Đề tài Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hướng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8

ại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng. - Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót. “Tất cả công văn đi do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi” (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lưu trữ). - Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã được lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn. - Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty. Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn thư lưu trữ. - Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nước. - Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều lệ của văn thư lưu trữ và nghị định 62 của chính phủ. - Sao chép lại các văn bản pháp qui của nhà nước có liên quan đến Tổng công ty để hướng dẫn các công ty đơn vị thực hiện. - Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm những trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. - Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nước trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng. - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất. - Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướn hội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn. - Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện. -Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty. -Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bưu điện, Bộ Nội vụ(A22) để in phép, gia hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến các công ty đơn vi trực thuộc. - Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theo dõi và thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường,giải quyết tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan. - Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan. - Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời. - Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty. - Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho những hoạt động cơ quan. II. THỰC TRẠNG VĂN PHÒNG Ở TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 1. Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công trình giao thông 8. Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo đúng chính sách nhiệm vụ được giao. Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lượng và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng được định biên là 22 người với 9 bộ phận. *Chánh văn phòng (một người) có nhiệm vụ sau : - Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ. - Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt. *Phó văn phòng (một người) có nhiệm vụ : - Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng. -Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc được phân công. -Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Trực tiếp phụ trách mạng lưới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế. -Hợp đồng thuê mướn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của cơ quan; thuê hội trường phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY, cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự án của TC.TY. -Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn phòng. *Công tác quản trị (một người) có nhiệm vụ : - Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc,hợp đồng thuê mướn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan. - Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc. -Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo... -Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vược chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY. -Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty. -Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm. *Cán sự văn thư lưu trữ (một người) - Hàng ngày,cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến; - Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc; - Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty ; - Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ; - Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường.; - Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan; - Thông báo các cuộc họp của tổng công ty. Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng. Năm Văn bản đến Văn bản đi 1998 900 510 1999 1015 600 2000 1075 700 Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thường xuyên có công văn hướng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. *Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một người ) - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao; - Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời; - Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của tổng công ty; - Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt; Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan. *Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nước, quay camera (1 người) - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nước thường xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc được giao; - Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn được giao như: hướng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con của văn phòng thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động được thường xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức; - Hướng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những hư hỏng thường xảy ra trên đường và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải; -Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nước cho cơ quan tổng công ty. - Quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan; - Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách; Phát hiện những bất hợp lý trong thực hiện bảo dưỡng sửa chữa ô tô và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm được giao. *Nhân viên bảo vệ, thường trực cơ quan (4 người): - Xây dựng được kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ công việc bảo vệ, thường trực cơ quan; - Theo dõi quá trình thực hiện công việc được giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày; - Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan được chính phủ qui định; - Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc; Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của cơ quan; - Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan; - Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố. *Nhân viên tạp công (1 người): - Có kế hoạch để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ công tác tạp công, thu dọn vệ sinh trong cơ quan tổng công ty. - Hàng ngày quét dọn sạch sẽ hành lang, cầu thang, khu vệ sinh, nhà làm việc của cơ quan tổng công ty. - Quản lý máy bơm và bơm nước lên tầng để có nước sử dụng cho khu vệ sinh. - Lau chùi các gương ở các khu công trình phụ, cầu thang, cửa kính, cửa chớp ở các phòng làm việc của cơ quan. Mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như: xà phòng, chổi, giấy vệ sinh,... *Công tác thông tin của văn phòng(1 người) - Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin và xử lý số liệu ); - Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh để giúp cho việc xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty; - Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục như :xin phép mở mạng thông tin liên lạc mới; - Quản lý tốt máy FAX của cơ quan, Phát hiện những bất hợp lý trong công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm được giao; Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. * Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo (1 người) - Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ trương của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực hiện các chủ trương của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của Tổng công ty. Cụ thể: +Thường xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của các đơn vị trước khi trình ký,tổng hợp các tình hình chung của Tổng công ty để báo cáo cho lãnh đạo; +Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập các chương trình làm việc của khách với lãnh đạo; +Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt được hiệu quả cao; +Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên lặp lại (thu thập thông tin và xử lý số liệu); +Quản lý kỹ thuật nghiệp vụ được giao như: hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình chuyên môn nghiệp vụ, các qui định của nhà nước, của ngành và của tổng công ty *Nhân viên lễ tân tiếp khách (1 người) - Khi có khách đén làm việc với lãnh đạo tổng công ty thì mời khách vào phòng khách, tìm hiểu thông tin về việc gặp mặt sau đó báo cáo với lãnh đạo để tiếp khách; - Phục vụ nước uống cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty. Hàng ngày bảo quản lau chùi bàn ghế, ấm chén của các phong lãnh đạo và văn phòng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp; - Chuẩn bị phòng họp và phục vụ nước uống cho các cuộc họp giao ban của lãnh đạo, giao ban của tổng công ty và các cuộc họp đột xuất tại phòng giao ban của các phòng nghiệp vụ, các cơ quan đoàn thể; - Quản lý tài sản được trang bị cho các phòng làm việc của lãnh đạo tổng công ty và các phòng họp, phòng khách ( có sổ sách theo dõi bảo quản); - Hàng ngày chăm sóc tưới cây, tỉa cành cây cảnh. Lau chùi cửa kính cửa chớp toàn bộ tầng hai, quét dọn hành lang tầng hai; - Đưa báo chí đến các phòng làm việc của tổng công ty và lãnh đạo tổng công ty. *Công nhân lái xe con (8 người): - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao; - Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường xuyên liên tục. - Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng; - Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng; - Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. 2. Công nghệ thông tin Trong thực tế cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều phương án khác nhau. Yêu cầu đặt ra là phải chọn lấy một phương án tốt nhất (phương án tối ưu). Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn được ít nhất một phương án tối ưu. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi cần chấp nhận phương án “ gần tối ưu” nếu việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác như khả năng thu thập dữ liệu thời gian tính toán Ở đây, việc thu thập xử lý thông tin có một vai trò quan trọng. Từ lâu, con người đã vốn có khả năng dự đoán và dự báo nhiều hiện tượng tự nhiên và xã hội. Có những hiện tượng được dự báo một cách chính xác tuyệt đối, có hiện tượng chỉ đạt mức tương đối, và có những hiện tượng chưa thể lý giải, dự báo, dự đoán nổi. Bên cạnh những hạn chế về phương pháp luận, một nguyên nhân nữa là khả năng tính toán và xử lý thông tin vẫn chưa được như mong muốn của con người. Tuy nhiên, trong vài thập kỷ vừa qua, sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã giúp con người tiến được một bước dài trong lĩnh vực này. Trước khi nói đến tin học và công nghệ thông tin, chúng ta cần đề cập đến một khái niệm hết sức cơ bản là thông tin. Có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. Ở đây, thông tin được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan nhằm giúp con người có được cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như có vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn. Thông tin có ở khắp mọi nơi và vị trí của nó ngày càng trở nên quan trọng. Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý của tổng công ty ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với sự nghiệp phát triển. Tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý và xử lý thông tin theo cách nào đó nhằm đạt đựơc ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người. Đặc biệt hơn các ngành khoa học khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và len lỏi vào mọi ngõ ngách của cuộc sống nhờ những thiết bị thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện lợi, cho phép con người khai thác triệt để khả năng lao động tư duy, thông qua các phương tiện hỗ trợ đắc lực. Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiến là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội. Các sản phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác nhau trong quản lý và vai trò của tin học ngày càng trở nên cần thiết trong công tác này. Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Tổng công ty rất cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, phân tích và lưu trữ. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin tự động phục vụ quản lý sẽ tạo ra một bộ máy tổ chức hoạt động khoa học, gọn nhẹ và hữu hiệu. Trong lĩnh vực văn bản, một nhu cầu nổi bật trong các hệ thống quản lý ngày nay - một công cụ hoàn hảo để tạo ra chất lượng cao - Đó là khả năng về mẫu mã, về chất lượng và khả năng truyền dẫn, khai thác và sử dụng đúng nhu cầu. Như vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Tổng công ty mà ở nước ta còn rất rộng so với thế giới. Số lượng máy vi tính tại các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp... ngày càng tăng nhưng hiệu quả sử dụng, khai thác các tính năng và thế mạnh của thiết bị so với yêu cầu thực tế còn thấp. Hiện nay, trong cơ quan văn phòng Tổng công ty chưa trang bị máy vi tính đủ cho mỗi phòng một chiếc. Các phòng có máy vi tính thì đều sử dụng như một máy chữ cao cấp. Hơn nữa, thế hệ máy của cơ quan đang trở nên lạc hậu so với tình hình phát triển của khoa học công nghệ hiện nay. Điều này đòi hỏi cơ quan cần có sự cân nhắc trong việc đưa ứng dụng tin học vào hoạt động. Các máy tính này chưa được nối mạng với nhau hay tham gia vào các mạng thông tin trong và ngoài nước. Điều này khiến cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận trong cơ quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý của cơ quan không được thuận lợi. Không tham gia vào các mạng thông tin toàn cầu, cơ quan sẽ bỏ lỡ việc khai thác rất nhiều thông tin hữu ích trên mạng. Đồng thời các máy tính trên cơ quan không kết nối với nhau gây ra một số khó khăn mà thực tế văn phòng cơ quan đã gặp phải trong việc lưu trữ thông tin. Việc kết nối với một máy chủ là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính trong cơ quan mà trong đó ta có thể cài đặt các thông tin về mọi lĩnh vực sẽ tạo ra những thuận lợi trong công việc giữa các phòng ban. Các máy tính trực thuộc trong nội bộ cơ quan có thế vào mạng, trao đổi thông tin và khai thác thông tin trên máy chủ. Hiện nay có rất nhiều loại virus phá hoại mà nếu không kịp xử lý, thông tin lưu trữ sẽ bị phá huỷ. Việc hình thành máy chủ sẽ giải quyết tốt vấn đề này mà máy chủ là nơi lưu trữ, tổng hợp mọi thông tin về máy con. Tuy vậy, một yếu tố khá quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng. Mặc dù các cán bộ nhân viên trong văn phòng tổng công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng nhưng kiến thức về sử dụng máy tính vấn còn nhiều hạn chế. Việc sử dụng máy tính ở đây chỉ đơn giản là nhận thông tin, lưu trữ thông tin và cao hơn là soạn thảo văn bản. Điều này nói lên là trình độ sử dụng tin học của cơ quan vẫn chưa được trang bị tốt, phần lớn chỉ dừng lại ở mức sơ khởi, chưa có khả năng khai thác triệt để những lợi ích của máy tính. Ngoài ra, nguyên nhân từ yếu tố con người còn có thể do nhận thức chưa đúng và chưa đầy đủ về vai trò và ứng dụng của tin học trong công tác quản lý của những người quản lý. Các cán bộ vẫn chưa sẵn sàng tiếp nhận kiến thức mới về lĩnh vực khoa học này. Tuy nhiên, trở lại vấn đề con người, để tận dụng triệt để những lợi ích của máy tính thì con người cần có những am hiểu thật tốt về kỹ thuật. Bên cạnh đó là trình độ ngoại ngữ. Trên thực tế đã có một số trường hợp trục trặc về máy tính gây ùn tắc công việc tại cơ quan. Yêu cầu đặt ra đòi hỏi phải có những am hiểu thật tốt để có thể xử lý được những trục trặc kỹ thuật rất thường xuyên xảy ra đối với máy tính. Trong bối cảnh hiện nay của đất nước ta, ngành công nghệ thông tin chỉ là một ngành mới phát triển nên ta vẫn chưa có một hệ thống tiếng việt cài đặt cho máy. các hoạt động, hệ thống chỉ dẫn trong máy tính đều sử dụng tiếng Anh, hơn nữa, các thông tin có thể khai thác được trên mạng Internet cũng sử dụng tiếng Anh. Do đó việc đào tạo trình độ ngoại ngữ cho CBCNV cũng là một yêu cầu cấp thiết. Đó là cơ sở để chúng ta có thể khai thác tối đa những ứng dụng của tin học trong hoạt động của Tổng công ty. 3. Công tác văn thư lưu trữ Bao gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến. - Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ. Tổ chức quản lý công văn mật. - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Quy trình tổ chức quản lý công văn đến cũng như tất cả các cơ quan khác, nó thuộc về nguyên tắc. Khi công văn được chuyển qua bộ phận văn thư thì người làm công tác văn thư phải kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ không? nếu không đúng thì gửi lại.còn nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại công văn, mở bao thư lấy nội dung ra, đóng dấu công văn đến, đọc và ghi chú nội dung. Sau đó trình thủ trưởng có ý kiến giải quyết rồi mới đăng ký vào sổ công văn đến.Có 3 loại sổ công văn đi và đến : Sổ đăng ký công văn thường, sổ đăng ký công văn mật, sổ đăng ký các loại đơn thư khiếu nại.Bước cuối cùng mới phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị phòng ban có liên quan. Quy trình xử lý công văn đi bao gồm các bước sau: - Trước khi bỏ công văn đi vào phong bì nhân viên văn thư phải kiểm tra các yếu tố sau: + Công văn đã đề ngày tháng chưa? + Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không ? + Đóng dấu vào công văn có đúng quy cách không ? Chữ ký có hợp lệ chưa? - Văn thư ghi số công văn, đề ngày... tháng..., trích yếu công văn vào sổ công văn đi, theo mẫu quy định chung. -Công văn gửi đi phải lưu lại ở cơ quan 2 bản (một bản do văn thư lưu trữ giữ, một bản do đơn vị thảo ra văn bản đó lưu. Các công văn giấy tờ, hồ sơ được giao cho nhân viên làm công tác lưu trữ bảo quản. Hàng năm các phòng, ban nộp hồ sơ tài liệu cho nhân viên lưu trữ để khi cần thiết có thể khai thác những tài liệu đó. Trước khi lưu trữ các loại hồ sơ, văn thư phân loại hồ sơ ra làm bốn loại: hồ sơ cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ thường sử dụng và hồ sơ không cần sử dụng và phân loại theo thời gian ngắn hạn, lâu dài, vĩnh viễn. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Tổng công ty được thực hiện rất tốt. Tài liệu được phân loại và được xếp theo trình tự thời gian. Các công văn giấy tờ lâu năm không còn giá trị lưu hành được nhân viên lưu trữ tiến hành kiểm tra xác định lại giá trị, sau đó đề xuất với hội đồng huỷ bỏ tài liệu đó. 4. Công tác hậu cần Công tác hậu cần có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bất kỳ một đơn vị, tổ chức nào. Chức năng hậu cần là một trong hai chức năng cơ bản của văn phòng, nhằm tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt các chương trình kế hoạch đã đề ra. Nó là nhiệm vụ hỗ trợ các phương tiện và dụng cụ, những điều kiện cần thiết để cán bộ, nhân viên có thể nâng cao được hiệu quả công tác và năng suất lao động. Làm tố