Đề tài Các loại bằng chứng kiểm toán và phương pháp kỹ thuật thu thập bng chứng kiểm toán

iải trỡnh của giỏm đốc ( hoặc người đứng đầu ) đơn vị; + Cỏc bằng chứng về sự kiểm tra soỏt xột của kiểm toỏn viờn và ngưũi cú thẩm quyền đối với những cụng việc do kiểm toỏn viờn, trợ lý kiểm toỏn hay cỏc chuyờn gia thực hiờn; + Cỏc tài liệu liờn quan khỏc; Trong trường hợp cú từ hai cụng ty kiểm toỏn trở lờn cựng thực hiện một cuộc kiểm toỏn thỡ hồ sơ kiểm toỏn được lập theo sự phõn cụng của từng bờn. Để tạo thành cỏc bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soỏt xột, phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn và lưu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thỳc cuộc kiểm toỏn, mỗi bờn phải copy cho nhau cỏc hồ sơ thuộc phần cụng việc của cụng ty mỡnh. Trờn thực tế cỏc cụng ty kiểm toỏn thương sắp xếp cỏc bằng chứng thu được vào hồ sơ kiểm toỏn cũng theo hồ sơ kiểm toỏn chung và kiểm toỏn năm nhưng đồng thời hồ sơ này được chi tiết cho từng chu trỡnh tưng cụng việc cụ thể. Tại cụng ty kiểm toỏn Việt Nam VACO sắp xếp cỏc bằng chứng kiểm toỏn vào hồ sơ theo doanh mục sau: 1000: Lập kế hoạch kiểm toỏn 2000: Bỏo cỏo 3000: Quản lý 4000: Kiểm soỏt 5000: Kiểm tra chi tiết – tài sản 6000: Kiểm tra chi tiết – cụng nợ 7000: Kiểm tra chi tiết – nguồn vốn 8000: Kiểm tra chi tiết – bỏo cỏo lói lỗ Trong từng mục lớn lại được chi tiết thành cỏc khoản mục nhỏ nhằm hộ trợ kiểm toỏn viờn trong cụng vịờc thục hành kiểm toỏn. II. Tớnh hiệu lực, tớnh đầy đủ trong bằng chứng kiểm toỏn. Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 500 Quy định: Kiểm toỏn viờn phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp cho mỗi loại ý kiến của mỡnh. Sự đầy đủ và tớnh thớch hợp luụn đi liền với nhau và được ỏp dụng cho cỏc bằng chứng kiểm toỏn thu thập được từ cỏc thủ tục kiểm soỏt và thử nghịờm cơ bản. Thụng thường kiểm toỏn viờn dựa trờn cỏc bằng chứng mang tớnh xột đoỏn và thuyết phục hơn là tớnh khẳng định chắc chắn. Bằng chứng thu được từ nhiều nguồn, nhiều dang khỏc nhau để làm căn cứ cho cựng cơ sở dữ liệu. 1. Tớnh hiệu lực. Hiệu lực là khỏi niệm chỉ độ tin cậy hay chất lượng của bằng chứng kiểm toỏn. Bằng chứng cú hiệu lực hay cú giỏ trị khi nú cú độ tin cậy, nú thể hiờn đỳng mục tiờu kiểm toỏn và phản ỏnh đỳng tớnh chất của cỏc hoạt động đang diển ra. Chỉ vậy mới cú thể giỳp kiểm toỏn viờn chớnh sỏc hơn trong việc đưa ra Bỏo cỏo kiểm toỏn. Những yếu tố ảnh hưởng đến tớnh hiệu lực của bằng chứng bao gồm: * Hỡnh dạng của bằng chứng: Bằng chứng vật chất ( vớ dụ như: Biờn bản kiểm kờ, cú được sau khi thục hiện kiểm kờ hay quan sỏt kiểm kờ ) và sự hiểu biết cảu kiểm toỏn viờn về ỏc lĩnh vực cần kiểm toỏn được xem là đỏng tin cậy hơn bằng chứng bằng lời (vớ dụ như phỏng vấn ) * Hệ thống kiểm soỏt nội bộ: Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của đơn vị là một hệ thống gồm cỏc chớnh sỏc, thủ tục được thiết lập ở trong doanh nghiệp nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo sự tuõn thủ theo phỏp luật, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và cung cấp thụng tin một cỏch chớnh sỏc cho cỏc nhà quản lý để cú kế hoỏch sản xuất kinh doanh phự hợp. Hệ thống nội bộ được thiết kế nhằm ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị với cỏc mục tiờu sau: - Cỏc nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải cú căn cứ hợp lý . - Cỏc nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải được phờ chuẩn đỳng đắn - Cỏc nghiệp vụ kinh tế hiện cú phải được ghi sổ - Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải được đỏnh giỏ đỳng đắn - Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải được phõn loại đỳng đắn - Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải được phản ỏnh đỳng lỳc - Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đỳng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chớnh xỏc. Do vậy mà hệ thống kiểm soỏt nội bộ được đỏnh giỏ là cú hiệu lực thỡ băng chứng thu thập được cú độ tin cậy cao hơn bằng chứng thu được trong điều kiện hệ thống này hoạt động kộm hiệu quả. Khi đú trong mụi trường kiểm soỏt nội bộ hoạt động tốt, thỡ khả năng tồn tại sai phạm mà hệ thống kiểm soỏt nội bộ khụng phỏt hiện sẽ thấp. Để xỏc định được tớnh hiệu lực của hệ thống kiểm soỏt nội bộ nhằm thu thập được bằng chứng cú đụ tin cậy cao, trước khi kiểm toỏn cụng ty kiểm toỏn cõn tiến hành tỡm hiểu và đỏnh hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với khỏch thể kiểm toỏn. Do vậy tại cụng ty AASC trước khi tiến hành kiểm toỏn, nhằm giảm thiểu nhưng rủi do và nhằm đỏnh giỏ băng chứng thu thập được cú nguồn gốc tại cụng ty cú đỏng tin cậy hay khụng AASC thường đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ bằng cỏch kiểm toỏn viờn thường đưa ra một bảng cõu hỏi cho từng khoản mục và yờu cầu kiểm toỏn viờn nội bộ trả lời, Vớ dụ về hệ thống cõu hỏi đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ cỏc khoản phải thu phải trả như sau: Cỏc bước cụng việc Cú Khụng Ghi chỳ Áp dụng 1. Cú theo dừi riờng biệt từng khoản phải, thu phải trả khỏch hàng khụng? 2. Cú đối chiếu cụng nợ thường xuyờn với khỏch hàng khụng? 3. Những ngưũi chịu trỏch nhiệm cỏc khoản phải thu, phải trả cú được tham gia giao hàng khụng? 4. khỏch hàng đó lập dự phũng cho cỏc khoản thu khú đũi chưa 5. Cú thường xuyờn rà soỏt lại cỏc khoản cụng nợ để sử lý kip thời khụng? 6. Việc hạch toỏn cỏc khoản phải thu, phải trả cú dựa trờn căn cứ chứng từ khụng? 7. Việc hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú đỳng kỳ hay khụng 8. Cuối kỳ cỏc khoản cụng nợ gốc bằng ngoại tệ cú được đỏnh giỏ lại theo tỷ giỏ cuối kỳ hay khụng Kết luận: Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của cỏc khoản phải thu, phải trả: Khỏ Trung bỡnh Yếu Nếu cú kết luận khỏ thỡ hệ thống kiểm soỏt của khỏch thể kiểm toỏn cú hiệu lực và bằng chứng thu thập được cú nguồn gốc trong đơn vị cần kiểm toỏn là đỏng tin cậy. Với kiết luận trung bỡnh thỡ việc sử dụng bằng chứng cú nguồn gốc bờn trong đơn vị cần kiểm toỏn cú độ tin cậy khụng cao cần kết hợp với bằng chứng khỏc để kiểm toỏn viờn cú thể đưa ra được kết luận kiểm toỏn chớnh sỏc và khỏch quan hơn. Khi hệ thống kiểm soỏt nội bộ dường như khụng cú hiệu lực thỡ kiểm toỏn viờn phải thu thập bằng chứng từ bờn ngoài nhiều hơn nhằm đưa ra ý kiến của mỡnh về cỏc bảng khai tài chớnh. Nguồn gốc của việc thu thập Bằng chứng: Bằng chứng cú nguồn gốc càng độc lập với đối tượng kiểm toỏn thỡ càng cú hiệu lực. Việc đỏnh độ tin cậy của nguụng gốc cú thể dựa vào cỏc nguyờn tắc sau: Bằng chứng cú nguồn gốc từ bờn ngoài đơn vị đỏng tin cậy hơn nguồn gốc bằng chứng từ bờn trong; Bằng chứng cú nguồn gốc từ bờn trong đơn vị cú độ tin cậy cao hơn khi hệ thống kiểm soỏt nội bộ và hệ thống kế toỏn hoạt động cú hiệu quả. Bằng chứng do kiểm toỏn viờn tự thu thập cú độ tin cậy hơn bưng chứng do đơn vị cung cấp. Vớ dụ: Bằng chứng thu từ nguồn độc lập bờn ngoài ( như bảng sao kờ ngõn hàng, Giấy bỏo số dư khỏch hàng do ngõn hàng gửi đến, xỏc nhận của ngõn hàng về số dư tài khoản và cỏc khoản cụng nợ) cú độ tin cậy cao hơn bằng chứng kiểm toỏn mà kiểm toỏn viờn cú được nhờ đơn vị cung cấp ( như tài liệu kế toỏn, tài liệu thống kờ ban đầu liờn quan đờn cuộc kiểm toỏn). * Sự kết hợp của cỏc bằng chứng: Bằng chứng kiểm toỏn cú sức thuyết phục cao hơn khi cú được thụng tin từ nhiều nguồn và nhiều loại khỏc nhau càng xỏc nhận. Trường hợp này kiểm toỏn viờn cú thể cú được độ tin cậy cao hơn đối với bằng chứng kiểm toỏn so với trường hợp thụng tin cú được từ những bằng chứng riờng rẽ. Vớ dụ : Nếu trờn tài khoản tiền gửi Ngõn hàng khớp với giấy bỏo số dư khỏch hàng do Ngõn hàng cung cấp cho đơn vị được kiểm toỏn tuỳ số liệu này đỏng tin cậy hơn so với khi chi cú cú thụng tin duy nhất là số dư trờn tài khoản Trong trường hợp sự kết hợp bằng chứng mang lại mõu thuẩn giữa bằng chứng cú từ nguồn gốc này với bằng chứng cú từ nguồn gốc khỏc thỡ kiểm toỏn viờn phải xỏc định thủ tục kiểm tra bổ xung cần thiết để giả quyết mõu thuẩn. 2. Tớnh đầy đủ Là khỏi niệm chỉ tiờu chuẩn số lượng quy hay quy mụ cần thiết để kiểm toỏn viờn đưa ra ý kiến kết luận cho cuộc kiểm toỏn. Đõy là một vấn đề khụng cú thước do chung, mà đũi hỏi rất lớn ở sự suy đoỏn nghề nghiệp của kiểm toỏn viờn. Theo chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 500. Trong qua trỡnh hỡnh thành ý kiến của mỡnh kiểm toỏn viờn khụng nhất thiết phải kiểm tra tất cả cỏc thụng tin cú sẵn. kiểm toỏn viờn được phộp đưa ra kết luận về số dư tài khoản, cỏc nghiệp vụ kinh tế hoặc hệ thống kiểm soỏt nội bộ theo xột đoỏn cỏ nhõn. Và cỏ chuẩn mực thường chấp nhận kiểm toỏn viờn thu thập bằng chứng kiểm toỏn ở mức độ “cú tớnh thuyết phục” hơn là “cú tớnh chắc chắn”. Cú thể núi tớnh đầy đủ của bằng chứng kiểm toỏn là núi tới số lượng và chủng loại thu thập bằng chứng kiểm toỏn. Khụng cú bất cứ chuẩn mưc nào quy định cụ thể bao nhiờu bằng chứng là đủ mà chuẩn mực số lượng của bằng chứng kiểm toỏn để đủ đưa ra ý kiến phụ thuộc vào sự phỏn xột chủ quan của kiểm toỏn viờn. Sự phỏn xột đú tuỳ thuộc vào tỡnh huống cụ thể (như quy mụ mẫu, mức độ rủi do kiểm toỏn lớn) mà kiểm toỏn viờn cõn nhắc tới số lượng quy mụ của bằng chứng sao cho thớch hợp với một chi phớ hợp lý. * Tớnh hiệu lực của bằng chứng: Bằng chứng cú độ tin cậy càng thấp thỡ thu thập càng nhiều. Một ( một số ớt ) bằng chứng cú độ tịn cậy thấp chưa đủ để cú thể nhõn định một cỏch chớnh xỏc về đối tượng kiểm toỏn cụ thể. * Tớnh trọng yếu và mức độ rủi ro với bằng chứng kiểm toỏn: Trọng yếu là khỏi niệm tầm cỡ và bản chất của cỏc sai pham của cỏc thụng tin tài chớnh hoặc là đơn lẻ, hoặc từng nhúm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào cỏc thụng tin này để xột đoỏn thỡ khụng thể chớnh xỏc hoặc sẽ rỳt ra sai lầm. Đối tượng cụ thể được kiểm toỏn càng nhiều yếu tố trọng yếu thỡ số lượng bằng chứng kiểm toỏn cần thu thập càng nhiều: mục tiờu của kiểm toỏn tài chớnh là khẳng định bỏo cỏo tài chớnh được trỡnh bày trung thực trờn mọi khớa cạnh trọng yếu . Kiểm toỏn viờn phải ước lượng sai phạm cú ảnh hưởng trọng yếu đến bỏo cỏo tài chớnh. Sự phỏn xột này khụng cần phải định lượng nhưng thường phải làm. Đú là sự phỏn xột cú tớnh nghiệp vụ cú thể thay đổi quỏ trỡnh kiểm toỏn khi cỏc tỡnh huống thay đổi. Ước lượng về tớnh trọng yếu là lượng tối đa mà kiểm toỏn viờn tin rằng ở mức độ đú cỏc Bỏo cỏo tài chớnh cú thể sai lệch nhưng vẩn chưa ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thụng tin tài chớnh. Ước lượng này là một trong những quyết định quan trọng nhất mà kiểm toỏn phải đũi. Sau khi ước tớnh trọng yếu cho toàn bộ bỏo cỏo tài chớnh kiểm toỏn viờn phải phõn bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục trờn bỏo cỏo tài chớnh. Dựa vào mức trọng yếu cho từng khoản mục này kiểm toỏn viờn thu thập số lượng cũng như chất lượng bằng chứng kiểm toỏn phự hợp. Khoản mục nào cú mức độ trọng yếu càng nhỏ thỡ lượng bằng chứng thỡ lượng bằng chứng kiểm toỏn sẽ ớt hơn cỏc khoản mục co mức độ sai sút cho phộp nhỏ. Cỏc yếu tố ảnh hưởng tới sự phỏn xột: Trọng yếu là một khỏi niệm tương đối hơn là một khỏi niệm tuyệt đối Nhu cầu đối với cơ sở đỏnh giỏ tớnh trọng yếu Cỏc yếu tố chất lượng cũng ảnh hưởng tới trọng yếu Theo chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 400: Rủi ro kiểm toỏn là rủi ro do cụng ty kiểm toỏn và kiểm toỏn viờn đưa ra ý kiến nhận xột khụng thớch hợp khi bỏo cỏo tài chớnh đó được kiểm toỏn cong những sai sút trọng yếu. Những đối tượng cụ thể (khoản mục, bộ phận) được đỏnh giỏ là khả năng rủi ro lớn thỡ lượng bằng chứng kiểm toỏn viờn phải thu thập càng nhiều và ngược lại. Khoản mục cú độ rủi ro cao nhất khi hệ thống kiểm soỏt nội bộ hoạt động kộm hiệu quả là khoản mục vốn bằng tiền. Trong điều kiện hệ thống kiểm soỏt hoạt động tốt, khoản mục cú khả năng sai phạm là hàng tồn kho. Để giảm thiểu rủi ro kiểm toỏn viờn cần tăng cường kiểm tra chi tiết, và do đú tăng cường lượng bằng chứng thu thập. Như vậy rủi ro và trọng yếu cú mối liờn hệ ngược chiều nhau, nếu mức độ trọng yếu càng cao thỡ rủi ro kiểm toỏn càng thấp và ngược lai. Kiểm toỏn viờn phải quan tõm tới mối quan hệ này nhằm xỏc định số lượng bằng chứng, cỏc phương phỏp kỹ thuật, thời gian và phạm vi thu thập bằng chứng. Thực tế cho thấy việc xỏc định trọng yếu rủi ro là dựa vào sự chỉ đạo chung của ban giỏm đốc cụng ty kiểm toỏn. Ở Việt Nam cỏc cụng ty đang dần xõy dựng cho mỡnh một mức chuẩn trọng yếu dựa vào kinh nghiệm của mỡnh cho loại hỡnh cụng ty. Tuy nhiờn điều đú cũn khú thực hiện. Khỏch hàng luụn luụn muốn Bỏo cỏo tài chớnh khụng cú một sai sút, chi phớ của cuộc kiểm toỏn thỡ muốn ở mức thấp nhất cho nờn kiểm toỏn viờn phải ký hợp đồng với mức độ trọng yếu khụng giống như quy định chung của cụng ty kiểm toỏn. Chẳng hạn như cụng ty dịch vụ tư vấn kế toỏn kiểm toỏn (AASC) hướng dẩn kiểm toỏn viờn của mỡnh đỏnh giỏ mức trọng yếu như sau: Bảng 4: Căn cứ xỏc định trọng yếu của cụng ty AASC Mức trọng yếu Chỉ tiêu 4% - 8% 0.4% - 0.8% 1.5% - 2% 1.5% - 2% 0.8% - 1% 1. Lợi nhuận trước thuế 2. Doanh thu 3. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 4. Nợ ngắn hạn 5. Tổng tài sản Ngay trong hướng dẫn về cỏch xỏc định tớnh trọng yếu đó cú sự phõn bố theo khoảng cỏch tức là kiểm toỏn viờn cú thể ỏp dựng theo mức lớn nhất, mức nhỏ nhất hoặc trong phạm vi cho phộp trờn. Tuy nhiờn trờn thực tế AASC cũn cho phộp cỏc kiểm toỏn viờn của mỡnh dựa vào kinh nghiệm của bỏn thõn, dựa vào yờu cầu của khỏch hàng, dựa theo phớ của cuộc kiểm toỏn mà cú thể năng động tăng hoặc giảm mức trọng yếu lờn. Duy chỉ có VACO luôn thực hiện theo chuẩn của mình. Mức chuẩn đó thể hiện qua bảng sau: Bảng 5: Tớnh trọng yếu được xỏc định theo danh thu Đơn vị USD Tổng doanh thu Tỷ lệ xỏc định % 100 4% 300 3.5% 700 3.2% 800 3% 900 2.5% 1000 2% 2000 1.5% 6000 1% 10000 0.8% 50000 0.7% 300000 0.6% >1000000 0.5% III. Cỏc loại bằng chứng và phương phỏp kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toỏn. Thực chất của giai đoạn thực hành kiểm toỏn là kiểm toỏn viờn dựng cỏc kỹ thuật để thu thập cỏc bằng chứng kiểm toỏn thớch hợp và đầy đủ. Tuỳ vào điều kiện cụ thể mà kiểm toỏn viờn dựng cỏc phương phỏp kỹ thuật thớch hợp khỏc nhau làm sao thu thập được bằng chứng kiểm toỏn cú hiệu quả nhất và chi phớ hợp lý nhất. Cỏc phương phỏp thường được vận dụng trong kiểm toỏn tài chớnh bao gồm: kiểm tra vật chất, quan sỏt, điều tra, lấy xỏc nhận, xỏc minh tài liệu, tớnh toỏn và phõn tớch. 1. Kiểm tra vật chất ( Kiểm kờ ). Là quỏ trỡnh kiểm kờ tại chỗ hay tham gia kiểm kờ cỏc loại tài sản của doanh nghiệp, Đối tượng kiểm tra vật chất thường là hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, giấy tờ thanh toỏn cú giỏ trị. Theo chuẩn mực kiểm toỏn quốc tế 501 quy định: “ Nếu chuyờn gia kiểm toỏn khụng cú mặt tại thời điểm kiểm kờ thực tế vỡ một lý do đột xuất, chuyờn gia kiểm toỏn phải thực hiện kiệm kờ hoặc tham dự vào một buổi kiểm kờ khỏc Mức độ ỏp dụng : Với những tài sản dễ xảy ra mất mất hoặc thiếu thỡ việc kiểm kờ vật chất phải thực hiện và được kiểm tra toàn diện. Cũn đối với những loại tài sản khỏc thỡ tuỳ thuộc vào tầm quan trong, mức độ trọng yếu của từng loại mà tiến hành kiểm tra cho phự hợp. Những yếu tố tỏc động đến bằng chứng thu được từ việc kiểm tra vật chất: Độ tin cậy của bằng chứng vật chất phụ thuộc vào kỹ năng và hiểu biết của kiểm toỏn viờn thực hiện kiểm kờ. Nếu kiểm toỏn viờn thiếu sự am hiểu về đỏnh giỏ chủng loại cỏc tài sản cần thiết hoặc kiểm kờ khụng cẩn thận thỡ bằng chứng thu thập được cú thể cú sự sai lệch. Ưu điểm của kiểm tra vật chất là một phương tiện trực tiếp của quỏ trỡnh xỏc minh sự hiện hưu của tài sản cú tồn tại hay khụng mang tớnh khỏch quan nhất nờn kỹ thuật kiểm kờ cung cấp bằng chứng cú độ tin cậy cao nhất. Hơn nữa kỹ thuật thực hiện đơn giản, phự hợp với chức năng xỏc minh của kiểm toỏn. Tuy nhiờn kỹ thuật kiểm kờ bao giờ cũng cú những hạn chế nhất định: * Đối với một số tài sản cố định như đất đai, nhà xưởng, mỏy múc thiết bị kỹ thuật kiểm kờ chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản đú, khụng cho biết quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản đú. * Đối với hàng hoỏ, nguyờn vật liệu tồn kho, kiểm tra vật chất chỉ cho biết sự tồn tại về số lượng, cũn chất lượng, tỡnh trạng kỹ thuật, phương phỏp tớnh giỏ đỳng hay sai chưa thể hiện. Trong thực tế, nhiều cụng ty kiểm toỏn được mời sau khi đơn vị kiểm toỏn đó kiểm kờ xong. Tạo nờn sự rủi ro kiểm toỏn rất lớn và là một trong những yếu tố tạo ra sự khỏc biệt về kỳ vọng giữa kiểm toỏn viờn và những người quan tõm. Một số mặt hàng khi về ta được coi là mới nhưng nú đó sử dụng bờn nước ngoài nhiều năm song vẫn đuợc tớnh giỏ mới, nú cũn rất mới đối với Việt Nam. Kiểm toỏn viờn lỳc này thực hiện kỹ thuật kiểm kờ chỉ đạt được mức chớnh xỏc tương đối mà thụi. Để phỏt huy tỏc dụng và nõng cao hiệu quả kinh tế cụng tỏc kiểm kờ cần thực hiện theo quy trỡnh sau: - Chuẩn bị kiểm kờ phải căn cứ: + Vào mục tiờu quy mụ thời hạn kiểm kờ dể bố trớ lực lượng và cơ cấu nhõn viờn, thiết bị đo lường phự hợp và chớnh sỏc và cõn nhắc khả năng cần đến cỏc chuyờn gia. Đõy là yếu tố quyết định chất lượng của cuộc kiểm kờ. + Xem xột hệ thống thụng tin và cỏc thủ tục kiểm soỏt ỏp dụng đối với cỏc khoản mục. + Địa điểm lưu giữ kho và tầm quan trọng của từng địa điểm + Rủi ro tiềm tàng liờn quan tới việc kiểm kờ. + Xem xột cỏc hoạt động kiểm soỏt và cỏc biện phỏp do Ban giỏm đốc đưa ra nhằm giửm thiểu rủi do - Thực hành kiểm kờ: + Phải theo đỳng yờu cầu và ghi chộp đầy đủ theo tưng mó cõn hoặc lụ hàng. Phiếu kiểm kờ là chứng từ kế toỏn. + Xem xột đầy đủ và chớnh xỏc của hồ sơ kiểm kờ bằng cỏch đối chiếu cỏc khoản mục trờn hồ sơ kiểm kờ kho với danh mục thực tế kiểm kờ kho. Lập một bản sao hồ sơ kiểm kờ kho để so sỏnh sau này. + Ghi chộp những biến động trong suốt quỏ trỡnh kiểm kờ để xem xột việc hạch toỏn sau này đối với nghiệp vụ trước và sau kiểm kờ. + Tỡm hiểu nguyờn nhõn gõy ra chờnh lệch đõng kể giữa sổ kho và thực tờ kiểm tra và những thủ tục điều chỉnh của khỏch hàng. + Xem xột tớnh chớnh xỏc của doanh mục cuối cựng của cỏc tài khoản. - Kết thỳc kiểm kờ cần cú biờn bản kiểm kờ trong đú phải nờu ro chờnh lệch, cỏc nguyờn nhõn và sử lý cụ thể cú đầy đủ chữ ký của những người tham gia cuộc kiểm kờ. Biờn bản cần phải được đớnh kốm phiếu kiểm kờ và bản kờ chờnh lệch về kết quả kiểm kờ. - Ngoài ra kiểm tra vật chất đối với vật đối với vật tư cần đi kốm với cỏc chứng từ khỏc để chứng minh quyền sở hữu và giỏ trị tài sản đú. - Đối với hàng hoỏ được lưu giữ cho đơn vị thứ ba thỡ thụng thường lấy xỏc nhận của bờn thứ ba về số lượng, chất lượng hàng tồn kho do khỏch hàng giữ hộ cho đơn vị thứ ba và cõn nhắc. + Bờn thứ ba khụng cú tớnh độc lập với khỏch hàng kiểm toỏn + Bờn thứ ba cử người của họ tham gia vào qua trỡnh kiểm kờ. Nếu bờn thứ ba nhờ kiểm toỏn viờn khỏc thỡ cú thể thụng qua kiểm toỏn viờn này để đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của bờn thứ ba đối với kiểm kờ kho và lưu trữ hàng hoỏ. 2. Lấy xỏc nhận. Là quỏ trỡnh thu thập thụng tin do bờn thứ ba độc lập cung cấp để xỏc minh tớnh chớnh xỏc của thụng tin mà kiểm toỏn viờn nghi vấn. Vỡ mẫu xỏc nhận cú từ cỏc nguồn độc lập với cụng ty khỏch nờn chỳng được đỏnh giỏ cao và thường dựng như một loại bằng chứng. Tuy vậy cỏc xỏc nhận tương đối tốn kộm, thư trả lời thường khụng thu được do nhiều nguyờn nhõn: sự thiếu hợp tỏc bờn thứ ba, thư sỏc nhận bị thất lạc, việc xỏc nhận một số khoản cụng nợ chỉ chứng minh được khả năng thu nợ hay trả nợ, bằng chứng cú thể giảm độ tin cậy nếu cú sự giàn xếp, thoả thuận giữa ban giỏm đốc với bờn thứ ba. Do đú, chỳng khụng thể dựng trong mọi trường hợp mà chỳng cú thể ỏp dụng được. Việc sử dụng hay khụng sử dụng thư xỏc nhận phụ thuộc vào nhu cầu đỏng tin cậy của tỡnh huống cũng như bằng chứng cú sẳn trong phương ỏn. Núi chung cỏc thư sỏc nhận khụng được dựng để xỏc minh cỏc nghiệp vụ kinh tế cỏ nhõn giữa cỏc tổ chức. Vớ dụ, như cỏc nghiệp vụ bỏn hàng, vỡ kiểm toỏn viờn cú thể sử dụng chứng từ cho mục đớch này. Tương tự, cỏc xỏc nhận ớt được sử dụng trong kiểm toỏn tài sản cố định vỡ chỳng cú thể xỏc minh đầy đủ bằng tài liệu chứng minh và kiểm tra vật chẩt. Thư xỏc nhận thường được kiểm toỏn viờn soạn sau khi đó cú ký duyệt của đơn vi cần kiểm toỏn được gửi trực tiếp cho đối tượng cần xỏc nhận sau khi xỏc nhận song gửi trực tiếp cho kiểm toỏn viờn. Để được xem là bằng chứng đỏng tin cậy, cỏc xỏc nhận phải được kiểm soỏt bởi kiểm toỏn viờn từ khõu chuẩn bị cho đến khi chỳng được gửi lại. Nếu khỏch hàng kiểm soỏt khõu chuẩn bị cỏc thư xỏc nhận, thực hiện việc gửi đi hoặc nhận vố cỏc bản trả lời, kiểm toỏn viờn sẽ mất quyền kiểm soỏt, cũng như tớnh độc lập từ đú độ tin cậy của bằng chứng cũng giảm xuống. Kỹ thuật lấy thư xỏc nhận cú thể được thực hiện theo hai hỡnh thức, hỡnh thức gửi thư xỏc nhận phủ định và gửi thư xỏc nhận khẳng định: Gửi thư xỏc nhận dạng phủ định: kiểm toỏn viờn yờu cầu người xỏc nhận gửi thư phản hồi nếu cú sai khỏc giữa thực tế với thụng tin kểm toỏn viờn nhờ xỏc nhận . Gửi thư xỏc nhận dạng khẳng định: kiểm toỏn viờn yờu cầu người xỏc nhận thư phản hồi cho tất cả cỏc thư xỏc nhận dự thực tế cú trựng khớp với thụng tin mà kiểm toỏn viờn quan tõm.Hỡnh thức này cú độ tin cậy cao hơn cho kỹ thuật xỏc nhận, nhưng chi phớ lại cao. Khi gửi thư xỏc nhận kiểm toỏn viờn cần chủ ý: Đặc điểm khoản mục đối tượng thụng tin cần xỏc nhận Cõn nhắc khả năng nhận được thư trả lời Cõn nhắc đối tượng gửi thư xỏc nhận để chọn và gửi thư Hỡnh thức gửi thư xỏc nhận Bảng số 2: cỏc loai thụng tin cần gửi thư xỏc nhận THễNG TIN NƠI XÁC NHẬN Ngõn hàng Người nợ Người lập phiếu Người ký gửi Kho cụng cộng Cụng ty bảo hiểm Chủ nợ Người cho vay Khỏch hàng Người nhận cầm cố Người giữ trỏi phiếu Người giữ sổ đăng ký và đại lý chuyển nhượng Cụng ty bảo hiểm Luật sư của cụng ty, ngõn hàng Người giư trỏi khoỏn Chủ nợ Tài sản Tiền gửi ngõn hàng Cỏc khoản phải thu Phiếu phải thu Hàng tồn kho sở hữu ngoài số ký gửi Hàng tồn kho gửi trong kho cụng cộng Giỏ trị bằng tiền của bảo hiểm nhõn thọ Cụng nợ Cỏc khoản phải trả Phiếu nợ phải trả Trả trước người bỏn Cầm cố phải trả Trỏi phiếu phải trả Vốn chủ nhõn Cổ phần đang lưu hành Cỏc thụng tin khỏc Loại bảo hiểm Nợ ngoài ý muốn Hợp đụng trỏi khoỏn Vật ký quỹ cho chủ nợ Khi nhận được thư xỏc nhận gửi về mà số liệu khụng khớp với số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn thỡ kế toỏn viờn phải tiến hành xem sột nguyờn nhõn của sự chờnh lệch đú. Nếu là nhỏ, khụng đỏng kể kiểm toỏn viờn sẽ thừa nhận con số mà đơn vị thể hiện trờn sổ sỏch kế toỏn và cho rằng mục tiờu kiểm toỏn đó đạt được. Nhưng đối với cỏc khoản thực hiện nghĩa vụ với nhà nước thỡ cho dự chờnh lệch nhỏ kiểm toỏn viờn cũng cần yờu cầu đơn vị điều chỉnh cho hợp số liệu đỳng với kết quả của thư xỏc nhận. Nếu như chờnh lệch giữa giỏ trị trờn thư xỏc nhận và giỏ trị ghi trờn sổ kế toỏn được đỏnh giỏ là lớn thỡ kiểm toỏn viờn cần phải xem sột để tỡm ra cỏc nguyờn nhõn của chờnh lệch đú. Nếu tỡm ra nguyờn nhõn của sự sai lệch kiểm toỏn sẽ đưa ra bỳt toỏn điều chỉnh và yờu cầu đơn vị thực hiện cụng việc điều chỉnh đú. Ban giỏm đốc mà điều chỉnh theo ý kiến của kiểm toỏn viờn thỡ kiểm toỏn viờn sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần về cỏc khoản mục được kiểm toỏn viờn sau khi sau khi điều chỉnh. Cũn ban giỏm đốc khụng điều chỉnh theo ý kiến của kiểm toỏn viờn thỡ lỳc đú kiểm kiểm toỏn viờn sẽ đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần cú ngoại trừ. Trong trường hợp kiểm toỏn viờn khụng tỡm ra nguyờn nhõn của sự chờnh lệch đú kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành đỏnh giỏ ảnh hưởng của sự chờnh lệch đú để đưa ra ý kiến phự hợp. Cũng cú thể kiểm toỏn viờn khụng nhận được thư xỏc nhận lần đầu, lỳc đú kiểm toỏn sẽ tiến hành gửi thư xỏc nhận lần 2. Nếu tiếp tục khụng nhận được kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt bổ xung và thay thế nhằm thu thập băng chứng mới. Trờn thực tế tại Việt nam đối với cỏc cụng ty trong nước do mối quan hệ bạn hàng lõu năm hay việc khụng muốn mất một khỏch hàng tiềm năng, nờn việc gửi thư xỏc nhận vẩn bị chi phối bởi tớnh chủ quan, cho dự kiểm toỏn viờn cú nhận đuợc thư phỳc đỏp nhưng nú vẩn khụng cú độ tin cậy cao. 3. Xỏc minh tài liệu. Là quỏ trỡnh xem xột, xỏc minh tài liệu của kiểm toỏn viờn thụng qua việc kiểm tra đối chiếu cỏc chứng từ, tài liệu, sổ sỏch kế toỏn liờn quan cú sẳn trong đơn vị để chứng minh thụng tin trỡnh bày trờn Bỏo cỏo tài chớnhlà đầy đủ và trung thực.Cú hai thủ tục để xỏc minh tài liệu thụng thường là: kiểm tra chứng từ và kiểm tra kết luận Kiểm tra chứng từ: là so sỏnh giữa số dư hoặc số phỏt sinh của cỏc nghiệp vụ với chứng từ. quỏ trỡnh này cú thể tiến hành theo 2 cỏnh với mực tiờu hướng tới khỏc nhau: Từ chứng từ gốc lờn sổ sỏch: khi muốn chứng minh rằng nghiệp vụ phỏt sinh đó được ghi đầy đủ. Kiểm toỏn viờn kiểm tra vể thời gian ghi chộp về nghiệp vụ kinh tế nhằm thu thập bằng chứng cho thấy cỏc nghiệp vụ phỏt sinh cú được ghi chộp, phản ỏnh đầy đủ trong cỏc sổ kế toỏn khụng cú được ghi chộp đỳng kỡ hay khụng và kiểm toỏn viờn thường tập trung vào kiểm tra cỏc chứng từ phỏt sinh vào thời điểm cuối năm của cỏc tài khoản doanh thu, thu nhập, chi phớ mua hàng,... Đõy là thời điểm “ nhạy cảm “ dễ cú nguy cơ xay ra sai sút nhất. Vớ dụ, doanh nghiệp thường giữ lại hoỏ đơn mua hàng, biờn bản kiểm kờ hàng hoỏ, chứng từ vận chuyển, Nếu kiểm tra từ chứng từ lờn sổ thỡ kiểm toỏn sẽ thu được bằng chứng về cỏc nghiệp vụ mua hàng phỏt sinh đó được ghi sổ đầy đủ hay chưa. . Từ sổ sỏch kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi muốn thu thập bằng chứng về tớnh cú thật của mọi nghiệp vụ được ghi sổ. Kiểm toỏn viờn sẽ tiến hành lựa chọn cỏc cỏc nghiệp vụ ghi trong sổ chi tiết cỏc tài khoản rồi kiểm tra ngược lại chứng từ gốc của cỏc nghiệp vụ đú. Cỏc nghi