Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt

thanh toán theo số hoá đơn Có TK 338 Giá trị hàng thừa không thuế GTGT * Trả lại cho người bán Nợ TK 338(1) Giá trị hàng thừa không thuế Có TK 152 + Đồng ý mua tiếp hàng thừa Nợ TK 338 (1) Giá trị hàng thừa Nợ TK 133 VAT Có TK 331 (111, 112) Tổng giá thanh toán + Không rõ nguyên nhân Nợ TK 338(1) Giá trị hàng thừa Có TK 711 * Hàng về thiếu so với hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 152 Trị giá VL nhập kho Nợ TK 138 (1) Trị giá VL thiếu so với hoá đơn Nợ TK 133 VAT theo hoá đơn Có TK liên quan: 111, 112, 141, 311, 331 Tổng giá thanh toán + Nếu người bán giao tiếp số thiếu Nợ TK 152 Giá trị hàng thiếu Có TK 138(1) + Người bán không còn hàng Nợ TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán Có TK 138 Giá trị hàng thiếu Có TK 133 VAT tương ứng b) Hàng về chưa có hoá đơn + Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "hàng về chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoán đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK 152 Nợ TK 133 Tạm tính Có TK 331, 111, 112 + Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: ã Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. ã Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (giá thực tế > giá tạm tính). ã Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính và ghi lại bút toán đúng theo giá thực tế. c) Hoá đơn về hang chưa về + Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đang đi đường". Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về ghi: Nợ TK 151 Trị giá hàng mua theo hoá đơn Nợ TK 133 Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 + Sang tháng sau hàng về Nợ TK 152, 621, 627 Nếu nhập kho, xuất dùng cho sản xuất và cho phân xưởng Có TK 151 Hàng đi đường kỳ trước đã về - Với doanh nghiệp nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp: do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK liên quan 331,112, 111,311 Ngoài cách hạch toán tăng, giảm VL theo kế khai thường xuyên như trên thì doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Do điều kiện có hạn nên em không trình bày ở đây. 2.2.2. Hạch toán giảm vật liệu - NVL trong doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân: xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, nhượng bán, trao đổi, góp vốn liên doanh và biếu tặng, mất mát Song nghiệp vụ chủ yếu vẫn là xuất dùng NVL sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho được áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành gồm: đơn giá bình quân; nhập trước - xuất trước; nhập sau - xuất trước; đích danh; giá hạch toán. Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng 1 cách đánh giá duy nhất và phải nhất quán trong các kỳ kinh doanh. + Khi xuất dùng cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152, 151 + Xuất dùng cho bộ phận quản lý, phân xưởng Nợ TK 627 Có TK 152, 151 + Xuất dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642 Có TK 152, 151 Chương II Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty bê tông xây dựng Thịnh Liệt I. Những đặc trưng chung về Công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của Sở Xây dựng Hà Nội, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và hạch toán độc lập với tê gọi ban đầu là "Nhà máy bê tông và xây dựng Thịnh Liệt" với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các loại cấu kiện bê tông đúc sẵn phục vụ cho Hà Nội bằng công nghệ tiên tiến của Ba Lan cùng với trên 500 cán bộ công nhân viên, kỹ sư và công nhân lành nghề có kinh nghiệm. Tổng diện tích là 93.500 m2 được xây dựng trên 2 cơ sở: + Cơ sở 1: Diện tích 57.000m2 tại phường Thịnh Liệt - quận Hoàng Mai- Hà Nội. + Cơ sở 2: Diện tích 36.500m2 tại phường Lĩnh Nam - quận Hoàng Mai- Hà Nội. Trụ sở chính của Công ty tại: Km số 8 quốc lộ 1A đường Giải Phóng - Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội. Tên công ty: Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt Tên tiếng Anh: Thinh Liet Contruction and concrete company. Viết tắt: Thịnh Liệt CCCo Điện thoại: 04-8615289 - 8614509 - 8615323 - 8612890. Số Fax: 04-8615323 - 8615289 Ngày 16/8/1977 theo quyết định số 699/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội cho phép thành lập Nhà máy Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt trực thuộc sở Xây dựng Hà Nội với sự viện trợ của Nhà nước Ba Lan theo Hiệp định của Việt Nam - Ba lan nhằm mục đích cải tạo và phục vụ cho quá trình xây dựng cơ sở hạ tầng và cải tạo nhà ở Hà Nội. Trải qua 28 năm, Công ty đã trưởng thành và mở rộng thị trường ở tất cả các tỉnh phía Bắc, miền Trung Việt Nam và một phần sang Lào với sản phẩm truyền thống lâu đời của mình là cột điện ly tâm, ống ga thoát nước và các sản phẩm đúc sẵn khác được thị trường chấp nhận và có uy tín cao. Đặc biệt, cột điện ly tâm của Công ty đã đạt huy chương vàng qua các năm: 1991: Huy chương vàng chất lượng cao của Bộ Xây dựng 1992: Huy chương vàng Hội chợ Kinh tế quốc dân 1993-1996: Huy chương vàng sản phẩm chất lượng cao và nhiều bằng khen, giấy khen qua các lần hội chợ. Trước sự phát triển về quy mô và tốc độ của sản xuất, nhà máy được đổi tên thành "Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt" theo quyết định số 3359/QĐUB ngày 22/12/1992 của UBND thành phố Hà Nội và quyết định đổi tên, xác định lại nhiệm vụ số 4240/QĐUB ngày 10/12/1996. Hiện nay Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt là một trong những doanh nghiệp được thị trường biết đến, tập thể cán bộ công nhân viên của công ty không ngừng hoàn thiện và phát triển tạo được lòng tin vững chắc với khách hàng. 2. Chức năng và nhiệm vụ - Là một đơn vị nhà nước chuyên sản xuất về bê tông. Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt có các nhiệm vụ và chức năng sau: - Sản xuất các loại cấu kiện bê tông đúc sẵn và sản xuất kinh doanh bê tông thương phẩm. - Xây dựng các công trình dân dụng, nhà ở quy mô vừa và nhỏ, thi công nội ngoại thất các công trình xây dựng. - Sản xuất kinh doanh các loại vật liệu xây dựng kể cả thiết bị nội thất, ngoại thất. - Sản xuất gia công các thiết bị, công cụ phục vụ xây dựng và xây lắp điện. - Được liên doanh, liên kết với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để mở rộng và phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt 3.1. Bộ máy quản lý tổ chức sản xuất của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Kế toán trưởng P.Giám đốc thị trường kế hoạch P.Giám đốc kỹ thuật công nghệ P.Giám đốc nội chính- đào tạo BHLĐ Phòng Dự án Phòng Tài vụ XN sản xuất VLXD Lĩnh Nam Phòng Kinh doanh XN kinh doanh vật tư vận tải XN xây lắp Phòng KCS XN Cơ điện XN Cấu kiện I XN Cấu kiện II XN Bê tông Phòng KT CN Phòng TCHC 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Bê tông và Xây dựng Thịnh Liệt qua sơ đồ sau Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán NVL, CCDC & TSCĐ Kế toán doanh thu và tiêu thụ Kế toán thanh toán kiểm tra ngân hàng Thủ quỹ - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ. Chịu trách nhiệm bao quát chung ngoài ra còn kiêm thêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán tổng hợp, lập các BCTC. - Kế toán thanh toán ngân hàng kiêm phó phòng tài vụ. Chịu trách nhiệm thanh toán trong và ngoài Công ty theo dõi TGNH. - Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất vật tư trong kỳ, lượng vật tư tồn kho, đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. - Kế toán doanh thu và tiêu thụ. Có trách nhiệm theo dõi tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm của Công ty và theo dõi công nợ doanh thu. - Thủ qũy. Có trách nhiệm giữ qũy tiền mặt của Công ty. Hiện nay,Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt đang tổ chức hoạch toán, kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sở dĩ như vậy vì Công ty là một doanh nghiệp lớn, nhiều nhiệp vụ kinh tế phát sinh trình độ nghiệp vụ kế toán vững vàng. Sau đây là sơ đồ luân chuyển chứng từ trong hình thức Nhật ký chứng từ ở Công ty Bê Tông và Xây dựng Thịnh Liệt. Chứng từ gốc và các bản phân bổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày và định kỳ Lập định kỳ Đồi chiếu 3.3. Hệ thống quy trình sản xuất sản phẩm chủ yếu Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất là nhân tố cơ bản ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức hoạch toán nói riêng và công tác quản lý nói chung. Công việc đầu tiên là khâu chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho cả một quá trình sản xuất khép kín và lần lượt theo các giai đoạn sau: + Giai đoạn chuẩn bị rửa, cát, đá, lắp khuôn + Giai đoạn làm cốt thép gia công + Giai đoạn tạo hình + Giai đoạn bảo dưỡng + Giai đoạn kiểm tra sản phẩm - Các giai đoạn trên có thể khái quát thành sơ đồ sau: Quy trình sản xuất các cấu kiện bê tông. Xi măng Đá Cát Phụ gia Nước Thép Khuôn Cân Cân Cân Đ. lượng Đ. lượng Gia công Làm sạch chống dính Tạo cốt Đặt cột Lắp khuôn nạp vữa Tạo hình Dỡ khuôn Dưỡng hộ Kiểm tra Thành phẩm Trạm trộn Te ka Xe trở đi công trình - Xí nghiệp tạo hình có nhiệm vụ làm khuôn bán thành phẩm theo thiết kế của phòng kỹ thuật và thực hiện về kế hoạch của phòng kinh doanh tổng hợp đưa xuống, sản xuất các loại sản phẩm chính như cột điện ly tôm, ống cống, paneltheo đúng tiến bộ sản xuất, đảm bảo an toàn trong lao động. - Xí nghiệp bê tông thương phẩm có trách nhiệm rửa đá, sáng cát để phục vụ cho xí nghiệp tạo hình, và phục vụ trạm TEKA, điều hành xe phục vụ khách hàng theo lệnh của phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về chất lượng bê tông thương phẩm, phục vụ tới chậm công trình theo các hợp đồng đã ký kết với khách hàng, thực hiện nghiên ngặt quy trình sản xuất. Ngoài hai xí nghiệp nói trên còn có bộ phận cơ điện với nhiệm vụ giám sát các bộ phận trong giây truyền sản xuất, chấp hành đầy đủ quy trình, quy phạm về an toàn lao động, bảo dưỡng máy móc thiết bị và lập kế hoạch sửa chữa các trang thiết bị của Công ty dưới sự lãnh đạo trực tiếp của phó giám đốc, phục trách kỹ thuật. II. Thực tế công tác kế toán NVL tại công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt. Nguyên vật liệu là trong ba yếu tố vật chất quan trọng cho một quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán NVL là một trong những bộ phận chủ yếu, để tổ chức tốt công tác kế toán NVL trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của NVL được sử dụng trong quá trình sản xuất. Là một Công ty sản xuất các lọai bê tông nên những NVL được sử dụng trong sản xuất ở Công ty cũng có những đặc thù riêng. 1. Phân loại NVL Để sản xuất ra sản phẩm bê tông các loại, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn NVL gồm nhiều thứ loại vật tư. Trước hết, muốn quản lý chặt chẽ có hiệu quả, tổ chức hoạch toán chi phí từng loại VL thì phải tiến hành phân loại VL theo các bước sau: a. NVL chính Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm bao gồm: Xi măng (xi măng trắng, thường), đá (đá 1x2, 0,5x1,5;2x4), thép (f 6,f12), phụ gia tôn, mặt bích, bu lông, bản mã.vv.. b. VL phụ. Là những vật liệu mà khi tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể cùng với NVL làm thay đổi màu sắc, hình dáng, kiểm cách của sản phẩm tạo điều kiện cho quá trình chề tạo sản phẩm được thực hiện bình thường như, que hàn, bột màu, nhựa thông, dầu thải c. Nhiên liệu. Là lọai vật liệu phụ khi sử dụng cung cấp nhiệt hương cho các lọai máy móc, lọai xe cộ như: Xăng, dầu diezel, DP T4, mỡ IC2, than và dầu phanh 2. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là sự xác định giá trị của VL theo những nguyên tắc nhất định. ở Công ty Bê Tông và xây dựng Thịnh Liệt đã sử dụng giá thực tế để kế toán vật liệu hoạch toán mà không sử dụng giá hoạch toán. Giá thực tế của NVL là giá gốc bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm, gia công hoặc chế biến sau khi trừ đi các khoản được giảm trừ theo quy định. * Đối với VL nhập kho Phòng kinh doanh tổng hợp nhập kho VL theo giá thực tế ghi trên các hóa đơn của người bán (hiện tại khi mua NVL thì giá trên hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển tới địa điểm yêu cầu) Trị giá thực tế nhập kho tính cụ thể cho từng loại vật liệu nguồn hình thành và thời điểm tính giá. = + + *Đối với vật liệu xuất kho NVL khi mua vào mỗi lúc một giá nên Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền để hạch toán tình hình sản xuất NVL vào sản xuất trong kỳ. = x Trong đó. = 3. Kế toán chi tiết NVL Một trong những yêu cầu công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh kịp thời và chính xác, chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho - NVL cho từng thứ loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại và giá trị, hoạch toán chi tiết NVL sẽ đáp ứng được nhu cầu này. - Kế toán chi tiết NVL ở Công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu và được tiến hành dựa trên các cơ sở chứng từ sau: + Phiếu nhập vật tư + Phiếu xuất kho - Nội dung, phương pháp hạch toán chi tiết VL ở Công ty được tiến hành như sau: 3.1. Các thủ tục nhập - xuất Cán bộ kiểm nhận vật tư và lập biên bản kiểm nhận vật tư NVL Phòng tài vụ căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nhận vật tư để viết phiếu nhập kho Một liên chuyển cho KT NVL để ghi vào sổ chi tiết VL và lưu lại Một liên lưu lại tại XN kinh doanh vật tư vận tải Một liên chuyển cho thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và lưu ở kho a. Thủ tục nhập kho. Trình tự nhập kho NVL có thể khái quát bằng sơ đồ như sau: VD: Ngày 6/7 /2004 Công ty mua xi măng Bút Sơn của chi nhánh xi măng Bút Sơn tại Hà Nam theo hợp đồng số 09 ngày 5/11/2004 nhận được các chứng từ như sau: Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT - 3 LL CG / 2003 3B N0 040989 AE Liên 2.(Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 7 năm 2004 Đơn vị bán hàng : Công ty xi măng Bút Sơn - Chi Nhánh Hà Nam Địa chỉ: Phù Vân - Phủ Lý - Hà Nam Số tài khoản . Điện thoại: MST: 0700117613 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Lân Đơn vị : Công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt Điạ chỉ: Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội. Số tài khoản : Hình thức thanh toán: Sec MST: 0100105334-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Xi măng rời PC30 kg 297.910 755 Cộng tiền hàng 230.880.250, Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.088.025, Tổng tiền thanh toán 253.968.275, Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi ba triệu, chín trăm sau mươi tám ngàn, hai trăm bảy mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên) Công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt BM - K D- 05 Phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 7 năm 2004 Mẫu số: 01- VT QĐ số: 114TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Ngọc Lân Theo HĐ số 40989 ngày 6 tháng 7 năm 2004 của Công ty xi măng Bút Sơn Số:67 Nợ: Nhập tại kho: Chị Oanh Có: .. STT Tên nhãn hiệu,quy cách, chất lượng vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng rời PC 30 Kg 297.910 297.910 Cộng Viết bằng chữ : Nhập, ngày .xuất .tháng năm 2004 Trưởng phòng tài vụ (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký,ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký,ghi rõ họ tên) Người sử dụng (Ký,ghi rõ họ tên) b. Thủ tục xuất kho Giám đốc xí nghiệp. Viết phiếu xin lĩnh vật tư Phòng tài vụ căn cứ vào nhu cầu và số lượng VL ở kho viết phiếu xuất kho Một liên chuyển cho KT NVL để ghi sổ chi tiết VT và lưu lại Một liên giao cho thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và lưu lại Một liên lưu ở phòng tài vụ VD: Ngày 3/7/2004 phân xưởng tạo hình có nhu cầu sử dụng xi măng cho việc sản xuất. Nhu cầu sử dụng này được phòng tài vụ duyệt và viết phiếu xuất kho. 3.2. Hoạch toán chi tiết NVL a. ở kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ loại vật tư được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và dễ quản lý hơn. Khi nhận được các trứng từ kế toán về nhập, xuất kho VL, thủ kho thực hiện tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó, đối chiếu với số vật liệu thực nhập, tùy khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Cụ thể. Trong tháng 7/2004 có nghiệp vụ tăng giảm VL kế toán ghi vào thủ kho như sau: Biểu số 04 Đơn vị: Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số: Mẫu số 06- VT Ban hành theo QĐ số 186 TC CĐKT ngày 14/3/1995 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Bút Sơn. Đơn định tính: Kg Mã số: Số TT Chứng từ Trích yếu Ngày N - X Số lượng Đơn giá Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 29/6/2004 Nhập XM Bút Sơn Nhập XM Bút Sơn .. Xuất cho A. Tuấn phân xưởng tạo hình trạm trộn TeKa 78.450 67 17/7 297.190 75 25/7 164.000 72 3/7 42.780 102 21/7 35.628 Tồn kho 31/7/04 67.595 b. ở phòng kế toán - Thông thường ở Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt hàng tuần có các phiếu nhập gửi lên phòng kế toán, kế toán chi tiết vật từ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Các chứng từ xuất kho cũng như vậy, khi nhận được thì kế toán cũng tiến hành kiểm tra chứng từ rồi mới ghi vào sổ chi tiết vật tư . Trung bình khoảng 6 tháng một lần kế toán chi tiết vật tư mang sổ chi tiết vật tư xuống để đối chiếu với thẻ kho. - Theo thực tế số vật liệu xuất dùng khi ghi vào sổ lương, còn cột thành tiền kế toán không ghi đến cuối tháng sau khi tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền thì mới ghi tiếp vào sổ đó. - Sổ chi tiết vật tư được mở ra cho mỗi loại NVL một số tờ tuỳ thuộc vào các loại NVL đó phát sinh nhiều hay ít. Sổ chi tiết vật tư được chia ra thành từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Căn cứ vào các số lượng NVL tồn cuối tháng 6/2004 các chứng từ phản ánh tình hình nhập, xuất - tồn kho. Kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu sau: Biểu số 05: Sổ chi tiết vật tư Tháng 7/2004 Tên vật tư : Xi măng Nhãn hiệu quy cách : Bút Sơn Đơn vị tính : Kg Kho : Oanh Ngày tháng Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Chi chú Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn kho 29/6/04 78.450 60.798.750 17/7 67 Nhập XM Bút Sơn 297.910 775 230.880.250 25/7 75 Nhập XM Bút Sơn 164.000 780 127.920.000 . 3/7 72 Xuất cho A. Tuấn phân xưởng tạo hình 42.780 21/7 102 Trạm trộn Te Ka 35.628 25/7 107 Trạm trộn Te Ka 15.276 Tồn kho 31/7/04 1.127.626 877.486.000 1.138.480 777.96 888.692.678 67.595 52.386.125 - Trên thực tế công việc đối chiếu số liệu không chỉ ở kho, ở phòng kế toán mà để kiểm tra được chất lượng NVL nhập - xuất - tồn kho trong tháng ghi trên báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn thì kế toán phải đối chiếu với số liệu ở phân xưởng sử dụng bảng nhập - xuất - tồn. Biểu số 06: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Trích) Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Đ.Giá T.Tiền SL Đ. Giá T.Tiền SL Đ. Giá T.Tiền SL T.Tiền Xi măng PC30 78.450 775 60.798.750 297.910 775 230.880.250 78.408 776 60.884.596 461.952 358.714.404 . . .. .. . .. .. .. Cộng 230.578.750 852.763.200 247.215.320 836.126.630 - Tại các phân xưởng sử dụng NVL sau khi nhận được nếu sử dụng không hết thì phài làm phiếu nhập kho gửi lại cho thủ kho. Thủ kho sau khi nhận được phiếu này lại tiến hành ghi vào thẻ kho như các phiếu nhập khác tương tự, lúc này lượng NVL nhập kho tăng lên. Thủ kho chuyển cho kế toán một liên phiếu nhập, căn cứ vào phiếu nhập này kế toán ghi giảm lượng vật liệu cho sản xuất Và vật liệu dùng không hết nhập lại nên số nhập- xuất trên cơ sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn và báo cáo tồn kho sẽ không khớp nhau do vậy kế toán phải tiến hành đối chiều với số liệu của từng đơn vị sử dụng. - Nhìn chung Công ty Bê Tông và xây dựng Thịnh Liệt sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. Song theo phương pháp này công việc thường dồn vào cuối tháng nên việc kiểm tra kịp thời của kế toán bị hạn chế. 4. Kế toán tổng hợp NVL Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Hiện nay, Công ty Bê Tông và xây dựng Thịnh Liệt đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL. * Để tổng hợp nhập - xuất Công ty sử dụng các tài khoản và sổ kế toán sau: TK 1521 NVL chính TK 1522 NVL phụ TK 1523 Nhiên liệu TK 151 Hàng mua đang đi trên đường TK 331 Phải trả cho người bán Ngoài ra còn có các tài khoản khác: TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 141 Tạm ứng TK 311 Vay ngắn hạn - Đối với NVL nhập kế toán sử dụng các sổ chi tiết số 2 NKCT số ghi có TK 331 NKCT số 6 ghi có TK 151 - Đối với NVL xuất kế toán sử dụng các sổ sau: Sổ chi tiết NVL Bảng kê số 3. Tính giá thực tế NVL Bảng phân bổ số 2. Bảng phân bổ NVL 4.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL - Đối với những NVL do nhân viên tiếp liệu ở xí nghiệp kinh doanh vật tư vận tải đi mua. Kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán và phiếu nhập kho, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111,112,141 Trả ngay Có TK 331,311 Chưa trả tiền hoặc mua bằng tiền vay. Thông thường hiện nay khi mua vật liệu, thì đã có đơn vị bán hàng vận chuyển đến tận kho của Công ty (giá hoá đơn bao gồm cả giá vận chuyển) * Nếu thuê ngoài vận chuyển thì căn cứ vào hoá đơn vận chuyển để phản ánh cho chi phí mua NVL và các khoản chi phí khác. Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141 - Căn cứ vào các hoá đơn cước vận chuyển hoá đơn thu lệ phí làm cơ sở để lập chứng từ xin thanh toán để chuyển cho kế toán. Lúc này kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có TK 111,- Tiền mặt) hoặc Nhật ký chứng từ số 10 (ghi có TK 141 - Tạm ứng) Cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào những số liệu trên để đánh giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ. - Trường hợp vật liệu mua về do đội xe của Công ty thực hiện chuyển chở (chủ yếu là xi măng) kế toán ghi sổ Nợ TK 152 Có TK 627 + Khi thanh toán sổ chiết khấu mua hàng được hưởng kế toán ghi. Nợ TK 331 Có TK 152 Có TK 111,112,141Số tiền trả cho người bán. - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn mà Công ty đã thanh toán cho người bán, kế toán chỉ phản ánh số thực nhận còn lại hạch toán vào TK 151 a. Nợ TK 152 Có TK 331 b. Nợ TK 331 Có 111,112,331 + Nếu vật từ kém phẩm chất, sai quy cách không đúng như hợp đồng thì số vật tư có thể trả lại cho người bán Nợ TK 331 Có TK 152 * Khi mua hàng về mà hoá đơn chưa về, Công ty vẫn tiến hành thủ tục nhập kho bình thường, trong tháng hoá đơn về thì vẫn ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi theo giá tạm tính, đến tháng sau hoá đơn về thì điều chỉnh lại số đã ghi trên sổ kế toán theo giá thực tế * Trường hợp mà hoá đơn về mà hàng chưa về thì kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập chứng từ riêng, trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi rõ kế toán hạch toán trong tháng. Nợ TK 152 Có TK 111,112,331,311 - Cuối tháng số vật tư đó chưa về thì căn cứ vào hoá đơn ghi rõ. Nợ TK 151 Có TK 111,112,331 - Song tháng sau hàng về Nợ TK 152 Có 151 - Để theo dõi quan hệ hạch toán với những người bán Công ty đã sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 ''Phải trả cho người bán''. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với người cung cấp của Công ty, kế toán theo dõi tất cả đơn vị bán trên cùng một trang sổ. Mỗi hóa đơn ghi một dòng, theo thứ tự thời gian nhận chứng đã tập hợp được. = + + - Biểu số 09 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 7/2004 (Trích) N- T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số tiền SH N- T Nợ Có Nợ Có Tồn đầu tháng 23/7 67 17/7 Mua XM B Sơn 152 230.880.250 1331 23.088.025 28/7 75 25/7 Mua XM B Sơn 152 127.920.000 1331 12.792.000 79 28/7 Thanh toán cho người bán 111 350.000.000 Dư cuối tháng 44.680.275 - Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bá, số liệu trên sẽ là cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 ''Ghi có TK 331 ghi nợ có TK'' + Nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331'' phải trả cho người bán'' và Nhật ký chứng từ số 5 này được mở hàng tháng, mỗi tháng một tờ. Mỗi đơn vị bán quan hệ thanh toán với Công ty theo dõi một dòng trong Nhật ký chứng từ số 5. Biểu số 10 Nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331''phải trả người bán'' Tháng 7/2004 TT Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có TK 152 TK 153 Cộng có TK 331 111 Nợ Có C ty XM Bút Sơn 60.798.750 HT TT HT TT . 394.680.275 394.680.275 350.000.000 44.680.275 C ty TN