Đề tài Công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp Á Châu

t triển. Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá, là nền tảng cho công ty phát triển và đứng vững trên thị trường. I.4. Tình hình hoạt động của công ty trong 03 năm gần đây: (bao gồm các chỉ tiêu: tổng vốn đầu tư cố định và lưu động, và vốn góp của các thành viên,vốn chủ sở hữu, doanh thu, lợi nhuận ) Từ tháng 01 năm 2006 đến hết tháng 12 năm 2006 thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản nhà máy, do công ty tự làm. Từ tháng 01 năm 2007 nhà máy đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Một số chỉ tiêu cơ bản về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Biểu 1: Tình hình hoạt động sản xuất của công ty trong 03 năm gần đây: TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 Tổng mức đầu tư Tài sản cố định Vốn lưu động đồng đồng đồng 82.233.072.219 62.233.071.219 20.000.000.000 57.889.767.066 20.000.000.000 53.936.116.540 20.000.000.000 2 Vốn chủ sở hữu đồng 20.000.000.000 20.000.000.000 20.000.000.000 3 Doanh thu đồng 91.936.383.463 65.360.392.153 71.033.345.515 4 Lợi nhuận đồng 1.045.633.768 5.755.679.152 9.657.446.285 Nguồn vốn kinh doanh của công ty: Trong đó: - Vốn vay dài hạn thuê tài chính từ công ty cho thuê tài chính I – ngân hàng nông nghiệp Việt Nam: - Vốn góp của các thành viên trong công ty ( tự có): - Vốn huy động khác: - Vốn lưu động vay tín dụng ngân hàng cho sản xuất: 82.000.000.000 đ 34.000.000.000 đ 20.000.000.000 đ 8.000.000.000 đ 20.000.000.000 đ I.5. Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty: I.5.1.. Hình thức kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã áp dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA. Hình thức nhật ký chung đơn giản và rất phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính công ty áp dụng là: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán của công ty được áp dụng theo hình thức nhật ký chung. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toánvới báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác theo để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Dưới đây là hình thức kế toán nhật ký chung mà công ty áp dụng song song với phần mềm kế toán hiện hành của công ty. Sơ đồ 2: Hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết TK 152 Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng tháng Diễn giải: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào nhật ký sổ cái. Trường hợp dùng nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái và lấy số liệu trên sổ cái để ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp và báo cáo kế toán. Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi vào sổ nhật ký chung, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lấy số liệu dòng tổng cộng lên bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái phát sinh và báo cáo kế toán. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu, bảng cân đối số phát sinh sẽ được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. I.5.2.. Tổ chức bộ máy kế toán: Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn. Đồng thời để đảm bảo sự quản lý tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho quản lý công ty nắm được tình hình hoạt động của công ty. Công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Hiện nay phòng kế toán của công ty có một kế toán trưởng , 05 nhân viên và 01 thủ quỹ. Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương Kế toán TSCĐ Chức năng và nhiệm vụ phòng kế toán – tài chính của công ty: Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu hoạt động có hiệu quả, thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán thống kê trong công ty. Kế toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, phát huy khả năng tiềm tàng trong công ty, đề xuất biện pháp cải tiến hình thức và phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện kế toán hiện hành của công ty. Các nhân viên kế toán: chịu trách nhiệm quản lý, hạch toán đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ, chức năng được phân công của phòng. Nhiệm vụ của kế toán viên: thực hiện nghiêm chỉnh vai trò được phân công của phòng, pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành của nhà nước, nội quy, quy chế quản lý tài chính của công ty. Thực hiện vai trò kiểm soát viên với các hoạt động kinh tế phát sinh tiền vốn của doanh nghiệp, phản ánh ghi chép các hoạt động kinh tế vào sổ sách kế toán kịp thời và chính xác. Giúp lãnh đạo công ty về công tác thông tin quản trị doanh nghiệp, để lãnh đạo công ty thực hiện việc quản lý tài sản vốn doanh nghiệp và quản lý điều hành sản xuất kịp thời có hiệu quả. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên định kỳ các bộ phận quản lý tiền vốn, tài sản của công ty phát hiện kịp thời các bất hợp lý trong quản lý và thiếu hụt và mất mát tài sản trong các khâu sử dụng , tồn kho để báo cáo Giám đốc công ty. Cuối tháng phải xác nhận số dư tồn kho vật tư, tiền vốn với các bộ phận quản lý tài sản. I.5.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Công ty CP công nghiệp Á Châu áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04 tháng 11 năm 2003 và thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2005 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản pháp lý có liên quan. Niên độ kế toán của công ty từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: quý, 6 tháng, năm. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ I.5.4. Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty: Hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 4: Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng tháng III. Đặc điểm kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty: III.1. Kế toán nguyên vật liệu: III.1.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: III.1.1.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT) Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT-03LL) Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 02 GTTT-03LL) Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 các Doanh nghiệp được tự in hóa đơn để sử dụng. Cơ quan thuế sẽ dừng bán hóa đơn cho doanh nghiệp ( Trừ các hộ kinh doanh cá thể và tổ chức cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động mua bán tài sản, hàng hóa sẽ sử dụng loại hóa đơn riêng do Cục thuế đặt in) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT), bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT), bảng phân bổ nguyên liệu , vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT) … tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. III.1.1.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) đối chiếu luân chuyển Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ số dư… Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu… sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. III.1.1.3. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phong kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Mọi nghiệp vụ phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, liên quan đến nhập - xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán, phải chính xác, đúng chế độ của Nhà nước ban hành. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Tại công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu chứng từ sử dụng trong phần hạch toán chi tiết vật liệu là: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hóa đơn kiểm phiếu xuất kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi chi tiết vật liệu nhập, xuất, tồn được tổ chức ở kho và phòng kế toán. Sơ đồ 8: Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thẻ kho Bảng kê hóa đơn, chứng từ HH, DV mua vào Chứng từ nhập 1.Hoá đơn mua hàng 2.Phiếu nhập kho Chứng từ xuất 1.Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho Bảng kê hóa đơn Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng Để đơn giản và thuận tiện cho công việc ghi chép các sổ sách kế toán, phòng kế toán được trang bị phần mềm kế toán được cài đặt trong máy vi tính.Trong máy đã nạp sẵn các chương trình cũng như các mẫu sổ kế toán, cách tính giá đối với từng loại vật liệu. Vì vậy, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ việc theo dõi và vào số liệu vào trong máy vi tính. Kế toán sử dụng máy vi tính sẽ áp dụng giá thực tế vào từng loại vật liệu để tính giá thực tế xuất dùng trong tháng. Sau khi mở sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu, kế toán sẽ vào máy để tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu trong tháng và mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch vật tư cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho nếu có nhu cầu phải mua một loại vật liệu nào đó. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chính về việc quyết định giá cả, số lượng, chủng loại khi mua vật tư, nơi cung cấp, tính pháp lý của chứng từ và duy trì các chế độ trong nhập, xuất, kiểm kê vật tư. Kế toán viên có trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ, tính toán chính xác giá thành thực tế của vật tư, đồng thời lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất, phân bổ vào sổ sách kế toán và các báo cáo liên quan. Căn cứ nhập kho được xác định trên hai cơ sở: Hóa đơn hoặc chứng từ gốc đủ cơ sở pháp lý. Kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả. Khi vật tư mua về cho công ty thì xảy ra hai trường hợp: Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Khi vật tư về kho cán bộ đi mua sẽ thông báo cho phòng kế toán để thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho. Nhân viên kiểm tra chất lượng, xem xét chủng loại và lập biên bản kiểm nghiệm. Kế toán lập biên bản kiểm nghiệm xác định vật tư trên hóa đơn là đúng số lượng, chủng loại, quy cách. Sau khi vật tư được xác định đúng chất lượng, quy cách, chủng loại thì kế toán viết phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của người giao vật tư, thủ kho, giám đốc, kế toán trưởng. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên: 01 liên lưu nơi phát phiếu, 01 liên thủ kho và 01 liên kế toán (kèm theo chứng từ gốc). Trường hợp hàng về trước hóa đơn Kế toán tiến hành nhập nguyên vật liệu bình thường như trường hợp đã có hóa đơn. Khi nào có hóa đơn về thì tiến hành hoàn hóa đơn ghi: Nợ 331/Có 152,133. Sau đó cặp lại theo đúng thứ tự ngày phát sinh hóa đơn nghiệp vụ đó. Thủ tục nhập kho được biểu diễn bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Thủ tục nhập kho Vật liệu Biên bản kiểm nghiệm Phòng kế toán Nhập kho Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Xuất kho nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm: Căn cứ vào hợp đồng mà khách đã đặt hàng tại phòng kinh doanh chuyển các hợp đồng cho phòng kế hoạch tính toán từ đó sẽ có các chỉ tiêu giao cho các bộ phận sản xuất. Dựa vào tiến độ sản xuất quản đốc phân xưởng lập phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để kế toán để kế toán lập phiếu xuất kho (trong đó ghi rõ số lượng chủng loại cấp). Tiếp đó kế toán trình lên giám đốc hay thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính giá bình quân nguyên vật liệu xuất kho do máy tính thực hiện thông qua số liệu ghi trên các sổ chi tiết 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, đối tượng nhập - xuất. Phiếu xuất kho được ghi thành 3 liên, một liên kế toán giữ, một liên lưu tại bộ phận lập phiếu, một liên giao cho người nhận vật tư để theo dõi ở bộ phận sử dụng, một liên giao cho thủ kho để xuất vào nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho. Cuối tháng phiếu xuất kho này được chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu ghi sổ. Xuất kho vật liệu để bán: Khi lượng vật tư trong kho lớn tạm thời không sử dụng được cho sản xuất nếu khách hàng mua phòng kế toán viết hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này là căn cứ để công ty hạch toán doanh thu, người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Kế toán viết hóa đơn rồi trình giám đốc ký, tiếp đó kế toán chuyển cho thủ kho để xuất vật tư. Sau khi nhận đủ vật tư người nhận và thủ kho ký vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại kế toán vật tư để vào sổ chi tiết, liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ sách, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Thủ tục xuất phế liệu: Thực chất phế liệu thu hồi giá trị không cao nên thủ kho xuất bán rất đơn giản. Phế liệu giao cho một cán bộ đem bán, sau khi bán xong kế toán lập phiếu thu thành 3 liên, một liên do kế toán giữ, một liên thủ kho giữ, và một liên do cán bộ đi bán giữ và nộp tiền vào quỹ. Định kỳ, căn cứ vào các phiếu nhập kho và xuất kho, kế toán tiến hành ghi thẻ kho, mỗi loại nguyên vật liệu được lập riêng từng thẻ. III.1.1.4.. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần công nghiệp Á Châu: Tài khoản sử dụng: Xuất phát từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu thường biến động thường xuyên và nhiều chủng lợi khác nhau. Vì vậy, có thể đề cập đến thông tin về kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Xuất phát từ đặc điểm tình hình sản xuất của công ty là chu kỳ sản xuất ngắn, số lượng sản phẩm hàng loạt thường xuyên có sản phẩm nhập khẩu, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu, áp dụng phương pháp này trên tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” sẽ được phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập xuất kho để đảm bảo cân đối giữa số lượng và giá trị, thuận tiện cho việc phân bổ nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất, cho từng loại tài khoản có liên quan. Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một tài khoản chủ yếu: Tài khoản 152 “Nguyên liệu - vật liệu” công ty không mở thành các tài khoản cấp 2 bởi riêng tài khoản 152 tên máy đã phân chia và có thể lọc ra các nguyên vật liệu theo mã vật tư theo ngày hay lượng nhập. Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng các tài khoản: Tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Sổ chi tiết của tài khoản 331 này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp có tên gọi là: “ Sổ chi tiết công nợ”. Tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào” Các nghiệp vụ xuất vật tư có các tài khoản sử dụng như: Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Phương pháp kế toán Kế toán tổng hợp nhập nguyên liệu vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền ngay kế toán định khoản: Nợ TK 152,133 Có TK 111 Căn cứ vào các chứng từ hóa đơn hàng hóa, phiếu nhập kho kế toán nhập các dữ liệu vào máy vi tính như ngày tháng năm nhập, mã nguyên vật liệu, số lượng nhập, giá thực tế nhập… sau đó máy vi tính nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ tổng hợp nguyên vật liệu, sổ chi tiết tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 111. Trường hợp chưa trả tiền: Căn cứ vào các chứng từ hóa đơn hàng hóa, phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ tổng hợp nhập vật liệu, sổ Nhật ký chung, các sổ chi tiết tài khoản 152, 331 và kế toán định khoản: Nợ TK 152, 1331 Có TK 331 Riêng sổ chi tiết tài khoản 331 được viết riêng cho từng người cung cấp gọi là sổ chi tiết công nợ.Tương tự như trường hợp trả tiền ngay kế toán chỉ việc nhập các số liệu vào phần mềm kế toán và phần mềm sẽ tự động ghi vào các sổ có liên quan. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất: Công ty sử dụng tài khoản TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Khi nhập các dữ liệu kế toán định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 Tuân theo định khoản phần mềm kế toán tự động ghi số liệu mà kế toán nhập vào các sổ chi tiết, sổ cái TK621, sổ Nhật ký chung, sổ tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản kế toán định khoản: Nợ TK 2412 Có TK 152 Kế toán sẽ ghi sổ xuất ra vào máy, máy tính sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 241.2, sổ tổng hợp xuất nguyên vật liệu, sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 152, 241.2. Nếu xuất vật tư làm các công việc thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế toán định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152 Tương tự phần mềm kế toán sẽ có các số liệu trong các sổ lên quan trong máy. Trường hợp xuất vật tư tồn kho để bán: Nợ TK 632 Có TK 152 Sau đó dựa trên các chứng từ có liên quan (bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho) để ghi các số liệu cần thiết vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi các số liệu vào các sổ: Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái TK 152, 632 và các sổ liên quan khác. III.3. Kế toán tiền lương: III.3.1. Nguyên tắc hạch toán: Nguyên tắc hạch toán được thu ngọn trong sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 7: Bảng tính và phân bố chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương Bảng chấm công Phiếu làm thêm giờ Phiếu giao nộp sản phẩm Hợp đồng giao khoán Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng tính lương III.3.2. Chứng từ kế toán: -Bảng chấm công -Bảng tính lương -Bảng thanh toán tiền lương. :Dưới đây là 2 mẫu chứng từ có liên quan đến quá trình hạch toán tiền lương tại công ty, gồm bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương: III.3.3. Quy trình hạch toán lương và trả lương cho công nhân viên của công ty : Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán lương: Chú giải: -Bước 1: Nhân viên đi làm -Bước 2: Bộ phận chấm công chấm tiến hành chấm công hàng ngày cho nhân viên và gửi bảng chấm công cho kế toán tiền lương vào cuối tháng -Bước 3: Sau khi nhận được bảng chấm công, kế toán tiền lương tiến hành tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan Bước 4: Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp, sau đó chuyển bảng lương cho kế toán trưởng Bước 5: Sau khi nhận được bảng lương, kế toán trưởng tiến hành kiểm tra lại mức lương phải trả của nhân viên. Trường hợp 1: Kế toán trưởng đồng ý duyệt bảng lương, sẽ chuyển bảng lương cho giám đốc => chuyển sang bước 6 Trường hợp 2: Kế toán trưởng không đồng ý duyệt bảng lương => chuyển về bước 4, kế toán tiền lương lập lại bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp Bước 6: Sau khi nhận được bảng lương, giám đốc ký và chuyển lại cho kế toán trưởng. Bước 7: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương và chuyển lại cho kế toán tiền lương. Bước 8: Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng lương được nhận sẽ tiến hành phát lương cho nhân viên. Bước 9: Nhân viên ký nhận vào Bảng lương sau khi đã nhận lương. III.3.4.. Quy trình hạch toán số liệu từ chứng từ vào các sổ kế toán: ( xử lý trên phần mềm ) Sơ đồ 9: Chứng từ: Bảng chấm công Hợp đồng giao khoán Phiếu xác nhận hoàn thành công việc Cơ sở dữ liệu phân hệ quản lý tiền lương Báo cáo tài chính Nhật ký tiền lương Sổ cái TK 334,338(2,3,4) Bảng tống hợp lương Bảng thanh toán lương III.4. Kế toán tiền mặt tại công ty: III.4.1. Nguyên tắc hạch toán: Sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam - Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính - Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ - Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá thực tế và không áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý III.4.2. Chứng từ hạch toán: -Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập;... - Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu; Phiếu chi;Bảng kiểm kê quỹ; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị tạm ứng; Ủy nhiệm chi; .... Dưới đây là mẫu phiếu thu và phiếu chi: III.4.3. Quy trình hạch toán: Sơ đồ 10