Đề tài Chương trình Quản lý học sinh PTTH

computer(Máy khách) và SQL Server computer (Máy chủ). SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS) Công cụ tạo lập báo cáo: Crystal report Là một công cụ thiết lập báo cáo độc lập, Crystal report có thể kết nối với SQL server 2000 tạo ra các báo cáo tuỳ theo mục đích sử dụng. Crystal Report kết nối với các câu lệnh của Visual Basic, thực hiện lệnh in ra các báo cáo khi cần thiết. Crystal Report cung cấp các công cụ có sẵn, giúp tạo ra các báo cáo một cách dễ dàng. Vừa có thể tạo được báo cáo trong môi trường lập trình Visual Basic vừa có thể tạo báo cáo độc lập bằng cách kéo thả các “trường” trong “bảng” khi được kết nối với SQL server. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG MÔ TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỌC SINH: Tiếp nhận hồ sơ đầu vào: Các học sinh sau khi thi đỗ vào trường, danh sách điểm do Sở giáo dục đào tạo gửi về sẽ gồm các thông tin đầu vào cơ bản như: Họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, điểm đầu vào các môn (Toán, Văn, Tiếng Anh). Các thông tin này được nhập vào hệ thống, tương ứng với việc nhập một Khoá học mới. Số báo danh (SBD) của mỗi học sinh trúng tuyển trong danh sách thi đầu vào tương ứng với một ID_HS lưu trong cơ sở dữ liệu. Sau khi nhập đầy đủ các “thông tin điểm đầu vào”, hệ thống sẽ tính Tổng điểm ba môn (Toán, Văn, Tiếng Anh) rồi sắp xếp danh sách các học sinh theo thứ tự giảm dần của Tổng điểm. Việc sắp xếp này tiện cho công việc xếp lớp cho các học sinh và tra cứu thông tin đầu vào khi cần thiết. Xếp lớp: Theo nhu cầu xếp lớp của hệ thống thực (của trường), các học sinh có Tổng điểm cao, hoặc điểm Toán cao và điểm Văn ở mức giới hạn nào đó sẽ được xếp vào các lớp chọn của trường (từ A1 đến A3). Trường giảng dạy theo hai chuyên ban là Ban A và Ban C. Số học sinh đăng ký nguyện vọng học Ban A thường nhiều hơn số học sinh đăng ký nguyện vọng Ban C. Thông thường, mỗi khoá học, trường chỉ tổ chức 01 lớp học theo ban C, còn lại là Ban A. Mỗi lớp tối đa theo quy định là 45 học sinh. Trong trường hợp số học sinh đăng ký nguyện vọng học ban C không đủ 45 em, nhà trường phải thực hiện điều phối các em có nguyện vọng đăng ký học Ban A, nhưng điểm Toán thấp hơn điểm Văn hoặc điểm Ngoại ngữ vào lớp ban C. Căn cứ vào việc sắp xếp học sinh theo thứ tự giảm dần của tổng điểm. Người sử dụng sẽ sắp xếp các học sinh vào các lớp theo đúng yêu cầu của trường bằng cách nhập các ID_HS và các Mã lớp tương ứng để xếp lớp. Hệ thống sẽ thực hiện đếm các ID_HS, tổng số ID_HS trong một lớp tương ứng với sỹ số học sinh trong lớp đó. Các lớp được quản lý theo Mã lớp và là duy nhất trong mỗi khoá học. Ngoài việc sắp xếp học sinh theo thứ tự giảm dần của tổng điểm (để xếp học sinh vào các lớp chọn), hệ thống còn cho phép sắp xếp các học sinh theo nguyện vọng đăng ký học( Ban A hay Ban C), hoặc theo quê quán (Tên xã) để tiện cho việc sắp xếp lớp theo yêu cầu của hệ thống thực. Quản lý hồ sơ: Từ ngay sau khi được xếp lớp. Các hồ sơ học sinh sẽ được quản lý theo lớp. Người sử dụng phải nhập các Sơ yếu lý lịch của học sinh vào hệ thống. Mỗi một học sinh (ID_HS) có một Sơ yếu lý lịch(Nơi sinh, Dân tộc,Chỗ ở hiện tại, Họ tên bố, Nghề nghiệp bố, Họ tên mẹ, nghề nghiệp mẹ, họ tên người giám hộ, nghề nghiệp…). Thông tin này được lưu vào hệ thống để thực hiện tra cứu hoặc in ra khi cần thiết. Hệ thống cho phép tìm kiếm, tra cứu, xem toàn bộ các thông tin đầu vào của học sinh và sơ yếu lý lịch của học sinh khi biết một trong số thông tin về học sinh như: ID_HS, Tên học sinh, Khoá học, lớp…Điều này tiết kiệm thời gian tìm kiếm rất nhiều, Quản lý điểm: Quản lý điểm là phần quan trọng nhất trong chương trình. Quy trình quản lý và tính toán điểm cũng có rất nhiều khó khăn và phức tạp. Là căn cứ để xếp loại học lực và quản lý quá trình học tập Vào điểm: Mỗi học sinh trong cả khoá học phải học 6 học kỳ. Mỗi học kỳ phải học từ 11 đến 13 môn học. Việc quản lý điểm của học sinh dựa trên việc quản lý điểm mỗi môn học ở mỗi học kỳ. Quy ước: Mã học kỳ Tên học kỳ Khối lớp 1 Học kỳ 1 Lớp 10 2 Học kỳ 2 Lớp 10 3 Học kỳ 1 Lớp 11 4 Học kỳ 2 Lớp 11 5 Học kỳ 1 Lớp 12 6 Học kỳ 2 Lớp 12 Mỗi học kỳ tương ứng với một Mã học kỳ (được đánh số thứ tự từ 1 đến 6). Mỗi Mã học kỳ là duy nhất. Mỗi môn học, tương ứng là một Mã Môn Học. Mã môn học kiểu ký tự,và là thuộc tính duy nhất. Để tiện cho việc xác định tên môn học tương ứng, quy ước cách đặt tên cho Mã môn học là Tên môn học đó không dấu, hoặc chữ cái đầu của môn học đó nếu tên môn học quá dài. (Ví dụ: GDCD: là mã của môn học: Giáo dục công dân). Quy ước: Mã môn học Tên môn học GDCD Giáo dục công dân Sinh Sinh học Tin Tin học Anh Tiếng Anh Ly Vật lý Su Lịch sử TD Thể dục Dia Địa Hoa Hoá KTNN Kỹ thuật nông nghiệp KTCN Kỹ thuật công nghiệp GDQP-AN Giáo dục quốc phòng Toan Toán Nghe Nghề phổ thông Mỗi học sinh, trong mỗi học kỳ, với mỗi môn học phải có 02 loại điểm: Điểm kiểm tra thường xuyên (KTtx), và điểm Kiểm tra định kỳ (KTđk), theo đúng quy chế của Bộ Giáo dục đào tạo (xem chương I). Điểm KTtx bao gồm kiểm tra miệng (DiemMieng), và kiểm tra viết dưới 1 tiết (Kiểm tra 15 phút). Số điểm KTtx phụ thuộc vào số tiết của môn học đó trong 1 tuần. Quy định: Môn học có từ 1 tiết trở xuống/tuần: KT ít nhất 2 lần. Môn học có từ 1 tiết đến dưới 3 tiết/tuần: KT ít nhất 3 lần Môn học có từ 3 tiết trở lên/tuần: KT ít nhất 4 lần Các điểm KTtx đều lấy hệ số 1, và phải có ít nhất 1 điểm kiểm tra miệng (DiemMieng). Do đó có những môn học có 3 bài kiểm tra 15 phút. Thứ tự của các điểm trong các lần kiểm tra là : DiemHS1_L1, DiemHS1_L2, DiemHS1_L3. Điểm KTđk bao gồm điểm kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên; kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên, và kiểm tra học kỳ (KThk). Các điểm Kiểm tra 1 tiết và điểm Kiểm tra thực hành từ 1 tiết trở lên lấy hệ số 2. Điểm kiểm tra học kỳ lấy hệ số 3. Mỗi học kỳ, mỗi môn học chỉ có 01 điểm thi học kỳ (DiemThiHK). Số điểm kiểm tra hệ số 2 phụ thuộc vào khung phân phối chương trình của môn học trong học kỳ đó. Có những môn học có tối đa 04 điểm Hệ số 2. Do đó, thứ tự của các điểm trong các lần kiểm tra là: DiemHS2_L1, DiemHS2_L2, DiemHS2_L3, DiemHS2_L4. Người sử dụng phải nhập vào các điểm này qua cửa sổ “Vào điểm”. Mỗi môn học khác nhau có một cửa sổ vào điểm khác nhau. Mỗi học sinh, trong một học kỳ, với mỗi học phải có đủ số điểm quy định để tính điểm trung bình môn học kỳ (ĐTBmhk) của học kỳ đó. Để phân biệt điểm của môn học ở một học kỳ với điểm của môn học đó ở học kỳ khác, ta sử dụng trường ID_Diem. Với mỗi cửa sổ vào điểm, người sử dụng phải nhập dữ liệu cho trường ID_Diem. ID_Diem xác định tính duy nhất cho bản ghi chứa các điểm (DiemMieng, DiemHS1_L1, DiemHS1_L2, DiemHS1_L3, DiemHS2_L1, DiemHS2_L2, DiemHS2_L3,DiemThiHK) của một học sinh, trong một học kỳ, ở một môn học. ID_Diem có kiểu ký tự. Để tiện cho việc phân biệt và quan lý ID_Diem, ta có thể quy ước việc nhập ID_Diem theo một mẫu chung, dễ nhớ. Ví dụ: ID_Diem = “Tên học kỳ + Mã học sinh +Mã Môn học” Nhìn vào ID_Diem: “Hk1_001_anh”: ta có thể biết đây là bản ghi chứa điểm học sinh có mã “001”, điểm môn “Tiếng Anh” ở “học kỳ 1”. Tính điểm Trung bình môn học kỳ: Điểm trung bình môn học kỳ (ĐTBmhk) được tính sau khi người sử dụng đã nhập đầy đủ các loại điểm của môn học ở học kỳ đó. Cách tính điểm trung bình môn học kỳ dựa vào công thức tính điểm do Bộ Giáo Dục đào tạo quy định (xem chương 1). Mỗi ID_Diem ứng với một ĐTBmhk. ĐTBmhk của mỗi học sinh được lấy làm cơ sở để tính điểm trung bình học kỳ (ĐTBhk) cho học sinh ở học kỳ đó. Tính điểm trung bình học kỳ: Điểm trung bình học kỳ (ĐTBhk) của một học sinh là điểm trung bình của tất cả các môn học trong học kỳ đó. ĐTBhk được tính sau khi người sử dụng đã thực hiện tính ĐTBmhk của các môn học trong học kỳ. Cách tính điểm trung bình học kỳ dựa vào công thức tính điểm do Bộ iáo dục và Đào tạo quy định (xem chương 1). Kết quả ĐTBhk được lấy làm cơ sở để tính điểm trung bình cho cả năm học là là cơ sở căn cứ để đánh giá xếp loại học lực cho học sinh trong học kỳ đó. Tính điểm trung bình năm học. Điểm trung bình năm học(ĐTBnh) là điểm trung bình của học kỳ 1 và học kỳ 2 của năm học đó. Điểm trung bình năm học được tính sau khi người sử dụng đã thực hiện tính điểm trung bình hai học kỳ của năm học đó. Điểm trung bình năm học là cơ sở để đánh giá, xếp loại học sinh về học lực, xét lên lớp hoặc khen thưởng. Quản lý quá trình học tập: Quản lý quá trình học tập của học sinh bao gồm việc theo dõi học lực và đánh giá hạnh kiểm của học sinh trong toàn bộ khoá học. Kết quả học lực và rèn luyện hạnh kiểm của từng học kỳ được tính toán và lưu lại trong cơ sở dữ liệu. Tiện cho việc in ấn và tra cứu khi cần thiết. Xử lý các thống kê, báo cáo: Các thống kê, báo cáo được thực hiện khi có yêu cầu thống kê hoặc yêu cầu in báo cáo khi cần thiết. Các thống kê bao gồm: Thống kê số lượng học sinh giỏi thống kê số lượng học sinh tiên tiến, thống kê số học sinh kém,số học sinh ở lại lớp, tỉ lệ học sinh khá, giỏi, tiên tiến…. Các báo cáo bao gồm: Danh sách học sinh giỏi, danh sách học sinh tiên tiến, danh sách học sinh lưu ban, Bảng kết quả học tập, Bảng điểm…. BIỂU ĐỒ PHẦN CẤP CHỨC NĂNG (BPC) - HỆ THỐNG QL HỌC SINH Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do công ty IBM phát triển. BPC cho phép phân rã dần các chức năng từ chức năng cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Thành phần của biểu đồ bao gồm: QL Hồ sơ Hình vẽ: Chức năng QL Hố sơ của BPC -Hệ thống QLHS PTTH Lý Thái Tổ * Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật, trên có tên nhãn A B C D Hình vẽ: Thể hiện kết nối giữa các chức năng. Chức năng A phân rã thành B,C,D * Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” với các chức năng “con” Đặc điểm của BPC: + Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiêu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. + Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bày hệ thống làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào. + Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức, nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức. Từ những phân tích của hệ thống thực, ta xây dựng được biểu đồ phân cấp chức năng, hệ thống “Quản Lý Học sinh PTTH” như sau: HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH Cập nhật TT đầu vào Cập nhật Hồ sơ Sửa chữa thông tin Lập sổ đăng bộ Tra cứu hồ sơ QL HỒ SƠ Cập nhật số ngày nghỉ Xếp loại hạnh kiểm Xếp loại danh hiệu Xét khen thưởng/lư u ban Lập sổ học bạ QL QÚA TRÌNH HỌC TẬP Cập nhật điểm Sửa chữa điểm Tính điểm TB Lập bảng điểm Xếp loại học lực Tra cứu điểm QL ĐIỂM In Danh sách học sinh Thống kê số hs khá giỏi Thống kê số học sinh lưu ban In bảng điểm THỐNG KÊ/BÁO CÁO HỆ THỐNG QL tài khoản Phân quyền SD Backup dữ liệu Thoát khỏi Ctrình BPC Hệ thống quản lý học sinh PTTH Lý Thái Tổ Biểu đồ phân cấp chức năng con, chức năng “Quản lý hệ thống” Quản lý hệ thống là việc xây dựng một số chức năng, giúp cho người dùng quen dần với cách sử dụng chương trình và thao tác với chương trình dễ dàng hơn. Quản lý tài khoản(Account): Mỗi người sử dụng, muốn sử dụng chương trình đều phải đăng ký với hệ thống. Việc quản lý tài khoản giúp hạn chế số người sử dụng chương trình, tránh mất mát thông tin. Theo đó, chỉ có những người có tài khoản đăng ký mới thể đăng nhập chương trình và chịu trách nhiệm với việc thay đổi dữ liệu đã lưu trong hệ thống. Để tạo mới một tài khoản (Account), người sử dụng phải được phép của người có quyền quản trị hệ thống (Administrator). Người sử dụng phải đăng ký tên và mật khẩu trong tài khoản của mình. Tên đăng nhập phải là duy nhất (không trùng với bất cứ tên tài khoản nào khác), Mật khẩu đăng nhập là một dãy các ký tự được mã hoá bằng ký tự (*) ứng với Tên đăng nhập. Muốn sử dụng chương trình, người sử dụng phải gõ đúng Tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập trong “cửa số đăng nhập”. Người quản trị hệ thống sẽ cấp cho tài khoản mới một quyền sử dụng. Theo đó, người sử dụng chỉ có thể thực hiện các thao tác trong phạm vi quyền hạn của mình (Xem quyền sử dụng trong mục 1.2). Người sử dụng sau khi đăng nhập vào chương trình, có thể xem danh sách người sử dụng trong “Danh mục người sử dụng”, thay đổi mật khẩu trong phạm vi tài khoản của mình, sử dụng chương trình trong phạm vi quyền hạn của mình. Nếu quyền sử dụng chương trình là quyền “Quản trị hệ thống”, người sử dụng có toàn bộ quyền đối với chương trình. Từ việc cấp tài khoản mới, phân quyền cho tài khoản mới, xoá tài khoản khác, thay đổi phân quyền sử dụng, thay đổi dữ liệu…. Phân quyền sử dụng: Phân quyền sử dụng là việc Người quản trị hệ thống (Administrator) cung cấp quyền sử dụng chương trình cho các tài khoản đăng nhập khác. Trong danh mục quyền sử dụng, có các loại quyền cơ bản như sau: Quyền quản trị (Adminsitrator) – ký hiệu là 1 Quyền sử dụng (User) – ký hiệu là 2 Quyền khách (Guest) – ký hiệu là 3 Người có “Quyền Quản trị” (Administrator) là người có quyền cao nhất với toàn bộ hệ thống. Theo đó, người quản trị có quyền tạo tài khoản mới, cung cấp quyền sử dụng cho tài khoản mới (quyền là một trong các quyền ghi ở trên), xoá các tài khoản khác, thay đổi tất cả các dữ liệu trong chương trình. Người có “Quyền sử dụng” (User) là người chỉ được sử dụng chương trình trong một phạm vi nhất định. Thay đổi, thêm mới, sửa, xoá, tra cứu…trong phạm vi quyền hạn được phép. Người có quyền sử dụng chỉ có quyền thay đổi mật khẩu ở tài khoản của mình, không có quyền xoá các tài khoản khác, không có toàn quyền thay đổi dữ liệu trong chương trình… Người có “Quyền Khách (Guest)” là người có quyền thấp nhất trong toàn bộ hệ thống. Người có Quyền Khách chỉ được phép xem, tra cứu thông tin, thay đổi mật khẩu đăng nhập ở tài khoản của mình. Không có quyền được thay đổi dữ liệu trong chương trình. Backup dữ liệu: HỆ THỐNG QL TÀI KHOẢN PHÂN QUYỀN SD BACKUP DỮ LIỆU THOÁT KHỎI CTRÌNH Tạo mới tài khoản Xoá tài khoản Phân quyền Đổi mật khẩu Tạo mới quyền sử dụng Xoá quyền sử dụng Xem danh mục tài khoản BPC chức năng con “Quản lý hệ thống” PTTH Lý Thái Tổ Trong khi sử dụng chương trình, người sử dụng có thể “vô tình’ xoá đi một số dữ liệu quan trọng. Việc sao lưu dữ liệu dự phòng (Backup dữ liệu) giúp khôi phục lại những dữ liệu đã bị xoá đi Thoát khỏi chương trình: Sau mỗi lần sử dụng, người sử dụng phải thoát khỏi chương trình. Việc thoát khỏi chương trình đồng nghĩa với việc đóng lại tài khoản đăng nhập của mình để người khác không tự ý sử dụng tài khoản của mình (nếu không biết tên và mật khẩu đăng nhập) để thay đổi dữ liệu trong chương trình. Biểu đồ phân cấp chức năng con, chức năng “Quản lý Hồ sơ”: QUẢN LÝ HỒ SƠ CẬP NHẬT TT ĐẦU VÀO CẬP NHẬT TT HỒ SƠ SỬA CHỮA TT HỒ SƠ TRA CỨU HỒ SƠ Thêm mới khoá học Thêm mới lớp học Thêm mới chuyên ban Cập nhật điểm đầu vào Xếp lớp Cập nhật sơ yếu lý lịch Cập nhật kết quả học tập Cập nhật chứng chỉ nghề Cập nhật Chứng chỉ QDQP Sửa chứa TT đầu vào Sửa chứa sơ yếu lý lịch Sửa chữa kết quả học tập LẬP SỔ ĐĂNG BỘ Thêm mới sổ đăng bộ Cập nhật TT đầ u vào Lập sổ đăng bộ Tra cứu điểm đầu vào Tra cứu sơ yếu lý lịch Tra cứu VB/chứng chỉ Tra cứu kết quả học tập Tra cứu sổ đăng bộ BPC chức năng con “Quản lý hồ sơ học sinh” PTTH Lý Thái Tổ Xoá TT dư thừa Cập nhật thông tin đầu vào: Khi có kết quả thi tuyển sinh vào trường, người sử dụng phải nhập các thông tin đầu vào để bắt đầu cho một khoá học mới. Thêm mới khoá học là việc người sử dụng chương trình phải thực hiện thêm vào chương trình Mã khoá học, tên khoá học và các thông tin liên quan đến khoá học mới để tiện cho việc quản lý các khoá học. Trường thực hiện giảng dạy theo hình thức chuyên ban (hiện tại gồm ban A và ban C). Người sử dụng chương trình phải thêm mới các chuyên ban ( bao gồm Mã Chuyên ban, Tên chuyên ban) nếu trong chương trình dữ liệu chưa có dữ liệu về chuyên ban. Điều này tiện cho việc quản lý các lớp chuyên ban Mỗi khoá học có nhiều lớp học, người sử dụng chương trình phải thêm mới lớp học. Việc thêm mới lớp học (bao gồm Mã Lớp học và Tên lớp học) là thao tác bắt buộc để xếp lớp cho các học sinh trong khoá học mới. Ngoài việc nhập vào Mã lớp học và Tên lớp học, người sử dụng phải xác định xem lớp này thuộc chuyên ban nào bằng cách lựa chọn Mã Chuyên Ban. Cập nhật điểm đầu vào của học sinh là căn cứ để xếp lớp cho các học sinh trong khoá học mới, đồng thời là cơ sở để tra cứu thông tin đầu vào khi cần thiết. Mỗi học sinh được cập nhật vào Khoá học mới sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như: Họ tên,ngày sinh, giới tính, hộ khẩu, điểm đầu vào, Mã khóa học…. Mỗi một học sinh, được định danh bằng một ID_HS. Điều này xác đinh tính duy nhất của học sinh đó trong một khoá học (Vì có thể có học sinh trùng tên hoặc trùng ngày tháng năm sinh). Mỗi lớp được định danh bằng một Mã lớp, xác định tính duy nhất của lớp đó trong cơ sở dữ liệu. Mỗi học sinh chỉ có thể thuộc một lớp, mỗi ID_HS chỉ tương ứng với một khoá học Chức năng Xếp lớp được thực hiện khi người sử dụng nhập ID_HS và Mã Lớp rồi thực hiện nút lệnh “Xếp lớp”. Kể từ sau khi xếp lớp, các học sinh sẽ được quản lý theo lớp. Từ việc quản lý hồ sơ, quản lý điểm, sơ yếu lý lịch, đến quản lý quá trình học tập của học sinh đều được nhóm theo các lớp. Những Thông tin điểm đầu vào được lưu trữ trên máy tính phục vụ cho việc tra cứu thông tin khi cần thiết. Cập nhật hồ sơ: Cập nhật sơ yếu lý lịch: Sau khi hoàn tất thủ tục nhập học, học sinh phải nộp hồ sơ và giấy báo trúng tuyển cho trường. Sơ yếu lý lịch cá nhân của học sinh sẽ được cập nhật vào hệ thống phục vụ cho công tác quản lý. Cập nhật kết quả học tập: Hồ sơ của học sinh trong suốt quá trình học tập bao gồm cả kết quả học tập của từng học kỳ, từng năm học. Cập nhật kết quả học tập là công việc thường xuyên trong toàn bộ khoá học. Đây là căn cứ đánh giá chất lượng học tập của học sinh, là cơ sở để “Quản lý quá trình học tập”. Cập nhật chứng chỉ nghề/GDQP-AN: Các học sinh đều được học nghề phổ thông và được học môn học Giáo dục quốc phòng và an ninh. Điểm của các môn học này không tính vào kết quả học tập mà được cấp giấy chứng chỉ nghề/chứng chỉ GDQP-AN. Hai chứng chỉ này bắt buộc phải có trong hồ sơ thì học sinh mới được tham gia kì thi tốt nghiệp PTTH. Việc cập nhật chứng chỉ nghề là việc xác định học sinh đó có đủ điều kiện tham gia thi tốt nghiệp, hoàn thành hết các môn học. Sửa chữa thông tin hồ sơ: Trong quá trình cập nhật các dữ liệu vào máy, người sử dụng sẽ có thể gặp sai sót cần phải sửa chữa lại. Các thông tin trong hệ thống phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối nếu có sai sót phải được sửa lại cho đúng. Sửa chữa thông tin đầu vào trong trường hợp người sử dụng nhập sai một số thông tin đầu vào như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, điểm đầu vào…. Sửa chữa sơ yếu lý lịch: trong trường hợp các thông tin trong sơ yếu lý lịch học sinh bị nhập sai so với hồ sơ gốc. Sửa chữa kết quả học tập: Trong quá trình học tập của học sinh, kết quả học tập đôi khi bị sai (nếu nhập sai điểm), hoặc thay đổi (nếu học sinh được kiểm tra lại một số môn). Quá trình sửa chữa kết quả học tập diễn ra thường xuyên khi mỗi học kỳ kiểm tra có thông tin sai lệch. Xoá thông tin dư thừa: Trong trường hợp có các bản ghi không có dữ liệu, hoặc các dữ liệu bị dư thừa không dùng đến ta có thể thực hiện xoá thông tin dư thừa để giải phóng bộ nhớ. Lập sổ đăng bộ: Tạo mới Sổ đăng bộ: Sổ đăng bộ được lập khi bắt đầu một khoá học mới. Mỗi khoá học có một sổ đăng bộ để lưu các thông tin cơ bản về học sinh trong khoá học đó. Cập nhật thông tin đầu vào: Sau khi đã xếp lớp cho các học sinh, người sử dụng phải lấy một số thông tin cơ bản của học sinh ở Khoá học mới đưa vào sổ Đăng bộ. Lập sổ đăng bộ: là việc sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin cho Sổ đăng bộ, người sử dụng thực hiện lệnh “Lập sổ đăng bộ”. Sổ đăng bộ được lập để tiện cho việc tra cứu thông tin và in ấn khi có yêu cầu. Tra cứu hồ sơ: Trong quá trình quản lý học sinh, khi có yêu cầu, người sử dụng phải cung cấp một số thông tin về hồ sơ cho lãnh đạo, hoặc phải kiểm tra lại thông tin để xác định tính chính xác của thông tin lưu trữ trong hệ thống. Khi đó, người sử dụng sẽ sử dụng đền chức năng Tra cứu hồ sơ. Để tra cứu hồ sơ học sinh, người sử dụng phải biết chính xác ID_HS (Mã học sinh) của học sinh đó. Tra cứu hồ sơ bao gồm: Tra cứu điểm đầu vào, là việc kiểm tra lại tính chính xác của điểm đầu vào để có thể chỉnh sửa lại nếu phát hiện sai sót. Hoặc đánh giá ban đầu học sinh thông qua điểm thi đầu vào… Tra cứu sơ yếu lý lịch, là việc xác minh tính chính xác của sơ yếu lý lịch để chỉnh sửa lại thông tin nếu phát hiện thông tin sai lệch. Hoặc biết được thông tin cá nhân của học sinh đó như: Họ tên bố, Họ tên mẹ, Chỗ ở hiện tại…. Tra cứu văn bằng/chứng chỉ: là việc kiểm tra xem học sinh đó đã đạt được văn bằng chứng chỉ nghề phổ thông, giáo dục quốc phòng và chứng chỉ xếp loại gì… Tra cứu kết quả học tập: Để theo dõi quá trình học tập của học sinh trong toàn bộ học kỳ, trong toàn bộ năm học, hoặc toàn bộ khoá học. Tra cứu Sổ Đăng Bộ: là tra cứu các thông tin về học sinh của cả một khoá học và một số thông tin khác…. Biểu đồ phân cấp chức năng con, chức năng “Quản lý Điểm” QUẢN LÝ ĐIỂM CẬP NHẬT ĐIỂM SỬA CHỮA ĐIỂM TÍNH ĐIỂM LẬP BẢNG ĐIỂM XẾP LOẠI TRA CỨU ĐIỂM Điểm đầu vào Điểm kiểm tra Điểm học nghề Điểm đầu vào Điểm học kỳ Điểm học nghề Tổng điểm đầu vào Điểm TB môn Điểm TB học kỳ Điểm thi học kỳ Điểm thi họckỳ Điểm TB năm Bảng điểm môn Bảng điểm HK Bảng điểm năm Bảng điểm khoá học Học lực HK Học lực năm hoc Điểm đầu vào Điểm môn học Điểm thi HK Điểm TB môn Điểm TB HK Chức năng Quản lý điểm giúp cho việc theo dõi toàn bộ quá trình học tập của học sinh một cách trực quan. Giúp giảm bớt thời gian tính toán và tổng kết điểm một cách dễ dàng, chính xác… Cập nhật điểm: Chức năng Cập nhật điẻm cho phép nhập điểm vào hệ thống theo giai đoạn hoặc định kỳ. Cập nhật điểm đầu vào của học sinh là việc nhập học cho một khoá học sinh mới đủ điều kiện học trong trường. Cập nhật điểm kiểm tra (bao gồm KT thường xuyên và KT định kỳ) được cập nhật thường xuyên trong suốt học kỳ. Cuối mỗi học kỳ, người sử dụng phải nhập điểm thi học kỳ của tất cả các môn học khi có kết quả thi học kỳ. Điều này là cơ sở cho việc tính điểm trung bình môn học và trung bình học kỳ cho học sinh sau mỗi học kỳ. Cập nhật điểm học nghề chỉ mang tính hình thức, sử dụng để tính điểm trung bình môn cho môn học nghề. Vì Nghề phổ thông và Giáo dục quốc phòng được giảng dạy trong nhà trường như một môn học, nhưng kết quả kiểm tra của các môn học đó không tính vào điểm tổng kết chung của các môn học. Sửa chữa điểm: Người sử dụng thực hiện Sửa chữa điểm khi phát hiện ra điểm nhập vào có sai sót, hoặc thiếu so với hệ thống thực. Khi nhập các điểm kiểm tra cho các môn học ở trong một học kỳ, các điểm này sẽ không được nhập đồng thời mà giải rác trong toàn bộ học kỳ. Khi đó, người sử dụng dùng chức năng Sửa chữa điểm để thêm vào những phần điểm còn thiếu. Thí dụ: Giai đoạn đầu, người sử dụng cập nhật điểm miệng cho một học sinh ở môn Hoá Học. Một bản ghi mới mở ra chứa điểm của môn hoá học của học sinh đó. Bản ghi cập nhật điểm miệng, xong vẫn giành một khoảng để có thể cập nhật các điểm kiểm tra khác. Một thời gian sau, người sử dụng nhập các điểm kiểm tra môn Hoá học cho học sinh đó. Khi đó, người sử dụng phải sử dụng chức năng “Sửa chữa điểm” để cập nhật điểm cho học sinh đó. Khi có đầy đủ các điểm kiểm tra của môn hoá, mới có thể tính điểm trung bình cho môn Hoá được. Tính điểm: Người sử dụng thực hiện tính điểm khi cần có kết quả trung bình môn học hoặc trung bình các môn trong một học kỳ, trung bình năm học. Điểm trung bình môn học (ĐTBmh) được tính khi người sử dụng đã nhập đầy đủ số điểm kiểm tra cần thiết của học sinh ở môn học đó. Điểm trung bình học kỳ(ĐTBhk) được tính khi người sử dụng đã tính xong tất cả các điểm trung bình của các môn học ở học kỳ đó. Điểm trung bình năm học (ĐTBnh) được tính khi đã có kết quả tính điểm trung bình của học kỳ 1 và học kỳ 2 của năm học đó. Lập bảng điểm: Việc cập nhật điểm kiểm tra chính là việc nhập các điểm vào Bảng điểm. Cuối mối học kỳ hoặc cuối mối năm học, Bảng điểm được lập ra để tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập của học sinh trong một học kỳ, trong một năm học hoặc một khoá học. Khi có yêu cầu, bảng điểm sẽ được in ra theo yêu cầu của lãnh đạo, hoặc in ra gửi về gia đình để các bậc phụ huynh có cái nhìn khái quát về kết quả học tập của con em mình. Xếp loại học lực: Xếp loại học lực được thực hiện khi đã có kết quả của việc tính điểm trung bình học kỳ, hoặc điểm trung bình năm học cho các học sinh. Xếp loại học lực là cách đánh giá khách quan, trung thực và ngắn gọn về kết quả học tập của học sinh. Theo đó, những học sinh xếp loại Khá, Giỏi sẽ được xét khen thưởng. Những học sinh xếp loại kém sẽ bị lưu ban xuống k