Đề tài Công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội

ội (80% lợi nhuận trước thuế) và Bưu điện Thành phố Hà Nội sẽ làm nhiệm vụ nộp thuế cho công ty. Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội được phép giữ lại 20% lợi nhuận trước thuế để trích lập 2 quỹ là quỹ khen thưởng và phúc lợi. 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Dịch vụ vật tư có nhiệm vụ: - Nhập khẩu, kinh doanh và đại lý vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép - Sản xuất, cung ứng vật tư chuyên ngành bưu chính viễn thông của Bưu điện thành phố Hà Nội - Đại lý bán và hoà mạng điện thoại di động Mobiphone, Mobicard, Vinaphone, Vinacard - Lắp đặt, hoà mạng tổng đài PABX - Cung cấp, bảo hành, sửa chữa các loại thiết bị viễn thông 3. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Để phù hợp với đặc điểm của mình công ty đã phân bố bộ máy quản lý ra làm hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, đều được đặt dưới sự điều hành chung của Ban giám đốc. Các đơn vị trực thuộc Công ty có mối quan hệ công tác chặt chẽ cùng phối hợp hoạt động theo sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc công ty để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh do Bưu điện Hà Nội giao. Xem sơ đồ mô hình tổ chức của Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty Dịch vụ vật tư Bưu điện Hà Nội là đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội. Công ty Dịch vụ vật tư có trách nhiệm quản lý vốn kinh doanh được giao, trong đó có vốn cố định và vốn lưu động. Giám đốc Bưu điện Hà Nội uỷ quyền cho Giám đốc Công ty Dịch vụ vật tư quản lý phát triển vốn và tài sản trong lĩnh vực được giao.Bưu điện Hà Nội điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Dịch vụ vật tư thông qua các chỉ tiêu kế hoạch, thông qua báo cáo định kì và các kế hoạch năm của công ty, Bưu điện Hà Nội đều đưa ra các văn bản điều chỉnh và hướng dẫn thực hiện theo nhiệm vụ. Căn cứ vào kế hoạch được giao Công ty lập kế hoạch triển khai thực hiện các kế hoạch hàng quý, hàng tháng. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc khác được quản lý tập trung tại Bưu điện Hà Nội. Công ty có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ phản ánh chi phí và doanh thu đúng chế độ, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, tính toán lãi lỗ qua các tài khoản 632, 511, 911. Về công tác quản lí tài chính giữa Công ty với các đơn vị cấp dưới: Công ty không phân cấp cho các đơn vị mà quản lý tài chính tập trung tại phòng kế toán tài chính của Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính tại Công ty: Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm 10 người: một kế toán trưởng và chín nhân viên, với 100% có trình độ cao đẳng và đại học. Mỗi người đều có nhiệm vụ và chức năng riêng. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Dịch vụ Vật tư: Quan hệ trực tuyến Tổng hợp, đối chiếu 2. Tổ chức hệ thống sổ Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các biểu mẫu sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thiết kế theo qui định của Bộ Tài chính. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tổ chức công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc ứng dụng những tiến bộ khoa học vào tính toán, thu thập thông tin kịp thời nhanh chóng, bảo đảm sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán. Từ đó có ý nghĩa giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu điện Hà Nội không sử dụng sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ để theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật kí) vì việc hạch toán tại Công ty là phụ thuộc, mọi hoạt động kinh tế của Công ty đều chịu sự quản lí giám sát của Bưu điện Hà Nội và thanh toán với Bưu điện Hà Nội trên tài khoản 136, 336. Sơ đồ : Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN Chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Sổ cái - Báo cáo kế toán - Báo cáo quản trị nội bộ Bảng tổng hợp Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo kế toán nội bộ và báo cáo quản trị nội bộ được Công ty lập theo quý, năm, định kỳ nộp lên Bưu điện Hà Nội. III - Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư Công ty Dịch vụ Vật tư là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu điện thành phố Hà Nội nên sau khi xác định lãi lỗ trong kỳ, Công ty phải kết chuyển phần lãi lỗ này và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước về Bưu điện Hà Nội trên tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và 336 - Phải trả nội bộ. Kết chuyển bù trừ chênh lệch giữa hai tài khoản 336 và 136, dư Có tài khoản 336 là số phải nộp, dư Nợ tài khoản 136 là số được cấp. Tài khoản 136 dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải thu giữa Bưu điện Hà Nội và Công ty, tài khoản 136 được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có theo dõi thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu. Tài khoản 136 có 4 tài khoản cấp 2, trong đó Công ty chỉ sử dụng 1 loại tài khoản cấp 2 là tài khoản 1363. Tài khoản 1363 ở Công ty phản ánh các khoản phải thu (được cấp) từ Bưu điện Hà Nội. Tại Công ty tài khoản 1363 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3: 13631: Phải thu về kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông 13632: Phải thu về kinh doanh khác. 13635: Phải thu về thuế GTGT 13638: Phải thu về các khoản khác Tài khoản 336 dùng để phản ánh tình hình phải trả giữa Bưu điện Hà Nội và Công ty, tài khoản này được hạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi từng khoản phải nộp, được cấp, phải trả, đã trả. Tài khoản 336 có 4 tài khoản cấp 2, trong đó Công ty chỉ sử dụng 1 loại tài khoản cấp 2 là 3363. Tài khoản 3363 ở Công ty phản ánh các khoản phải trả Bưu điện Hà Nội. Tài khoản 3363 lại được chi tiết thành các tiểu khoản: 33631: Phải trả về kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông 33632: Phải trả về kinh doanh khác 33635: Phải trả về thuế GTGT 33638: Phải trả về các khoản khác Tại Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên, thực hiện quyết toán theo quý, năm. 1. Hạch toán nghiệp vụ mua vật tư thiết bị hàng hoá a. Phương thức mua hàng Vật tư thiết bị hàng hoá của Công ty được mua trực tiếp từ hai nguồn khác nhau là nguồn trong nước và nguồn nhập khẩu. b. Thủ tục nhập kho Chứng từ sử dụng để nhập kho vật tư thiết bị hàng hoá là Phiếu nhập vật tư kỹ thuật. Khi có thông báo giao hàng, kế toán đơn vị sản xuất lập Phiếu nhập vật tư kỹ thuật trên cơ sở hoá đơn mua hàng hoặc lệnh nhập kho đã được Giám đốc, Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu nhập vật tư kỹ thuật được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại cuống; 2 liên chuyển cho người nhập hàng mang phiếu xuống kho để nhập vật tư hàng hoá. Trong 2 liên này, 1 liên giao cho người nhập hàng, thủ kho giữ 1 liên để ghi vào Thẻ kho (Mẫu 06-VT), cuối ngày chuyển kế toán viết phiếu nhập, ghi đơn giá, hạch toán ghi sổ. Căn cứ vào Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, kế toán phòng Cung ứng, phòng Xuất nhập khẩu, kế toán vật tư, thủ kho cùng ghi chép theo dõi số lượng, giá trị từng loại vật tư, thiết bị, hàng hoá nhập xuất tồn trên thẻ kho. Thẻ kho được đánh số thứ tự và lập riêng cho từng loại vật tư, thiết bị hàng hoá và tại mỗi kho của Công ty. Kế toán vật tư của Phòng kế toán tài chính theo dõi tổng hợp toàn công ty, cuối tháng đối chiếu, ký xác nhận ghi chép của kế toán các đơn vị sản xuất, nếu có sai sót thì cùng sửa chữa kịp thời. Kế toán các đơn vị sản xuất đối chiếu, ký xác nhận việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, định kỳ cùng thủ kho kiểm kê số lượng vật tư tại kho. c. Phương pháp tính giá nhập kho Giá trị của hàng nhập kho được tính theo từng nguồn nhập. Đối với hàng mua trong nước: Giá trị thực tế hàng nhập kho = Giá trị mua hàng hoá (giá chưa thuế GTGT) + Chi phí thu mua Chi phí thu mua thường do bên cung cấp chịu nên Giá trị thực tế hàng nhập kho thường bằng Giá trị mua hàng hoá trên hoá đơn. Đối với hàng hoá nhập ngoại: Giá trị thực tế hàng nhập kho = Trị giá mua hàng hoá (giá CIF) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu Phương pháp hạch toán Tài khoản sử dụng: 156 (15611) - Giá mua hàng hoá Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về Khi nhận Phiếu nhập vật tư kỹ thuật của các đơn vị sản xuất chuyển đến, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, giá mua, tổng giá trị nhập hàng trên hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kiểm tra giá ghi trên phiếu nhập với Bảng kê giá nhập kho, nếu có sai sót thì yêu cầu kế toán lập phiếu điều chỉnh. Sau khi kiểm tra kế toán phân loại phiếu nhập vật tư theo từng kho rồi nhập số liệu vào máy tính in thành Bảng kê tổng hợp nhập vật tư, Bảng kê chi tiết nhập vật tư đối với từng nhà cung cấp.Căn cứ vào phiếu nhập vật tư kĩ thuật và bảng kê giá nhập kho, kế toán phản ánh giá trị vật tư sản phẩm hàng hoá trên bảng kê chi tiết nhập vật tư, mỗi bảng kê lập cho một nhà cung cấp. BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty TNHH Thương mại đầu tư và phát triển Mã số: Nợ TK 15611, Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 331 Thuế GTGT Nhập vào kho Số hiệu Ngày tháng PN 182 18/11 Nhập Điện thoại NTC ATT 95.040.000 86.400.000 8.640.000 Cầu Diễn Tổng cộng 95.040.000 86.400.000 8.640.000 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Từ các bảng kê chi tiết nhập vật tư, kế toán lập Bảng kê tổng hợp nhập vật tư để theo dõi tổng hợp hàng nhập, mỗi loại hàng nhập được ghi một dòng trên Bảng kê. Kết cấu Bảng kê tổng hợp nhập vật tư tương tự như Bảng kê chi tiết nhập vật tư. Trên cơ sở Bảng kê nhập vật tư, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, từ Chứng từ ghi sổ nhập số liệu vào máy tính. Với Bảng kê tổng hợp nhập vật tư nêu trên kế toán ghi trên Chứng từ ghi sổ như sau: Bưu điện Hà Nội Số VT012 Công ty Dịch vụ Vật tư PHIẾU GHI SỔ Ngày 24 tháng 11 năm 2002 Diễn giải Nợ Có Số tiền TK T.Kê TK T.Kê Nhập máy điện thoại 15611 331 86.400.000 NTC ATT 13635 331 8.640.000 Cộng 95.040.000 Kèm theo chứng từ: Người ghi sổ Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về Thủ kho cùng người nhập hàng vẫn tiến hành nhập kho và lập Biên bản bàn giao chi tiết hàng hoá. Sau khi được kế toán các đơn vị sản xuất lập Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, chuyển phòng KT-TC sẽ lưu vào tập hồ sơ chưa có hoá đơn và chưa ghi sổ ngay.Trong tháng hoá đơn về kế toán ghi sổ, nhập số liệu vào máy tính như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về.Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, kế toán ghi sổ thanh toán với người bán theo giá đã ghi trong hợp đồng. Nếu có chênh lệch giữa giá trong hợp đồng và hoá đơn, kế toán sẽ điều chỉnh phần chênh lệch. Đối với các khoản chi phí mua hàng phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo hiểm hàng hoá, Công ty không mở TK 1562 để theo dõi chi tiết mà tất cả các chi phí mua hàng được phân bổ theo giá trị hàng mua để tính vào giá thành hàng nhập như đã nêu trên. Toàn bộ giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng Công ty đều theo dõi trên một tài khoản duy nhất là 15611. 2 . Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN a. Phương thức bán hàng Hiện nay, Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ; phương thức bán hàng đại lý, ký gửi chưa phổ biến. Hình thức bán buôn tại Công ty áp dụng hai hình thức: hình thức bán buôn qua kho, thực hiện giao hàng trực tiếp tại kho và hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Hình thức bán lẻ tại Công ty là hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp. Thủ tục xuất kho Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT bưu chính viễn thông (mẫu số BĐ-01 loại 03 liên) là hoá đơn đặc thù của ngành do Bộ Tài chính cho phép phát hành. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT loại 03 liên do Bộ Tài chính phát hành. HOÁ ĐƠN (GTGT) Theo công văn số 3641 TCT/AC BĐ 01 Bưu chính viễn thông ngày 21/10/1998 của TCT Liên 3: Dùng để thanh toán Ký hiệu AB/2000 Ngày 28 tháng 11 năm 2002 Số 473110 Đơn vị bán hàng: Công ty Dịch vụ Vật tư, Bưu điện Hà Nội Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Công ty Điện thoại Đơn vị: Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điện thoại NTC ATT Cái 400 230.000 92.000.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ: 92.000.000 Tiền thuế GTGT : 9.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 101.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký, đóng dấu) Người ta sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân (bình quân sau mỗi lần Giá đơn vị bình quân = Trị giá hàng tồn đầu kì + nhập trong kì Số lượng hàng tồn đầu kì + nhập trong kì Vì Công ty sử dụng kế toán máy nên giá đơn vị bình quân của mỗi loại hàng hoá sẽ có ngay sau khi nhập giá mua của mỗi loại hàng hoá mà không mất nhiều công sức như việc tính toán thủ công. a. Phương pháp xác định giá bán Đối với hàng Công ty mua theo nhiệm vụ của Bưu điện Hà Nội giao cho Công ty thì trị giá vật tư hàng hoá Công ty cung ứng cho các đơn vị trong Bưu điện Hà Nội bằng chính giá mua của vật tư hàng hoá đó. Đối với hàng Công ty bán ra cho các đơn vị ngoài Bưu điện Hà Nội, Công ty tự xây dựng giá bán trên cơ sở giá thị trường. b. Phương pháp hạch toán Trường hợp bán buôn qua kho theo phương pháp tiêu thụ trực tiếp + Bán thiết bị vật tư thuộc các dự án đầu tư phát triển mạng lưới: Khi nhận yêu cầu mua hàng của các đơn vị trong Bưu điện Hà Nội đã được Giám đốc Bưu điện Hà Nội duyệt, kế toán viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giá bán được xác định bằng chính giá mua. + Bán thiết bị vật tư không thuộc các dự án đầu tư phát triển (bán với mục đích kinh doanh) thì giá bán là giá bán của vật tư hàng hoá đó trên thị trường. Sau khi nhận được hoá đơn GTGT bưu chính viễn thông, kế toán theo dõi thanh toán với người mua tập hợp các hoá đơn theo từng đối tượng khách hàng, trong hay ngoài Bưu điện vào số liệu máy tính thành Bảng kê chi tiết xuất vật tư. Kết cấu của Bảng kê chi tiết xuất vật tư: Công ty Dịch vụ Vật tư BĐHN BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Từ ngày 1/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Tên: Công ty Điện thoại Mã số: Nợ TK 632, Có các TK ... Chứng từ Nội dung Tổng số TK 15611 Lãi Thuế GTGT Số hiệu Ngày tháng 472585 473110 08/11 28/11 Xuất điện thoại Sanyo Xuất Điện thoại NTC ATT ........... 31.658.220 101.200.000 26.572.180 86.400.000 2.208.020 5.600.000 2.878.020 9.200.000 Tổng cộng 210.000.175 176.437.256 14.471.994 19.090.925 Kế toán Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Từ Bảng kê chi tiết vật tư, kế toán lập Bảng kê tổng hợp xuất vật tư, giá trị hàng hoá sản phẩm cho mỗi khách hàng được thể hiện 1 dòng trên bảng kê tổng hợp xuất vật tư. Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật tư, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Bảng kê tổng hợp xuất vật tư được Công ty lập riêng cho hai nhóm khách hàng trong và ngoài Bưu điện Hà Nội Kết cấu của Bảng kê tổng hợp xuất vật tư Công ty Dịch vụ Vật tư BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ Đối với khách hàng trong Bưu điện Hà Nội. Từ ngày 01/11/2002 đến ngày 30/11/2002 Nợ TK 632, Có các TK ..... TT Nội dung Mã số Tổng số Giá chưa thuế TK 511 Thuế GTGT TK 33635 Giá gốc TK 15611 Lãi 1 Công ty Điện thoại 210.000.175 190.909.250 19.090.925 176.437.256 14.471.994 2 Bưu điện Từ Liêm 60.000.050 54.545.500 5.454.550 44.605.071 9.940.429 3 Bưu điện Sóc Sơn 60.000.050 54.545.500 5.454.550 44.605.071 9.940.429 ........ Tổng cộng 540.000.450 490.909.500 49.090.950 400.226.778 90.682.722 Người lập Kế toán trưởng (đã ký) (đã ký) Bảng kê tổng hợp xuất vật tư đối với những khách hàng ngoài Bưu điện cũng có kết cấu tương tự. Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Trường hợp này công ty không sử dụng TK 157 để hạch toán mà vẫn dùng TK 156 (15611) như trường hợp qua kho. Trường hợp bán lẻ hàng hoá Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT Bưu chính - Viễn thông. Khi có khách hàng mua trực tiếp tại quầy, nhân viên bán hàng sẽ lập hoá đơn cùng khách hàng ký vào hoá đơn, 01 liên lưu lại cuống, 01 liên giao cho khách, 01 liên dùng để cuối ngày tập hợp trên Bảng kê bán hàng nộp cho phòng KT - TC cùng với tiền bán hàng. Bảng kê bán hàng được lập hàng ngày làm căn cứ để nhân viên bán hàng kiểm kê và nộp tiền bán hàng. Công ty DVVT BĐHN TT Dịch vụ thương mại - Cửa hàng 4 Đinh Lễ Bảng kê bán thiết bị đầu cuối Ngày 10/11/2002 (Hàng khai thác + XNK -Trả chậm) Số TT Ngày tháng Số hoá đơn Loại máy SL ĐG chưa thuế Thành tiền chưa thuế Thuế GTGT Tổng cộng 1 10/11 69996 GE 9221 50 189.000 9.450.000 945.000 10.395.000 NITSUKO 5E 50 216.000 10.800.000 1.080.000 11.880.000 Bưu điện huyện Gia Lâm Người lập Kế toán Trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Căn cứ vào bảng kê bán hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ như trong trường hợp bán buôn. Cuối tháng, các đơn vị nộp bản báo cáo tổng hợp trong đó ghi rõ số lượng từng loại vật tư hàng hoá, tổng số tiền bán, chứng từ xuất bán để kế toán vật tư theo dõi tổng hợp. Để theo dõi cách hạch toán chi tiết hàng nhập, xuất kho của Công ty, kế toán dùng Sổ cái tài khoản 15611 - Giá mua hàng hoá Công ty DVVT BĐHN SỔ CÁI TK 15611 - GIÁ MUA HÀNG HOÁ Tháng 11 năm 2002 Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu kỳ 16.438.820.838 .......... VT001 2/11 Nhập vật tư của Vinadaesung 331 193.712.500 ....... VT012 24/11 Nhập máy điện thoại NTC ATT 331 86.400.000 473110 28/11 Xuất bán điện thoại NTC ATT 632 92.000.000 ........ Số dư cuối kỳ 19.039.391.420 Kế toán các khoản giảm giá, bớt giá, hàng bán bị trả lại Các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá, bớt giá được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 531, 532. Khi phát sinh các nghiệp vụ này, kế toán định khoản bằng bút toán: Nợ TK 531, 532 Có TK 111, 112, 131 Cuối mỗi quý, căn cứ vào bảng tổng hợp tài khoản 531, 532, kế toán tiến hành bút toán kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại vào doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 531, 532 Kế toán các khoản chi phí và xác định kết quả: Kế toán giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán được Công ty theo dõi trên sổ cái TK 632 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8/10 Bán dây cáp 15611 89.481.280 .... 28/11 Bán máy điện thoại 15611 86.400.000 ....... 31/12 Kết chuyển GVHB 911 2.077.169.971 Cộng PS tháng 2.077.169.971 2.077.169.971 Số dư cuối quý 0 0 Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng được Công ty theo dõi trên sổ cái TK 641 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu quý 0 23/10 Chi phí bán máy 111 9.452.880 ....... 31/12 Kết chuyển CPBH 911 91.390.319 Cộng PS tháng 91.390.319 91.390.319 Số dư cuối quý 0 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu quý 0 15/10 Chi mua văn phòng phẩm 111 5.420.000 ........ 31/12 Kết chuyển CPQLDN 911 32.127.175 Cộng PS tháng 32.127.175 32.127.175 Số dư cuối quý 0 Cuối kỳ giá vốn hàng bán, các chi phí và doanh thu phát sinh trong kỳ được kết chuyển về tài khoản 911. Lãi của hoạt động kinh doanh trong kỳ được kết chuyển về tài khoản 421. Công ty Dịch vụ Vật tư SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 Quý IV năm 2002 NT ghi sổ Phiếu ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Nợ Có SH NT Số dư đầu quý 0 31/12 Kết chuyển GVHB 632 2.077.169.971 31/12 Kết chuyển CPBH 641 91.390.319 31/12 Kết chuyển CPQLDN 642 32.127.175 Kết chuyển DT thuần 511 2.602.336.950 31/12 Kết chuyển lãi tiêu thụ trong kỳ 421 401.649.485 Cộng PS tháng 2.602.336.950 2.602.336.950 Số dư cuối quý 0 PHẦN III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ VẬT TƯ, BƯU ĐIỆN HÀ NỘI I. Nhận xét thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Dịch vụ Vật tư, Bưu điện Hà Nội 1. Ưu điểm Qua thời gian thực tập tại Công ty em thấy hệ thống tổ chức kế toán nói chung cũng như khâu hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng được tổ chức khá chặt chẽ, hoàn chỉnh. Việc sử dụng kế toán bằng máy vi tính đã làm giảm nhẹ các khâu ghi chép sổ sách, cung cấp các thông tin kế toán quản trị một cách nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc nắm vững thông tin hàng ngày để có biện pháp quản lí điều hành hiệu quả. Tuy nhiên, sử dụng kế toán chỉ là công cụ để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, còn việc báo cáo đó có đúng và phù hợp với chế độ kế toán hay tài chính hiện hành hay không còn phụ thuộc vào trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán trong việc ghi chép, phân loại, tổng hợp, xử lí các thông tin kế toán từ chứng từ ban đầu. Đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty đa số là cán bộ trẻ, nắm vững từng phần hành được phân công, được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn, sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính một cách thành thạo. Kế toán trưởng là người nhiều kinh nghiệm trong ngành nghề, biết phối hợp quản lí và điều hành các nhân viên kế toán nên mặc dù phải quản lí số lượng giá trị vật tư hàng hoá lớn, nhiều chủng loại, phức tạp về kỹ thuật tại nhiều kho khác nhau nhưng kế toán vẫn tổ chức tốt công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá, đảm bảo cung cấp các thông tin về nghiệp vụ nhập xuất tồn kho từng loại hàng hoá, tình hình thanh toán với người mua, người bán một cách thường xuyên chính xác. Cụ thể là: Về hạch toán nghiệp vụ mua hàng: kế toán đã hướng dẫn các đơn vị sử dụng hợp lý các loại chứng từ tuỳ theo từng trường hợp, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, dễ kiểm tra, kiểm soát. Đặc biệt các hồ sơ chứng từ để làm thủ tục nhập kho rất chặt chẽ về mặt pháp lý. Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý từ nơi lập chứng từ, đến kho, đến phòng kế toán tài chính. Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ mua hàng lên các sổ sách kế toán theo quy định của Bộ tài chính; quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toánvới người bán. Về hạch toán nghiệp vụ bán hàng: Sử dụng hợp lý các loại chứng từ liên quan đến bán hàng, xuất kho theo quy định của Bộ tài chính. Công ty đã sử dụng đa dạng hoá phương thức bán hàng: bán buôn, bán lẻ, bán hàng trực tiếp qua kho hay giao thẳng, sử dụng các biện pháp khuyến khích người mua như giảm giá, bớt giá. Kế toán nghiệp vụ bán hàng đã phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu người mua, có các biện pháp đôn đốc theo dõi thường xuyên, phản ánh thuế GTGT một cách chính xác theo quy định về luật thuế GTGT, cung cấp thường xuyên các thông tin liên quan đến việc mua hàng cho nhà quản lý. Về hạch toán dự trữ hàng tồn kho: Đảm bảo quản lý thống nhất từ phòng kế toán tài chính đến kế toán các đơn vị sản xuất, đến kho. Mở đầy đủ các loại sổ sách liên quan đến hạch toán hàng tồn kho, giúp cho quản lý chặt chẽ số lượng, giá trị từng loại vật tư hàng hoá tại kho của Công ty. Theo dõi báo cáo thường xuyên diễn biến tình hình nhập xuất tồn kho, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý khi quyết định mua, bán một loại vật tư nào đó. Về lập và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ liên quan đến lưu chuyển hàng hoá được Công ty tổ chức khá chặt chẽ từ khâu lập đến luân chuyển chứng từ. Cơ sở lập chứng từ chặt chẽ đảm bảo các yếu tố pháp lý: từ chứng từ mệnh lệnh (Lệnh nhập kho, xuất kho, Đơn đặt hàng được Giám đốc ký duyệt) chuyển thành chứng từ chấp hành (Phiếu nhập vật tư kỹ thuật, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ). Chứng từ chấp hành với đầy đủ yếu tố pháp lý như: chữ ký, họ tên người lập, số chứng từ, nội dung kinh tế, chỉ tiêu số lượng, giá trị, ngày lập, ngày nhận chữ ký của những người chịu trách nhiệm vật chất. Chứng từ mệnh lệnh lập ra được thủ kho, kế toán kiểm tra kỹ lưỡng mới tiến hành các nghiệp vụ ghi trên chứng từ, ghi sổ kế toán nhập số liệu máy tính. 2. Những mặt còn tồn tại: Bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác hạch toán nói chung và hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng của Công ty còn có những mặt hạn chế cần khắc phục để thực hịên tốt chức năng của kế toán là phản ánh, thu thập và xử lý thông tin cho những quyết định riêng biệt của nhà quản lý. Đó là: Về hạch toán nghiệp vụ mua hàng: Kế toán đã không phản ánh chính xác chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu như: chi phí vận chuyển từ cảng về kho của Công ty, chi phí bảo quản, bốc dỡ,