Đề tài Chương trình quản lý nhân sự bằng Access

g trình quản lý nhân sự theo tiến trình công việc Phân giải chức năng gồm hai phần đó là chức năng hệ thống và chức năng chi tiết Chức năng hệ thống Thao tác hệ thống Thống kê báo cáo Tìm kiếm In ấn báo cáo Tổng hợp boá cáo Đ/n báo cáo Sửa (xoá) thông tin Thêm mới Thao tác dữ kiệu Đóng CSDL Mở CSDL Tạo CSDL Hình: Sơ đồ phân rải chức năng hệ thống hứcChức năng và chi tiết Báo cáo Tìm kiếm Cập nhật Hình: Sơ đồ chức năng chi tiết Tìm kiếm Tìm kiếm theo chức vụ Tìm kiếm theo tên Hồ sơ nhân sự Hình: Phân giải chức năng f. sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams) Định nghĩa: Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để hỗ trợ giúp cho hoạt động chính của nhà phân tích: Phân tích: DFD được dùng để giúp, xác định yêu cầu của người sử dụng. Thiết kêt: DFD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết hệ thống mới . Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, rễ hiểu của nó đối với nhà phân tích và người dùng. Tài liệu: Việc dùng mô hình đồ thị như DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kê, thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong iệc tạo ra và chấp nhận những tài liệu như vậy . Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra các thông tin vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ một chức năng này cuả hệ thống sang một tiến trình khác: Nhưng cần phải chú ý là sơ đồ dòng dữ liệu: Không chỉ cho ta yếu tố thời gian (việc chuyển thông tin mất bao thời gian?). Không xác định được trật tự theo thời gian. Không chỉ ra yếu tố định lượng cho dữ liệu. Ví dụ: Sơ đồ dòng dữ liệu DFD Phòng giáo vụ Phòng hành chính - tài vụ Cán bộ giáo viên Thống kê Tìm kiếm Kiết xuất dữ liệu Đơn vị Người sử dụng e. Mô hình quan hệ và các thuộc tính của nó: Mô hình qua hệ Xây dựng được loại bảng lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống. Tiến hành chuẩn hoá các loại bảng. Chỉ ra các mối quan hệ giữa các loại bảng khác nhau. Các thành phần của cơ sở dữ liệu: Thực thể (dòng,bản ghi ): Là một chủ điểm một đối tượng hay một sự kiện quan tâm đến tổ chức trong hệ thống cần được lưu trữ. Kiểu thực thể (bảng, tệp DBF): Là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại với nhau nó mô tả một loại thông tin. Thuộc tính (cột trường): Là những thông tin cần phải được lưu trữ cho một thực thể. Nó là các đặc trưng của một thực thể. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính tên gọi (thuộc tính khoá ): Mỗi một thực thể trong bảng phải được xây dựng duy nhất không thể có hai thực thể giống nhau. Mỗi khoá là một hoặc nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể dùng để xác định một cách duy nhất cho thực thể đó. Thuộc tính mô tả: Là những khoản mục thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tơí. Những thông tin làm tăng hiểu biết về thực thể. Thuộc tính kết nối: Chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có và một thực thể khác trong bảng khác (thuộc tính kết nối là thể hiện mối quan hệ giữa hai hay nhiều bảng khác nhau) g. Các bước phân tích hệ thống (theo hướng đề tài quản lý nhân sự): Bước 1: Khảo sát: Xác định mục tiêu hiện đại hoá và hệ thống thông tin đáp ứng được quản lý và điều hành của trung tâm Xác định nhu cầu quản lý của trung tâm và gặp những người sư3r dụng chương trình để xác định thêm nhu cầu cũng như những ý kiến của người dùng Tham khảo những ý kiến, đề ra phương án tối ưu về quản lý khai thác dữ liệu cũng như trình bầy về nội dung khi in ra kết quả Xác định thời gian hoàn thành công việc Bước 2: Phân tích và thiết kế: Xác định rõ nhu cầu của người sử dụng một lần nữa, qua đó phân tích những điểm phù hợp hay không phù hợp của chương trình Phân tích điểm mạnh và điểm yếu chương trình. Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu theo trường các bảng (table) phù ợp với công việc có tính độc lập theo các lĩnh vực xác định mục tiêu cụ thể. Xác định các mối quan hệ các trường định đặt khoá cho các trường cần thiết. Xác định chức năng chính của chương trình Bước 3: Xây dựng chương trình: Thiết kế xây dựng mô hình cập nhật các danh sách cán bộ, các form nhập CSDL của phần nhập hồ sơ Thiết kế mô hình khai thác tìm kiếm dùng form để tìm kiếm và khai thác theo nhu cầu. Thiết kế xây dựng bảng báo cáo (Report) và xây dựng bảng mẫu khi được in ấn Thiết kế xây dựng mô hình in ấn theo nhu cầu Bước 4: Xây dựng chương trình Nâng cấp chương trình mới theo yêu cầu của người sử dụng, sử dụng các công cụ mới để hỗ trợ cho công việc mới được hỗ trợ cho công việc được tốt hơn: 3. Các yêu cầu đặt ra của chương trình: Trên thực tế cho rằng, giữa CSDL và úng dụng co sự phân biệt giữa phân biệt giữa lý thuyết và thực hành.ứng dụngcó thể được hiểu là sự phat triển của các quan hệ logic của CSDL lên mức độ giao tiếp người dùng.Một úng dụng thực sự thì phải cung cấp cho người sử dụng một giao diện thực trực quan,đơn giản và phải có khả năng giải quyết toàn bộ công việc tại mức độ giao tiếp ứng dụng được xây dựng bằng công cụ mà quan trọng nhất là chất lượng ứng dụng thông qua giao diện.Do đó ứng dụng phải đưađến cho người dùng các thao tác thật đơn giản,dễ hiểu và trực quan để điều hành toàn bộ ứng dụng 4. Mô hình quan hệ trong hệ thống: a. Mô hình thực thể: Theo quan điểm của Microsoft Access, một Database (CSDL) có thể chứa 6 loại CSDL (Databese ObJect) là:Table,Query,From,Report,Maro và Muduele.Mỗi đối tượng dữ liệu được thể hiện bằng một lược đồ quan hệ.Trong hệ thống này các thực thể của CSDL được cụ thể hoá là các bảng (Table). Mô hình thực thể của hệ thống Bảng: Các bộ phận, chức năng Thuộc tính Kiểu Độ rộng Diễn giải Mã cán bộ text 10 Mã cán bộ Số CMND text 10 Số chứng minh nhân dân Họ Tên text 25 Họ và tên Giới tính text5 5 Giới tính Ngày sinh date time Short date Ngày sinh Quê quán text 30 Quê quán Đơn vị Text 30 Đơn vị Chức vụ text 30 Chức vụ Văn hoá text 15 Văn hoá Thành phần GĐ text 20 Thành phần gia đình Ngày đi làm date time short date Ngày đi làm Ngày vào cơ quan date time short date Ngày vào cơ quan Tuyển dụng text 30 Tuyển dụng Ngạch text 25 Ngạch Hệ số lương number Singne Hệ số lương Ngày nâng date/time Short date Đảng yes/No Ngày kết nạp Date time Short date Ngày kết nạp Ngày chính thức Date time Short date Ngày chính thức CHươn II. Những Nội Dung Và Chức Năng Trong Chương Trình Access. Màn hình chung của nền Microsoft Access. Các công cụ của Microsoft Access Microsoft Access có các đối tượng công cụ Bản dữ liệu(Database), bảng biểu(Table), mẫu biểu (Form), bảng báo cáo (Report).Query, trang truy xuất dữ liệu (Page) , hàm lệnh (Macros)..... Bảng dữ liệu(Database) Là một bảng chọn lựa những thông tin mà các thông tin đó có liên quan tới mục đích hoặc đối tượng đặc biệt hoặc dư ản nhạc đã được tuyển chọn . Nếu dự liệu của bạn không được chứa tổng máy điện toán , hoặc chỉ chứa một phần , bạn có thể truy tìm các thông tin từ một số công cụ thông tin khác . Tuy nhiên, nếu như những nguồn thông tin này bị thay đổi , bạn phải tự cập nhật theo dạng thủ công. Với cách dùng Access, bạn có thể quản lý mọi thông tin với chỉ bằng một tập tin dữ liệu đơn thuần . Trong phạm vi tập in này, bạn chia tất cả dữ liệu này thành những vùng chứa riêng biệt được gọi là các bảng ;khung quan sát , thêm và cập nhật các dự liệu trong các bảng khung quan sát, thêm và cập nhật các dữ liệu với query, và phân tích hoặc in các dữ liệu bằng các bảng báo cáo. Cho phép những người sử dụng có thể xem, cập nhật phân tích các dữ liệu trong hồ sơ từ mạng Interet hoặc Interet trong những trang Web của họ . Để chứa dữ liệu, tạo riêng các bảng, mỗi bảng chứa một loại thông tin riêng biệt. Để đưa những dữ liệu vào cùng chung một bảng với nhau, những loại dữ liệu đó phải mang đặc tính chung và liên quan với nhau. Để chỉ tìm và xem lại những dữ liệu đúng với điều kiện, gộp chung với chúng từ nhiều bảng biểu và tạo riêng một query. Query này có thể cập nhật hoặc xoá nhiều bản ghi cùng một lúc và thực hiện nhnữg phép tính đã đưọc lập sẵn trong bảng dữ liệu. Bảng Biểu(Table): Bảng biểu là bảng liệt kê dữ liệu về một danh mục đã được chọn lọc như là các sản phẩm và nguồn cung cấp . Bằng cách dùng các bảng riêng cho từng danh mục , bạn có thể làm cho cơ sở dữ liệu của bạn được hiệu quả hơn và giảm thiểu được các lỗi trong lúc nhập liệu. Ngoài ra còn có thể dùng bảng biểu để lập phiếu theo dõi bệnh án của riêng từng bệnh nhân; lập bảng theo dõi các nguòn cung ứng vật tư hoặc theo dõi tình trạng học vấn của từng sinh viên theo từng chuyên ngành khác nhau. Trong khung màn hình Datasheet, bạn có thể thêm, sửa đổi, theo dõi hoặc xử lý những loại dữ liệu khác trong bảng. Ngoài ra, ta còn có thể cho hiện các bản ghi từ những bảng có dữ liệu liên quan đến bảng đang hiện hành bằng cách cho hiện một bảng dữ liệu phụ nằm trong bảng chính. Mẫu biểu(Form): Ta có thể tạo mẫu biểu để minh hoạ và thực hiện cho nhiều mục đích khác nhau như tạo một biểu mẫu dữ liệu để nhập dữ kiện đó vào bảng biểu; tạo riêng một hộp thoại để nhận những giá trị nhập của người sử dụng và sau đó tạo ra các chức năng dựa theo dữ kiện đó hoặc tạo một bảng trung chuyển để mở bản báo cáo hay mẫu biểu khác. Hầu hết mọi thông tin trong mẫu biểu đều đến từ các nguồn bản ghi nằm dưới. Những thông tin khác trong mẫu biểu đều được chứa trong phần Design của mẫu biểu. Bản báo cáo(Report) Bản báo cáo là cách hữu hiệu nhất trình bày dữ liệu theo dạng in ấn. Do có thể điều chỉnh kích cỡ và trình bày bản báo cáo, ta có thể thông tin hiện ra theo cách mà mình mong muốn. Hầu hết thông tin nằm trong bản báo cáo đều lấy từ các bảng biểu, query hoặc câu lệnh QSL, và đây cũng chính là các nguồn của dữ liệu để đưa vào bản báo cáo. Mọi thông tin khác trong nguồn của dữ liệu để đưa vào bản báo cáo. Mọi thông tin khác trong báo cáo đều chứa trong Design của bản báo cáo. Với bản báo cáo, ta có thể tạo một sự liên kết giữa một bản báo cáo và các nguồn về bản ghi của chính nó bằng cách dùng những đối tượng đồ hoạ được gọi là các nút khiển. Các nút khiển có thể là những khung thông tin dùng để hiện các tên, những con số, các nhãn để minh hoạ những tiêu đề, hoặc trang trí bằng những đường kẻ mang tính chất hình hoạ kết hợp với dữ liệu làm cho bản báo cáo có phần lôi cuốn hơn . Query. Query dùng các bảng query để quan sát, thay đổi, và phân tích những dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho các bản ghi, bản báo cáo và các bảng truy xuất dữ liệu.. Loại thông dụng nhất của Query là một query chắt lọc. Dùng loại query này để xem lại dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng biểu bằng cách dùng đối tượng chỉ ddịnh và sau đó cho chúng hiện theo thứ tự mình muốn. Khi điều hoạt query, Access sẽ xem lại ccs bản ghi đã được chỉ định và sau đó hiện ra theo thứ tự mình muốn. Khi ta tạo lấy một query bằng cách dùng các khung màn hình hướng dẫn wizard hoặc lấy dữ liệu có liên quan nằm rải rác từ những bảng biểu trong khung màn hình Design. Trong khung màn hình Design này, chúng ta chọn lấy những dữ liệu muốn xử lý bằng cách thêm các bảng hoặc những query có chứa những dữ liệu đó và sau đó điền chúng vào khung màn hình Design. Thêm các bảng dữ liệu và Query. Điểm mạnh của các Query là chúng có khả năng kết hợp các dữ liệu từ nhiều bảng biểu hoặc query lại vơí nhau. Ví dụ: Ta muốn xem thông tin của khách hàng cùng với những đơn đặt hàng củ họ. Để quan sát được các thông tin này, bạn cần những dữ liệu từ bảng biểu Customers và orders. Khi ta thêm nhiều bảng biểu vào một query, bạn phải bảo đảm là những danh sách của các trường cũng đã được kết hợp với nhau bằng một đường nối để Access biết cách liên kết những thông tin này. Nếu các bảng trong query không kết hợp với nhau, hoặc là trực tiếp hoặc là gián tiếp, Access sẽ không biết được bản ghi nào có sự liên kết với nhau để chúng hiện từng sự liên kết của bản ghi (được gọi là tích số chéo hoặc tích số Cartesian) giữa hai bảng biểu. Vì thế, nếu mỗi bảng biểu có chứa 10 bản ghi, những kết quả của query sẽ chứa đến 100 bản ghi. Ngoài ra điều này cũng có nghĩa là query phải mất một thời gian điều hoạt dài và có thể đưa ra kết quả vô nghĩa. Nếu như trước đây ta dã tạo một sự quan hệ giữa hai bảng biểu trong khung màn hình Relationships, Access sẽ tự động hiện thêm đường kết nối khi bạn thêm những bảng quan hệ trong query thuộc khung màn hình Design. Nếu như tính đối chiếu hợp lệ, Access sẽ hiện giá trị vô cực để cho biết bảng biểu nào nằm ở phía many. Trang truy xuất dữ liệu (Page) Trang truy xuất dữ liệu là một loại trang Web được thiết kế để quan sát và làm việc với những dữ liệu lấy từ mạng Internet dữ liệu được chứa trong Microsoft Access Database hoặc trong Microsoft SQL Server Database. Hàm lệnh Macros: Hàm lệnh là một tập hợp của một hay nhiều chức năng mà mỗi chức năng thực hiện một tác vụ riêng, như mở mẫu biểu hoặc in bản báo cáo. Những hàm lệnh giúp bạn thực hiện những tác vụ thông dụng. Ví dụ, bạn có thể điều hoạt một hàm lệnh để in bản báo cáo khi người sử dụng kích nút lệnh. Một hàm lệnh có thể là một hàm lệnh tổng hợp nhiều chức năng hoặc có thể là một nhóm chức năng. Bạn có thể dùng các biểu thức bổ sung để tìm xem những hàm lệnh có thể điều hoạt hay không khi được kích lệnh. Kết chuỗi chức năng. Ta có thể kết một chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện mỗi khi hàm lệnh được điêù hoạt. Để điều hoạt loại hàm lệnh này, bạn phải gọi tên hàm lệnh trong khung cửa sổ Macro. Kết nhóm hàm lệnh. Nếu bạn có nhiều hàm lệnh bạn nên kết nhóm các hàm lệnh có liên quan lại với nhau để có thể giúp bạn quản lý các dữ liệu một cách dễ dàng hơn. Để hiện các tên hàm cùng trong một nhóm, các khung cửa sổ Macro, kích menu View và chọn Macro Names. Những chức năng có điều kiện. Để hienẹ cột Condition, trong khung cửa sổ Macro, kích menu View và kích tiếp Conditions. Khối (Module). Khối là một sự chọn lọc của những khai báo thuộc VisualBasic for Applications và những thủ tục được chứa chung với nhau như là một đơn vị . Có hai loại khối cơ bản: Khối cấp (class) và khối chuẩn(standard). Những thủ tục trong khối có thể là Function hoặc Sub. Thuộc tính HasModule. Ta có thể dùng thuộc tính Hasmpdule để chỉ định hoặc tìm xem mẫu biểu hoặc bản báo cáo có thuộc khối class hay không. Việc gán thuộc tính này về No có thể cải thiện việc thực hiện giảm kích thước củadữ liệu. Tham số Visual Basic Công dụng Yes True (-1) Mẫu biểu hoặc bản báo cáo có khối class No False (0) (Mặc định) Mẫu biểu hoặc bản báo cáo không có khối class Chúng ta có thể gián thuộc tính HasModule bằng cách dùng trang thuộc tính, hàm macro hoặc Visual Basic của Report. Tuy nhiên, HasModule chỉ có thể được gán trong khung màn hình Design của From hoặc Reprot nhưng có thể đọc ở trong khung màn hình đối tượng bất kỳ. Nếu trình ứng dụng của bạn dùng mẫu chuyển từ thành phần Navigator sang các mẫu biểu khác, thay vì dùng các nút lệnh với những thủ tục sự kiện, ta có thể dùng nts lệnh với hàm macro hoặc hyperlink. Những đối tượng này không hiện trong thành phần Object Browser và ta không thể dùng từ khoá new. II. Thêm bảng dữ liệu hoặc Query vào query Mở bảng query trong khung màn hình Design. Ngay thanh công cụ, kích biểu tượng Show Table . Trong khung thoại Show Table, kích thước lệnh liệt kê các đối tượng trong đó có những dữ liệu muốn xử lý Dữ liệu từ nhiều bảng dữ liệu hoặc query vào query Điểm mạnh của những query nằm ở chỗ là có khả năng kết hợp hoặc xử lý dữ liệu trên nhiều bảng dữ liệu hoặc query. Để có thêm xem thông tin của khách hàng với các hợp đồng cung ứng vật tư. Để có thể xem được những thông tin này, ta lấy dữ liệu từ bảng hoặc query vào query, chúng ta cần biết chắc chắn là các danh sách trường đã được nối với nhau để Access biết cách nối các thông tin lại với nhau. Nếu bảng trong Query không được kết nối với nhau, hoặc trực tiếp, hoặc gián tiếp, Access sẽ không biết bản ghi nào sẽ nối với bản ghi nào giữa hai bảng. Chương III. Cơ Sở Dữ Liệu Và Phân Tích Hệ Thống Lý Thuyết về cơ sở dữ liệu và phân tích hệ thống Lý thuyết về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là các tập thông tin về các đối tượng quản lý được lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin và được quản lý thống nhất theo một cơ chế gọi là hệ quản trị CSDL nhằm thực hiện 3 chức năng sau một cách tối ưu Mô tả dữ liệu Cập nhật dữ liệu Tìm kiếm thông tin Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ thống phần mềm giúp cho người sử dụng khai thác dữ liệu theo 3 chức năng trên các CSDL là đối tượng quản lý của hệ quản trị CSDL, chúng được tạo lập trên các vật mang tin ngoài 3. Các mô hình cơ sở dữ liệu Mô hình mạng: Được xây dựng trên các tập dữ liệu và các quan hệ. Tập dữ liệu được hình thành từ những dữ lieuẹ cùng một kiểu gọi là bản ghi, mỗi bản ghi được tạo bởi các trường. Mô hình phân cấp : Là trường hợp riêng của mô hình mạng, trong đó, khái niệm tập được giữ nguyên kiểu phân cấp. Giữa hai tập không quá một quan hệ và quan hệ này tuân thủ trật tự trên dưới. Mô hình quan hệ: Một cơ sở dữ liệu quan hệ được tạo lập từ các quan hệ có hình ảnh trực quan là các bảng. Mỗi bảng bao gồm các cột gọi là thuộc tính 4.Phân tích hệ thống có cấu trúc Là công việc dùng tập các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phân tích hiểu rõ và tìm ra giải pháp cho các vấn đề, yêu cầu nó phải dựa trên nguyên lý của lập trình có cấu trúc Khái niệm được sử dụng rộng rãi trong xử lý dữ liệu là ở chỗ quá trình phát triển của hệ thống có sử dụng máy tính được xem như bao gồm một số giai đoạn. Các giai đoạn gọi là vòng phát triển hệ thống. Vòng phát triển hệ thống gồm có 5 giai đoạn sau và tuần tự theo thời gian: Phân tích Thiết kế Cài đặt Khảo sát tính khả thi Danh sách yêu cầu Bản chất của việc phân tích Hệ thống hình thành và phát triển theo trình tự thời gian của vòng phát triển. Trong đó giai đoạn phân tích hệ thống là trọng tâm. Đây là giai đoạn mà nhà phân tích thiết kế ở 2 mức khác nhau: mức khái niệm hay logic của phân tích và mức thế giới thực. Sau khi đã hiểu được bản chất của phân tích thiết kế, người thiết kế sẽ phải dùng các công cụ để phân tích có cấu trúc Phân tích có cấu trúc là dùng các công cụ sau: Các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Bussiness Funciton Diagrams) Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams) Mô hình dữ liệu DM (Data Models) Ngôn ngữ có cấu trúc SL (Structure Languages) Sơ đồ chức năng BFD (Bussiness Function Diagrams) Sơ đồ chức năng là việc phân tích có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng được ghi trong khung và nếu cần sẽ được bẻ ra thành những chức năng con, số mới bẻ ra này phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Một câu giải thích về mục tiêu của sơ đồ được ghi phía trên (thông thường là câu đơn giản nói lên chức năng mức cao nhất), cùng với một câu nói về bộ phận của tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng đó. Sơ đồ chức năng là công cụ lập mô hình đầu tiên được sử dụng trong tiến trình phân tích. Nó giúp để định nghĩa các ranh giới của hệ thống đang nghiên cứu và cung cấp các thành phần cho kỹ thuật mô hình hoá sau này, đó là cách nhìn tương đối chủ quan về hệ thống cho nên điều rất quan trọng là cần tạo ra một mô hình chất lượng tốt, và đạt được sự tương đồng cao giữa người sử dụng và người chủ. Ví dụ: Sơ đồ chức năng BFD của chương trình Quản Lý Hồ Sơ. Quản lý nhân sự In dữ liệu Hiệu chỉnh Thống kê Tìm kiếm Nhập dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ dùng để hỗ trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích Phân tích: DFD được dùng để giúp xác định yêu cầu của người sử dụng Thiết kế: DFD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, dễ hiểu của nó đối với nhà phân tích và người dùng. Tài liệu: Việc dùng mô hình đô thị như DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thết kế hệ thống là môtj nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận những tài liệu như vậy. Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra cách các thông tin vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này của hệ thống sang một tiến trình hoặc quá trình khác. III. Mô hình dữ liệu và các thuộc tính: Xây dựng được loại bảng để lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống Tiến hành chuẩn hoá các loại bảng Chỉ ra các mối quan hệ giữa các loại bảng khác nhau Các thành phần của mô hình dữ liệu - Thực thể(dòng, bản ghi): Là một chủ thể một đối tượng hay một sự kiện quan tâm đến tổ chức trong hệ thống cần được lưu trữ Kiểu thực thể(bảng, tệp). Là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại với nhau, nó là dặc trưng của các thực thể. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính tên gọi(thuộc tính khoá): Mỗi thực thể trong bảng phải được xây dựng duy nhất không thể có hai thực thể giống nhau. Mỗi khoá là một hoặc tính trong kiểu thực thể dùng để xác định một cách duy nhất không thể có hai thực thể giống nhau. Mỗi khoá là một hoặc nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể dùng để xác định một cách duy nhất cho thực thể đó. -Thuộc tính mô tả: Là những khoản mục thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới. Những thông tin này làm tăng hiểu biết về thực thể -Thuộc tính kết nối: Chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có và một thực thể khác trong bảng khác(thuộc tính kết nối là thể hiện mối quan hệ giữa hai hay nhiều khác nhau). IV. Các Bước Phân Tích Hệ Thống(theo hướng đề tài Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự) Bước 1: Khảo sát Xác định mục tiêu hiện đại hoá hệ thống tin đáp ứng việc quản lý và điều hành của trung tâm. Xác định nhu cầu quản lý của trung tâm và gặp nhiều người sử dụng chương trình để xác định thêm nhu cầu cũng như những ý kiến của họ. Nhờ phòng hành chính- tài vụ cung cấp một số tài liệu có liên quan đến chương trình cần xây dựng Tham khảo những ý kiến đề ra phương án tối ưu về quản lý, khai thác dữ liệu cũng như trình bày nội dung ra kết quả ra kết quả. Xác định thời gian hoàn thành công việc. Bước 2: Phân tích và thiết kế: Xác định dõ nhu cầu của người sử dụng một lần nữa, qua đó phân tích những điều phù hợp hay không phù hợp chương trình. Phân tích điểm mạnh điểm yếu của chương trình. Lựa chọn phần mềm của chương trình. Xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu theo trường các bảng(table) phù hợp với công việc, có tính độc lập theo các lĩnh vực, xác định mục tiêu của cơ quan. Xác định mối quan hệ, các định đặt khoá (indexes) cho các trường cần thiết. Xác định chính của chương trình. Bước 3: Xây dựng chương trình: Thiết kế mô hình cập nh.ật các danh sách cán bộ các From nhập cơ sở dữ liệu của phần nhập hồ sơ. Thiết kế mô hình khai thác tìm kiếm, dùng From tìm kiếm và khai thác theo nhu cầu. Thiết kế xây dựng bảng báo cáo(công cụ Report) xây dựng bảng mẫu khi in ấn. Thiết kế xây dựng in ấn theo nhu cầu. Bước 4: Sử dụng chương trình: Nâng cấp theo nhu cầu của người sử dụng , sử dụng các công cụ dễ hỗ trợ cho công việc tốt hơn. V. Các Yêu Cầu Đặt Ra Đối Với Hệ Thống Và Chương Trình. Các Yêu Cầu Của Nhà Quản Lý Đối Với Mỗi Hệ Thống: Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý hàng ngày mạnh mẽ và đạt hiệu quả cao. Nhưng để đạt được điều đó, những hệ thống thông tin này phải giải quyết những bài toán quản lý mà với hệ thống quản lý trước đây chưa giải quyết triệt để. Đồng thời hệ thống thông tin mới này phải đáp ứng được những nhu cầu ngày càng nâng cao của người sử dụng. Các yêu cầu của trung tâm. Hệ thống chiến lược của Trung tâm, khi có sự thay đổi nhỏ chiến lược thì cũng không gây ảnh hưởng lớn đến các yêu cầu của hệ thống. Hỗ trợ cho việc ra quyết định của người quản lý. Với hệ thống mới giảm được chi phí văn phòng và có khả năng hoàn vốn đầu tư và đem lại những lợi ích về mặt tài chính cho Trung Tâm. Hỗ trợ quản lý chuẩn bị các thông tin chi tiết, báo cáo nhanh thông tin chính xác, có tính thời sự cao, đáp ứng nhanh nhu cầu của người sử dụng. Nhu cầu của người sử dụng. Hệ thống cho khả năng truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng gọn nhẹ. Tiếp cận các thiết bị vào dữ liệu trực tiếp hay gián tiếp trợ giúp cho các thao tác của người sử dụng. Hệ thống mang tính hữu ích: Phải có độ chính xác cao, dễ bảo trì, dễ phát hiện sai, nào dễ sửa sai, dễ sử dụng. Hệ thống phải làm việc ổn định, dễ kiểm tra, mềm dẻo và có tính sở hữu. Dễ chấp nhận, hệ thống phải hoàn chỉnh, chắc chắn, các kết quả đưa ra phải xác định và tin cậy cao. C. Nhu cầu về kỹ thuật. Khối lượng: Những khối lượng thông tin lớn cần được sử lý nhanh và chính xác. Về độ phức tạp: Các vấn đề sử lý thông tin nhiều khi lý thuyết có thể làm được, nhưng về mặt thực hiện thì không cho phép. Hệ thống phải có sự thích ứng cao với điều kiện kỹ thuật hiện có của trung tâm. Các Yêu Cầu Đặt Ra Của Chương Trình ứng Dụng: Trên thực tế cho thấy rằng, giữa csdl và ứng dụng có sự phân biệt giữa lý thuyết và thực hành. ứng dụng có được thực hiện là sự phát triển của các quan hệ logic của csdl lên mức độ giao tiếp người dùng. Một ứng dụng phải cung cấp cho người sử dụng một giao diện trực quan và đơn giản và có khả năng giải bộ toàn bộ công việc tại mức độ giao tiếp ứng dụng- người dùng, không quan trọng ứng dụng được xây dựng bằng công cụ gì mà quan trọng nhất và chất lượng ứng dụng thông qua giao diện. Do đó, ứng dụng, đưa