Đề tài Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH An Hoà tại Đình bảng -Từ sơn - Bắc Ninh

ện đời sống, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước . Đặc điểm : Là tổ chức kinh tế tự chủ do những người lao động tự lập ra,do có nhu cầu, lợi ích chung. Tư liệu sản xuất và các vốn khác thuộc sở hữu tập thể phải chiếm phần lớn tổng số vốn của HTX và ngày càng phát triển bằng quỹ tích lũy trích từ lợi nhuận . Ngoài ra HTX có thể huy động vốn của xã viên và của những người ngoài HTX để phát triển sản xuất. Chủ nhiệm và ban quản trị HTX do đại hội xã viên bầu ra. Thu nhập của xã viên được phân phối chủ yếu theo lao động. Vốn cổ phần được chia lợi nhuận theo quyêt định của đại hội xã viên. Việc sản xuất kinh doanh phải theo điều lệ HTX. 3. Lĩnh vực quản trị Khái niệm : Lĩnh vực quản trị trong DN được biểu hiện như các hoạt động quản trị khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó . Ơ các bộ phận này có người chỉ huy và liên quan đến việc ra quyết định quản trị . Lĩnh vực quản trị bao gồm: Lĩnh vực vật tư -Nhiệm vụ : Phát hiện nhu cầu vật tư Tính toán vật tư tồn kho Mua sắm vật tư Nhập kho và bảo quản cấp phát vât tư Lĩnh vực sản xuất : gồm toàn bộ các hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ sở phối hợp các yếu tố lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động đã có để chế biến các sản phẩm hàng hóa và các sản phẩm dịch vụ. -Nhiệm vụ: Hoạnh định chương trình Xây dựng kế hoạch SX Điều kiển quá trình chế biến Kiểm tra chất lượng Gĩư gìn bản quyển, bí quyết, kiểu dáng và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên. Lĩnh vực marketing: gồm các nhiệm vụ: Thu thập các thông tin về thị trường Hoạnh định chính sách phân phối Hoạnh định chính sách sản phẩm Hoạnh định chính sách giá cả Hoạnh định chính sách hỗ trợ tiêu thụ Lĩnh vực nhân sự: gồm các nhiệm vụ: Lập kế hoạch nhân sự Tuyển dụng nhân sự Bố trí nhân sự Đánh giá nhân sự Phát triển nhân viên Thù lao Quản lý nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu, qua thốn kê hoạt động của nhân viên,và hỗ trợ đời sống. Lĩnh vực tài chính và kế toán gồm các nhiệm vu: -Về tài chính : Tạo vốn; sử dụng vốn; quản lý vốn -Về kế toán: Kế toán sổ sách; tính toán chi phí kết quả; Xâydựngcác bảng cân đối; Tính toán lãi lỗ; Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việtính toán, bảo hiểm, thuế Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ : Thực hiện các nghiên cứu cơ bản . Nghiên cứu ứng dụng. Đưa các tiến bộ KHKT vào áp dụng . Thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng. Lĩnh vực tổ chức và thông tin gồm các nhiệm vụ: -Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức các dự án Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức DN Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ DN - Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho DN Chọn lộc và sử lý các thông tin. Kiểm tra thông tin và giám sát thông tin . Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung: Thực hiện các mối quan hệ pháp ly trong và ngoài DN Tổ chức các hoạt động quần chúng trong DN. Các hoạt động hành chính và phúc lợi II. Tổ Chức Bộ Máy Quản Trị Doanh Nghiệp Trong nhiều năm qua, Nhà nước ta luôn coi trọng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu của đổi mới quản trị doanh nghiệp . Sau đợt thí điểm cảI tiến quản lý xí nghiệp đầu những năm 70, một số quy định mới đã được đưa vào cuộc sống thực tiễn như: hình thành chức danh kế toản trưởng vừa là trợ thủ của giám đốc, vừa là người đại diện cho cơ quan tàI chính cấp trên; chuyển công tác thống kê sang phòng tàI chính- kế toán; sắp xếp lại các phòng chức năng; thu gọn đầu mối, giảm bớt cấp trung gian không cần thiết v.v Đến nay cùng với đường lối phát triển nền kinh tế nhiều thành phần, đi đôi với chủ trương mở rộng quyền tự chủ sản xuất- kinh doanh của đơn vị kinh tế cơ sở, cơ câu tổ chức quản trị doanh nghiệp cần được đa dạng hoá cho phù hợp với cơ cấu sở hữu, với quy mô và trình độ kỹ thuật của từng loại hình doanh nghiệp . 1) Những yêu cầu của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Một là phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp. Hai là, phải bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp. Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất lớn, công tác của các phòng chức năng được chuyên môn hoá sâu hơn, do đó, cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng chức năng hơn các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật như loại hình sản xuất, tính chất công nghệ, trình độ tự sản xuất kinh doanh v.vđều được xem là những căn cứ để xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp. Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý. Một bộ máy quản trị doanh nghiệp coi là tinh giản khi sổ cấp, số bộ phận quản trị ít nhất, tỷ lệ giữa nhân viên quản trị so với tổng số công nhân viên chức nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản trị. Nó được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị chu đáo, có cơ sở khoa học , sát hợp với thực tiễn sản xuất; khi những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần kỷ luật nghiêm khắcvà ý thức tự giác đầy đủ. Thực hiện đầy đủ những yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy của bộ máy quản trị doanh nghiệp . 2) Phân công trong bộ máy quản trị điều hành DN Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dưới. Giám đốc doanh nghiệp là người được giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là người chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sốngcủa doanh nghiệp.Để có thời gian tập chung vào những vấn đề lớn, có tính chiến lược, giám đốc nên giao quyền chỉ huy sản xuất và kỹ thuật cho một phó giám đốc. Người phó giám đốc này có trách nhiệm tổ chức và chỉ huy qua trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí, điều khiển lao động, tổ chức cấp phát vật tư. Phó giám đốc nói trên trực tiếp chỉ huy các phân xương. Trong tình hình hiện nay khi nền kinh tế chuyển từ nền kinh tế cơ chế kế hoạch hóa tập chung,bao cấp sang cơ chế thị trường , có sự quản lý của Nhà nước,hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng có ý nghĩa quan trọng, quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Vì vậy, cần có một phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Phó giám đốc này phụ trách chủ yếu mảng đối ngoại của doanh nghiệp từ việc hiệc tác sản xuất,liên doanh liên kết đến công tác mua vật tư, tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Toàn bộ hoạt động tài chính – kế toán theo quy định hiện nay được giao cho kế toán trưởng, có vị trí như một phó giám đốc. Tùy theo quy mô và đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp mà bố trí nhiều hay ít phó giám đốc, nhưng ba mảng hoạt động trênkhông thể thiếu người chuyên trách để giúp giám đốc trong chỉ huy và điều hành sản xuất và kinh doanh. Một vấn đề vừa có ý nghĩa cả về lý luật và thực tiễn là trong việc phân công phụ trách, cần quy định giới hạn tối đa số lượng các phồng chức năng, bộ phận trực thuộc một chức danh quản lý. Vì như chúng ta đều biết giữa những người tham gia quản lý có vô vàn mối quan hệ qua lại, chằng chịt, tác động lẫn nhau, quy định lẫn nhau. 3.Tổ chức các phòng chức năng Các phòng chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế, kỹ thật, hành chính v.v được phân công chuyên môn hóa theo các chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo giõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng như các cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết địng quản lý Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối họp chặt chẽ với các phòng khác, nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệm được tiến hành ăn khớp, đồng bộ nhịp nhàng. Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Trong tình hình hiện nay , khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được mở rộng; cơ chế quả lý kinh tế nói chung, cơ chế quản trị doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ. Đồng thời, phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh ; Đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ; nghiên cứu thị trường; xác định giá cả sản phẩm ; v.v Việc tổ chức các phòng chức năng cần được tiến hành theo các bước sau đây: Một là, phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quả trị. Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song, do số lượng các phòng chức nảng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động. Như vậy, sẽ thuận lợi hơn cho việc bố trí cán bộ phụ trách. Hai là, tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hóa mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và các phó giám đốc. Đồng thời, phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo nên nhau hoạc ngược lại, có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội quy công tác của phòng mình nhằm xác định tỷ mỷ trách nhiệm, quyền hạn chung cả phòng cũng như riêng cho từng người trong phòng. Ba là, tính toán xác định số lượng cán bộ , nhân viên mỗi phòng chức năng một các chính xác, có căn cứ khoa học nhằm vừa đảm bảo hoàn thành trách nhiệm, vừa giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản trị, giảm chi phí quản lý. Đây là một công việc khá phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chưa được tiêu chuẩn hóa, việc bố trí sắp xếp bố trí cán bộ, nhân viên quản trị trong nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả chưa thể giải quyết một sớm, một chiều 4) Bộ máy quản trị phân xưởng Phân xưởng là đơn vị sản xuất cơ bảnổtng doanh nghiệp .Đứng trên góc độ tổ chức quản trị mà xét thì phân xưởng là một cấp quản trị, song không thực hiện tất cả mọi chức như cấp doang nghiệp. Tuy theo yêu cầu tập chung hóa quản lý, người ta có thể phân cấp cho phân xưởng ít hay nhiều chức năng . Nói chung các phân xưởng không thực hiện các chức năng sau đây: tuyển dụng công nhân viên chức, mua sắm vật tư , tiêu thụ sản phẩm ,tài chính , tổ chứcđời sống tập thể . Bộ máy quản trị phân xưởng cần được tổ chức phù hợp quy mô sản xuất, tính chất phức tạp của kỹ thuật và sản xuất sản phẩm. Mặt khác, cần bảo đảm yêu cầu sản xuất, kỹ thuật của doanh nghiệp . 5) Các mục tiêu của doanh nghiệp: a)Mục tiêu kinh tế. Mục tiêu lợi nhuận. Đây là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Đãđi vào kinh doanh, DN phải phấn đấu đạt lợi nhuận tối đa. Lợi nhuận tối đa sẽ tạo mọi điều kiện cho doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh, làm tốt nghĩa vụ đóng góp theo luật định và tạo nguồn tăng thu nhập cho người lao động. Mục tiêu phát triển DN.Nhiều DN trên thế giới coi đây là mục tiêu kinh tế lâu dài, thậm trí họ coi lợi nhuận cao nhất cũng là chỉ là mục tiêu phát triển DN. Mục tiêu lợi nhuận và phát triển DN luôn gắn chặt với nhau tao điều kiện tăng thu nhập về lâu dài. Mục tiêu sản xuất khối lượng hàng hóavà dịch vụ tối đa thỏa mãn nhu cầu của XH. Mục tiêu xã hội: bao gồm: Bảo vệ và thỏa mãn nhu cầu về quyền lợi của mọi thành viển trong DN của mình , như thu nhập, thăng tiến, tự lập, ổn định việc làm Bảo vệ quyền lợi của bạn hàng, của người tiêu dùng. Thể hiện công tác chăm lo XH, từ thiện, an ninh Bảo vệ môi trường, sử dụng tốt tiết kiệm các nguồn tài nguyên thiên nhiên.Đây là mục tiêu rất quan trọng. Tuy nhiên, nó là vấn đề mới và khó khăn đối với các DN, phần lớn DN nước ta chưa được làm quen. Hơn nữa để thực hiện mục tiêu này đòi hỏi phải có đầu tư rất lớn để sử lý chất thải của DN. Mục tiêu chính trị: các DN đặc biệt là các DN nhà nước phải bảo đảm xây dựng một đội ngũ nhưng người lao động có phẩm chất tốt, tư cách đạo đức,là lực lượng lao động tiên tiến. ị Tóm lại DN phải biết kết hợp tất cả các mục tiêu và hoàn thành một cách đồng bộ. 6) Hệ thống quản trị nhân sự trong doanh nghiệp 6.1Cấp doanh nghiệp a)Phòng tuyển dụng Nhiệm vụ chính: thực hiện tuyển nhân viên mới, thông tin quảng cáo chính xácnhu cầu số, chất lượng lao động, sàng lọc bớt những người không đủ nhân lực thỏa mãn nhu cầu công việc; tổ chức tuyển chọn (cố vấn cho thủ trưởng ra quyết định tuyển chọn). b) Phòng lương và phúc lợi Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức phân tích, kiểm tra việc trả lương, trả công cho người lao động, quản lý thực hiện các chương trình phúc lợi cho người lao động. Phân tích các nhân tố bên ngoài và bên trong có ảnh hưởng đến trả lương, đảm công bằng trong trả lương. Giúp cho người lao động chuẩn bị nghỉ hưu, thực hiện các chính sác bảo hiểm. c) Phòng đào tạo và phát triển Nhiệm vụ chính là nâng cao chất lượng lao động của công nhân và nhân viên để tăng cường năng suất lao động, hiệu suất công tác cụ thể: - Tổ chức huấn luyện nghề, phát triển nghề nghiệp, phát triển kỹ năng. - Cố vấn cho người lao động lựa chọn nghề hợp lý. - Cố vấn cho lãnh đạo cấp cẩo quyết định đào tạo, thăng tiến. d) Phòng quan hệ nhân sự Nhiệm vụ chủ yếu là: - Truyền đạt thông tin trong quản trị nhân sự - Tạo môi trường xã hội giữa người lao động với lãnh đạo cấp cao và giữa người lao động với nhau. - đảm bảo an toàn và sức khỏe (trạm xá, bệnh viên). - Tạo sự cam kết của người lao động về lòng trung thànhvới doanh nghiệp. - Tổ chức tham quan, hoạt động thể thao vui chơi. Đối với các doanh nghiệp nhỏ các nhà quản trị nhân sự cũng phải thực hiện đầu đủ các chức năng, nhiệm vụ trên. Tuy nhiên, để thực hiện, các nhà quản trị thường tự đảm nhận các công viểc trên mà không có sự trợ giúp của các nhân viên chuyên môn ở từng chức năng. Xu hướng trong các doanh nghiệp nhỏ thường là sử dụng các cố vấn thuê ngoài để trợ giúp cho quản trị nhân sự. Ví dụ: chức năng phúc lợi không chỉ bó hẹp trong doanh nghiệp mà còn liên quan đến các chính sách vĩ mô nên cần có cố vấn bên ngoài. ở Việt Nam, các chức năng quản trị nhân sự đã nêu trên thường được tổ chức trong một phòng với những tên gọi khác nhau: phòng tổ chức – lao động, phòng lao động – tiền lương, v.v 6.2.Các phân xưởng Chức năng chính về quản trị nhân sự nội bộ phân xưởng thuộc quản đốc phân xưởng với sự giúp đỡ của nhân viên thống kê. Nhiệm vụ của quản đốc phân xưởng là: phân công, bố trí, sử dụng lao động, phân công kèm cặp lao động; kiểm tra kỷ luật lao động, kiến nghị đánh giá, đào tạo, thăng tiến công nhân, nhân viên trong phân xưởng. Theo dõi và kiến nghị về áp dụng tiền lương, phúc lợi cho người lao động trong phân xưởng. - tạo môi trường xã hội. 6.3. Cấp tổ sản xuất Theo dõi chấp hành kỷ luật lao động, năng suất lao động – tạo quan hệ cộng sự theo dõi, kiến nghị thưởng, phạt người lao động, phân công, bố trí lao động trong phạm vi tổ. Chú ý: Phạm vi và nội dung quản trị nhân sự cấp doanh nghiệp rộng hơn do tính chất hoạt động, địa vị pháp lý của doanh nghiệp. Ví dụ: cấp phân xưởng, không có chức năng quản lý hồ sơ, tuyển dụng v.v 7) Các kiểu cơ cấu quản trị DN a) Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức được thực hiện một đường thẳng. Người thừa hànhchỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. b) Cơ cấu chức năng cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách của phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh và cácvấn đề có liên quan đến quyền chuyên môn củacho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. c) Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng kiểu này thì người thủ trưởng được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu ,bàn bạc tìm những giải pháp tối . 8) Một Số Mô Hình Tổ Chức Bộ Máy Quản Trị DN. Một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng mô hình bộ máy quản trị là xác định đúng đắn, ro ràng các mối liên hệ giữa các bộ phận, các cấp, các nhân viên quản lý doanh nghiệp. Các mối liên hệ giữa các bộ phận : Liên hệ trực thuộc là loại liên hệ giữa thủ trưởng với cán bộ, nhân viên trong bộ phận, giữa các cán bộ có cương vị chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới. Liên hệ chức năng là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về mặt chuyên môn nghiệp vụ. Liên hệ tư vấn là loại liên hệ giữa các cơ quan lãnh đạo chung, giữa các cán bộ chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại cồng việc. Chỉ có trên cơ sở đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên ới làm cho mỗi bộ phận, mỗi các nhẩntong cơ cấu tổ chức quản trị nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai, những người nào phụ thuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ với những bộ phận nàovà liên hệ theo kiêu nào. Mô hình theo địa bàn kinh doanh Giám đốc Chi nhánh miền Bắc Chi nhánh miền Trung Chi nhánh miền Nam Chi nhánh nước ngoài Tổng giám đốc Giám đốc DN: A Giám đốc DN: B Giám đốc DN:C Mô hình tổ chức theo đơn vị kinh doanh Mô hình tổ chức theo đa bộ phận Trong mô hình đa bộ phận, các công việc hàng ngày của đơn vị cơ sở thuộc trách nhiện của các cán bộ quản lý cơ sở, quản lý đơn vị cơ sởcó trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, các cán bộ quản lý của trung tâm bao gồm các thành viên của ban giám đốc, cũng như giám đốc điều hành có trách nhiệm xem xétcác kế hoạch dài hạn và hướng dẫn, phối hợp giữa các đơn vị cơ sở. Chinh sự liên kết giữa các đơn vị thành viên của doanh nghiệp với sự quản lý tập chung trong toàn doanh nghiệp cho thấy trình độ phân cấp ngang và dọc rất cao trong tổ chức. Trong mô hình này mỗi dây chuyền sản xuất riêng hoặc đơn vị kinh doanh cơ sở được đặt trong một đơn vị bộ phận cơ sở với tất cả các chức năng hỗ trợ. Mô hình tổ chức hỗn hợp Tổng giám đốc GĐ chi nhánh :A GĐ chi nhánh : B GĐ chi nhánh: C GĐ chi nhánh tỉnh Bắc Ninh GĐ chi nhánh tỉnh Bắc Giang GĐ chi nhánh tỉnh Lạng Sơn Mô hình tổ chức theo ma trận Tổng giám đốc GĐ tiếp thị GĐ sản xuất GD tài chính CNV bộ phận 1 CNV bộ phận 1 CNV bộ phận 1 CNV bộ phận 2 CNV bộ phận 2 CNV bộ phận 2 QT bộ phận 1 QT bộ phận 2 III. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH An Hoà 1) Qúa trình hình thành phát triển công ty. Công ty được khởi công xây dựng từ cuối những năm 1998 đầu những năm 1999 và hoàn thành ngay trong năm đó. Công ty được chinh thức thành lập theo quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh. Cuối năm 1999 công ty nhận hợp đồng sản xuất của DN Đài Loan. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty ban đầu là: sản xuất đế giầy và các loại giầy. Số thiết bị ban đầu chỉ có 14 máy đúc, 40 máy khâu, 22 máy gò định hình và được đưa vào sản xuất ngay.Số công nhân ban đầu 140 người.Số người quản lý là 12 người. Năm đầu đi vào hoạt động công ty mới chỉ đạt được: - Tổng giá trị sản lượng 500 ngàn USD Trong những năm kế tiếp công ty không ngừng phát triển: Năm 2001 - Tổng giá trị sản lượng 750ngàn USD Năm 2002 -Tổng giá trị sản lượng 93O ngàn USD Mô hình tổ chức bộ máy của công ty TNHH An Hòa HĐ QT Giám đốc Phó giám đốc P. XNK P. tài vụ P.kỹ thuật P. kế hoạch Hậu cần Nhân lực Vật tư Xưởng trưởng Tổ cắt Thủ công Tổ may Khâu Gò định hình Hoàn thiện Trụ sở làm việc thôn Tân Lập, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn- Bắc Ninh Số lượng công nhân mỗi tổ: Tổ cắt 10 người Tổ thủ công 30 người Tổ may 50 người Khâu 50 người Gò định hình 30 người Hoàn thiện 30 người Về trình độ : Đại học 15 người Trung cấp 35 người Tốt nghiệp THPT, THCS : 220 người Về độ tuổi lao động 45đ 60 có 5 người 30đ45 có 25 người < 30 có 240 người Tổng số người làm việc trong công ty : 270 người Số lao động nữ 158 người. ằ 58,52% Số lao động nam 112người ằ 41,48% Đặc điểm về trang thiết bị là những thiết bị nhập khẩu từ Đài Loan Trị giá về trang thiết bị là 2.5 tỷ VNĐ Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo nguyên tắc hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách. Giá trị xuất khẩu của công ty nhưng năm gần đây: Năm Giá trị XK 1999 2000 2001 Giày vải 200 300 380 Giày nữ 180 250 300 Giày hài 120 200 250 Tổng giá trị 500 750 930 2) Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty. 2.1 Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. 2.2 Ban giám đốc: Gồm có giám đốc và phó giám đốc Giám đốc: là người đứng đầu công ty bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, phụ trách trung về các vấn đề tài chình, đối nội, đối ngoại, thực hiện các chức năng : -Tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ -Lập các kế hoạch tổng thể dài hạn - Đầu tư xây dựng cơ bản Phó giám đốc : là người giúp việc cho giám đốc theo các trách nhiệm được giao như điều hành quá trình sản xuất; chỉ đạo sản xuất theo kế hoạch; chỉ đạo việc thực hiện an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp; xây dựng các định mức vật tư 2.3 Phòng kỹ thuật : * Chức năng: -Tham mưu giúp giám đốc quản lý chung các công tác kỹ thuật của công ty - Nghiên cứu thực hiện các chủ trương và biện pháp kỹ thuật dài hạn, ngăn hạn. Ap dụng khoa học kỹ thuật tiến trong thiết kế chế thử sản phẩm và đưa công nghệ mới vào sản xuất. - Quản lý các máy móc thiết bị trong toàn công ty. - Tổ chức quản lý và kiểm tra chất lượng các nguyên liệu chính, phụ tùng chi tiết máy móc, bán thành phẩm các công đoạn và thành phẩm. * Nhiệm vụ: - Nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới , cải tiến mẫu mã sản phẩm, tổ chức sản suất thử các mặt hàng, theo dõi ổn định và bàn giao cho các phân xưởng tổ chức sản đại trà. - Phối hợp với phồng kế hoạch tham gia các hội chợ để quảng cáo và giới thiệu sản phẩm. - Xây dựng và hiệu chỉnh định mức tiêu hao vật tư , có báo cáo tổng hợp việc thực hiện định mức toàn công ty. - Xây dựng và quản lý việc thực hiện quy trình công nghệ các mặt hàng. - Xây dựng kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, tham gia giải quyết các sự cố về kỹ thuật vượt quá khả năng của phân xưởng. Quản lý các thiết bị điện trong trạm hạ thế. - Phối hợp với phồng tổ chức việc bổ túc nâng cao tay nghề công nhân và việc định mức lao động có căn cứ kỹ thuật. - Xác định chất lượng và báo cáo tổng hợp chất lượng toàn công ty. Giải quyết các khiếu nại về chất lượng sản phẩm. - Lập đơn hàng nhập thiết bị và phụ tùng thay thế hàng năm. - Xây dựng kế hoạch tiến bộ kỹ thuật hàng năm. Nghiên cứu các phương án đầu tư mới máy móc thiết bị bổ sung và mở rộng sản xuất. Xây dựng đề cương hợp tác khoa học với nước ngoài. - Xây dựng quy trình kỹ thuật an toàn và nội quy bảo hiểm lao động trong công ty, hướng dẫn và giám sát thực hiện tại các phân xưởng. - Tổ chức sản xuất một số chung loại phụ tung dự phồng, Sửa chữa phục hồi các chi tiết máy hư hỏng đột xuất và định kỳ cho toàn bộ các đơn vị trong công ty. Phòng kế hoạch: *Chức năng: - Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc trong công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất, xuất nhập khẩu, kỹ thuật, tài chính trong công ty. - Giúp giám đốc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ yêu cầu kinh tế đối ngoại của công ty. - Xây dựng và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư nguyên nhiên liệu phục vụ nhu cầu sản xuất. - Tổ chức việc thực hiện tiêu thụ sản phẩm của công ty sản xuất ra đảm bảo quay vồng vốn nhanh. *Nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thủan phẩm, kế hoach giá thành sản phẩm. - Phối hợp và đôn đốc các phồng nghiệp vụ có liên quan để xây dựng và tổng hợp thành kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính thống nhất toàn Cty - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và điều kiện thực tế mà lập kế hoạch từng quý, tháng cho các phân xưởng. - Tổ chức thực hiện công tác thống kê tổng hợp, làm báo cáo định kỳ. - Phối hợp với các phồng bancó liên quan , tổng hợp và lên kế hoạch nhập khâu trình giám đốc duyệt. - Thiết lập mối quan hệ kinh tế với các cơ sở trong và ngoài nước để triển khai các kế hoạch, dịch vụ khác nhằm tăng nguồn thu nhập cho công ty. - Xây dựng và triển khai kế hoạch nghiên cứu khảo sát thị trường và đề suất với giám đốc các giải pháp cụ thể trong kinh tế đối ngoại trên cơ sở nắm vững thông tin thương mại và tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nướcvề công tác XNK. - Tiếp nhận thônh tin, dịch văn bản có liên quan đến nhiệm vụ của phồng báo cáo giám đốc và xin ý kiến trả lời khách. - Tổ chức tham gia hoạt động tuyên truyền quảng cáo giới thiệu sản phẩm tại các hội trợ trong và ngoài nước. Tham dựcác hội thảo thương mại liên quan đến kinh