Đề tài Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty thương mại và bao bì Hà Nội

ến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho việc thực hiện hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong Doanh Nghiệp . 1.2. Phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu có ý nghĩa quyết định đến chất lượng các nước đã được xác định. Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng Doanh Nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thích hợp của tiêu dùng vật liệu sau đây. Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm Phương pháp thực nghiệm Phương pháp phân tích 1.2.1. Phương pháp thống kê kinh nghiệm Là phương pháp dựa vào hai căn cứ: - Căn cứ vào các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo. - Căn cứ vào kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định, định mức. Ưu, nhược điểm của phương pháp này. - Ưu điểm: Đơn giản dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh tróng, phục vụ kịp thời cho sản xuất. 1.2.2. Phương pháp thực nghiệm Là phương pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định, định mức cho kế hoạch. - Ưu điểm: Có tính chính xác và khoa học hợp phương pháp thống kê. - Nhược điểm: Chưa phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và còn phụ thuộc vào phòng thí nghiệm có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất. 1.2.3. Phương pháp phân tích Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới lượng tiêu hao nguyên vật liệu, chính vì thế nó được tiến hành theo 3 bước: Bước 1: Thu nhập và nghiên cưu các tài liệu đến mức đặc biệt là về các thiết kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân... Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hưởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, tiết kiệm mức tiêu dùng vật liệu. Bước 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. Nhược điểm: Nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, toàn diện và chính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt. Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lượng thông tin như vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao nhưng dù nói thế nào thì đây vẫn là phương pháp tiên tiến nhất. 2. Đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất trong Doanh Nghiệp. Đảm bảo toàn vẹn về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là một điều rất cần thiết trong Doanh Nghiệp vì nó là nơi tập chung thành phẩm của Doanh Nghiệp trước khi đưa vào sản xuất và tiêu thụ. 2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng. Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm cũng như về sự sản xuất đa dạng của các Doanh Nghiệp. Điều này cho thấy để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị dán đoạn thì các Doanh Nghiệp cần phải xác định một lượng nguyên vật liệu cần dùng cho mình, bởi vì mỗi lượng vật liệu để xác định đủ được thì cần phải dựa vào mức tính toán kỹ lưỡng cũng như mức tính của mỗi sản phẩm được tạo ra và số lượng sản phẩm là bao nhiêu. 2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ. Để xác định được một lượng nguyên vật liệu cần được dự trữ thì phải dựa vào mức tạo ra sản phẩm trong tương lai của Doanh Nghiệp, và để tránh sự biến động của vật liệu. Do đó việc dự trữ nguyên vật liệu của Doanh Nghiệp, cũng như các Doanh Nghiệp khác là rất cần thiết! - Đại lượng dự trữ vật tư cho sản suất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau. Các nhân tố ảnh hưởng đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất Doanh Nghiệp là: + Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày số lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất mức chuyên môn hoá của Doanh Nghiệp và phụ thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. + Tình hình của Doanh Nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay không. + Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển. + Thuộc tính tự nhiên của vật tư Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư cần phân biệt rõ các loại dự trữ, có ba loại dự trữ: 2.2.1. Lượng dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại tính theo công thức: DTTX = TCƯ x ĐMTH Trong đó: DT: Lượng dự trữ thường xuyên TCƯ: Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMTH: Định mức sử dụng (tiêu thụ cho một ngày) 2.2.2. Lượng dự trữ bảo hiểm Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau: Mức thiệt hại vật chất do nguyên vật liệu gây ra. Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn. Các dự báo về biến động trong tương lai. Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = TSL x ĐMTH Trong đó: DTBH: Lượng nguyên vật liệu dự trữ thương xuyên. TSL: Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện ĐMTH: Định mức cho một ngày Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và sắc xuất sảy ra trong thực tiễn. 2.2.3. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Để hoạt động được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện Doanh Nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTTTCT = DTTX + DTBH Trong đó: Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết. Ngoài ra Doanh Nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa. 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua. Căn cứ vào kế hoạc sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm cung cấp thích hợp để đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 3. Xây dựng mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch xây dựng mua sắm nguyên vật liệu là phải có sự thống nhất giữa các phòng ban với nhau, khi mỗi chu kì sản xuất ra sản phẩm thì phải bắt đầu từ đâu, phải mua sắm những loại vật liệu nào để cho vừa đủ với nó, để từ đó lên kế hoạch mua sắm. Và việc mua sắm cần giao cho một đội chuyên trách nhiệm về mua sắm hoặc một người trong phòng ban mua sắm tuỳ theo mô hình cũng như cách sắp xếp phòng ban của Doanh Nghiệp. 3.1 Trong hiện tại Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm kiếm hiếu kỳ thị trường từ đó đưa ra việc xây dựng mua sắm. 4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu. 4.1 Tổ chức thu mua + Tổ chức các hợp đồng thu mua +Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu + Tổ chức về bến bãi, kho của từng loại nguyên vật liệu +Tổ chức sắp xếp vật liệu 4.2. Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu + Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng + Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho Doanh Nghiệp, tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu: Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận đều phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ. Mọi vật liệu tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại. Phải có biên bản khác xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai hỏng quy cách. Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho lắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng của vật liệu, hạn chế sự nhầm lẫn, thiếu chách nhiệm có thể xẩy ra. 5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Muốn tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tốt thì các Doanh Nghiệp phải xác định được tính lý hoá của nguyên vật liệu để sắp xếp nguyên vật liệu đúng với cơ sở khoa học của nó để tránh tình trạng hoen rỉ. Hơn nữa Doanh Nghiệp phải xây dựng nội quy, chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Tuỳ theo mô hình sản xuất của Doanh Nghiệp mà hình thức cấp phát nguyên vật liệu là khác nhau. Nhưng nói chung là các Doanh Nghiệp khi cấp phát phải thong qua các chuẩn mực như phải có các thủ tục các phiếu biên bản, ghi nhận giữa người cấp phát và người được cấp phát để tránh tình trạng nhầm lẫn nhiều lần. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu là hình thức thanh quyết toán các nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra dựa theo từng nguyên vật liệu mà Doanh Nghiệp có thể thanh toán ngay hay nợ, tạm ứng hoặc trả chậm của các đơn đặt hàng hay bán ra. 8. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm Phế liệu, phế phẩm của các Doanh Nghiệp là có nhiều loại khác nhau. Nhưng mỗi loại đều có thể sử dụng và đưa vào tái sản xuất, vì thế việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải có tổ chức tốt để nhằm vào việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, nhằm giảm chi phí gía thành. III. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Nhân tố chủ quan + Về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho + Về phương pháp đánh giá vật liệu nhập kho + Về cách mã hoá vật liệu + Về quản lý kho + Về khâu thu mua + Về số lượng vật liệu... 2. Nhân tố khách quan + Do địa bàn quản lý nguyên vật liệu rộng + Do có sự biến động về giá cả nguyên vật liệu + Do có sự phụ thuộc vào các quá trình sản xuất sản phẩm + Về số lượng nguyên vật liệu quá lớn, đa dạng về chủng loại và có tính chất lý, hoá riêng biệt. VI. PHƯƠNG HƯỚNG SỬ DỤNG HỢP LÝ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Những quan điểm sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Các kho bãi đảm bảo vật tư hàng hoá cho quá trình tham ra vào sản xuất, sử dụng triệt để nguồn vật liệu sẵn có trong địa phương. Căn cứ vào biểu cung cấp vật liêu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất. Định mức dự toán và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. PHần III I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI 1. ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁCH PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY. 1.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu của công ty thường là những loại khan hiếm và đồ sộ, một phần vật liệu được thu mua từ nước ngoài như một phần nhập trong nước như ( Xi măng, sắt, nhựa, đường, ghạch...). Nhưng cho dù các vật liệu được thu mua theo nguồn nhập nào nói chung khi về đến công ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và nhận theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng và quy cách của vật liệu phù hợp với yêu cầu sản xuất với kế hoạch của phòng. - Xuất phát từ đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi sản phẩm ở mỗi công trình tại công ty là khác. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và chất lượng của sản phẩm công ty đã phải sử dụng một khối lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với loại sản phẩm khác nhau thì cần có nguyên liệu tạo lên các sản phẩm khác nhau. Ví dụ: Đối với công trình thi công xây dựng các công trình dân dụng, thuỷ lợi nguồn nguyên liệu chính để sản xuất thi công là Xi măng, gạch, đá, sắt... 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất pù hợp với đặc điểm tác dụng của tường loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và giúp hạch toán chính xác một khối lượng vật liệu tương đối lứn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vật liệu tại công ty quả là một điều khó khăn. Vì đối với mỗi loại sản phảm thì dùng những nguyên vật liệu chính, phụ để tạo nên sản phẩm khác nhau. Tuy nhiên có thể căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá tình sản xuất nguyên vật liêụ trong quá tình sản xuất nguyên vật liệu của công ty được chi thành các loại chủ yếu sau. - Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm gồm các loại: + Xi măng + Sắt thép + Gạch, đá... - Nguyên vật liệu phụ bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau nhằm tạo nên hình dáng thẩm mỹ của từng loại sản phẩm tăng thêm chất lượng sản phẩm kích thích thị hiếu của người tiêu dùng như sau: + Sơn bả, dinh + Quần áo bảo hộ lao động... - Nhiệm vụ: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải như: + Xăng dầu + Than củi + Hơi đốt.... - Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của Doanh Nghiệp như: + Ốc vít + Một số thiết bị khác + Vật kết cấu... - Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ vải vụn hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định ... 2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty - Hiện nay công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau được quản lý ở nhiều kho khác nhau do vậy công tác quản lý các loại vật liệu gặp nhiều khó khăn bởi sự đa dạng về chủng loại của vật liệu do công ty thi công thường là có nhiều loại vật liệu cồng kềnh, dẽ hoen rỉ, nhiên liệu như xăng dầu. Vì vậy đòi hỏi công ty phải có các hệ thống bãi kho đủ các tiêu chuẩn đảm bảo an toàn trong quản lý. Công ty thương mại và bao bì Hà Nội quản lý nguyên vật liệu trên khía cạnh sau: 3. Đánh giá vật liệu Công ty quy định: kế toán nhập xuất tồn kh vật liệu phản ánh theo giá vốn thực tế. 3.1 Trong khâu quản lý thu mua Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng 3.2. Khâu bảo quản Vì công ty là một công ty thi công các công trình nên việc bảo quản vật liệu là rất khó. Nhưng công ty đã cố gắng sắp sếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, gọn gàng nói chung là tương đối tốt 3.3. Khâu dự trữ xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu ở công ty chỉ cần khi có các công trình, tuy nhiên công ty cũng cần dự trữ một số nguyên vật liệu để tránh sự biến động về giá cả trên thị trường đồng thời không làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tên Xi măng Hoàng Thạch Kg 36.000 776.000 27.936.000 sắt f6 Kg 80.000 6.000 48.000.000 sắt f8 Kg 8.000 7.000 56.000.000 Ngoài ra công ty còn dự trữ một số dụng cụ khác để phục vụ cho các công trình cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng qua bảng tổng hợp của công ty là tương đối lớn. 3.4. Khâu sử dụng Công ty sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm, không lãng phí dựa vào cơ sở các định mực và dự toán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất từ những đặc điểm trên cho thấy công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty không ít gặp những khó khăn. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất sử dụng tiết kiệm không lãng phí là biện pháp tichs cực nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên là một công ty xây dựng dưới hình thức nhiều hạng mục công trình nên việc quản lý một khối lượng nguyên vật liệu lớn và có nhiều chủng loại đòi hỏi công ty phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở nhiều khâu như thu mua, sử dụng, đặc biệt là khâu dự trữ có như vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ đúng chất lượng cho sản xuất. 4. Định mức tiêu hao vật liệu của công ty. Là một công ty có sản phẩm chủ yếu là các công trình mà các công trình chủ yếu là do đấu thầu có sự chủ định trước của các công ty khác cho nên công ty xây dựng điện nước số 3, xây dựng tiêu hao vật liệu theo kế hoạch sản xuất và bàn giao công trình và đơn đặt hàng. 5. Trong khâu tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Công ty tổ chức cấp phát theo yêu cầu của mỗi công trình, mỗi khi cấp Phát công ty cấp phát thường làm các thư mục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và còn lập các biên bản và giấy xác nhận của công ty vào các công trình khi được cấp phát. VD: Công ty thi công đội xây dựng số 1 viết giấy cấp phát gửi nên phòng kế hoạch yêu cầu được cấp phát 20 tấn xi măng cho đội để tiếp tục thi công tiếp công trình. 6. Tổ chức thanh quyết toán vật liệu. Vì là công ty xây dựng các công trình hạng mục nên nguyên vật liệu mua về thường chuyển thẳng tới chân công trình thi công. Như đã nói trên vì xây dựng các công trình hạng mục nên khối lượng vật liệu thi công thường là lớn nên công ty tổ chức thanh quyết toán vật liệu như sau: Trả bằng tiền Trả bằng tiều tạm ứng Trả chậm VD: Ngày 20/ 1/2002 Công ty thương mại và bao bì Hà Nội số 3. Mua xi măng Hoàng Thạch của công ty xi măng Hoàng Thạch là 20 tấn. Khi đó số tiều tạm ứng được đưa cho ông Mạch ở phòng kế hoạch đi mua 7. Trong khâu tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm : Phế liệu, phế phẩm thu hồi của công ty có thể là sắt thép vụn, bao xi măng ... Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho các công việc khác hoặc có thể bán ra ngoài để tái sản xuất. Hiện nay số công trình công ty đang thi công không phải là lớn nều tính riêng từng công trình thì số phế liệu, phế phẩm thu hồi không phải là lớn, nhưng tính tổng giá trị các công trình thì số phế liệu, phế phẩm thu hồi thì không phải là nhỏ. Công tác tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm của công ty là tương đối tốt bởi vì công ty nhận thấy rõ giá trị của phế liệu, phế phẩm thu hồi. Công ty đã thành lập một đội để làm công tác trên. Vì thế nó đã tiết kiệm chi phí vật liệu, nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm 8. Công tác quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu Đối với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập, xuất kho phải ghi lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Thủ tục nhập kho Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu khi về đến công ty cần phải tiến hành thủ tục nhập kho Khi vật liệu về đến công ty, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng ( do người bán giao cho). Từ hoá đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư, thu kho có trách nhiệm tra sổ vật tư đó về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thu kho ký vào sổ cái chứng minh số vật tư đã nhập, hoá đơn chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ để viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập để ghi vào thẻ kho Phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên và đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người mua hàng để thanh toán giá trị nguyên vật liệu nhập kho được tính. MẪU 05-VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày tháng năm * Biên bản kiểm nghiệm gồm Ông : Hoàng Văm Thám Trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Tuất Uỷ viên Bà: Nguyễn thị Thuỷ Uỷ viên * Đã kiểm nghiệm các loại vật tư 1. Xi măng: Hoàng Thạch 2. Sắt : f8 f9 *Kết luận: các loại vật tư trên đúng quy cách, đúng phẩm chất. Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên 1 Uỷ viên 2 Trưởng ban ký ký ký Mẫu số : 01- VT QĐ số : 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của cán bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm Họ tên người giao hàng: Theo 10 số 09 ngày 20 tháng 9 năm 2001của Nhập tại kho: .... Do anh Thắng phụ trách... STT tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm - hàng hoá) mã số đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền theo công thức thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Xi măng Sắt f8 Kg Kg 20.000 10.000 75.000 60.000 150.000.000 60.000.000 cộng 210.000.000 Hà Nội, Ngày tháng năm Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) THƯ MỤC XUẤT KHO Nguyên vật liệu ở công ty chủ yếu xuất dùng tại công ty nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các hạng mục công trình, cho công tác quản lý tại công ty phục vụ cho quá trình hoàn thiện các công trình và bàn giao Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu của vật tư của các công trình hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư Tuy nhiên trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình sản xuất, đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu phục vụ sản xuất phải đảm bảo đúng thủ tục xuất kho Phiếu xuất kho được lập 3 liên Liên 1: Phòng kế toán lưu Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và định kỳ sẽ chuyển lên phòng kế toán phiếu xuất kho đó Liên 3: Giao cho người lĩnh vật tư Hiện nay công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho .........................................Chú ý: Thiếu phần công thức....... Đơn vị MẪU SỐ 02- VT Địa chỉ QĐ số 1141-TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 Của bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2000 Họ tên người nhận hàng : Ông Tư... Lý do xuất kho: Xi măng, sắt để sản xuất... Xuất tại kho: ..... Do anh Thắng phụ trách ......... STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm - hàng hoá) mã số đơn vị tính số lượng Đơn giá Thành tiền yêu cầu thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 Xi măng Sắt f8 Kg Kg 20.000 10.000 75.000 60.000 150.000.000 60.000.000 cộng 210.000.000 Xuất, ngày tháng năm 2001 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị PHẦN IV MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI I. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KIẾN NGHỊ 1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty thương mại và bao bì Hà Nội Đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty, trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đó là không ngừng tiết kiệm chi phí.Trong hoạt động kinh doanh tại công ty, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường quản lý nguyên vật liệu là vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm 1.1. Những thành tích đã đạt được: Tại công ty, công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tương đối chặt chẽ và có hiệu quả trong từng khâu + Thu mua + Bảo quản +Dự trữ +Sử dụng Mặc dù với khối lượng sử dụng tương đối lớn chủng loại khá đa dạng. Với những việc làm trên đã góp phần hoàn thiện tương đối đầy đủ, vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. 1.2. Những mặt còn tồn tại Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty không tránh khỏi những khó khăn và vướng mắc những tồn tại cần khắc phục đó là xây dựng hệ thống kho thật tốt nhằm mục đính đảm bảo chất lượng cho nguyên vật liệu. Phải tổ chức kiểm tra chặt chẽ các khâu nhập, xuất nguyên vật liệu 2. Phương hướng hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Hoàn thiện cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, tôn trọng chế độ kế toán vì kế toán là công cụ quản lý tài chính Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm từng doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh. Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm chi phí Hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải hướng tới công tác kế toán hiện đại hoá, đưa ra những thành tựu khoa học áp dụng vào công tác kế toán và tiến tới tiếp cận với hệ thống kế toán quốc tế. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 1. Về phía Doanh Nghiệp Sau một thời gian ngắng thực tập tại Công ty thương mại và bao bì Hà Nội cùng với kiến thức đã học em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của mình: 1.1. trước mắt Công ty cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liện trước khi nhập kho Mỗi chủng loại nguyên vật liệu cần đặt tại một kho nhỏ riêng biệt để dễ kiểm tra tránh hao hụt mất mát Công ty có thể xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa cho đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Công ty hiện nay vẫn chưa lập một phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Do thực tế trên em nhận thấy, công ty cần có một đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu về đến công ty sẽ được kiểm tra về chủng loại, các chỉ tiêu của vật liệu, phù hợp với yềi cầu sản xuất. Từ thực tế trên cho thấy công ty cần hoàn thiện phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở sau: + Tất cả vật liệu có cùng công dụng, vai trò được sắp xếp vào một loại + Nguyên vật liệu chính, phụ, phụ tùng thay thế mỗi loại phải có sổ sách theo rõi riêng + Trong mỗi loại căn cứ vào tính chất của vật liệu mà chia thành các nhóm và ký hiệu từng thứ vật liệu trong nhóm cho phù hợp. Đồng thời để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu công ty cần thiết mở sổ danh điểm vật liệu để phục vụ cho nhu cầu quản lý của công ty. Trong việc đó mã hoá vật liệu theo thứ tự trên cơ sở danh điểm là rất quan trọng SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 101 1521 152.101 1.521.011 NVL chính các loại sắt thép xi măng Kg 102 152.102 1.521.021 1.521.021 NVL phụ sơn,bả, phụ gia cho sơn bả Kg 103 152.103 1.521.031 Nhiên liệu xăng dầu lít 1.2 Lâu dài