Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội

giám đốc là chú Trần Đình Dân. Năng lực sản xuất 1,2 triệu hộp cattông/năm. ã Xí nghiệp cơ điện là xí nghiệp phụ trợ có nhiệm vụ chính là phục vụ cho các xí nghiệp chính như sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị…. đảm bảo cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng cân đối liên tục và có hiệu quả. Nó được chia thành các tổ như tổ điện, tổ nề mộc, tổ nguội… Xí nghiệp có 50 cán bộ và giám đốc là chú Thái Hồng Sơn. 2.1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị là quy trình công nghệ chế biến liên tục, bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ khác nhau. Sản phẩm của Công ty có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ chế biến riêng. Đó là: ã Quy trình công nghệ sản xuất cồn (sơ đồ 1) ã Quy trình công nghệ sản xuất rượu mùi (sơ đồ 2) ã Quy trình công nghệ sản xuất rượu vang (sơ đồ 3) 2.1.3.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng rượu, cồn phục vụ cho nhu cầu toàn quốc như cồn 960, rượu Vodka, rượu Whisky, rượu lúa mới, rượu nếp mới, rượu chanh, rượu dâu, rượu táo, Hoàng Mai, Thanh mai… Công ty có khoảng 85 đại lý nằm rải rác trên phạm vi toàn quốc. Ngoài ra Công ty còn kinh doanh tổng hợp, thực hiện các dịch vụ như cho thuê kiốt, bán hàng, nhận uỷ thác nhập khẩu cho các doanh nghiệp khác không được phép nhập khẩu trực tiếp. Công ty tiêu thụ sản phẩm qua nhiều hình thức: bán buôn, bán lẻ, gửi đại lý… Do vậy sản phẩm làm ra thường nhanh chóng tiêu thụ hết, đặc biệt là các tháng giáp tết, giúp cho quá trình quay vòng vốn nhanh, thúc đẩy sản xuất nâng cao hiệu quả kinh doanh 2.1.3.4. Tổ chức bộ máy quản lý Trải qua thời gian hoạt động khá dài cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý và yêu cầu của thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty đã có nhiều thay đổi về số lượng nhân viên, cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý. Cho đến nay, Công ty đã có được bộ máy quản lý hoàn thiện, gọn nhẹ, nhanh nhạy và hiệu quả cao. Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: Giám đốc 2, Phó giám đốc và kế toán trưởng. Ban lãnh đạo Công ty điều hành Công ty theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, do Tổng Công ty Bia rượu, Nước giải khát Hà Nội bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và trước pháp luật Nhà nước về hoạt động của Công ty ã Giám đốc: chú Hoàng Nguyện Giám đốc do Tổng Giám đốc bổ nhiệm, được giao trách nhiệm quản lý Công ty và có thẩm quyền điều hành cao nhất trong Công ty. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác quy hoạch, kế hoạch, tổ chức lao động, tài chính, đầu tư, phát triển thương hiệu, hợp đồng kinh tế, xuất nhập khẩu, giá cả, nguyên vật liệu đầu vào. Giao kế hoạch và tổ chức kế hoạch thực hiện hoàn thành kế hoạch. Sắp xếp bộ máy quản lý và công tác cán bộ, chỉ đạo công tác tiền lương, bảo hiểm xã hội, chỉ đạo công tác thi đua khen thưởng kỷ luật… ã Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất: Chú Hồ Văn Hải Là người được giám đốc phân công chỉ đạo quá trình kỹ thuật - sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Là phó giám đốc thường trực, thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt. Sơ đồ bộ máy quản lý Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật sản xuất Kế toán trưởng Văn phòng P.Tài vụ P.KHVT P.Thị trường P.Kỹ thuật cơ điện P.Kỹ thuật công nghệ KCS XN Cồn XN Rượu mùi XN Bao bì XN Cơ điện Nhiệm vụ: Chỉ đạo triển khai và kiểm tra các quá trình sản xuất - kỹ thuật, bảo đảm sản xuất theo đúng kế hoạch, chỉ đạo công tác định mức kinh tế kỹ thuật, chỉ đạo công tác sản xuất thử sản phẩm mới, hoàn thiện và đổi mới quy trình công nghệ. Giúp giám đốc chỉ đạo quản lý các dự án đầu tư, phụ trách công tác môi trường, thanh lý tài sản cố định. Chỉ đạo công tác đào tạo công nhân kỹ thuật, công tác tuyển dụng lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh… ã Phó giám đốc kinh doanh: Chú Nguyễn Mạnh Hoà Là người được giám đốc phân công chỉ đạo công tác kinh doanh phát triển thị trường trong nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác định hướng chiến lược sản phẩm, chiến lược phát triển hệ thống đại lý khách hàng, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Chỉ đạo công tác quản lý, kiểm tra giám sát và cung ứng sản phẩm cho hệ thống đại lý khách hàng, chỉ đạo công tác thông tin tuyên truyền, quảng cáo, tham gia hội chợ triển lãm… ã Kế toán trưởng: Cô Nguyễn Thị Bích Ngọc Là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, được giám đốc phân công tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc trong lĩnh vực được giao. Và chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán trưởng Tổng Công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Nhiệm vụ: Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Chỉ đạo công tác kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, nghĩa vụ thu nộp đối với ngân sách Nhà nước…. Trực tiếp tổ chức điều hành bộ máy kế toán của Công ty, hàng năm lập báo cáo tài chính, và làm các nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc. ã Các phòng ban: Thực hiện theo nhiệm vụ chức năng, tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh về từng mặt và được sự điều hành trực tiếp của giám đốc. Cụ thể: - Phòng tổ chức hành chính (văn phòng). Trưởng phòng: Chú Nguyễn Văn Cường. Nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc về tình hình tổ chức nhân sự, điều hoà, tuyển chọn và đào tạo lao động đáp ứng nhu cầu và điều kiện lao động sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ, quản lý những khâu liên quan đến công tác hành chính như quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý con dấu, phụ trách công tác thi đua khen thưởng, bảo vệ tài sản… - Phòng kế toán (phòng tài vụ). Trưởng phòng: Cô Nguyễn Thị Bích Ngọc Nhiệm vụ: Tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo tài chính, theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản, thực hiện chức năng giám sát bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đây là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, quản lý Công ty. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý tài chính. Thông qua mua sắm, nhập xuất vật tư, tập hợp Chính phủ… để lập báo cáo kế toán kịp thời, chính xác, chỉ đạo công tác thống kê cho các xí nghiệp thành viên và toàn Công ty. - Phòng thị trường Trưởng phòng: Chú Trang Văn Trung Nhiệm vụ: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tổ chức mạng lưới marketing, phụ trách các hoạt động kinh doanh, tổ chức các hợp đồng mua bán, vận chuyển, tìm thị trường tiêu thụ… Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về mặt thị trường, để từ đó có những quyết định sáng suốt trong việc sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường. - Phòng kế hoạch vật tư Trưởng phòng: Chú Trần Văn Tuấn Nhiệm vụ: Lập kế hoạch mua sắm, dự trữ vật tư, điều động sản xuất để đảm bảo cung ứng vật tư đầy đủ để phục vụ cho sản xuất, thay mặt giám đốc theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch toán Công ty và các đơn vị trực thuộc, lập kế hoạch sản xuất - Phòng kỹ thuật công nghệ KCS Trưởng phòng: Cô Nguyễn Thị Thanh Nhiệm vụ: Kiểm tra nguyên vật liệu mua vào, kiểm tra công nghệ sản xuất rượu, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiên cứu để phát minh ra những công nghệ sản xuất đem lại hiệu quả cao… - Phòng kỹ thuật cơ điện Trưởng phòng: Chú Ngô Dũng Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, về các dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm, lập kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị, đảm bảo an toàn sản xuất, bảo hộ lao động… - Các xí nghiệp thành viên Đây là những đơn vị trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, họ phải tự mình đảm nhận kế hoạch vật tư đặt ra, thực hiện việc sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp nhất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Đồng thời đảm nhận chức năng cung cấp thông tin cần thiết cho các phòng ban liên quan khi có yêu cầu. Nhân viên thống kê kế toán xí nghiệp tự tính lương cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp mình, lập báo cáo về sản lượng, tình hình tiêu hao nguyên vật liệu…. tính giá thành công xưởng, chuyển lên cho phòng kế toán theo dõi và lập báo cáo tổng hợp. Như vậy, các xí nghiệp thành viên này không hạch toán kinh tế, chỉ thực hiện việc ghi chép ban đầu, tính giá thành sản phẩm sản xuất ra, không có quan hệ với Ngân sách Nhà nước, cục Thuế, cơ quan tài chính… mà công việc này đều do phòng kế toán tài chính đảm nhận. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý có vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý. Công ty Rượu Hà Nội đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán đối với quản lý, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của giám đốc, kế toán trưởng tới các nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được thực hiện theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm 7 người và 5 nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên. Trong đó: ã Kế toán trưởng (Cô Ngọc): Nhiệm vụ cụ thể đã được trình bày cụ thể ở phần trên. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ (phó phòng): Cô Yên. Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán thanh toán (kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) Kế toán nguyên vật liệu sản xuất Kế toán TSCĐ kiêm kế toán tiền lương Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Kế toán thành phẩm và tiêu thụ (Phó phòng kế toán) Thủ quỹ Các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên Làm nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ xuất kho, hoá đơn bán hàng, kiểm tra chứng từ, lập định khoản và vào bảng kê theo dõi thành phẩm hàng hoá gửi bán, tiêu thụ, vào bảng kê chi tiết theo dõi công nợ phải thu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, kê khai tính thuế… ã Kế toán thanh toán và vốn bằng tiền: Cô Hà. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi, cắc chứng từ mua vật tư, hàng hoá, các khoản phải trả, phải nộp…. tiến hành ghi vào sổ chi tiết các tài khoản theo các chứng từ gốc tương ứng. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết và vào nhật ký chứng từ liên quan. ã Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Cô Lâm. Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, theo dõi tình hình công nợ phải trả thông qua nhật ký chứng từ 5. Định kỳ căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, báo cáo sử dụng vật tư để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rồi ghi vào các sổ liên quan, sau đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu và sổ đối chiếu luân chuyển. ã Kế toán TSCĐ và tiền lương: Chú Dũng - Về kế toán TSCĐ: hàng tháng căn cứ vào nguyên giá TSCĐ hiện có và tỷ lệ khấu hao do Nhà nước quy định, tiến hành tính toán số khấu hao, phân bổ cho từng đối tượng sử dụng và lập bảng tính và phân bổ khấu hao, đồng thời căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ trong tháng để lập bảng theo dõi chi tiết về nguyên giá và giá trị còn lại. - Về kế toán tiền lương: hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí tiền lương cho từng đối tượng sử dụng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ dựa trên lương cơ bản, lương thực tế, sau đó lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm. ã Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Cô Nga Căn cứ vào bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan, tiến hành tập hợp chi phí theo từng xí nghiệp, đồng thời căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản tập hợp chi phí khác để lập bảng tính giá thành cho từng loại rượu. ã Thủ quỹ: Cô Tĩnh Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý việc thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ quỹ phải ghi rõ số phiếu thu, chi để làm cơ sở ghi nhận sau này. Cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán, số tiền mặt còn lại tại quỹ phải khớp với số dư trên tài khoản 111 mới đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác của kế toán. ã Các nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp thành viên. Thực hiện việc hạch toán ban đầu như lập chi phí tiền lương theo các bảng chấm công, tính giá thành phân xưởng… thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và gửi những chứng từ đó về phòng kế toán của Công ty. 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại địa bàn Hà Nội, Công ty thực hiện tổ chức công tác kế toán riêng biệt, chỉ bố trí các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên làm công việc hạch toán đơn giản. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ - áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT. Sơ đồ của hình thức này như sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Ghi chú: Niên độ kế toán: từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N Kỳ hạch toán: tháng, kỳ xác định kết quả kinh doanh: quý TK sử dụng: Sử dụng hệ thống TK áp dụng cho các DNSX theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC. Từ năm 2003, căn cứ thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 để sửa đổi ký hiệu và nội dung của một số TK trong quá trình hạch toán. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp KKTX Phương pháp xác định trị giá hàng mua về, được xác định theo giá vốn. Giá mua + Chi phí mua + thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí khác. Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: theo tỷ giá công bố tại thời điểm phát sinh của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Rượu Hà Nội 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất kinh doanh cồn và rượu các loại, do vậy vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt không giống với các loại vật liệu của các doanh nghiệp khác. ở Công ty Rượu Hà Nội, vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty, chất lượng, số lượng, phẩm chất của vật liệu đóng vai trò quy định trong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lượng. Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sắn, ngô, gạo và các loại hoa quả như táo, chanh, dâu, nho… Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà chỉ có theo mùa vụ. Vì vậy Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để làm sẽ dễ thối, hư hỏng, còn sắn, gạo, ngô khi để lâu thì sẽ ẩm mốc, giảm chất lượng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo quản, dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. 2.2.1.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu Tại Công ty Rượu Hà Nội, nguyên vật liệu là một yếu tô chiếm tỷ trọng lớn trong trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra các nghiệp vụ về vật liệu tại Công ty thường xuyên diễn ra thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải được bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau: a. Về tổ chức quản lý vật liệu Công tác quản lý vật liệu được thực hiện ở phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán. Phòng kế hoạch vật tư chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. Do vật liệu sử dụng ở Công ty là các loại vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng có. Vì vậy khi mùa vụ tới Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại nguyên vật liệu khi mua về phải đưa vào sử lý ngay nếu không thì chúng bị hỏng hóc như táo, cam, chanh… Định kỳ, mỗi tháng một lần sẽ phòng kế hoạch vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại vật liệu được phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu. b. Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua trong nước, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nước ngoài về như hương cốm, enzim… Thông thường thì nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lượng lớn, cho nên Công ty thường cho người đến tận nơi để nghiệm thu và mua về như mua sắn, gạo, các loại hoa quả… để nhằm đảm bảo chất lượng đúng theo yêu cầu. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty được phòng kế hoạch vật tư thực hiện. Đó là phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư của các xí nghiệp, tình hình nguyên vật liệu tồn kho và tình hình sản xuất của các xí nghiệp để từ đó phòng kế hoạch vật tư sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo thu mua vật tư đúng chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất của từng xí nghiệp, đồng thời luân chuyển vật tư liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của Công ty thường được mua từ các Công ty như Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty đường Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá… Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhật vật tư thì báo trước cho bên cung cấp về số lượng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn, Công ty thường ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này. Còn đối với những nguyên vật liệu khác khi càn mua thì phòng kế hoạch vật tư sẽ cả người của phòng đi mua hoặc là cử người của các nhân viên thuộc xí nghiệp cần mua loại nguyên vật liệu đó đi mua. Việc vận chuyển vật tư thì khi vật tư được mua xong thì có thể do bên bán vận chuyển (khi này cưới phí vận chuyển đã được tính vào giá bán) hoặc là do Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy. c.Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật tư để phòng kế hoạch vật tư xem xét, giấy đề nghị này phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp đó. Nếu nguyên vật liệu mà xí nghiệp này cần sử dụng đang còn có trong kho thì phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến hành sản xuất theo đúng như dự định, nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết hay là không đủ cho xí nghiệp lấy thì phòng kế hoạch vật tư phải làm giấy đề nghị mua loại vật tư này, có xác nhận của trưởng phòng gửi lên giám đốc ký thì mới được phép đi mua loại vật tư này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho xí nghiệp cần sử dụng nó. d. Tình hình bảo quản nguyên vật liệu Hiện nay nguyên vật liệu được bảo quản ở 5 kho là: - Kho nguyên liệu: là kho chứa sắn bột, đường kính, hương liệu… - Kho Lĩnh nam: là kho chứa sắn lát, sắn bột và một số loại chai như chai vang, sâmpanh…. - Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình như axit, đạm, hương chanh, phẩm màu và các loại vật liệu điện, sắt thép, công cụ dụng cụ… - Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói… - Kho chai: được sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ, tuy nhiên, nó cũng chứa cả cát, két gỗ, vật liệu xây dựng, phế liệu…. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trước hết là xác định các loại nguyên vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý, sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty Rượu Hà Nội rất phong phú và đa dạng. Khối lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty tương đối lớn, chiếm 35% khối lượng hàng tồn kho của Công ty với trên 200 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả. Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắn lát, sắn bột, gạo nếp, đường, hương cốm, ngô… - Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất bình thường như các loại vật liệu điện, các loại hương liệu, men khô, axit chanh, phẩm màu… - Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất như dầu FO, dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như ốc vít, bulông, vòng bi… - Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, hộp giấy… 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho a. Nhập kho do mua ngoài - Đối với nguyên vật liệu được mua từ trong nước Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở Công ty đều được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và được tính như sau: = + Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể được tính riêng hoặc là được tính trong giá bán) Theo phiếu nhập kho ngày 12/01/2004 của phiếu nhập kho số 7/1 về việc mua động cơ điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927, số lượng 02 động cơ, giá chưa có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động cơ điện này là: 1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ. - Đối với vật liệu nhập kho nước ngoài về như hương cốm, enzim, dịch Termamyl…. thì: = + + + Theo hoá đơn ngày 17/01/2004 về việc mua hương cốm của hãng Robec (Pháp) Trị giá mua hương cốm: 135.064.935đ Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.828đ Chi phí khác: 2.544.339đ Vậy trị giá thực tế của hương cốm nhập kho là: 135.064.935 + 6.753.248 + 14.181.828 + 2.544.339 = 158.544.339đ b. Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến = + Ví dụ: Trong tháng 1/2004 Công ty xuất sắn lát kho để xay thành bột. Trị giá sắn xuất kho: 173.732.400đ Chi phí xay xát, vận chuyển: 121.174.074đ Vậy trị giá sắn bột nhập kho là: 173.732.400 + 121.174.074 = 294.906.484đ 2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như đường, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia truyền. Vois phương pháp tính giá như thế này thì cứ đến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho vật liệu xuất kho Giá bình quân = Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lượng NVL xuất dùng Trong tháng 1/2004 có các số liệu về hương cốm như sau: - Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ : 42.503.327đ - Số lượng tồn kho đầu kỳ : 125,4kg - Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ : 158.554.339kg - Số lượng nhập trong kỳ : 500 kg - Số lượng thực xuất trong kỳ : 160,243 kg Khi đó kế toán xác định giá thực tế đường xuất trong kỳ là: 54.313.083đ Đối với vật liệu xuất kho gia công chế biến như sắn lắt để xay thành sắn bột thì cũng được tính như phương pháp trên. Đối với nhiều loại vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lượng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán thường lấy giá xuất chính là giá nhập kho của vật liệu đó luôn. Theo phiếu nhập kho 7/1 ngày 12/01/2004 về việc nhập động cơ điện thì giá xuất của 02 động cơ điện này chính bằng 3.405.000đ 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, việc ghi sổ được tiến hành ở phòng kế toán. Đó là phòng kế toán thu nhập số liệu từ các kho, các phân xưởng, xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo kho… Trình tự hạch toán nhập, xuất vật liệu tại Công ty được tiến hành như sau: 2.2.4.1. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. a. Thủ tục nhập kho Tại Công ty rượu Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu mua về này có thể là từ giấy đề nghị mua vật tư - Mẫu 01 (hoặc phiếu xin lĩnh vật tư - nếu vật tư ở kho không đủ cho sản xuất) của các xí nghiệp thành viên gửi lên cho phòng kế hoạch vật tư hoặc là do phòng kế hoạch vật tư biết được kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp và biết được số lượng nguyên vật liệu đang tồn kho để có kế hoạch mua. Khi nguyên vật