Đề tài Công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty bia Hà Nội

đã dần hồi phục và đi vào hoạt động. Từ năm 1989 đến năm 2003: Nhà nước xóa bỏ cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp chuyển sang hạch toán kinh doanh. Điều này buộc các Doanh nghiệp phải đổi mới, không đổi mới thì sẽ không tồn tại được. Theo cơ chế mới, Nhà máy Bia Hà Nội đã quyết định phương án vừa sản xuất kinh doanh vừa xây dựng cơ bản có trọng điểm. Năm 1989 đến năm 1991, Nhà máy thực hiện đầu tư bước một là lắp đặt một số máy móc thiết bị mới như dây chuyền chiết bia chai, bia lon, hệ thống thanh trùng bia nhằm thay thế các máy móc thiết bị đã quá cũ, quá lỗi thời. Năm 1991 đến năm 1997 Nhà máy thực hiện đầu tư bước hai là hoàn thiện dây chuyền chiết bia chai, hoàn tất hệ thống lên men ngoài trời, hệ thống tinh khiết CO2. Ngày 9 tháng 12 năm 1993: Để thích ứng với cơ chế thị trường và cơ chế thành lập các doanh nghiệp nhà nước, nhà máy chính thức được Chính Phủ, Bộ Công Nghiệp nhẹ cho phép đổi tên thành “ Công Ty Bia Hà Nội”, theo quyết định 388/HĐBT. Tên giao dich quốc tế của công ty là HABECO. Trụ sở: 183 A _ Hoàng Hoa Thám _ Phường Ngọc Hà _ Quận Ba Đình _ Thành phố Hà Nội. Tổng diện tích: 5000m2. Hiện nay công ty đang đẩy mạnh công việc đầu tư theo bước ba, từ năm 1997 đến năm 2005 để đưa công suất sản lượng từ 50 triệu lít/năm đến 100 triệu lít/năm. Việc đầu tư đang trong tiến độ thực hiện, vấn đề đặt ra là tìm kiếm giải pháp để tăng lợi nhuận của công ty. Công ty Bia Hà Nội là một điển hình làm ăn có hiệu quả trong các doanh nghiệp ở Hà Nội cũng như trong cả nước. Sản phẩm của công ty sản xuất đến đâu được tiêu thụ đến đó và luôn được khách hàng tin dùng. Hiện nay sản lượng của công ty đạt khoảng 50 triệu lít/ năm. Trong tương lai không xa khi dự án được nâng cấp lên 100 triệu lít/ năm, công ty Bia Hà Nội sẽ trở thành một trong những công ty mạnh nhất trong tổng công ty Rượu _ Bia _ Nước Giải Khát Vịêt Nam. Công ty sẽ cung cấp đầy đủ sản phẩm trong nước và cả thị trường thế giới. Với những thành tích của mình, công ty đã được Chính phủ và các cơ quan ban ngành khen tặng nhiều huân huy chương, cờ thi đua về sản xuất kinh doanh cũng như việc đóng góp nghĩa vụ đối với Nhà nước. Trong những năm qua, công ty đã đạt được những thành tựu sau: Cúp bạc giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 1998. Huy chương vàng bia lon Việt Nam, bia chai Hà Nội, bia hơi Hà Nội, hàng Việt Nam chất lượng cao 1999. Chứng nhận hàng Việt Nam chất lượng cao 1998 – 1999. Bia lon, bia chai đạt huy chương vàng hội trợ quốc tế EXPO1999. Huy chương lao động hạng nhất, nhì. Đang đề nghị chính phủ xét khen tặng đơn vị lao động anh hùng trong thời kì đổi mới. Hình thức tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty Bia Hà Nội. 2.1. Hình thức tổ chức sản xuất. Được đánh giá là một trong những công ty sản xuất bia lớn của Việt Nam do đó hình thức tổ chức đang được Công ty áp dụng là hình thức tổ chức khối lượng lớn với dây truyền sản xuất liên tục từ khi nấu cho đến khi thu được sản phẩm cuối cùng. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty được tổ chức theo các bộ phận sản xuất trong Công ty với sự chuyên môn hoá theo từng giai đoạn công nghệ, và được tổ chức sản xuất như sau:  Sơ đồ tổ chức sản xuất ở Công ty Bia Hà Nội. Các tổ chế tạo mới phụ tùng Phân xưởng sản xuất chính Các tổ phụ trợ Tổ chiết bia chai Tổ chiết bia lon Tổ chiết bia hơi Tổ ủ men Tổ nấu Tổ lọc Phân xưởng cơ khí Các tổ thay thế, lắp đặt mới máy móc Đội SC Tổ đóng két Tổ dán hộp Các tổ khác 2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ. Quy trình công nghệ sản xuất bia ở Công ty Bia Hà Nội là một quy trình sản xuất liên tục, phức tạp qua nhiều công đoạn sản xuất với nhiều bước chế biến. Nguyên vật liệu chính để sản xuất bia là thóc đại mạch lên mầm, hoa Houblon, gạo, đường, nước. Quy trình sản xuất bia gồm các giai đoạn sau: - Giai đoạn nấu: Gạo được xay mịn trộn với nước, nâng nhiệt độ qua giai đoạn hồ hoá đến 65o, giữ nhiệt ở giai đoạn này một thời gian rồi tiếp tục đun sôi tới 120o trong khoảng một giờ. Malt được ngâm nước ở nhiệt độ thường, sau đó nhiệt độ được nâng dần lên 75o Malt sẽ dịch hoá các tinh bột của gạo, sau một thời gian thu được dung dịch mạch nha, lấy dung dịch đó với độ đường 10o cho bia hơi; 10,5o cho bia chai và 12o cho bia lon. - Giai đoạn lên men: Lên men là quá trình vi sinh thực hiện ở nhiệt độ từ 100 đến 120 ( lên men lạnh) nhằm làm chín bia. Quá trình lên men được bắt đầu từ khi dung dịch mạch nha sau khi đun sôi với hoa Houblon được làm nguội hạ nhiệt độ xuống còn 12o và được chia làm 2 bước: + Lên men chính: Cho men vào dung dịch đường để con men sử dụng dịch đường làm tăng khối lượng men đồng thời tạo độ cồn cho bia, trong quá trình này CO2 và nhiệt độ của dịch đường sẽ tăng lên. Thời gian lên men chính phải từ 5 đến 7 ngày tuỳ theo từng loại bia. Kết thúc quá trình lên men chính dịch đường được đưa xuống để tiến hành lên men phụ. + Lên men phụ: Tiến hành ở nhiệt độ từ 3 đến 5 nhằm làm bão hoà CO2, tạo sự ổn định cho các thành phần hoá học của bia. Thời gian lên men phụ đối với bia hơi là 14 ngày, bia chai là 20 ngày và bia lon là 44 ngày. - Giai đoạn lọc bia: Sau khi kết thúc quá trình lên men phụ bia được lọc để loại bỏ các tạp chất hữu cơ và lượng men thừa có trong bia tạo độ trong và tăng thời gian bảo quản. Đối với sản phẩm bia lon và bia chai được lọc qua máy lọc khung bản nhằm tạo độ bão hoà CO2 cho bia chai và bia lon đảm bảo cho sản phẩm của Công ty luôn luôn đạt chất lượng tốt. - Giai đoạn chiết bia: Đối với bia lon và bia chai, sau khi lọc xong bia chiết vào lon hoặc vào chai ở áp suất 3 kg/cm3 và đưa qua máy thanh trùng ở nhiệt độ từ 620 đến 680 để tiêu diệt bớt vi sinh vật con men giúp cho bia được bảo quản lâu hơn. Sau quá trình này lon hoặc chai được đưa qua máy soi kiểm tra dung dịch, dán nhãn, bọc giấy hoặc in các thông số cần thiết khác... Riêng sản phẩm bia hơi sau khi lọc bia được chiết thẳng vào thùng bia mà không qua khâu thanh trùng nên thời gian bảo quản bia hơi ngắn hơn nhiều so với thời gian bảo quản của bia chai và bia lon. Theo tiêu chuẩn của Công ty đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước thì thời gian bảo quản cho mỗi loại bia là: + Bia hơi: Có thời gian bảo quản tốt nhất trong khoảng 24 giờ. + Bia chai: Có thời gian bảo quản tốt nhất trong khoảng 30 ngày. + Bia lon: Có thời gian bảo quản tốt nhất trong khoảng 90 ngày. Thời gian sx mỗi loại bia trong dây chuyền công nghệ của Công ty là: + Bia lon: Được sản xuất trong 52 ngày. + Bia chai: Được sản xuất trong 28 ngày. + Bia hơi: Được sản xuất trong 20 ngày. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất bia. Chai Lon Kho bia chai và bialon Bán theo hợp đồng - Bán buôn - Bán lẻ Tạp bia Hơi Chiết bia Làm lạnh Lên men Lọc bia Thu hồi Co2 Bã bia Kho bia hơi Lò hơi Nước lọc Nguyên liệu - Malt - Hoa Houblon - Gạo, đường Nấu Lọc 3. Đặc điểm tổ chức quản lý. Cơ cấu quản lý của Công ty Bia Hà nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với hai cấp quản lý là cấp Công ty và cấp phân xưởng. Toàn bộ Công ty gồm 11 phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất cùng các bộ phận sản xuất phụ trợ. Trụ sở của Công ty vừa là nơi sản xuất vừa là nơi giao dịch chính, ngoài 1 cửa hàng giới thiệu sản phẩm được đặt ngay tại nơi giao dịch thì công ty không thiết lập các đại lý của mình ở các tỉnh và thành phố nơi có mặt sản phẩm của Công ty. Hiện nay, Công ty Bia Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân và tổ chức quản lý theo một cấp. Bộ máy lãnh đạo của Công ty bao gồm một giám đốc, hai phó giám đốc, các trưởng phòng ban và các quản đốc phân xưởng. Ban giám đốc: Bao gồm giám đốc và phó giám đốc chịu trách nhiệm trước nhà nước toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống toàn thể cán bộ công nhân viên , trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương chính sách, chế độ và pháp luật của nhà nước. Phó giám đốc: là người trợ giúp cho giám đốc theo quyền hạn và trách nhiệm được phân công. Ngoài ra, phó giám đốc còn có nhiệm vụ giao việc, kiểm tra, đôn đốc tiến độ và tạo mối quan hệ qua lại giữa ban giám đốc và các phòng ban phân xưởng Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác tổ chức quản lý lao động, tuyển dụng hợp đồng, định mức tiền lương, các chế độ bảo hiểm xã hội, theo dõi công tác trả lương, tổ chức bồi dưỡng đào tạo tay nghề cho công nhân xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ và công nhân kỹ thuật. Phòng kế hoạch tiêu thụ: Có nhiệm vụ lên phương án và xây dựng kế hoạch sản xuất, thực hiện các hoạt động marketing của Công ty đồng thời vừa đảm nhận công tác tiêu thụ sản phẩm vừa thực hiện cập nhật thông tin về chất lượng của sản phẩm cũng như tình trạng của thị trường từ phía khách hàng, phản hồi nhanh tới nơi sản xuất để các phòng ban liên quan có phương án kiểm tra giám sát hay hiệu chỉnh kế hoạch sản xuất một cách kịp thời. Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác kế toán tai Công ty. Đồng thời phòng còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính của Công ty. Phòng vật tư nguyên liệu: Lo toàn bộ vật tư nguyên liệu đầu vào của Công ty, thực hiện công việc xuất nhập và bảo quản toàn bộ nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất. Ngoài ra phòng vật tư còn có chức năng kiểm tra giám sát định mức nguyên vật liệu dùng trong sản xuất. Kho nằm dưới sự quản lý của phòng vật tư. Phòng kỹ thuật cơ điện: Có nhiệm vụ quản lý kỹ thuật công nghệ và tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng cũng như sửa chữa máy móc thiết bị khi có sự cố nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, nghiên cứu và chế tạo các phụ tùng thay thế đơn giản. Phòng kỹ thuật công nghệ KCS: Có chức năng kiểm tra và thực hiện quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra giám định nguyên vật liệu trước khi nhập kho hay đưa vào sản xuất. Ban dự án đầu tư: Xây dựng và thực hiện các dự án đầu tư đổi mới công nghệ, kiểm tra giám sát việc thực hiện lắp đặt trang thiết bị mới của Công ty. Ban bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty, đảm bảo trật tự an toàn, hướng dẫn khách hàng ra vào Công ty. Tổ đời sống: Phục vụ bữa cơm công nghiệp, chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của Công ty để đảm bảo sản xuất. Công đoàn, y tế: Có nhiệm vụ xây dựng và động viên các phong trào thi đua sản xuất, kết hợp với các phòng ban khác cùng tháo gỡ những khó khăn chung của Công ty, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Phân xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ nhận nguyên vật liệu và thực hiện quy trình công nghệ trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu. Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty Bia Hà Nội Giám đốc PGĐ Tổ chức Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng kỹ thuật công nghệ KCS Phòng kế hoạch tiêu thụ Phòng tổ chức hành chính Phòng tài vụ Phòng cung ứng vật tư Tổ đời sống Đội kiến trúc Phân xưởng sản xuất Phân xưởng cơ khí Ban dự án Ban bảo vệ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm PGĐ sản xuất 4. Hình thức tổ chức công tác kế toán và cơ cấu bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở Công ty Bia Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc, phần hành kế toán đều được thực hiện tại phòng tài vụ. Theo biên chế hiện nay, phòng tài vụ của công ty có 11 người và một kỹ sư máy tính. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức như sau: Trưởng phòng - kiêm kế toán trưởng: Là người quản lý, tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán cho phù hợp với điều kiện tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý của Công ty và chế độ kế toán quy định. Đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin kế toán cung cấp, phục vụ cho yêu cầu của giám đốc và các phòng ban liên quan. Phó phòng - kiêm kế toán tổng hợp: Là người trợ giúp cho trưởng phòng trong việc hạch toán kế toán, khi trưởng phòng đi vắng phó phòng được uỷ quyền làm thay các công việc của trưởng phòng. Ngoài ra, phó phòng còn phụ trách khâu kế toán tổng hợp. Các nhân viên khác, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán và theo dõi những loại chứng từ nhất định. Kế toán vốn bằng tiền phụ trách phần thu chi tiền mặt và lưu giữ các phiếu thu chi tiền mặt; kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm phụ trách phần nhập xuất thành phẩm và lưu giữ các phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho; kế toán vật tư lưu giữ các phiếu nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ; kế toán tiền lương lưu giữ các bảng chấm công và chứng từ thanh toán lương khác... Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty Bia Hà Nội. KT tiền mặt Trưởng phòng - Kế toán trưởng Phó phòng - Kế toán tổng hợp KT tiền lương KT TSCĐ KT XDCB KT TP, tiêu thụ TP KT chi phí, Z 02 thủ quỷ Kỹ sư MVT KT vật tư 5. Hình thức kế toán và việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán của Công ty Bia Hà Nội. 5.1 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Bia Hà Nội: là hình thức Nhật ký chứng từ và được thực hiện qua hệ thống máy vi tính. Công ty sử dụng phần mềm tài chính kế toán do chính Công ty tạo ra. Phần mềm này được lập bằng ngôn ngữ lập trình FOXRO. Chương trình cho phép xử lý số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu, qua quá trình xử lý, luân chuyển số liệu, máy tính sẽ kết xuất ra màn hình hoặc máy in các thông tin như nhật ký - bảng kê, bảng kê các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, các sổ tổng hợp, sổ chi tiết . Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft excel để lập báo cáo, báo biểu kế toán như: Nhật ký chứng từ số 7, 8; bảng tính giá thành; báo cáo tài chính. Mặc dù Công ty Bia Hà Nội đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ nhưng có một số mẫu sổ thay đổi so với mẫu sổ của hình thức này để phù hợp với chương trình kế toán máy mà Công ty sử dụng ( Ví dụ: mẫu sổ cái các tài khoản ). 5.2 Đặc điểm chương trình kế toán trên máy vi tính: - Cập nhật chứng từ ban đầu ( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng ). Khai thác thông tin từ chứng từ ban đầu theo các điều kiện lọc tìm khác nhau như theo dõi các chứng từ liên quan đến một hợp đồng, một vụ việc, một khách hàng. Tự động định khoản một số nghiệp vụ, tính toán và tự động kết chuyển giá vốn hàng bán, chi phí doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt. - Sửa, xoá chứng từ chưa hợp lệ: Nếu trường hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dữ liệu nhầm thì chương trình cho phép sửa, xoá chứng từ, và các chứng từ trùng sẽ được tự động khử trước khi tổng hợp. - Bất cứ một doanh nghiệp nào khi áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán đều phải mã hoá các đối tượng quản lý theo ngôn ngữ của máy. Việc mã hoá đối tượng trong hệ thống máy vi tính của Công ty là dùng hệ số đếm để mã hoá. 5.3 Quá trình xử lý số liệu kế toán: Khi có các nghiệp vụ phát sinh, sau khi các nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ ban đầu xong, tiến hành cập nhật các chứng từ ban đầu lên máy tính. Máy tính sẽ tự động tính toán, tự động tổng hợp theo các nghiệp vụ phát sinh và kết chuyển lên các sổ sách kế toán liên quan. Sơ đồ chung về quá trình xử lý số liệu ở Công ty Bia Hà Nội Cân đối tức thì Sửa xoá chứng từ trùng Chứng từ lưu ở các phần hành kế toán Khoá sổ cuối tháng Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Nhập chứng từ gốc hợp ly, hợp lệ. Chứng từ tạm thời Cân đối Lưu ý: - Sổ tổng hợp gồm: bảng kê tài khoản, sổ nhật ký- bảng kê, tổng hợp các tài khoản, sổ cái, nhật ký chứng từ. - Chúng ta có thể tổng hợp số liệu theo một thời gian bất kỳ - Khi có sự thay đổi của chứng từ gốc phải tiến hành khóa sổ lại Công ty Bia Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cuối tháng. Cuối tháng sau khi khoá sổ kế toán máy sẽ tự tính ra đơn giá bình quân xuất dùng và từ đó tính ra trị giá nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141 QĐ/TC ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông tư bổ sung. 2. Tình hình thực tế công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Bia Hà Nội. 2.1. Kế toán thành phẩm. 2.1.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý thành phẩm. Hiện nay, Công ty Bia Hà Nội đang tiến hành sản xuất kinh doanh ba mặt hàng là: Bia chai, Bia lon và Bia hơi. Các mặt hàng này có các đặc điểm sau: - Đây là những mặt hàng thuộc ngành công nghiệp chế biến, liên quan trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng nên mọi thành phẩm của công ty trước khi nhập kho phải qua khâu kiểm nghiệm rất chặt chẽ. - Các loại bia sản xuất ra không có bán thành phẩm để nhập kho hay để bán ra ngoài. - Bia chai của Công ty được bán theo phương thức thu hồi vỏ chai và vỏ két. Bia chai được đóng trong chai thuỷ tinh dung tích 500 ml/1chai, xếp trong két nhựa với số lượng là 20 chai/1 két. Tuy nhiên, bắt đầu từ tháng 1/2002 Công ty chỉ sản xuất loại bia chai có dung tích 450 ml/1 chai. Đối với bia lon, dung tích của 1 lon bia là 330 ml/1lon và được đóng trong hộp với số lượng 24lon/1hộp - Công tác tiêu thụ phải được tiến hành nhanh chóng, nhất là đối với bia hơi vì thời gian bảo quản tốt nhất chỉ có 24 giờ. Những đặc điểm này chi phối trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý sản xuất nói chung và công tác kế toán nói riêng. Việc quản lý thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội được chú trọng ở tất cả các mặt số lượng và chất lượng, ở tất cả các khâu và các phòng ban đặc biệt là các phòng ban sau: - Phòng kỹ thuật công nghệ KCS: Có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. - Kho thành phẩm: Là nơi tiếp nhận các sản phẩm từ phân xưởng sản xuất chuẩn bị cho khâu lưu thông, đây là nơi số liệu dễ bị sai lệch đòi hỏi phải có sự quản lý khoa học. - Phòng kế hoạch tiêu thụ: Phòng kế hoạch là nơi xây dựng giá thành kế hoạch quý, năm, xây dựng kế hoạch giá bán và kế hoạch sản phẩm trong năm, chỉ đạo các kế hoạch sản xuất kinh doanh thông qua quản lý số liệu. - Phòng kế toán: Các nhân viên kế toán có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu, giám sát việc ghi chép số liệu nhập xuất tồn với thủ kho, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý. 2.1.2. Phương pháp đánh giá thành phẩm: Mọi nghiệp vụ nhập - xuất thành phẩm đều phải xác định được trị giá thành phẩm nhập xuất kho. ở Công ty Bia Hà Nội, thành phẩm được đánh giá theo trị giá vốn thực tế. * Trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho: Vì thành phẩm của công ty nhập từ sản xuất trực tiếp tại công ty, nên toàn bộ thành phẩm sản xuất ra đều được tính theo giá thành sản xuất thực tế. Giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm nhập kho được tính theo từng loại thành phẩm trên cơ sở tổng hợp chi phí trong kỳ. Bảng tính giá thành Tháng 12 - 2002 Tên TP Sản lượng ĐVT Tổng giá thành sx thực tế Giá thành đơn vị (1 lít) Bia chai 2.952.410 Lít 8.279.332.179 2.804 Bia lon 315.025,920 Lít 2.492.016.572 7.910 Bia hơi 1.556.962 Lít 2.215.926.260 1.423 Thành phẩm nhập kho chỉ theo dõi chi tiết hàng ngày về chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng căn cứ vào bảng tính giá thành do kế toán chi phí và giá thành cung cấp, kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm sẽ nhập vào máy bút toán phản ánh trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho trong tháng. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 11369 ngày 3/12/2002, nhập kho 51.520 lít bia chai với giá thành đơn vị thực tế là 2.804 đồng/lít, trị giá vốn thực tế thành phẩm nhập kho là: 51.520*2 .804 = 144.462.080 đồng. * Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho: ở Công ty Bia Hà Nội, trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại bia: Đơn giá bình quân cho từng loại bia = Trị giá vốn thực tế TP tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế TP xuất kho = Đơn giá bình quân * Số lượng thành phẩm xuất kho Công thức tính trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất dùng được mã hoá trên máy vi tính của công ty nên cuối tháng, sau khi có đầy đủ các số liệu cần thiết máy tính sẽ tự tính trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất dùng trong tháng. Ví dụ: Số liệu tháng 12/2002 về tính trị giá vốn thực tế xuất kho của bia chai Số lượng Thành tiền Dư đầu tháng 120.200 219.662.004 Nhập trong tháng 2.952.410 8.279.332.179 Xuất trong tháng 3.026.230 Đơn giá bình quân = = 2.766,050421 Vậy trị giá vốn thực tế bia chai xuất kho trong tháng 12/2001 là: 3.026.230 * 2.766,050421 = 8.370.704.765 2.1.3. Thủ tục nhập, xuất kho thành phẩm. a). Thủ tục nhập kho thành phẩm. Sản phẩm sau khi hoàn thành ở bước công nghệ cuối cùng, được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra, xác nhận đạt yêu cầu, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ được nhập kho. Doanh nghiệp có hai kho chứa thành phẩm: kho chứa bia lon và bia chai; kho chứa bia hơi. Loại bia nào nhập kho thì việc nhập kho được tiến hành ở kho đấy. Phiếu nhập kho do thống kê phân xưởng phân xưởng sản xuất lập, bao gồm 2 liên: - Liên 1: Lưu tại phân xưởng sản xuất. - Liên 2: Thủ kho lưu giữ tại kho. Cuối tháng thủ kho mang phiếu nhập kho đến cho thống kê Công ty và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu cập nhật trên máy vi tính, sau đó kế toán thành phẩm sẽ chuyển trả lại phiếu nhập kho này cho thủ kho để thủ kho lưu tại kho. b). Thủ tục xuất kho. ở Công ty Bia Hà Nội, thành phẩm xuất kho là để bán cho khách hàng mua theo hợp đồng, bán cho đại lý và xuất cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Quá trình xuất bán thành phẩm cho khách hàng được tiến hành như sau: - Cuối năm, khách hàng đến phòng kế hoạch liên hệ mua hàng và đăng ký số lượng mua trong năm sau để phòng kế hoạch tổng hợp lại lập kế hoạch sản xuất. Đến đầu tháng 1 năm thực hiện, khách hàng xem thông báo của phòng kế hoạch để ký hợp đồng mua bán. - Căn cứ vào kế hoạch lấy hàng trong hợp đồng và số vỏ chai, két mà khách hàng có, phòng kế hoạch sẽ ấn định trước lịch lấy hàng và số lượng hàng mua cho từng khách hàng trong từng tháng. Cứ đến lịch lấy hàng, khách hàng đến phòng kế hoạch để phòng kế hoạch kiểm tra lại sổ theo dõi mua và viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho số lượng sản phẩm mà khách hàng mua. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: + Liên gốc màu đen: phòng kế hoạch và tiêu thụ lưu + Liên màu xanh: ã Nếu khách hàng thanh toán luôn tiền hàng bằng tiền mặt: Khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ giữ lại liên màu xanh và viết phiếu thu cho khách hàng. Phiếu thu được viết 2 liên: một liên do thủ quỹ giữ và một liên khách hàng giữ. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra, đối chiếu 2 liên hoá đơn còn lại với hoá đơn do phòng kế hoạch nhập vào máy và ký xác nhận vào 2 liên hoá đơn, sổ theo dõi mua của khách hàng ( mỗi khách hàng có một sổ theo dõi mua ). Sau đó, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra lại phiếu thu của khách hàng và nhập phiếu thu tiền mặt vào máy. Cuối tháng, thủ quỹ nộp lại liên màu xanh cho kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm. ã Nếu khách hàng ký nợ hoặc thanh toán bằng hình thức khác: Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm kiểm tra đối chiếu các liên hoá đơn với hoá đơn do phòng kế hoạch nhập vào máy; ký xác nhận vào 2 liên hoá đơn, sổ theo dõi mua của khách hàng và giữ lại liên màu xanh + Liên màu vàng: Lưu tại kho và là căn cứ để thủ kho đối chiếu với hoá đơn do được phòng kế hoạch và phòng tài vụ cập nhật vào máy tính, xuất kho cho khách hàng theo đúng số lượng trên hoá đơn. + Liên màu đỏ: Khách hàng giữ và xuất trình khi đưa hàng ra khỏi công ty. 2.1.4. Kế toán chi tiết thành phẩm. Máy tính phòng tài vụ, phòng kế hoạch tiêu thụ và ở kho được nối mạng nội bộ. Cho nên, mỗi lần nhập kho thành phẩm, thủ kho nhập phiếu nhập kho vào máy tính của kho, và mỗi lần viết hoá đơn kiêm vận chuyển nhân viên phòng kế hoạch nhập các hoá đơn này vào máy tính của phòng kế hoạch. Khi đó các chứng từ này cũng sẽ được luân chuyển vào máy tính của cả ba nơi: Phòng tài vụ, phòng kế hoạch và ở kho. Kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm kiểm tra lại các chứng từ có trên máy, nhập các bút toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào máy tính của phòng tài vụ. Để theo dõi tình hình biến động của thành phẩm trên cả 2 mặt số lượng và giá trị, kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty Bia Hà Nội sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. * ở kho: Thủ kho mở thẻ kho cho từng loại thành phẩm để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ để ghi thẻ kho là dòng tổng cộng của cột "thực nhập" trên phiếu nhập kho và dòng tổng cộng của cột "số lượng" trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ vào thẻ kho thủ kho lập biên bản chi tiết nhập kho thành phẩm, biên bản chi tiết xuất kho thành phẩm và từ đó lập biên bản tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm. Biên bản nhập xuất kho chi tiết, biên bản tổng hợp nhập xuất tồn kho do thủ kho lập để theo dõi về mặt số lượng ( lít ) của cả ba loại thành phẩm nhập xuât kho trong tháng. Sơ đồ luân chuyển số liệu ở kho. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất B.bản nhập kho chi tiết. B.bản xuất kho chi tiết Biên bản tổng hợp nhập xuất tồn * ở phòng kế toán: Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán thành phẩm nhập vào máy các bút toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh. Máy tính tự động luâ