Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và một số vấn đề cần hoàn thiện tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

HĐ 11B - Nhập đỏ bazan số L7011B ngày 4 thỏng 1 năm 2007 Hoỏ đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Biờm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư, sản phẩm hàng hoỏ ĐVT Mó vật tư Số lượng Gớa Thành tiền Ghi chỳ Theo chứng từ Thực nhập Đỏ bazan Hà Bỡnh 2116.060501.001 3069,38 Tổng cộng: Nhập ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Phụ trách tổng kho Người Giao Thủ Kho Viết phiếu Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Thủ tục nhập kho của NVL chớnh Thạch cao: Cũng như trong vớ dụ trờn về thủ tục nhập kho đỏ Bazan trước hết phũng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trỡnh mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư, hàng hoỏ”. Khi GĐ và cỏc phũng ban cú trỏch nhiệm thụng qua thỡ mưúi tiến hành mua vật tư. Giỏ trờn hoỏ đơn phải giống như mức giỏ mà GĐ đó phờ duyệt. Biểu số 7 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HY/2006B 0086342 Hoá đơn Giá trị gia tăng Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đỡnh, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ 0 1 0 0 0 0 2 0 3 3 3 1 0 Số tài khoản: Điện thoại Họ tờn người mua hàng: Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 1 0 2 0 8 2 Hỡnh thức thanh toỏn:.... MS STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 Thạch cao Lào Tấn 2703,90 459.000 1.241.090.100 Cộng tiền hàng: 1.241.090.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 124.109.010 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.365.199.110 Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sỏu lăm triệu một trăm chớn Chớn nghỡn một trăm mười đồng) Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) Sau khi tiến hành phõn tớch cỏc thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “phiếu phõn tớch kết quả sử dụng” là đạt yờu cầu. Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biờn bản kiểm nghiệm” Biểu số 8 Công ty CP xi măng bỉm sơn Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 254 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, thiết bị, hàng hoá) (Ngày 28 thỏng 2 năm 2007) Căn cứ: Hợp đồng 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 thỏng 1 năm 2007 Căn cứ hoỏ đơn số: 86342 ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Của Cụng ty CP thạch cao xi măng Biờn bản kiểm nghiệm gồm cú: ễng (Bà): Lờ Thị Cụng .................................... Đại diện kỹ thuật ễng (Bà): Trần Thu Hà......................................Cụng ty CP thạch cao xi măng ễng (Bà): Phạm Thị Xuyến...............................Thống kờ tổng kho ễng (Bà): Nguyễn Văn Quỏt ..............................Thủ Kho ễng (Bà): Hoàng Minh Tõm............................. ..Phũng KT-TK-TC. Đó kiểm kờ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sau: TT Tờn vật tư, hàng hoỏ ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chỳ Theo chứng từ Đỳng chất lượng Khụng đỳng chất lượng 1 Thạch cao Tấn Lào 2703,90 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đỳng chủng loại yờu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kờ Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Căn cứ vào cỏc chứng từ trờn sau khi lập “Biờn bản kiểm nghiờm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thỡ tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Biểu số 9 Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn Thị xó Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoỏ Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Cụng ty CP thạch cao xi măng Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 thỏng 1 năm 2007 Hoỏ đơn mua hàng: số 86342 ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Biờm bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư, sản phẩm hàng hoỏ ĐVT Mó vật tư Số lượng Gớa Thành tiền Ghi chỳ Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Phụ trách tổng kho Người Giao Thủ Kho Viết phiếu Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đối với CCDC thủ tục nhập kho được diễn ra hoàn toàn tương tự. Bao gồm đầy đủ cỏc chứng từ và cỏc biểu mẫu như đối với NVL. “Tờ trỡnh mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ” được phờ duyệt trước khi tiến hành mua. Mẫu của 2 loại này hoàn toàn tương tự. Biểu số 10 Mẫu số : 01 GTKT-3 LL HX/2006B 0069998 Hoá đơn Giá trị gia tăng Ngày 02 thỏng 02 năm 2007 Đơn vị bỏn hàng: C.Ty VPP Địa chỉ: P. Điện Biờn, Thanh Hoỏ 1 0 0 3 2 4 8 2 6 1 Số tài khoản: Điện thoại Họ tờn người mua hàng: Trần Văn Giao Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ Số tài khoản: 710 A 00002 2 6 3 2 0 0 2 0 8 2 Hỡnh thức thanh toỏn:..Tiền mặt.. MS STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ghim vũng Hộp 2000 2000 4.000.000 2 Giấy Fax Cuộn 260 71500 18.590.000 3 Đui E27 Cỏi 2000 4500 9.000.000 4 5 6 Cộng tiền hàng: 31.590.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.159.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 34.749.000 Số viết bằng chữ: (Ba triệu bốn trăm bảy tư nghỡn chớn trăm đồng) Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) Biểu số 11 Công ty CP xi măng bỉm sơn Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT Số: 1/2 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, thiết bị, hàng hoá) (Ngày 02 thỏng 02 năm 2007) Căn cứ: Bảng duyệt giỏ Số 442 ngày 31 thỏng 01 năm 2007 Căn cứ hoỏ đơn số: 69998 ngày 2 thỏng 2 năm 2007 Của Cụng ty CP điện mỏy hoỏ chất Biờn bản kiểm nghiệm gồm cú: ễng (Bà): Lờ Thị Cụng .................................... Đại diện kỹ thuật ễng (Bà): Trần Văn Giao...................................... Đại diện vật tư ễng (Bà): Phạm Thị Nga ...............................Thống kờ tổng kho ễng (Bà): Trịnh Thị Thức ..............................Thủ Kho ễng (Bà): Lờ Văn Lương............................. ..Phũng KT-TK-TC. Đó kiểm kờ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sau: TT Tờn vật tư, hàng hoỏ ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chỳ Theo chứng từ Đỳng chất lượng Khụng đỳng chất lượng 1 Ghim vũng Hộp VN 2000,00 2000,00 2 Giấy Fax Cuộn VN 260,00 260,00 3 Đui E27 Cỏi VN 2000,00 2000,00 4 5 6 Tổng cộng 4260,00 4260,00 ý kiến của ban kiểm nghiệm:Hàng đỳng chủng loại theo bảng duyệt giỏ. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kờ Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Biểu số 12 Công ty CP xi măng bỉm sơn Thị xó Bỉm Sơn – Thanh Hoỏ Mẫu số: 01-VT Phiếu nhập kho (Ngày 02 thỏng 02 năm 2007) Số chứng từ: 1A Nhập của: Trần Văn Giao-Phũng vật tư thiết bị NGB 001 Theo Duyệt giỏ Số 442 Ngày 31 thỏng 01 năm 2007 Hoỏ đơn mua hàng số: 69998 ngày 2 thỏng 2 năm 2007 Biờn bản kiểm nghiệm số: 1/1 ngày 02 thỏng 2 năm 2007 Nguồn nhập: Nhập vào kho: Kho VPP STT Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư, sản phẩm hàng hoỏ ĐVT Mó vật tư Số lượng Gớa Thành tiền Ghi chỳ Theo chứng từ Đỳng chất lượng 1 Ghim vũng Hộp 311.080201.050 2000 2 Giấy Fax Cuộn 311.080201.014 260 3 Đui E27 Cỏi 311.080201.830 2000 4 5 6 Tổng cộng Nhập ngày 2 thỏng 2 năm 2007 PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI GIAO THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Trờn phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giỏ và thành tiền. Chỉ khi nào kế toỏn thanh toỏn nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giỏ thỡ mới ghi vào cột đơn giỏ và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liờn trong đú: Liờn 1: Lưu tại kho Liờn 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đú giao cho kế toỏn vật tư Liờn 3: Giao cho kế toỏn thanh toỏn làm căn cứ ghi sổ và thanh toỏn cho nhà cung cấp. Liờn 4: Giao cho người cung cấp. 1.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Tại cỏc phõn xưởng sản xuất, phụ trỏch kỹ thuật xỏc định nhu cầu NVL, CCDC cần thiết cho quỏ trỡnh sản xuất tại đơn vị mỡnh và tập hợp lại đưa cho quản đốc phõn xưởng ký nhận. Sau đú gửi bản yờu cầu này lờn phũng kỹ thuật hoặc Giỏm đốc phờ duyệt. Cụng việc này đũi hỏi nếu giỏ trị nhu cầu về NVL, CCDC là lớn. Cũn đối với nhu cầu về NVL, CCDC cú giỏ trị khụng quỏ lớn cú thể gửi ngay yờu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý cỏc loại NVL, CCDC đú. Riờng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiờu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lónh đạo, căn cứ vào yờu cầu, quy định đó được cỏc bộ phận chức năng phờ duyệt. Sau đú bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho cỏc loại NVL, CCDC mà mỡnh phụ trỏch. Biểu số 13 Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoỏ Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/TC3 Phiếu xuất kho Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Họ tờn người nhận hàng: ễng Chõu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia STT Tờn vật tư Mó vật tư ĐVT Số lượng Giỏ Thành tiền Ghi chỳ Yờu cầu Thực xuất 1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9 2 Đỏ bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02 Tổng cộng Xuất ngày 28 thỏng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiờu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào mỏy, đến cuối thỏng khi mỏy tớnh được giỏ bỡnh quõn trong thỏng sẽ tự động cập nhật vào cột giỏ trị và thành tiền. Phiếu xuất CCDC Biểu số 14 Công ty cổ phần xi măng bỉm sơn Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoỏ Mẫu số: 02-VT Số chứng từ: X/QT4 Phiếu xuất kho Ngày 21 thỏng 2 năm 2007 Họ tờn người nhận hàng: ễng Hà Lý do xuất: xuất cỏc phũng ban Xuất tại kho: K07 – Kho văn phũng phẩm STT Tờn vật tư Mó vật tư ĐVT Số lượng Giỏ Thành tiền Ghi chỳ Yờu cầu Thực xuất 1 Ghim vũng 311.080201.050 Hộp 2000 2000 2 Giấy Fax 311.080201.014 Cuộn 200 200 Tổng cộng Xuất ngày 21 thỏng2 năm2007 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Cụng ty cú 2 loại phiếu xuất : phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa cỏc kho với nhau. Khi cú số liệu về điều chuyển kho. Kế toỏn cập nhật số liệu vào mỏy. Khi in phiếu xuất điều chuyển mỏy sẽ tự tớnh thành tiền. “phiếu xuất điều” chuyển cú mẫu như sau: Biểu số 15 CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ PHIẾU XUẤT ĐIỀU CHUYỂN KHO Ngày 28 thỏng 2 năm 2007 Số : XMO/2 Người nhận hàng: Anh Thiện Nội dung: SCT/2/2007 Kho xuất: K04 – Kho phụ tựng Kho nhập: C1 - Xưởng mỏ STT Tờn vật tư ĐVT TK Nợ TK Cú Số lượng Giỏ Thành tiền 1 Giấy giỏp mịn tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 2 Giấy rỏp thụ tờ 15311 15311 30,00 1.200 36.000 3 Mũi hợp kim kg 15311 15311 1,00 1.200.000 1.200.000 Tổng cộng 1.272.000 Bằng chữ: Một triệu hai trăm bảy mươi hai nghỡn đồng chẵn Người giao hàng Thủ kho Người nhận hàng Thủ kho 1.2.4.2. Kế toỏn chi tiết NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm của cụng tỏc kế toỏn và đó cú ỏp dụng kế toỏn mỏy một cỏch rộng rói vào cụng tỏc kế toỏn. Với hệ thống danh điểm vật tư lờn tới hơn 5000 danh điểm NVL và … danh điểm CCDC với cỏc chủng loại vật tư phong phỳ thỡ việc chọn lựa phương phỏp hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC sao cho đảm bảo được yờu cầu hạch toỏn, yờu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Và Cụng ty chọn phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC. Phương phỏp này hoàn toàn thớch hợp cho việc ghi chộp, theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất diễn ra thường xuyờn với khối lượng cụng việc kế toỏn khỏ lớn. Cỏc chứng từ được sử dụng trong kế toỏn chi tiết NVL, CCDC bao gụm: Hoỏ đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL) Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) Biờn bản kiểm nghiệm (Mẫu số 07 – VT) Biờn bản kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ (Mẫu số 08 – VT) Cỏc chứng từ trờn là căn cứ để hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, nhúm NVL, CCDC về số lượng, giỏ trị. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho”. Thẻ kho được dựng để ghi chộp hằng ngày tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL, CCDC về chỉ tiờu số lượng. Đầu năm kế toỏn mở “Thẻ kho” ghi cỏc chỉ tiờu, nhón hiệu, quy cỏch, mó Vật tư….ở cựng một kho, sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL hay CCDC trong 1 kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ trờn, kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toỏn cũng dựa trờn chứng từ nhập - xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tớnh thành tiền (Đối với xuất kho thỡ cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối thỏng) vào “Thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toỏn tiến hành đối chiếu số liệu trờn “Thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toỏn sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dừi với từng danh điểm, từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toỏn tổng hợp nhập xuất. Cú thể khỏi quỏt việc hạch toỏn theo phương phỏp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toỏn tổng hợp về vật liệu Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC theo phương phỏp thẻ song song Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối thỏng VD: Sau đõy là mẫu thẻ kho của 1 số NVL chớnh và CCDC Biểu số 16 Công ty cổ phần xi măng Bỉm sơn Kho: Kho 12 – Kho phụ gia Mẫu số: 06-VT thẻ kho ngày lập thẻ:...01/ 01/2007.............................. tờ số:...01..................................................... - Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư: Thạch cao - Đơn vị tớnh........ Tấn............................................ - Mó số: 2115.060501.001 stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xỏc nhận kế toỏn Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 16700,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/02 16700 PN P208 28/02 Mua thạch cao Lào 28/02 2703,900 19403,900 … PX X/TC3 28/02 Sản xuất xi măng bột 28/02 2903,900 16500,00 Tồn 28/02 16500.00 Mục đớch của Thẻ kho là theo dừi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyờn liệu, CCDC trong từng kho. Làm căn cứ xỏc định tồn kho và dự trữ đối với từng NVL, CCDC. Thẻ kho được theo dừi hàng thỏng, từ đú xỏc định số lượng cần mua cho thỏng tiếp theo. Biểu số 17 Công ty cổ phần xi măng Bỉm sơn Kho: Kho 07 – Kho VPP Mẫu số: 06-VT thẻ kho ngày lập thẻ:...01/ 01/2007.............................. tờ số:...03..................................................... - Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư: Ghim vũng - Đơn vị tớnh........Hộp ............................................ - Mó số: 311.080201.050 Thứ tự Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xỏc nhận của kế toỏn Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/01 Tồn 01/01/2007 211,00 ... ... ... .... ... .... .... 01/02 Tồn 01/03/2007 3000 … PN P208 02/02 Nhập mua 02/02 2000 5000 Tồn 02/02 5000 … … … … … … … PX X/TC3 21/02 Xuất cho cỏc phũng ban 21/02 2000 100 Tồn 28/02 100 . Để đảm bảo tớnh chớnh xỏc của số lượng NVL, CCDC tồn kho hàng thỏng cần kiểm kờ đối chiếu số thực với số lượng trờn Thẻ kho và Thẻ kế toỏn chi tiết. Nếu cú sự chờnh lệch nhanh chúng tỡm ra nguyờn nhõn và điều chỉnh lại số liệu trờn cỏc sổ thẻ chi tiết phự hợp với thực tế số lượng kiểm kờ tại kho Biểu số 18 CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ Số thẻ: 02 Số tờ 01 Kho : K12 – Kho phụ gia Tờn vật tư: Thạch cao Mó số: 2115.060501.001 DVT: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn gớa Nhập Xuất Tồn Ngày Số SL TT SL TT SL TT Tồn 01/01 456464,82 16700 7.622.962.440 … Tồn 01/02 16700 7.622.962.440 28/02 PN P208 Mua thạch cao lào 459000 2703,9 1241090100 28/02 PX X/TC3 SX xi măng 2903,9 Đến cuối thỏng khi tớnh được giỏ xuất kho của NVL thỡ sẽ mỏy sẽ tự động nhập giỏ trị vào cột Đơn giỏ và thành tiền ở “Sổ chi tiết vật tư”. Kết thỳc thỏng kế toỏn tổng hợp số liệu và ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn”. Với điều kiện ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ mỏy sẽ tự tổng hợp số liệu in ra khi cần thiết. VD Tổng hợp nhập - xuất - tồn của 1 kho vào thỏng 2 năm 2007 Đặc điểm của Cụng ty CP xi măng là cú quy mụ lớn cỏc nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra liờn tục. Hàng ngày kế toỏn xuống kho nhõn phiếu nhập, xuất kiểm tra tớnh hợp lý, đỳng đắn chớnh xỏc của số liệu ghi chộp trờn Thẻ kho và ký xỏc nhận vào Thẻ kho. Kế toỏn mang phiếu nhập, xuất về phũng kế toỏn. Tiến hành phõn loại NVL, CCDC sau đú sẽ cập nhật cỏc phiếu nhập - xuất vật tư vào mỏy bằng phần mềm Fast Accouting. Kế toỏn cần thực hiện cỏc thao tỏc để cập nhật số liệu như sau: Đối với phiếu nhập Vào phần mềm kế toỏn bằng tờn và mật khẩu đó được đăng ký. Mỗi kế toỏn cú tờn và mật khẩu riờng. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phõn hệ “Hệ thống” sau đú chọn tiếp phõn hệ “ Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả”→ chọn mục “Phiếu nhập kho”. Và trờn mỏy xuất hiện giao diện của “Phiếu nhập kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thụng tin và dữ liệu gồm cú: ▫ Loại phiếu nhập ▫ Số phiếu nhập ▫ Mó khỏch ▫ Ngày phiếu nhập ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giỏ VND ▫ Người giao hàng ▫ Diễn giải ▫Mó kho nhập ▫Nội dung •Mó hàng • Tờn khỏch •ĐVT •Số lượng •Giỏ VND •Tiền VND (Mỏy sẽ tự tớnh khi cập nhật 2 cột số lượng và đơn giỏ) •TK nợ •TK cú Sau khi cập nhật xong phiếu nhập vào mỏy thỡ chương trỡnh sẽ tự động chuyển số liệu vào cỏc bỏo cỏo hàng nhập như : Bảng kờ phiếu nhập, bảng kờ phiếu nhập theo vụ việc… và cú thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. VD: Đối với phiếu xuất, kờ toỏn cũng thực hiện cỏc thao tỏc tương tự như đối với phiếu nhập. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phõn hệ “Hệ thống” sau đú chọn tiếp phõn hệ “ Kế toỏn hàng tồn kho”→ chọn mục “ Cập nhật số liệu” →chọn “Phiếu xuất kho” Và trờn mỏy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thụng tin và dữ liệu gồm cú: ▫ Loại phiếu xuất ▫ Số phiếu xuất ▫ Mó khỏch ▫ Ngày phiếu xuất ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giỏ VND ▫ Người nhận hàng ▫ Diễn giải ▫Mó kho xuất ▫Nội dung •Mó hàng • Tờn hàng •ĐVT • Tồn kho tức thời •Số lượng •Giỏ VND •Tiền VND •TK nợ •TK cú Riờng phần Giỏ và phần Tiền VND ta bỏ trống. Vào thời điểm cuối thỏng kế toỏn sẽ tớnh giỏ, mỏy sẽ tự động tớnh giỏ NVL, CCDC theo phương phỏp đó khai bỏo và cập nhật Giỏ và Tiền vào tất cả cỏc phiếu xuất, cỏc bỏo cỏo hàng xuất và cỏc sổ sỏch cú liờn quan. Sau khi tiến hành việc cập nhật dữ liệu xong cho phiếu nhập và phiếu xuất, ta chọn mục “Lưu” để lưu lại phiếu mà ta vừa cập nhật. Khi cỏc nghiệp vụ nhập, xuất được cập nhật vào mỏy thỡ cỏc nghiệp vụ này cũng được lờn cấc sổ chi tiết vật tư, nhật ký chung, lờn bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn … Như vậy việc ỏp dụng kế toỏn mỏy trong cụng tỏc kế toỏn chi tiết NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn giỳp giảm khối lượng cụng việc một cỏch đỏng kể mà vẫn đảm bảo được yờu cầu, hiệu quả quản lý NVL, CCDC. Kế toỏn chi tiết NVL, CCDC cũn cú thể giỳp cho cỏc nhà cập nhật thụng tin một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc tỡnh hỡnh về NVL, CCDC của Cụng ty là căn cứ để đưa ra những quyết định hợp lý, đỳng đắn, kịp thời với tỡnh hỡnh kinh doanh chung của Cụng ty. 1.2.4.3. Kế toỏn tổng hợp NVL, CCDC NVL, CCDC được hạch toỏn theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Tức là theo dừi phản ỏnh thường xuyờn, liờn tục cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập, xuất tồn kho vật tư cũng như hàng hoỏ trờn sổ kế toỏn. Đối với đặc điểm kinh doanh của Cụng ty và quy mụ sản xuất lớn, cỏc nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyờn, liờn tục với nhiều loại NVL, CCDC thỡ sử dụng phương phỏp này để hạch toỏn tổng hợp NVL, CCDC là hợp lý và thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn. 1.2.4.3.1. Tài khoản sử dụng hạch toỏn Để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến NVL, CCDC kế toỏn sử dụng TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”, TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ” ♦ TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu” TK này được dựng để ghi chộp số hiện cú và tớnh hỡnh tăng, giảm nguyờn, vật liệu theo giỏ thực tế. TK 152 tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoản cấp 2 theo quy định. Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 3. Và để đỏp ứng được yờu cầu hạch toỏn một cỏch chi tiết, đầy đủ và chớnh xỏc thỡTK 152 được chi tiết tới cấp 4. VD: Tài khoản Tờn tài khoản TK mẹ Bậc TK 152 Nguyờn liệu, vật liệu 1 … … … … 1522 Vật liệu phụ 152 2 152211 Vật liệu nổ 1522 3 1522111 Thuốc nổ 152211 4 1522112 Vật liệu nổ khỏc 152211 4 152212 Nhớt mỏy 1522 3 … … … … ♦ TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ” TK này được dựng để ghi chộp số liệu cú liờn quan đến tỡnh hỡnh tăng, giảm CCDC và số hiện cú tồn kho. TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ” khụng chỉ được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 theo quy định mà cũn được chi tiết đến cấp 3 để phục vụ nhu cầu hạch toỏn. Cả 2 loại TK trờn TK 152 và TK 153 đều cú kết cấu chung như sau: Bờn Nợ : Phản ỏnh giỏ trị thực tế của VNL, CCDC tăng trong kỳ và cỏc trường hợp tăng khỏc. Bờn cú: Phản ỏnh giỏ trị thực của NVL, CCDC xuất trong kỳ và cỏc trường hợp giảm khỏc Số dư bờn Nợ : Giỏ thực tế của NVL, CCDC tồn kho. Ngoài 2 TK chớnh là TK 152, 153 để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến NVL, CCDC cũn cú cỏc TK như : TK 151, TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141, TK 621… 1.2.4.3.2. Kế toỏn tổng hợp nhập NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn 1.2.4.3.2.1. Kế toỏn tổng hợp nhập NVL Nguyờn vật liệu trong Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn được cú từ nhiều cỏc nguồn khỏc nhau. Đối với đỏ vụi và đất sột là 2 loại NVL chớnh được Cụng ty tự khai thỏc, phần lớn cỏc loại NVL khỏc nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đỏ Banzan, xỷ Pirit… Một số loại NVL khỏc nhập kho do Cụng ty thuờ ngoài gia cụng chế biến như cỏc phụ tựng cơ khớ, bờn cạnh đú tại Cụng ty một số chi tiết mỏy, bulụng…được chế tạo tại xưởng cơ khớ phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Và nhập kho do xuất ra sử dụng khụng hết đem nhập lại kho. Do cú những đặc thự như trờn nờn cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cú một số khỏc biệt so với cỏc doanh nghiệp khỏc. Đối với NVL chớnh là đỏ vụi và đất sột được Cụng ty khai thỏc trực tiếp tại cỏc mỏ cỏch Nhà mỏy 3 km. Với đặc điểm là đỏ vụi và đất sột khai thỏc được đưa thẳng vào sản xuất sản phẩm mà khụng nhập kho. Tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh khai thỏc đỏ vụi và đất sột được tập hợp vào TK 621 “Chi phớ NVL trực tiếp”. Sau đú được kết chuyển vào TK 154 “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang”. Đối với những NVL Cụng ty tự khai thỏc kế toỏn tổng hợp NVL khụng theo dừi trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn mà chỉ theo dừi về mặt số lượng NVL đó được khai thỏc và đưa vào sản xuất. Trong quỏ trỡnh khai thỏc cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh, hạch toỏn quỏ trỡnh sử dụng cỏc loại NVL này vào sản xuất là do kế toỏn tổng hợp và tớnh giỏ thành thực hiện. Ta cú thể khỏi quỏt bằng một số định khoản Tập hợp chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh khai thỏc đỏ vụi và đất sột Nợ TK 621 Cú TK 111, 112, 334... Khi đỏ vụi và đất sột khai thỏc được vận chuyển về bộ phận sản xuất sản phẩm: Nợ TK 154 Cú TK 621 Sau đú được kết chuyển vào TK 155 “Thành phẩm” làm cơ sở để tớnh giỏ thành sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Đối với một số NVL xuất thuờ ngoài gia cụng chế biến khi xuất NVL và cỏc chi phớ thuờ ngoài phỏt sinh được tập hợp vào TK 154. Khi gia cụng chế biến xong đưa NVL về nhập kho thỡ được hạch toỏn bỡnh thường: Nợ TK 152 Cú TK 154 Đối với những loại NVL như phụ tựng và một số chi tiết do xưởng Cơ khớ của Cụng ty tự chế biến. Cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh tự chế biến được tập hợp vào TK 154 và hạch toỏn bỡnh thường khi nhập kho. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Đặc điểm của Cụng ty là số lượng nhập NVL trong kỳ là rất nhiều. Cụng ty sản xuất kinh doanh với quy mụ lớn nờn khối lượng nhập và giỏ trị với mỗi lần nhập mua thường lớn. Với đặc điểm như thế, Cụng ty cần lựa chọn phương phỏp thanh toỏn thớch hợp sẽ tạo thuận lợi cho Cụng ty trong quỏ trỡnh thu mua NVL cung cấp kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất. Nguyờn vật liệu mua ngoài nhập kho được mua chủ yếu do hỡnh thức: đú là hỡnh thức thanh toỏn sau. Do khối lượng và giỏ trị NVL nhập mua là rất lớn nờn với hỡnh thức thanh toỏn sau đem lại nhiều thuận và phương thức thanh toỏn này được ỏp dụng cho nhiều loại NVL chớnh như: đỏ bazan, thạch cao, quặng... Và với khối lượng mua lớn như thế thỡ cú trường hợp hàng và hoỏ đơn cựng về hoặc hàng và hoỏ đơn về vào cỏc thời điểm khỏc nhau. Tuỳ từng trường hợp mà kế toỏn hạch toỏn phự hợp. Do Cụng ty tớnh thuế theo phương phỏp khấu trừ nờn giỏ nhập kho khụng bao gồm thuế GTGT VD : Cụng ty mua thạch cao về sản xuất xi măng theo Hoỏ đơn GTGT ngày 28 thỏng 2 năm 2007 (Biểu mẫu 01) số lượng 2307,90 tấn đơn giỏ chưa thuế 459.000 đồng /tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giỏ thanh toỏn là 1.365.199.110 đồng. Cụng ty chưa trả tiền cho người bỏn. Trường hợp này hàng và hoỏ đơn về cựng ngày 28/12/2007 NVL sẽ hạch toỏn vào TK 152. Kế toỏn sẽ định khoản: Nợ TK 152(152115): 1.241.090.100 Nợ TK 133(133100): 124.109.010 Cú TK 331 (331203): 1.365.199.110 Sau khi lập phiếu nhập kho, kế toỏn sẽ nhập dữ liệu vào mỏy trong