Đề tài Cách ứng xử chi phí và lập dự toán chi phí ở doanh nghiệp

Chi phí Ứng xử của chi phí khi hoạt động thay đổi Tổng chi phí Chi phí đơn vị Biến phí Thay đổi Không đổi Định phí Không đổi Thay đổi c. Phân loại định phí: Chia làm 2 loại: - Định phí tùy ý - Định phí bắt buộc + Định phí tùy ý (định phí không bắt buộc): Định phí tùy ý là định phí có thể được thay đổi nhanh chóng bằng hành động quản trị. Các nhà quản trị quyết định mức độ và số lượng định phí này trong các quyết định hàng năm. Ví dụ: Chi phí quảng cáo, đào tạo nhân viên, nghiên cứu, giao dịch,... Nói cách khác, định phí tùy ý còn được xem như chi phí bất biến quản trị. + Định phí bắt buộc: Định phí bắt buộc là định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng. Bởi vì chúng thường liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp. Ví dụ: Chi phí khấu hao TSCĐ, thuế tài sản, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp. Nói cách khác, định phí bắt buộc là những định phí có tính chất cơ cấu, liên quan đến cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp mà rất khó thay đổi, nếu muốn thay đổi loại phí này cần phải có một khoảng thời gian tương đối dài. Ví dụ: Chi phí khấu hao nhà xưởng, chi phí khấu hao phương tiện vận tải, chi phí về lương, bảo hiểm của các nhà quản trị chủ chốt trong doanh nghiệp. Định phí bắt buộc có hăi đặc điểm cơ bản sau: + Tồn tại lâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn. Do định phí bắt buộc có bản chất lâu dài và có ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp nên khi đưa ra quyết định đầu tư vào tài sản cố định, các nhà quản trị phải cân nhắc thật kĩ, chính xác. Bởi vì khi đã quyết định thì doanh nghiệp buộc phải tuân theo quyết định đã đề ra trong một thời gian dài. Ngoài ra, định phíc bắt buộc không thể tùy tiện cắt giảm trong một thời gian ngắn. Bởi vì, nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình sinh lời hoặc các mục đích lâu dài khác của doanh nghiệp. Vì thế, dù mức hoạt động có bị giảm ở một kỳ nào đó thì định phí bắt buộc vẫn không đổi. Bởi vì nếu cắt giảm chi phí giải quyết được tình trạng khó khăn hiện tại nhưng phải trả giá đắt sau này. Xét về mặt toán học, định phí bắt buộc được biểu diễn bằng đường thẳng sau: y = b Trong đó: b: là hằng số y: là tổng định phí bắt buộc Dựa vào hai đặc điểm trên của định phí bắt buộc, việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc xây dựng, triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Khi đã đưa ra quyết định dự án đã được thực hiện thì chi phí hoạt động của doanh nghiệp bị ràng buộc bởi các quyết định có tính chất cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó trong nhiều năm. Điều này được thể hiện qua việc đầu tư dự án của một Công ty X. Đó là dự án đầu tư máy móc thiết bị của một Công ty X. Muốn đầu tư vào dự án này trước tiên chúng ta cần phải khảo sát kỹ về vị trí địa lý, công dụng của loại máy móc cần đầu tư, kinh phí đầu tư,... Khi máy móc được đưa vào sử dụng thì khấu hao máy móc thiết bị là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu trong nhiều năm. Khi doanh nghiệp hoạt động và ngay cả khi ngừng hoạt động. Bên cạnh những ứng xử trên của các nhà quản trị đối với định phí bắt buộc, muốn tiết kiệm và tăng nhanh khả năng thu hồi vốn đầu tư, tránh bớt những rủi ro cần phải tận dụng và khai thác hết công suất của tài sản dài hạn, việc phát huy kiến thức, khả năng, mở rộng quy mô quản lý của các nhà quản trị cấp cao là việc cần phải thực hiện trong thời gian phát sinh định phí bắt buộc. d. So sánh định phí bắt buộc và định phí tùy ý Định phí bắt buộc và định phí tùy ý thực chất tùy vào cách suy nghĩ của từng nhà quản trị và có những khoản định phí nằm trên ranh giới của định phí bắt buộc và định phí tùy ý. Ví dụ: Muốn cho Công ty tồn tại và phát triển bền vững thì Công ty phải thuê người để quản lý Công ty. Nhưng mức lương và số lượng người cần thuê sẽ do các nhà quản trị hiện hành của Công ty quyết định. + Định phí bắt buộc không thể được cắt giảm tùy tiện nhưng định phí tùy ý nếu bị tùy tiện cắt giảm trong các chương trình cắt giảm chi phí thì sẽ gây ảnh hưởng lâu dài. Ví dụ: Cắt giảm chi phí quảng cáo sẽ gây ảnh hưởng làm giảm sự nhận biết của người mua đối với hàng hóa của Công ty. Việc này làm cho sự chấp nhận sản phẩm của Công ty sẽ không tốt trong tương lai. + Các nhà quản trị doanh nghiệp xử lý định phí bắt buộc và định phí tùy ý hòan toàn khác nhau. Trong các chương trình cắt giảm chi phí thì định phí tùy ý thường giảm đầu tiên, định phí bắt buộc không đổi, nếu có thì cũng rất ít. Bên cạnh đó, các nhà quản trị có khuynh hướng xem xét các định phí tùy ý chặt chẽ và thường xuyên hơn các định phí bắt buộc. + Khái niệm định phí bắt buộc và định phí tùy ý tùy thuộc vào cách nhìn nhận riêng của từng nhà quản trị trong doanh nghiệp. Cụ thể, có những nhà quản trị nhìn nhận các khỏan định phí này là bắt buộc nên họ rất ngại khi điều chỉnh, nhưng những người khác lại cho nó là định phí tùy ý. Cho nên thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh khi có điều kiện. Ví dụ: Trong mùa nắng, Công ty sản xuất quần áo đông có gặp trở ngại trong công việc sản xuất cho nên tiến độ sản xuất bị ảnh hưởng, có lúc không có việc hoặc có nhưng rất ít việc. Nếu nhà quản trị Công ty nhận định rằng đây là định phí tùy ý thì trong thời điểm này nhà quản trị sẽ cho nghỉ bớt một số công nhân cho phù hợp với khối lượng công việc. Ngược lại, nếu nhà quản trị nhận định là định phí bắt buộc thì nhà quản trị sẽ duy trì số công nhân đó tuy khối lượng công việc rất ít hoặc không có việc làm. Bên cạnh đó giữa định phí bắt buộc và định phí tùy ý có 2 điểm khác biệt cơ bản. Đó là: + Định phí tùy ý liên quan đến kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến dòng chi phí của doanh nghiệp hàng năm, ngược lại, định phí bắt buộc thường gắn liền với kế hoạch dài hạn và chịu sự ràng buộc trong nhiều năm. + Nếu cần thiết, chúng ta có thể cắt bỏ định phí tùy ý nhưng điều này không thể tiến hành với định phí bắt buộc. Ví dụ: một Công ty X, phải tốn 10.000.000đ để đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn. Nếu Công ty kinh doanh gặp khó khăn, Công ty có thể cắt giảm chi phí đào tạo bồi dưỡng này và có thể cắt giảm đến 0. Ngược lại, chi phí khấu hao máy móc thiết bị hàng năm của Công ty là 50.000.000đ, Công ty không thể cắt giảm chi phí này khi gặp khó khăn, thua lỗ và chi phí này luôn tồn tại cho tới khi thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị. Xét về mặt quản lý, các nhà quản trị không bị ràng buộc nhiều bởi các quyết định về định phí tùy ý. Hàng năm, nhà quản trị phải xem xét để điều chỉnh mức độ chi phí, có thể điều chỉnh tăng, giảm hoặc cắt bỏ hoàn tòan định phí tùy ý. e. Sự khác biệt giữa định phí tùy ý và biến phí cấp bậc Một là, biến phí cấp bậc có thể điều chỉnh thay đổi rất nhanh khi các điều kiện thay đổi. Nhưng định phí tùy ý để xác định và khó thay đổi hơn mặc dù bản chất của nó có thể điều chỉnh theo hành vi quản trị. Ví dụ: tiền lương công nhân được điều chỉnh nhanh chóng nhưng chi phí đào tạo bồi dưỡng nhân viên bị ràng buộc bởi kế hoạch và phương hướng hàng năm của Ban giám đốc nên khó thay đổi hơn. Hai là, khi mức độ hoạt động gia tăng thì định phí tùy ý không nhất thiết phải tăng. Ví dụ: Khi tăng quy mô sản xuất thì chắc chắn là chi phí lương thợ sửa chữa bảo trì sẽ tăng nhưng chi phí đào tạo bồi dưỡng chưa chắc đã tăng, có khi còn bị giảm xuống. g. Định phí trong các mối quan hệ với phạm vi phù hợp Định phí có mức độ tương xứng với một phạm vi phù hợp của mức độ hoạt động. Khi mức độ hoạt động vượt quá phạm vi phù hợp thì định phí bắt buộc thay đổi để phù hợp với mức độ hoạt động tăng lên. Ví dụ: Một Công ty muốn mở rộng mức độ hoạt động thì cần phải đầu tư thêm máy móc thiết bị, tìm thêm mặt bằng, thuê thêm công nhân, vay thêm vốn,.. Tức là, định phí đã tăng lên để phù hợp với việc tăng thêm máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu tăng lên để phù hợp với việc tăng thêm máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu tăng lên của mức độ hoạt động. h. Xu hướng tăng dần định phí so với biến phí Hiện nay, các doanh nghiệp thường có xu hướng tăng định phí nhiều hơn so với biến phí. Bởi vì: Thứ nhất, càng về sau thì các doanh nghiệp thường ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình. Khoa học kỹ thuật ngày càng được ứng dụng nhiều tức là doanh nghiệp đầu tư máy móc thiết bị ngày càng tiên tiến và nhiều hơn về số lượng làm cho định phí tăng lên. Thứ hai, các tổ chức công đoàn trong các doanh nghiệp ngày càng hoạt động nhiều và phát triển hơn trước. Vì thế, phần lớn công nhân là thành viên của các tổ chức công đoàn, họ đã đấu tranh đòi bảo đảm công việc làm và tiền lương ổn định hơn,...Tức là , thông qua hợp đồng lao động , mức lương được quy định rõ ràng , thời gian lao động của công nhân được đảm bảo cho sức khỏe. Điều này, đã làm cho biến động của chi phí lao động giảm so với biến động của sản xuất . Chi phí 0 Phạm vi phù hợp Đường biểu diễn định phí Mức hoạt động Hai nguyên nhân này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển lâu dài và cơ bản của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nhưng khi định phí có tỷ lệ cao hơn so với biến phí thì các nhà quản trị doanh nghiệp dễ bị động và rất ít sự lựa chọn trong các quyết định hàng ngày khi lập kế hoạch. i. Đồ thị biểu diễn định phí như sau: 3. Chi phí hỗn hợp (MC) a. Khái niệm: Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức hoạt động căn bản chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của biến phí. Chi phí hỗn hợp = Biến phí + Định phí Đồ thị biểu diễn chi phí hỗn hợp: Chi phí 0 Mức hoạt động Chi phí 0 Mức hoạt động Chi phí hỗn hợp b. Một số ví dụ về chi phí hỗn hợp Trong thực tế, một doanh nghiệp có chi phí hỗn hợp tồn tại rất nhiều gồm: chi phí thuê bao điện thoại, chi phí thuê máy móc thiết bị, chi phí điện năng, chi phí thuê phương tiện vận tải,... Ví dụ 1: Chi phí điện thoại của 1 Công ty có thuê bao: 68.000đ/tháng, được gọi 450 phút, 1 phút gọi phải trả 150đ. Ta có phương trình: y = 68.000 + 150 (x - 450) Trong đó: y: là chi phí y 0 Định phí 68.000 Biến khí 450 x x: là số phút gọi Nếu x > 450 ® y là biến phí x = 450 ® y = 68.000 chi phí hỗn hợp hợphoq hợphợp và là chi phí hỗn hợp x < 450®y là định phí. Đồ thị có dạng: Ví dụ 2: Chi phí thuê bao Vietel là 63.000đ/tháng, block 130đ/block. y 0 63.000 x Chi phí hỗn hợp Ta có phương trình: y=63.000 + 130x Trong đó: y: là chi phí x: là số block gọi Đồ thị có dạng: Ví dụ 3: Một Công ty thuê máy móc thiết bị để sản xuất. Hợp đồng thuê máy quy định như sau: Chi phí thuê cố định hàng năm 30.000.000đ, điều kiện vận hành máy tối thiểu theo hợp đồng thuê là: 5.000h/máy, tiền phụ trội vận hành máy là: 10.000đ/1 giờ. Giả sử vào năm N, Công ty trên vận hành 5.500h/máy thì: Số tiền phải trả theo hợp đồng thuê máy là: 30.000.000đ (5.500 - 5.000) 10.000 = 35.000.000đ Tổng chi phí 0 63.000 Khả biến Bất biến 5.000 Mức hoạt động Vậy, Công ty không vận hành máy hoặc vận hành nhỏ hơn 5.000h/máy trong một năm thì chi phí thuê máy là định phí, mức hoạt động từ 5.000h ® 5.500h/máy tính theo biến phí, tổng hợp lại ta có chi phí thuê máy là 1 khỏan chi phí hỗn hợp gồm cả biến phí và định phí. Chi phí hỗn hợp của chi phí thuê máy được biểu diễn bằng phương trình sau: y = ax + b Đồ thị có dạng sau: Trong thực tế hay đồ thị, chi phí hỗn hợp tồn tại theo 2 phần: định phí và biến phí. Cho nên các nhà quản trị doanh nghiệp phải tiến hành nhận định và lựa chọn thích hợp những phần chi phí khi xây dựng ngân sách chi phí cho doanh nghiệp. Ta đã biết, muốn quản lý biến phí thích hợp ta phải xây dựng và kiểm soát tốt định mức. Còn đối với định phí bắt buộc phải bắt đầu từ giai đoạn khảo sát, tận dụng tối đa công suất là linh hoạt trong các quyết định về định phí không bắt buộc. Quản lý chi phí hỗn hợp phải kết hợp hai phần ứng xử chi phí tương ứng: phải cân nhắc, khảo sát chi tiết, tỷ mỷ tính hữu dụng của chi phí hỗn hợp trong tương lai. Mục đích nhằm tránh lãng phí, cho nên khi tiến hành quản lý phải tăng cường công suất hoạt động để đơn giá bình quân thấp hơn và phải thiết lập được mức biến phí trong chi phí hỗn hợp. Muốn xác định vùng ứng xử biến phí và định phí của chi phí hỗn hợp ta phải căn cứ vào thành phần cấu trúc của chi phí hỗn hợp đó là: Thứ nhất, vùng chi phí thiết yếu để đảm bảo cho hoạt động Thứ hai, vùng chi phí biến thiên theo mức độ hoạt động. c. Kỹ thuật ước lượng chi phí hỗn hợp: Có 3 phương pháp * Phương pháp đồ thị điểm (đồ thị phân tán): Tổng chi phí 0 x1 x2 x3 x4 x5 Mức hoạt động y5 y4 y3 y2 y1 Phương pháp này phân tích chi phí hỗn hợp thông qua việc quan sát và dùng đồ thị biểu diễn tất cả các điểm với chi phí và mức độ hoạt động tương ứng. Sau đó, kẻ một đường thẳng sao cho chúng đi qua nhiều điểm nhất. Nói cách khác, chúng thể hiện đặc trưng nhất về chi phí hỗn hợp ở các mức hoạt động khác nhau. Đường thẳng này cắt trục tung ở một điểm nào thì điểm đó sẽ là định phí. Ví dụ: Chi phí bảo trì của một doanh nghiệp vận tải được xem là chi phí hỗn hợp. Chi phí có mối quan hệ với số lần giao hàng và quảng đường vận chuyển. Số hiệu trong 12 tháng gần đây được tổng hợp như sau: Tháng Số lần giao hàng (lần) Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) 1 50 2.000 410 2 100 1.500 375 3 120 2.500 430 4 160 3.200 450 5 150 4.000 495 6 170 3.800 490 7 200 4.200 500 8 100 3.000 460 9 140 3.500 470 10 200 2.600 435 11 75 3.700 480 12 250 5.400 570 Bằng phương pháp đồ thị phân tán, xác định nhân tố thích hợp gây ra sự biến động của chi phí bảo trì. Xác định định phí, biến phí và phương trình dự đoán chi phí. Chi phí bảo trì (triệu đồng) 0 600- 500- 400- 300- 200- 100- 50 100 150 200 250 Số lần giao hàng (lần) Chi phí bảo trì (triệu đồng) 0 600- 500- 400- 300- 200- 100- 1000 2000 3000 4000 5000 6000 S vận chuyển (km) Từ hai đồ thị trên ta suy ra nguyên nhân gây ra sự biến động của chi phí bảo trì là quãng đường vận chuyển. Bởi vì, tất cả 12 điểm đều gần như nằm trên một đường thẳng. Từ đồ thị (2) Þ TFC = 310 = a Đường thẳng này có dạng: y = a + bx Trong đó: b là biến phí đơn vị và cũng là hệ số góc a b = tga = Suy ra phương trình dự đoán chi phí là: y = 310 + 0,046x Kết luận: Phương pháp đồ thị phân tán là công cụ phân tích chi phí hỗn hợp rất hữu ích. Chúng được quan sát và đúc kết từ thực tiễn của doanh nghiệp, mô tả được những đặc trưng, chỉ rõ những sai lệch của chi phí hỗn hợp. Phương pháp này rất hữu ích cho các nhà quản trị và được sự hỗ trợ của máy tính. Tuy nhiên cho kết quả khác nhau. Vì thế không chính xác. * Phương pháp cực đại - cực tiểu (điểm cao - điểm thấp) Phương pháp này còn được gọi là phương pháp chênh lệch, chúng phân tích chi phí hỗn hợp dựa trên đặc điểm của chi phí hỗn hợp thông qua khảo sát chi phí hỗn hợp ở mức cao nhất và thấp nhất. Chênh lệch chi phí của 2 điểm này được chia cho mức độ gia tăng mức độ hoạt động để xác định định mức biến phí. Sau đó, loại trừ biến phí, ta được phí trong chi phí hỗn hợp. Ví dụ: Tương tự trên, xác định biến phí, định phí và xây dựng phương trình dự đoán chi phí bằng phương pháp điểm cao, điểm thấp. Ta có công thức: Biến phí đơn vị = Chênh lệch chi phí ở mức hoạt động cao nhất, thấp nhất Chênh lệch về mức độ hoạt động ở mức cao nhất, thấp nhất Tháng Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) 12 5.400 570 2 1.500 375 Chênh lệch 3.900 195 Áp dụng công thức trên ta có: Biến phí đơn vị = 195 = 0,05 = b 3.900 Ta biết: Chi phí hỗn hợp = tổng định phí + tổng biến phí Tại điểm cao nhất: 570 = 0,05 x 5.400 + tổng định phí Þ Tổng định phí = 300 = a Tại điểm thấp nhất: 357 = 0,05 x 1500 + tổng định phí Þ Tổng định phí = 300 = a Þ Phương trình dự đoán chi phí là: y = 300 + 0,05x Nhận xét: Phương pháp điểm cao, điểm thấp có kỹ thuật tính toán đơn giản nhưng khi chúng ta quan sát và lựa chọn 2 điểm cao nhất và thấp nhất không phù hợp, không thể hiện được đặc điểm của thành phần chi phí hỗn hợp. Lúc này, khả năng không chính xác khi phân tích chi phí hỗn hợp tăng, làm cho quyết định về chi phí hỗn hợp có độ chính xác thấp. * Phương pháp bình phương bé nhất: Phương pháp này được sử dụng để phân tích chi phí hỗn hợp. Bởi vì, phương pháp này tinh vi hơn phương pháp cực đại - cực tiểu và cho ta độ chính xác cao hơn. Phương pháp bình phương bé nhất xác định hàm số chi phí hỗn hợp dựa vào kỹ thuật thống kê, có dạng như sau: y = a = bx Trong đó: y: là chi phí hỗn hợp x: là mức hoạt động thay đổi b: là biến phí đơn vị a: là tổng định phí Từ phương trình trên và tập hợp n phần tử quan sát, ta có hệ phương trình sau: Sxy = a Sx + b Sx2 Sy = na + b Sx Giải hệ phương trình trên, ta tìm được biến phí đơn vị và tổng định phí (a&b). Ví dụ như trên, xác định hàm số dự đoán chi phí bảo trì bằng phương pháp bình phương bé nhất. Ta có bảng sau: Tháng Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) x.y x2 1 2.000 410 820.000 4.000.000 2 1.500 375 562.500 2.250.000 3 2.500 430 1.075.000 6.250.000 4 3.200 450 1.440.000 10.240.000 5 4.000 495 1.980.000 16.000.000 6 3.800 490 1.862.000 14.440.000 7 4.200 500 2.100.000 17.640.000 8 3.000 460 1.380.000 9.000.000 9 3.500 470 1.645.000 12.250.000 10 2.600 435 1.131.000 6.760.000 11 3.700 480 1.776.000 13.690.000 12 5.400 570 3.078.000 29.160.000 Tổng 39.400 5.565 18.849.500 141.680.000 Với số lần quan sát bằng 12. Thay thế kết quả của bảng trên vào hệ phương trình ta được: Suy ra hàm số dự đoán chi phí bảo trì là: y = 300 + 0,05x Kết luận: y 0 x y=ax+b (đường thẳng hồi quy) Phương pháp này phức tạp khi tính toán nhưng cho kết quả rất chính xác. Đây là phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí tốt nhất. Bởi vì độ chênh lệch giữa đường thẳng y = ax + b so với đường biểu diễn chi phí hỗn hợp từng vị trí là y = ai + bi. Giá trị chênh lệch là | x - xi | có giá trị tuyệt đối nhỏ nhất. Tức là, khả năng của chi phí hỗn hợp vừa tìm được có độ chính xác cao và mức sai sót thấp nhất. Điều này được thể hiện bằng đồ thị sau: III. Nhận diện về cách ứng xử của chi phí Muốn nhận diện chi phí và xác định cách ứng xử của chi phí ta có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau: 1. Phương pháp tài khỏan Phương pháp này phân tích các khỏan mục chi phí phát sinh dựa trên các tài khỏan chi phí của kế toán. Muốn thực hiện được phương pháp này, trước tiên chúng ta cần xếp loại chi phí theo tên gọi, tiếp theo kiểm tra tên gọi bằng cách là lướt qua tài khỏan của chi phí đó trong vài kỳ kinh doanh. Nếu như số tiền thuộc các tài khỏan biến động ít và không đáng kể qua các kỳ doanh nghiệp hoặc là có biến động thì qua đó chúng ta nhận diện được đâu là biến phí, định phí hay chi phí hỗn hợp. Phương pháp tài khỏan phụ thuộc vào khả năng, tư duy dự đoán chi phí của các nhà quản trị. Phương pháp này tồn tại một nhược điểm là không nhận diện được chi phí đã phát sinh từ hoạt động nào. 2. Phương pháp kỹ thuật Đây là phương pháp dựa trên các thông số kỹ thuật của hàng hóa để định mức giá và lượng của các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất hàng hóa. Những chi phí nào biến thiên theo số lượng hàng hóa sản xuất thì nó là biến phí, ngược lại, là định phí. Phương pháp này được sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp sản xuất chế biến hơn ở các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. 3. Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này được sử dụng để phỏng vấn trực tiếp những người có trách nhiệm điều hành các hoạt động phát sinh ra chi phí ở từng bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: Bộ phận tiếp thị hàng hóa có thể dự kiến số lượng chi phí quảng cáo tăng thêm nhằm mục đích tăng thêm khối lượng sản phẩm tiêu thụ cho doanh nghiệp, bộ phận sản xuất có thể dự kiến chi phí sản xuất tăng thêm khi cải tiến một số máy móc thiết bị,... Phương pháp phỏng vấn giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhận diện được các nguồn chi phí dự kiến sẽ phát sinh và có tác dụng khi triển khai kết quả ước tính cho các quyết định khác nhau. Nhược điểm của phương pháp này là không xác định được chính xác các khỏan mục chi phí cá biệt là biến phí hay định phí. B. CÁCH LẬP DỰ TOÁN THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ Dự toán là một công cụ của các nhà quản trị doanh nghiệp. Cho nên các nhà quản trị cần phải biết thích ứng dự toán với từng nhu cầu riêng biệt và từng hoàn cảnh của từng doanh nghiệp. Dự toán có nhiều loại khác nhau. Gồm: nội dung của dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt. I. Nội Dung của dự toán tổng thể doanh nghiệp Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động trong doanh nghiệp, chúng có quan hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó, thường là trong một năm. Ngoài ra, chúng có thể lập cho nhiều kỳ ngắn hơn như quý, tháng. Hình thức và số lượng của dự toán tổng thể phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Trong một doanh nghiệp, dự toán tổng thể gồm những phần sau: 1. Dự toán hoạt động: gồm: a. Dự toán bán hàng (dự toán tiêu thụ) Dự toán bán hàng được lập từ dự báo bán hàng. Đây là dự toán được lập đầu tiên và là căn cứ để lập các dự toán khác. Muốn lập dự toán bán hàng cần xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu sản phẩm tiêu thụ và đơn giá bán. Ta suy ra: Danh thu = tổng số lượng x đơn giá Ngoài ra, dự toán bán hàng còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền và bán hàng tín dụng. Vì vậy, khi lập dự toán này các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải xem xét ảnh hưởng của chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp. b) Dự toán sản xuất, (dự toán mua hàng) * Nếu là doanh nghiệp sản xuất - cách lập dự toán gồm: + Dự toán sản xuất: cần xác định Số lượng sản phẩm dự toán sản xuất trong kỳ = SLSP tồn cuối kỳ dự toán + SLSP tiêu thụ dự toán - SLSP tồn đầu kỳ + Dự toán cung ứng vật tư cho sản xuất: cần xác định Lượng nguyên liệu sử dụng KH = Định mức tiêu hao nguyên liệu x Số lượng SPSX theo dự toán Chi phí NVLTT dự toán = Lượng NVL sử dụng KH x SLSP sản xuất dự toán Số lượng NVL mua vào dự toán = Số lượng NVL sử dụng dự toán + Số lượng NVL tồn cuối kỳ - Số lượng NVL tồn thực tế đầu kỳ dự toán + Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: cần xác định Dự toán CPNCTT = Số giờ công định mức dùng vào sản xuất x Đơn giá giờ công + Dự toán CP SXC: cần lập riêng cho biến phí và định phí + Dự toán giá vốn hàng bán: GVHB = Z SPSX dự toán trong kỳ - Z SP tồn cuối kỳ dự toán + Z SP tồn đầu kỳ thực tế * Nếu là doanh nghiệp thương mại: cần xác định Số lượng SP cần SX = SLSP tiêu thụ + (SLSP tồn cuối kỳ - SLSP tồn đầu kỳ) c. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được dự toán theo biến phí và định phí. Bao gồm các chi phí dự kiến phát sinh trong kỳ kế hoạch và ngoài phạm vi sản xuất. Có thể tách làm hai bảng dự toán riêng biệt đôi với các chi phí bán hàng và quản lý chung toàn doanh nghiệp. 2. Dự toán tài chính: gồm: a. Dự toán vốn bằng tiền Dự toán này phản ánh số lượng tiền thu vào và chi ra dự tính, thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác. Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở giúp cho doanh nghiệp có dự toán vay kịp thời khi lượng tiền thiếu hoặc đầu tư sinh lời khi lượng tiền thừa. b. Báo cáo lãi - lỗ dự toán c. Lập bảng cân đối kế toán dự toán d. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán Khi lập dự toán vốn bằng tiền cần chú ý một số điều sau: + Phải dự đoán được khoảng thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền thực tế. + Dự toán khoảng thời gian chi phí được ghi nhận và thời điểm thực tế chi tiền. + Loại trừ các khỏan chi phí không dùng tiền như chi phí khấu hao, chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi,.. + Xây dựng mức dự trữ tiền tối thiểu. II. Dự toán linh hoạt Cách lập dự toán linh hoạt được dựa trên những đặc điểm của chi phí sản xuất chung, bao gồm: + Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản mục chi phí riêng biệt + Các khỏan mục chi phí riêng này thường có giá trị rất nhỏ vì thế không thực tế. + Các khoản mục này do nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm. + Các khỏan mục này thường linh hoạt về cách ứng xử tức là có một số khỏan là biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Vì những đặc điểm trên của chi phí sản xuất chung, các nhà quản trị doanh nghiệp phải lập dự toán linh hoạt để lập kế hoạch và kiểm soát chi phí sản xuất chung. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập dựa trên một phạm vi hoạt động mà doanh nghiệp có thể đạt được trong kỳ. Quan điểm cơ bản của phương pháp lập dự toán linh hoạt là thông qua việc nghiên cứu các mô hình ứng xử của chi phí trong một chuỗi các mức độ hoạt động để xây dựng các mục tiêu tương lai. Muốn lập dự toán linh hoạt, cần xác định: + Phạm vi hoạt động cho đối tương cần lập dự toán + Xác định cách ứng xử của chi phí hay phân tích các khỏan chi phí có thể phát