Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện

c chế độ lương thưởng cho người lao động. – Có kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ và đột xuất ở các đơn vị theo đúng chức năng phân phối và giám đốc đông thời tiến hành. – Hướng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc tài chính, kiểm tra các chứng từ, tham mưu giúp giám đốc giải quyết các thanh quyết toán với khách hàng và cho các đơn vị trong xí nghiệp đảm bảo nhanh chóng kịp thời. – Thực hiện chế độ quản lý tài sản, tập hợp chi phí sản xuất để hạch toán đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính hiện hành. – Nghiên cứu áp dụng các phương pháp hạch toán tiên tiến, áp dụng công nghệ tin học nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hạch toán ở xí nghiệp. Phòng hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. Phòng hành chính có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc trong xí nghiệp theo pháp chế hành chính và quy định của xí nghiệp. – Phục vụ lễ tân, tiếp khách, giao dịch đối nội , đối ngoại của xí nghiệp. – Tổ chức trang trí các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, tuyên truyền... – Xem xét tham gia ý kiến các văn bản liên quan trước khi gửi ra ngoài xí nghiệp cho đúng pháp chế hành chính, luật pháp hiện hành. – Tổ chức, quản lý bảo dưỡng sửa chữa và điều động xe con phục vụ công tác chung trong xí nghiệp. – Quản lý toàn bộ tài sản công cộng của xí nghiệp: đất đai, nhà xưởng, các văn phòng và thiết bị văn phòng trong xí nghiệp. – Quản lý công tác trật tự trị an, thường trực bảo vệ trong xí nghiệp 24/ 24 giờ. Lập và thực hiện phương án bảo vệ, phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương bảo vệ xí nghiệp trong những ngày lễ tết. – Xây dựng kế hoạch mua sắm, sử dụng, bảo quản, xây dựng kiến trúc đáp ứng nhu cầu làm việc của xí nghiệp. – Quản lý, huấn luyện lực lượng quân nhân dự bị, lực lượng dân quân tự vệ, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quan tâm các gia đình chính sách thương binh liệt sỹ, tai nạn lao động. Phòng kế hoạch: có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: kế hoach sản xuất kinh doanh, công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện thanh quyết toán các công trình. Phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau: – Là đầu mối giải quyết công tác kế hoạch của xí nghiệp. – Lập kế hoạch sản xuất, tài chính, tiền lương ngắn hạn trung hạn và dài hạn của xí nghiệp. – Triển khai kế hoạch sản xuất của Công Ty Điện giao. – Chủ trì việc ký các hợp đồng kinh tế giữa xí nghiệp với khách hàng và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết. – Là đầu mối tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác đấu thầu trong xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức thanh quyết toán công trình với khách hàng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý công tác tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. Phòng có các nhiệm vụ sau: ã Công tác tổ chức bộ máy: – Nghiên cứu xây dựng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phù hợp với trình độ phát triển của xí nghiệp và yêu cầu của công ty. – Theo dõi, nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản lý của các đơn vị nhằm phát hiện những ưu khuyết điểm và đề xuất phương án trình giám đốc điều chỉnh, sửa đổi kịp thời. – Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp. ã Về công tác cán bộ: – Xây dựng quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ đủ về số lượng, phù hợp với cơ cấu có đủ phẩm chất chính trị và năng lực công tác. – Xây dựng, quản lý quy hoạch cán bộ của xí nghiệp và cán bộ thuộc công ty quản lý theo tiêu chuẩn của đảng. – Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ. ã Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật: – Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thưởng ở xí nghiệp. – Phát hiện bồi dưỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thưởng vật chất và tinh thần kịp thời. – Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật. ã Công tác lao động tiền lương: – Xây dựng các hình thức, phương pháp quản lý lao động khoa học, xây dựng các hình thức phương pháp trả lương, thưởng theo đúng nguyên tắc. – Là đầu mối giải quyết công tác cấp và thực hiện đơn giá tiền lương, thực hiện chính sách của người lao động. – Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động và chất lượng lao động. – Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hướng dẫn, duyệt và bảo quản sổ lao động sổ bảo hiểm xã hội theo quy định. – Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi. – Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của xí nghiệp. ã Công tác thanh tra: – Là đầu mối thanh tra thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật, nội quy, quy định của công ty và xí nghiệp. – Xem xét đề xuất với giám đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong xí nghiệp và bên ngoài liên quan đế xí nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc. Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý, xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế được duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lượng, hiệu quả kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch. – Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào các mặt quản lý công tác ở xí nghiệp. – Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ: + Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo cáo công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đó ở xí nghiệp. + Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động, PCCN ở xí nghiệp. – Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp, phát hiện những bất hợp lý, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên. – Quản lý, đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội. – Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Phòng vật tư: có chức năng tham mưu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của xí nghiệp. Phòng vật tư có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật tư thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật tư. – Tổ chức cung ứng vật tư thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lượng, chất lượng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị đó. – Nắm chắc thị trường vật tư thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật tư thiết bị trong xí nghiệp. Dự trù nguồn vật tư thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ đột xuất của xí nghiệp theo nguyên tắc không bị tồn đọng. – Hướng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật tư thiết bị. Đối chiếu quyết toán vật tư thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành. – Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác qản lý, cung ứng vật tư thiết bị cho các đơn vị trong toàn xí nghiệp để đáp ứng được yêu cầu sản xuất. – Quản lý phương tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. – Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật tư thiết bị theo quy định của công ty và của nhà nước. – Bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định. 3. Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị. 3.1. Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán. a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính được tiến hành theo chế độ chuyên quản từng khu vực. Bộ máy kế toán được thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các khu vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện. Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở xí nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý. Phòng kế toán ở xí nghiệp được thực hiện theo chế độ kế toán trưởng kiêm kế toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán được bố trí chuyên môn hoá theo từng khu vực như sau: – Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi, lỗ - lãi. – Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các lao vụ ... để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo. – Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí như: mua bán hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... – Kế toán đầu tư. Bốn khu vực kế toán này đều được tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một người phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thường xuyên, hàng ngày của kế toán trưởng. Phương thức hạch toán: Được thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ Tài Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Nguyên tắc hạch toán như sau: – Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều được hạch toán và quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp. – Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ được kiểm toán hàng tháng, quý. Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ được phản ánh tổng hợp trên sổ sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp như: doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trước thuế, tổng các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. – Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ công khai tài chính trước đại hội công nhân viên. b. Cơ cấu bộ máy kế toán: ã Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành, thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán đội trực thuộc ã Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: – Thực hiện chế độ một thủ trưởng, kế toán trưởng có chức năng giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác quản lý kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp. Đồng thời kiểm sát kinh tế tài chính của nhà nước tại xí nghiệp. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên. Kế táon trưởng chỉ đạo trực tiếp và hướng dẫn công nhân viên dưới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhsân viên kế toán tại xí nghiệp làm việc ở bất cứ bộ phận nào. – Các bộ phận kế toán trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ của từng khối thuộc phòng kế toán tài chính- thống kê quản lý, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khối và trực tiếp chịu trách nhiệm. 3.2. Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Sổ sách sử dụng. – Hạch toán vốn bằng tiền: nhật ký chứng từ số 1, bảng kê 1, nhật ký chứng từ số 2, bảng kê 2, nhật ký chứng từ số 4. – Hạch toán thanh toán với người cung cấp: nhật ký chứng từ số 5. – Hạch toán chi phí sản xuất: nhật ký chứng từ số 9. – Hạch toán tài sản cố định: nhật ký chứng từ số 9. – Hạch toán các nghiệp vụ khác: nhật ký chứng từ số 10. – Hạch toán phải thu: bảng kê 11. – Sổ cái. II. Thực tế công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện . 1. Công tác quản lý chung về vật liệu. Nguyên vật liệu ở xí nghiệp không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm mà chỉ mang tính chất sử dụng trực tiếp. – Vật tư: là vật liệu dùng để lắp đặt, sửa chữa như máy biến thế, đường dây... – Nhiên liệu như: xăng dầu... Nguyên vật liệu ở xí nghiệp chủ yếu nhập từ nguồn mua trong nước và nước ngoài. Cụ thể có một số thiết bị phục vụ cho việc sửa chữa lớn là nhập từ Hàn Quốc và một số nước khác. Ngoài ra, doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống các kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu, máy móc...và lập nên các quy chế, nội quy bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu để tránh tình trạng bị hư hỏng, mất mát. Nếu bị mất mát do lỗi của thủ kho thì bắt thủ kho phải bồi thường hoặc bị trừ vào lương. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho của doanh nghiệp, kế toán sử dụng phương pháp hệ số giá( giá hạch toán), cuối tháng điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Ví dụ: Tình hình tồn kho và nhập - xuất nguyên vật liệu của xí nghiệp trong tháng 5 như sau: Tên nguyên vật liệu: Dây điện trần. Tồn kho: 1000m, đơn giá: 13000 đ/ m. Ngày 1/ 5: Nhập 5000m, giá thực tế 13.100 đ/ m. Ngày 10/ 5: Xuất 700m. Ngày 13/ 5: Xuất 300m. Ngày 19/ 5: Nhập 700m, giá thực tế: 13.200 đ/ m. Ngày 25/ 5: Xuất 7000m. Tồn cuối kỳ: 800m. Giá hạch toán: 13000 đ/ m. Ta có cách tính như sau: - Hệ số giá = = = 1,05457 – Giá thực tế xuất = (700 + 300 + 700) x13.000 x 1,5457 = 23.306.190,48 đ. – Tồn cuối kỳ = 800 x 13.000 x 1,05457 = 16.075.280đ Với ví dụ trên kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất như sau: – Giá thực tế xuất = 700 x 13.000 + 300 x 13.000 + + 500 x 13.100 + 200 x 13.200 = 22.190.000 đ – Tồn cuối kỳ = 800 x 13.200 =10.560.000 đ 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 3.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu như đã nói là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lượng, số lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu đó. Để có thể thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trước hết phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại xí nghiệp Xây Lắp Điện. a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm: – Phiếu nhập vật liệu. – Biên bản kiểm lại vật liệu. – Phiếu xuất vật tư. – Hoá đơn giá trị gia tăng. b) Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật tư lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên. Người phụ trách phòng vật tư ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư, hoá đơn của người bán gửi cho phòng tài chính kế toán dùng để làm thủ tục thanh toán. – ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng vật, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật tư biết, đồng thời cùng người giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho phải gửi làm cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật tư. Thủ kho gửi lại một bản để ghi vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán. – ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút toán sau: Nợ TK 152. Nợ TK 133. Có TK liên quan. Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành năm liên sau đó chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên. Khi tính vật tư, đơn vị đem phiếu này xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào ba liên. Một liên gửi cho phòng vật tư, một liên đơn vị giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị còn một liên gửi lên phòng kế toán. Trên phòng kế toán khi nhận được chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật liệu cho đối tượng sử dụng kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK liên quan. Có TK 152. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. – Tại kho: Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập phiếu xuất, sau khi đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho phải tính được ra số vật liệu tồn kho trên thẻ, tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu tồn kho khác nhau. Với một số loại vật liệu chủ yếu, việc nhập xuất với số lượng lớn diễn ra thường xuyên, thủ kho phải kiểm tra số thực tế còn lại trong kho và đối chiếu với số tồn kho trên thẻ kho một cách thường xuyên. Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ số dư, thẻ kho do kế toán vật liệu lập được mở cho từng thứ vật liệu, từng loại liệu. Mỗi thẻ kho có thể dùng một hoặc một số tờ tuỳ theo mức độ nhập xuất trong tháng khi có các nghiệp vụ phát sinh. Cùng với việc phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ, phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng theo trình tự thời gian, số chứng từ để ghi vào sổ giao nhận chứng từ cho bộ phận kế toán theo cả vật liệu. – Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ số dư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cả vật liệu nhập kho và xuất kho, sổ này được dùng cho cả năm. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Khi nhận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu trên thẻ kho sau đó kế toán ký xác nhận số liệu số lựơng chứng từ giao. Căn cứ vào chứng từ đã nhận được ở kho, cuối tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư. * Trình tự luân chuyển chứng từ sổ sách như sau: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất như: phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kê nhập, bảng kê xuất. ở kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho. Phiếu nhập kho Ngày 1/11/1995 Mẫu số 01 VT Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có: 3311 Họ và tên người giao hàng: Theo hoá đơn số: 01 ngày 1/11/1995 Nhập tại kho: Số TT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập Cộng 3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Vật liệu, công cụ tại xí nghiệp xây lắp điện, hiện nay có 4 hình thức kế toán, các doanh nghiệp có thể chọn một trong 4 hình thức đó. Mỗi hình thức có trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ khác nhau. Theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty tôi đang thực tập thì trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ được áp dụng như sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152TK 153 Chứng từ ghi sổ (9) Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra đối chiếu Bảng tổng hợpN.X.T (13) Bảng kê ghi cóTK 331, 111, 112ghi nợ TK 152, 153 Bảng kê ghi có TK 152, 153 (4) (8) (12) Hoá đơn mua hàng & các chứng từ khác Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật liệu Thẻ xuất Phiếu công cụ dụng cụ (1) (3) (5) (7) (2) (2) (6) (7) (11) (1) Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan kế toán lập phiếu nhập kho. (2) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan cùng phiếu nhập kho kế toán lập bảng kê ghi có TK331, TK111, TK112, ghi nợ TK152, TK153 (3) Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi thẻ kho (4) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê ghi có TK331, 111, 112, ghi nợ TK152, 153 kế toán lập chứng từ ghi sổ. (5) Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi thẻ kho. (6) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152, 153. (7) Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. (8) Căn cứ vào bảng kê ghi có TK152, 153 kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. (9) Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (10) Căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK152, 153. (11) Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ với thẻ kho. (12) Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (13) Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với sổ cái TK152, 153. * Chứng từ liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty: Hiện nay công ty đang sử dụng các mẫu chứng từ sổ sách được ban hành theo nghị định số 11 41/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. a. Chứng từ liên quan đến nhập vật liệu, công cụ dụng cụ gồm: Hoá đơn tài chính, phiếu kiểm tra chất lượng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy biên nhận khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở các gia đình buôn bán thay cho hoá đơn đỏ. ã Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lượng chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho người mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hoá trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua. Hoá đơn GTGT do người bán lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại nơi nhập phiếu Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán của đơn vị mua. Liên 3: dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan. ã Phiếu kiểm tra chất lượng: Phiếu này được lập nhằm xác nhận qui cách, số lượng vật tư hàng hoá trước khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và baỏ quản. ã Phiếu nhập kho: Do vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau có loại do mua ngoài, có loại mua từ các cơ quan nhà nước. Đối với vật liệu mua với số lượng ít không thường xuyên thì công ty không lập kế hoạch thu mua, còn đối với những vật liệu chính, mua nhiều khối lượng lớn như: đường, cao, gạo , malt... thì công ty lập kế hoạch thu mua. Khi vật liệu mua về theo đúng kế hoạch, đến kho cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách mẫu mã quy định, đạt yêu cầu thì phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục nhập số vật liệu đó. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở phòng cung ứng vật tư Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho. Liên 3: Đưa cho người giao hàng cùng phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ đến phòng tài vụ để thanh toán. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp khác. ã ủy nhiệm chi: ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán để xác nhận khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu. Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ cuối ngày đính kềm báo cáo quỹ chuyển cho kế toán Phiếu chi dùng để làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản chi tiền mặt. Sau đây là những minh hoạ bằng số liệu cụ thể trên các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu tháng 3 năm 2001 của công ty: Ví dụ 1: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: giao cho khách hàng ngày 12 tháng 3 năm 2000 Mã số 01GTKT-3LL EE/99-B Số 58/5 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: MS 0100102157 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Đơn vị: xí nghiệp xây lắp điện Địa chỉ: số 1 đường an dương -Ba Đình -Thành Phố hà nộI Hình thức thanh toán: UNC US 05002382651 SST Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Cộng tiền hàng: Thuế xuất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng(đã ký) Kế toán trưởng(đã ký) Thủ trưởng đơn vị(đã ký) Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 29 tháng 3 năm 2000 Đơn vị sản xuất: cửa hàng kinh doanh lương thực 63 Lò Sũ Sản phẩm: Bột trắng, không hôi, không mốc, mùi vị dặc trưng Chất lượng đạt yêu cầu. Số lượng: Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên đã ký Phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 3 năm 2000 Nợ TK 152 Có TK 112 Mã số 01 - VT QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số 166 Họ tên người giao hàng: Anh Trung cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Chiến Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Kg Kg Cộng Viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêuđã ký Người giaođã ký Thủ khođã ký Sang tháng 4 công ty lập UNC gửi đến ngân hàng công thương quận Ba Đình trả tiền theo hoá đơn số 208 ủy Nhiệm chi Số 55 Phần do ngân hàng ghi Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện lập ngày 17/4 Đơn vị trả tiền: Xí nghiệp xây lắp điện Số hiệu N.H.A... Số tài khoản: 710 A – 00005 Đơn vị nhận tiền: Cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Số tài khoản: 431 103 0000 85 Tại n