Đề tài Chức năng của kiểm tra và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam

A. Lời mở đầu. Trong bốn chức năng của quản lý thì kiểm tra là một chức năng có tầm quan trọng không nhỏ và có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống. Vì kiểm tra là một nhân tố không thể thiếu trong việc quyết định hiểu quả của hoạt động kinh doanh. Nó là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá hiệu quả, kết quả của quá trình tổ chức kinh doanh. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nhỏ vừa hay lớn thì kiểm tra là một khâu không thể thiếu. Nếu không có kiểm tra thì sẽ không phát hiện ra được những sai sot, lệch lạc, những ách tắc của hệ thống trong quá trình hoạt động để đưa ra các biện pháp khắc phục, chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai sót để tím kiếm cơ hội, nguồn lực có thể khai thác, tận dụng, thúc đẩy nhanh chóng sớm đạt tới mục tiêu đã định. Đồng thời kiểm tra cũng là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân người lãnh đạo hệ thống, lãnh đạo mà không kiểm tra thì coi như không có lãnh đạo. Chính vì vậy, kiểm tra là một khâu trọng tâm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Với tầm quan trọng của kiểm tra như trên nên em đã chọn đề tài “Chức năng của kiểm tra và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam”. Do thời gian và việc nghiên cứu chưa được đầy đủ bài viết của em còn có nhiều sai sót, rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo để bài tiểu luân của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! B. Nội dung I Kiểm tra và vai trò vủa kiểm tra. 1. Khái niệm của kiểm tra. Như chúng ta đã biết, kiểm tra là một trong năm chức năng của quản lý. Nó có vai trò rất quan trọng, dựa vào kết quả kiểm tra chúng ta có thể tiến hành các điều chỉnh cho kế hoạch phù hợp nhất, Và tính chất quan trọng của nó còn thể hiện ở hai mặt.Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sótvà có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm tra các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh. Thông thường người ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất của kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động sẽ không tách khỏi những nhầm lẫn và kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng nhưng chưa đủ, vì trong thực tế kiểm tra có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một công việc, nếu không có kiểm tra chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó không được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu kỳ quản lý. Nó được thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xenmà lá một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Đó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi. Từ nhận định trên có thể khái quát rằng: Kiểm tra là quá trình xem xét xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn. Trên cơ sở đó phát hiện ra cac sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó. Đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã định. Chính vì tầm quan trọng kể trên, người ta nói kiểm tra là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá kết quả hiệu quả kinh doanh để nhìn nhận lại, tổng kết kinh nghiệm, hoàn thiênh các công việc thuốc chức năng quản lý. 2. Vai trò của kiểm tra. Từ khái niệm trên ta thấy kiểm tra rất cần thiết. Vởy tại sao kiểm tra lại cần thiết như vậy? để trả lời câu hỏi này có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản lý kinh doanh. Theo H. Fayol: “ trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo những kế hoạch đã vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động”. Như vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất, cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa những sai lầm đó, trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra. Kiểm tra là nhằm chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý hệ thống. Nếu làm mà không tiến hành kiểm tra, khi thực hiện xong mới phát hiện cái sai thì nhiều khi không còn khả năng cứu vãn được tình thế. Chính nhờ kiểm tra mà nhà lãnh đạo hệ thống ngăn ngừa được các khả năng đưa hoạt động của hệ thống phạm sai lầm. Kiểm tra giúp danh nghiệp đối phó với những thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường. Thị trường luôn biến động các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hut khách hàng. Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý có được những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống. Nhờ kiểm tra, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn. Kiểm tra tạo ra chất lượng tốt hơn cho hoạt động. Quản trị chất lượng ngày nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan niệm, thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt động được phát hiện và sửa chữa kịp thời. Kiểm tra còn để đảm bảo gắn hệ thống với môi trường thông qua các quan hệ đối ngoại với các quan hệ khác. Thời đại ngày nay, khi mối quan hệ đa phương mở cửa là một quan hệ tất yếu thì dù mỗi hệ thống có quy mô to lớn đến đâu cũng không thể nào không duy trì các mối quan hệ bên ngoài. Bới vậy rõ ràng không một hệ thống nào lại không có nhu cầu phat huy ảnh hưởng, mở rộng hệ thống, thầm chí bành trướng hệ thống, chi phối các hệ thống khác.Các hoạt động truyền thông đối ngoại, các mối quan hệ cạnh tranh, tiêu diệt lẫn nhau là hoạt động không thể bỏ qua. Chỉ có thể thông qua chức năng kiểm tra mà các hệ thống có bức tranh toàn cảnh về chỗ đứng mà mình sẽ phát triển tới, từ đó hoàn thành các hoạt động quản lý đối ngoại đối với hệ thống. Kiểm tra còn là một nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về những mặt, những lĩnh vực của hệ thống phải kiểm tra để khẳng định được sự đúng sai của đương lối sự phù hợp hay không của mục đích hệ thống, các vấn đề về cơ cấu quản lý, hoạch định chiến lược và chiến thuật, việc bố trí nhân sự, các chính sách thực thi, các mục tiêu cần đạt. Đồng thời kiểm tra tạo ra chu kỳ đầu tư nhanh chóng hơn nhằm đảm bảo thực hiện các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao. Đồng thời kiểm tra cũng góp phần tạo nên những sản phẩm thông qua quá trình xem xét nguyên nhân dẫn tới những thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Như vậy kiểm tra đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý kinh doanh. Nhờ kiểm tra mà doanh nghiêp mới phát hiện ra được những nhầm lẫn, sai sót lệch lạc, những ách tắc của hệ thống trong quá trình hoạt động để đưa ra những biện pháp khắc phục, chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn sai sót đó. Đồng thời để tìm kiếm cơ hội, nguồn lực có thể khai thác để tận dụng và thúc đẩy nhanh chóng sớm đạt được mục tiêu đã định. II. Mức độ cần thiết của kiểm tra. Qua nghiên cứu về vai trò của kiểm tra ta thấy kiểm tra là rất quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Như trên thực tế, thuật ngữ kiểm tra thường làm cho ta không thoải mái vì nó dường như liên quan đến quyền tự do của mỗi cá nhân. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hướng tới quyền tự do sáng tạo cho các cá nhân đang được đẩy mạnh. Khái niệm kiểm tra làm cho nhiều người khó chịu. Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mọi hệ thống. Nhưng kiểm tra phải tuỳ thuộc vào từng tình huống, hoàn cảnh, giai đoạn mà áp dụng các phương pháp và mức độ kiểm tra phù hợp. Nếu kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng như với các cá nhân vì nó tạo ra bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tưởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con người. Nhưng nếu kiểm tra lỏng lẻo, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết mình đang và sẽ ở đâu, như vậy không thể hoạt động có hiệu quả. Do đó mà ta cần phải chọn những mức độ kiểm tra thích hợp. Chẳng hạn, một công ty quảng cáo có thể sẽ cần một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hơnviệc nghiên cứu triển khai. Hoàn cảnh kinh tế cũng có thể ảnh hưởng tới mức độ kiểm tra được các nhân viên của doanh nghiệp chấp nhận. Trong giai đoạn khó khăn khủng hoảng, phần lớn mọi người sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhưng khi doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt thì sự kiểm tra như vậy lại được coi là không phù hợp. Vì tổ chức con người, môi trường, công nghệ luôn biến đổi thì kiểm tra hiệu quả đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục. Nếu công nhân của doanh nghiệp là người có tay nghề thấp, ý thức kỷ luật không cao thì cần một hệ thồng cho phép thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm và năng suất lao động. Nhưng khi công nhân của doanh nghiệp đã được nâng cao tay nghềvà có ý thức cao hơn thì số điểm thiết yếu của kiểm tra có thể giảm đi, người công nhân được trao quyền tự chủ cao hơn trong công việc. Rõ ràng việc kiểm tra là rất quan trọng và cần thiết nhưng chúng ta phải kiểm tra phù hợp và đúng mức. Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho doanh nghiệp vì tốn nhiều nguồin lực mà lợi ích thu được thì có thể không phù hợp với chi phí. Đông thời cần phải lưu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra không đồng nghĩa việc tăng quyền tự chủ của các cá nhân. Trong thực tế, lúc đó họ càn mất đi quyền tự chủ vì không thể tiến hành dự báo được và phải phụ thuộc vào hành động của người khác. Hơn nữa việc thiếu một hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản lý phải giám sát cấp dưới của mình chặt chẽ hơn và như vậy quyền tự chủ của những người này bị giảm đi. Do đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý khi thiết lập hệ thống kiểm tra là xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự docủa cá nhân, giữa chi phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại. Vì vậy kiểm tra cần phải phù hợp và tuân thủ theo các nguyên tắc kiểm tra. III. Vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam. Như đã phân tích tầm quan trọng của kiểm tra ở phần trên, kiểm tra không thể thiếu trong hoạt đọng kinh doanh của toàn xã hội nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Nhưng trong điều kiện bài viết có hạn, nên em chỉ nêu về vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam. Bảo đảm chất lượng sản phẩm là yêu cầu hàng đầu đối với nhà quản lý. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi mà nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triểnvà hội nhập thì doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc bán được sản phẩm mà còn phải chịu trách nhiệm với những sản phẩm “được coi là tốt đã được bán ra”. Chính vì vậy mà kiểm tra chất lượng sản phẩm đối với doanh nghiệp nước ta hiện nay là rất cần thiết và quan trọng. Công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo việc chấp hành nghiêm chỉnh các tiêu chuẩn và quy định của chất lượng, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất và cải thiện sản phẩm. Như vậy công tác kiểm tra chất lượng đặt ra ở đây là một hoạt động có hệ thống gắn liền với quá trình chuẩn bị sản xuất và sản xuất. Là hoạt động nhằm đảm bảo mục tiêu chất lượng đã quy định (tiêu chuẩn bằng theo dõi, phân tích đánh giá tình hình chất lượng và áp dụng các biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn hoặc loại bỏ những sai sót). Trong quá trình chuẩn bị sản xuất ra một sản phẩm thường liên tiếp diễn ra các giai đoạn sau đây mà công tác kiểm tra trong một doanh nghiệp ít nhiều đều phải theo: Giai đoạn nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu thị trường, xác định quan điểm và yêu cầu cụ thể về chất lượng. Giai đoạn nghiên cứu và thiết kế sản phẩm: cụ thể hoá những yêu cầu về chất lượng bằng những thông số kỹ thuật, những chỉ tiêu kinh tế – kỹ thuật tổng hợp, sau đó là việc sản xuất thử có phù hợp với các chỉ tiêu dược thiết kế hay không. Chuẩn bị cung ứng nguyên vật liệu, phụ tùng, phụ kiện, mua ngoài hoặc hợp tác sản xuất thap đúng nhu cầu về quy cách và chất lượng. Chuẩn bị dụng cụ gá lắp, gia công, kiểm nghiệm. Tiến hành sản xuất trong các công đoạn từ đầu đến giai đoạn hoàn chỉnh. Chạy thử và tổng kiểm tra trước khi xuất xưởng. Bao gói. Hướng dẫn lắp đặt, sử dụng sản phẩm sửa chữa, cung cấp phụ tùng thay thế (trách nhiệm của xí nghiệp đối với người sử dụng sản phẩm). Ơ mỗi giai đoạn trên đều có thể xảy ra những sai sót ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, đều có yêu cầu phải kiểm tra. Đương nhiên nội dung và yêu cầu kiểm tra ở mỗi giai đoạn là khác nhau. Tuy nhiên trong giới hạn của các giai đoạn chuẩn bị sản xuất và sản xuất, doanh nghiệp cần tập trung nhiệm vụ cụ thể như sau: Kiểm tra chất lượng của những yếu tố tạo thành sản phẩm ở giai đoạn trướng lúc sản xuất hàng loạt. Nội dung cần kiểm tra ở đây là kiểm tra hệ thống các chỉ tiêu đặc trưng cho tính năng kỹ thuật hay giá trị sử dụng của sản phẩm. Kiểm tra các điều kiện vật chất kỹ thuật bảo đảm sản sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng quy định trong nghiên cứu, thiết kế. Kiểm tra những biện pháp đề phòng sự biến động sản xuất và tác dụng khi sản xuất hàng loạt. Cũng có thể xem xét các vấn đề giá cả, mức độ tương ứng của giấ cả với mức độ chênh lệch giữa các mức chất lượng ấy. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và các sản phẩm mua ngoài hoặc sản phẩm các xí nghiệp hợp tác sản xuất cung cấp cho phù hợp có phù hợp với quy cách chất lượng đề ra không, có những sai sót gì cần phải được sửa đổi, bổ sung cho “hợp cách” trước khi đưa vào quy trình sản xuất. Ơ nước ta, vật tư cung cấp không đúng quy cách, chất lượng, không kịp thời là nguyên nhân chủ yếu, kéo dài, khó khắc phục, gây ra sự mất cân đối trong sản xuất và biến động lớn về chất lượng. Vì vậy, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm mua ngoài là yêu cầu cấp bách phải được tiến hành chặt chẽ nhằm vừa phát hiện các sai sót để có biện pháp sửa chữa kịp thời, hạn chế sự lãng phí tài sản và sự suy giảm về chất lượng. Kiểm tra là cơ sở quan trọng để giúp cải tiến công tác cung ứng vật tư. Kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nội dung chính của kiểm tra ở đây là kiểm tra chất lượng các bán thành phẩm, các chi tiết, bộ phận được sản xuất tại các công đoạn và cuối cùng là kiểm tra chất lượng lắp ráp hoặc chế biến ra thành phẩm trước khi xuất xưởng. Điều đáng chú ý của giai đoạn này là đối chiếu các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng của bán thành phẩm, chi tiết, bộ phận qua gia công chế biến với các yêu cầu và thiết kế hay công thức pha chế quy định, đối chiếu giữa chúng với nhau về mặt đảm bảo yêu cầu lắp ráp về kích thước, tính năng khi sử dụng. Qua các tiến trinhd kiểm tra trên, từ đó doanh nghiệp phải xác định các dạng sai lỗi và nguyên nhân gây ra các sai lỗi để đề ra các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. Cần phải nhìn khái quát toàn bộ quá trình sản xuất để có sự đánh giá khách quan đúng mức tình hình chất lượng sản phẩm. *Một số giải pháp nhằm hoàn thiện khâu kiểm tra trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay: Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, một doanh nghiệp nhỏ cần việc kiểm tra khác doanh nghiệp lớn, một doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất hàng loạt có dây chuyền kiểm tra khác hẳn một doanh nhgiệp sản xuất sản phẩm đơn chiếc. Kiểm tra phải khách quan và chính xác, dụa trên các tiêu chuẩn rõ ràng, tránh cảm tính, dự kiến. Kiểm tra phair có trọng điểm, làm sáng tỏ nguyên nhân và những sai lệch để điều chỉnh. Kiểm tra phải được thiết kế theo kế hoạch, phản ánh các kế hoạch của doanh nghiệp. Qua đó người quản lý nắm được diễn biết của quá trình thực hiện kế hoạch. Kiểm tra cần linh hoạt thích ứng với các biến đổi không lường trước. Kiểm tra cần phù hợp với văn hoá doanh nghiệp. C. Kết luận. Qua bộ môn khoa học quản lý và bài tiểu luận này, em thấy kiểm tra là một chức năng rất quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ một hệ thống quản lý nào, hay đối với tất cả những người làm quản lý, và chắc chắn rằng kiểm tra là vấn đề được quan tâm và đặc biệt chú trọng. Hiện nay vấn đề kiểm tra, nhất là các lý thuyết hiện đại cần được làm rõ, phân tích và áp dụng trong quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy kiểm tra là một khâu không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua bài tiểu luận này, em đã thấm nhuần và hiểu rõ các vấn đề về kiểm tra: kiểm tra là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh, nó cũng là cơ sở để phát hiện sự sai lệch, nguyên nhân của sự sai lệch đó. Từ đó đề ra một giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã định. Phụ lục Lời mở đầu 1 Nội dung 2 Kiểm tra và vai trò của kiểm tra 2 Khái niệm kiểm ra 2 Vai trò của kiểm tra 3 Mức độ cần thiết của kiểm tra 5 Vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam .7 lời kết 11