ Kishikawa Quản lý chất lượng là gì? Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000_2000