Đề tài Chương trình quản lý nhân sự của công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang

LỜI GIỚI THIỆU Chúng ta đang ở trong kỷ nguyên thông tin, xã hội ngày càng phát triển, đất nước ngày một đi lên, không còn ai nghi ngờ vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong kinh doanh cũng như mọi vận động của xã hội, dưới mọi qui mô, từ xí nghiệp dến công ty và cả quốc tế. Việc nắm bắt thông tin thực nhanh nhiều, chính xác và kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Do vậy việc tin học hoá công tác quản ly là vô cùng thiết yếu. Với mục tiêu đó và qua quá trình học tập và rèn luyện tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, em được nhà trường giới thiệu thực tập taị công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang- đường Xương Giang-thị xã Bắc Giang. Được sự hướng dẫn của thầy giáo: Pts. Nguyễn đình Thi em đã lựa chọn đề tài của mình là: Chương trình quản lý nhân sự của công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang, đây là công việc cần thiết và nó giúp cho công tác quản lý nhân sự được tốt và hiệu quả hơn. Em xin chân thành cám ơn ông: Nguyễn văn Hùng phó giám đốc công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang. Thầy giáo: Pts.Nguyễn đình Thi đã giúp em trong thời gian em thực tập tại công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang. I. Một số đặc điiểm khái quát về công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang: I.1Qúa trình hình thành và phát triển của Công Ty Công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang là một doanh nghiệp Nhà nước Tiền thân là công ty ngoại thương Hà Bắc thành lập năm 1969, năm 1984 đổi là Công ty liên hợp xuất khẩu Hà Bắc, ngày 21/9/92 theo quyết định số 687/UB đổi tên là Công ty xuất nhập khẩu Hà Bắc, ngày 10/4/1997 theo QĐ 273/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Giang -Thành lập công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều lần đổi tên, bổ sung chức năng nhiệm vụ, Công ty không ngừng lớn mạnh về quy mô tổ chức, chức năng nhiệm vụ. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh mới và hiện nay theo đăng ký kinh doanh Công ty có những chức năng nhiệm vụ sau: Xuất khẩu trực tiếp và dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác: Xuất khẩu: Nông sản lâm sản, thuỷ sản, hải sản, súc sản, khoáng sản hàng thủ công mỹ nghệ, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, các sản phẩm tiêu dùng may mặc, thêu ren, thảm các loại, tơ tằm thực phẩm với số vốn đăng kí 5.500 triệu đồng, vốn cố định : 2.600 triệu đồng. Kinh doanh nội địa: các mặt hàng được nhà nước cho phép : Than mỏ, thuốc lá, đại lý hàng hoá trong nước. Tổ chức sản xuất chế biến hàng hoá xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. Hàng nhập khẩu đẻ tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Hình thức sở hữu vốn: Nhà Nước. Tổng số nhân viên: 110, trong đó nhân viên quản lý 12. Trụ sở chính của Công ty đóng tại số 02 đường Nguyễn thi Lựu Bắc Giang I.2 Sơ đồ cơ cấu quản lý hành chính của công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang: GIÁM ĐỐC CÔNG TY P. GIÁM ĐỐC ĐH P. GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT P. GIÁM ĐỐC KINH TẾ - KD PHÒNG KTTV PHÒNG TCHCTH PHÒNG NV2 PHÒNG NV1 Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh Cửa hàng kinh doanh số 1 Xương Giang-Bắc Giang Chi nhánh tại thành phố Lạng Sơn Xưởng sản xuất & gia công hàng xuất khẩu 1.2.1 Chức năng nhiêm vụ của các cán bộ quản lý và các phòng,ban: *Giám đốc công ty: Trần văn luỹ, là người đứng đầu về quản lý và điều hành mọi hoạt động và chịu trách nhiệm trách nhiệm lớn nhất trong công ty, Là người đề ra phương hướng, muc tiêu phát triển của công ty. *Phó giám đốc điều hành: Nguyễn văn Hùng, phụ trách công tác điều hành các hoat động chính của công ty, do giám đốc phân công, có trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề khi giám đốc vắng mặt hoặc do uỷ quyền của giám đốc. *Phó giám đốc kinh tế kinh doanh: Đảm nhận việc tổ chức và giám sát các hoạt động ngoại thương và thương mại,bao gồm: Tổ chức hành chính, giám sát sổ sách kế toán, tổ chức và điều hành các nhân viên dưới quyền, điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, tổ chức việc vận chuyển xuất cảnh hoặc nhập cảnh hàng hoá, làm các thủ tục có liên quan dến giao nhận và thanh toán tiền hàng, chăm lo phat triên thị trường và chịu sự quản lý trực tiếp từ giám đốc. *Phó giám đốc sản xuất: Đảm nhận việc điiêù hành quản lý sản xuất, chụi trach nhiệm sản xuất các mặt hàng phục vụ cho trong nước và xuất khẩu, chịu sự quản lý trực tiếp từ giám đốc. *Phòng nghiệp vụ 1: Có 5 người, chiụ trách nhiệm làm nghiêp vụ ngoại thương, được sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc kinh doanh. *Phòng nghiệp vụ 2: Có 5 nguươì, chịu trách nhiệm vụ Marketing, và quản lý việc bán hàng của của hàng kinh doanh số 1 đường Xương Giang- Bắc Giang, chịu sự điều hành của phó giám đốc kinh doanh. *Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: - Nhân sự: 3 người, chịu trách nhiêm quản lý về nhân sụ của công ty, giải quyết các vấn đề có liên quan tới các loại cán bộ và nhân viên.. Văn thư: Quản lý các công văn tài liệu của công ty. Bảo vệ, lái xe: 3 người, chịu trách nhiệm bảo vệ và lái xe cho công ty. *Các chi nhánh tại Lạng Sơn và Thành phố Hồ chí Minh chịu trách nhiệm là đại diện công ty trong các hoạt động thương mại và giới thiệu sản phẩm. *Cửa hàng kinh doanh số 1- đường Xương Giang: bao gồm 10 gian hàng,trong đó 8 gian là nơi bán các loại hàng hóa do công ty sản xuất và nhập khẳu, và 2 gian dùng đẻ cho các đại lý hàng hoá và dịch vụ khác thuê. *Phòng kế toàn tài vụ: Giúp giám đốc xí nghiệp thực hiện hạch toán kế toán tại đơn vị theo quy chế quản lý tài chính của Công ty, theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê. -Thực hiện thanh toán khối lượng thu hồi công nợ tại đơn vị. Báo cáo thu vốn, công nợ thường xuyên và định kỳ theo quy định . -Triển khai hạch toán kinh doanh theo đơn vị. TTổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng và đúng kỳ hạn. Báo cáo tháng nộp trước ngày 08 đầu tháng sau. Báo cáo quý nộp trước ngày 10 tháng đầu quý sau. Báo cáo năm nộp trước ngày 15 tháng đầu năm sau. - Lập báo cáo phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh Báo cáo tháng nộp trước ngày 12 đầu tháng sau. Báo cáo quý nộp trước ngày 15 tháng đầu quý sau. Báo cáo năm nộp trước ngày 20 tháng đầu năm sau. - Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán của công ty. Căn cứ vào các quy định hiện hành về chế độ công tác tiền lương, bảo đảm tăng năng suất lao động, đẩy mạnh và phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị. Bảo đảm công bằng, hợp lý, khuyến khích người lao động sáng tạo trong mọi lĩnh vực, chủ động nâng cao năng xuất lao động thoả mãn với yêu cầu phát triển của công ty trong cơ chế thị trường I.2.2 Qui chế tính lương: BẢNG LƯƠNG CƠ BẢN KHOÁN THEO CHỨC DANH ( HKV ) BẢNG 1 : KHỐI CƠ QUAN CÔNG TY TT Chức danh Hệ số chức danh, công việc điều chỉnh Lương chức danh, công việc HKV = (HCV x Ltt) = Hcv x 210.000 Lương khoán theo chức danh, công việc được giao 1 Giám đốc công ty 6,03 1.266.300 1.266.300 2 Phó giám đốc công ty 5,26 1.104.600 1.104.600 3 Kế toán trưởng 5,26 1.104.600 1.104.600 4 Chủ tịch công đoàn 5,26 1.104.600 1.104.600 5 Trưởng phòng 4,6 966.000 966.000 6 Phó phòng 3,82 820.200 820.200 7 Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ loại A 3,23 678.300 678.300 8 Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ loại B 2,74 575.400 575.400 9 Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ loại C 2,26 474.600 474.600 BẢNG LƯƠNG CƠ BẢN KHOÁN THEO CHỨC DANH ( HKV ) BẢNG 2: TẠI CƠ SỞ SẢN XUẤT KINH DOANH TRỰC THUỘC TT Chức danh Hệ số chức danh, công việc điều chỉnh ( HCV) Lương chức danh, công việc HKV = (HCV x Ltt) = Hcv x 210.000 Riêng Ialy Hkv = HCV x 120.000đ Lương khoán theo chức danh, công việc được giao 1 Giám đốc công ty 4,6 966.000 966.000 2 Phó giám đốc công ty 3,94 827.400 827.400 3 Ttrưởng ban kế toán 3,94 827.400 827.400 4 Trưởng ban nghiệp vụ 3,48 730.800 730.800 5 Phó ban nghiệp vụ 3,23 678.300 678.300 6 Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ loại A 2,98 625.800 625.800 7 Nhân viên hoàn thành nhiệm vụ loại B 2,5 525.000 525.000 8 Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ loại C 2,02 424.200 424.200 Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và các quỹ xã hội nhân đạovà bảo hiểm y tế: Hiện nay trong cơ chế mới, BHXH, BHYT kinh phí công đoàn và các quỹ xã hội nhân đạo là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi người lao động. Do đó Công ty và người lao động đều có quyền lợi và nghĩa vụ thực hiện khoản đóng góp này. Để hoàn thành nhiệm vụ đó Công ty đã thực hiện các công tác đó như sau: BHXH: Hàng tháng, phòng tổ chức lao động tiền lương lập bảng tăng giảm tiền lương nộp cho ban BHXH thành phố. Dựa vào phiếu tăng giảm tiền lương, kế toán trích 20% trên tổng tiền lương cấp bậc của toàn bộ công nhân viên chức trong Công ty. Trong đó: 15% hạch toán vào giá thành sản phẩm. 5% trích từ lương cơ bản của người lao động hay nói cách khác người lao động phải nộp 5% còn lại cho BHXH. Công thức tính số tiền BHXH như sau: Số tiền BHXH phải nộp = Lương cơ bản theo hệ số cấp bậc x 20% Hàng tháng Công ty nộp đủ 20% tiền BHXH cho ban BHXH của thành phố. Sau đó những người nghỉ ốm sẽ được hưởng 75% mức lương, nghỉ do thai sản sẽ được hưởng 100% mức lương, trợ cấp tai nạn, kế toán BHXH dựa vào số ngày nghỉ ốm đã được xác nhận của bệnh viện hoặc y tế cơ sở (Số ngày nghỉ từ 3 ngày trở lên thì phải có xác nhận của y tế bệnh viện), dựa vào bảng chấm công nghỉ ốm của các tổ chức gửi lên, dựa vào tỷ lệ % theo quy định của Nhà Nước, và dựa vào tiền lương cấp bậc của từng Cán bộ công nhân viên. Sau đây là công thức tính số tiền được hưởng trợ cấp BHXH của một người nghỉ ốm trong tháng là: = ( Tiền lương cấp bậc )/ 22 ngày x 75% x Số ngày nghỉ Sau khi đã hạch toán xong kế toán BHXH lập bảng tổng hợp thanh toán tiền trợ cấp BHXH thay lương, sau đó chuyển cho Giám đốc duyệt chi, kế toán thanh toán viết phiếu chi chuyển cho thủ quỹ rồi chia cho từng CBCNV. Đối với Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn = 2% quỹ lương phải trả của đơn vị. I.3 Báo cáo tài chính quí IV năm 2002: TSCĐ Chỉ tiêu *Theo từng nhóm tài sản cố định(TSCĐ), mỗi loại TSCĐ(TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính) trình bầy trên một biêu riêng: Nhóm Máy móc thiết bị Nhà cửa và kiến trúc Phương tiện vận tải Tổng cộng I.Nguyên giá TSCĐ 1. Số dư đầu kỳ 157.566.320 2.160.661.514 252.381.600 2.570.609.434 2.Số dư trong kỳ 46.000.000 46.000.000 Trong đó - Mua sắm mới 46.000.000 46.000.000 - Xây dưng mới 3.Số giảm trong kỳ 116.150.000 116.150.000 Trong đó -Thanh lý 116.150.000 116.150.000 -Nhượng bán 4.Số cuối kỳ 87.416.320 2.160.661.514 252.381.600 2.500.459.434 Trong đó Chưa sử dụng Đã khấu hao hết Chờ thanh lý II.Giá trị hao mòn 1.Đầu kỳ 1.041.295.456 2.Tăng trong kỳ 139.143.522 3.Giảm trong kỳ 50.000.000 III.Giá trị còn lại 1.Đầu kỳ 2.Cuối kỳ 1.370.020.456 Lý do tăng,giảm: - Tài sản cố định tăng là do mua 4 bộ bàn ghế sa lông khảm trai. - Tài sản cố định giảm là do thanh lý xe ôtô NISA *Tình hình thu nhập của công nhân viên: CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH THỰC HIỆN Kỳ này Năm truớc 1. Tổng quỹ lương 634.635.812 398.164.854 2.Tiền thưởng từ quỹ lương 700.000đ/người 600.000đ/người 3.Tổng thu nhập 800.000đ/người 700.000đ/người 4. Tiền lương bình quân 5. Thu nhập bình quân Tình tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu: CHỈ TIÊU Số đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số cuối kỳ I. Nguồn vốn kinh doanh 3.943.788.634 60.000.000 4.003.788.634 1. Ngân sách nhà nước cấp 3.943.788.634 2.Tự bổ xung 3.Vốn liên doanh 4.Vốn cổ phần II.Các quỹ 59.361.509 59.361.509 1.Quỹ phát triển kinh doanh 59.204.470 59.204.470 2.Quỹ dự trữ 3.Quỹ khen thưởng 130.074 130.074 4.Quỹ phúc lợi 287.113 487.113 III.Nguồn vốn đầu tư XDCB 1.Ngân sách cấp 2.Nguồn khác TỔNG CỘNG *Tình hình tăng giảm các khoản đầu tư vào các đơn vị khác: CHỈ TIÊU Số đầu kỳ Tăng trong kỳ Giảm trong kỳ Số cuối kỳ Kết quả đầu tư I.Đầu tư ngắn hạn 1. Đầu tư vào liên doanh 2. Đầu tư vào chứng khoán 3. Đầu tư khác II. Đầu tư dài hạn 1.Đầu tư vào liên doanh 2.Đầu tư vào chứng khoán 3.Đầu tư khác 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 TỔNG CỘNG 500.000.000 500.000.000 *Các khoản phải thu và nợ phải trả: CHỈ TIÊU Số đầu kỳ Số PS trong kỳ Số cuối kỳ Tổng số tiền tranh chấp, mất khả năng thanh toán Tổng số Tr. đó số quá hạn Tăng Giảm Tổng số Tr. đó số quá hạn 1.Các khoản phải thu 11..913..038..361 623.482.738.628 581.114.821.689 54.280.955.300 - Cho vay - Phải thu từ khách hàng 695.594.229 544.742.387.569 500.721.200..237 44.726.781.561 - Trả trước cho người bán - Phải thu tạm ứng 6.593.171.149 39.398.527.005 39.693.929.349 6.297.768.805 - Phải thu nội bộ 689.480.921 238.121.988 502.737.488 424.865.421 - Phải thu khác 3..934.792.062 39.103.702.066 40.196.954.615 2.841..539.513 2.1.Các khoản phải trả 22.462.633.292 980.332.912.390 901.652.025.823 101.143.519.859 - Nợ dài hạn - Vay dài hạn 2.2.Nợ ngắn hạn - Vay ngắn hạn 25.311.529.239 183.142.427.893 144.127.206.911 64.326.750.221 - Phải trả cho người bán 6..055..977.819 698.574.576.005 660.420.536.735 32.098.061.451 - Người mua trả trước - Phải trả công cho nhân viên 112.528.334 634.635.812 547.635.812 199.528.334 - Phải trả thuế - Các khoản phải nộp nhà nước khác - Phải trả nội bộ 717.224.222 3.851.077.210 4.139.253.052 429.048.380 - Phải khác 1.619.053.833 38.626.249.572 25.375.278.106 4.870.025.299 TỔNG CỘNG: *Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của Công ty: CHỈ TIÊU Năm trước Năm nay 1-Bố trí cơ cấu vốn -Tài sản cố định/Tổng số tài sản(%) 6.83% 2.48% -tài sản lưu động/ Tổng số tài sản(%) 93.17% 7.41% 2-Tỷ suất lợi nhuận - Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu(%) 0.095% 0.65% -Tỷ suất lợi nhuận trên vốn(%) 0.55% 3.90% 3- Tình hình tài chính: - Tỷ lệ phải trả so với toàn bộ tái sản(%) 87.2% 7.63% - Khả năng thanh toán(%) + Tổng quát: Tài sản lưu đọng/nợ ngắn hạn 0.93 lần 9.95% +Thanh toán nhanh: Tiền hiện có/Nợ ngắn hạn 0.22 lần 4.46% II. Khái quát chung về đề tài:” Chương trình quản lý nhân sự” tại công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang : *Hạ tầng cơ sở Công nghệ thông tin tại công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang: Hiện nay, các phòng ban tại trụ sở chính của công ty đã được trang bị máy tính, máy in hiện đại, hỗ trợ khá tốt cho các hoạt động của công ty. Mạng cục bộ cũng vừa mới được triển khai để giúp đỡ cho các nhân viên trao đỏi thông tin dễ dàng hơn. Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tại đây em nhận thấy rằng công việc quản lý nhân sự của phòng Tổ chức hành chính tổng hợp vẫn còn mang nặng tính chất thủ công, gây nhiều khó khăn, vất vả cho người quản lý cũng như lãnh đạo công ty. Để khai thác tối đa cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin vốn có của công ty vào công tác quản lý nói chung cũng như công tác quản lý nhân sự nói riêng, em có ý tưởng viết chương trình “Chương trình quản lý nhân sự”. Phần mềm được dự kiến viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 với cơ sở liệu là Micrsoft Access. VB 6.0 là một ngôn ngữ lập trình với cơ sở dữ liệu rất tốt đặc biệt là với cơ sở dữ liệu quan hệ Access. Chương trình dự kiến sẽ bao gồm 2 module chính: một về quản lý chi tiết lí lịch toàn bộ nhân viên công ty, một về quản lý tiền lương trong công ty. Với chương trình này ngưòi quản lý sẽ dễ dàng theo dõi tiến trình phát triển của từng nhân viên, để có sự quan tâm, theo dõi và đào tạo hợp lý; từ đó đưa ra những quyết định tổ chức, sắp xếp nhân sự trong công ty. Chương trình quản lý nhân sựcủa công ty Xuất nhập khẩu Bắc Giang là một phần mềm rất hữu ích cho việc quản lý các vấn đề liên quan đến công tác quản lý nhân sự trong công ty, phần mềm này em dự kiến sẽ viết bằng Visual Basic 6.0, đây là một ngôn ngữ lập trình rất mạnh và có nhiều hỗ trợ cho người sử dụng. Tuy nhiên, do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, vốn kiến thức hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những hạn chế, thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp bổ sung của thầy, cô và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!